Transformando conhecimento em resultados

Alocao de fora de
trabalho

Transformando conhecimento em resultados

Conceitos

O que alocao de fora de trabalho?

A capacidade de uma organizao representa sua habilidade para desempenhar trabalho. Essa
capacidade se manifesta de muitas formas incluindo espao, fora de trabalho, equipamento,
tecnologia e materiais.
YU-LEE, 2002

Alocao da Capacidade
Fora de
Trabalho

Espao

Equipamento

Tecnologia

Materiais

Sempre que estivermos falando da capacidade ou da fora de trabalho

vamos pensar em quantas horas esto disponveis

Entendimento da alocao Quantitativa

A otimizao da alocao da fora de trabalho de uma organizao fundamental para
atingir nveis satisfatrios de produtividade, custos e competitividade.
Subdimensionamento
Poder acarretar sobrecarga de trabalho dos empregados,
excesso de realizao de horas-extras, etc..

Superdimensionamento
Poder gerar ociosidade, aumentos desnecessrios da folha de
pagamento, falta de desafios, perturbao do ambiente de
trabalho, etc..

Dimensionamento Adequado
No pode ser apenas quantitativo mais tambm ser qualitativo, de forma a estabelecer,
alm do nmero de empregados, a qualificao profissional dos mesmos, caso contrrio,
corre-se o srio risco de contar com empregados superqualificados para o cargo que
ocupam e outros com qualificao ou formao insuficiente

Transformando conhecimento em resultados

Passos do Estudo
de Alocao

Dinmica da capacitao de alocao da

fora de trabalho
ELO Group

Diretores+ gestores

Gestores +
colaboradores

Gerente + colaboradores

Estudo preliminar das

informaes da
Organizao

Definio das diretrizes

para alocao das
equipes de trabalho

Capacitao do mtodo
de alocao da fora de
trabalho

1 dia

1 dia

Preenchimento das
planilhas de alocao
com Coaching da ELO
Group

14 dias

ELO Group

Gerente + colaboradores

ELO Group

Gerentes + diretores

Anlise dos dados de

alocao e proposio
de ajustes

Reviso da alocao da
fora de trabalho

Elaborao de relatrio
final de alocao da
fora de trabalho

Homologao da
alocao da fora de
trabalho

3 dias

2 dias

4 dias

Diretores
Reunies quinzenais de acompanhamento

1 dia

Estudo preliminar das informaes da

Organizao

ELO Group

Diretores+ gestores

Gestores +
colaboradores

Gerente + colaboradores

Estudo preliminar das

informaes da
Organizao

Definio das diretrizes

para alocao das
equipes de trabalho

Capacitao do mtodo
de alocao da fora de
trabalho

1 dia

1 dia

Preenchimento das
alocao
planilhas de
com Coaching da ELO
Group

14 dias

ELO Group

Gerente + colaboradores

ELO Group

Gerentes + diretores

Anlise dos dados de

alocao e proposio
de ajustes

Reviso da alocao da
fora de trabalho

Elaborao de relatrio
final de alocao da
fora de trabalho

Homologao da
alocao da fora de
trabalho

3 dias

2 dias

4 dias

1 dia

O que considerar?
Planejamento Estratgico;
Organograma;

Plano de Cargos e Salrios com descrio de cargos e atribuies;

Poltica de Remunerao (Sistema de Avaliao de Desempenho);
Fluxogramas e Manuais dos processos;
Quantitativo de pessoas por cargo e rea;
Matriz de Atribuies das reas;
Acordo Coletivo de Trabalho
Informaes sobre frias, recessos, abonos, faltas, afastamentos e
licenas do efetivo em dias teis dos ltimos 3 anos; e,
Informaes sobre horas extras pagas e banco de horas por rea.

Definio das diretrizes para alocao

das equipes de trabalho

ELO Group

Diretores+ gestores

Gestores +
colaboradores

Gerente + colaboradores

Estudo preliminar das

informaes da
Organizao

Definio das diretrizes

para alocao das
equipes de trabalho

Capacitao do mtodo
de alocao da fora de
trabalho

1 dia

1 dia

Preenchimento das
planilhas de alocao
com coaching da ELO
Group

14 dias

ELO Group

Gerente + colaboradores

ELO Group

Gerentes + diretores

Anlise dos dados de

alocao e proposio
de ajustes

Reviso da alocao da
fora de trabalho

Elaborao de relatrio
final de alocao da
fora de trabalho

Homologao da
alocao da fora de
trabalho

3 dias

2 dias

4 dias

1 dia

Alinhamento de expectativas com os

gestores
Quais os principais problemas enfrentados pela Gerncia?
H sobrecarga ou ociosidade dos colaboradores?
A formao profissional dos atuais colaboradores est
adequada s necessidades da Gerncia?
H sazonalidades que oneram a rotina da Gerncia?
Os gestores so muito demandados em atividades
operacionais?
10

