CENTRO DE IDIOMAS S

Manual de Usuario
Junio 2011
Manual de Usuario

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Contenido
1.
2.
3.

INTRODUCCIN: ............................................................................................................ 4
CONCEPTOS PRELIMINARES: ......................................................................................... 4
OPERACIONES DA A DA: .............................................................................................. 5
3.1.

CREAR REGISTROS DE ALUMNOS ............................................................................... 5

3.1.1. PROCEDIMIENTO ...................................................................................................... 5

3.2.

ACTUALIZACIN DE REGISTRO DE ALUMNO............................................................. 12

3.2.1. PROCEDIMIENTO .................................................................................................... 12

3.3.

CREACIN DE SECCIN DE CURSO (NRC) .................................................................. 17

3.3.1. PROCEDIMIENTO .................................................................................................... 17

3.4.

GENERACIN DE BOLETA ELECTRNICA DE CALIFICACIONES .................................... 22

3.4.1. PROCEDIMIENTO .................................................................................................... 22

3.5.

INSCRIPCIN EN CURSOS ........................................................................................ 24

3.5.1. PROCEDIMIENTO .................................................................................................... 24

3.6.

ACTUALIZACIN DE MATRCULA DE ALUMNO POR CURSO DESPROGRAMADO ......... 26

3.6.1. PROCEDIMIENTO .................................................................................................... 27

3.7.

ACTUALIZACIN DEL HISTORIAL ACADMICO DEL ALUMNO ..................................... 28

3.7.1. PROCEDIMIENTO .................................................................................................... 28

3.8.

EMISIN DE REPORTES ........................................................................................... 32

3.8.1. PROCEDIMIENTO .................................................................................................... 32

3.9.

CONFIGURACIN DE LOS CONTROLES DE PERODO .................................................. 37

3.9.1. PROCEDIMIENTO .................................................................................................... 37

3.10. CONFIGURACIN DE REQUERIMIENTOS CURRICULARES .......................................... 41
3.10.1. PROCEDIMIENTO .................................................................................................... 41

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HISTORIA
DEL Elaborado por:
DOCUMENTO
CARMEN
SANCHEZ
Fecha:
Versin: 2

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Revisado por:

Validado por:

Aprobado por:

Fecha:

Fecha:

Fecha:

07/07/2011

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1. INTRODUCCIN:
El presente manual es una gua para el usuario del Centro de Idiomas en la realizacin de las
operaciones diarias.
La implementacin de los servicios que provee el Centro de Idiomas fue aprobada por las
Resoluciones Rectorales N 5336-2010-R-UPAO y N 1976-2011-R-UPAO, basados en el flujo
del proceso del sistema Banner-Alumnos (RR. N0274-2011-R-UPAO), el cual est
representado en el siguiente diagrama:

2. CONCEPTOS PRELIMINARES:
Parte de Perodo : Perodo mensual de programacin acadmica. El perodo anual est
dividido en 12 partes de perodo.
NRC: (Nmero de Referencia del Curso): Nmero que el sistema asigna a un grupo o
seccin de una determinada asignatura
Equivalente: Curso que se considera igual a otro con finalidad de satisfacer requerimiento
acadmico
Examen de Ubicacin: Evaluacin de competencias en el idioma para certificar la
aprobacin de un curso del programa o nivel
Auditora de Grado: Proceso que permite evaluar el cumplimiento del alumno de los
requerimientos del programa de estudios

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3. OPERACIONES DA A DA:
Esta seccin explica en detalle los principales procedimientos para definir los controles del
sistema, crear registros de alumnos, crear horarios de clase, ingresar calificaciones, etc.

3.1.

CREAR REGISTROS DE ALUMNOS

Este procedimiento permite crear registros de los alumnos que solicitan iniciar estudios en
cualquiera de los programas que ofrece el Centro de Idiomas.

