Control de documentos internos

1. OBJETIVO:
Establecer las directrices y los lineamientos para la elaboracin, revisin, aprobacin, actualizacin y
publicacin de los documentos internos del Sistema Integrado de Gestin (SIG) de la Gobernacin de
Antioquia.

2. RESPONSABLE:
Es responsabilidad de los Lderes, Gestores e Integrantes de los Equipos de Mejoramiento Continuo
de los procesos, el cumplimiento y aplicacin de este procedimiento.

3. DEFINICIONES Y TRMINOS:
3.1. Aplicativo
3.2. Caracterizacin
3.3. Copia Controlada
3.4. Copia No Controlada
3.5. Documento
3.6. Formato
3.7. Documento de Origen Interno
3.8. Legibilidad
3.9. Manual
3.10. Manual de calidad
3.11. Procedimiento
3.12. Procedimiento Documentado
3.13. NTCGP
3.14. SIG
3.15. Subproceso
3.16. Instructivo
3.17. POE (Procedimiento Operativo Estndar)
3.18. Plan de control operacional
3.19. Matriz de calificacin
3.20. Programa de Gestin
Y los dems trminos y definiciones dados por las normas NTC-ISO 9000 Sistema de
Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario, la NTCGP 1000 Sistema de Gestin de
la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y otras Entidades Prestadoras de
Servicios, el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000, Norma NTC ISO 14001:
Sistema de Gestin Ambiental, Norma, NTC ISO 17025: Sistema de Acreditacin
Laboratorio de Ensayos, Norma NTC OHSAS 18001: Sistema de Seguridad Industrial,
Norma NTC ISO 22000: Sistema de Inocuidad Alimentaria y la Norma BASC: Estndar
Internacional de Seguridad.

4. CONTENIDO:
4.1 PRESENTACIN DE DOCUMENTOS:
4.1.1 ENCABEZADO Y PIE DE PGINA:
Todos los documentos que conforman el Sistema Integrado de Gestin deben cumplir en
su encabezado con el siguiente esquema.

Encabezado (Todas las pginas)

Nota: En el caso de los Formatos, Fichas de Especificacin FLA, Fichas Tcnicas, Matrices
de Calificacin, Planes de Control Operacional, Programas de Gestin y Planes de Calidad
FLA y en general todos los documentos que aplican exclusivamente para los procesos de
Fabricacin de Licores y Alcoholes y Comercializacin de Licores y Alcoholes, se reduce el
espacio para el titulo y se colocan los logos de la Gobernacin seguido del logo de la
Fabrica de Licores y Alcoholes de Antioquia.
Pie de Pgina (Se encontrar al final de los manuales, procedimientos, Procedimientos
Operativos estandarizados, instructivos y fichas tcnicas)

4.1.2 CODIFICACIN: Se emplea en todos los documentos un cdigo alfanumrico que

permite determinar el tipo de documento, macroproceso, el proceso al que pertenece, as:

Ejemplo: El cdigo del Procedimiento para Control de Registros:

Tabla 1. Codificacin por Tipo de Documento

Tabla 2. Pirmide de la Estructura Documental del SIG

Tabla 3. Codificacin de Macroprocesos, Procesos Subpprocesos

4.1.3 ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS:

Todos los manuales, procedimientos, procedimientos operativos estandarizados (POE) e
instructivos tienen la siguiente estructura:
OBJETIVO: Describe el propsito o finalidad por el cual la organizacin ha establecido el
documento.
Nota: El alcance aplica para las caracterizaciones, procedimientos e instructivos, describe
en forma general donde inician y terminan las actividades del proceso o procedimiento del
Sistema Integrado de Gestin.
RESPONSABLE: Indica los cargos o roles que aseguran la implementacin del
documento.