Crescimento

Alinhamento com a Estratgica

O Crescimento do quadro de pessoas

est alinhado com o Planejamento
Estratgico e com o crescimento do
negcio ao longo do tempo

Organizao

Pessoas

Tempo

Capacitao do mtodo de alocao da

fora de trabalho

12

ELO Group

Diretores+ gestores

Gestores +
colaboradores

Gerente + colaboradores

Estudo preliminar das

informaes da
Organizao

Definio das diretrizes

para alocao das
equipes de trabalho

Capacitao do mtodo
de alocao da fora de
trabalho

1 dia

1 dia

Preenchimento das
planilhas de alocao
com coaching da ELO
Group

14 dias

ELO Group

Gerente + colaboradores

ELO Group

Gerentes + diretores

Anlise dos dados de

alocao e proposio
de ajustes

Reviso da alocao da
fora de trabalho

Elaborao de relatrio
final de alocao da
fora de trabalho

Homologao da
alocao da fora de
trabalho

3 dias

2 dias

4 dias

1 dia

Exemplo - Dinmica de alocao

rea: GECOM
DIRAD
Horizonte: 1 ano
GECOM

13

GELOG

COLIC

COSER

COGEC

COSUP

Exemplo - Clculo do FTE

Conceitos

1 Pessoa

1 ano possui 12 meses

Dos 12 meses, uma pessoa trabalha 11
1 ms possui em mdia 22 dias teis
1 pessoa trabalha 8 horas por dia

8 horas dirias

Clculos de 1 FTE (ou 1 pessoa)

Sem ociosidade

11 meses x 22 dias x 8 horas = 1.936

horas/ano
Com folga

1.936 horas 12,5% = 1.694

horas/ano
FTE normal: 176 h/ms

FTE com folga: 154 h/ms

Exemplo - Verificao da capacidade

disponvel
216 dias teis no ano

1.694 h

8 horas por dia

12,5% de folga (1 hora/dia)

15

Disponibilidade Mdia anual por pessoa

Cargo

Quantidade

Disponibilidade
(h)

Diretor

1.694

Gerente

3.388

Coordenador

6.776

Analista

13

22.022

Assistente

35

59.290

Demanda (h)

A curva de capacidade no tempo

CAPACIDADE
(Disponibilidade de horas)

16

Financeiro

Compras

Aprovador

Um processo onde a rea de compras

participa

17

Um processo onde a rea de

compras participa

Compras

Aprovador

Cada atividade possui uma frequncia

e uma durao mdia

Atividade X

Financeiro

Perfil: Analista
Frequncia mensal: 20
Tempo gasto: 1h

18

Jurdico

Cada atividade possui uma frequncia e

uma durao mdia
Perfil: Analista
Volume/Freq.: 4
Esforo: 3h

Compras

PCS
Perfil: Analista
Volume/Freq.: 4
Esforo: 4h
Perfil: Assistente
Volume/Freq.: 20
Esforo: 4h

Perfil: Gerente
Volume/Freq.: 4
Esforo: 1,5h

Analisar solicitaes de compras

Perfil: Analista

Volume (ou frequncia): 4

Financeiro

Esforo (Tempo gasto): 4h

19

Perfil: Assistente
Volume/Freq.: 20
Esforo: 5h

Perfil: Analista
Volume/Freq.: 4
Esforo: 2h

Perfil: Diretor
Volume/Freq.: 1
Esforo: 2h

Uma rea participa de diversos processos

Frequncia
mensal: 20
Tempo gasto:
2h

A
n
a
li
s
t
a
S
r.

Frequncia
mensal: 30
Tempo gasto:
2h

Co
mp
ras
Coord
enado
r

Frequncia
mensal: 30
Tempo gasto:
2h

Frequncia
mensal: 10
Tempo gasto:
1h

Frequncia
mensal: 7
Tempo gasto:
3h

Frequncia
mensal: 20
Tempo gasto:
2h

Frequncia
mensal: 20
Tempo gasto:
2h
G
e
r
e
n
t
e

Frequncia
mensal: 30
Tempo gasto:
0,5h

Frequncia
mensal: 20
Tempo gasto:
1h

2
0

PROCESSO
1

Analista
Assistente

Frequncia
mensal: 3
Tempo gasto:
1h

J
r
.

A
n
a
l
i
s
t
a

J
r
.

