11.

LAS FICHAS DOCUMENTALES

En esta proposicin estudiamos detalladamente las fichas documentales, caracterizadas ya en proposicin anterior (vid.
10.2 ss).
11.1 CLASES DE FICHAS DOCUMENTALES. Vamos a considerar dos clases: fichas de estudio y fichas de
investigacin:
11.11 FICHAS DE ESTUDIO:
Llamaremos as a las destinadas a recoger datos relativos a una materia que se desea aprender. Los fines perseguidos
con esta clase de fichas son en parte mnemotcnicos y en parte auxiliares a la elaboracin de los datos, relaciones, etc.,
recogidos durante el proceso del estudio. Por eso las fichas de estudio pueden tambin asumir, dado el caso, la forma de
un cuadro sinptico.
11.12 FICHAS DE INVESTIGACION.
Designaremos as a las destinadas a recoger los datos o informaciones conducentes a esclarecer o dilucidar un
determinado tpico o problema. Como su nombre lo indica, esta clase de fichas es la usada por el investigador.
Tngase presente que desde el punto de vista de la forma, ambas clases de fichas son iguales (por ejemplo, ambas
pueden contener citas textuales o cuadros sinpticos). La diferencia estriba en el propsito a que se las dedica. Ahora
bien: como esta clasificacin no afecta la forma de las fichas documentales, las reglas que a continuacin se anotarn
valen para las dos clases mencionadas.
11.2 MATERIAL, COLOR Y APARIENCIA EXTERIOR DE LAS FICHAS DOCUMENTALES.
Pueden emplearse papel o cartulina. Esta es ms recomendable, siempre que no sea muy gruesa, sobre todo para el caso
en que las fichas hayan de ser sometidas a manipulaciones frecuentes.
El color de las fichas documentales se elige de acuerdo con los gustos personales, en el supuesto de que estos sean
sentados. Valen a este respecto las recomendaciones hechas antes para las fichas bibliogrficas.
Se recomienda las fichas llanas, lisas, por las razones tambin indicadas al tratar las fichas bibliogrficas. No son
recomendables fichas que contengan inscripciones (palabras tales como titulo, tema, autor, etc.).
11.3 FORMATO DE LAS FICHAS DOCUMENTALES.
Los principales formatos standard, tomados de la norma espaola UNE 1.011, elaborado por el Instituto Nacional de
Racionalizacin del Trabajo de Espaa, son:
Formato UNE A4 = 21 x 29.7 cm.
Formato UNE A5 = 14.8 x 21 cm.
Formato UNE A6 = 10.5 x 14.8 cm.
Formato UNE A7 = 7.4 x 10.5 cm.
Tngase presente que el formato UNE A6 coincide con el formato institucional de tarjetas postales, adoptado por
acuerdo de la Unin Postal Universal, de 1925.

