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LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

OBJETIVOS

 Reconocer la importancia de la información en los archivos administrativos.

 Identificar los documentos empresariales y su clasificación según el soporte, el
ente productor, la finalidad que persiguen y su función en el tiempo.

 Diferenciar los tipos de documentos y sus usos

 Establecer los controles necesarios para el manejo de la correspondencia,

tanto, interna como externa.
 INTRODUCCION

En el capitulo anterior e analizo como se fue generado la necesidad de guardar

información como testimonio, como prueba o como historia. igualmente , en las
organizaciones con estos mismos fines como base para toma de decisiones , se crean
los archivos que en su primera fase se denomina archivos administrativos ,por ser
producto de la gestión administrativa .se conoce también como archivos de oficina,
porque son administrativos por las secretarias en sus oficinas ;por lo general
conservan el 100 % de la información del año vigente .de ahí la importancia que las
personas que tienen que manejar esta información posean los elementos necesarios
para definir ,con criterio , sobre la organización y conservación de la información

LA EMPRESA COMO ENTE PRODUCTOR

DE DOCUMENTOS

Nada hay más normal y común en la gestión administrativa de las organizaciones que
la producción, acumulación y consulta d3 documentos y más que normal, es en lo
esencial que se convierte esa información, por ser el fruto de la mayoría de las
actividades de la organización. De ahí la importancia de dejarla plasmada en algún tipo
de documento que hasta hace poco tiempo solo se limitaba al soporte en el papel.
Cualquiera que sea la actividad que realiza un funcionamiento dentro de la
organización, requiere además de dejar una constancia, de un orden en esa
información .la articulación de esa información ^individual ^ será la que va a
conformar los archivos administrativos, en principio, y posteriormente la que serviría
para reconstruir en un archivo permanente la memoria de la institución.

en este sentido, es necesario tener conciencia de la importancia que tiene la

información a nivel institucional en su conjunto, para no incurrir en el riesgo de que
esos archivos individuales se vuelvan personalmente y sean utilizados para actividades
particulares, olvidando que esa información hace parte de todo un proceso integrado
de la gestión.

por tanto, podemos afirmar que la gestión administrativa es mucho más que personas
individuales que producen información ;es sobre todo , una estructura funcional muy
solida ,con funciones muy definidas para cada una de las instancias comprometidas en
el logro de los objetivos de la organización . en la medida en que estas funciones estén
bien definidas, se puede garantizar el manejo de los documentos y la admistracion de
la información en general porque, independientemente de las personas que las
ejerzan, siempre permanecerá la función.
ESTRUCTURA FUNCIONAL DE LA GESTION
DE DOCUMENTOS

Al igual de las funciones, la estructura juega un papel definitivo. La información, sin interesar
su soporte, tiene un trámite normal dentro de este proceso de gestión. Allí se interrelacionan
todas las instancias comprometidas en el proceso. a mayor claridad de la estructura, menos
riesgos de un mal tramite y, por consiguiente, de pérdida de la información o tiempo en su
búsqueda.

Es por esto que los archivos se constituyen en un elemento legitimó, necesaria y útil de la
gestión administrativa y deben cumplir una función esencialmente informadora.
Desafortunadamente, con pocas excepciones, no se les da la importancia que merecen y se les
considera como almacenes de de papeles inútiles. Vemos entonces como en algunas
organizaciones no existen las oficinas de archivo como tal; en otras están integradas sus
funciones a los departamentos de servicios generales, con un agravante adicional: no son
considerados rentables y enfrentan serios problemas presupuestales.

La depresión y la debilidad que hasta ahora ha tenido la estructura archivística en las

organizaciones, nos lleva a concientizar a la alta dirección de la importancia de una estructura
solida que permita no solo racionalizar la producción de la información sino identificar con
claridad los canales, su flujo y el control mismo, adapta y ajusta a la realidad actual en lo que
se refiere a medios de producción, conservación, recuperación y prestación de servicio. Es muy
claro que la información y su manejo constituye, repetimos, aspectos esenciales en la gestión
de toda organización. Los problemas de los archivos obedecen más a problemas de tipo
administrativo de la organización que a fallas técnicas.

