PROJECT MANAGEMENT

DIPLOMADO
PROJECT MANAGEMENT

PROCESOS DE GESTIN DE
TIEMPO
1

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PROCESOS DE LA GESTIN DE TIEMPO DEL PROYECTO

rea de
conocimiento
Tiempo

Iniciacin

Planificacin
1.
2.

3.
4.
5.
6.

Planificar la
gestin del
cronograma.
Definir las
actividades.
Secuenciar las
actividades.
Estimar los
recursos.
Estimar la
duracin
Desarrollar el
cronograma.

Ejecucin

Control

Cierre

7. Controlar el
cronograma.

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PROCESOS DE GESTIN DE TIEMPO

1. Planificar la Gestin del Cronograma:
Proceso por medio del cual se establecen las polticas, los procedimientos y la documentacin para planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y
controlar el cronograma del proyecto.
2. Definir las Actividades:.
Proceso de identificar y documentar las acciones especficas que se deben realizar para generar los entregables del proyecto

3 Secuenciar las Actividades:

Proceso de identificar y documentar las relaciones existentes entre las actividades del proyecto.
4 Estimar los Recursos de las Actividades:
Proceso de estimar el tipo y las cantidades de materiales, recursos humanos, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada una de las
actividades.
5 Estimar la Duracin de las Actividades:
Proceso de estimar la cantidad de perodos de trabajo necesarios para finalizar las actividades individuales con los recursos estimados.
6 Desarrollar el Cronograma:
Proceso de analizar secuencias de actividades, duraciones, requisitos de recursos y restricciones del cronograma para crear el modelo de
programacin del proyecto.
7 Controlar el Cronograma:
Proceso de monitorear el estado de las actividades del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar los cambios a la lnea base del
cronograma a fin de cumplir con el plan.

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1. PLANIFICAR LA GESTIN DEL CRONOGRAMA

Entradas
1 Plan para la direccin del
proyecto

Herramientas y tcnicas
Salidas

2 Acta de constitucin del

proyecto

2 Tcnicas analticas

1 Plan de gestin del

3 Reuniones

cronograma

3 Factores ambientales de la
empresa
4 Activos de los procesos de
la organizacin

1 Juicio de expertos

El primero de los procesos relativos a esta

rea de conocimiento es la planificacin de
la gestin del cronograma. Debe quedar
muy clara la diferencia que existe entre lo
que supone una planificacin (descripcin
detallada de cmo se llevar a cabo la
definicin del cronograma), y lo que es un
cronograma (como por ejemplo, un
diagrama de Gantt, donde se muestra
grficamente las tareas del proyecto y sus
relaciones en una lnea de tiempo).
Entre otras cosas, una planificacin de la
gestin del cronograma pudiera tener la
definicin de las unidades de medida, los
umbrales de control o los formatos del
reporting.
4

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2. DEFINIR LAS ACTIVIDADES

Entradas
1 Plan de gestin del
cronograma

Herramientas y tcnicas
1 Descomposicin
Salidas

2 Lnea base del alcance

2 Planificacin gradual

3 Factores ambientales de
la empresa.

3 Juicio de expertos

4 Activos de los procesos

de la organizacin

1 Lista de actividades
2 Atributos de las
actividades

3 Lista de hitos

La definicin de las actividades juega un

papel fundamental ya que es el proceso en el
cual se identifican y documentan las acciones
especficas a ser realizadas en el proyecto
para cumplir con los entregables y los
objetivos del mismo.

Este proceso constituye una base para la

estimacin,
planificacin,
ejecucin,
seguimiento y control del trabajo del
proyecto.

El proceso de definicin de actividades inicia principalmente con una alimentacin del proceso de creacin de la Estructura
de Trabajo (EDT), que trae la lnea base del alcance del proyecto, por otra parte este proceso debe estar alimentado por los
estndares que ha definido la organizacin para definir actividades y entre otras las lecciones aprendidas de otros
proyectos.

Dentro de las herramientas y tcnicas, podemos mencionar que el proceso de descomposicin de las tareas se puede
elaborar de forma simultanea con la definicin de la EDT y el diccionario de la EDT.

Las salidas de este proceso, segn el PMBOK Guide5 son :

Lista de actividades
Es una lista exhaustiva que abarca todas las actividades del cronograma necesarias para el proyecto.
Incluye el identificador de la actividad y una descripcin del alcance del trabajo para cada actividad,
con el nivel de detalle suficiente para que los miembros del equipo del proyecto comprendan el
trabajo que deben realizar.

Atributos de la actividad
Durante las etapas iniciales del proyecto, estos atributos incluyen el identificador de la actividad, el
identificador de la EDT y el nombre de la actividad, y una vez terminado, pueden incluir los cdigos
de la actividad, la descripcin de la actividad, las actividades predecesoras, las actividades sucesoras,
las relaciones lgicas, los adelantos y los retrasos, los requisitos de recursos, las fechas impuestas, las
restricciones y los supuestos.