Parece, a primera vista, que el formato UNE A7 es economa y por coincidir casi matemticamente con el formato
internacional de bibliotecas que, segn vimos, es de 7.5 x 12.5 cm.. Sin embargo, si bien este formato puede ser
utilizando accesoriamente para anotaciones cortas debido a su limitada superficie para escribir no puede ser tomado
como formato bsico para los fines especiales de los trabajos cientficos (Lasso de la Vega, Op. Cit., p. 352). Para estos
fines se presta mejor el formato UNE A6. En la prctica se comprobar fcilmente que este formato, pese a la
presuncin en contra, no es demasiado pequeo para anotaciones extensas, lo que veremos ms adelante al ocuparnos
del contenido de estas fichas.
Sin embargo, ocasionalmente, segn la extensin de las anotaciones, puede emplearse bien el formato UNE A6 o el
inmediatamente inferior, UNE A5 o el de tamao doble este, UNE A4. Las fichas UNE A5 se pliegan un vez, despus de
escritas; las UNE A4 se pliegan dos veces. Una y otras se reducen, de esta manera, al formato UNE A6, que es el que se
toma de base para los efectos del alojamiento de las fichas en el fichero. Las fichas plegadas se colocarn con el lomo
hacia arriba, a fin de permitir la lectura del nmero y ttulo respectivos. Las anotaciones que forman el contenido de la
ficha deben escribirse slo en la cara de la hoja plegada que mire hacia adentro, en tanto que el ttulo y el nmero de
clasificacin decimal deben ir al lado de afuera.
Por cuanto el formato UNE A6 es el realmente practico y el de uso ms frecuente, en las pginas siguientes hablaremos
nicamente de l. Usando fichas de este formato obtendremos una ventaja ms: puesto que su formato coincide con el
de las tarjetas postales, cualquier comunicacin cientfica hecha por tarjeta postal puede ser archivada en el lugar que le
corresponde, sin necesidad de transcribir su contenido en otra ficha.
11.4 LA ESCRITURA EN LA FICHA.
Se recomienda que las fichas documentales sean escritas slo en una de sus caras. Hay, en principio, espacio suficiente
en una cara para hacer una anotacin completa, por compleja que sea, a menos que se trate de transcribir el texto
completo de un documento extenso, para lo cual se tendr que recurrir a fichas de formatos mayores que en UNE A6,
que es el que ahora estamos tratando. Adems, escribiendo por un solo lado, podemos leer el contenido de la ficha con
suma facilidad, sin necesidad de extraerla de su lugar en el fichero, con lo que se evita gasto innecesario de tiempo.
Finalmente, para el caso cada vez ms frecuentes de ficheros en cuya confeccin participan varias personas (como
ocurre en Centros de Investigacin Cientfica), se recomienda que las fichas se escriban con letras tipo imprenta, en
caso de que se llenen a mano; si es posible, puede llenrseles a mquina.
11.5 REDACCION DE LAS FICHAS DOCUMENTALES
11.51 TITULO DE LA FICHA. Este es de la mayor importancia, tanto para orientar de inmediato, a quien la utilice,
acerca del contenido que tiene, cuanto para reconocer la ficha misma entre las numerosas fichas que contiene un fichero.
El ttulo, que debe referirse en forma inequvoca a los datos especficos de la ficha, debe escribirse en la lnea o margen
superior de la ficha.
11.52 CLASIFICACION DECIMAL DE LA FICHA.
Las fichas documentales deben ser clasificadas, a fin de que ocupen un determinado lugar en el fichero. Para esta clase
de fichas emplearemos el sistema de clasificacin decimal de Dewey. Por lo tanto, el nmero respectivo de esta clase
clasificacin se inscribir en el ngulo superior derecho de la ficha. Provisionalmente, en los ejemplos que se insertan,
en lugar de que aquel nmero, se colocan puntos suspensivos.
11.53 QUE ES LO QUE DEBE ESCRIBIRSE EN LA FICHA DOCUMENTAL.
En principio, en la ficha documental hay que anotar datos concisos, referentes a un tema bien determinado. Hay que
obstinarse dice Chavigny- en escribir en cada ficha slo una idea completa o ideas de una sola categora bien definida

