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---

a\lORMAS para la
ADMINISTRACION
de DOCUMENTOS I

~)

Los Sistemas Red

de Archivos del
Gobierno Federa I

I aIBLIOTECA,
AOO.oo

E. N. B. A.
j o s- 7<r
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ClAS. ~}.J'.".'
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SECRET~iA DE GOBERNACION
Lic. Manuel Bartlett Daz
Secretario
Dr. Fernando PrezCorrea
Subsecretario
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
Leonor Ortiz Monasterio
Directora General
DIRECCION DE ADMINISTRACION
DE DOCUMENTOS DEL GOBIERNO FEDERAL
Lic. Jos Enrique Ampudia Mello
Director
DIRECCION DE PUBLICACIONES
Sonia Ma. Alcal Gonzlez
Directora
,Eduardo Martnez Mayagoitia
Jefe de Produccin Grfica

Juan Carlos GonzIezRobles

lJefe de Planeacin y Produccin Editorial
Jos Guerrero Vzquez
Jefe de Impresin y Encuadernacin

~ Archivo General de la Nacin

Eduardo Molina y Albailes
15350 -Mxico, D. F.
Derechos reservadosconforme a la Ley
Primera edicin 1986
Primera reimpresin 1987
Impreso en Mxico -Printed in Mexico

ISBN 968-805-308-2
Serie Los Sistemas Red de Archivos
del Gobierno Federal

ISBN 968-805-298-1
Nm. 3, Manual de Procedimientos

de la Unidad Central de Correspondencia

El

presente

Manual

Administracin
Archivo
cin

de

General
las

fue

de

Camargo

Lic.

Leonardo

Gonz1e2:

Lic.

Julia

01vera

y Profr.

La coordinacin
cin
Enrique

final

del

Ampudia

Nacin.

Vega,

Lic.

Rodrguez,

Lic.

Pumarino

Vzquez,

Cristba1
grupo,

proyec:to

Vzquez
as

Lic.
Profr.

de
del

su

elabor~

Baz

Rivera,

Gallardo

Leticia

Taboada,

Pea acampo,
Roge1io
Baude1io

Rivera
SoSa

Delgado.

como la

estuvieron

en

Pablo

Ricardo

De1en,

Mello.

Federal

Profr.

Ramrez

del

Gobierno

Participaron

Francisco

Perea,

Direccin

la

personas:

Antonio

la

del

siguientes

Jos

por

Documentos

Lic.

Lic.

preparado

redaccin

a cargo

del

y present~
Lic.

Jos

El

pr~te

,~

de Proced1mientoo de la

Central de Corres{X>lldencia"eS el tercero de una ~e

noI1lRtivoo oobre la org~n
ard1iVSticos

th1idad

de ocm docmentoo

y el f\nlCionamiento de 100 servicioo

de la Adlninistracin Pblica,

esta Co1a::cin hajo .~ ttulo

que ~

han publicado en

caIn de Los Sistams

Red de Archivos

del G:>biernoFederal.
Los ttulos

de los f8OCculos restantes oon los sigui~

tes:

t-tmual de Polticas
Ar"d1ivos.

y Nonms de los Sistams Red

~nual de Organizacin de los SistEmls Red de

Archivos. .

t-bnual

del Procedjmientoo

.,

de las

Unidades

de {X)c\JIreE..

'Tl...L...:

taC10Il en J.J.3llu.
te .

~nual de Procedimientoode la Unidad de Arcl1ivo

de Concen1!:racin.

de ProcedjjIri.entos
de la Unidadde Archivo

lliJ3triCO
.

!'iulual de Procedimientosde la
de Microfmrin.

Unidad Central

M:irrnal de Proceclimientos de las Unidades Regionales

de Correspondencia y Archivo.

Care E;ubrayar q~ 100 docrnGltoo l:EnCionadoo confOIm3n

en rmlidad

tn"E propt1l=sta integral , Y que la adecuada canprensin y

aplicacin de um uno de elloo exige conocer y utilizar

a 100 restantes.

En este sentido, se ra:anienda al lector que, ad6Is de analizar cuidad.2.

sa!!erlte el presente 't'arnm de Procedimientos, estudie canpleJentarialIEnte
al nEIlOSel "t-tmual de Polticas
voo",

as caro la

~rte

y NomBS de 100 Sistems Red de Arcll.:i

del tv1:mualde Organizacin corresJX)ndiente

a la Unidad Central de Correspondencia,100 cuales establecen en conjunto

la

nonmti vidad tCIJiC;l que dere aplicarse

de esta funcin arcl1iv..cstica.

en el ejercicio

cotidiano

INDICE

TEMATICO

CORRESPONDENCIA
DE ENTRADA

Revisin
Recepcin

de correspondencia
de correspondencia

Caracterizacin
Registro

de entrada.

de correspondencia

y control

Distribucin
Devolucin

de entrada.

de entrada.

de correspondencia

de entrada.

de correspondencia.
de correspondencia

de entrada.

CORRESPONDENCIA
DE SALIDA

Recepcin

central

Caracterizacin
Registro

de correspondencia
central

de correspondencia

de correspondencia

Tasa y franqueo

de salida.

de salida.

de correspondencia

de salida.

Despacho de correspondencia.
Devolucin

DIAGRAMAS DE FLUJO

FORMATOS

de correspondencia

de salida.

de salida.

