MANEJO ATOMATIZADO DE LA INFORMACION

Objetivos:

-Conocer los elementos de un sistema de información.

-Ubicar el archivo como un sistema de información.
-Diferenciar los sistemas que integran el archivo,
-Conocer los procesos que puedan manejarse en forma automatizada.

EL ARCHIVO COMO UN SISTEMA

DE INFORMACION

El tema de la teoría general de sistemas es un punto determinante para comprender es

necesario recordar que se entiende como por un sistema definición que integra tres
elementos básicos.

1. Grupo de partes o elementos que bien pueden tratarse de entidades o unidades o

actividades para nuestro caso son cada una de las dependencias que conforman la
organización, además de los procesos inherentes al ciclo de vida de los documentos,
desde su producción hasta su destino final.

2. Las relaciones que cada uno de estos tiene y la influencia con los elementos de las otras
áreas.

3. Un fin especifico o metas comunes que se pretenden alcanzar con este conjunto de
actividades y sus interrelaciones ¿Por qué un sistema de información? Porque es el
elemento más importante del sistema de información y unidad de información es
autosuficiente; debe apoyarse en otras unidades del sistema.

ENTRADA: Documentos producidos al interior

Documentos Recibidos del exterior

PROCESO: Seguimiento y control de documentos en tramite

Dentro de la gestión administrativa.

SALIDA: Respuesta al usuario interno y externo

Archivo de documentos activos
Si se analizan estos componentes de por si reúnen las características de un sistema
ENTRADA, -PROCESO - SALIDA .Cuando se habla de ciclo de vida dentro del proceso, va
inmersa otra serie de actividades las cuales a su vez se constituyen en los subsistemas,
como son:

 Traslados al archivo intermedio;

 Recibo y despacho de correspondencia;
 Almacenamiento y conservación de información.
 Evaluación y selección de la información;
 Descarte y eliminación de los documentos
 Microfilmación y
 Consulta y préstamo de documentos.

Igualmente estos subsistemas tienen tres componentes .Lo que en definitiva constituye el
archivo como un sistema de información es la conjugación e interrelación de los procesos
descritos, con todas y cada y una de las dependencias de la organización y la influencia
ejerce dentro del proceso de gestión. A esto se le denomina cohesión funcional. Lo que
busca la cohesión es unir todas las áreas.

Con base en lo anterior se puede hablar entonces de macro sistema , que estaría
representada por el archivo central de la organización , por unos sistemas compontes que
lo constituyen y por unos subsistemas o archivos gestión de oficina cuyos objetivos y
procesos necesariamente deben estar encaminadas a lograr la finalidad del macro
sistema .

De ahí la importancia de una interacción eficiente, lógicamente todos estos procesos de

desarrollan al interior de las organizaciones , estas en función de un entorno con el cual
también se está interactuando y que se denomina supra sistema.

EL FUJO DE LA INFORMACION
Otro elemento de gran importancia es el flujo de la información, es decir la manera como
fluye la información jerárquicamente por el sistema. Es aquí donde radica importancia de
tener controlados los flujos de entrada y los flujos de salida de la información de manera
de que no se de la acumulación de información innecesaria.

El análisis del flujo de la información nos permite igualmente controlar las redundancias,
esto es el envió de la información a dependencias donde no se utiliza. Para definir el flujo
de la información es necesario que la oficina de administración realice , en coordinación
con la oficina de organización y métodos y participación de quienes manejan la
información ,los diagramas de flujo de los documentos de los procesos de gestión que
adelantan las dependencias .Es un trabajo un poco dispendioso , pero que una vez
elaborado garantizara el control en la producción y reproducción de los documentos
,definición del número de copias oportunidad en la repuesta ,facilidad en la recuperación
de información y la no perdida de la perdida de la información. Así mismo se tendrá que
entrar a rescatar y actualizar las normas y funciones de la institución para que reunidos
todos estos elementos, se pueda hablar de una excelente administración de documentos,
en términos de oportunidad y confiabilidad de la información.

En resumen este análisis debe considerar los siguientes aspectos:

 Cual información va a circular

 Cuál será su destino(a donde se va enviar)
 A quien se va a enviar (destinatario)
 Que formato utilizar para su envió
 Como se va a distribuir (canales)
 Número de copias

LOS ARCHIVOS AUTOMATIZADOS

Los avances tecnológicos que se han dado en los últimos años en los campos de la
informática y las telecomunicaciones, constituyen un factor de gran importancia para el
desarrollo de casi todas las actividades en que se desempeña el ser humano.