y delimitada. Slo as ser posible la ulterior clasificacin de la ficha, ya que una ficha que contuviera dos ideas
diferentes, debera ser clasificada doblemente y ubicada en dos sitios distintos del fichero, siendo necesario, por
consiguiente, repetirla. Las formas de consignar estos datos se explicarn en la seccin 11.6 (11.61, 11.62 y 11.63).
11.54 LAS REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS EN LA FICHA
Tocante a esto, hay que contemplar dos casos:
11.541 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS SIMPLES.
Como las fichas se destinan a conservar permanentemente un dato, es menester anotar cuidadosamente todas las
referencias bibliogrficas de la obra de donde aqul se estrajo, a saber: 1) nombre del autor; 2) ttulo de la obra; 5)
editor; 6) ao de edicin; 7) nmero de la pgina o de las pginas de donde se extrajo el dato en referencia. En ciertas
ocasiones conviene apuntar en qu bibliografa se ha consultado la obra. Aunque pudieran parecer superfluas
descripciones tan minuciosas, lo cierto es que a menudo ahorran bsquedas posteriores. El que confeccione fichas para
su propio uso podr abreviar convenientemente la consignacin de estos datos.
11.542 REFENCIAS BIBLIOGRAFICAS DE REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Puede que el dato o datos (ntimamente ligados) sean recogidos por nosotros de una obra que, a su vez, los recogi de
otra. Debemos entonces saber, en lugar de simples referencias bibliogrficas, otras que llamamos referencias
bibliogrficas de referencias bibliogrficas. En tal caso, se anotarn en la ficha documental:
1) Las referencias bibliogrficas consignadas por el autor en el libro en que l hace la cita; y
2) Entre parntesis, las referencias bibliogrficas del libro de este autor que nosotros utilizamos, introduciendo las
palabras citado por, como se ver en el ejemplo que luego daremos.
Ha de tenerse presente que, al hacerse todas estas referencias, no se invierte el orden en que se dan los nombres y
apellidos de los autores (como ocurra al redactar fichas bibliogrficas). Adems se observar que las referencias que
estamos estudiando deben inscribirse al pie de la ficha documental.
11.543 FECHA DE LA FICHA DOCUMENTAL
Es imprescindible para el perfeccionamiento de una ficha, consignar la fecha en que fue redactada. Este dato suele ser
de gran valor cuando se necesita, por ejemplo, establecer comparaciones entre datos anotados en diferentes fichas; de
manera que, por razones prcticas, es conveniente consignar la fecha. La indicacin de fecha ha de ser breve y clara;
quizs el uso de un solo sello fechador sea lo ms recomendable. Pero si se anota la fecha a mano, se seguir el orden de
ao, mes y da, segn se ve a continuacin:
1962 08 06
Meses y das se escriben a base de dos nmeros, para evitar errores. Sin perjuicio de la claridad, podemos prescindir de
los nmeros que indican cada cosa, de las dems, mediante guiones o puntos, en esta forma:
62 08 06; o 62. 08, 06; o 62 VIII 06
11.6 FORMAS DE CONSIGNAR LAS ANOTACIONES EN LAS FICHAS DOCUMENTALES
Vamos a considerar tres formas: a) cita textual; b) resumen; y c) parfrasis.
11.61 CITA TEXTUAL

Consiste en la transcripcin literal de parte de un escrito. Esta cita se hace entre comillas, segn se ve en el ejemplo:

Antecedentes De Los Poemas Homricos.

..........

La Ilada y la Odisea, que la tradicin antigua atribuye a Homero aun

siendo verdaderas obras maestras, no han salido por entero y de una solo
vez, ni sin modelos precedentes, de la mente genial de un nico poeta,
creador de un gnero literario y realizador a la vez de sus dos primeros
distintos y no separados ejemplares. Dicho gnero literario, en efecto,
exista ya y haba recorrido una lenta maduracin de conceptos y de
sistemas, al paso que aquellos dos poemas tuvieron modelos, vagamente
identificables todava; y cada uno de ellos presupone la colaboracin
necesaria de una pluralidad de personas, que modificaron decididamente su
trama, redactando nuevos episodios particulares y refundiendo el conjunto
del texto.
Luigi Pareti, Homero y la Realidad Histrica, la. Edicin., Mxico, Edit.
UTEHA, 1961, p.l.

69.VIII.31
En este caso, las referencias bibliogrficas de la ficha son simples.
11.62 RESUMEN (Inclusive cuadros sinpticos):
Consiste en presentar en forma condensada el contenido esencial de un texto. De modo que, en expresin generalmente
muy ajustada y concisa, el resumen ofrece en pocas palabras lo que en el texto suele ser explicado en numerosas lneas.
El resumen no debe ir entre comillas. Ejemplo:

La posicin del escepticismo.

..........

De acuerdo con el escepticismo, se sostiene que el sujeto

no puede aprender el objeto en el acto del conocimiento.
Para los escpticos el conocimiento, considerado como
una aprensin real del objeto, no debemos pronunciar
ningn juicio acerca de ste, esto es, debemos
abstenernos totalmente de juzgar.
Johannes Hessen, Teora del Conocimiento, 5. Edicin,
Bs. As., Edit. Losada S.A., 1960.

69.VII.21
Ahora veamos un ejemplo que contiene un cuadro sinptico.

