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A 1. Anlisis de la arquitectura de la organizacin.

A.1.1 Identificar las funciones genricas de la organizacin.

Una Organizacin es una ordenacin sistemtica de personas


realizada para alcanzar un objeto especfico. Tiene tres caractersticas
principales:
Cada uno tiene un propsito definido.
Estn compuestas por personas.
Desarrollan algn tipo de arreglo estructural sistemtico que define y
delimita el comportamiento de sus miembros.
(Administracin Teora y Prctica, Stephen p Robbins, Pg. 3)
Principales funciones organizacionales:
Ventas y Marketing
Vender los productos y servicios de la organizacin. El mercadeo tiene como
objetivo principal favorecer el intercambio entre dos partes de modo que
ambas resulten beneficiadas. Segn Kotler, se entiende por intercambio: El
acto de obtener un producto deseado de otra persona, ofrecindole algo a
cambio. Para que esto se produzca, es necesario que se den cinco
condiciones:

Debe de haber al menos dos partes.


Cada parte debe de tener algo que supone valor para la otra.
Cada parte debe ser capaz de comunicar y entregar.
Cada parte debe ser libre de aceptar o rechazar la oferta.
Cada parte debe creer que es apropiado.

Manufactura:
Producir bienes y servicios. La fabricacin se produce bajo todos los tipos de
sistemas econmicos. En una economa capitalista, la fabricacin se dirige
por lo general hacia la fabricacin en serie de productos para la venta a
consumidores con una ganancia. En una economa colectivista, la
fabricacin esta frecuentemente dirigida por una agencia estatal. En las
economas modernas, la fabricacin discurre bajo algn grado de regulacin
gubernamental. La fabricacin moderna incluye todos los procesos
intermedios requeridos para la produccin y la integracin de los
componentes de un producto. El sector industrial est estrechamente
relacionado con la ingeniera y el diseo industrial. El proceso puede ser
manual (origen del trmino) o con la utilizacin de las mquinas. Para
obtener mayor volumen de produccin es aplicada la tcnica de la divisin
del trabajo, donde cada trabajador ejecuta slo una pequea porcin de la
tarea. As se especializa y economiza movimientos, lo que va a repercutir en
una mayor velocidad de produccin.
Finanzas:
Administrar los activos financieros de la organizacin. Las finanzas son una
derivacin de la economa que trata el tema relacionado con la obtencin y
gestin del dinero, recursos o capital por parte de una persona o empresa.
Las finanzas se refieren a la forma como se obtienen los recursos, a la forma
como se gastan o se consumen, a la forma como se invierten, pierden o
rentabilizan. La funcin finanzas se preocupa de dos aspectos
fundamentales: determinar las fuentes necesarias para obtener recursos y

luego asignarlos eficientemente para los diversos usos mltiples y


alternativos dentro de la empresa. En otras palabras, trata de obtener
dinero y crdito al menor costo posible, para lograr su mximo rendimiento
u optimizacin de recursos. Las finanzas estudian mltiples aspectos y
elementos relacionados con todo el proceso de la obtencin y
administracin del dinero o capital. Las finanzas buscan mejorar las fuentes
de las que se obtiene dinero y busca optimizar su utilizacin, que se puede
derivar en su gasto o inversin.
Contabilidad:
Mantener los registros financieros de la organizacin (recibos, desembolsos,
cheques de nomina, etc.); llevar el registro de flujo de fondos. Tambin se
encarga de determinar, medir y cuantificar los factores de riqueza de las
empresas, con el fin de servir para la toma de decisiones y control,
presentando la informacin, previamente registrada, de manera sistmica y
til para las distintas reas de la empresa. Es una tcnica que produce
sistemtica y estructuradamente informacin cuantitativa, expresada en
unidades monetarias acerca de las transacciones que efectan las
entidades econmicas y de ciertos eventos econmicos identificables y
cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitar a los diversos
interesados, el tomar decisiones en relacin con dichas entidades. Otros
conceptos indican a la contabilidad como una parte de la economa, y que
en el mbito de la empresa su principal labor es ayudar al rea de
Administracin. El producto final de la contabilidad son todos los estados
financieros o contables que son los que resumen la situacin econmica y
financiera de la empresa. Esta informacin resulta til para gestores,
reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o
propietarios.
Recursos Humanos:
Atraer, desarrollar y mantener la fuerza laboral de la organizacin,
mantener los expedientes de los empleados. Los principales fines que
persigue la planificacin de personal son los siguientes:
1. Utilizar lo mejor posible los recursos.
2. Colaborar con la empresa en la obtencin de beneficios.
3. Prever estrategias y tcticas para los casos de ampliacin o reduccin del
negocio.
(Kenneth C. Laudon, Sistemas de Informacin Gerencial, Pg. 11)