ADMINISTRACION DE LA INFORMACION

Todos los anteriores conducen a la necesidad de organizar y reorientar funcionalmente los

servicios documentales y archivísticos en las organizaciones; a entender que la administración
de documentos es un conjunto de criterios y técnicas nuevas, relacionadas con el manejo de
los archivos administrativos, para lograr eficiencia y racionalización de la información, basada
en el principio de conservar información mas no papeles.
Esta reorientación en el manejo de los archivos y su concepción tiene que ver también con el
establecimiento de un ambiente de trabajo adecuado, la capacitación del personal, el
establecimiento de la relación de trabajo entre las unidades y el personal. Son en resumen, la
planeación, organización y el control del trabajo informativo y la actuación de quienes lo
desempeña, los elementos que juegan el papel más importante, puesto que un servicio de
información eficiente, ayuda a otros en forma más eficaz.
Para logar una buena administración de la información es necesario definir normas
muy concretas sobre su producción (creación), reproducción, circulación, depuración y
uso. Lo que es igualmente importante, es establecer un sistema unificado de
clasificación y conservación de documentos, temas que se trataran ampliamente en
capítulos posteriores.
Por las razones expuestas y por las decisiones que esta área se deben tomar, lo ideal es
que estas oficinas dependen directamente de un nivel de dirección superior, donde la
toma de decisiones sobre el control en la producción y organización de los
documentos no estén sometida a la probación de mandos medios, sino que sean
políticas institucionales guiadas por las jerarquías de mayor rango de la entidad.

LOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES

Para hablar de los documentos empresariales en general, es necesario precisar que se

entienden por documento en su acepción más general. así, documentos es: todo objeto
mueble, producto de la actividad humana, que suministra información, independiente de su
composición física y de los fines para los culés fueron credos .visto como un objeto suelto , es
decir un contexto , siempre servirá como testimonio de algo.
En este orden de ideas son documentos no solo escritos, sino, los impresos, planos, cuadros,
fotografías, cintas magnéticas, sellos pinturas, etc., que contienen información registrada. De
todas maneras n, cualquiera que sea el documentó y su soporte, que lo interesa de él se
informa que contiene.
La información en las organizaciones se genera y se tramite en forma de documento, el cual se
acumula en un archivo .esto hace del manejo documental un sistema de información por
excelencia. Los documentos son los instrumentos naturales para conducir y coordinar las
actividades cotidianas de las organizaciones; son los que sujetan la toma de decisiones en
todos los niveles y se constituyen en el testimonio, objetivos y concretos de la gestión
institucional.
Con el fin de dar un tratamiento adecuado a los documentos es necesario conocer cómo se
pueden clasificar, que tipos de documentos existen y algunas características esenciales desde
el punto de vista empresarial

CLASIFICASION DE LOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES

Los documentos empresariales se pueden clasificar desde varios puntos de vista: según el
soporte o formas de transmisión de la información; según el ente productor que se conoce
comúnmente como el autor, según su finalidad y finalmente, según su función en el tiempo,
según su soporte

EL PAPEL

Documentos textuales: son todos los documentos manuscritos, escritos, contraseña,

etiquetas. Este tipo de documentos son los que predominan en las actividades
empresariales.
Documentos gráficos: es la información representada en formas y colores como
mapas, planos y dibujo en general

Documento de imagen¨: son las fotografías, cuadros, pinturas, radiografía, diapositivas

CINTAS: Conforman esta clase de documentos los conocidos normalmente como

audiovisuales, tales como videos, películas, casetes, cintas magnéticas, microfilmación
y microfichas
OTROS SOPORTES: Disquetes, disco compacto (Cd ROM) sellos, clise, monedas etc.

SEGÚN PRODUCTOR O AUTOR

Documentos públicos: es el expedido por funcionarios público en ejercicio de sus

funciones como representante del gobierno .cuando el documento público se realiza
ante un notario o con su intervención se denomina escritura pública.

Documento privado: es el expedido por particulares como producto de sus actividades

por funcionarios públicos cundo no están ejerciendo su función. En general, el
documento privado es aquel que no reúne los requisitos para ser documento público.