1. Son sobre todo escritos, siendo inconcebible alguno de stos que no tenga su peculiar
escritura.
2. Slo sirven para expresar conocimientos, de la mejor manera posible.
3. La escritura de los lenguajes formalizados es ideogrfica, expresando directamente,
por medio de smbolos,
Caracteres
de los las cosas, ideas y situaciones.
Lenguajes
4. Consecuencia de lo anterior: los lenguajes formalizados tienen siempre una escritura
Formalizados,
simblica, compuesta de caracteres simples.
segn Mir
5. Quesada.
Tienen una gramtica completa, de reglas sin excepciones.
6. Son de vocabularios muy restringidos, por referirse a una ciencia determinada o a
aspectos parciales a ella.
Francisco Mir Quesada, Lgica (Manual de Filosofa, I), la.
Ed., Lima, s.e., 1961, pp. 64 ss.
69.VII.01

11.63 PARAFRASIS:
En su acepcin corriente, la palabra parfrasis debe entenderse como una explicacin
de un
forma
Los juicios y la objetividad de la ciencia.
..........
en
que el
La forma en que se presenta la ciencia es la de un conjunto de

juicios; para que stos posean la validez objetiva caracterstica

del conocimiento cientfico, ste debe considerar los objetos
independientemente del sujeto cognoscente y de los factores
circunstanciales asociados a ellos, es decir, debe tomarlos tal
cual son. Como los juicios en que se presenta la ciencia deben
estar conectados sistemticamente, se nos plantean como
exigencia los problemas de la unidad, de la uniformidad y de
la sntesis cognoscitiva.
Gerhard Kropp, Teora del Conocimiento, la. Edicin, Mxico,
UTEHA, p.17.
63 VI 01

o interpretacin amplificativa
texto. Una ficha redactada en
de parfrasis, por ello tendr
general una extensin mayor
texto
que
parafrasea.
Ejemplo:

La informacin recogida en esta ficha que tiene una extensin de 81 palabras, en el original tena slo 57 palabras.
11.64 OBSERVACION:
Cualquiera sea la forma de consignar anotaciones en las fichas, puede darse no slo el caso de que tengan referencias
bibliogrficas de referencias bibliogrficas. Para ilustracin, vase el siguiente ejemplo (fig. 9) de una ficha
bibliogrfica confeccionada a base de una cita textual, pero con referencia bibliogrfica de referencia bibliogrfica.
Ejemplo de una ficha es que se combinan la forma de cita textual con la forma de resumen de la consignacin de datos:

El concepto de lo trascendental en Kant.

..........

De aqu que no tengan, ni mucho menos, el carcter de ideas

trascendentales apriorsticas el espacio ni una determinacin
geomtrica cualquiera del mismo, sino que lo nico que puede
llamarse trascendental es el conocimiento de que estas ideas no
tienen en modo alguno origen emprico y la posibilidad de recaer
tambin a priori sobre los objetos de la experiencia.
Inmanuel Kant, Critica de la Razn Pura (citado por Ernst Cassirer,
Kant, vida y Doctrina, la, edicin espaola. Mxico, fondo de
Cultura Econmica, 1948, p. 182).
68 IX 01

11.7 LA DOCTRINA DEL PARRAFO Y SU APLICACIN EN EL FICHADO.

Teniendo en cuenta lo dicho en la seccin 11.53, de que cada ficha debe contener datos referentes a un solo tema o
asunto, o expresar una sola idea, nos parece pertinente ocuparnos de la doctrina o teora del parrado, que ha expuesto
Jean Guitton, siguiendo a Bzard. Segn ella, en un escrito se presentan y desarrollan sucesivamente las ideas una por
una, en segmentos de texto separados por puntos aparte. Cada prrafo, entendido como el segmento de texto que va de
un punto aparte a otro, contiene normalmente una sola idea principal, un solo pensamiento o argumento, que el autor se
encarga de enunciar, desarrollar o ilustrar diversamente. Este modo de expresin parrafal (o paragrfica), est
ntimamente determinado por el carcter estrecho y oscilante de la atencin, que tiende a fijarse en un solo objeto o
contenido de una vez, para conocerlo y escrutarlo convenientemente y, hecho esto, pasar a otro objeto y as
sucesivamente. Para hacerse comprender es necesario, entonces, descomponer tanto como se pueda, no decir ms que
una cosa a la vez. Ms an: es necesario repetir (Guitton, Le Travail Intellectuel, p. 85).
11.72 Si es condicin indispensable, para elaborar fichas, la perfecta comprensin del material ledo, no es de menor
importancia para la redaccin de aquellas el haber reconocido, en el texto que sirve de base al fichado, el esquema a que
el autor se sujeta en la expresin escrita de su pensamiento. Este esquema es algo inherente al estilo de cada escritor.
Doris Wilcox Gilbert recomienda, para la identificacin de la idea principal o del argumento central desarrollado por el
autor en un pargrafo, esforzarse por descubrir desde el comienzo el esquema a que l se sujeta.
El esquema o estructura del prrafo puede adoptar algunas de las siguientes modalidades:

