7, Aprovisionamiento periédico CAPITULO 7: APROVISIONAMIENTO PERIODICO. L Petici6n por periodos fijos. ‘n método rudimentario de Reaprovisionamiento consiste en pedir me- diante un calendario fijo de manera que, por ejemplo, todos los primeros de mes se calcula y se pide la cantidad previsible del consumo durante ese mes. Pero este sistema funciona si el plazo de entrega es inmediato, porque si no el consumo que se produzca entre el dia primero de mes y la fecha de re- cepcién del pedido no esta asegurado. Por esta taz6n la peticién se debe hacer considerando la estimaci6n del con- sumo durante el periodo de tiempo a partir de la fecha de recepcion, es de- cir transcurrido el plazo de entrega. Tenemos que modificar el calendario pa- ra adaptarlo a la duraci6n del plazo de entrega. Si el plazo de entrega es de 15 dias, el pedido de primeros de Enero debe ser igual al consumo previsto durante el periodo de tiempo que transcurre enire el dia 15 y fin de Enero. El dia 15 de Enero debemos hacer otro pedido por la cantidad prevista de consumo entre el 1 y el 15 de Febrero y asi sucesivamente. En esquema, si el plazo de entrega es de 15 dias: FECHA | PEDIDO=CONSUMO PREVISTO DEL: 15IT a 30rt Wa 1512 16/2 a DID Wa 158 125Gestion de stocks Pero el dia 1 de Enero debemos tener existencias para soportar el consumo hasta el 15 de Enero y como se pueden producig diferencias entre el consu- mo previsto y el real, asi como retrasos o adelantos sobre el plazo de en- trega, es necesario que cada vez que hagamos el pedido efectuemos un sen- cillo calculo de [a cantidad necesaria, En este caso el 1 de Enero debemos estimar el consumo de todo el mes de Enero y haremos el pedido por la cantidad que resulta de: Cantidad Pedido = Consumo Previsto Enero - Stock - Pedidos Pendientes Observemos que el consumo se estima para los dos periodos (de quince di- as cada uno) siguientes a la fecha del calculo. De esta forma las existencias sobrantes de periodos anteriores sirven para cubrir las necesidades del periodo siguiente. Igualmente, un pedido anterior que no hubiese legado a recibirse, se tiene en cuenta en el calculo de la cantidad a pedir, Esta simplificacion choca con el hecho de tener que gestionar muchos pro- ductos de distintos proveedores con distintos plazos de entrega. Si los pla- zos de entrega de los proveedores no son muy dispares se puede utilizar el mismo calendario para todos ellos pero es preciso efectuar una coreccién sobre la cifra de consumo previsto. : La correcci6n consiste en considerar el consumo previsto en los dos perio- dos siguientes y aplicarle un coeficiente corrector determinado por el plazo de entrega. Cantidad Pedido = Consumo 2 Periodos siguientes « K-Stock-Pedidos Pendien- tes PA. + PE. El coefici = = coeficiente K 2PA 1267. Aprovisionamiento periddico Donde: ~ Periodo de Aprovisionamiento (P.A.), es el tiempo que transcurre entre los Pedidos (en nuestro caso, 15 dias). - Plazo de Entrega (P.E.), es el que tenga definido el Proveedor, Veamos un sencillo ejemplo suponiendo ahora un calendario mensual: PERIopO CONSUMO PEDIDOS PREVISTO PENDIENTES: Febrero 350 unidades 0 Marzo 380 unidades Abril 400 unidades. Mayo. 375 unidades Junio 500 unidades Si el Plazo de Entrega de este producto es de un mes, el coeficiente que re- sulta es: 30+30, 22 30 En este caso, el dia 1 de febrero haremos el cdlculo: Pedido = Consumo Previsto febrero y marzo ° K - Stock - Pedidos Pdtes. = = (350 + 380) © 1 — 400 = 730 — 400 = 330 uds. Entonces confeccionaremos un pedido por 330 unidades, siempre que la can- tidad “Minima de Pedido” que tenga establecida el Proveedor sea inferior. 