ARQUIVOLOGIA II

PARTE
Prof Heron Duarte

MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao
acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O
mtodo de arquivamento corresponder forma que os
documentos sero armazenados, visando localizao
futura.

ARQUIVAMENTO HORIZONTAL E VERTICAL

Arquivamento e guarda de documentos em pastas, arquivos,
prateleiras e gavetas.
HORIZONTAL.
Os documentos esto dispostos uns sobre os outros. Evita
que se amassem com o tempo. Indicado para arquivos
permanentes e documentos grandes, como mapas, plantas e
desenhos. No indicado para documentos cujo acesso seja
frequente.
VERTICAL
Os documentos esto dispostos uns atrs dos outros em
gavetas e estantes. Indicado para arquivos correntes, pois
torna gil a sua localizao.

MTODOS DIRETOS/INDIRETOS
Sistema direto: A busca do documento ocorre no local
onde se acha guardado. uma caracterstica dos mtodos
que organizam os documentos por nome (alfabtico,
geogrfico, dicionrio e enciclopdico).
Sistema indireto. A busca do documento ocorre por ndice
ou catlogo. o caso dos fichrios. Caracterstica dos
mtodos que organizam por nmero (numrico simples,
numrico cronolgico, numrico dgito terminal, decimal e
duplex).

MTODO ALFABTICO
um mtodo direto, que utiliza as letras do nome para

localiza-lo.

Regras de Alfabetao:
Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e
depois o prenome.
Ariosvaldo Dias Furtado
Francisco Menezes
Gilberto Alves Rezende
Otaclio Guedes Marques
Ficar
Furtado Marques Menezes e Rezende

No caso de sobrenomes iguais, prevalece o prenome.

Ex Moreira, Antonio
Moreira, Beatriz

Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou

ligados por hfen no se separam.
Camilo Castelo Branco
Heitor Villa-Lobos
Joaquim da Boa Morte
Severino Monte Negro
Maria da Tampa Preta
O mesmo ocorre com sobrenomes formados por Santo,

Santa.
Ex. Joo Santa Cruz, Mrcia da Santa Luzia

Iniciais abreviativas tm precedncia.

E. Silva
Eunice Silva

No so considerados os artigos e preposies

(A, de, e um, uma)
Ex. Arnaldo do Couto
Marcio do Nascimento
Marcos Araujo da Silva
Sobrenomes de parentesco iro juntos.

Ex. Ernesto Machado Junior

Os ttulos no so considerados na alfabetao.
Ex. Ministro Jorge Cardoso (Cardoso, Jorge (Ministro))

MTODO NUMRICO
Mtodo Numrico Simples
Quando o elemento a ser considerado em um documento
o seu nmero.
atribudo um nmero para cada documento, a partir do
qual sero organizados os documentos.
Na busca ser a partir de um nome. Por isso, adotar um
ndice alfabtico ou onomstico.
Os mtodos que utilizam ndices so denominados
indiretos.
Ex. Pastas funcionais por matrcula dos colaboradores.
Contratos celebrados.

Mtodo Numrico Cronolgico

Os documentos sero organizados por uma data. No
precisa ser a data do documento.
Ex Documentos contbeis e contas a pagar.
Pronturios mdicos pela data de nascimento

Mtodo Numrico-dgito-terminal
Decompe-se o nmero para ser arquivado pelos 2 ltimos
dgitos.
Ex. Doc. No. 834.695
Para arquivamento, 83-46-95
Arquivado na pasta relativa aos terminados em 95, e
receber a sequencia 46.

MTODO GEOGRFICO
De acordo com o local ou setor em que foram produzidos.
Aplicado a organizaes que possuam filiais em vrios
locais diferentes
Organizao por estado
Colocam-se os estados em ordem alfabtica. Em seguida
a capital, e depois as cidades em ordem alfabtica.

 Organizao por pas

Colocam-se os pases em ordem alfabtica. Em seguida a

capital. Depois, as cidades em ordem alfabtica.
Organizao por cidade.

Colocam-se as cidades em ordem alfabtica e a sigla do

estado correspondente para diferenciar cidades de mesmo
nome em diferentes estados.
Se a organizao for de separao de cidades de um

pas, coloca-se primeiro a capital e depois as demais

cidades em ordem alfabtica.

MTODO IDEOGRFICO
Separa os documentos por assunto. Em seguida os assuntos
sero organizados por alfabetao ou por nmero. Sero, ento,
separados em dicionrio ou duplex, no caso dos numricos.
Frias
Abono
Contas a Pagar
Contas a Receber
Controle de Estoque
Admisso
Demisso
Salrios

Pelo mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio, basta colocalos em ordem alfabtica

Abono
Admisso
Contas a pagar

J no mtodo ideogrfico enciclopdico, sero agrupados pelos

ttulos gerais e os assuntos hierarquizados em cada rea.
FINANCEIRO
Contas a pagar
Contas a receber
MATERIAL
Material de Consumo
Material Permanente
PESSOAL
Abono
Admisso
Frias

Para facilitar, o mtodo pode ser utilizado a partir de

cdigos atribudos em cada assunto, em que estaro
presentes o mtodo duplex ou decimal.
Ex. duplex
1. FINANCEIRO
1.1.Contas a pagar
1.2. Contas a receber

2. MATERIAL
2.1. Material de Consumo
2.2. Material Permanente

GESTO DE DOCUMENTOS

Atividade que visa a controlar o fluxo de documentos

existentes na instituio para assegurar a eficincia das
atividades administrativas.