DEFINICIONES Y TRMINOS: Explica en forma clara las palabras o expresiones tcnicas

utilizadas en el documento, listadas en orden alfabtico.
CONTENIDO: Definicin de los pasos, en secuencia lgica, necesarios para llevar a cabo
las actividades. La elaboracin de los procedimientos y procedimientos operativos
estandarizados (POE) se realiza utilizando una tabla que consta de cuatro columnas:
flujograma, descripcin de actividades, responsables y registros. Mientras que, los
manuales, planes de calidad e instructivos tienen su propia estructura de contenido de
acuerdo a las necesidades del proceso.
Nota-1:La elaboracin de un flujograma es optativa de acuerdo al nivel de especificidad
del procedimiento, no obstante debe cumplir con la descripcin de: actividades,
responsables y registros; lo anterior es de aplicacin en la Fabrica de Licores y alcoholes
de Antioquia.
Nota-2: El flujograma se constituye de tres smbolos bsicos, as

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: En este campo se deben especificar las normas,

metodologas, guas y dems documentos de apoyo que sirven para la ejecucin del
procedimiento.
Nota: Los documentos anteriormente mencionados deben aparecer referenciados en el
Listado Maestro de Documentos Externos, normatividad y polticas de operacin del
proceso.
REGISTROS: Hace referencia a los documentos generados como resultado de las
actividades descritas en el procedimiento y que evidencian su ejecucin. (ver
procedimiento PR-M1-P5-004 Control de Registros.). No deben existir formatos y por lo
tanto registros, sin documento que lo genere (procedimiento u otro) y justifique su
generacin. Todo formato debe estar asociado a un documento que diga como se controla
el registro.
CONTROL DE CAMBIOS: Describe el historial de modificaciones del documento y
comprende la versin, fecha de aprobacin y la descripcin de cambios. En el caso
especial de formatos, los cambios realizados en estos deben describirse en el cuadro de
control de cambios del procedimiento que los genera.
Nota: El nmero de la ltima anotacin del control de cambios debe coincidir con la
versin vigente del documento.
LISTADO DE ANEXOS: Enuncia los documentos que requiere el procedimiento para su

ejecucin, tales como formatos, tablas, procedimientos, instructivos, etc. que se anexan o
agregan al documento.
4.2 CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS:
Nota 1:
Las versiones vigentes del documento se conservan en medio magntico en la Red Local y
es responsabilidad del proceso de Planeacin y Administracin de las Tecnologas de
Informacin y Comunicacin realizar el respaldo o backups de los documentos
almacenados en medio magntico, conforme a las polticas de operacin del proceso.
Nota 2:
Un documento del sistema es obsoleto o inactivo cuando se presenta alguno de los
siguientes casos:
1. Un documento pasa a estado inactivo automticamente cuando se aprueba una nueva
versin de este.
2. A discrecin del Gestor del proceso, previo acuerdo con los integrantes del equipo de
mejoramiento continuo, mediante la opcin de inactivacin con la que cuenta el modulo de
documentacin de ISOlucin dejando evidencia de esta actividad en un acta de reunin.
Nota 3:
A partir de la implementacin del Software ISOlucin toda la documentacin se encuentra
en la base de datos del mismo. Por tal motivo, se consideran Copias No Controladas los
documentos en papel impreso a excepcin de los Formatos.
Nota 4:
Los equipos de mejoramiento continuo de los procesos deben contemplar dentro de su
programa anual de reuniones una actividad de revisin de la totalidad de sus documentos
y actualizacin en el caso que aplique, dejando constancia de la misma en acta de
reunin.
Nota 5:
Los instructivos pueden ser de carcter transversal a un proceso o de carcter funcional a
la forma de operar de un organismo, sin perjuicio de dejar de estar asociados a un
proceso.
En el caso de ser funcional, este deber identificarse en el nombre y en el alcance, para no
generar confusin en la consulta del proceso.
La forma de operar para crear un instructivo funcional es que un servidor pblico de un
organismo plantea la necesidad al integrante del equipo de mejoramiento del proceso que
tiene relacin con el tema, para que esta se lleve a equipo de mejoramiento donde es
analizada y viabilizada, con el fin de tomar decisin si es transversal al proceso o
funcional.
Su elaboracin ser responsabilidad del servidor del organismo con el apoyo del integrante
del equipo de mejoramiento, su revisin estar a cargo del directivo del rea y del gestor
del proceso, tal como lo especifica la actividad #5, para proceder a su aprobacin por
parte del lder del proceso.
Nota 6:
En el caso de los formatos del Sistema Integrado de Gestin, se podrn adicionar otros
logos diferentes a los del SIG en los mismos, en aquellos casos en los que los organismos
de la Administracin Departamental, realicen proyectos o actividades de manera conjunta
con otras entidades externas bien sea locales, nacionales y/o internacionales y se deba

anexar los logos de dichas entidades para evidenciar su participacin en estos proyectos o
actividades.
N
FLUJOGRAMA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO
1