127Gestion de stocks Comprobamos que con el stock que tenemos el dia 1 de Febrero mas el pe- dido que hacemos, cubrimos el consumo previsto hasta fin de Marzo. Si el plazo de entrega fuera de 40 dias el coeficiente K resulta: = 30+ 40, = Ke Sh 7 166. En este caso el calculo es: Pedido = (350 + 380) « 1,166 - 400 = 850 - 400 = 450 uds. El pedido entonces es mayor para compensar el hecho de que liegara mas tarde y tiene que cubrir el consumo de un periodo de tiempo superior. Este Pedido se recibird el dia 10 de Marzo y el siguiente no se recibira has- ta el 10 de Abril. Este sistema se suele representar graficamente segtin vemos en la figura: [~~ apRovisioNAMENTO POR PERIODOS F108 1287. Aprovisionamiento periddico En la primera figura representamos los perfodos 1, 2 y 3, asi como los para- metros de] aprovisionamiento. Los pasos que se ejecutan son: - En el momento 1 disponemos de un nivel de existencias del producto con jas que tenemos que hacer frente al consumo del primer periodo. - Haremos una estimacién del consumo durante los periodos 1 y 2. - Calculamos el coeficiente K de acuerdo con el plazo de entrega del pro- ducto. - Multiplicamos el consumo de los perfodos 1 y 2 por el coeficiente K. Con esta operaci6n extrapolamos la cantidad necesaria para el intervalo P. + P.B, a partir de la cantidad estimada para los dos periodos. - Al resultado anterior le restamos las existencias y los pedidos pendientes de recibir, si los hubiera. E] resultado es la cantidad a pedir en el momento 1. Cuando el plazo de entrega (P.E.) es superior a la duracién del periodo de apro- visionamiento (P.A.), la representacién es como en la Figura siguiente, en la que el pedido cursado en el periodo anterior al 1 se recibe en el momento A y el pedido que cursamos ahora lo recibiremos en el momento B, 129GestiGn de stocks La forma practica de efectuar la Gestion de Stocks consiste en disponer de un Listado 0 Ficha que sistematice los célculos, En caso de no tener informati- zada la Gestion de Stocks, es aconsejable disponer de una ficha por cada ar- ticulo tal y como se recoge en la Figura. FICHA DE GESTION DE STOCKS HISTORICO DE VENTAS: PERIODO ANO ANTERIOR} ARO ACTUAL GESTION DE STOCK PREVISION 3 = wn | «KS. TEGRICO woe | it sss En la Ficha de Gesti6n de Stocks se anotan manualmente los consumos tea- les del articulo durante los periodos correspondientes del aiio anterior y del actual a efectos de confeccionar el Hist6rico de Consumos. A partir de esos datos se debe estimar el consumo previsto para los periodos siguientes, calcular la necesidad y asi efectuar el pedido. Los sistemas informatizados seran objeto del tiltimo Capitulo. 1307. Aprovisionamiento periédico IL. Los Modelos Matemiaticos de Gestion de Stocks. EI sistema de aprovisionamiento que hemos explicado en el apartado an- terior considera exclusivamente en sus cAlculos las unidades de consumo previsto y el plazo de entrega del producto, y las empresas establecen la duracién de los periodos de aprovisionamiento (P.A.), conforme al plazo de entrega tipico, de manera que el coeficiente K citado se aproxime a la unidad. La experiencia con ese método de Gestion de Stocks ha demostrado su utili- dad mientras el nivel de informatizaci6n sea escaso. El avance tecnolégico y el consiguiente abaratamiento del proceso de tratamiento de datos, permite incorporar mayor nGmero de elementos en el cdlculo. Un modelo o método de Gestién de Stocks es un sistema de trabajo cuyo de- sarrollo se caracteriza por tres tipos de elementos: Pardmetros, Son las citcunstancias impuestas al modelo porque no podemos actuar sobre ellas: ~ Consumos previstos o Demanda. - Plazo de Entrega. - Precio de los Articulos. - Costes de Adquisicién y Posesién. Variables. Son los elementos sobre los que se puede actuar: - En el caso del Aprovisionamiento Periddico podremos decidir la periodici- dad y la cantidad del Pedido, - En el caso de Aprovisionamiento por Punto de Pedido podremos decidir el lote de compra y el nivel del Punto de Pedido. Valores a optimizar. Son las variables esenciales que se trata de aproximar a un valor dptimo: - Volumen del Stock. - Nivel de Servicio. Un modelo de Gestién de Stock indica cémo se ha de actuar sobre las Variables para mantener los Valores a optimizar dentro de limites fijados, teniendo en cuenta el valor de los Parametros. 