Perencanaan & Pengorganisasian Waktu

An electric time machinist prepares to remove the hands of a clock in this March 2007
photo in Medfield, Mass.
(Stephan Savoia/Associated Press)

Agar tetap dapat mengendalikan waktu anda, jangan lakukan terlalu banyak hal yang
menyita waktu dan perhatian anda.
-Jeff AndersonManajemen waktu merupakan suatu proses dinamis dari mulai perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu. Perencanaan
waktu merupakan hal yang tidak bisa ditunda-tunda. Merencanakan waktu dengan baik
akan melhirkan suatu produktivitas kerja seseorang. Perencanaan waktu ini langkah
awal seseorang dalam meraih sesuatu yang ingin diwujudkan. Perencanaan sebagai
titik tolak dalam melaksanakan suatu kegiatan adalah jalan yang menghubungkan
antara harapan dan kenyataan.
Untuk mewujudkan suatu kenyataan,maka pengorganisasian waktu yang tepat
adalah salah satu kunci efektivitas penggunaan waktu di dalam organisasi sekolah.
Setelah waktu diorganisir secara efektif, maka langkah berikutnya adalah bagaimana
waktu menjadi kekuatan untuk menggerakan sumber daya manusia sekolah dalam
mewujudkan visi, misi dan tujuan sekolah. Waktu terus bergerak tidak pernah mundur,
artinya setiap detik, menit dan jam dalam meraih suatu harapan waktu harus
diperhatikan secara cermat. Waktu bergerak sebagaimana jantung yang terus berdetak
di dalam tubuh kita. Apabila jantung tidak berdetak lagi, maka kehidupan seseorang
akan berhenti. Begitupun dengan waktu yang terus bergerak, apabila waktu tidak dapat
dioptimalkan secara efektif dapat menimbulkan berhentunya roda organisasi sekolah,
atau paling tidak organisasi sekolah tersebut diam tidak memiliki manfaat.
Betapa pentingnya manajemen waktu ini, sehingga siapapun manajer atau
leader suatu sekolah yang dapat memenej waktunya dengan tepat dan cermat maka
sekolah tersebut akan menjadi sekolah berprestasi, bermutu dan unggul. Waktu yang
terus bergerak ini perlu pengawasan dari segi penggunaan waktu yang tepat.