A.1.2 Diagnstico de las necesidades organizacionales


El diagnostico organizacional es el estudio necesario para todas la
organizaciones, que se encarga de evaluar la situacin de la empresa, sus
conflictos, esto es, qu problemas existen en la empresa, sus
potencialidades o hasta dnde puede llegar y vas de desarrollo, que es el
camino a seguir para su crecimiento. En general podra decirse que un
diagnostico organizacional busca generar eficiencia en la organizacin a
travs de cambios.
Una de las aplicaciones del diagnostico organizacional, mas adoptada por
las organizaciones es la que va encaminada al desarrollo organizacional. El
cual es un proceso de cambio estrictamente planeado en base al
conocimiento que se tiene acerca de la situacin por la que atraviesa la
empresa, la evaluacin de los resultados despus de la implementacin de
las propuestas.
Existen un sinnmero de situaciones por las que se requiere aplicar un
diagnostico a cierta empresa, entre ella encontramos:
1. El crecimiento de la organizacin, esto es que la organizacin ha
incrementado sus activos, ventas y personal.
2. El atraso de la organizacin: Mientras unas empresas dan enormes
pasos al unsono con la tecnologa, existen muchas otras que se
estancan y se posicionan en lugares cerca de la extincin, por ello en
estos casos es ms que obvio que problemas comiencen a gestarse,
teniendo as la necesidad de un diagnostico organizacional.
3. La oferta de calidad; en esta necesidad de aplicar un diagnostico
organizacional cabe mencionar que nos encontramos en un mundo
competitivo, en el cual se necesita una ventaja competitiva, y la
calidad de lo que se ofrece toma importancia al encontrarnos
bombardeados de miles de productos que cubren una misma
necesidad.
4. Otras situaciones para las cuales es necesaria esta herramienta, es la
aparicin de tecnologa de punta que promete mayor productividad y
calidad, la innovacin que cada empresa debe decidir hacer, los
problemas sociales que se gestan y que conforman el entorno de la
empresa, y finalmente la simple necesidad de la empresa por
conocerse, y el deseo de generar mejoras que la hagan un lugar
mejor de trabajo.
Perspectivas del diagnstico:
1. Perspectiva social: Para la perspectiva social el inters se
concentra conocer los efectos que se generan por la accin
organizacional en los distintos subsistemas de la sociedad. Cmo
ve la sociedad a la organizacin, en qu la beneficia o en caso
contrario en qu la daa y qu sugiere sta.

2. Perspectiva ejecutiva: Desde esta perspectiva se entiende la


participacin de los socios, dueos o directivos de la empresa,
ellos se encargan de evaluar cuestiones como su posicin en el
mercado y el uso adecuado de sus recursos.
3. Perspectiva de las reas; sta se refiere a la relacin entre los
diferentes departamentos de la organizacin, su convivencia, sus
aportaciones al desarrollo de la empresa y la eficiencia de cada
departamento y de la organizacin como un conjunto que encierra
a los departamentos.
4. Perspectiva de los grupos informales; cada empresa alberga un
cierto nmero de empleados, y aunque todos deben compartir
intereses para bienestar de la organizacin, hay ciertos grupos
que se forman de acuerdo a intereses ms afines, como el gusto
por algn deporte, la religin o preferencias polticas, para ello se
requiere detectar a dichos grupos y evaluar la facilidad de sana
interaccin de los particulares intereses del conjunto con los
intereses de la empresa.
5. Perspectiva individual, nos referimos as a las expectativas que
tiene cada individuo que conforma la organizacin, sin importar
rea o puesto que tenga, y de igual manera a los agentes externos
a ella, como lo son proveedores o clientes.
Pasos del proyecto de diagnstico organizacional
1.
2.
3.
4.
5.