131Gestion de stocks En términos mateméaticos esto se expresa diciendo que los modelos dan las ecuaciones que ligan los valores a optimizar con las variables. HI. Modelo Matematico de Aprovisionamiento Periddico. De acuerdo con lo anterior, este modelo trata de encontrar el valor de dos Variables: Periodicidad: Determinando el plazo de tiempo que debe transcurrir entre dos peticiones. Cantidad del Pedido. Partiendo del valor de los Parametros: - Consumo esperado del producto. - Plazo de entrega. - Precio de Compra. - Costes de Adquisicién y Posesi6n De modo que se optimicen los valores de: - Stock. - Nivel de Servicio. Las reglas del modelo consisten en que cada periodo de tiempo “T” se pe- dir una cantidad de producto “Q”. El valor de Q es el equivalente al que obtuvimos en el apartado I sobre “Pe- ticién por Periodos Fijos”. Cantidad Pedido = Cobertura - Stock - Pedidos Pendientes. Llamamos Cobertura “C” a la cantidad que debe cubrir el consumo durante el periodo de tiempo entre Pedidos “T” mas el Plazo de entrega “B. 1327. Aprovisionamiento periédico H1, Determinacion de “T’. Vamos a obtener la formula del valor de “T” que consiga hacer minimo el coste de Adquisicién y el coste de Posesién. Si pasamos un Pedido cada T mes didos que haremos al Afto es 12/T. s por una cantidad Q, el nimero de Pe- En efecto, si hacemos un Pedido cada mes, a lo largo del ato hacemos 12/1 = 12 pedidos. Si hacemos un pedido cada dos meses, a lo largo del aiio ha- cemos 12/2 = 6 pedidos. Por lo tanto podemos establecer que: Ntimero de Pedidos cursados al Afio = al Si flamamos “m” a la demanda media mensual del producto, el consumo du- rante el periodo '' sera igual a “m + T”. En efecto, si el consumo es de 50 unidades al mes y pedimos cada dos meses, el consumo de los dos meses sera igual a 100 unidades. Por lo tanto el Stock Medio de maniobra necesario sera: Stock Medio de Maniobra = —@21 Si Lamamos: Coste de Adquisicion de un Pedido = A Precio del Producto = P ‘Tasa de Posesi6n = t (en tanto por uno) 133,Gestién de stocks EI Coste Anual de Adquisicién es igual al nimero de Pedidos cursados al Afio multiplicado por el Coste de Adquisicion de un Pedido, es decir: 12 Coste Anual de Adquisicién = oA El Coste Anual de Posesién es igual al Stock Medio de Maniobra en unida- des snultiplicado por su Precio y por su tasa de posesin, es decir: m?*T 2 Coste Anual de Posesién = oPet Se trata de hacer minimo el Coste Total suma de Adquisicién y Posesién: oA +—— MT epee 2 Coste Total = —12 T El minimo de una funcién como la anterior se obtiene mateméticamente igualando a cero la primera derivada y cumpliéndose que la derivada se- gunda sea mayor que cero. Derivando con respecto aT’ Ja funcién de Coste ‘Total, obtenemos la prime- ra derivada, que si la igualamos a cero. *Pet= 2 ‘1? 1347. Aprovisionamiento periédico Se puede comprobar que el valor de la derivada segunda es siempre posi- tivo pues es igual a: 2A AcT ri Hemos prescindido en esta demostraci6n del valor del Stock de Seguridad ya que origina un Coste Fijo cuya derivada es cero y no influye en el cal- culo del minimo. Con ello hemos obtenido la férmula que calcula el valor de T en funcion de los parametros y que hace minimos los Costes de Adquisicién y Pose- sién de los productos. HIL.2, Determinacién de °C’. Llamamos Cobertura “C” a la cantidad que debe cubrir el consumo durante el periodo entre Pedidos “T” mas el Plazo de entrega “E”. C=me(THE) Pero como ya explicamos, es necesario establecer un Stock de Seguridad pata prever aumentos imprevistos en el consumo “m” o retrasos en el pla- zo de entrega “E”. Por esta raz6n, la cobertura se debe incrementar con un Stock de Seguri- dad que se expresa como: Key CE+ Eo 135,Gestion de stocks donde: om es la desviacion tipica del consumo. OE es la desviaci6n tipica del plazo de entrega. K es un coeficiente que puede tomar distintos valores segtin el grado de seguridad que queramos, es decir, segtin el Nivel de Servicio. El valor de la Cobertura queda entonces asi C=ame(T+E)+Ke m’o*E + E7o’m Hemos obtenido la férmula del valor de C que necesitamos para calcular la cantidad a pedir. Hi3. Valores Sptimos. Al principio de este capitulo nos proponiamos optimizar los valores del Stock y del Nivel de Servicio. El volumen de Stock que nos interesa optimizar es el Stock Medio. Stock Medio = Stock Medio de Maniobra + Stock de Seguridad. meT 2 Stock Medio de Maniobra = Stock de Seguridad = C ~m ¢ (T + E) Por lo cual