Lista de hitos
Un hito es un punto o evento significativo dentro del proyecto. Una lista de hitos identifica todos los
hitos e indica si stos son obligatorios, como los exigidos por contrato, u opcionales, como los
basados en la informacin histrica

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3. SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES

Entradas
1 Plan de gestin del cronograma
2. Lista de actividades
3 Atributos de las actividades
4 Lista de hitos.
5 Enunciado del alcance del
proyecto.
6 Factores ambientales de la empresa
7 Activos de los procesos de la
organizacin

Herramientas y tcnicas
Salidas

1 Mtodo de
diagramacin por
precedencia (PDM).

2 Determinacin de las
dependencias.

3 Adelantos y retrasos.

1 Diagramas de red del

cronograma del proyecto.

2 Actualizaciones a los
documentos del proyecto

El establecimiento de la secuencia de las

actividades
implica
identificar
y
documentar las relaciones lgicas entre
las actividades del cronograma.
Esta secuencia de actividades se define
mediante relaciones lgicas, por lo cual
cada actividad e hito, a excepcin del
primero y del ltimo, se conecta entre s
con un predecesor y un sucesor.

 Este proceso se da inicio a partir de la lista de actividades, listado de atributos que indica la secuencia de las mismas,
listado de hitos, la declaracin del alcance del proyecto que debe incluir el alcance y especificaciones del producto
que se va a construir. Como entrada podemos encontrar informacin correspondiente a informacin histrica de
proyectos desarrollados por la empresa.
Dentro de los procesos de transformacin de la informacin que ingresa al proceso encontramos el mtodo de
diagramacin de cada actividad que nos permite identificar las actividades predecesoras y la forma como se
entrelazan las actividades y su nivel de dependencia.
A las actividades identificadas les podemos aplicar adelantos o atrasos para determinar la dependencia y secuencia
lgica de las actividades. Los adelantos me permiten acelerar el inicio de una actividad sucesora, o aplicar un retraso
que genera una demora en la actividad sucesora.

 Entre las herramientas y tcnicas para definir la secuencia de las actividades encontramos el mtodo de
diagramacin por precedencia, que incluye cuatro tipos de dependencias o relaciones lgicas:

Final a Inicio (FI):

El inicio de la actividad sucesora depende de la finalizacin de la

actividad predecesora.

Final a Final (FF):

La finalizacin de la actividad sucesora depende de la finalizacin de

la actividad predecesora.

Inicio a Inicio (II):

El inicio de la actividad sucesora depende del inicio de la actividad

predecesora.

Inicio a Final (IF):

La finalizacin de la actividad sucesora depende del inicio de la

actividad predecesora.

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4. ESTIMAR LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES

.
Entradas
1 Plan de gestin del cronograma
2 Lista de actividades.
3 Atributos de las actividades.
4 Calendarios de recursos.
5 Registro de riesgos.

Herramientas y tcnicas
Salidas
1 Juicio de expertos
2 Anlisis de alternativas.

6 Estimacin de costos de las

actividades.

3 Datos publicados de
estimaciones..

7 Factores ambientales de la
empresa.

4 Estimacin ascendente.

8. Activos de los procesos de la

organizacin

5 Software de gestin de
proyectos

1 Recursos requeridos
para las actividades.
2 Estructura de desglose
de recursos.
3 Actualizaciones a los
documentos del proyecto.

En este proceso buscamos estimar los

recursos necesarios para cada actividad,
definiendo el tipo y las cantidades de
materiales, personas, equipos o suministros
requeridos.
De este proceso debemos obtener los
tipos y la cantidad de recursos que
necesitaremos en cada actividad del
proyecto. Es importante como sugerencia
que estos documentos contengan los
soportes que sustenten dichos estimativos.
Por otra parte, la estructura de desglose
nos permite conocer de manera jerrquica
los recursos necesarios para el proyecto
desglosados por categoras y tipos.
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5. ESTIMAR LA DURACIN DE LAS ACTIVIDADES

Entradas
1 Plan de gestin del cronograma
2 Lista de actividades

3 Atributos de las actividades

4 Recursos requeridos para las
actividades.
5 Calendarios de recursos.
6 Enunciado del alcance del proyecto.
7 Registro de riesgos.