Idea principal

11.721 El
prrafo
es
la

Figura 11

explicitacin o desarrollo de una idea o pensamiento central que se enuncia al comienzo del texto. Este esquema podra
diagramarse
mediante un tringulo apoyado en su vrtice (Fig. 11)
Figura 12
La
idea
texto es la

principal se formula en la primera oracion en tanto que el resto del

aclaracin de lo dicho al comienzo.

11.722 En
este caso, graficable mediante un tringulo sentado en su base (Fig.
12), el autor
del prrafo progresivamente va presentando los distintos aspectos
Idea principal
del objeto,
los diversos casos de un mismo tipo de clase, concluyendo en la
ltima
oracin con el enunciado
Figura 13
de la idea central, cuyos detalles y partes fueron ofrecidos antes.
Idea principal
11.723 El esquema siguiente desarrolla inicialmente los aspectos secundarios y
ejemplos de una cosa o sujeto; para evitar la monotona, se introduce al centro de la idea fundamental, descendindose

Idea principal
luego de nuevo al detalle descriptivo de los elementos de aquella. El
diagrama respectivo tomara la forma de dos tringulos unidos por sus bases.
(Fig. 13)
11.724 Conforme a este esquema, el autor comienza enunciando la idea
principal, la explicita con determinados casos y ejemplo. Vara su modo de
exposicin. Para incurrir nuevamente en la presentacin de detalles, para
volver al final a presentar la idea enunciada al comienzo, algo distintos. Es de notarse el afn reiterativo en la
enunciacin diversa de la misma idea capital. Se grafica el esquema mediante dos tringulos unidos por sus vrtices
(Fig. 14).
Figura 14

Idea principal
11.725 Una forma menos comn y precisa es la presentacin poco
enftica, al comienzo, de una idea principal, exponiendo luego las
diversas partes que contribuyen a fijar y determinar lo que el autor quiere
decir. La forma de graficacin correspondiente sera mediante el
rectngulo que muestra la Figura 15.

Idea principal

Idea principal
Gracias a la lectura cuidadosa y reflexiva, el estudiante puede
Figura 15
familiarizarse rpidamente con el esquema estructural que cada autor
utiliza preferentemente en su escrito. Caso de no respetar la distribucin parrafal estricta, ser necesario proceder a
analizar el texto, a veces de varias pginas seguidas, en segmentos que contengan, cada uno, una sola idea.
11.8 RECOMENDACIONES ESPECIALES.
Indicaremos las ms importantes:
11.81 Hay que escribir el ttulo de la ficha de manera que quede espacio para colocar el nmero de la clasificacin
decimal en el ngulo superior derecho, si el ttulo es extenso, se pasar al siguiente regln para continuarlo.
11.82 Cuando el dato consignado en la ficha se extiende en el libro consultado, a travs de dos pgina, al hacer las
referencias bibliogrficas se indican ambas pginas, colocando los dos nmeros que les corresponden, separados por un
guin. Ej. : pp.64 65.
11.83 Si el dato ha sido tomado de diversas pginas del libro, en forma salteada, en lugar de indicar los nmeros de las
pginas, en la ficha se escribe la palabra passim.
11.84 Cuando en las fichas de resmenes o parfrasis se intercalan frases u oraciones transcritas textualmente, ellas irn
entre comillas. Como es obvio, es innecesario el uso comillas para la parte resumida o parafraseada.
11.85 En la prctica se pueden usar combinaciones de las tres formas de anotar los datos en las fichas, segn las
necesidades y preferencias del trabajador intelectual o conforme a las propias exigencias del texto que se est fichando.
11.9 OBSERVACIONES ADICIONALES.
11.91 Si la ficha documental recoge nuestros propios juicios, no contendr referencias bibliogrficas, a menos que esos
juicios hayan sido extrados de un trabajo nuestro, caso en el cual se proceder como se hizo tratndose de datos
recogidos en cualquier otra obra.