Identifican la necesidad de crear, modificar o eliminar un documento (manual, caracterizacin,

procedimiento, ficha tcnica, instructivo formato, etc) se la comunica, a travs de oficio o correo
Identificar
la del Proceso y/o Integrante del Equipo de Mejoramiento sustentando el motivo
electrnico
al Gestor
necesidad
de la creacin, modificacin y/o eliminacin de un documento.
Servidores pblicos

Oficio, correo electrnico

2

Determina la viabilidad para la creacin, modificacin o eliminacin de un documento, teniendo en

cuenta
los la
siguientes
Analizar
viabilidadaspectos:
Competencia de la Gobernacin
Relacin con el proceso.
Cumplimiento de normas legales.
Pertinencia tcnica.
Oportunidad de mejora.

Equipo de Mejoramiento Continuo

Acta de reunin en Isolucin
3

Es viable?

12

Elabora la propuesta del documento con la asesora del Enlace de la Direccin de Desarrollo
Organizacional,
utilizando el aplicativo en el mdulo "Documentacin/Manejo de Documentos".
Elaborar documento
borrador
Servidor Pblico

Documento borrador elaborado en el modulo documentacin del software ISOlucin.

5

Si el documento requiere revisin adicional por parte de un directivo pasa a la actividad 6.

7
Requiere revisin?

Revisa de acuerdo con la tabla adjunta RESPONSABLES DE REVISIN TECNICA ADICIONAL EN LA

DOCUMENTACIN
LOS PROCESOS (Si aplica al proceso), los aspectos tcnicos y especficos del
Revisar por parte DE
de un
documento
en relacin con el rea o dependencia y posteriormente se remiten al gestor para la
Directivo
segunda revisin.
Servidor Responsable
Documento elaborado, modificado o inactivado con su respectiva fecha, en el modulo documentacin
del software ISOlucin.
7

Enviar a flujo donde automticamente el aplicativo genera un cuadro de "flujo de revisin y

aprobacin",
se sealao la etapa Revisin de documentos y se registra en el campo "descripcin" la
Elaborar, Modificar
tarea
de revisar
el documento, luego se selecciona el nombre del gestor y se le da click en el botn
eliminar
el Documento
"guardar".
Luego se selecciona la etapa Aprobacin de documentos, se registra en el campo de "descripcin" la
tarea de aprobar el documento y se selecciona el nombre del lder, se le da click al botn "guardar" y
click a "guardar y enviar para aprobacin" apareciendo un mensaje de confirmacin de envi de la
tarea.
Nota 1: Las modificaciones realizadas a los documentos se registran dando adicionar objeto en la
seccin Edicin ( Al final del procedimiento), generndose automticamente un nmero consecutivo
correspondiente a la nueva versin y la fecha, y un espacio para registra la razn de la actualizacin.
Nota 2: Para la elaboracin de documentos, si es necesario se puede consultar el "Manual de Usuario
Isolucion" disponible en la pgina principal del aplicativo. Para el caso de los formatos, se puede
adjuntar el archivo en el formato que se elabor, de acuerdo a lo descrito en dicho manual.
Nota 3: En aquellos Equipos de Mejoramiento Contnuo de Procesos en los cuales se cuente con el
apoyo de practicantes y con la debida autorizacin del Lider del proceso se podra delegar en estos,
solamente la elaboracin de documentos.
Servidor Pblico
Documento elaborado, modificado o inactivado con su respectiva fecha, en el modulo documentacin
del software ISOlucin
8

Recibe una notificacin de tarea en su correo electrnico y al ingresar en el aplicativo ISOlucin

(pgina
revisa el contenido del documento, si lo avala lo enva con una nota registrando en
Revisarprincipal),
el Documento
el campo de "observaciones" al lder del proceso, sealando el botn de "revisado" y haciendo click al
botn "salvar".
Si no lo avala lo devuelve a la fuente de origen con una nota explicando la razn en el campo
"observaciones", sealando el botn de "devolver" y haciendo click al botn "salvar".