3.1.1. PROCEDIMIENTO
Seguir estos pasos para crear un registro de nuevo alumno:
Descripcin del Procedimiento
a) Ingresar en la Forma General de Alumno para buscar el ID de la persona que va a iniciar
sus estudios en Centro de Idiomas, haciendo click en el cono respectivo

b) Se abrir una ventana con la lista de Opciones, de las cuales debe seleccionar Buscar
Persona
Nota: Si no se encuentra el ID de la persona, se debe derivar a la Plataforma de Atencin
al Cliente para la creacin del mismo.

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c) Se acceder a la Forma de Bsqueda de persona SOAIDEN, en la cual ingresar los datos

de la persona usando el comodn % y luego la tecla de funcin F8 para hacer la
bsqueda. Por ejemplo Elizabeth Maradiegue

d) Al encontrar la persona, hacer click en el cono Seleccionar de la Barra de Herramientas

e) Al retornar a la Forma de General de Alumno SGASTDN, ejecutar la funcin bloque

siguiente para verificar si existe registro de alumno.
Nota importante:
En este ejemplo, no existe registro lo cual se puede verificar en el mensaje del
Autohint, entonces deber crear registro de alumno de Centro de Idiomas en el
perodo 201190.
Si existiera el registro de alumno para algn programa de pregrado o postgrado,y su
registro es anterior al 200910, se deber crear registro de alumno de Centro de
Idiomas en el perodo 200890.
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f)

Salir de la forma SGASTDN e ingresar en la Forma de Entrada Rpida SAAQUIK para

ingresar el perodo 201190 en el campo Prdo y el Nivel UB en el bloque clave de la
forma

g) Ejecutar la funcin Bloque Siguiente. Aparecer la ventana de para acceder a los

valores predefinidos de las Reglas de Entrada Rpida. Hacer click en el botn OK

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h) Hacer click en el cono de bsqueda del campo Programa

i)

Seleccionar Reglas Curricul Base por Programa de la Lista de Opciones

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j)

Seleccionar el Programa del alumno y hacer click en el botn Aceptar

k) Cambiar valor de Prioridad a 2. Ejecutar la funcin Bloque siguiente para ingresar los
valores de Campo de Estudio

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l)

Cambiar valor Prioridad a 2, seleccionar MAJOR en el campo Tipo y hacer click en el

cono de bsqueda del campo Campo de Estudio

m) Seleccionar Carr/Departamentos Anexos de la Lista de Opciones

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n) Seleccionar la Carrera o campo de estudio del alumno y hacer click en el botn

Aceptar

o) Hacer click en el cono Grabar o pulsar la tecla de funcin F10 para grabar el registro.
p) Verificar el registro del alumno en la Forma General de Alumno SGASTDN

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3.2.

ACTUALIZACIN DE REGISTRO DE ALUMNO

Este procedimiento permite actualizar el registro de un alumno que solicita cambiar de

programa y/o modalidad de estudios

3.2.1. PROCEDIMIENTO
Seguir estos pasos para cambiar programa de alumno:
Descripcin del Procedimiento
a) Ingresar en la Forma General de Alumno SGASTDN para verificar el registro del
alumno que solicita cambio de modalidad de un programa de idiomas.
Ejemplo: El alumno ID 000007198, del programa de Ingls Bsico Regular solicita
cambiar a Ingls Bsico Intensivo

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Nota: El cambio se realiza en esta forma siempre que el solicitante no haya

registrado matrcula previamente. Caso contrario el registro de alumno
deber actualizarse desde la forma SFAREGS.
b) Ingresar a la forma de Inscripcin Curso Alumno SFAREGS con el perodo de
inscripcin y el ID del alumno. Ejecutar la funcin bloque siguiente.

c) Ir al bloque Currcula y hacer click en el botn Cambiar Curriculum

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d) Se insertar un nuevo registro en blanco, en el cual debe ingresar Prioridad 2 y

luego hacer click en el cono de bsqueda del campo Programa para seleccionar la
opcin Cambiar Curriculum de la lista de opciones

e) Hacer click en el botn OK

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f)

Seleccionar el programa y haga click en el botn Aceptar. Luego ejecutar la funcin

bloque siguiente para ingresar el Campo de estudio.

g) En el bloque Campo de Estudio, ingresar Prioridad 2, Tipo MAJOR y luego hacer click
en el cono de bsqueda de Campo de Estudio, para seleccionar
Carr/Departamentos Anexos de la Lista de Opciones.