11.92 En el caso de que el dato consignado en la ficha haya sido tomado de una carta, en el lugar de las referencias
bibliogrficas se escribirn:
a) El nombre del autor de la carta;
b) Las palabras comunicacin epistolar; y
c) La fecha de la carta.
Adems, no debe olvidarse de consignar la fecha de confeccin de la ficha. Ejemplo:
Edgar Guzmn Jorquera. Comunicacin epistolar 18 de Marzo, 1964.
66. IX.01
11.93 Si el dato lo hemos recibido de alguien mediante comunicacin verbal, procede, en forma similar al caso anterior,
escribir en esta forma las referencias respectivas:
a) El nombre de quien nos ha hecho la comunicacin oral, seguido de las palabras comunicacin
oral, no se consigna la fecha de la comunicacin, porque se supone que la ficha se redacta
inmediatamente despus de recibido el dato. Ejemplo:
Carlos D. Valcrcel. Comunicacin oral.
67. VII. 19
BIBLIOGRAFIA

CORDASCO, Francesco
y GATTNER, Elliott.

Research and Report Writing.

pp. 30 ss.

CHAVIGNY, Pierre,

Organizacin del Trabajo Intelectual.

pp. 59 ss.

Del BUSTO, D.,

Jos

La Tesis Universitaria.

ALIEMANN, Horst.

Anleitungen zum wissenschaftlichen

Arbeinten.
Edit. Rombach, 1966, Cap. 4

LASSO de la
Vega, J.

Cmo se hace una Tesis Doctoral.

pp. 355 ss.

Mc CRIMMON,
James,

Writing with a purpose, H.

Mifflin Co., 1963, Cap. 11.

WILCOX, Gilbert,

Study in Depth.
Prentice Hall, New Jersey, 1966,
Cap. I II.

12.

