Medelln, 23 de Febrero 2016

Por considerar de importancia para la comunidad el

consejo se permite responder a las inquietudes
planteadas por una de las residentes compartiendo
las respuestas con los copropietarios de la Unidad
para quin se entrega nuestro esfuerzo cotidiano.
Cmo concibe la administracin de la unidad el
consejo nombrado en la asamblea extraordinaria del
19 de Noviembre del 2015?
Coincidimos en que es una entidad sin nimo de lucro
regida por la ley 675 del 2001 en donde se definen las
lneas principales de este tipo de organizacin.
Adems la unidad ajustada a la ley posee aprobado el
reglamento de convivencia reglamento interno de la
unidad en donde se plantean las funciones de todos y
cada uno de los rganos de la administracin y las
reglas de convivencia al interior de la misma. Desde
el punto de vista de orientacin administrativa se
formula en el manual la Misin y Visin de la unidad,
es decir, la orientacin de largo y corto plazo
considerado en la teora administrativa un mandato a
expresarse en todas las actividades de la unidad. En
otros trminos estn claramente delimitados los
campos de accin de los rganos de administracin y
expresada la orientacin bsica a la que debe
responder toda gestin.
Es parte del diagnstico que se debe realizar para
adoptar acciones necesarias para garantizar el
cumplimiento de las decisiones tomadas por los
residentes en las asambleas generales de la

unidad. El consejo y la administracin deben

garantizar que las mismas se ejecuten de manera
oportuna, eficiente y eficazmente.
En nuestra opinin la unidad residencial posee dos
patrimonios: uno constituido por la infraestructura
fsica (edificios, vas de acceso, obra civil en general)
el otro constituido por la zona verde, jardn de la
urbanizacin. Este ltimo es el soporte (suelo) de la
infraestructura. Esa visin nos permite diferenciar las
actividades de orientacin bsica y de apoyo en la
unidad. Para qu es importante esta visin de la
estructura administrativa de la unidad? Para
entender que las actividades relacionadas con la
orientacin, con actividades bsicas NO pueden
entregarse a terceros para su gestin porque hacen
parte de la naturaleza diferenciadora de la
administracin de la unidad, estamos hablando del
mantenimiento de las zonas verdes, de la
infraestructura, de la orientacin y satisfaccin de
las necesidades de los residentes de la copropiedad.
En tanto que las actividades de apoyo asociadas a
garantizar el cumplimiento de los propsitos
misionales y cumplimiento de objetivos, se pueden
entregar a terceros, el caso de: mantenimiento de la
piscina, asesoras contables, jurdicas, de revisora
fiscal, entre otras.
Qu encuentra el consejo recin nombrado?
En trminos generales, el consejo actual encuentra,
una serie de proyectos ejecutados con unas
caractersticas coincidentes: sin planeacin, sin
estudio de factibilidad incluyendo anlisis de
impacto

 llamado hoy anlisis de riesgo de todos y cada

uno de los proyectos. Se detalla cada uno:
En lugar de utilizar el protocolo de administracin
(aprobado en administracin anterior), el consejo
saliente define el (los) contratistas con referidos de
los
integrantes

personas
cercanas
en
consanguinidad con los miembros del mismo. Con
ese procedimiento se define:
1. Inversin en cmaras de vigilancia. Proveedor: Sr
Edwin Tapias. Cmaras $20149.700 (18 cmaras
en total) ms $531.500 (Costos de instalacin).
Costo Total proyecto: $20681.200. En asamblea
de 2014 fue aprobado el proyecto de las cmaras
por $8500.000 (Ocho millones quinientos mil
pesos). Se factura a nombre de Suministros.com
(NIT: 43.656.620-9). Diana Marcela Crdenas
(Distribuidora Tinta y cartuchos C:C Monterrey).
Desde Octubre del 2015 funcionan solo tres (3).
Sin pliza de garanta. Aprobado en asamblea
ordinaria de 2014, en asamblea del 2012 fue
negada la aprobacin por considerar despus de
realizada una investigacin, inconveniente la
inversin. Por qu no funciona? De acuerdo a la
opinin del Sr Tapias porque las antenas son
altamente sensibles a descargas elctricas, se
requiere al menos un pararrayos por cada una de
las torres segn sondeo de la anterior
administradora cada uno tiene un costo
aproximado a

$5000.000 (cinco millones de pesos). En cunto a la

capacidad de recepcin de informacin, Coopevian,
en informe solicitado sostiene:
El problema radica, en que esta antena tiene una
memoria interna de 32 MB y por lo tanto, no tiene la
capacidad de procesar datos para 15 cmaras.
Lo que se recomienda, es que cada antena,
maneje individualmente 2 cmaras, para que el
flujo de informacin no se sature y sea un sistema
estable.
En conclusin, no es recomendable la instalacin de
las cmaras desde zonas tan
lejanas, ya que no se tendrn imgenes detalladas.
No es recomendable la instalacin de antenas desde
estos puntos, si no se tiene un muy buen
apantallamiento y sistemas de proteccin UPS, para
minimizar el riesgo de daos. Si se contina
manejando la misma estructura, el sistema
difcilmente ser estable.
Se debe reformar todo el sistema actual, utilizando
las cmaras que se encuentren en buen estado.
Estas deben ser reubicadas en los lugares que se
recomendaron en el diagnstico de seguridad
electrnica y adicionando en lugares que no tiene
cobertura. Se recomienda que el enlace sea
almbrico para que garantice una trasmisin de
datos ms estable (Informe actual del sistema
CCPV, 30 Enero 2016, Coopevian, archivo Plaza
Campestre). El sistema inalmbrico tiene un costo
aproximado de $90.000.000 (Noventa millones de
pesos). Conclusin: en las condiciones actuales