A
n
a
l
i
s
t
a

G
e
r
e
n
t
e
Frequncia
mensal: 20
Tempo gasto:
1h

Fin
anc
eir
A
on
a
l
i
s
t
a

Frequncia
mensal: 30
Tempo gasto:
0,5h

Frequncia
mensal: 7
Tempo gasto:
3h

Coord
enado
r

Co
mp
ras
Fin
anc
eir
A
on
a
l
i
s
t
a

G
e
r
e
n
t
e

Coord
enado
r

Frequncia
mensal: 30
Tempo gasto:
2h

2
0

20

Frequncia
mensal: 10
Tempo gasto:
1h

Co
mp
ras

Frequncia
mensal: 7
Tempo gasto:
3h

Frequncia
mensal: 3
Tempo gasto:
1h

Fin
anc
eir
A
on
a
l
i
s
t
a

Frequncia
mensal: 10
Tempo gasto:
1h

A
n
a
li
s
t
a
S
r.

J
r
.

Frequncia
mensal: 3
Tempo gasto:
1h

A
n
a
li
s
t
a
S
r.

A
n
a
l
i
s
t
a

Coordenador

Frequncia
mensal: 30
Tempo gasto:
0,5h

Frequncia
mensal: 20
Tempo gasto:
1h

2
0

PROCESSO
2

PROCESSO
3

TOTAL

Demanda por trabalho total de uma rea a

partir dos processos nos quais ela se envolve
rea: Compras

21

Cargo

Quantidade

Disponibilidade
(h)

Demanda (h)

Operacional

10.850

10.900

Gerente

3.100

3.350

Diretor

1.550

1.800

Preenchimento das planilhas de alocao com

Coaching da ELO Group

22

ELO Group

Diretores+ gestores

Gestores +
colaboradores

Gerente + colaboradores

Estudo preliminar das

informaes da
Organizao

Definio das diretrizes

para alocao das
equipes de trabalho

Capacitao do mtodo
de alocao da fora de
trabalho

1 dia

1 dia

Preenchimento das
planilhas de alocao
com Coaching da ELO
Group

14 dias

ELO Group

Gerente + colaboradores

ELO Group

Gerentes + diretores

Anlise dos dados de

alocao e proposio
de ajustes

Reviso da alocao da
fora de trabalho

Elaborao de relatrio
final de alocao da
fora de trabalho

Homologao da
alocao da fora de
trabalho

3 dias

2 dias

4 dias

1 dia

Montando as planilhas de dados de

alocao

MATRIZ DE ALOCAO DA FORA DE TRABALHO

GDC-06/Expedicao e
Tramitao de
Documentos

GDC-06/Expedicao e
GDC-06/Expedicao e
GDC-06/Expedicao e
Tramitao de Documentos Tramitao de Documentos Tramitao de Documentos

Processo /
Subprocesso

GDC-06/Expedicao e Tramitao de Documentos

23

Etapa

Situao Atual

Principais Atividades

Tramitar/expedir o documento
Representao
Tramitao/expedio de
documentos recebidos

Caminhos

Unidade

Tramitao/expedio de
documentos recebidos

Tramitar/expedir o documento
Representao
Tramitao/expedio de
documentos recebidos
Tramitar/expedir o documento rea Externa

demandante externa

Tramitao/expedio de
documentos recebidos

Ferramenta gerencial para melhor tomada de

decises

representao
recebido

demandante externa
recebido

Ferramenta gerencial para melhor tomada de

decises

Documento da
representao
recebido
Documento da rea
demandante externa

Documento da
representao
recebido
Documento da rea

Tramitar/expedir o documento rea Externa

Observaes

Documento da

recebido

Tramitar/expedir o documento
Representao

Sazonalidade
(Volume mdio)

recebido

Documento da rea

Tramitar/expedir o documento rea Externa

Cargo
(exigido)

representao

recebido

Tramitar/expedir o documento
Representao

Esforo unitrio
Volume da
em Horas
MDIA MENSAL

Documento da

Documento da rea

Tramitar/expedir o documento rea Externa

Periodicidade da
Unidade

demandante externa
recebido

Ferramenta gerencial para melhor tomada de

decises

Sobre o Preenchimento
Valor relacionado quantidade de vezes
(ciclos) que a unidade ocorre no ano. Em
alguns casos pode representar o volume e em
outros a frequncia. Por exemplo: Nmero de

Volume total de drivers em

perodos de sazonalidade.
Preenchidos com nmeros.