ORGANIZACION Y CLASIFICION DE LA DOCUMENTACION

12.0 GENERALIDADES.
Condicin indispensable para una utilizacin conveniente y fructfera de la documentacin es que sta se halle
debidamente ordenada y clasificada, de modo tal que no constituya un mero almacenamiento de datos y elementos
informativos, sino que forma un todo coherente y articulado entre sus diversas partes, que permita obtener la
informacin requerida en el momento preciso y, luego de utilizada aquella, pueda volver a ocupar el lugar que
anteriormente tenia dentro del orden establecido.
12.1 Las colecciones de productos intelectuales del quehacer humano, reunidas en bibliotecas, archivos, museos, centros
de documentacin, instituciones pblicas y privadas como ministerios, oficinas, fabricas, escuelas, hospitales, etc.,
modernamente son el objeto de preocupacin de los especialistas para ser clasificadas en la forma ms racional y
adecuada al fin al que sirven, de modo que el interesado en consultarlas pueda encontrar, con toda celeridad y con
ahorro de tiempo y de esfuerzo, los datos o informaciones que necesita. Actualmente se procura reunir los documentos
de modo tal que formen un cuadro o conjunto lgico, cuyas partes sean reconocibles fcilmente mediante signaturas o
smbolos bien definidos, aligerando a los usuarios de los documentos la labor de buscarlos y ubicarlos.
12.2 De otro lado, el trabajador intelectual que, por cuenta propia o como parte de un team de investigaciones o de un
equipo de trabajo cientfico, elabora su documentacin, acumula datos e informaciones, consultando diversas fuentes o a
travs de experiencias propias muy variadas, necesita tambin disponer de algn sistema de clasificacin y
ordenamiento de este material documental, que le permita aprovechar el mximo fruto de sus esfuerzos, elevando su
eficiencia. Para este propsito puede recurrir a los sistemas de clasificacin en uso en los centros de documentacin,
adaptndolos en uso en los centros de documentacin, adaptndolos a sus necesidades; o puede idear otros que mejor
convengan al tipo de material de que dispone y a las necesidades que tiene que satisfacer.
12.3 Muchos son los intentos hechos, desde la antigedad hasta nuestros das, para organizar y clasificar todas las
expresiones del saber humano, ideando diversos sistemas clasificatorios. A medida que los elementos en que se
objetivada la actividad intelectual de los hombres se iban multiplicando, complejizndose y acrecentndose
indefinidamente las informaciones, datos y referencias sobre los campos ms varios del conocimiento y de la actividad
prctica, se haca ms urgente disponer de medios de organizacin y clasificacin capaces de ordenar ingentes masas de
documentos, haciendo accesible su contenido a un nmero de cada vez mayor de estudiosos, investigadores y usuarios
movidos por distintos intereses. Unas veces, han servido de criterio o principio de clasificacin los nombres de las
cosas, su origen o procedencia; sus caractersticas externas comunes o sus relaciones en el tiempo o en el espacio; otras
veces se han aplicado simultnea y coordinadamente varios criterios, permitiendo ello ubicar el objeto deseado
(documento, informacin o datos) desde varios puntos de vista, auxilindose de medios convencionales apropiados para
identificar objetos y series de stos dentro de una coleccin o conjunto ms o menos vasto.
12.4 Uno de los intentos ms recientes y ms afortunados de clasificacin y ordenamiento de elementos documentales
es el sistema de Clasificacin Decimal, ideado por Melvil Dewey originalmente para la clasificacin y ordenamiento de
las obras en las bibliotecas y que, por la flexibilidad de su uso y sus numerosas ventajas, puede aplicarse a la
clasificacin de muchas clases de objetos: catalogacin de libros, revistas y dems objetos impresos; divisin de las
partes de una obra cientfica, series documentales especiales: patentes de invencin, dibujos, catlogos, films,
microfilms; colecciones de cuerpos legales; especmenes mineralgicos, historias mdicas, restos arqueolgicos, etc..
Gracias a este sistema se logra, con suma facilidad, llevar a buen efecto la denominada recuperacin del conocimiento
o informaciones almacenados en los documentos, para los propsitos que, en cada caso, interesan a los usuarios. Por
estas razones nos ocuparemos del sistema de clasificacin antes mencionado.
12.5 EL SISTEMA DE CLASIFICACION DECIMAL UNNIVERSAL Y SUS PRINCIPIOS.

12.50 El sistema de clasificacin decimal fue ideado por Melvil Dewey en 1873 y aplicado por primera vez en la
biblioteca del Amherst College, utilizndosele en la actualidad en la mayora de bibliotecas pblicas y centros de
documentacin norteamericanos, ingleses y de muchos otros pases. En base a este sistema se desarroll posteriormente
la Clasificacin Decimal Universal para los fines de clase de Dewey son iguales a los de la Clasificacin Decimal
Universal hasta la tercera o cuarta subdivisin, pero sta se extiende mucho ms lejos que la clasificacin de Dewey.
La Clasificacin Decimal Universal (que abreviadamente ser conocida como C.D.U.). se basa en tres principios
fundamentales:
12.51 Presente ser una clasificacin en el sentido estricto de la palabra y por eso tiende a agrupar las ideas por sus
aspectos concordantes. En vez de hacerlo alfabticamente, rene los conceptos y clases de conceptos afines.
12.52 es una clasificacin universal, pues abarca todas las ramas del saber humano y agrupa todas las materias, en todos
sus aspectos. Este hecho permite a cualquier especialista relacionar su materia con todas las otras, no habiendo campos
cerrados de naturaleza especializada. La universalidad permite tambin clasificar las ideas individuales en sus
diferentes aspectos, conforme a normas precisas.
12.53 Es una clasificacin decimal: la totalidad del saber humano es dividida en diez grupos cada uno de los cuales se
subdivide a su vez en diez aadiendo decimales. El empleo de nmeros arbigos como smbolos de la intercalar nuevas
subdivisiones en cualquier punto.
12.6 DESCRIPCION Y MANEJO DE LA C.D.U.
Para la descripcin e indicaciones sobre el manejo de la C.D.U., vamos a basarnos en la DECIMAL CLASSIFICATION
AND RELATIVE INDEX, de Melvil Dewey (14a. Edicin, 1942); en la Traduccin y Estudio de la Clasificacin
Decimal. 2. Ed., por J. Lasso de la vega, 1950; y en la versin espaola de la 15. Edicin de la misma obra de Dewey
(1955).
12.60 Segn indicamos, de acuerdo con este sistema, el conjunto del saber humano se distribuye en diez grupos,
llamados clases, que son numeradas del 0 (cero) al 9 (nueve):
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Obras generales
Filosofa
Religin
Ciencias sociales
Lingstica
Ciencias puras
Ciencias aplicadas
Artes y recreacin
Literatura
Historia