MANUAL
re ~n-1I:ENIffi

re lA UN:m\D<WlRAL DE cmRESFaIJDF1"K;IA

PRC)Q])IMIEt~'TO
:

O:>rrespondencia

ACTIVI~

RES~ABLE

Revisin de corres
pondencia de en~

da.

de FntradL

su de Re::epciny
Distribucin de Co
rrespondencia.

a:>[RACI~

~JO,
1

Tom

la

coITes{):)ndencia

dirigida

a la

dependencia

y procedea su emren, ~
lo establEcido de acuerdo
con el carcter y los conductosde la propia corre8PC!:!:..
dencia (Entregaen ventanilla; Intercambio guberr~
tal; Y ~leccin):

1.1
1.1.1

Examinala correspondercia entregada en ventanilla:

Si la correspondencia es entregada sin en~

JX)r el propio interes3do o su representante
(nH1OOjero),verifica:

Q.Jelas piezBS estn dirigidas a la depend~

da, a sus entidades internas o a 100

~dores
misms;

pblicos

que laOOra.l en las

QJe el asunto de que trate

~ta
al destinatario;

el

dOCrnEI1to

(-X1elos dOCUIlEIltosestn finmdos autogrfi.

carente o autorizados con tnJella digital

x>r el renitente;
QJe la fedH de 100 doclmEntos ~

QJe los

dOClJIffitos citen

del ~_tente

el

actual ;

danicili

(en caoo ccntrarioco re consu1

tar a quien entrega la pie?1i Y re arentar

en ella lo conducente);
Q.etJi en el dlx.-:ur;-ento
s:e irencio!1ila ra."!.i~')in
de anexos stos acaIJI:EJenefecti ValIa1te
a la pieza, ~
~dos
-t.ratc~-1d~ de
otros eocritos- o ~ por se~o
-trat:d..Q.
se de aneXffi nI.lY \I'a1J.mIino.9)S-( en caoo
cootrarlo,
se recl.am3rn a quien entrega
la pi~ , ~tndose
en el doctmento
las aclaraciones pertjnentes de no entregar
se los anexos); y

ACTIVlmD

RESPCt
~SPBtI

atRACla~

~JO,

QJe el

dOCUIH1tO 00 contenga

injuriCSiS

trnIinos

expresiones

inconvenientes.

Si la corresxmdencia
es entregadaen ventanilla
fX)r ~cio
(postal, telegrfico, auto~E.
te) en oobre cerrado, 00jo cubierta o valija,
verifica:

1.1.2

~ la cantidad de piezas re:ibidas COrTes

lXJI1da
con el nIrerode piezas facturadas~
y que los datos de los ffivases correspondan
con los de las facturas;
~ en 100 ffiYaresde las piezas ~ especifi.
que que estn dirigidas a la dependencia,
a sus entidades internas o a 100 ~dores
pblicos que laboran en ellas (en caoo
cootrario, ~ devolvern imBliatlIEnte
al servicio respectivo, para que se les
d el caoceadecuado);y
~e los envares de las piezas estn en
buenas condiciones (en caro contrario,
se revisar el contenido y, de encontrarse
faltantes -robre todo en el caro de la
va1ija-, se levantar un acta que haga
constar tal anam1ia, asentndolo en la
factura respectiva ~
cualquier aclaracin
subsecuente).

1.2

~
cia

la correspondenciar6IIitida a la depend~
por intercanbio

gubernanental,

y verifica:

Q.1ela cantidad de piezas rEcibidas co~

x>ndacon el nIrero de pie?aS facturadas ,
y que los datos de las piezas correspondan
con los de las facturas;
Q..e las

piezas correspondan efe::ti valIente

a la deJ:61dencia,a sus entidades internas

ACTIVI U\D

RES~~SABLE

CJtRACIa~

No.

o a los ~dores
al las misms. ,

pblicos que laOOran

Q.Je los dOCUIBltos estn finrndos

el remitente; y

x>r

QJe si los dOCtIlEIltosnEncionan la renisill

de anexos stos acaI~
efe:ti VaIIBlte
a las piezas y se encuentral canpletos

(en caro contrario, se consultar a quien

entrega los docUIEntosy, de ser nB:e&lrio,
se

harn

constar

lasanaIBlias

factura o listado respectivo,

la consiguiente reclaIIECin).

1.3

ExanriJJa la

coITesx>ndencia ~

la

que ~ r0c01ecta en 100 ~cioo

51 oobre cerrado, bajo cubierta

en

la

fornulndose

dependencia

res6:ti voo
o valija,
y

verifica:
Qre los datoo de los en~
coincidan
con los datos de las facturas o :Listados;

Q1een los envaresde las piezas se especi

fique que estn dirigidas a la depende1cia:a sus unidadesinternas o a los servidores
pblicos que laboran en las misms ( en
caro contrario, no sern rEcibidas);
y
Ole
los en~
de las piezas re ~
tren en ble1 estado ( en Ca9:) contrario,
re revisar el contenido, y, de encootrarre
faltantes
o anaIHlas -oobre tcxlo en
el Ca9:) de la val ja- , re levantar un
acta ~o
tales anam1as, asent1mdolo

en la factura ~ti
aclaracin su~uente).

Re<::epcin de CO~
CJondenciade entrada.

.~j~II.~~_-

su de Rece:cin y

Distribucin de

va ~

cualquier

Ot:orga el ac~ de recibo de las piezas de ffitrada,,Slljetndore

a 10 establecido al r~to
de acuerdo

No.
Ii!

PROCEDIMIENTOA ~~~

ACTIVIDAD

de fuaE~

OPERACION

RESPONSABLE
con

Correspondencia

los

condoctos

de la

correspondencia

y las

nff:esidades de la dependencia:i

2.1

En ca9) de que re trate de pie2RS entI-egadas

en ventanilla por el propio inteI'e&ldo o su
reprerentante, imprlire en el origirlli
y las
copias del docUtBlto en cuestin el reno de
re::ibo de la Unidad Central de OJrrespon<iencia,
nBrc;ando la fEciJa y la hora de su recepcin;
j1Jre(ljataIffite, imprlire tambin en el origirlli
y las copias del propio doctJlBlto el folio
de reooistro correspondiente,
entregando al
interes:ldo la copia minuta res:a:ti va y procroi~
do a la caracterizacin del origirlli
y las
copias dirigidas restantes (Pasa a 7).

