DESCRIPCIN Y ESPECIFICACIN DE PUESTOS

Descripcin de PUESTOS: Consiste en enumerar las tareas, deberes y responsabilidad

es de un puesto que lo van a diferenciar de otro, dentro de la misma empresa. Bsi
camente, es hacer un inventario de los aspectos ms relevantes de ste.
Se debe tener en cuenta que en una descripcin de cargo el formato que se utilizar
debe preservar la misma estructura dentro de la empresa para as lograr la compara
bilidad de los datos.
Anlisis de PUESTOS: Es un proceso el cual consiste en la obtencin, evaluacin y org
anizacin de la informacin sobre los PUESTO de una organizacin. Determina cuales son
los deberes, tareas, actividades, naturaleza de los PUESTOS y los tipos de pe
rsonas
( en trminos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para
ocuparlos. Este anlisis es la base para la evaluacin y la clasificacin que se harn
de los PUESTOS para efectos de comparacin.
Cabe destacar que esta funcin tiene como meta el anlisis de
as personas que lo desempean.

cada PUESTO

y no el de l

Por lo general esta funcin se refiere a cuatro reas de requisitos las cuales se ap
lican a cualquier nivel de PUESTO:
?
Requisitos intelectuales (instruccin bsica, experiencia anterior, adaptacin
del PUESTO, iniciativa y aptitudes necesarias.)
?
Requisitos fsicos (esfuerzo fsico, capacidad visual, destreza o habilidad,
complexin fsica necesaria)
?
Responsabilidades implcitas (supervisin de personal, material, herramienta
s o equipos, dinero, ttulos o documentos, contactos internos o externos, informac
in confidencial)
?
Condiciones de trabajo (ambiente de trabajo, riesgos)
La tabla presentada a continuacin resume parte de la terminologa del anlisis de PUE
STO. Anexo n 1
Quin es y qu responsabilidades tiene un analista de puesto?.
No se debe olvidar la importancia del analista de puesto ya que el objetivo de st
e es reunir los datos los cuales adems de ser fidedignos deben ser exactos (con e
llo se hace referencia a que en determinadas ocasiones existen empleados que tie
nen la tendencia a exagerar la dificultad de sus puestos), la informacin debe ser
objetiva y verificable.
Cabe sealar que un anlisis de puesto es la principal tarea del departamento de rec
ursos humanos. Los analistas son las personas que tienen la responsabilidad de a
nalizar los puestos, ellos necesitan la cooperacin de empleados y supervisores de
los distintos departamentos ya que son ellos su principal fuente de informacin.
Mtodos de anlisis
Existen diferentes mtodos de obtener informacin sobre el PUESTO, los ms comunes son
:
?
Observacin directa: Las caractersticas ms significativas de este mtodo consi
sten en que una o ms personas obtengan la informacin acerca de los trabajadores,
observando o registrando las tareas asignadas de acuerdo a su puesto de trabajo,
de lo cual podemos deducir que esta persona o grupo de ellas tienen una partici
pacin interactiva con los trabajadores, como por ejemplo existen empresas hoy en
da las cuales graban el trabajo de sus empleados para luego analizarlo, sin embar
go este mtodo no se utiliza cuando el trabajo del empleado requiere un esfuerzo m
ental.
?
Cuestionario: La descripcin y especificacin de PUESTO se realiza solicitan
do al personal que llene un cuestionario en el que responda las preguntas en for
ma individual, relacionadas con todas las indicaciones posibles acerca del PUEST
O, su contenido y sus caractersticas. La informacin recopilada a travs del cuestion
ario se utilizar para obtener datos en el rea de los deberes, tareas, propsito del
PUESTO, distribucin fsica, requisitos para realizar el trabajo (habilidades, educa

cin, experiencia, exigencias fsicas y mentales), el equipo y material que se utili