Novos Associados , Quantidade de Folhas de

Pagamento geradas por ano

GDC-06/Expedicao e
Tramitao de Documentos

Etapa

Periodicidade da
Unidade

Volume da

Cargo

Sazonalidade

em Horas

MDIA MENSAL

(exigido)

(Volume mdio)

Observaes

Tramitao/expedio de
documentos recebidos

Esforo em horas de todos

empregados envolvidos da UTA para
realizar 1 ciclo de atividades da unidade.
Corresponde ao esforo de todos os
colaboradores, exceto coordenadores,
gerentes e diretores
24

Esforo unitrio

Ferramenta gerencial para melhor tomada de

decises

Cargo do(s)
empregado(s) que
executam as
atividades, de
acordo com legenda

Qualquer observaes que

facilitem o entendimento
posterior dos demais dados,
inclusive meses ou semanas
impactados pelas
sazonalidades

Anlise dos dados de alocao e

proposio de ajustes

25

ELO Group

Diretores+ gestores

Gestores +
colaboradores

Gerente + colaboradores

Estudo preliminar das

informaes da
Organizao

Definio das diretrizes

para alocao das
equipes de trabalho

Capacitao do mtodo
de alocao da fora de
trabalho

1 dia

1 dia

Preenchimento das
planilhas de alocao
com Coaching da ELO
Group

14 dias

ELO Group

Gerente + colaboradores

ELO Group

Gerentes + diretores

Anlise dos dados de

alocao e proposio
de ajustes

Reviso da alocao da
fora de trabalho

Elaborao de relatrio
final de alocao da
fora de trabalho

Homologao da
alocao da fora de
trabalho

3 dias

2 dias

4 dias

1 dia

Anlise dos dados de alocao

Quais atividades podem estar preenchidas incorretamente?
Que atividades podem ser detalhadas / segregadas para
melhor entendimento?
Existem inconsistncias nos volumes quando comparadas s
planilhas de outras coordenaes / histrico da Organizao?
Que sazonalidades podem ser melhor representadas?

O volume est compatvel com a realidade da coordenao?

Quais atividades podem estar super/subestimadas?
26

Anlise e reviso da alocao de trabalho

MATRIZ DE ALOCAO DA FORA DE TRABALHO

GDC-06/Expedicao e
Tramitao de
Documentos

GDC-06/Expedicao e
Tramitao de
Documentos

GDC-06/Expedicao e
Tramitao de
Documentos

GDC-06/Expedicao e
GDC-06/Expedicao e
GDC-06/Expedicao e
Tramitao de Documentos Tramitao de Documentos Tramitao de Documentos

Etapa

Tramitar/expedir o documento
Representao
Tramitao/expedio de
documentos recebidos

Driver

Caminhos

Periodicidade da
Unidade

Esforo unitrio

Volume da

Cargo

Sazonalidade

em Horas

MDIA MENSAL

(exigido)

(Volume mdio)

Tramitar/expedir o documento
Representao
Tramitao/expedio de
documentos recebidos
Tramitar/expedir o documento rea Externa

representao
recebido

A1

Anual

3,00

5,00

A2

demandante externa
recebido

A2

Bimestral

3,00

5,00

A3

A3

Semestral

3,00

5,00

A4

A4

Bimestral

3,00

5,00

A5

B1

Dirio

3,00

5,00

A6

B2

Dirio

3,00

5,00

A7

B3

Semanal

3,00

5,00

A8

B4

Mensal

3,00

5,00

A9

B5

Bimestral

3,00

5,00

A10

B6

Demanda

3,00

5,00

A11

B7

Demanda

3,00

5,00

A12

B8

Demanda

3,00

5,00

A13

Ferramenta gerencial para melhor tomada de

decises

Documento da
representao
recebido
Documento da rea
demandante externa

10

Tramitao/expedio de
documentos recebidos
Tramitar/expedir o documento rea Externa

Documento da
representao
recebido
Documento da rea
demandante externa

Ferramenta gerencial para melhor tomada de

decises

recebido

Tramitar/expedir o documento
Representao
Tramitao/expedio de
documentos recebidos
Tramitar/expedir o documento rea Externa

Maio

Ferramenta gerencial para melhor tomada de

decises

recebido

Tramitar/expedir o documento
Representao

Observaes

Documento da

Documento da rea

Tramitar/expedir o documento rea Externa

Documento da
representao
recebido
Documento da rea
demandante externa
recebido

Tramitar/expedir o documento
Representao
Tramitao/expedio de
documentos recebidos
Tramitar/expedir o documento rea Externa

Documento da
representao
recebido
Documento da rea
demandante externa
recebido

Tramitar/expedir o documento
Representao
Tramitao/expedio de
documentos recebidos