2.2

Fn C8OOde que re trate de pi~

entregadas
I:xJrrervicio, o recibidas I:xJr intercanbio gurerna
lrental o ra:ol8::ciI1, jnpriIre en su C8OOel
la factura prerentada I:xJr el resX:>I1ffible de
la entreo",a el reno de la Unidad Central de
Correspondencia y/o la finm del ra:oloctor
oficial de la dependencia, a nHIlera de ocure
de recibo, procediendo a continuar el tr1lite
de las piezas en el local de la propia Unidad

(~
,

su de Recepciony

Distribucin
de Co
rresJX)n<iencia.
-I

a 3).

1Jnavez ingres:ldas a la Unidad las piezas recibidas

de los ~cioo
reS;6::tivoo (~
que fuerenentregadas
ffi Vffitanilla o que hayan sido re::ole:~..:!.
(las) o por intercclnbio gubernalIffital. abre en
&'U C8OOel ffiYare cor:respondiente.&1l vo cuando
ste tenga la inocripcin "Confideoc.i.a1" ." Abralo
el int~o"
o "Personal". debiendo entonces
antererre cerrada la pieza y dr~e el tratami~
to que convenga.

su de Recex:in y
Distribucin
de O:>I

UM vez ~das
d3S, verlfJ.ca:

de los envaseslas piezas cooteI1.;i

rresx:>ndeocia.

Que los documentos estn dirigidos

a la dependencia, a sus entidades in~
O a los ~dores
pblicos que laboran
ffi las nrisms (en caoo contrario,
re

Correspondenciade Entradc3
PROCEDIMIENTO:

ACTIVI~

atRAC1m

No,

RES~SABLf

regregm al renitente);
Q.Ie el asunto de que traten los docmentos
c~ta
a la dependencia;

~ si 100 docUlEIltooindican la renisin

de anexoostoo ~ adjunten efa::tiVJIente
(en caso contrario, ~ ~tar
10 proced~
te en el propio docmento); y
QJe en los docurentos ~ cite la ~n
del remitente ( en C8g) ccntrario,

anexar el robre a la pieza, cuidarxio

de no desprenderlos tjmbres !X)Stales).

su de Re:e:cin y
I

Distribucin

de

Impr1nEen todas las piezas de entrada el ~o:

de la Unid'.dCentral de Correspondencia,
nRrCando,
,!
la fErlR y la hora de su recepcion.

ImpriIre en el doclilEIlto de entrada el folio de!

registro
correspondiente,
siguiendo al
efecto
una ntIIEracin sucesiva Era toda la dependencia,I
en ~es
que se iniciarn cada ao.

Co
-

i n-e8!X)ndencia.

su de Recepcin y
i Distribucin
de CQ-

, .
rresponaenCla
.

de
r:responderriR

de

ccI
~

: SeIEI'a la corresJX)ndencia de entrada regn las;

7
.SU de Recepcin y
entidades destinatarias y el carcter del servicio:
IDistribociI1 de Co
-:rrespondencia

(urgente, ordinario,
confidencial,
con valores!
o riesgos) , procErliendo en lo sucesivo al nBnejo
I de las piezas regn su naturaleza y desdJlo .

trada.

de RI:.."'Ce:ciny!
Distribucin
rrespondencia de Co!
-

.o
,

trada.

y control
ndencia

de Isu Registro

y Contro}I

de en de CorresJX}ndencia

de Entrada.

Anota en la parte correspondiente del dOClllEI1to;

de entrada el smbolo identificador de la entidadI
destinataria,
segn 10 previsto en el cuadro de
caractersticas de la de~dencia. Turna.

Recite las piezas de elltrada y elabora ~

cada
1Jffi de ellas un juego de "FidJaS de Control de

(~rrespondeocia en Trmite", anotando los datosI

generales del

tJrr-l)

!i
,SU

!Qiracterizacin
1

dOC1J!lBlto, seg{m proceda (RR1A10

Con-espondencia
PROCEDIMIENTOA:

ACTIVIDAD

de Fntrada

RESPONSABLE

No.

su Registro y :>E-

10

trol

de Corre8POl!.

I dencia

OPERACION
Fngra~ a cada dOCrnffito de entrada el juego de
I "FidJaS de ilintrol"
corres!X)ndiente, debidanenteI
requisitado.

de Fntrada.

su Registro y CoQ. 11
trol de CocresPOQ.
dencia de Entrada.

Elabora en origjJJa1 y copia la "Factura de Corres~n

denda de Entrada" segn 100 fornatoo direadoo
al efecto, asentando en ella 100 datos de las
i piezas recibidas en la de~derx:ia
JX}r entidad
tramitadora en un percxio establecido. los datos
que debern asen~
S)fl 100 siguientes: lnlCJIIina
cin de la entidad destinataria; fecha de elabora
i cin y nlero de folio de la factura (segn nurem
- I
cin

sucesiva

rma

toda

la

dependerx:ia,

en

~e

que re iniciar con el ao); nureracin JX}r pieza

facturada; nI1Erode registro de entrada de cadaI
pieza; nanbre y drnricilio del renitente;
fecha
del docurento j nllero de anexoo ( deg:ribindo100
si re trata de valores, o ~ificando
, en su
i caoo, si re trata de sobre cerrado) ; y total de
~piezas facturadas (Frn'1I\TOl(I:,-2). Turna.

Jefatura

U. C. C.

12

Revis:l las piezRS de entrada por distribuir,

ac~
Mdas por sus re81E:ti vas fichas de control y
facturas, y verifica:

QJe cada juego de ficlBs de control

~ encuentre canpleto y bien adrerido
a la pieza corresponl:tiente, as caro
que los datos que las ficlBs contiener:
coincidan con los del doctJIEIlto respect1

vo;
Q.1elos datos de las facturas correSIJO!
dan con los datos de las pi~
POI

distribuir;
Qle tcxlas las piezas hayansido ~
y registradas;

QJe los

anexos nencionados en las

piezas estn canpletos, bien adheridos

!I~

PROCEDIMIENTO~ ilicr~OOffidn

ACTIVIDAD

de fuu~

OPERACION

RESPONSABLE No"

y en buenas condiciones.