Plantear los Objetivos


Elegir la metodologa
Programar cada actividad
Generar un anlisis de la informacin recabada
Dar a conocer las propuestas

A.1.3 Mejora Tecnolgica:


La innovacin tecnolgica es la materializacin de los avances que se
derivan del conocimiento acumulado y que se concreta en la creacin,
produccin o venta, difusin de nuevos y mejorados. La innovacin
tecnolgica es el acto por el cual se introduce por primera vez un cambio
tcnico determinado en una empresa.
Es el resultado de acciones que propicien el desarrollo, la produccin y la
comercializacin de nuevos o mejorados productos y/o servicios. Incluye
adems la reorganizacin de procesos productivos, la asimilacin o mejora
sustancial de un servicio o proceso productivo y que todas estas acciones
hayan satisfecho una necesidad social o que estn avaladas por su xito
comercial.
La innovacin tecnolgica es el acto frecuentemente repetido de aplicar
cambios tcnicos nuevos a la empresa, para lograr beneficios mayores,
crecimientos, sostenibilidad y competitividad.
Por tanto la innovacin puede ser:
A) Innovacin de productos. Se trata de la adquisicin o asimilacin de

nuevas tecnologas para mejorar o producir productos inexistentes en el


pas o en la empresa.
B) Innovacin de procesos. Se trata de la adquisicin o asimilacin de
nuevas tecnologas para mejorar procesos ya existentes o para utilizar
procesos que no existan en el pas o en la empresa.
A. 1. 4 Requerimientos de las TICS:
El proceso de adquisiciones comienza con la etapa de definicin de
requerimientos, que se origina con una necesidad o solicitud generada por
alguna unidad de la organizacin. Entonces, en trminos prcticos, esta
etapa consistir en generar una definicin clara y precisa de los aspectos
ms relevantes del producto o servicio que se necesita comprar o contratar,
es decir, se trata de explicar qu, cmo, cundo y dnde se quiere adquirir.
Para realizar esta definicin ser necesario tener muy claras las necesidades
que originan el requerimiento. No hay que olvidar que detrs de cada
compra hay alguna necesidad relacionada con una actividad de la
organizacin, por lo que todo el proceso debiera estar orientado a satisfacer
dicha necesidad de manera eficaz, eficiente y transparente.
Por qu es tan importante definir los requerimientos?
Una buena definicin de requerimientos facilitar el ajuste entre el objetivo
de la compra y su resultado. Al mismo tiempo, permitir contar con criterios
objetivos y explcitos con los cuales realizar la evaluacin de ofertas. Todo
esto contribuir a evitar que luego utilicemos mal los recursos, en procesos
de compra cuyas posibilidades de xito son limitas. Es decir, una buena
definicin de requerimientos nos ayudar a ser: Eficaces, pues explicar bien
qu queremos y cmo los queremos nos ayudar a satisfacer los objetivos
de la organizacin.
Transparentes, ya que permitir que todos los actores cuenten con la
informacin necesaria para participar en igualdad de condiciones en
nuestros procesos de compra.
Eficientes, ya que ayudar a reducir el riesgo de que destinemos recursos
en procesos de compra que no lleguen a ninguna parte.
Cmo definir los requerimientos?
Entonces, si la definicin de los requerimientos es una etapa tan relevante
ser necesario poner mucha atencin en los aspectos claves que
determinaran el xito de esta parte del proceso. Para esto:
Enfquese en las compras importantes
Haga participar al usuario
Consulte a sus partes, expertos y proveedores
Defina las caractersticas claves del producto o servicio
Registre y utilice informacin de las adquisiciones
Redacte bases tcnicas o trminos de referencia.
(Kenneth C. Laudon, Sistemas de Informacin Gerencial, pag.47)