Herramientas y tcnicas
Salidas
1 Juicio de expertos
2 Estimacin anloga

3 Estimacin paramtrica
4 Estimacin por tres valores.

5 Tcnicas grupales de toma de

9 Factores ambientales de la empresa. decisiones.
6 Anlisis de reservas
10 Activos de los procesos de la
8 Estructura de desglose de recursos.

organizacin

1 Estimacin de la duracin
de las actividades.
2 Actualizaciones a los
documentos del proyecto

El proceso de estimar las duraciones de las

actividades comprende el establecimiento
aproximado de la cantidad de perodos de
trabajo necesarios para finalizar cada actividad
con los recursos estimados.
Para estimar la duracin de cada actividad
utilizaremos informacin del alcance del
trabajo, de los tipos de recursos necesarios, de
las cantidades estimadas de los recursos y sus
calendarios de utilizacin.
La estimacin de la duracin de las actividades
es un proceso gradual que evala la calidad y
disponibilidad de los datos de entrada.
Un ejemplo de esto es que, en la medida en
que se va desarrollando el trabajo de
ingeniera y diseo del proyecto, se cuentan
con datos ms detallados y precisos, lo que
mejora la exactitud de los estimados de la
duracin. Por ello, puede deducirse que el
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estimado de la duracin va a ser cada vez ms
preciso y de mejor calidad.

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6. DESARROLLAR EL CRONOGRAMA
Entradas
1 Plan de gestin del cronograma
2 Lista de actividades
.3 Atributos de la actividad.
4 Diagramas de red del cronograma del
proyecto.

Herramientas y tcnicas
1 Anlisis de la red del
cronograma

Salidas

2 Mtodo de la ruta crtica.

1 Lnea base del cronograma.

3 Mtodo de la cadena
crtica.

2 Cronograma del proyecto.

3 Datos del cronograma.
4 Calendarios del proyecto.

8 Enunciado del alcance del proyecto.

4 Tcnicas de optimizacin
de recursos.

9 Registro de riesgos.

5 Tcnicas de modelado.

5 Recursos requeridos para las

actividades.
6 Calendarios de recursos.
7 Estimacin de la duracin de las
actividades.

10 Asignaciones de personal al proyecto.

11 Estructura de desglose de recursos.
12 Factores Ambientales de la Empresa
.13 Activos de los Procesos de la
Organizacin

6 Adelantos y retrasos.
7 Compresin del
cronograma.
8 Herramienta de
programacin

5 Actualizaciones al plan para la

direccin del proyecto.
6 Actualizaciones a los
documentos del proyecto

La elaboracin del cronograma es un proceso

iterativo donde definiremos las fechas de inicio y
finalizacin para las actividades, adicionalmente, se
dejarn claramente identificados los hitos del
proyecto.
El desarrollo del cronograma puede necesitar
revisiones de los estimados de la duracin de las
actividades y de los recursos para elaborar un
cronograma que se aproxime a la realidad de la
ejecucin proyecto y que sirva como lnea base para
medir su avance.
La revisin y el mantenimiento de un cronograma
realista continan durante todo el proyecto en la
medida en que el trabajo avanza, el plan para la
direccin del proyecto cambia y la naturaleza de los
eventos de riesgo evoluciona.
Adems, el anlisis qu pasa si? nos permite tomar
decisiones para determinar los riesgos asociados a la
ejecucin del proyecto, nos permite plantear
alternativas para minimizar los mismos y prever12
retraso en el cronograma de trabajo.

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7. CONTROLAR EL CRONOGRAMA

Entradas
1 Plan para la direccin del
proyecto
2 Cronograma del proyecto.
3 Datos de desempeo del
trabajo
4 Calendarios del proyecto
5 Datos del cronograma.
6 Activos de los procesos de la
organizacin

Herramientas y tcnicas
1 Revisiones del desempeo
Salidas
2 Software de gestin de
proyectos

1 Informacin de desempeo
del trabajo.

3 Tcnicas de optimizacin de 2 Pronstico del cronograma.

recursos.
.3 Solicitudes de cambio.
4 Tcnicas de modelado
4 Actualizaciones al plan para
5 Adelantos y retrasos
la direccin del proyecto.
6 Compresin del
5 Actualizaciones a los
cronograma.
documentos del proyecto.
7 Herramienta de
programacin.

6 Actualizaciones a los activos

de los procesos de la
organizacin.

Este proceso se lleva a cabo durante la ejecucin

del proyecto y consiste en el seguimiento al
estado del proyecto de acuerdo al cronograma de
actividades para registrar el avance del proyecto y
gestionar los cambios que puedan surgir y que
afectaran la lnea base del cronograma.
De este proceso obtendremos un registro
documentado de las variaciones que tiene el
proyecto con respecto al proyecto. Por otra parte,
se registrara las causas que generaron el atraso
en el proyecto y las acciones correctivas que se
han ejecutado para agilizar el paso en el proyecto
y no retrasarse. Esta informacin es clave, pues la
empresa puede usarla en proyectos futuros que
pasen por las mismas circunstancias.
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