Estos adelantos han venido produciendo cambios en las fuerzas de trabajo ,lo que hace
necesario que se identifiquen los problemas de comunicación , el procesamiento y
rescate de información y se evalúen alternativas para su solución pues el crecimiento de
las organizaciones y a la enorme cantidad de documentos lo exige. Esta automatización
de archivos lógicamente se dará a nivel de los archivos centrales o permanentes donde se
conserva la información de los archivos de gestión, y debe darse de manera tal que
permita flexibilidad en el almacenamiento y la recuperación de la información para
satisfacer las necesidades del usuario en todos los niveles de la organización.
Un primer programa automatizado que se está utilizando con mucha frecuencia es el del
recibo y despacho de correspondencia, al cual nos referimos en el capitulo dos esto nos
permite visualizar en pantalla en qué estado y donde se encuentra un documento cuando
está en su primera fase. Igualmente, facilita listados de correspondencia recibida y la
correspondencia despachada. A través de esta base de datos se puede administrar el
proceso de préstamo de documentos: deudoras prorrogas, transferencias, consultas e
informes en general.

Otra programa que facilita la ubicación de la información lo constituye una base de datos
que suministra la información sobre la ubicación física de un documento .Esto supone un
trabajo preliminar de organización e inicialización de las cajas , legajos, estantes
,archivadores o muebles donde se conservan los documentos y de una buena distribución
física del local .Así al digitarse el numero de la comunicación cualquier otra variable,
definida, el programa debe sacar en pantalla el sitio físico.

Existen otros medios de almacenamiento de información:

El almacenamiento magnético: como es el caso de la información generada a través de

correo electrónico y en general la información que se pueda conservar en discos duros de
los computadores .No se consideran como medios ideales porque en cierta medida su
capacidad es tramitada .Cuando se trata de manejar imágenes , el sistema es costoso y
lento para grabar y producir información .

El almacenamiento óptico: Almacenamiento de loa información mediante la conversión en

principio, a señal eléctrica y posteriormente esta señal debe ser digitalizada .La forma de
conservar y recuperar la información se detalla en la siguiente unidad.

CORREO ELECTRONICO

El correo electrónico tiene relación con el recibo de información o producción de un

documento cuando sea necesario conservarse.
En la medida que las redes se popularicen y cubran muchos lugares, la información
seguramente será intercambiada en gran parte de forma electrónicamente. El correo
electrónicamente permite reproducir en pantalla de computador cualquier información
que previamente se ha colocado impresa en una lectura electrónica.
Permite la trasferencia, en cuestión de segundos, de mensajes, documentos,
memorandos, oficios y preliminares, almacenándolos en un lugar y permitiendo su
extracción y reproducción en forma de copia a distancia .Los mensajes enviados a un
abonado se almacenan en un computador central que sirve de apartado.
El programa permite comprobar si realmente llego el mensaje, la hora o incluso verificar si
el destinatario se dio cuenta que en su apartado existe el mensaje. Al finalizar el día se le
puede solicitar al programa un registro de los mensajes enviados y recibidos. Incluso se
pueden guardar en un disquete o en un papel para ser archivados .Este proceso supone
necesariamente que las secretarias que manejen estos sistemas estén suficientemente
capacitadas y conozcan completamente la información deben reproducir para ser
archivada y cual deben desechar.
Sus ventajas sobre los sistemas de correo tradicional son indiscutibles. Su funcionalidad
nos ha permitido incrementar nuestra productividad y eficiencia laboral, agilizando
actividades y mejorando todos los tipos de procesos que involucran información clave
para nuestras funciones.

Disponibilidad.
Es un recurso disponible las 24 horas del día y los 365 días del año, lo que nos permite
estar conectados con el mundo todo el tiempo, para informar o estar informados. Sólo
necesitamos una computadora y una cuenta de acceso a Internet, bien sea propia o de
otra persona.

2. Accesibilidad.

Gracias a la naturaleza virtual de nuestra dirección de correo electrónico, podemos enviar

y recibir mensajes en diferentes lugares: En el trabajo, en la oficina del cliente, en un
aeropuerto, un hotel, un restaurante, un centro comercial, en un instituto educativo, en
nuestra casa o la de nuestros familiares.