DOCUMENTOS INFORMATIVOS

Estos conforman la generalidad de los documentos dentro de una gestión

administrativa. Pueden incluirse en este grupo las cartas, memorandos, informes,
circulares, cotización etc., siempre y cuando no se reúnan condiciones que les permita
agruparse en las clasificaciones anteriores.

SEGÚN SU FUNCION EN EL TIEMPO

Con el fin de dar un tratamiento adecuado a los documentos que se producen en las
organizaciones y como apoyo en la toma de decisiones de conservar o destruir , es
importante analizar otra clasificación en la cual se pueden agrupar los documentos
desde el punto de vista o por importancia que represente para las empresas que lo
generan y utilizan.

VITALES: Los documentos que son indispensables para reanudar las operaciones en un
momento dado, rehacen el estado legal y financiero o para el funcionamiento y
crecimiento de la entidad. se consideran dentro de este grupo :las escrituras de
construcción , los patentes de fundamento , los registros o subscriciones ante el ente
que las rige , los reportes de accionistas , prueba de activos y pasivos, planos, las
escrituras de propiedad, formulas y diseño, etc.

IMPORTANTES: Aquellos documentos que contienen información de valor para la

gestión por periodo de 5 o6 años.se clasifican en este grupo facturas, cuentas por
cobra, cuentas por pagar, registro de venta, estados financieros con sus soportes entre
otros

UTILES: Los que ayudan a la gestión, generalmente por el año de la vigencia. Se ubica
en este grupo la correspondencia general, tanto interna como externa.

NO ESENCIALES: Aquellos documentos que ya no tienen ningún valor después de seis

mese s. se encuentra en este grupo anuncios, acause de recibo, comunicaciones
internas, circulares informativas.

TIPOS DE DOCUMENTO TIPOS DE DOCUMENTO

Las empresas un común de documentos afines a todas sus actividades, los cuales conforman
grupos específicos de manejo ordinario. entre ellos se destacan los siguientes:

1.Correspondencia comercial: cartas, memorandos, circulares, telegramas, informes

administrativos
2.Documentos especiales :actas , informes ,escrituras, certificados
Documentos contables :cotizaciones ,pedidos ,remisiones, facturas, notas de salida, cheques,
letras ,pagares….
3. Documentos legales: decretos, leyes, resoluciones, hojas de vida, solicitudes de empleo.

CONCEPTO DE CORRESPONDENCIA

ya se ha analizado una serie de características generalmente de los documentos que

indistintamente maneja las organizaciones , dependiendo de sus actividad, clases
tamaños , características muy generales y comunes a todos lo0s documentos , entre
ellas encontramos la correspondencia de negocios entendiéndose por este los
documentos creados por la empresa , en ejercicio de sus actividades

DEFINICIONES Y USOS
CARTA COMERCIAL: sirve como medio de comunicación entre dos empresas
comerciales o bien una empresa con un particular,
o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. La actividad
comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más
importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de
información y de publicidad. A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales
poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre
mecanografiadas.
MEMORANDO: El memorando (del latín memorándum, algo que debe tenerse en
memoria) es para la real academia una comunicación que se usa en diplomacia. es
menos solemne que la memoria y la nota, generalmente sin firma, en la cual se
reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la
consideración de un asunto importante o grave

CIRCULAR: Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés
actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. las circulares suelen
escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede
anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de
domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. normalmente, las
circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos
de iniciar alguna operación comercial

COMUNICACIÓN INTERNA: La comunicación interna es la comunicación dirigida al

cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades
de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un
entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.

MENSAJES TELEGRAFICOS: Es una comunicación abreviada que por su carácter

urgente se puede trasmitir de manera rápida, a trabes de un central de
comunicaciones, entre ciudad o país.