Distribucin

pondencia.

de COrref'

su ~pcin

13

y Di.

Entrega
distri~,

al

tribtrin de Corres,pondencia.

Ide control

I~

jero .

su Recepcin

tribucin
pondencia.

y Dis

Turna.

nEnSajero las piezas de entrada !X)rI

acaIJIX1ffidas !X)r sus resJH:ti vas ficl1as
y factura.

14

!Recibe de confonnidad, previo exaIIEn del caterlal,

finmndo autogrficanente el origirel
y la copiade
la factura ~tiva
y asentando en el lugar
corresJX)ndiente la feclla Y la hora en que los
dOCUIEIltosle oon entregados ~
su distribucin.

15

Carerva provisioI1aJlIffite copia de la factura

ide correspondencia {X)r distribuir , integrndola
caro convenga en su registro de distribucin ,,el
aEl deber revisar~ con la fre:::uencia ~I
oora estable:er un control de distribucin adecuado,

de Corres
- I

Ique evite daooras, extravoo o prdidas.

~~II~I.~~_~

~jero.

16

fu1sajero.

17

Entrega directa y exclusi vaIEI1te a la Unidad de

IkJCurentacinen Trmite de la entidad destli:latarialla
correspondencia en c~in,
j\mto con las
ficlES de O::>ntrolde TrlTlite Interior y de Registro
i.IJCal de las piezas. Al efecto, ~tar
en el
m:JIBlto de la entrega la f~
res:e::ti va en las
ficlES de Registro General y en la foctura, y
r~
de la Unidad de IX:>cUIEIltaclnen TrllIite
Isello y/o fiInB autorizados por el recioo de las
Diezas que le confan, tanto en las ficlES de
IRegistro General -que ~ desprendern de los juegos':caro en la factura.
Ingresa

al

rea

pertinente

de 1a Unidad Central

de CorresIXJndencialas facturas de corresponderria

distribuida
y las fichas de Registro General dellas
piezas entregadas (as caro , si es el caro ~
las piezas de entrada que fueron devueltas justificaI
dlrente, IX'1r8 que ~ les turne adecuadalIa1te~

!SURegistro Y Co!J18
tral de Corresponden

Recibe la ficl1a de Registro CB1eral de la Corres:K)!!

dencia distribuida,
y la integra, en el arder

I cia de Entrada.

,!establ~da,

-!

dentro del

"Registro

Genern1 de Corres.

CORRESPONDENCIA
DE SALIDA

..

CQn-espondencia
de Salida.
PROCEDIMIENTOA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1
!Rocepcincentral de SURecepciny~
,cprresporrlencia de ~1lida.
tribucin de Corres
x>ndenclli.

OPERACION

!NOr

Tam las piezas entregadas ~

las Unidades de I})cUIBltacin

en

su despgcho IX>r
Tr{mite
de la I

!dependfficia, y verifica:

QJe la entidad administrativa renitente

y la de:8ldencia ~ encuentren debidaIente
identificadas;
I

Q.e los

datos del

destinatario

eocrltoo en fonIB correcta

Q.Je la

fecl1a

de

la

estffi I

y canpleta;

canmicacin

.sea

reciente;
Q.1eel origiMl est fimado autogrfi~
Il51te, Y que ~ asienten clara y canple~
Il51te el nanbre y el cargo del ~dor

ilblico rai1itente;
Q.1elas copias dirigidas estn debidalIEnte
nm-cadas, canpletas y fiI11Edas autogrfi~
lrente;

Q.e re anexen doo copias adicionales

del docmento :x:Iracontrol, con el facsi

mil corr-es!X)ndiente;
QJe si en la pieza ~ indica la ranisifl
de anexos stos ~ encuentren canp1etos
y bien adlm.doo, tratnd~
de dOCUlB1trB;
si ~ trata de expedientes o 1egajoo
~ deber indicar al rrargffi de la ca1lJni~
cin ~tiva
el n:Ero de fojas,'
y si ~ trata de valores debern anou-'Jr.9:
100 datos necesarios ~
su idffitifiC:@

cin;
QJe si ~ nenciona la renisin de objem'
volumimoos stoo
vayan debidalIEntE

~os

, y con la anotacin al Iffirger,

11
I:Di

'"~~
"'

Correspondencia
de ~da.
PROCEDIMIENTO.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

No.

OPERACION
de la

ccriln1icacin respectiva

"~uete

~r ~Erado";
~

las piezas q~ ~ reclOOnoojo cubief. I

ta lleven ins::ritoo los datoo del reniten

te , la direccin canpleta del destinatariO":!
la des::.ripcin del contenido y el ~o
oficial de la dependencia; y

Q.Ie si se d~
qre el desxriK) de la
pieza se ffiga con alglm carcter es6::ial, I
sta lleve inocrito el nanbre de la
clare del servicio ("urgente", "confi~
cial " , "__1':."
V1.LLJa,et c. )

una vez reviffida la pieza por desEdlar no

17
\ su Recepciny ~I
nOOificaciones , ~
tribucin de Co~!oondencia. Drocede la devolucin ~
b el rigiMI
y las copias del dOCUiEIltoel 9illo'oficial
de la Unidad Central de Correspoxrlerria,
que indica la fErl1a Y la hora de la re:epciIl,
~ntregan(lo al reprerentante de la Unidad de DJctlIeIl
tacin f;!n Trmite ranite1te una copia minuta de
la pie:z4 debidal!Hlte ~,
lo cual obrar caro I
acure de' rEribo. En caro de que la pieza por d~
,
char ~
un aquete volUIJino,g) ~ otorgara el
~
de, rEribo en la factm"a que al efecto prem1te
la Unidad oolicitante del servicio. Thrna.