3. Rapidez.

La información a través del e-mail viaja más rápido que a través del fax o un sistema
expreso de encomiendas, como el de FedEx o UPS. Los destinatarios pueden recibir
nuestros mensajes casi de manera instantánea, y a su vez podemos recibir sus respuestas
con la misma inmediatez.
4. Tú decides.
Cada quién decide cuándo y dónde leer los mensajes que recibe, de a cuerdo a la
importancia y la prioridad que establece, de manera personal. De igual manera, cada
quién tiene el poder de decidir si responde o no cada mensaje recibido, y cuándo lo hace.
En otras palabras el e-mail le da más tiempo para formular responder, ventaja que la
comunicación cara-a-cara o el teléfono no permite. En este mismo sentido se dice que el
e-mail es un medio "asincrónico": Las personas involucradas no necesitan coincidir en el
tiempo para comunicarse.

5. Multi-destinatarios.
Uno de los beneficios que más ha fascinado al mundo es el poder transmitir el mismo
mensaje a más de una persona al mismo tiempo, sin tener que re-trabajar o hacer copias
del mismo. No sólo es algo sumamente fácil de hacer, sino que no implica para nosotros
ningún costo adicional.

6. Multi-documentos.
En cada correo electrónico podemos incluir diferentes tipos de documentos digitales
(imágenes, sonido, video, hojas de cálculo, gráficos, textos, etc.), sin que haya mayores
implicaciones para el remitente que el tiempo que podría requerirse para su transmisión,
de acuerdo al peso de cada documento.

7. Ahorros significativos.
Además del tiempo que ganamos en los beneficios antes mencionados, ahorramos papel,
sobres, estampillas, y el resto de la logística operativa del correo tradicional. Pero también
ahorramos espacio y tiempo porque el sistema de e-mail nos brinda la posibilidad de
ordenar, clasificar, almacenar y gerencial los mensajes que recibimos, de acuerdo a los
criterios de cada quien.

8. Documentación.

Para los procesos de intercambio de información en las empresas, resulta muy beneficioso
que el correo electrónico deje un respaldo formal y detallado del contenido específico del
mismo, lo que nos facilita el seguimiento de datos o instrucciones en un momento
determinado, y nos proporciona una evidencia escrita de lo que se ha dicho y quiénes han
participado. Cada mensaje puede releerse tantas veces como se desee.

9. Retransmisión fidedigna.
Podemos retransmitir una información o un mensaje de manera fiel a la fuente original,
sin cambiar su contenido, y evitando la distorsión que casi siempre se da de manera
implícita en la comunicación verbal, cuando ponemos los mensajes de otros en nuestras
propias palabras o reinterpretamos información.
10. Efectividad comunicacional.
Cuando los correos electrónicos están debidamente personalizados, son oportunos para el
destinatario, están bien escritos, y toman en cuenta las buenas prácticas de la
comunicación escrita, llegan a ser poderosamente efectivos, en cuanto a los objetivos del
remitente.

Como un beneficio adicional en las empresas, el e-mail ha contribuido a allanar sus

estructuras jerárquicas, hasta el punto de que hoy en día es común ver al Presidente de
una gran corporación manteniendo comunicación escrita con todos los niveles de
empleados, y con más frecuencia de la que había antes del correo electrónico

REDES

Las grandes instituciones que funcionan con grandes redes o sucursal sales podrían pensar
en la instalación de redes, de manera que puedan compartir sus recursos de información .
Algo así como desconcentrar la función del archivo y la correspondencia mediante una
interconexión del archivo central y las demás sedes, las cuales deberán agruparse por
zonas, cada una de las cuales ejercerá las funciones del archivo de recibo, despacho, y
archivo de los documentos, todas interconectadas entre si .El archivo central será el
encargado de normalización, con el fin de conservar unidad de criterio en los procesos de
archivo.

Esta nueva solución debe asegurar la modificación en el trámite y la consulta desde

cualquier punto de acceso ola red de usuarios, de manera que refleje el verdadero tramite
físico del documento sin la necesidad de pasar por una oficina central que tramite físico
del documento, sin la necesidad de pasar por una oficina central este canalizado el flujo.