El Control de Gestin

Es la funcin por la cual la direccin se asegura que los recursos sean

obtenidos y empleados eficaz y eficientemente para el logro de los objetivos
de la organizacin. (Prez Carballo, J).

Sistema de control de gestin

Conjunto de acciones, procedimientos, y tareas que, ordenadamente
relacionadas entre si, son necesarios para aplicarlo. Ibidem

Componentes:

Estructura: mbito organizativo (unidades organizativas),

denominados centros de responsabilidad: funciones y
responsabilidades.

Elementos:
Unidades de gestin a controlar,
Objetivos,
Responsabilidades asignadas a cada unidad.
Criterios de evaluacin

Proceso: conjunto de

actividades que tienen lugar en el mbito de la

estructura. Requiere de ocho pasos o fases:
1. Formular objetivos y planes de actuacin,
2. Asignacin de responsabilidades,
3. Registro y medicin de resultados,
4. Anlisis de resultados reales y comparacin con los objetivos,
5. Estudio de las desviaciones,
6. Estudio de alternativas para corregir desviaciones y evaluacin de
acciones a seguir,
7. Seleccin de acciones y puesta en marcha,
8. Control y seguimiento

El sistema de informacin: informe de resultados

Control de Gestin Pblica

Conceptos e interpretaciones

Visto desde el punto de vista Pblico el control se puede conceptuar:

Es el anlisis sistemtico de los resultados obtenidos por las entidades
del sector pblico, en la administracin y utilizacin de los recursos disponibles
para el desarrollo de su objeto social establecido mediante el cumplimiento de
objetivos y metas
Visto desde el punto de vista normativo legal
(Ley orgnica de la contralora general de la repblica y del sistema nacional de
control fiscal)
Art. 35
El Control Interno es un sistema que comprende el plan de organizacin, las
polticas, normas, as como los mtodos y procedimientos adoptados dentro de
un ente u organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos,
verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa,
promover la eficiencia, economa y calidad en sus operaciones, estimular la
observancia de las polticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misin,
objetivos y metas.
Art. 36.
Corresponde a las mximas autoridades jerrquicas de cada ente la
responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de
control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y fines del
ente.
Art. 37.
Cada entidad del sector pblico elaborar, en el marco de las normas bsicas
dictadas por la Contralora General de la Repblica, las normas, manuales de
procedimientos, indicadores de gestin, ndices de rendimiento y dems
instrumentos o mtodos especficos para el funcionamiento del sistema de
control interno
Estos aspectos se complementan con los artculos
39, 51,61 ,62.
EL CONTROL DE GESTION PUBLICA ESTA ENMARCADO DENTRO EL
SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL, ART. 4, 23,24, 25, 26; respecto
de sus objetivos ,principios y rganos.

Marco contextual:
Elementos
El concepto de gestin esta asociado al logro de resultados, por eso es que no
debe entenderse como un conjunto de actividades, sino de logros
El proceso de gestin en las instituciones involucra tres aspectos
fundamentales como son: el logro de los objetivos, los procesos para alcanzar
esos logros, y los recursos utilizados para obtener los productos.

Objetivos

Evaluar si las entidades estn cumpliendo con el objetivo social para el

cual fueron creadas e identificar el valor que estas le aportan a la sociedad en
trminos econmicos y sociales.
El control de Gestin es el examen de la eficiencia, eficacia, economa y
equidad en la administracin de los recursos pblicos por medio de informacin
tanto interna como externa de tipo contable, comercial, estadstico y operativo
que permite evaluar resultados histricos, detectar desviaciones, establecer
tendencias y producir rendimientos. De otra parte, evala el cumplimiento de
objetivos y metas establecidos por las Entidades del Sector pblico.

Actuacin eficiente es aquella que con unos recursos

determinados obtiene un resultado mximo que con unos recursos mnimos
mantiene la calidad y cantidad de un servicio determinado.

Actuacin eficaz cuando determinada actividad o servicio obtiene

resultados esperados independientemente de los recursos utilizados para
obtener dichos resultados. (No de actividades)

Cmo se aplica el control de gestin?

mediante el anlisis, estudio y evaluacin de la

informacin contable, financiera, legal, tcnica,
administrativa, estadstica, propios de los diferentes
procesos desarrollados por la entidad en el cumplimiento
de su objetivo social;

aplicando instrumentos de evaluacin como :

-indicadores de gestin,
-cuadros analticos,
-anlisis de: la contratacin administrativa, recurso humano y financiero,
relacin beneficio / costo, programas de auditoria, entre otros.
El manual de auditora de gestin
El manual de auditoria de gestin mide en los distintos niveles:

La eficiencia y la eficacia operativa, revela irregularidades y

desviaciones en cualquiera de los elementos examinados dentro
de la organizacin que afecta el desarrollo de las operaciones.

Analiza aspectos como: la misin, objetivos, polticas, controles

financieros y operativos, formas de operar y aprovechamiento de
recursos.