Qu!-acterizacincen su Registro y Col!

tr8l de correspond~ trol de Corre8PO!!..dencia

~ de salida.

de &qlida.

su Registro
'1

y ili!!-

trol de Correspo!!.
dencia de Salida.

L-

..

kEcibe lli COrres{X)ndencia

de ffilida y la se:masegn
el' carcter del servicio (ordinario, urgffite ,
:::onfidencial, Cal V?J.oresy riesgoo) y la vaae
des~
(correo, telegrfo, servicioo de ~
oorte -terrestre o areo- (valija),
uensajero"~tercanb:i-o
~tarial).
Asienta ~ la pieza de salida, IIBliante ~o.L1a
identkicacin establecida ~to
a la clarede
~dio
a utilizar ( mtrega irnEdiata, correoareo
, cEirtificado, ordinario, etc. ) , procediendo~
10 ~vo
al mrejo de la corre5IX'ndencia
.segnsu I'/1tura1~ y destiro.

Corre5{X)ndeociade Salida.
PROCEDIMIENTO.

ACTIVIDAD

OPERACION

RESPONSABLE No.11
-

Registro de COrreBlX!! IIdencia

de salida.
-I su Registro y
trol

;rrnprilie ffi la pieza de ffilida el n1Ero de folio1:orresxx1dien

siguiendo al efecto una nU1Erac.in
sucesiva ma toda la dependencia, ffi .9:!ries que
!~ jj1iciar{in cada ao, ffil vo en el caso de que
:~ trate de circulares
(stas ~ nurerarn ffi~e
es8:ia1 y ~ regj-strarn ffi la Unidad Cmtral
:le Correspondencia ffi un libro ex-profeoo).I

CoQ.!

de Cocre8PO!!.!

dencia de Salida.

su Registro y Co!!. .6
trol de Correspo,!!.I
dacia de Salida.

su Registro y CoQ ,7

trol de CorrespoQ
dencia de &ilida.

Integra

la

copia

"Registro

(o

minuta
Minutario)

oobrante
CB1eral

de

la

pieza

en~

de Correspond~

::ia de Salida" de la dependencia,seglm el ordenj:!stablocido

.
babora en origim1 y copia la "Factura de Corres~n
'jercia de Salida", ~
los foInBtos ~oo
b1 efa::to. ~tando
en ella los datos de las
biezRS de salida re::ibidas en un percxio dado.
tie acuerdo con la va de des~cl1O-eXcepto
la que
~ enva {X)r valija (vase )-(al res~to
re
Ebrervar el prircipio de que toda la corresl:x)rlden
::iR que re entregara un misoo re::eptor debefactU:re junta: as , las piezas que re des!X'lci1arn
~r correo re facturan juntas, irKiependientaIEnte!
tle la localizacin de su destinatario. al iooual
ue las que re raniten {X)r los rervicios de traI1S{X)'!:'
; en cambio, las piezas que re d~chan {X)r
.tercanbio gubenurental re facturan {X)r dependen
ia destinataria, etc. ) .los
da-tos que deberll'
tarse son los siguientes: Va de des~
.si es el caso.denaninacin de la dependencia
estinataria; f~
de elaboracin y nIEro de
olio de la factura ( seg{m nureracin sucesiva
toda la dependenciaen serie que se iniciar
el ao); rnJreracin{X)r pieza facturada; nI1Ero
e registro de salida de cada pieza; cargo y nanbre
el destinatario; nanbre y danicilio de la entidad
l1inistrati va destinataria; ciudad Y entidad
e destjro (y pas, en caso de corres{X)ndencia
el extranjero); y nrero de piezas facturadas.
Im.:A1O\JT;-3)

SURegistroy~
I trol de Corr~
dencia de ~ida.

1.8-

Elabora la
os
lija",

copias,
segn

etiqueta identificadora y, en origirnl~

la
los

"Factura
fomBtos

de

~rrespondencia
diseados

por
al

.tanda

efecto,

en ella los datos de las piezas de ~

IIT$

PROCEDIMIENTO:Correspondencia
de Salida.

ACTIVI~

RESffiNStBlI

OPERACIa~

~Jo,
I interior

fornei

rEcibidas

en un percxio dado,

I de

acuerdo con la entidad fErlerativa en que re

eIx::1.lentrala MegaciI1 de la dependencia a la
que re dirige la corresxndencia. 100 datos que
I debern ~tarre
9)Il los siguientes:
Entidad
; Froerativa a que re dirige la valija; nanbre oficial
y direrin
exacta de la Megacin a que re remite
la va1ija; Il\rero de factura (siguiendo al ef~to
! una nUlErac.iI1sucesi va ~
tOOas las valijas
I des:l:3d1adaspor la Unidad en cuestin) ; nllero
de ~
(siguiendo al ef~to
una nUIEracin
1 sucesiva ~
las va1i jas des~hadas por la Unidad
a una Megacin detenlIinada); fecha de ~pcin
de las pieZas de ffilida; nIIEro de registro de
la docurentaciI1 que re desx'3Cha;nanbre de la
entidad adIrlinistrati va de la depenjencia que enva
:I.a docurentacin (y, de ser el C8S), nlrerO de
la factura con que la rotreg) ; nulEracin por
pieza facturada; ntmEro de anexos (deocribindolos
si re trata de valores o especificando, en su
C8S), si re trata de robre cerrado) ; total de
piezas facturadas; y, de ser el C8S), obrervaciones

(Frn1A'IOtffi4 ).
y franquro de C:2su Registroy ~
: trol de CoITe8PC!!I
rrespondencia de Si!
llida
!

-,

19

derK:ia de Salida-:-

su Registro Y ConI

i 10

trol de Corr~I
dencia de Wida-:-

I Si corresponde, ta&i las pi~

de salida, de
acuerdocon la tarifa vigente x>r el nBlio a utiliI
zar, la ~
de servicio y su ~ , procediendo
irlIEdiatalffite a su franqueo; en la COITespondencia
\ que pueda
rer desp3ciladautilizando franquicia
~
~ ~tar
la acre:litacin pertinente.
Anota en la seccin resa:ti va de la "FacturaI
de CorTesIX:lfldencia
de Salida" elim{X)rte del franque:>
de cada pieza. as caro el total de gasto implicadoI
por el desECOOde tOOas las piez]S alnparadas

pOrla factura. Turna.