presupuestales el proyecto es inviable. Qu hacer

con lo invertido? Se esta estudiando la manera de
recuperar parcial totalmente esa inversin. Una
posibilidad es la propuesta a Coopevian que se
encuentra a su consideracin y la otra realizada de
manera verbal al Sr Edwin Tapias desde el 21 de
Enero sin respuesta an. Entrega un reporte de
revisin tcnica del sistema en Febrero 1 / 2016, en
donde ratifica el hecho de que no cubre garanta por
descarga elctrica. (Documento archivo electrnico,
Plaza Campestre).
2.
Calefaccin de la piscina: Proveedor Roymar.
Costo: $10208.000 (compra e instalacin). Este
tambin fue colocado a consideracin en asambleas
anteriores al 2014. Se considero- la calefaccin- en
su momento inconveniente. No se considera en su
aprobacin los siguientes elementos:
2.1 La necesidad de una compra asociada: Manta
trmica. Proveedor: Piscinas Integrales. Costo:
$1798.000 (Un milln setecientos noventa y ocho
mil pesos) (enrollador- cobija instalacin). Al poco
tiempo por afectacin de los qumicos de piscina
(proveedor) la manta finaliza su vida til. Se solicita
garanta, el proveedor repone por una sola vez la
manta, con la advertencia que solo tiene una
duracin de 90 das, momento en que debe
reponerse por un valor actual de $550.000
(Quinientos cincuenta mil pesos). En opinin del
administrador Robn Bedoya, en el mercado se
encuentran mantas de mayo duracin por un valor
de $11.500.000 (Once millones quinientos mil de
pesos).

2.2 El consumo de energa: Se enciende la piscina 15

horas al da, de acuerdo a datos de Enero 2016
ingresan en promedio/ da 26 personas, se consume
2900 Kw /mes, para un costo adicional en energa
facturada de $1211.000 (Un milln doscientos once
mil pesos).
Por estas razones, el proyecto esta en revisin.
Inicialmente se reprograma el horario de prestacin
de servicios considerando los eventos cotidianos
realizados y la prestacin del servicio a las personas
que trabajan el da, tratando de disminuir el
consumo de energa por la estructuras de costos del
mismo y al periodo de sequia que sufre el pas.
3.
Poda de rboles: Costo $ 7500.000 (Siete
millones
quinientos
mil
pesos).
Proveedor:
Bopaisajes. Con autorizacin del rea metropolitana
y visita de sus asesores. Hay dos cotizaciones con
valores ms altos, se cuestiona su precio.
4.
Arreglos ornamentales: A Dic 31 / 2015
$14010.348 (Catorce millones diez mil tres cientos
cuarenta y ocho pesos). No se recibe a satisfaccin
explicacin de este gasto de parte del administrador
Sr Robn Bedoya.
5. Pintura de Fachada: Proveedor: Construaplicamos.
Los $ 70000.000 asumidos por la administracin
(segn boletn 06 de Nov. 2015 del ex consejo) en
que se invirtieron, toda vez que, hubo un contrato
Inicial de $ 231056.736, unas obras adicionales de
$ 8939.704, para un ejecutado final de $ 239
996.440 (segn acta de interventora del 15 de
octubre de 2015), SIN incluir costos de

INTERVENTORA, OTROS
S ADICIONALES y obras
complementarias como anclajes de lneas de vida a
ste proyecto Los trabajos fueron parciales. En la
asamblea 2015, la administradora Beatriz presenta
cantidades de obra sin verificar su ejecucin.
Proyecto
en
principio
presentado
por
la
administracin de Mara Eugenia Mazo en la asamblea
ordinaria de residentes (2014), con presupuesto de
obra, para ejecutarse en 2014. Se ejecuta en 2015
con desfase de lo presupuestado y sin terminacin
total de la misma. Muchos residentes de la unidad de
los 5 pisos, presentaron quejas por los daos
ocasionados por el contratista. Como acta final de la
auditora de la obra se evidencia una pgina firmada
de
entrega,
sin
observaciones,
evaluaciones,
hallazgos justificacin y sin recomendaciones. Es
necesario cuantificar los faltantes del proyecto
definiendo cantidades de obra y presupuesto. Se
requiere de la generosa participacin para el efecto
de un profesional en el rea civil, residente en la
unidad, para la terminacin de la misma.
Proyectos restablecidos y justificacin: Se restablecen
los siguientes que fueron aprobados en asambleas
ordinarias anteriores desconocidos por el consejo
elegido en el 2014.
Plan de mantenimiento de equipos: El mantenimiento
preventivo de los equipos e infraestructura, es
fundamental para garantizar su funcionamiento
adecuado ajustado a las necesidades de los
residentes. Se contrata y realiza mantenimiento en
las motobombas del tanque de agua (son tres (3) se
reparan 2 y debe reponerse la tercera) que