el Stock Medio 6ptimo es: Came (——_ + E) 1367. Aprovisionamiento periédico El Nivel de Servicio 6ptimo se corresponde con que el riesgo de que se pro- duzcan roturas de stock sea lo menos probable. Una rotura de Stock se produce cuando el consumo del producto es supe- rior a la Cobertura que tengamos. Liamando “X” a Ja demanda durante el periodo (T+E) y utilizando la termi- nologia de la Teoria de Probabilidades, la probabilidad de que se produzca rotura de Stock “o:“ & = Probabilidad (X > C) = 1 - Probabilidad (K < C) = 1 - F(C) Pero como la cobertura es funcién de la demanda “X” y del Factor de Se- guridad “K”; C=X+KefX F(C) = Probabilidad (X < X+K {Q0) = PCO Luego la probabilidad de rotura de stock. 1- FCC) = 1- F(K) Esta expresién indica que la probabilidad de que se produzca rotura de stock disminuye al aumentar “K” Los valores de K que determinan la probabilidad de rotura de stock y por consiguiente el Nivel de Servicio, segtin la Distribucién de Gauss vienen da- dos por la Tabla. 137Gestion de stocks K de Roturade | Nivel Servicio Stock 50% 50% 05 30% 70% 1 16% 84% 15 7% 93% Iv. Aplicacién practica. Todos los razonamientos matematicos anteriores han sido precisos para de- mostrar su formulacién y no debe preocuparnos su complejidad. Lo importante es que contamos con unas férmulas que nos garantizan el op- timo perseguido y que son de facil aplicacién en un sistema informatizado. Un modelo de aprovisionamiento Periédico exige unos datos acerca de ca- da producto: - Consumo previsto. - Plazo de entrega. - Precio de Compra. - Coste de Adquisicién y de Posesi6n que haya estimado la empresa para el conjunto de articulos. ‘También permite que le facilitemos el Nivel de Servicio que queremos dar a nuestros usuarios asi como la dispersion que puede producirse en el consu- mo previsto y en el plazo de entrega. 1387. Aprovisionamiento periddico Con estos datos podemos calcular cual es la Periodicidad o Frecuencia con. que debemos pedir el Producto Asi mismo podemos calcular la cantidad a pedir, Cantidad Pedido = Cobertura - Stock - Pedidos Pendientes, para lo cual disponemos de la férmula de Ja Cobertura. Cobertura= me(T+E)+K E+ Eo ‘Veamos con un ejemplo la aplicacién practica de estas formulas. Supongamos que en nuestra empresa hemos estimado que el Coste de Ad- quisicion es de 270 Pts por Pedido y que la Tasa de Posesién es del 30%. La empresa ha fijado como direciriz. que ef Nivel de Servicio sea del 97,5 %. Los datos que disponemos de un Producto que nos cuesta 500 Pts por uni- dad, indican un consumo medio mensual de 30 unidades y un plazo de en- trega de 12 dias. Asi mismo disponemos de informacién sobre el comportamiento del consu- mo y las variaciones de plazo de entrega, por lo cual hemos determinado que la Desviacién tipica del Consumo es de +/- 4 unidades y la del plazo de entrega es de +/- 2,5 dias. Solucién: Lo primero es expresar las magnitudes de forma homogénea, si el consumo es de 30 unidades por mes, el plazo de entrega lo debemos expresar en me- ses, por lo tanto 12 dias equivalen a 0,4 meses, 139Gestién de stocks La desviacién tipica del plazo de entrega es de 2,5/30 = 0,083 meses. Respecto a la tasa de Posesién debe expresarse en tanto por uno y el 30 % supone el 0,3 por uno. Aplicando la formula: 24 © 270 = 1,2 meses 30 © 500 © 0,3 Es decir, debemos pedir cada 36 dias. gCuanto debemos pedi? Calculamos la Cobertura, Como el Nivel de Servicio requerido es del 97,5%, el coeficiente “K” que debemos aplicar (ver la Tabla), | es 2. : Cobertura = 30 © (1,2 + 0,4) + 2 © ~} 30% e 0,0837 + 4 16 = 54 uds. En el momento de pedir tenemos que comprobar el Stock que hay en alma- cén y los Pedidos pendientes de recibir, datos de facil obtencién en un siste- ma informatizado, Supongamos que tenemos 20 uds. en Stock y que no hay Pedidos pendientes de recibir. Cantidad a pedir = 54 ~ 20 = 34 unidades. Pero ademas de haber resuelto el problema del reaprovisionamiento, pode- mos estimar el Stock medio de este producto, de gran utilidad en Ja asigna- cién del espacio de Almacén, segtin vimos en el Capitulo 3. Stock Medio = C - m ¢ +E) = 54-30 © 06+ 0,4) = 24 unidades 140