En informtica los requisitos de un sistema se definen como:


Es una necesidad documentada sobre el contenido, forma o funcionalidad
de un producto o servicio. En ingeniera los requisitos se utilizan como datos
de entrada de diseo del producto, establece qu debe hacer el sistema,
pero no cmo hacerlo.
En sistemas existen 3 tipos de requisitos:
1. Requisito funcional: Este tipo de requisito especfica algo que el
sistema entregado debe ser capaz de realizar.
2. Requisito no funcional: De rendimiento, de calidad, tc. Especifica
algo sobre el propios sistema y cmo debe realizar sus funciones.
Algunos aspectos son la disponibilidad, el testeo, el mantenimiento, la
facilidad de uso, tc.
3. Por ltimo, otro tipos de limitaciones externas, que afectan de forma
indirecta al producto. Ests pueden ser desde la compatibilidad con
cierto sistema operativo, hasta la adecuacin con leyes o
regulaciones aplicables al producto.
Una coleccin de requisitos describe las caractersticas o atributos del
sistema deseado.

Caractersticas:
Los requisitos bien formulados deben cumplir ciertas caractersticas. Si no lo
hacen deben ser reformulados hasta hacerlo:
1. Necesario: Lo que pida un requisito debe ser necesario para el
producto
2. No ambiguo: El texto debe ser claro, preciso y tener una nica
interpretacin posible
3. Conciso: Debe redactarse en un lenguaje comprensible por los
inversores en lugar de un tcnico y especializado, aunque an as,
debe referenciar los aspectos importantes.
4. Consistente: Ningn requisito debe entrar en conflicto con otro. As
mismo, el lenguaje empleado entre los distintos requisitos debe ser
consistente tambin.
5. Completo: Los requisitos deben contener en s mismos toda la
informacin necesaria y no remitir a otras fuentes externas que los
expliquen con ms detalles.
6. Alcanzable: Un requisito debe ser un objetivo realista, posible de ser
alcanzado con el dinero, el tiempo y los recursos disponibles.
7. Verificable: Se debe poder identificar con toda certeza, si el requisito
fue satisfecho o no, esta verificacin puede logarse mediante
inspeccin, anlisis, demostracin o tasteo.

A.2 Anlisis
organizacin.

de

los

sistemas

de

informacin

de

la

A.2.1 Mapeo funcional de los sistemas de informacin.