zar, adems de temas de inters especial en materia de salud y seguridad.
El cuestionario debe ser preparado de manera que permita obtener respuestas conc
retas e informacin til.
?
Entrevista: Consiste en la interaccin entre el analista de cargo y el emp
leado, esta interaccin permite la eliminacin de dudas y desconfianza principalment
e frente a empleados conflictivos.
o
Existen tres tipos de entrevistas:
o
Entrevistas individuales, o sea, con cada empleado.
o
Entrevistas colectivas, con grupos de empleados que realizan el mismo tr
abajo.
o
Entrevistas con uno o ms supervisores que tengan un conocimiento a fondo
del PUESTO.
?
Mtodos mixtos: Es la combinacin de dos o ms mtodos de anlisis, la eleccin de e
stas combinaciones se har segn las necesidades de cada empresa como por ejemplo: t
iempo, objetivo de la descripcin, especificacin del cargo y personal disponible pa
ra esta tarea.
Etapas en el anlisis de PUESTO
1Etapa de planeacin: Como su nombre lo dice en esta etapa sucede la planif
icacin del anlisis de PUESTOS, pero esta planificacin a su vez sucede apoyada de di
stintos pasos los cuales se nombran a continuacin:
a)
En una primera etapa se determina que PUESTOS van a describirse.
b)
Se elabora el organigrama para ver as en que posicin va cada uno de los p
uestos.
c)
Se elabora el cronograma de trabajo el cual es utilizado para iniciar el
programa de anlisis, este puede ser en escalas superior a inferior o viceversa.
Asimismo en forma vertical u horizontal.
d)
Se realiza la eleccin de uno o ms mtodos de anlisis y as el o los mtodos escog
idos sern con respecto a las necesidades del PUESTO. (Se escogen por lo general v
arios mtodos de anlisis dicha eleccin recaer en mtodos de anlisis que vierta las mayor
es ventajas o menores desventajas.)
e)
Se realiza una seleccin de los factores de especificaciones que se utiliz
arn en el anlisis (Existen dos criterios, el criterio de variedad, este criterio i
ndica caractersticas especificas del puesto en anlisis las cuales van a variar de
acuerdo al nivel jerrquico en que dicho puesto se encuentre y el criterio de gene
ralidad que como su nombre lo indica este criterio debe ser general, o sea debe
estar presente en la totalidad de los PUESTOS o al menos en el 75% de ellos para
as elegir a los personajes idneos para el puesto.)
f)
Determinacin del lmite de los PUESTO o amplitud de variacin, esta amplitud
de variacin comprende a la distancia comprendida entre el lmite inferior (mnimo) y
el lmite superior (mximo) que un factor puede abarcar con relacin a un conjunto de
PUESTO.
2Etapa de preparacin: En esta etapa se dispone de los elementos y personas
que se requieren.
a)
Se escogen los analistas de PUESTO que conformarn el equipo de trabajo.
b)
Se prepara el material de trabajo.
c)
Se dispone del ambiente.
d)
Se realiza una recoleccin de datos.
3Etapa de ejecucin: Fase en la que se toman los datos relativos a los PUES
TOS que se analizarn para luego redactar un anlisis.
a)
Se realiza una recoleccin de datos a travs de los ya mencionados mtodos de
anlisis.
b)
Seleccin de datos obtenidos.
c)
Se redacta en forma provisoria el anlisis, elaborado por el analista de c
argos.
d)
Se presenta este informe a la persona correspondiente, para rectificarlo

o ratificarlo.
e)
Se vuelve a redactar el anlisis pero en forma definitiva.
f)
Se realiza la presentacin oficial del informe final.
Anlisis general de una descripcin de PUESTO
?
Titulo del puesto: Este considera una importancia psicolgica al empleado,
adems debe de indicar los deberes del trabajo e indicar en que nivel dentro de l
a empresa este se va a desempear, adems se debe obviar los ttulos de puesto idnticos
con calificadores y por ltimo ttulos en los cuales se restrinja un cargo a un det
erminado sexo.
?
Identificacin del puesto: Por lo general aborda temas como la ubicacin del
departamento fecha en la cual se revis por ultima vez su descripcin, en alunas oc
asiones contiene un nmero de nmina o cdigo, nmero de empleados que llevan ese trabaj
o y nmero de empleados del departamento en el cual se encuentra el puesto.
?
Deberes del puesto: Estos aparecen en orden de importancia, a veces se p
uede medir el peso o valor de un deber con el porcentaje de tiempo que se dedica
, se debe indicar las herramientas y equipo de apoyo que utilizar el empleado y p
or ltimo se debe realzar las responsabilidades, deberes y metas que se busca logr
ar.
?
Especificacin del puesto: Esta seccin hace referencia a los hbitos, conocim
ientos y capacidades personales que debe poseer la persona para cumplir los debe
res y responsabilidades que se encuentran en sta seccin. Se puede decir adems que e
xisten dos reas: Habilidad que se requiere para el trabajo y exigencias fsicas que
va realizar el empleado. (Anexo 2).
Importancia y deficiencias de las descripciones de PUESTO en el rea de administr
acin de personal
Se puede decir que los objetivos del anlisis y la descripcin de PUESTOS son muchos
y ellos constituyen esencialmente las bases y pilares para recursos humanos ya
que ayuda en el rea de reclutamiento de personal, determina especficamente el perf
il del aspirante a un PUESTO, apoya con el material necesario en el rea de capaci
tacin de personal, facilita la determinacin de salarios (ya que ellos van acorde s
egn el nivel del cargo), debe de motivar al personal, debe prestar apoyo a los je
fes o supervisores ( o sea ser una especie de gua) y por ltimo entregar informacin
con respecto a temas como la seguridad, higiene industrial, etc.
De acuerdo con el modelo en estudio el PUESTO debe disearse bajo cuatro aspectos:
Variedad (reside en el conjunto de acciones del trabajo o en el uso de los equi
pos y procedimientos que el cargo exige al ocupante. Los PUESTOS que tienen may
or variedad exigen un mayor desafo, ya que los empleados deben utilizar todas sus
habilidades y capacidades para realizar en forma exitosa su trabajo), Autonoma (
se refiere a la mayor libertad que el ocupante tiene para coordinar o programar
su trabajo, escoger el equipo que utilizar y decidir cmo lo va a utilizar.),Ident
ificacin con la tarea (se refiere a la posibilidad de que el empleado haga un tra
bajo en forma global para poder identificar con claridad los resultados de su es
fuerzo.), Retroalimentacin (se refiere a la informacin que recibe el empleado cuan
do est trabajando, la cual le indica cmo est realizando su tarea asignada.)
En el rea de recursos humanos se consideran de vital importancia las descripcione
s de PUESTO pero a pesar de ello existen varios problemas empezando por los info
rmes mal escritos lo cual conlleva a un error en las indicaciones hacia el emple
ado, estos informes no se actualizan constantemente, las tareas o deberes de los
empleados no estn determinados especficamente y por ltimo pueden limitar el alcanc
e de las actividades de este.
Diseo del puesto
Surge despus del anlisis del puesto se ocupa de estructurar los puestos para as mej
orar la eficiencia de la organizacin y aumentar la satisfaccin de sus empleados en
el trabajo, adems debe facilitar el logro de los objetivos de la organizacin y el
desempeo del trabajo para la persona a la cual se le establece el puesto.

