ENSAYO SOBRE LA IMPORTANCIA DE LOS ELEMENTOS DE LA GESTIN

DE PROYECTOS EDUCATIVOS

JOSE LUIS CARABAL AGUADO

UNIVERSIDAD DE SANTANDER
CAMPUS VIRTUAL CV UDES
MAESTRIA GESTION DE LA TECNOLOGIA EDUCATIVA
YOPAL CASANARE
2016

ENSAYO SOBRE LA IMPORTANCIA DE LOS ELEMENTOS DE LA GESTIN

DE PROYECTOS EDUCATIVOS

JOSE LUIS CARABAL AGUADO

ROBERTO CARLOS ASIS MALDONADO

TUTOR

UNIVERSIDAD DE SANTANDER
CAMPUS VIRTUAL CV UDES
MAESTRIA GESTION DE LA TECNOLOGIA EDUCATIVA
YOPAL CASANARE
2016

ENSAYO SOBRE LA IMPORTANCIA DE LOS ELEMENTOS DE LA GESTIN

DE PROYECTOS EDUCATIVOS

Se entiende que la planeacin es fundamental para la planificacin de cualquier

proyecto educativo, para minimizar riesgos y por ende ampliar todas las posibles
oportunidades que se presenten en su implementacin, toda vez que las
diferentes reas que conforman esa fase se desarrollen de manera objetiva y con
la suficiente profundidad, siendo entonces la investigacin un elemento
determinante dentro de todas las acciones que se realizan en la planeacin.
Esta planeacin esta dirigida a la fase inicial, en donde se recoge y se construye la
informacin de las diferentes reas, en donde los componentes a realizar en todo
el proyecto, tengan una suficiente influencia, cuidndolas cuidadosamente para
que en su implementacin se logren los resultados esperados. Es prever lo que se
debe realizar, analizando diferentes variables que impactan la puesta en marcha
del proyecto.
Muchos proyectos educativos contemplan diversas condiciones, teniendo en
cuenta detalladamente los elementos correspondientes a la integracin, alcance,
tiempos y costos del proyecto mediante la adecuada gestin de cada uno de ellos
para obtener excelentes resultados. Pero, cmo se realiza la gestin de cada uno
de estos elementos y cul es su importancia en la realizacin de proyectos
educativos? En el presente ensayo se describen estas reas dando respuesta al
interrogante planteado. Cabe destacar que la gestin corresponde a las acciones
de planear, coordinar, dirigir, supervisar y controlar cada una de las actividades
involucradas en las fases del proyecto educativo desde su iniciacin hasta su
finalizacin
La gestin de la integracin es el rea en la cual se consideran todos los procesos
necesarios para unificar, consolidar y articular las diferentes actividades que son
fundamentales para la correcta realizacin del proyecto. Es precisamente, esta la
razn de ser de su importancia, pues de obviar el anlisis de estos procesos hay

mayores posibilidades de encontrar barreras en su implementacin que no puedan

ser sorteadas adecuadamente y por tanto se desista de su ejecucin. La gestin
de la integracin contempla: a). El Acta de Constitucin del proyecto que es el
documento mediante el cual se autoriza de manera formal su ejecucin; b). El
enunciado del alcance del proyecto, es decir tener absoluta claridad de los
objetivos, requisitos y caractersticas, criterios, lmites y productos entregables del
proyecto; c). La supervisin y control del trabajo de tal manera que se garantice el
cumplimiento de lo planeado con lo ejecutado, se tomen acciones preventivas y,
dado el caso, se apliquen acciones correctivas oportunas; d). El cierre del proyecto
que principalmente est relacionado con demostrar la funcionalidad de los
procesos y productos realizados logrando formalmente la aceptacin por parte del
cliente.
Entre otras reas fundamentales, est la de gestionar la planeacin del alcance
del proyecto, en los alcances del proyecto, partiendo de la informacin presentada
en el rea de constitucin. La importancia de esta fase es que permite tener
claridad frente a qu es lo que se va a hacer (descripcin de los objetivos), los
requisitos, las limitaciones, los productos a entregar, los criterios de aceptacin y
las restricciones del proyecto. A partir de la definicin del alcance, conviene
construir una estructura de desglose de trabajo desagregando los procesos en
acciones o tareas que sean fciles de identificar, costear, supervisar y controlar.
De la misma manera es de