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h) Seleccionar el campo de estudio Ingls Bsico Intensivo y hacer click en el botn

Aceptar

i)

Grabar con el cono respectivo o la tecla de funcin F10. Salir de la forma.

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j)

3.3.

Ingresar en la forma de General de Alumno para verificar el cambio realizado. El

registro actual es de Ingls Bsico Intensivo

CREACIN DE SECCIN DE CURSO (NRC)

Este proceso permite configurar los controles del perodo para programacin de los horarios y
las secciones (NRC) de los diferentes cursos que se ofertarn mensualmente.

3.3.1. PROCEDIMIENTO
Seguir estos pasos para ingresar la programacin acadmica mensual:

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Descripcin del Procedimiento
a) Ingresar a la Forma de Horario SSASECT. Ingresar el perodo en el campo Prdo,
escribir ADD en el campo NRC y ejecutar la funcin bloque siguiente.

b) Ingresar los valores requeridos para la seccin (Ejemplo INGL-104, Junio):

-Materia : INGL
-Nmero de Curso : 104
-Seccin : 01
-Campus : M
-Status : A
-Tipo de Horario : P
-Mtodo Educativo : TR
-Modo Calif : C
-Parte de Perodo : M06
-Horas Crdito : 1
-Horas Facturadas : 1
-Otro : 6

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c) Grabar usando la tecla de funcin F10 o el cono respectivo.

Nota: El sistema genera el nmero de la seccin (NRC 1047)

d) Ir al men desplegable Options y seleccionar Informacin Inscripcin de Seccin
para ingresar el nmero mximo de inscritos que tendr la seccin. Grabar.

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e) Ir al men desplegable Options y seleccionar Horas de Reunin Programadas para

ingresar el horario de clase (marcar los das de la semana) , el edificio y saln.
Grabar.

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f)

Ir al men desplegable Options y seleccionar Instructores Asign para ingresar el ID

del docente responsable de la seccin. Grabar.

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3.4.

GENERACIN DE BOLETA ELECTRNICA DE CALIFICACIONES

Este procedimiento permite generar los componentes y subcomponentes de calificacin para

los cursos (NRC)que se programan mensualmente mensual. Puede realizarse el procedimiento
para un solo curso.

3.4.1. PROCEDIMIENTO
Seguir estos pasos para generar la Boleta Electrnica de Calificaciones:
Descripcin del Procedimiento
a) Ingresar a la Forma de Generacin de componentes calificables SZAGCOM

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b) Ingresar los valores que se usarn como predefinidos para la generacin de Boleta
Electrnica y luego ejecutar funcin Bloque siguiente :
Periodo Base = 201190
NRC Base = 1000 (NRC plantilla)
Fecha Venc. Componente = Fecha mxima para ingresar calificacin para Parte de
Perodo

c) Ingresar los valores del Perodo o Parte de Perodo que se requiere para la
generacin y luego ejecutar la funcin Bloque siguiente.

Nota: Si se requiere generar boleta electrnica solamente para un

determinado curso, entonces, debe ingresarse los valores para Materia y
Nmero de Curso.
d) Aparecern todos los NRC programados en el Perodo o Parte de Perodo ingresado
en el tem anterior, pudindose opcionalmente - desmarcar algn NRC que se
quisiera excluir del procesamiento. Luego ejecutar la funcin Bloque siguiente.

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e) Hacer click en el botn Grabar

3.5.

INSCRIPCIN EN CURSOS

Este proceso permite inscribir los alumnos en los cursos que se programan mensualmente .