ELO Group 2012

27

Principais Atividades

Documento da
representao
recebido
Documento da rea

Tramitar/expedir o documento rea Externa

demandante externa
recebido

15

Dezembro

Demanda por trabalho total de uma rea a

partir dos processos nos quais ela se envolve
rea: GECOM

169 h

28

12.430h

2.701h

Cargo

Quantidade

Disponibilidade
(h)

Demanda (h)

Diretor

1.694

1.920

Gerente

3.388

2.979

Coordenador

6.776

7.567

Analista

13

22.022

21.430

Assistente

35

59.290

62.320

Cargo

Quantidade

Diretor

40%
20%

10%
Processo 1

Processo 2

20%

30%

20%

Coordenador

Analista

Processo 3

Processo 4

Processo 2

5%

10%

Processo 3

Processo 4

50%

20%

20%

0%

0%

Processo 2

Processo 3

30%

1,76

4,47

13

12,65

35

36,79

Processo 5
10%

Processo 4

Processo 5

30%
10%

Processo 2
20%

20%

0%

Processo 3

Processo 4

Processo 5

25%

25%

10%

0%

Processo 1

Processo 5

0%

40%

1,13

40%

20%

Processo 1

15%

0%

Processo 1

Total
necessrio
(FTE)

35%

50%

40%

Assistente

25%

0%

Processo 1

29

20%

0%

40%

Gerente

30%

Total atual
(FTE)

Processo 2

Processo 3

Processo 4

Processo 5

Elaborao de relatrio final e Homologao

da alocao da fora de trabalho

30

ELO Group

Diretores+ gestores

Gestores +
colaboradores

Gerente + colaboradores

Estudo preliminar das

informaes da
Organizao

Definio das diretrizes

para alocao das
equipes de trabalho

Capacitao do mtodo
de alocao da fora de
trabalho

1 dia

1 dia

Preenchimento das
planilhas de alocao
com coaching da ELO
Group

14 dias

ELO Group

Gerente + colaboradores

ELO Group

Gerentes + diretores

Anlise dos dados de

alocao e proposio
de ajustes

Reviso da alocao da
fora de trabalho

Elaborao de relatrio
final de alocao da
fora de trabalho

Homologao da
alocao da fora de
trabalho

3 dias

2 dias

4 dias

1 dia

EXEMPLOS

horas

Dado o desajuste QUANTITATIVO entre demanda e

capacidade diferentes aes podem ser tomadas

CAPACIDADE
(Disponibilidade de horas)

DEMANDA

tempo
32

horas

Dado o desajuste QUANTITATIVO entre demanda e

capacidade diferentes aes podem ser tomadas

CAPACIDADE
(Disponibilidade de horas)

DEMANDA

tempo
33

Diferentes aes podem ser tomadas

para se aumentar a capacidade
Motivao de equipe

horas

Contrataes
Transferncias internas de pessoas
Mudana de responsabilidades

CAPACIDADE
(Disponibilidade de horas)

DEMANDA

tempo
34

Diferentes aes podem ser tomadas

para se reduzir/alterar a demanda
Sincronizao de atividades
Paralelizao de atividades

horas

Ferramental de apoio
Treinamentos
Automao de atividades
Eliminao de atividades

CAPACIDADE
(Disponibilidade de horas)

DEMANDA

tempo
35

horas

O ajuste entre capacidade e demanda por trabalho

dar o balano entre sobrecarga e ociosidade

Subdimensionamento
(Sobrecarga)

O ideal que a alocao da

fora de trabalho esteja entre
o subdimensionamento e o
superdimensionamento

Cansao/estresse
Afastamentos
Perda de qualidade
Fila

CAPACIDADE
(Disponibilidade de horas)

Superdimensionamento
(Ociosidade)

Desmotivao

DEMANDA

Baixa produtividade
Baixo desenvolvimento
pessoal

tempo

36

Dinmica de alocao da fora de trabalho:

Processo Cclico

ELO Group

Diretores+ gestores

Gestores +
colaboradores

Gerente + colaboradores

Estudo preliminar das

informaes da
Organizao

Definio das diretrizes

para alocao das
equipes de trabalho

Capacitao do mtodo
de alocao da fora de
trabalho

1 dia

1 dia

Preenchimento das
planilhas de alocao
com coaching da ELO
Group

14 dias

ELO Group

Gerente + colaboradores

ELO Group

Gerentes + diretores

Anlise dos dados de

alocao e proposio
de ajustes

Reviso da alocao da
fora de trabalho

Elaborao de relatrio
final de alocao da
fora de trabalho

Homologao da
alocao da fora de
trabalho

3 dias

2 dias

4 dias

1 dia