JefaturaU.

c. c.

11

Recibe las piezas

~tiva
factura,

de oolida,
y verifica:

acaIIJEadas por

31I

~ los datos de las facturas y de la

etiqueta identificadora de la valija
corr~
con los de las piezas por
desrracilar, Y que ~ eocuentre ~tado
correctanEnte, de rer el caro, el importe

II~S~1O

de Salida.
PRQCED
1f11 ENTOA Correspondencia

ACTIVIDAD

RESPONSABLE No,

OPERACION
del ~ti

vo franquoo;

Q.Jetcxlas las piezas hayan sido ~?adas

y registradas ; y
QJe los anexos nEnCionados ffi las piezas
estn canp1etos, bien adheridos y ffi

buErnScondiciones.
i Jefattn-a.U.
de cor.."CSpCladencia.

12

C.C.

O:>loca dentro de la valija las piezas a desr;rdcl'l:Jr

oor ~ ne:lio, y deposita dffitro de ella tn1acopia
Ide la factura corresx>ndiente, fimimrlola previalIP!l1
te a nBnera de visto bueno; ~
lo anterior.
coloca la etiqueta idffitificadora
y el candado
de la valija,
cerciorndore de que sta quedeiI
biffi cen-ada. Turna.

13
su Rff:ex::iny Dis
tribucin de Corr::es
~dencia.

fu1SajeTO.

14

I su Recepciny ~I

15

REcibe

]as

piezas

X)r

desECOOr aca~

de

\su resJx:!Ctiva factura (si es necesario , rotula

los ffi~
req~dos
Era el d~
de las
piezas, anotando todos los datos de la dependencia
" la ffitidad admiJ1istrativa renitffite,
as caro,
J.os del destinatario),
y las entrega al nEnsajero.
Ra::ire de confornridad las

piezas

por des[Jacllr,

previo exanEndel OBterial , fimBndo autogrficanenI

te el original y la copia de la factura res:e::ti va
'! ~tando
en el lugar correspondiente la fecl1a
la hora en que los dOClne1tos le ron entregados
~
su despacho.

tribucin de Corre..
l;X)ndencia.

Q)nrerva provisiona1JIBlte copia de la facturaI

de correspondencia entregada Era su des~ .
integrrKlola CaIDconvengaen su registro de distn
oucill,el aIal deberrer revisado con la perialio
1:lad ~
Era evitar daroras, extravoo

'Drdidas
.
f-n1Sajero.

16

Fntrega la correspondencia de salida a los r8:eptc

res de la 11IB1B,recaOOndoen el nmento de ].:
ffitrega reno y/o finm autorizadas de la li1StanciI

receptora -caro acure de redro-

y arentando el.

la

PROCEDI
r~IENTO.

ACTIVIDAD

CorTe5lX'I1dencia
de Salida.

OPERACION

RESPONSABLE :No,
propia

I!12:1-

16.2
1-

factura

la

fecla

y oora de entrega :

En el caro de corre5lXJl1dencia illterior

10031
d~1ada
x>r ne1sajero de la propia Unidad
Caltra1 de O:>rrespondercia de la dependencia,
entrega directa y exclusi VIIEI1te a la Unidad
de
en Tr{mite de la mtidad adminis
tratiD:x:UIffitacill
va destinataria.
-

En .el C8S) de COITeslX)ndenc1aexterior local

d~d1acda x>r Irensajero, entrega dirocta y
exclusi valIffite a la Unidad Central de Co~l:!
dencia de la dependerDa destimtaria,
o a
su delegacin correspor1diente en el local doode
~ encuentra la entidad administrativa destli"lata
ria; en caso de que ~ encuentre autorizado
el nECanism de re::epcin des:entralizada de
correspondencia en la entidad destli"lataria.
entrega a la Unidad de Dx:mentacin en Trmite

~tiva.

16.3

En
despacim" porj
~cioel caro
~ de ,corres!X)ndencia
ffitrega a laa Achninistracin
de Corrooslas piezBSde ffilida.

Fn el

16.5

Fn el caro de piezas d~1adas

x:>rIntercambio
GubeInaII5ltal, ffitrega al re:eptor corres!X)ndien
te de la dependenciadestinataria.

16.6

16.7

C8S) de telegrarms,

entrega

a la Oficina

de Telgrafoo 100 fiBlffijes a transnitir.

En el caro de corresX)ndenciaexterior fo~

a despacharpor los ~os
de transporte-terres
tre o areo-, entregar las piezBS al ~cic
respectiva (auto~,
aerolneas, ferrocarriles J,
recaOOndo
, ad6Isdel acure de re::ioo esti~o.
copia de la gua corresxxiliente al envo.
Fn el caoo de COrres{X)ndenc1ainterior

a desfXiclarx>rvalija, mtr~

forne;

a 100 ~cios

INo.
!~jero.
,En
[~volucin

CorresJX)ndenciade &!ida.
PROCEDIMIENTOA

ACTIVIDAD

OPERACION

RESPONSABLE
-

de tI'ansJX)rte(autobuses,aero~,
ferrocarri.
les) la valija debidaIBlte cerrada, cerciornd~
de que ~ le adhiera en el lugar indicado
iR gua COrrespondiffite, de la cual deber
recah'lr copia, adaIsdel acure de recibo establ~

cido.
17

Ingresa al rea pertinente de la Unidad Central!de

Corres:x:>ndencia
las facturas de correspondenciaIdes~
y las guas de las piezBS renitidas
:x:>r 100 rervicios
de trans:x:>rte (as caro , siles
el caro, las piezBS de &ilida que fueran devuel
itas justificad3Iffite,
I')ra que re les turne de~

adecuada).
SURecer.ciny~
'1

18

tribucin de O:>rre...
oond5lCia .