3.5.1. PROCEDIMIENTO
Seguir estos pasos para ingresar la programacin acadmica mensual:
Descripcin del Procedimiento
a) Ingresar a la Forma de Inscripcin SFAREGS.
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b) Usar el cono para salir de la Forma de Inicializacin de Distribucin de Sistema de

Alumno SOADEST, la cual es accesada de manera automtica la primera vez que se
ingresa a la forma SFAREGS en una sesin.

c) Ingresar el Perodo y el ID del alumno. Luego ejecutar la funcin Bloque siguiente

dos veces para posicionarse en el Bloque de Informacin de Curso

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d) Ingresar el NRC del curso que el alumno solicita inscribir

e) Grabar dos veces.

3.6.

ACTUALIZACIN DE MATRCULA DE ALUMNO POR CURSO

DESPROGRAMADO

Este procedimiento permite cambiar el estado de inscripcin del alumno cuando el curso es
desprogramado por no cumplir con el mnimo de inscritos requerido.

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3.6.1. PROCEDIMIENTO
Seguir estos pasos para cambiar el estado de inscripcin en curso desprogramado.
Descripcin del Procedimiento
a) Ingresar en la Forma de Inscripcin Curso Alumno SFAREGS, el perodo y el ID del
alumno.

b) Ejecutar la funcin bloque siguiente dos veces. El cursor se posicionar en el bloque

de Informacin de Curso.

c) Cambiar el Status de inscripcin del curso desprogramado de RE a DE. Grabar dos

veces.

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d) Visualizar la ficha de matrcula del alumno.

3.7.

ACTUALIZACIN DEL HISTORIAL ACADMICO DEL ALUMNO

Este procedimiento permite ingresar las calificaciones obtenidas por el alumno que ha sido
evaluado por Examen de Ubicacin.

3.7.1. PROCEDIMIENTO
Seguir estos pasos para actualizar el historial acadmico del alumno por Examen de Ubicacin
Descripcin del Procedimiento
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a) Ingresar en la Forma de Mantenimiento de Curso de Perodo SHAINST, el ID del
alumno y el perodo

b) Ejecutar la funcin bloque siguiente y hacer click en el botn Aceptar.

c) Pulsar la tecla TAB dos veces y luego grabar.

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Nota: En el campo Status de Registro aparecer N NEW RECORD.

d) Ingresar en la Forma de Mantenimiento de Curso SHATCKN, el ID del alumno, el
Perodo y Marca de Validacin Catlogo.

e) Ejecutar la funcin bloque siguiente para ingresar la informacin del bloque Detalle
de Curso: Materia, Curso, Seccin, Campus, Tipo de Horario y Parte de Perodo.

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f)

Ejecutar la funcin bloque siguiente para ingresar la informacin en el bloque

Calificacin: Calificacin, Modo Calif (C), Horas (1), Razn Cambio (EU), Fecha
Extensin (Fecha de examen), Comentario Calif (EXUBIC)

g) Ejecutar la funcin bloque siguiente para ingresar la informacin del bloque Nivel:
Cdigo Nivel (UB), Indicador Nivel Principal (marcar).

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h) Grabar. En el autohint aparecer el mensaje Datos guardados y PGA de perodo

actualizado.

3.8.

EMISIN DE REPORTES

Este procedimiento permite emitir los diferentes reportes de informacin de inscripcin,

pagos, calificaciones y horarios del alumno, informacin de horarios mensuales, etc.

3.8.1. PROCEDIMIENTO
Seguir estos pasos para emitir los reportes de informacin de Centro de Idiomas
Descripcin del Procedimiento
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a) Ingresar en la Forma de Consulta de Informacin de Centro de Idiomas SZCCIDU.
Bloque Informacin de Alumno : Opciones para Reporte de Nota, Ficha de
Matrcula, Horario de Alumno y Estado de Cuenta.

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b) Ingresar en la Forma de Consulta de Informacin de Centro de Idiomas SZCCIDU.

Bloque Informacin de Pago: Opciones para Reporte de Cargos sembrados.

c) Ingresar en la Forma de Consulta de Informacin de Centro de Idiomas SZCCIDU.

Bloque Informacin de Matrcula: Opciones para Lista de Alumnos por NRC.