Pengawasan waktu yang digunakan oleh setiap warga sekolah merupakan cermin
warga sekolah dalam memanfaatkan waktu. Dengan demikian waspadalah terhadap
waktu yang terbuang sia-sia, waktu yang tidak bermanfaat, pemborosan waktu dan
menghabiskan waktu dengan perbuatan, perkataan, dan pekerjaan yang tidak berguna.
Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja setiap kepala sekolah, guru,
staf, dan siswa. Manajemen waktu penting dipahami sebagai suatu sumber daya yang
mesti dikelola secara efektif dan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan
menggunakan
waktu
yang
telah
ditetapkan
sebelumnya.
Dan efisien tidak lain mengandung dua makna, yaitu: makna pengurangan waktu yang
ditentukan, dan makna investasi waktu menggunakan waktu yang ada. Manajemen
waktu bertujuan untuk produktifitas yang berarti rasio output dengan input.
1. Perencanaan Waktu
Sesungguhnya Allah mencintai seseorang yang
melakukan sesuatu dengan itqan (tertib; rapi).
-Rasulullaah Muhammad Saw(dalam HR. Al-Baihaqi)
Pertama, perlu diperhatikan berapa banyak waktu yang dapat digunakan oleh
penggunanya. Misalnya, dalam melaksanakan pembelajaran, maka ada berapa banyak
waktu efektif dalam sehari, sepekan, sebulan, per-semester dan per-tahunnya. Maka, di
batas waktu yang ada itu akan tersedia ruang waktu untuk melaksanakan aktifitas. Baik
aktifitas kegiatan pendidikan atau aktifitas manajemen dan kepemimpinan dalam
sekolah.
Kedua, apa saja tujuan, target atau sasaran yang hendak dicapai dalam kurun
waktu yang tersedia. Misalnya, tujuan pembelajaran oleh guru dalam satu pertemuan
per-jam pelajaran, dalam satu hari, satu pekan, satu bulan, per-semester dan per-tahun
agar dapat dirumuskan cara mencapai tujuan tersebut melalui penguraian daftar
kegiatan yang harus dilaksanakan (to do list).
Ketiga, uraikanlah kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan dalam mencapai
tujuan dalam kurun waktu tertentu dilengkapi dengan durasi pelaksanaan kegiatan
tersebut. Misalnya, dalam pelaksanaan kegiatan pembelajaran di satu hari terdapat 2 x
35 menit untuk melaksanakan kegiatan pembelajaran di dalam kelas yang terdiri dari
kegiatan awal, kegiatan inti dan kegiatan penutup (sudah termasuk aktifitas pendataan
kehadiran siswa, apersepsi, penguatan dan evaluasi pembelajaran).
Keempat, buatlah evaluasi diri atas pelaksanaan kegiatan yang telah
menggunakan waktu untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan sebelumnya.
Apakah waktu yang dimanfaatkan sudah bisa mencapai tujuan ataukah belum. Adakah
kendala dan jelaskanlah tentang sebab-akibat munculnya kendala tersebut. Adakah
keuntungan atau kemudahan yang diperoleh dari pemanfaatan waktu yang telah diisi
dengan pelaksanaan kegiatan, jelaskanlah tentang kemudahan yang diraih.
Kelima, buatlah sebuah catatan revisi atau perbaikan yang perlu dilakukan di
masa datang setelah mengevaluasi pemanfaatan waktu terlaksana untuk dimasukan
sebagai bahan perbaikan pada rencana waktu yang baru.

2. Pengorganisasian Waktu
Waktu adalah pedang, bila kamu tidak memakainya dengan baik dan benar, ia akan
memotong dirimu
-Umar Ibnu Abdul Aziz-

Organisasi waktu adalah penataan dan penyesuaian seluruh potensi yang dibutuhkan
dalam mencapai tujuan terhadap waktu yang tersedia. Pengorganisasian sumber daya
manusia, sumber dana, metodologi, dan teknologi yang dibutuhkan guna mewujudkan
tujuan yang sudah direncanakan sebelumnya, itu semua mesti mempertimbangkan
sumber daya waktu.
Mengorganisir waktu yang tersedia perlu adanya penyesuaian dengan, minimal 10
aspek berikut, yakni:
a.

Bidang kegiatan dan tujuan khusus yang hendak dicapai

Kegiatan apa sajakah yang hendak diatur potensi waktunya, lalu tujuan kegiatan
secara khusus perlu dituliskan dala sebuah buku, poster atau media.
b.

Jumlah alokasi waktu kerja yang tersedia

Berapa banyak jumlah waktu yang ada dalam satuan detik, menit, jam dan hari
(red: gunakan satuannya sesuai kebutuhan) dimana jumlah waktu itu nyata tersedia
bagi kegiatan yang memerlukan pengurusan; penanganan; dan aktifitas yang harus
dikerjakan. Jumlah waktunya mulai dari awal hingga akhir.
c.

Tanda-tanda (indikator) keberhasilan pencapaian tujuan sesuai waktunya

Apa sajakah tanda keberhasilan yang mengandung makna bahwa, tujuan

kegiatan 100% tercapai. Tanda-tanda ini harus jelas subyek, kondisi, situasi,
dan ukuran waktunya.
d.