DOCUMENTOS ESPECIALES: Documentos "especiales", son denominados así por las

características físicas y químicas del soporte en el que se encuentra registrada la
información, ya sea imagen, sonido, o ambas. El dilema siempre ha existido en cuanto
a terminología se refiere, pues algunos se van por el valor subjetivo de los
documentos, es decir, en el caso de las fotos por los momentos, emociones, y demás
experiencias que representa. Debemos tener claro, que si bien hay diversidad de
soportes, también hay variedad de formatos y máquinas lectoras, trayendo consigo, la
obsolescencia de algunos documentos, que al no haber otro modo de poder acceder a
su contenido se mantiene así a la posteridad, sin que se sepa que información tiene
registrada

El manejo de la producción documental en la empresa

Todas y cada una de las dependencias de la organización son fuentes productoras de

información ,independientemente de si se trata de correspondencia interna o externa
,de la calidad que se elabore depende del éxito de los negocios ,pues la
correspondencia como canal de comunicación con el medio externo lleva una imagen
de la organización ,por lo tanto su estética ,distribución y correcta utilización de las
técnicas mecanográficas empleadas para la elaboración ,son elementos fundamentales
en la buena impresión que de la empresa se lleve el destinatario e igualmente la
motivación para su lectura

FUNCIONES DE LA OFICINA DE CORRESPONDENCIA

Las funciones del servicio de correo interno son:

recogida, clasificación y reparto de correspondencia

correo interno.
Diariamente se efectúa un reparto por las distintas facultades y edificios en los que se
hace entrega del correo interno destinado a ellas a la vez que recogemos la
correspondencia que sale con destino a otras dependencias de la universidad. la
entrega de esta se realiza el mismo día de recogida o al día siguiente si ya se hubiera
pasado por la dependencia de destino.

Correo externo: Recogida diaria de la correspondencia externa dirigida a la universidad

de Murcia en las dependencias de correos y telégrafos y plaza circular efectuándose la
clasificación y reparto a las distintas facultades y servicios. A la misma vez que se
efectúa el reparto se hace recogida de correspondencia destinada al franqueo.
Franqueo y entrega de productos postales: Clasificación de la correspondencia con
destino al exterior en los distintos productos postales, y franqueo de los mismos;
realizando posteriormente la entrega en oficina masiva de correos y telégrafos.
Reembolsos: Recogida de reembolsos con destino a departamentos o servicios previa
autorización del destinatario y entrega del importe.
Información y asesoramiento postal: Asesorar e informar a los miembros y servicios
de la universidad de la mejor manera de encauzar sus envíos utilizando los diversos
productos postales existentes e indicándoles los requisitos e impresos para su
procesamiento.
Suministro de material: Suministrar la documentación e impresos necesarios a los
departamentos y servicios para la adecuada preparación de los productos postales que
se vayan a franquear.
Reclamaciones: Imposición de reclamaciones sobre los envíos certificados que no
hayan llegado a destino.

Recepción de documentos

La función de recepción de documento consta de cuatro pasos básicos: el recibo, la

radicación, el registro y la distribución:
Recibo: la documentación es recibida en forma directa, personalmente o atabes de los
apartados aéreos y los servicios de correo especializado.
La primera tarea que debe seguirse en el recibo de la documentación es la clasificación
de la correspondencia, la cual puede agruparse así:

 Correspondencia externa.
 Correspondencia interna.
 Folletos, revistas, publicaciones, paquetes
 Correspondencia personal
 Correspondencia confidencial de carácter institucional

Radicación: el proceso de radicación consiste en asignarle al documento un número

mediante el cual e va a identificar y consultar p
posteriormente .Esta numeración debe iniciarse anualmente.
Registro: cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de correspondencia en forma
automatizada, el programa permite almacenar y mantener actualizada la información
sobre la correspondencia recibida y despachada.

SALIDA DE DOCUMENTO: Cumplida la fase de radicación de la correspondencia que

saldrá al medio externo (para la cual se utilizara una numeración independiente), en lo
posible, el paso siguiente es asegurar que la correspondencia llegue a su destino

Por el volumen de documentos que diariamente salen de las instituciones, es mucho

mas practico y menos costoso utilizar los servicios postales, correo urbano, correo
nacional e internacional y los servicios especializados de correo. Por lo general, las
instituciones celebran contratos con las oficinas encargadas de prestar servicios.

En ambos casos, distribución interna y despacho externo, se hace necesario llevar de lo

que sale en la oficina de correspondencia; este se efectua relacionando los números de
radicación en las ciudades de destino de la documentación que el mensajero entrega
en cada dependencia ( si es interna) o de los que entrega ala oficina de correo ( si es
externa), por control y aclaraciones posteriores.