Primero que se debe hacer es solicitar directamente a Bogotá un
espacio para la conexión y realización de una videoconferencia. Para acceder a ella se debe tener previamente los recursos logísticos como espacio físico, equipos de proyección, dirección IP disponible, además de computador con conexión a Internet con buenas características de velocidad. De igual manera, se debe tener elaborado y/o preparado la sesión de la videoconferencia.
Se tiene conexión eléctrica necesaria para los equipos, los cables
de conexión para los mismos. Se manipulan los controles para desplegar los carteles que permiten mejor visualización de la proyección. Se enciende el PC al frente del auditorio. Se encienden luego los equipos de proyección, lo cual se realiza con el control remoto, direccionando a la cámara e introduciendo una dirección IP. Según desde donde se transmita la videoconferencia se anexa el ID para la visualización y transmisión de diapositivas que se proyectan en el otro cartel.
Se dicta la videoconferencia la cual se puede grabar por medio
de un DVD y al final de la misma hay un espacio para la intervención de todos los participantes que tengan preguntas. Se debe tener en cuenta la habilitación o no del micrófono por medio del control remoto.