En los prximos aos, los sistemas de informacin cumplirn tres objetivos
bsicos dentro de las organizaciones:
1. Automatizacin de los procesos operativos
2. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de
decisiones.
3. Lograr ventajas administrativas a travs de su implantacin y uso
Los sistemas de informacin se pueden definir tcnicamente como un
conjunto de componentes interrelacionados, que rene, procesa, almacena
y distribuye informacin para apoyar la toma de decisiones y el control de
una organizacin. Adems de apoyar la toma de decisiones, la coordinacin
y el control, los sistemas de informacin tambin ayudan a los
administradores y trabajadores a analizar problemas, visualizar aspectos
complejos y crear productos nuevos.
Funciones de un sistema de informacin
Entrada: Captura o recoleccin de datos en bruto del interior de la
organizacin o de su entorno externo, para ser procesados en un
sistema de informacin.
Procesamiento: La conversin, manipulacin y anlisis de entradas
brutas para darle una forma que tenga ms sentido para los humanos
y esta pueda ser entendida fcilmente.
Salida: La distribucin de la informacin procesada a las personas que
la usara o a las actividades en las que se usara.
Retroalimentacin: Salidas que se devuelven a los miembros
apropiados de la organizacin para ayudar a evaluar o corregir las
entradas.
Aunque los sistemas de informacin computarizados usan tecnologa de
computacin para procesar datos en bruto y producir informacin con
significado, existe una distincin clara entre una computadora y un
programa de computadora por un lado y un sistema de informacin por el
otro. Las computadoras electrnicas y sus programas de software son los
cimientos tcnicos, las herramientas y los materiales de los sistemas de
informacin modernos. Esto ayuda mucho al procesamiento de los datos de
entrada y de esa forma la toma de decisiones se puede hacer en el
momento requerido.
(Kenneth C. Laudon, Sistemas de Informacin Gerencial, pag 8)
A.2.2 Diagnosticar las necesidades de los sistemas de informacin.
Para crear un plan de sistemas de informacin eficaz, la organizacin debe
tener un entendimiento claro de las necesidades de informacin tanto a
corto como a largo plazo. Dos metodologas importantes para determinar las
necesidades de informacin esenciales de la organizacin en su totalidad
son el anlisis de la empresa y los factores crticos para el xito. El mtodo
bsico empleado en el enfoque de anlisis de la empresa consta en tomar
una muestra grande de administradores y preguntarles como usan la
informacin, de donde la obtienen, que caractersticas tiene su entorno, que
objetivos tienen ellos, como toman sus decisiones y que datos toman.
1. Propsito del plan:
Resea del contenido del plan.

Cambio en la situacin actual de la compaa.


Plan estratgico de la compaa.
Organizacin del negocio actual.
Estrategia gerencial.

2. Plan estratgico de negocios


Sistema actual.
Organizacin de negocio actual.
Cambio en los entornos.
Principales metas del plan de negocios.
3. Sistemas actuales
Principales sistemas que apoyan las funciones de negocios.
Principales capacidades actuales.
Dificultad para satisfacer las necesidades del negocio.
Demanda futura esperada.
4. Nuevos desarrollos
Nuevo proyecto de sistemas
Nuevas capacidades requeridas
5. Estrategia gerencial
Planes de adquisicin
Puntos de revisin y tiempos
Realineacin de la organizacin
Reorganizacin interna
Controles gerenciales
Principales iniciativas de capacitacin
Estrategias de personal
6. Plan de implementacin
Dificultad de implementacin esperada
Informe de avance
7. Necesidades presupuestaras
Necesidades
Ahorros potenciales
Financiamientos
Ciclos de adquisicin
Anlisis Estratgico: Factores crticos para el xito.
Se basa en la premisa de que las necesidades de informacin de una
organizacin, est determinada por un nmero reducido de factores crticos
para el xito (CSF) de los administradores. La CSF son metas operativas, si
es posible alcanzarlas estar garantizado el xito de la empresa u
organizacin. La ventaja del mtodo de CSF es que produce un conjunto de
datos ms pequeo que el anlisis de la empresa. Solo se entrevista a los
administradores de alto nivel y las preguntas se concentran en nmero
reducido de CSF en lugar de indagar ampliamente qu informacin se usa o
se necesita.
(Kenneth C. Laudon, Sistemas de Informacin Gerencial, pag. 334-338)
A.2.3 Mejora contina en sistemas de informacin

