Institut Penyelidikan Perhutanan Malaysia Forest Research Institute Malaysia (FRIM) ERIM, Kepong,.52109 Kuala Lumpur Malaysia UNIT PEASUNATAN Tel : 603 6279 7000 Fax : 603 6279 7878 {astitut Peayetidikon Pertatanan Male http://www.trim.gov.my Kepeog. Senger Det AaUt70# (PRIN Ruj. Kami/Our Ref: TarikhyDate: Raj, Tuan/Your Ref, PRIM 394/656/2/2 KIt.3 25 Jun 2003 PEKELILING PENTADBIRAN BIL 1 TAHUN 2003 PANDUAN MENULIS SURAT RASMI 1.0 PENDAHULUAN oo Tujuan Pekeliling ini adalah untuk memaklumkan dan meingatkan mengenal panduan menulis surat rasmi-selaras dengan kehendak arahan perkhidmatan. 2.0 LATAR BELAKANG 2.1 Semua jabatan, pegawai dan kakitangan kerajaan dikehendaki mematuhi peraturan menulis surat rasmi seperti yang telah ditetapkan oleh arahan perkhidmatan. 2.2. Memandangkan pentingnya surat jabatan di tulis dengan format yang betul dan masih terdapat dikalangan pegawal dan kakitangan FRIM yang menulis surat rasmi tidak mengikut peraturan. & 3.0 PANDUAN MENULIS SURAT 3.1 Surat -menyurat hendaklah jelas Surat-menyurat antara FRIM dengan agensi luar atau orang ramai sangatlah mustahak dibuat dengan jelas maksudnya. 3.2 Surat di atas Kertas Rasmi Jabatan Muka pertama surat rasmi hendaklah menggunakan ‘Letter Head’ FRIM contohnya di Lampiran A. Ini menyenangkan agensi luar atau orang ramai membalasnya disamping mengetahui mengenai Institut ini dan mudah membalasnya. Mana-mana surat rasmi bagi tujuan edaran dalaman perlu menggunakan “letter head" yang standard, contoh Letter Head Bahagian Pentadbiran dan Kewangan adalah seperti di Lampiran B. IMS 1S0 90012000 CERFIFIED3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 Perenggan Nombor Muka Surat dan Lampiran ‘Semua perenggan surat, melainkan perenggan yang pertama, hendaklah diberi nombor-nombor yang berturut. Sekiranya surat itu melebihi satu muka surat maka tiap-tiap muka surat itu hendaklah juga diberi nombor muka surat demikian juga sekiranya surat tersebut mempunyai lampiran hendaklah dinyatakan lampiran 1 atau 2 atas sebagainya. Surat Mesti Dihadkan kepada Satu Perkara Sahaja Setiap surat rasmi itu hendaklah ditulis dengan satu perkara sahaja. Mengalamatkan Surat Kepada Jabatan Surat yang hendak dihantar kepada sesebuah Jabatan hendakiah dialamatkan kepada Ketua Jabatannya mengikut gelaran rasmi jawatannya. Hanya apabila kandungan surat itu perlu ditujukan untuk perhatian segera seseorang pegawai, maka surat itu bolehlah dialamatkan untuk perhatian seperti bentuk di bawah: Contoh: Ketua Setiausaha Kementerian Perusahaan Utama Jalan Sultan Hisyamuddin 50654 KUALA LUMPUR (up. Encik Jafar bin Mat) Mengalamatkan Surat Kepada Orang Ramai Surat yang hendak dihantar dialamatkan kepada orang ramai hendaklah ditulis dengan jelas nama dan alamatnya termasuklah gelaran-gelaran kebesaran (jika ada) seperti Tun, Datuk, Tan Sri atau Dato’, dengan kata hormat yang sesuai seperti Yang Berhormat, Yang Berbahagia dan Yang Mulia. Jumiah Salinan Surat Setiap surat yang dihantar hendaklah dibuat dalam 3 salinan. Salinan pertama untuk difailkan dan salinan kedua untuk Fail Flimsy. Format surat mestilah kemas, Double spacing untuk perenggan, kiri dan kanan alignment mesti sesuai.+ geutay Institut Penyelidikan Perhutanan Malaysia me g) 4 yy Forest Research Institute Malaysia (FRIM) LAMPIRAN'A™ 5 | ~ Kepong,.52109 Kuala Lumpur Malaysia ys ys Tel : 603 6279 ri ear “ays http://www. trim.goy. q@) Ruj. Kami/Our Ref: FRIM 394/(T)/431/D.5609 (2) Tarikhypéte: 19 Jun 2003 (3) Ruj. Tuan/Your Ref: ‘ LO Pendaftar Bahagian Sumber Manusia Jabatan Pendaftar, Aras 5 Bangunan Canselori (4) Universiti Kebangsaan Malaysia 43600 UKM, BANGI. (up: > ©) Tuan, (6) PERMOHONAN JAWATAN SEBAGAI TUKANG K2 R11 } a) Merujuk kepada perkara diatas, bersama-sama Ini dipanjangkan borang permohonan daripada En. Mohd, Zaini b. Adam, penjawat jawatan Tukang K3. } (8) R9_di Institut ini semenjak 1 September 1993. Beliau ingin memohon jawatan sebagai Tukang K2 R11 di jabatan tuan. 2 Pihak institut ini tiada halangan melepaskan beliau sekiranya Permohonan ini telah berjaya. Diharapkan mendapat kerjasama tuan agar } (9) sebarang surat menyurat mengenai tawaran jawatan kepada pemohon hendaklah dibuat melalui Institut ini (u.p: Bahagian Pentadbiran). 3. Bersama-sama ini disertakan Borang Permohonan, Kenyataan Perkhidmatan dan Laporan prestasi 2001 beliau untuk tindakan pihak tuan $ (10) selanjutnya. Sekian, terima kasih. (11) “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" = (12) Saya yang menurut perintah, (13) (MOHD ZAMSHARI BIN HJ. ABDUL RAHMAN) (44) Pengarah Pentadbiran dan Kewangan b.p. Ketua Pengarah FRIM (15) E-mail: im. Te: 03-62797024 PreN SLE SIntoermatern an MS 150 9001-2000 CReTTETED