Base para el diseo del puesto:

PASOS EN EL ANLISIS DE PUESTOS

Los seis pasos para realizar un anlisis de puestos son:
Paso I: Determinar el uso de la informacin resultante del anlisis de puestos. Se e
mpieza por identificar el uso que se le dar a la informacin, ya que eso determinar
el tipo de datos que se renan y la tcnica que se utilice para hacerlo.
Paso II: Reunir informacin sobre los antecedentes. A continuacin, es necesario rev
isar la informacin disponible sobre los antecedentes, como es el caso de los orga
nigramas, diagramas de proceso y descripciones del puesto. Los organigramas mues
tran la forma en que la posicin en cuestin se relaciona con otros puestos y cul es
su lugar en la organizacin. El organigrama debe identificar el ttulo de cada pobla
cin y, por medio de lneas que las conectan, debe mostrar quien debe reportar a quin
y con quin se espera que la persona que ocupa el puesto se comunique.
Una tabla de proceso ofrece una comprensin ms detallada del flujo de trabajo que l
a que se puede tener con un organigrama. En su forma ms simple, un diagrama de pr
oceso muestra el flujo de insumos y productos del puesto estudiado.
Paso III: Seleccionar las posiciones representativas para analizarlas. El siguie
nte paso es seleccionar varias posiciones representativas que sern analizadas. Es
to es necesario cuando hay muchos puestos similares por analizar y cuando toma d
emasiado tiempo el anlisis de, por ejemplo, las posiciones de todos los trabajado
res de ensamblaje.
Paso IV: Reunir informacin del anlisis del puesto. El siguiente paso es analizar r
ealmente el puesto obteniendo los datos sobre las actividades del mismo, las con
ductas requeridas de los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimien
tos humanos.
Paso V: Revisar la informacin con los participantes. El anlisis de puestos ofrece
informacin sobre la naturaleza y funciones del puesto, esta informacin debe ser ve
rificada con el trabajador que lo desempea y el superior inmediato del mismo. El
verificar la informacin ayudar a determinar si sta es correcta, si est completa y si
es fcil de entender para todos los involucrados. Este paso de "revisin" puede ayu
dar a obtener la aceptacin del ocupante del puesto con relacin a los datos del anli
sis que se obtuvieron, al darle la oportunidad de modificar la descripcin de las
actividades que realiza.
Paso VI: Desarrollar una descripcin y especificacin del puesto. En la mayora de los
casos, una descripcin y especificacin de un puesto son dos resultados concretos d
el anlisis de la posicin; es comn que se desarrollen posteriormente. La descripcin d
el puesto es una declaracin por escrito que describe las actividades y responsabi
lidades inherentes al puesto, as como las caractersticas importantes del mismo tal
es como las condiciones de trabajo y los riesgos de seguridad. La especificacin d
el puesto resume las cualidades personales, caractersticas, capacidades y anteced
entes requeridos para realizar el trabajo, y podra ser un documento separado o en

el mismo documento que la descripcin del puesto.

ANEXO No. 1: PROCESO DE ANLISIS DEL PUESTO

ANEXO 2
Ejemplo de una descripcin y anlisis de PUESTO por horas:

BIBLIOGRAFIA:
Bohlander, Snell y Sherman. Administracin de Recursos Humanos. Dcimo Segunda Edicin
. Capitulo 3. Pag: 85.
Gary Dessler. Administracin de Personal. Sexta edicin. Capitulo 3. Anlisis de puest
os, Pg.: 77.
Administracin de Salarios e Incentivos. Teora y Prctica. Miguel Amaya Galeano. Capi
tulo 7. Pagina 155.