f<ocibe la gua de envo de las piezas despaci:ladas

loor los ~cios
de transporte y rova al destina~
ro
telegrfiCaIffite
los datos idrotlficadores
de la re1Iisin; asimiSID, cambia la copia que
I~
de la factura de correspondencia de mlida
lx>r el origirnl
debidarente ~o
ylo finmdo
');JOr el
re:eptor,
integrndo10 definitivanente
r junto con la copia de la gua, de rer el caroen el "Control de Ies:X:lC1lo
de CorresJX)n<iencia".
'.a copia de la factura retirada, finmda de visto
meno cuando ffi ffibido franqueo o gastos de transpoL
t:acin ,

es

entregada

al

rea

resx>nsab1e de la '

c:ontabilidad
.
de co~loondencia
JefaturaU.
c. c.
de salida.

12-

su caro, recibe la cocresponderK:ia devuelta

y analiza 100 mti voo x>r 100 a.Iales 00 fue recibida
en despacro, efoctuando de req~
100 ajustes
'necesarioo y disponiendo el corrocto turno de!la
pieza (En $te caro, reinicia).

..

DIAGRAMASDE FLUJO

~CTO

smVICIO
DE
lRANSPORTE

c=~~~~:~~~~=)

.;..

INTERCAMBIO
GUBERNAMPNfAL

I~

SERVICIODE lRANSroRTE

,..,.,...

108JBER
NAJ.IENr
AL

'7

C~~~)

PROCEDIMIENTO:

CORRESPONDENCIA
DE ENTRADA.ACTIVIDAD:
DEVOLUCIONDE CORRESPONDENCIA
DE ENTRADA.

u.c.c.
JEFATURA

({CIBE

PI t:.LAS 't I

ANALIZAMOTIVOS

DEDEVOL.UCION
ID O C T (

EFECTUA
AJUSlI VI
DISPOI'E
CO~ECTO
llRNO DE U~ REZAS

IJ

(=~~~~~~~)

PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIA
DE SALIDA.ACTIVIDAD:
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA
DE SALIDA.

su. DE REGISmO y CONIROLDE CORRESPONDENCIA

DE SALIDA.

l~
\

PROCEDIMIENTO:
;-.-

CORRESPONDENCIA
DE SALIDA.ACTIVIDAD:
TASA Y FRANQUEODE CORRESPONDENCIA
DE SALIDA.

U,C.C.

JEFATURA

11
IRlI:llI
FACTURA
\PIEZAS I:f: SAL IDA~
I
Y VERIFICA
I REQUISITOS

In~

L!:;~~~.3A
C Tul
RA

I
o i I 1-

~~!I

j""~~1

'o

-I

1--

SI
~

\1,

DISPONEICORRECC
IONESI
NECESARIAS

1;
1I.I

, II

CD

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7

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flOJAS DE cn\TIR(L DE crnRESR:r.l(E\CIA EN 'IR.AMrIE

~:

Establecer a nivel institucional

un control administrativo
unitario y efectivo oobre los docurentos recibidos por la
Iependencia ~
su tramitacin. apoyando el segWmimto
de las gestiones a que dm lugar los docmentos recibidos
e Wuciendo la recuperacin y CcrIserVacin OJX)rttmay canpl~
ta de las piezas tramitadas.

aAVEDE

U.C.C.-l

a:Mm..:

~:

Subunidad de Registro y Control de Corresponderria de Ent!:!!.

da.

RJENIEIEDA1m:

Las piezBS de co~encia

MEDIODE

t-quina de es:ribir.

de ffitrada.

FrnUACICN:

FREnJOCIADE

Variable.

limUlACICN:

NtJ.m)IE
Frn1lJIACI(l\:

Tres: "Regj.stro General" (control general de distribtrin

de correspondencia); "Control de CorresponderK::iaen Trnd.te"
(~
caro control de asuntos pendientes de trmite
hasta
suelre.9)lucin
final); de "Registro
Lt:x:al" de
(Era
su in~ cin en
Registro local
CoITes{X)ndencia
Entrada).

TAMI\:):

13 x 17 ano

Ii

..

FACruRADE CJ]>ffiE5I~

0BJEI1V0:

Ag;gurar la r~pcin

DE ENIRADA

y entrega oportuna y canpleta de corres

pondenciade rotrada dirigida a las diversas Entidades AdminiS

trativas de la ~penderri.a.

a.AVEOO

U.C.C.-2

aI\fIm,:

ELI\ff:RA:

Subunidadde Registro y Control de Q)rrespondenciade En~,

na.
RJENIEffi
DATa3:

las pie'Z8Sde correspondencia de entrada re::ibidas cen~

MEDIOrE
F(R1JrACIrn:

M:quliJa de eocribir.

FREIlJOCIAIE

Variable.

dalIEnte
.

Fm1JlACI(XII :

;!

"

)'

;:

NlMEROIE
TANIffi:

Ibs (origjnal

TAMAm:

21.5 x 28 ano

..J

y copja)

FACllJRADE ~RES~IA

UNJDADAIMINISIRA;11VA: fu1aninacin

Fa.Jo: NlIErosucesivo {X)rfactura, en ~e

FIrnA:

NUvm) DE PmA:

de la Entidad destinataria.

queiniciar con el ao ~

Nuneracin por pieza facturada en orden sucesivo y por cada factura.

DE RH:;ISIm:

NlIErode folio de entrada de cada pieza.

de procedencia
de la pieza.

Nanbre, cargo, danicilio , localidad y, en su ca9), Estado

FHJJADELIXX1MENIO: FedR del docUIEl1to.

ANEXCE:NIIEro de ~oo,
valores y riesgos.