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d) Ingresar en la Forma de Consulta de Informacin de Centro de Idiomas SZCCIDU.

Bloque Programacin Acadmica: Opciones para Resumen de Programacin y
Horario Resumen.

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e) Ingresar en la Forma de Consulta de Informacin de Centro de Idiomas SZCCIDU.

Bloque Evaluacin: Opcin Acta de Notas.

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3.9.

CONFIGURACIN DE LOS CONTROLES DE PERODO

Este procedimiento permite configurar los controles del perodo para programacin
acadmica, inscripcin y pagos de alumnos de Centro de Idiomas.

3.9.1. PROCEDIMIENTO
Seguir estos pasos para configurar el perodo de Centro de Idiomas.
Descripcin del Procedimiento
a) Ingresar en la Forma de Control de Perodo SOATERM, el perodo, el Nmero
Secuencia Inicial NRC (1000)

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b) Ejecutar la funcin bloque siguiente para configurar el calendario en el bloque Parte

de Perodo Base y en el bloque Fechas Inscripcin Web.

c) Marcar Proc Ctrl Boleta de Calificaciones para ingresar valores para Boleta de
Calificaciones.

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d) Ingresar Fechas y Reglas base para el perodo. Grabar.

e) Ingresar en la Forma de Control de Status de Inscripcin SFAESTS, el cdigo Status

EL y las fechas de Inicio y Fn

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f)

Ingresar en la Forma de Status de Inscripcin de Curso SFARSTS, los cdigos de

Status y las fechas correspondientes para cada Parte de Perodo del ao.

STATUS

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DESCRIPCION

RE

INSCRITO

RW

INSCRITO POR WEB

DD

BORRADO

DW

BAJA

DE

DESPROGRAMADO

AFECTAR
STATUS
ALUMNO

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3.10. CONFIGURACIN DE REQUERIMIENTOS CURRICULARES
Este procedimiento permite predefinir las asignaturas que determinan el cumplimiento del
requerimiento cocurricular de idiomas.
Nota: Este procedimiento es aplicable tambin para predefinir las asignaturas que
determinan el requerimiento cocurricular de computacin.

3.10.1. PROCEDIMIENTO
Seguir estos pasos para configurar los requerimientos cocurriculares.
Descripcin del Procedimiento
a) Ingresar en la Forma de Mantenimiento de Curso y Requerimiento de No Curso
SZACREQ, para definir cuales son las asignaturas que determinan el cumplimiento
del requerimiento cocurricular de idioma ingls en los diferentes niveles.
Nota: Se define la asignatura del ltimo ciclo de cada programa de Ingls

CODIGO
REQUERIMIENTO

RINB

RINI

NOMBRE DEL REQUERIMIENTO

CODIGO DE
ASIGNATURA

INGL
REQUERIMIENTO DE INGLES NIVEL BASICO INGL

112 INGLES BASICO REGULAR 12

118 INGLES BASICO INTENSIVO 6

INGL

121 INGLES BASICO SUPERINTENSIVO 3

INGL

206 INGLES INTERMEDIO REGULAR 6

REQUERIMIENTO DE INGLES NIVEL INTERMEDIO INGL

INGL

RINA

NOMBRE DE ASIGNATURA

REQUERIMIENTO DE INGLES NIVEL AVANZADO INGL

209 INGLES INTERMEDIO INTENSIVO 3

211 INGLES INTERMEDIO SUPER INTENSIVO 2
304 INGLES AVANZADO INTENSIVO 4

El sistema de manera automtica sembrar el requerimiento con estado cumplido

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cuando el alumno haya aprobado la asignatura predefinida en la forma SZACREQ.
Ejemplo:
El alumno Lionel Messi ha aprobado el curso de INGL-112 con el cual complet el
Programa de Ingls Bsico Regular

El sistema automticamente sembrar el requerimiento cumplido en la

Forma de No-Curso Acadmico SHANCRS

Nota importante: La administracin de la Forma SZACREQ corresponde a la

Direccin de Evaluacin Acadmica y Registro Tcnico (DEART)

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