mucha importancia la gestin del tiempo de los

diferentes procesos, actividades o tareas que se desarrollan en un proyecto. Su

importancia radica en que permite identificar el periodo de realizacin del proyecto
y por tanto garantizar que pueda ser entregado a tiempo, tal como se haya
convenido. Para esto conviene revisar factores internos que generalmente son
controlables por quienes estn ejecutando el proyecto, pero tambin es
fundamental analizar factores externos que, aunque no son controlables, al ser
identificados, se pueden estimar los tiempos que puedan retrasar el desarrollo del
proyecto y por tanto su finalizacin, adems de considerar acciones de
contingencia para sortear en caso de que se llegaren a presentar. Puede afirmarse

que la gestin del tiempo de un proyecto implica el desarrollo de las siguientes

acciones: a). Definir cada una de las actividades a realizar en el proyecto; b).
Ordenar las actividades de manera secuencial identificando aquellas que son
necesarias finalizar para empezar las otras, aquellas que se pueden realizar al
mismo tiempo, aquellas que requieren cierto avance de las otras; c). Calcular la
duracin de las actividades e ir construyendo el diagrama correspondiente; d)
Estimar los recursos (materiales, equipos, personas, suministros) que son
necesarios para el desarrollo de cada actividad; e). Construir el cronograma de
actividades con la informacin anterior; f). Publicar el cronograma de tal manera
que sea conocido por todos los actores involucrados en el proyecto; g). Monitorear
el cronograma para verificar que se cumplan los tiempos y recursos estimados
para cada actividad segn lo planeado; h). Actualizar el cronograma segn los
ajustes a que haya lugar al comparar lo planeado con lo que se est ejecutando.
Instrumentos como el Diagrama de Red, de Ruta Crtica y Gantt facilitan la
construccin y publicacin del cronograma de actividades. Uno de los ms
utilizados es el diagrama de Gantt que integra actividades y tiempos, siendo fcil
su visualizacin y comprensin.
Por ltimo, dejando constancia que no es la menos importante, pero si
fundamental, es la la gestin de costos para el proyecto, que consiste en estimar
el capital necesario para la ejecucin del proyecto. Su importancia es tal que este
es un factor determinante para aceptar o rechazar un proyecto, al presentar la
inversin requerida y por consiguiente establecer si es viable o no su
implementacin. Se parte de la estimacin de los costos que requerirn cada una
de las actividades y para esa estimacin se puede acudir a diferentes tcnicas o
herramientas, dentro de las cuales est el juicio de expertos. Una vez se han
estimado los costos, se procede a la construccin del presupuesto que no es ms
que la sumatoria de los costos de las actividades, permitiendo identificar una lnea
base de costo sobre la cual se consideran las reservas adicionales para
imprevistos y se obtiene el valor esperado de flujo de caja que garantice la
disponibilidad de recursos necesarios en las diferentes fases de desarrollo del
proyecto. La gestin de costos se traduce en control sobre los mimos, cuando en

la ejecucin del proyecto se monitorean las variaciones que presente lo

presupuestado con lo que se est realizando conduciendo a la toma de decisiones
clave frente a adiciones presupuestales, reajustes al flujo de caja, acciones
correctivas y preventivas.
La planeacin se reconoce como importante en el desarrollo de cualquier proyecto
educativo, desglosada y consignada en el plan de gestin de la integracin, plan
de alcance, plan de gestin del tiempo y el plan de gestin de costos.

BIBLIOGRAFIA
-Navas, T. I. (s.f.). Fases iniciales de un proyecto. Recuperado el 25 de 04 de
2014, de
http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.001.MG/Documento
s/cap2/Capitulo_Completo.pdf
-http://www.ucema.edu.ar/publicaciones/download/documentos/449.pdf