1UfAL DE PIEZASFACIURAIlAS:Total de piezas an~

10

FErnA y lmA DE ~rn

11

toda la ~pendeocia

Da, nES Y ao en que re eJaoora la factura.

J\U'mE y IXMIClLIO DN.. RFMrnNIE:

o~

Oficial

DE ENIRADA

eSJ:6::ificandoclaranente si se trata de sobres cerrados o con

por la propia factura.

Fecila y hora en que el nensajero rEcibe para su distribucin.

t-K}1PRE,Y FIRMA DEL MF1SAJOO:

Nanbre y fima

del responffible de distribuir

las 'piezas a

las Entidades destinatarias.

12

FErnA y trnA DE ENlRErtA: FeciJay hora de recepcin en la Entidad destinataria.

13

tnmE

y ~

destirntaria.

DE QJIENREr;IBE
: Nanbre y finrn del receptor de los docmEntos en la Entidad

,,

]
]
t

:~

FACIURA DE ~.[)Ef'l::lA

DEPHm...cIA IErmATARIA:

DE SAlJDA

En su caro I nanbre de la ~I81dencia a la cual re envan los

docUlIEntos.

2
3

RLIO: NIrerode folio de la factura, en ~e

FmJA: Feci1ade elaboracinde la factura.

NlI'1Ero DE PmA :

NlMERO
DE REr:ISIOODE SALIDA: NIEro de folio de salida de cada pieza.

lOCALIZACI(1.DEL DFS'I'INATARIO:Ibnicilio
de la Entidad Administrativa a que se enva la
pieza, consignando, en su caoo, la Ciudad, Estado o Jl's de destino.

JMR:RlE~m

: En su ca.9). jmporte del franqueo de las piezas.

10

PIFlAS FA~:

Total de piezas arnm-adas

por la factura.

11

1OfAL IMKRIE ~JH):

12

Nureracin {X)r pieza facturada,

en orden sucesivo y {X)r cada factura.

y t\U-mEm, DESTINATARIO:
Nanbrey cargo d~ destinatario de la pieza.

FErnA y ImA DE ~rn:

cha.

que ~ iniciar con el ao.

Fn su caoo, Stnm de 100 gastos de franqueo de las piezas desEd1adas.

FErlB y hora en que recire el nensajerolas piezas ~

su d~

13

f\l}mE y FIRMADa MENSAJOO

: Nanbre canpleto y finIB autogrfica del nEnsajero responsable.

14

FIrnA y lUA DE ENlRff;A: Segn el caro, fErl\'3- y hora de entrega al destinatario

va de des:BChode lBs piezas facturadas.

15

tI(1'mE y Fm1A DE QJIENREr;IBE: Nanbre, sello y/o finm autgrafa de la instancia receptora.

o a la

--

FACIURAre <mRESF{1'm..(;]:A F{R VAIlJA

0BJEffiT():

~
la
la

el desEcho o}X)rttmO, canpleto y controlado

de
corfeSIX>ndencia dirigida
}X)r las Oficinas
Centrales de
~:e1dencia a las di ver~
rep~~ones
de la mi.sm

en el interior

aAVEIE

de la ReIXblica, y viceverffi.

U.C.C.-4

aNIm..:

~:

SuiJUIlidad de Registro

RJENIEDE

Piezasde corresxmdencia
de ~da

y Control de Correspondencia de &q.lida.

I)ATCE:

MEDIOIE
~CIrn

~uina de es:ribir.
:

FREnJOCIADE
FWUIACIrn :

Variable.

NlJ.m)OO

Tres (Original y doocopias).

TANI\B:

TAMAJ:

,1

21.5 x 28 ano

interior fornea.

FACIURA
DECI:RR~[A

RR VAlJJA

UNIDAD~TARIA:
I61OJIjj)8cinoficial de la Megacin de la llie1dencia a que ~ remite
la valija, o, en su caoo, de la Unidad Central de CorresX>ndenciade la propia llipendeocia.

IX}fI:Cll.JO: ~cilio

rNrmAD: Entidad Federativaa la que ~ renite la valija.

exacto de la Megacin o lfnidad destirataria.

NlI"1FRO
DE FACIURA: Folio de la factura, segtm nUlEracin sucesiva para toda la fupendencia,

en ~e

que ~ iniciar cm el ao.

NlMEro DE REMrSI(I\l: Nlnero de renisill, en rerie exclusi va ~

a que re r61Iite la valija, por ~ia
que re iniciar con el aro.

FErnA: FeciRde elaboracinde la factura.

NlMERODE PIFlA :

No. REr:;rsIro DELIXXll1ENIO: Nrero de folio de salida de cada pieza facturada.

FErJIA DEL DXlMENIO:

10

UNJDADREMrnNlE: Identificacin
que pr<xiujo 1a pi&za.

11

ANEXCS:N\1Ero de anexos, especificando cl.araIe1te si se trata de valores o oobres cerrados.

12

PIEZASFA~

13

NlI"1EroDE rJJIA: NIEro de la gua ffitregada x>r la Lnea Transportadora de la valija.

14

l'n--mE y ~

la Unidad o Megacin

NUIeracin {X)r pieza facturada, en orden sucesivo y {X)r cada factura.

F8:1"l'l del

doaJIEnto

a renitir.

oficial

Total de piezas ~radas

de 1a Entidad Administrativa

de 1a llipendencia

por la factura.

DEL RESffi\SABIEENVIO VALLJA~A:

Nanbre y fimB del resxmsable de

entregar la valija a la Lnea TrarISIX>rtadora.

15

FIrnA: F~

16

f'nmE y Fm-1A DFL RESF(IISABI.E

RFrEl'Iffi VAlJJA ~:
la valija ffi la Linea Trans!X)rtadora.

17

F1rnA~ Fe::lB el que 1 valija es recibida x:>rla Lnffi Trans:x)rtadora.

al queel responsablere::ibe la valija. ~

su altrega a la Lnea Transportadora.

Nanbre y finm

del roceptor de

;;f