garantizan adecuada presin para el suministro

del liquido vital; se acuerda un contrato para
mantenimiento preventivo durante el ao por
valor de $ 348.000 (trescientos cuarenta y ocho
mil pesos) bimensual esta para su firma.
Recomposicin del equipo de trabajo: Las serias
deficiencias en el funcionamiento del sistema
inalmbrico
de
cmaras,
la
imposibilidad
presupuestal de implementacin del sistema
ajustado
a
las
exigencias
tcnicas,
la
imposibilidad presupuestal de ejecutar el sistema
almbrico de cmaras, plantea la necesidad de
vinculacin de personal de servicios varios para
atender la demanda interna de servicio a la
comunidad.
Actualizar el plan de intervencin de la capa
vegetal de la unidad. Se contrata un profesional
de la Universidad Nacional, de excelente
conocimiento en el manejo de suelos (Agronoma)
para el restablecimiento de la capa vegetal; se
firma contrato a cinco meses (renovable) por un
valor de $600.000 (seiscientos mil pesos)
mensual. En nuestra opinin el estado actual del
suelo de Plaza, es un atentado contra el
patrimonio verde de los copropietarios. Es clave
para el mejoramiento estructural y esttico de la
unidad. Es importante sealar que la estabilidad
de suelo en la unidad tiene un riesgo medio de
calificacin de acuerdo al plan de emergencias
elaborado para la unidad en el 2011.

 Desde Mayo del 2015 por exigencia legal se venia

tratando de implementar en la unidad las NIIF
(Norma Internacional de informacin financiera).
Se concreta la reunin el 19 de Enero 2016. La
unidad comienza a estandarizar su informacin
contable y financiera ajustada a esas normas. No
ha sido aprobado en asamblea, el contacto con la
profesional lo realiza la administracin de la
seora Beatriz Ruiz.
Se actualiza el contrato para el diseo de la
reforma de portera. El arquitecto Gabriel
Bahamn recibe copia del Plan de Emergencias
de la unidad formulado en 2011 para que ajuste
el proyecto a los requerimientos sealados en el
plan para la modificacin de la portera. El
contrato inicial lo realiza la administracin de
Robn Bedoya. Prximo a firmar.
Se recupera el Plan de Emergencias de la
unidad formulado en el 2011 por un grupo asesor
experto en la materia. Aprobado en diferentes
asambleas pero ejecutado de manera parcial por
carencia
presupuestal.
Se
requiere
su
actualizacin y formular plan racional de
implementacin.
Aprobado
en
anteriores
asambleas.
Se formulan: Manual de ajuste al reglamento
interno de la unidad para hacerlo funcional y el
Protocolo de Contratacin de obra, en este caso
se pretende adems de utilizar el formato NIIF de
contratacin de obra, un manual, que

seale pautas inequvocas para contratar con

terceros. Con los dos manuales se busca generar
una cultura de respeto sancionatoria en caso
necesario (reglamento interno) y garantizar el
mximo de eficiencia en la utilizacin de los
recursos de la unidad (manual de contratacin).
Sometidos a aprobacin del consejo.
Se realiza la convocatoria y se designa la nueva
administracin de la unidad, utilizando un
procedimiento garanta de transparencia, ajustado
a los requerimientos definidos para el cargo por el
consejo.
Se restablece la recoleccin de basura durante los
fines de semana debido a que su limitacin gener
insatisfaccin en gran parte de la comunidad.
Los formularios de pago de retenciones ante la
Dian (2) han sido firmados por el anterior
administrador Robn Bedoya, revisor fiscal y
contador.
Los contratos, actas, formularios de presentacin
de resultados ante la DIAN, estados financieros del
perodo, plan de emergencias, estn disponibles
para su consulta cumpliendo con la poltica de la
administracin consistente en NO permitir que los
documentos sean retirados de las instalaciones y
que el costo que genere la utilizacin de los
mismos sea asumido por la parte interesada.
El administrador encargado de la unidad como lo
define la ley es el presidente del consejo, que al 15
de febrero se completan 66 das hbiles de
trabajo del nuevo consejo y 55 de administracin

encargada, tiempo breve para abarcar

toda la complejidad administrativa de la
unidad. Lo que podemos asegurar es que
el trabajo realizado ha sido en equipo
asumiendo cada uno las funciones que las
normas definen sin entorpecer la labor
correspondiente
de
ente
de
administracin. La nica preocupacin del
equipo administrativo, desde Jennifer
Barrera asistente de administracin hasta
todos y cada uno de los asesores del rea
administrativa, es el de trabajar para
cumplir con la Misin y Visin del
direccionamiento formulado para la
unidad.
Gracias por su inters en la gestin de la
unidad.
Consejo
de
administracin
Plaza
Campestre 2016.