1 Fase: Produo
Ato de elaborar documentos em razo das atividades
especficas de um rgo ou setor.
Produzir apenas os essenciais
Evitar a reproduo desnecessria de documentos

2 Fase: Utilizao
Fluxo percorrido pelos documentos necessrio ao
cumprimento de sua funo administrativa, assim como a
sua guarda aps cessar o seu trmite.
Envolve mtodos de controle relacionados s atividades de
protocolo e as tcnicas especiais de classificao,
organizao e elaborao dos instrumentos de
recuperao da informao. O arquivamento tambm ser
controlado. Desenvolve-se a gesto dos documentos
correntes e intermedirios e a implantao de sistemas de
arquivo e de recuperao da informao.

3 Fase: Avaliao e Destinao

Envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de
prazos de guarda dos documentos. Decide quais sero
eliminados e quais preservados permanentemente.

Diagnsticos
Anlise detalhada dos aspectos relacionados ao
funcionamento do arquivo da instituio para evitar falhas
ou lacunas existentes, para adotar medidas que visem a
aumentar a sua eficincia.
Envolve: instalaes fsicas, condies ambientais,
armazenamento, conservao do documento, tipo de
acondicionamento etc.

GESTO DE ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIRIOS

Correntes
necessrio desenvolver os procedimentos para
classificao, registro, autuao, controle e tramitao,
expedio e arquivamento para facilitar o acesso s
informaes neles contidas.
As unidades responsveis por isso so intituladas
protocolo e arquivo, arquivo e comunicaes
administrativas, servio de comunicaes etc.

Intermedirios
Uma parte dos documentos correntes dever ser
conservada. No se justifica mant-los prximos s unidades
que os produziram, mas sim em local central, onde sua
armazenagem minimize os custos da guarda.
Para serem recebidos, devem ser conhecidos o seu
contedo, prazo de guarda e a data de eliminao ou
recolhimento.
Seu contedo ser acessado, sempre que necessrio, pelas
unidades que encaminharam, as quais detm ainda a sua
posse. Tais documentos no sero liberados para outros
solicitantes, a no ser se autorizados pela unidade que os
transferiu.

Protocolo
Conjunto de operaes visando ao controle dos
documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a
assegurar a sua imediata localizao e recuperao. A
atividade de protocolo tpica da fase corrente.
O Protocolo realiza as seguintes atividades:
Recebimento
Registro
Autuao
Classificao
Expedio/Distribuio
Controle/movimentao

Recebimento:
Recebem-se os documentos que entram na instituio ou
formaliza aqueles que so produzidos nos prprios setores
do rgo
Registro
Cadastro dos elementos bsicos do documento em um
sistema de controle.

Autuao
o procedimento no qual os documentos so
transformados em processos. Insere-se uma capa
especfica, faz-se a numerao das pginas e atribui-se
um nmero que o identificar.

Classificao
Os documentos so abertos e analisados para terem seus
assuntos identificados. So classificados de acordo com o
Plano de Classificao da instituio. No se aplica aos
documentos pessoais ou sigilosos, os quais sero
encaminhados diretamente ao seu destinatrio.

Expedio/Distribuio
Enviar o documento ao interessado.
Distribuio: remessa de documentos s unidades
responsveis sobre a matria dentro do rgo
Expedio: Envio do documento para outro rgo da
Administrao pblica
Controle da Movimentao
Identifica os setores pelos quais passam os documentos a
fim de recuper-los com rapidez quando necessrio.

Agentes exteriores que danificam os documentos

Fsicos.
Luminosidade; temperatura (a ideal de 22 graus);
umidade (em torno de 55%)
Qumicos.
Poluio atmosfrica;tintas; gordura e oleosidade; objetos
metlicos
Biolgicos
Insetos; Microrganismos (fungos); Roedores; Homem

PREVENO
Manter o local longe de alimentos, proximidade de cantinas
ou refeitrio, retirar o lixo, consertar janelas e portas, arejar
os armrios.

CUIDADOS GERAIS
Estantes de arquivos de metal pintados; mos limpas; no
utilizar fitas adesivas e cola branca, no escrever nos
documentos, no dobrar as pginas;
Evitar a saliva ou lquidos em geral, remover o p com
aspirador ou flanelas de algodo, retirar grampos metlicos.
Fotografias manuseadas com luvas de algodo;
Slides sempre fazer duplicatas
Disquetes e CDs em local fresco, seco e longe do
computador
Usar caixas de papelo e no de plstico
Limpar o piso com panos midos e no jogar gua

OPERAES DE RESTAURAO
1. Desinfetao (fumigao)
2. Limpeza
3. Alisamento (cmara de umidade e passar a ferro)
4. Restaurao
4.1. Banho de gelatina,
4.2. aplicao de tecido com amido,
4.3. silking (musseline de seda),
4.4. Laminao (papel de seda e prensa hidrulica)
4.5 Encapsulao em pelculas de polister e fita adesiva de duplo
revestimento