Determina si el organigrama de la empresa o reas es adecuado

a sus necesidades y para el cumplimiento de los objetivos de la
administracin.

Etapas del control de gestin

Metodologa
Permiten la cuantificacin de Anlisis Financiero, Excedente pblico,
Indicadores de Gestin y de resultados. Excedente de productividad. Anlisis
Costo-Beneficio

PLANEACIN

En esta etapa se busca obtener informacin general sobre la entidad

en relacin a su normatividad, antecedentes, organizacin, misin,
objetivos, funciones, recursos y polticas generales, procedimientos
operativos y diagnsticos o estudios existentes sobre la misma.

Se determina los procedimientos a seguir para la ejecucin del

control de gestin como la cobertura, el periodo de anlisis y la
elaboracin de los papeles de trabajo.

Recopilar informacin mediante entrevistas, inspeccin ocular,

consulta de archivos, encuestas, entrevistas, visitas ,recopilando la
siguiente informacin:

Normas de creacin, modificaciones y reglamentacin.

Naturaleza Jurdica.

Estructura organizacional.

Manuales de funcionamiento y procedimientos

Normatividad interna y externa.

Objetivos

Reglamentos internos.

Financiera (balances)

Presupuestal (inicial y ejecutado)

Tcnica

Estadstica

Plan de desarrollo con programas y subprogramas

Planta de personal discriminada en: nmero total de empleados

operativos y
administrativos, nmero de pensionados

 Anlisis y clasificacin de la informacin

Establecer criterio de evaluacin

Ejecucin
Se aplican las metodologas determinadas para la medicin de la Eficiencia,
Eficacia, Economa y EquidadEficiencia.

Anlisis financiero

Examen de los costos

Rentabilidad Pblica

ndice de productividad
Economa.

Indicadores de asignacin de recursos

Indicadores Financieros

Anlisis de las variables del excedente Pblico

Evaluacin econmica
Eficacia

Desempeo administrativo y organizacional

Conceptos:
-La medicin de qu tan efectivo y eficiente es un administrador, qu
tambin determina o logra objetivos convenientes ( Stoner- Freeman)
Existen normas que pueden ser usadas para describir la calidad del
desempeo administrativo, stas se relacionan con los conceptos de
efectividad y eficiencia administrativa ( Certo, S):.

Eficiencia
Proporcin de los recursos organizacionales que contribuyen a la
productividad durante el proceso de produccin
-Desempeo eficiente y desempeo ineficiente-.
Eficacia (efectividad)
La Utilizacin de los recursos en vista del logro de las metas
organizacionales
- desempeo efectivo desempeo inefectivo-

Relaciones y diferencias entre eficiencia y efectividad

No basta con hacer las cosas correctamente (eficiencia), hay que hacer las
cosas correctas (eficacia) dice Drucker.
Eficiencia: hacer correctamente las cosas
Eficacia: hacer las cosas correctas
Eficiencia: capacidad de hacer correctamente las cosas (concepto de entradasalida; insumo-producto)
Eficacia: capacidad de escoger los objetivos apropiados-la eficacia es la clave
del xito de la organizacinOtros autores plantean "... la experiencia demuestra que el xito y
supervivencia a largo plazo de la empresa depende ms de los progresos
en su eficacia que en su eficiencia..."
Si usted se preocupa slo de la eficiencia, puede llegar a ser el productor ms
eficiente de algo que no le interese a la gente.
La eficacia (o efectividad) es hacer lo que a la empresa le pueda resultar
ms conveniente en un momento determinado.
Eficacia es la clave del xito de la organizacin
Diferencias entre eficiencia y efectividad
Eficiencia: "Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios
posibles". Aplicable preferiblemente, salvo contadas excepciones a personas y
de all el trmino eficiente.
Eficacia: "Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera, sin que
priven para ello los recursos o los medios empleados".
Efectividad: "Cuantificacin del logro de la meta". Puede ser sinnimo de
eficacia cuando se define como "Capacidad de lograr el efecto que se desea.
Eficiencia
nfasis en los medios

Eficacia
nfasis en los resultados

Hacer las cosas correctamente Hacer las cosas correctas

Resolver problemas

Lograr objetivos

Ahorrar gastos

Crear ms valores

Cumplir tareas y obligaciones

Obtener resultados

Capacitar a los subordinados

Proporcionar eficacia a
subordinados

Enfoque reactivo
(Del pasado al presente)

Enfoque proactivo
(Del futuro al presente)

Pregunta principal?
Cmo podemos hacer mejor
lo que hacemos?

Qu es lo que deberamos
estar haciendo?

Relacin entre eficiencia y eficacia:

Eficiencia: cmo se hacen las cosas, de qu modo

se ejecutan.
Eficacia: para qu se hacen las cosas, cules son
los resultados que se persiguen; qu objetivos se
logran.