En la Clasificacin Decimal Universal C.D.U.- (adaptada y perfeccionada por el Instituto Internacional de Bibliografa,
creado en Bruselas en 1895 y que se transform posteriormente en Federacin Internacional de Bibliografa, creado en
Bruselas en 1895 y que se transform posteriormente en Federacin Internacional de Documentacin, con sede en la
Haya desde 1937), las clases ofrecen en su dominacin ligeros cambios, en relacin a la tabla anterior. As tenemos:
1
2
3
4

Generalidades
Filosofa. Psicologa
Religin. Teologa
Ciencias Sociales. Derecho. Educacin

5
6
7
8
9
10

Filologa. Lingstica
Ciencias Puras
Ciencias Aplicadas
Artes. Juegos. Deportes
Literatura
Historia. Geografa. Biografa.

12.7 TABLA SISTEMATICA E INDICE ALFABETICO.

La obra de Dewey contiene dos partes, en la primera se da la clasificacin decimal, o sea los nmeros ya mencionados y
las materias que designan. En la segunda se ofrece un ndice relativo o tabla alfabtica: las materias que integran la
totalidad del saber humano se presentan ordenadas alfabticamente familiarizado con la primera parte y no se sabe cmo
clasificar un ficha, debe buscarse en el ndice relativo la materia del libro o del dato que contiene la ficha, segn sea el
caso. Una vez obtenido el numero buscado, debe buscrsele nuevamente en la primera parte de la obra de Dewey, para
ver si se encuentran en su proximidad otros nmeros que se adecen mejor a las fichas que queremos clasificar. Esto se
hace en vista de que el ndice relativo no es una gua que nos d siempre lo que necesitamos, sino que es slo una gua
auxiliar..
12.8 CLASIFICACION DE LAS FICHAS SEGN EL SISTEMA DECIMAL
12.81 Recordando lo que dijramos anteriormente, la C.D.U., debido a su flexibilidad y versatilidad, puede aplicarse
ventajosamente a organizar y clasificar la documentacin que elaboran o recogen el estudioso y el investigador. Lasso
de la Vega afirma por eso, con razn, que... El trabajador intelectual encuentra en la clasificacin decimal el medio de
establecer al da, para su uso personal, su propia enciclopedia de las piezas de cualquier procedencia que desee
conservar. La clasificacin es particularmente preciosa para la ordenacin de las notas abreviadas que se acumulan en el
curso del tiempo y que deben servir a la informacin, ya sea para la preparacin de trabajos manuscritos destinados a la
publicacin, cursos o conferencias o bien a los discursos e intervenciones en las asambleas y reuniones pblicas (La
Clasificacin Decimal, Introduccin, p. 54).
12.82 Especficamente, tratndose de fichas documentales, se colocarn los guarismos que les correspondan,
buscndolos en las tablas respectivas de Dewey o de cualquier otro autor que se ocupe de la materia, debiendo
inscribirse en el lugar sealado en las fichas, donde hasta ahora slo usamos puntos suspensivos. Las fichas
Bibliogrficas llevarn los guarismos que les corresponden a la rama del saber de qu trata la obra fichada. As, por
ejemplo, si la obra tratara del tema Relaciones obrero-patronales en los centros de trabajo, llevar como nmero de
clasificacin decimal: 331 15, que corresponde a Relaciones entre patronos y obreros dentro de la fbrica. Si la obra
fichada se ocupara del tema esencial de la Filosofa, su nmero de clasificacin sera: 101.1, que corresponde a Esencia
de la Filosofa. La Filosofa como ciencia, etc.. Las fichas documentales llevarn los guarismos o conjuntos de
guarismos que corresponden a la rama del saber a qu pertenecen los datos recogidos en ellas. Para cada una de las
fichas de un fichero personal se recomienda usar, en general.