Cara-cara strategik mencapai tujuan sesuai waktu tersedia

Kegiatan akan memerlukan cara-cara strategik guna mencapai tujuan dalam

waktu yang telah tersedia. Cantumkan cara-cara, bagaimana mencapai tujuan dengan
keterangan yang jelas dan dapat dilakukan. Lebih baik lagi digambarkan dalam bentuk
peta, dimana cara-cara mencapai tujuan itu menjadi terlihat jelas arah dan posisinya,
serta berapa banyak jumlah waktu yang digunakan untuk mencapai tujuan kegiatan.

e.
Siapa pelaksana kegiatan yang ahli dalam melakukan cara-cara mencapai tujuan
sesuai waktu yang tersedia
Setiap cara mencapai tujuan perlu ada pelaksananya, dalam hal organisasi
kegiatan yang memiliki potensi waktu, maka diperlukan pelaksana yang ahli dalam
mengerjakan cara-cara tersebut. Apabila kegiatannya pribadi, maka pelaksananya ada
unsur subyektif (red: diri sendiri) ditambah dengan adanya unsur individu lain (bila
mana dibutuhkan). Sedangkan, untuk kegiatan organisasi atau instansi, maka
pelaksananya akan ada pengurus struktural dan bila diperlukan ada pihak luar
organisasi atau instansi yang disebut sebagai mitra.
f.

Alat dan bahan apa saja yang dibutuhkan oleh para pelaksana kegiatan

Cantumkan seluruh potensi alat dan bahan yang digunakan sesuai keperluan
cara pencapaian tujuan kegiatan, mulai dari nama, jumlah, biaya, kapasitas dan
manfaatnya dalam membantu kesuksesan cara meraih tujuan kegiatan.
g.

Alat ukur (instrumen) untuk mengevaluasi keberhasilan kegiatan

Buatlah format penilaian untuk mengukur tanda-tanda keberhasilan, dimana

tujuan sudah bisa dipastikan tercapai hingga berapa persen dari target tujuan yang
ditentukan sebelumnya.
h.

Siapa pengawas dan penilai keberhasilan kegiatan

Untuk menilai tingkat keberhasilan kegiatan yang memanfaatkan waktu

tersedia, maka tentukan evaluasi diri yang dilakukan oleh diri sendiri atau
pengurus struktural (dalam organisasi). Kemudian, tambahkan pula akreditasi, yakni
penilaian yang dilakukan oleh orang lain atau pihak di luar struktur organisasi dengan
standar penilaian mereka yang relevan dengan kegiatan, serta instrumen penilaiannya
pun positif memiliki derajat validitas dan reliabilitas yang baik.
i.
Bagaimanakah inisiatif perbaikan kegiatan pada saat dilaksanakan dan ketika
sudah terlaksana harus diimplementasikan
Apabila dalam waktu yang belum berakhir diketahui adanya kekurangan
atau penyimpangan, setelah adanya evaluasi diri dan akreditasi terhadap tanda-tanda
keberhasilan kegiatan, maka munculkanlah inisiatif perbaikan atau pelurusan pada
kondisi capaian kegiatan saat itu supaya bisa segera kembali menuju pada tujuan yang
dikehendaki.
j.

Kepada siapa hasil pelaksanaan kegiatan dilaporkan

Laporkan semua unsur kinerja dalam kegiatan yang telah dilakukan kepada
yang berwenang, seperti kepada manajer, pimpinan, dan masyarakat. Apabila
kegiatannya pribadi, maka buatlah dokumen laporan untuk diri sendiri supaya dapat
diambil pelajaran dan hikmah dari padanya. Dan sesungguhnya setiap kegiatan
manusia di dunia ini akan dimintai pertanggungjawabannya oleh Allah Yang Maha
Kuasa.

Setiap aspek di atas, alangkah baiknya divisualisasikan dalam bentuk

tertulis dan jelas bisa dipahami untuk bisa diaplikasikan dalam kehidupan sehari-hari
individu atau organisasi. Biasanya sangat menarik bila dikemas dalam bentuk tabel dan
diagram.
keluargasehat.blogdrive.com/archive/3.html