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Proceso de Auditora
Actividad: De la auditora interna al proceso organizacional
Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, tome un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un memorando, a
la asistencia de la Reunin de apertura. Disee un formato para la
corroboracin del personal asistente, en ste mismo formato se debe plantear,
adems de otros aspectos (objetivo de la auditora, criterios de auditora, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunin de apertura y cierre de la auditora.
Reunin de Apertura
Memorando reunin de apertura auditoria
Para: Responsable del proceso / Copia Alta Gerencia
De: Responsable de ejercer la auditoria
Fecha: Fecha del memorando
Objetivo: Establecer mediante la auditora interna de la Compaa el estado
actual y la eficacia del sistema de gestin de calidad en el proceso de Gestin
Humana, y establecer las mejoras a las que haya lugar.
Alcance: Se revisaran si las actividades ejercidas en el proceso de Gestin
Humana van en concordancia con la norma y los procedimientos actualmente
documentados junto con los formatos empleados y polticas de la Compaa que
apliquen.
Criterios de Auditora:
-
Manual de Calidad
Manual de Procedimientos
Manual de Funciones
Procedimientos Gestin Humana
Formatos e Instructivos Gestin Humana
Oficializacin de Auditoria
Reunin de Apertura:
Fecha de la reunin de apertura
Hora de inicio de la reunin de apertura
De manera atenta nos permitimos dirigirnos a usted como responsable del
proceso de Gestin Humana a fin de informarle que de acuerdo con el
cronograma de auditoras establecido por el rea de Control Interno y aprobado
por la Alta Gerencia de la Compaa se debe llevar a cabo la auditoria a dicho
proceso en el siguiente mes a trascurrir, a fin de verificar el objetivo planteado en
el presente memorando, las visitas sern ejecutadas por los miembros del rea de
Auditora, as mismo y por tal motivo requerimos de su disposicin y la de su
equipo de trabajo en cuanto a tiempo y solicitudes realizadas, por tal motivo es
necesario que para la reunin de apertura se cuente con la asistencia del personal
a cargo.
En dicha reunin se presentara el plan de auditora a ejecutar junto con la
documentacin y visitas inicialmente requeridas; sin embargo puede que segn el
criterio del equipo de trabajo auditor se generen nuevas visitas o se solicite
informacin adicional.
Es de acotar que la informacin de la Auditoria y sus resultados sern manejados
bajo los estndares de confidencialidad requeridos, por esto se requiere
compromiso de todos los funcionarios que intervienen en el proceso.
Para finalizar le queremos recordar que la finalidad de la Auditora no es otra
diferente a buscar una mejora continua que aporte en el crecimiento de la
Compaa de la cual todos haces parte.
Cordialmente,
Control Interno de la Compaa.
Indicadores
-
Procedimientos a Auditar
-
Contratacin de Funcionarios
Bienestar y Salud Ocupacional
Formacin de Personal
Liquidacin y Finalizacin de Contratos
Afiliacin de Personal
Responsable de Auditar:
Nombres de los funcionarios designados por el rea de Control Interno para
realizar la Auditora
Asistencia
No.
1
2
3
4
5
6
7
Nombre
___________
___________
___________
___________
___________
___________
___________
Cargo
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________
rea
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________
Firma
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________
Documento revisado
Procedimiento de bienestar y
salud ocupacional (evidencias:
Plan de bienestar, soportes de
reuniones de brigadistas)
Procedimiento Formacin de
Personal (evidencias: formatos
de
asistencia
de
capacitaciones,
plan
de
formacin)
Procedimiento
Contratacin
de Poltica
contratacin
de
Conocimiento y
Evaluacin
comprensin de
Conocimientos
la
poltica
y
Poltica de Calidad
objetivos
de
y Objetivos
calidad
Estandarizacin
los
de
los
Procedimiento de
documentos
y
bienestar y salud
referenciados en
ocupacional
los
procedimientos.
Procedimiento
Formacin
Personal
Estandarizacin
los
de
los
documentos
y
de
referenciados en
los
procedimientos.
Liquidacin
Finalizacin
Contratos
Revisin
de
formatos de retiro
y
y hojas de vida al
de
azar y su debida
estandarizacin
de calidad.
Procedimiento
afiliacin
personal
Revisin
de planillas
de afiliacin
ltimos
meses.
de
de
de los
tres
La afiliacin de los
funcionarios
se
hace a tiempo y en X
los
trminos
requeridos.
h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Conclusiones:
El inicio de la auditora debe ser un proceso debidamente estructurado y
sistemtico, el grupo auditor debe tener muy claro el conocimiento de que se va a
revisar en que cada proceso; de la misma manera se debe contar con las
herramientas y mtodos esenciales para que sean empleados en la misma y sean
efectivos.
Se debe estar muy atento a todos los posibles hallazgos que se puedan
evidenciar, se debe buscar que el dueo del proceso se encuentre los ms
disponible posible a entregar toda la informacin y que la auditora sea llevada por
el auditor y no por donde pretenda llevar el dueo del proceso para su propio
beneficio.
La revisin de los documentos debe ser minuciosa a fin de no dejar pasar ningn
detalle relevante que ante con los estndares de calidad previamente
establecidos.
Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de la
plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad De la
auditora interna al proceso organizacional.
No olvide realizar el aporte al foro temtico, la actividad interactiva y la evaluacin
de la unidad en los enlaces disponibles en el botn Actividades / Actividades
unidad 3.
Nota: recuerde revisar la gua de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.
Criterios de evaluacin
Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentacin de