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PROGRAMA DE CAPACITACION DE ARCHIVO

TRASFERENCIAS

DOCUMENTALES

BIENVENIDOS.

VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA PROYECTO DE ARCHIVO

1 . ¿QUÉ ES UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL? 2. ¿QUÉ SE DEBE HACER ? 3. ¿PARA QUÉ
  • 1. ¿QUÉ ES UNA

TRANSFERENCIA

DOCUMENTAL?

  • 2. ¿QUÉ SE DEBE HACER ?

  • 3. ¿PARA QUÉ SIRVE UNA

TRANSFERENCIA

Es el traslado de las Series y/o Subseries documentales que han cumplido su tiempo en el

Es

el

traslado

de

las

Series

y/o

Subseries

documentales

que

han

cumplido su tiempo en el Archivo de Gestión u Oficina al Archivo Central o Intermedio.

¿Pero

qué

es

cumplir

el

tiempo

de

Retención

Documental

o

de

permanencia en el Archivo de Gestión?

Es

cuando

los

documentos

que

se

encuentran en el Archivo de Gestión

cumplen su ciclo es decir, la frecuencia

de

consulta

consecuencia

de

disminuye como

la

pérdida

de

sus

valores administrativos.

Es el traslado de las Series y/o Subseries documentales que han cumplido su tiempo en el
1. Clasificar los documentos según el Cuadro de Clasificación Documental

1. Clasificar los documentos según el Cuadro de Clasificación Documental

1. Clasificar los documentos según el Cuadro de Clasificación Documental

Los documentos propios de

cada dependencia, de acuerdo a sus funciones se separarán según el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), siendo una herramienta que permite la codificación e identificación de cada una de las series, subseries y tipologías documentales en cada dependencia.

Ejemplo:

La ordenación de cada carpeta se hará según sea el caso cronológica o numérica. •Ordenación Cronológica
La ordenación de cada carpeta se hará
según sea el caso cronológica o numérica.
•Ordenación Cronológica se ubicaran
los documentos dentro de la carpeta en
forma ascendente por DIA, MES, AÑO
•Ordenación Numérica se ordenaran en
forma numérica ascendente, donde el
primer número corresponde al primer
documento almacenado en la unidad de
conservación, generalmente se realiza
para documentos contables o que lleven
un número consecutivo asignado.
1 . Las carpetas deben ir con la documentación completa, estar previamente seleccionados sin borradores, notas

1. Las carpetas deben ir con la documentación completa, estar previamente seleccionados sin borradores, notas marginales, formatos sin diligenciar, recortes de prensa, manuscritos, sobres de correo, material bibliográfico, documentos duplicados, ganchos de grapadora, clips, autoadhesivos, cinta pegante o elementos que puedan causar

deterioro físico

1 . Las carpetas deben ir con la documentación completa, estar previamente seleccionados sin borradores, notas

CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO

Cada carpeta tiene en el lomo la capacidad estándar para el almacenamiento de los documentos por favor no exceda su

capacidad.

Exceso volúmen documental mas de 120 folios
Exceso volúmen documental
mas de 120 folios

Escaso volúmen documental menos de 50 folios

Cada tipología

documental se le debe asignar un número en forma ascendente haciendo la respectiva foliación por cada documento dentro de la carpeta, utilizando lápiz

negro.

1

3

2
2

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA

PROYECTO DE ARCHIVO

MEMORANDO

F O L I A C I Ó N

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA

PROYECTO DE ARCHIVO

Dr. Orlando Pinzón Chacon

Jefe Departamento de Personal

MEMORANDO

Mariela Alvarez Rodríguez

PARA:

DE:

ASUNTO: Solicitud información

FECHA:

14 de marzo de 2002

Dr. Orlando Pinzón Chacon

Jefe Departamento de Personal

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA

Mariela Alvarez Rodríguez

PARA:

DE:

ASUNTO:

FECHA:

PROYECTO DE ARCHIVO

Con el fin de conocer el número de personas que van a participar en la capacitación sobre

preparación de las "Transferencias Documentales Primarias", en las diferentes sedes de

Solicitud información

la Universidad, comedidamente solicito su amable colaboración para definir y conocer los

siguientes aspectos:

14 de marzo de 2002

Número de personas a asistir

  • 1. MEMORANDO

Aprovecho la oportunidad para sugerir, siguiendo instrucciones del señor Vicerector en el

  • 2. Nombre y apellido (Listado)

Con el fin de precisar el número de copias del material a reproducir.

Con el fin de conocer el número de personas que van a participar en la capacitación sobre

preparación de las "Transferencias Documentales Primarias", en las diferentes sedes de

la Universidad, comedidamente solicito su amable colaboración para definir y conocer los

Dr. Orlando Pinzón Chacon

siguientes aspectos:

Jefe Departamento de Personal

  • 1. Número de personas a asistir

Mariela Alvarez Rodríguez

2.

Nombre y apellido (Listado)

Agradezco mucho su colaboración

Solicitud información

Con el fin de precisar el número de copias del material a reproducir.

14 de marzo de 2002

Cordialmente,

Aprovecho la oportunidad para sugerir, siguiendo instrucciones del señor Vicerector en el

sentido de informar a los directivos y demás jefes de cada sede, sobre el procedimiento

de transferencias a través de una charla con duración de treinta (30) minutos.

Agradezco mucho su colaboración

MARIELA ALVAREZ RODRIGUEZ

PARA:

DE:

ASUNTO:

FECHA:

sentido de informar a los directivos y demás jefes de cada sede, sobre el procedimiento

de transferencias a través de una charla con duración de treinta (30) minutos.

Con el fin de conocer el número de personas que van a participar en la capacitación sobre

Coordinadora Proyecto de Archivo

preparación de las "Transferencias Documentales Primarias", en las diferentes sedes de

la Universidad, comedidamente solicito su amable colaboración para definir y conocer los

siguientes aspectos:

Cordialmente,

  • 1. Número de personas a asistir

  • 2. Nombre y apellido (Listado)

MARIELA ALVAREZ RODRIGUEZ

Con el fin de precisar el número de copias del material a reproducir.

Coordinadora Proyecto de Archivo

Aprovecho la oportunidad para sugerir, siguiendo instrucciones del señor Vicerector en el

sentido de informar a los directivos y demás jefes de cada sede, sobre el procedimiento

de transferencias a través de una charla con duración de treinta (30) minutos.

Agradezco mucho su colaboración

Cordialmente,

MARIELA ALVAREZ RODRIGUEZ

Coordinadora Proyecto de Archivo

¿CÓMO MARCAR LAS CARPETAS?

Las carpetas se identificaran con un rótulo autoadhesivo el cual debe de tener:

• Nombre dependencia • Código de la dependencia / Número de clasificación • Título de la carpeta • Año retrospectivo

¿CÓMO MARCAR LAS CARPETAS? Las carpetas se identificaran con un rótulo autoadhesivo el cual debe de

De acuerdo con la Tabla de Retención Documental, se transferirán solo al Archivo Central los documentos que cumplan el tiempo de vigencia en el Archivo de Gestión, estipulados en las TRD.

Se transferirán las series que respondan a las funciones específicas de la dependencia productora.

UNIVERSIDAD DE LA SALLE VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Unidades Académicas de Pregrado TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Tradición Retencion
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
Unidades Académicas de Pregrado
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Tradición
Retencion
Disposición
CÓDIGO
Nombre de las Series, Subseries
y Tipologías Documentales
Docum ental
Archivo
Final
OBSERVACIONES
Dependencia Serie
O
C
F
Ges tion Central CT E
S
T
Subserie
1
ACTAS
1.6
Actas del Consejo Directivo
X
2
0
2
-
Actas del Comité Directivo
(copia)
Actas del Comité Académico
1.8
y/o
Comité Académico
Después de dos años se puede reciclar
la documentación, ya que carece de
valor secundario
Después de dos años se pueden
reciclar los documentos, ya que carecen
Ampliado
X
2
2
de valor secundario
-
Actas del Comité Académico
Ampliado (copia)
Actas del
Comité Asesor del
1.17
Departamento de
Investigaciones
Después de dos años se pueden
reciclar los documentos, ya que carecen
X
2
2
de valor secundario
-
Actas del Comité Asesor del
Departamento de
Investigaciones(copia)
1.18
Actas del Comité de
Curriculum
X
2
2
-
Actas del Comité de
Curriculum(copia)
Después de dos años se pueden
reciclar los documentos, ya que carecen
de valor secundario
1.19
Actas del comité de Facultades
sede Floresta
Después de dos años se pueden
X
2
2
-
Actas del comité de Facultades
reciclar los documentos, ya que carecen
de valor secundario
sede Floresta
Actas del Consejo de Facultad
Después de dos años se pueden
1.20
X
2
2
-
Actas del Consejo de
Facultad(copia)
reciclar los documentos, ya que carecen
de valor secundario
Convenciones:
O: Original
C: Copia
F: Fotocopia
CT: Conservación Total
E: Eliminación
S:Selección
T: Tecnología
P*: Conservación en el Archivo de Gestión en forma permanente

¿COMO DEBE REGISTRAR LA INFORMACIÓN EN EL FORMATO DE INVENTARIO?

¿COMO DEBE REGISTRAR LA INFORMACIÓN EN EL FORMATO DE INVENTARIO?

Una vez ordenadas las carpetas internamente se procederá a ubicarlas y registrarlas en el formato de inventario consecutivamente por el número asignado a cada serie y subserie documental como lo indica el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), de izquierda a derecha. En las cajas de archivo.

Una vez ordenadas las carpetas internamente se procederá a ubicarlas y registrarlas en el formato de

Nota Las carpetas que tengan el mismo código de serie se ordenaran en forma alfabética. Como por ejemplo todos los comunicados entre dependencias.

• Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en la

Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en la oficina.

Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación

Evitar la producción y acumulación irracional de documentos

Concentrar la información útil para la toma de decisiones administrativas

Garantizar a los usuarios el acceso a la información

Guardar temporalmente o definitivamente la memoria institucional.