Gestor del Proceso

Documento revisado con su respectiva fecha en el modulo documentacin del software ISOlucin
9

Recibe una notificacin de tarea en su correo electrnico y al ingresar en el aplicativo ISOlucin

(pgina
revisa el contenido del documento, si lo aprueba registra una nota en el campo de
Aprobarprincipal),
el Documento
"observaciones", sealando el botn de "aprobado" y Haciendo click al botn "salvar".
Nota: Una vez aprobado el documento, este aparece automticamente en el listado maestro de
documentos del sotfware Isolucin.
Si no lo aprueba lo devuelve a la fuente de origen con un nota explicando la razn en el campo de
"observaciones", sealando el botn de "devolver" y haciendo click al botn "salvar".

Lider del Proceso

Documento aprobado con su respectiva fecha, en el modulo documentacin del software ISOlucin
10

Dar conocer las modificaciones o novedades en los documentos del proceso del Sistema Integrado de
Gestin alos
losDocumentos
servidores pblicos involucrados en la ejecucin de los mismos, quedando como
Divulgar
evidencias de esta actividad las siguientes: formato FO-M1-P5-007 Listado de Asistencia a Reunin,
Actas, correos electrnicos y la pagina de publicacin de Isolucin.
Equipo de Mejoramiento Continuo
FO-M1-P5-007 Listado de Asistencia a Reunin, actas, correos electrnicos y la pagina de publicacin
de Isolucin
11

Elabora Oficio informando al Comit Interno de Archivo, los nuevos formatos del SIG generados en el
mes
inmediantamente
anterior, para ser validados por dicho Comit.
Informar
acerca de los
nuevos formatos del SIG
Nota: Este oficio debe ser enviado los dias 25 de cada mes, con informacin con corte al dia 20.

Profesional Especializado DDO (Grupo SIG)

Correo electrnico
12

Comunica mediante oficio al servidor pblico la razn de la no viabilidad de la creacin, modificacin

o eliminacin del procedimiento.
Comunicar al servidor
pblico
Gestor del Proceso
Oficio o correo electrnico

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Norma NTCGP-1000:Norma Tcnica de la
Calidad para la Gestin Pblica.
Norma NTC ISO 14001: Sistema de Gestin Ambiental
Norma NTC ISO/IEC 17025: Sistema de Acreditacin Laboratorio de Ensayos
Norma BASC: Estndar Internacional de Seguridad
Norma NTC OHSAS 18001: Sistema de Seguridad Industrial
Norma NTC ISO 22000: Sistema de Inocuidad Alimentaria
Manual del Usuario ISOLUCION

6. REGISTROS:
Lug.
Cdig
Responsab
Nombre
Almacenamien
o
le
to

E-mail
oficio

FO-M1- Acta de
P5-005 reunin

Servidores
pblicos
Gobernacin
de Antioquia

Gestor del
Proceso

Document Equipo de
o
Mejoramiento
elaborado
,
modificad
oo

Oficina del
Gestor

Oficina del
Gestor

Aplicativo
ISOLUCION

Recuperacin

T.
Protecci
Retenci
n
n

De
acuerdo
Archivador
con lo
es y
establecid
Carpetas del Equipo de
carpetas
o en las
Mejoramiento Continuo
uso
tablas de
exclusivo retencin
document
al
De
acuerdo
Archivador
con lo
es y
establecid
Carpetas del Equipo de
carpetas
o en las
Mejoramiento Continuo
uso
tablas de
exclusivo retencin
document
al
Modulo
Niveles de Mientras
Documentacin/Documenta acceso
esta en
cin
(Claves)
estado
(Administracin)/Manejo de
borrador,
Documentos
indefinido
para los