Una planificacin de sistemas informticos, tambin conocido como Plan


Director de Sistemas, Plan de Sistemas de informacin o Plan Estratgico de
Sistemas, facilita a una organizacin una correcta determinacin del estado
actual de los sistemas informticos, de los requisitos que la organizacin les
demanda para identificar un estado futuro de dichos sistemas alineados con
los objetivos de la organizacin.
A partir de esta determinacin del estado actual y futuro de los sistemas de
la organizacin, se realiza un Gap Analysis (anlisis de diferencias) que
permite identificar las acciones a tomar para alcanzar dicho estado futuro, a
nivel de organizacin, sistemas, procesos, personal y proyectos.
Posteriormente los planes tcticos (p.e. de carcter anual) programarn
dichas acciones.
Qu se debe tener en cuenta?
Un Plan de sistemas informticos debe tener en cuenta el resto de planes de
negocio y las indicaciones de la direccin de la organizacin para conseguir
una alineacin de ambas estrategias y obtener as la mxima confianza del
negocio en los sistemas de informacin como una fuente de productividad y
de ventaja competitiva.
Un proyecto de planificacin estratgica de sistemas debe involucrar a toda
la organizacin, especialmente a la direccin ejecutiva, direccin intermedia
y personal clave de los departamentos.
Dada la velocidad de cambio de la tecnologa, de su aplicacin a la gestin
empresarial y de la innovacin empresarial en general, es difcil que un Plan
de sistemas informticos est vigente ms all de 3 o 5 aos, y se
recomienda revisarlo anualmente.
Componente de un plan de sistemas informticos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Resumen ejecutivo
Informacin actual de la organizacin
Estado actual de los sistemas de informacin
Estado de la industria de Tecnologa de la informacin
Identificacin de las oportunidades de mejora
Objetivos y estrategias de sistemas de informacin
Aplicaciones, infraestructura, organizacin y procesos necesarios
Planificacin de implementacin (presupuestos, prioridades, fechas y
proyectos necesarios)

A.2.4 Responsabilidad social y sustentabilidad en TIC


La sustentabilidad es el equilibrio que debe existir entre el hombre y su
entorno, el hombre y la naturaleza, el hombre y los otros y el hombre con el
mismo.
Aplicar la normatividad referente
informacin y comunicacin.

las

tecnologas

de

la

Las normas se definen como criterios aceptados o medidas de desempeo,


prctica o diseo. Constituyen especificaciones tcnicas consensuadas y

documentadas, de carcter voluntario, elaboradas por las partes


interesadas y, en todos los casos, aprobadas por un organismo reconocido.
Se considera una solucin a un problema comn establecido por peritos
confiables, y redactado por un cuerpo reconocido con el propsito de que
todos puedan utilizarla. El proceso de creacin de normas se expresa como
una transicin del pensamiento individual al pensamiento colectivo, pasar
del desorden al orden y de lo arbitrario a la legalidad (ISO, 1983). La
normalizacin designa tambin la condicin en la que una norma ha sido
lograda o efectivamente aplicada. Los elementos utilizados en la
representacin simblica de los contenidos han requerido el uso de criterios
uniformes para lograr univocidad y compatibilidad. Los encabezamientos y
descriptores aportan los puntos de acceso a la informacin y dan un cierto
margen de control para que el usuario pueda decidir sobre el nivel de
precisin o extensin en el proceso de bsqueda y recuperacin de
informacin. Los sistemas de clasificacin siguen una serie de criterios para
su desarrollo y responden a una lgica de organizacin de conocimiento que
permite asignar una direccin relativa a los libros y otros documentos en las
bibliotecas. Cuando se conocen los criterios descriptivos y la estructura de
la clasificacin utilizada en una biblioteca, se puede aplicar este
conocimiento en otra, para intuir la ubicacin de los documentos y
encontrar aquellos que tienen una correspondencia directa con el inters del
usuario. La clasificacin establece relaciones de afinidad y determina una
secuencia de orden.
ISO en Mxico.
La presencia de ISO en Mxico como Organizacin no Gubernamental
(ONG), tiene varios componentes fundamentales que tienen una funcin
integradora, haciendo de ISO un esfuerzo de varias organizaciones,
incorporando la participacin de entidades de la iniciativa privada, el
gobierno y el sector educativo.
La Direccin General de Planeacin y Administracin (DGPA).
Entidad que coordina la planeacin estratgica de ISO: su alcance y
penetracin en el mercado nacional, la administracin del Capital de Marca
a nivel regional y nacional, la proyeccin de negocios en el rea NAFTA
utilizando estndares ISO, as como la vinculacin de ISO en Mxico con el
sector productivo, las instituciones de educacin superior, y la sociedad en
su conjunto. La DGPA est formada por un comit administrativo formado
por miembros de varias empresas lderes en la implementacin de
estndares ISO.