Disp.
Final
De acuerdo
con lo
establecido
en las
tablas de
retencin
documental

De acuerdo
con lo
establecido
en las
tablas de
retencin
documental
Aplicativo
ISOLUCIO
N

eliminado
con su
respectiva
fecha
Document
o revisado
Gestor del
con su
Proceso
respectiva
fecha
Document
o
aprobado
Lider del
con su
Proceso
respectiva
fecha

oboletos

Aplicativo
ISOLUCION

Aplicativo
ISOLUCION

Listado de
FO-M1- Asistencia Gestor del
P5-007
a
Proceso
Reunin.

Oficio

Oficina del
Gestor

Oficina de la
Oficina de la
Direccin de
Direccin de
Desarrollo
Desarrollo
Organizacion
Organizacional
al

Modulo
Mientras
Documentacin/Documenta Niveles de
Aplicativo
esta en
cin
acceso
ISOLUCIO
estado de
(Administracin)/Manejo de (Claves)
N
revisin
Documentos
Modulo
Documentacin/Listados
maestros/Listado maestro
de documento

Carpetas del Equipo de

Mejoramiento

Carpetas de oficios

Niveles de
Aplicativo
acceso Indefinida ISOLUCIO
(Claves)
N

Archivador
es oficina
del Gestor

Archivador
es de la
DDO

De
acuerdo
con lo
establecid
o en las
tablas de
retencin
document
al
De
acuerdo
con lo
establecid
o en las
tablas de
retencin
document
al

De acuerdo
con lo
establecido
en las
tablas de
retencin
documental

De acuerdo
con lo
establecido
en las
tablas de
retencin
documental

7. CONTROL DE CAMBIOS:
VERSION

FECHA

RAZON DE LA ACTUALIZACION

27/Mar/2014

Este procedimiento viene del subproceso ASIG, el cual

se fusiono con mejoramiento continuo crendose el
nuevo proceso Gestin de la Mejora Continua.

03/Abr/2014

Se realiz la actualizacin de los procesos conforme al

nuevo modelo de operacin de procesos.

20/May/2014

Se modifica la nota que aparece en el numeral 4.1.3

Estructura de los documentos.
Adicionalmente, en el mismo numeral 4.1.3 , en
Registros, se cambi el cdigo del procedimiento
Control de Registros, el cual pas de PR-M1-P2-S1-003
a PR-M1-P5-004.
En la actividad 10 del procedimiento se cambi el
codigo del Listado de Asistencia a Reunin, el cual
cambio de cdigo.
Se actualiz el archivo anexo.

23/Oct/2014

-Se incluy que los documentos del SIG, tales como

caracterizaciones, procedimientos e instructivos tienen

alcance.
- Se ajustaron las definiciones de Manual, Manual de
Calidad, Caracterizacin, Procedimiento e instructivo.
- Se incluyo la nota 5 donde se aclara el manejo de los
instructivos funcionales.

23/Feb/2015

Se modifico la actividad de informar acerca de los

nuevos formatos, en el sentido de cambiar el nombre
del Comit Departamental de Archivos por Comit
interno de Archivo, y cambiar el registro de oficio por
correo electrnico.

23/Jul/2015

Se actualiz la tabla de macroprocesos y procesos de

acuerdo con la nueva actualizacin del mapa orgnico
de procesos del SIG, y se incluy la nota N 6
relacionada con la adicin de otros logos a los
formatos del SIG.

8. LISTADO DE ANEXOS
RESPONSABLES DE REVISIN TCNICA ADICIONAL EN LA DOCUMENTACIN DE LOS
PROCESOS
ELABORO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

REVISO

CLARA VICTORIA
IVAN DARIO ARANGO
Nombre:
LATORRE CORREA
CORREA
Profesional Especializado Cargo: Profesional Especializado
23/Jul/2015
Fecha: 23/Jul/2015

APROBO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

FRANCISCO JOSE TOBON

NARANJO
Director de Desarrollo
Organizacional
29/Jul/2015