6.

1 CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE

6.1.1 Las operaciones económicas
6.2 FASES DEL PROCESO CONTABLE
6.2.1 Identificación de las operaciones
6.2.2 Recolección o captura de información
6.2.3 Clasificación y registro
6.2.4 Resúmenes intermedios
6.2.5 Estados financieros
6.3 Resumen del proceso contable
 6.1 CONCEPTO DE PROCESO
CONTABLE

Es el conjunto de actividades que permiten

 
incorporar a la contabilidad y expresar a
través de estados financieros las
operaciones económicas de una
organización.
 6.1.1 LAS OPERACIONES
ECONÓMICAS

Son los hechos carácter interno o

externo, medibles en dinero, que
afectan o modifican la situación
financiera y/o los resultados
financieros de una organización.
 
 6.2. FASES DEL PROCESO CONTABLE

1. IDENTIFICACIÓN 2. RECOLECCIÓN O
DE LAS CAPTURA DE
OPERACIONES INFORMACIÓN

5. ESTADOS 3. CLASIFICACIÓN
FINANCIEROS Y
REGISTRO

4. RESUMENES
INTERMEDIOS
 6.2.1. IDENTIFICACIÓN DE LAS
OPERACIONES

La contabilidad debe incorporar la totalidad de las

operaciones económicas que ocurran en una
organización
Operaciones
basicas
RUTINARIAS
Operaciones
TIPOS DE de Apoyo
OPERACIONE
S

NO RUTINARIAS
 6.2.1.1. OPERACIONES RUTINARIAS

Aquellas que se presentan de manera frecuente y uniforme en

desarrollo de las actividades de la organización

OPERACIONES
RUTINARIAS Deben ser planificadas

Planeación de
Operaciones

Donde se deben definir los aspectos relacionados con

la incorporación de la información que ellas originan
a la contabilidad.
 6.2.1.1. Operaciones Rutinarias

Para la obtención de
OPERACIONES los bienes o servicios Generalmente
que constituyen el tienen usuarios
BÁSICAS objeto social de la o clientes
organización. externos

Su propósito es Pueden tener

OPERACIONES servir de soporte usuarios o
DE APOYO para la prestación clientes internos
de las operaciones y externos
básicas
 6.2.1.2. Operaciones no Rutinarias

•Daños o pérdidas por casos

AQUELLAS CUYA fortuitos,
OCURRENCIA NO •Pérdidas por fallos judiciales,
ES FRECUENTE NI •Adquisiciones o
UNIFORME remodelaciones de
instalaciones,
•Procesos de investigación
para el desarrollo de nuevos
productos ,etc..
Estas operaciones que igualmente deben
ser incorporadas a la contabilidad, en
algunas ocasiones requieren definirles
procedimientos específicos.
 6.2.1.3. Aspectos a Definir
de las Operaciones

QUE
QUE
INFORMACION REQUERIDA PARA EFECTUAR LOS ASIENTOS
CONTABLES: ( Tipo y còdigo de la operaciòn, partes qie intervien
Documentos, còdigos y claves que soportan la operaciòn, cuantì
Fecha y hora de la operaciòn)

COMO
COMO
MECANISMOS A TRAVÈS DE LOS CUALES SE REPORTARÀ
INFORMACIÒN A CONTABILIDAD (procesos en linea, transmicione
Periòdcas, entrega en medios magneticos, documentos impreso

PERIODICIDAD CON QUE SE ENTREGARA LA INFORMACIÒN A

CUANDO
CUANDO LA CONTABILIDAD. PUEDE SER DIARIA, SEMANAL, O
MAXIMO MENSUAL.

FUNCIONARIO RESPONSABLE DE ENTREGAR, REPORTAR O

QUIEN
QUIEN TRANSMITIR LA INFORMACIÒN.

DEFINIDOS EN MANUALES DE FUNCIONES

Y DE CONTABILIDAD
 6.2.2. Recolección o Captura de
Información

SISTEMA DE CAPTURA A TRAVES DE

INFORMACIÓN O RECOLECTA LOS MEDIOS
QUE PARA C/U
CONTABLE INFORMACIÓN DE LAS OPERACIONES
SE DEFINA

DEBE ASEGURARSE QUE TODA

RESPONSABLE LA INFORMACIÓN LLEGUE, CON LAS CONDICIONE DE
INTEGRIDAD, OPORTUNIDAD, CONFIABILIDAD
 6.2.2. Recolección o Captura de
Información

LENGUAJE COMÚN (PROPIO DE LA

OPERACIÓN)

INFORMACIÓN

TRADUCIDA A LENGUAJE CONTABLE (EN

FORMA DE ASIENTOS DE CONTABILIDAD)
 6.2.3. Clasificación y Registro de
la Información

a información se clasifica y registra en asientos de contabilidad

Esquema basado en el principio de la partida doble

ASIENTO DE que permite registrar hechos económicos
CONTABILIDAD de manera individual o colectiva,
siempre que se trate de hechos homogéneos.
 6.2.3. CLASIFICACIÓN Y REGISTRO
DE LA INFORMACIÓN

LA PARTIDA CAUSA EFECTO

DOBLE

Tiene dos convenciones que por si solas no tienen ningún

significado: el debe y el haber. Estas convenciones adquieren
significado cuando en ellas se registran las cuentas que
permiten clasificar y resumir las transacciones u
operaciones.
6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información

DEBE HABER

El DEBE o cargo El HABER

se coloca a la izquierda se coloca a la derecha.

Para realizar los asientos contables se combinan las convenciones

debe y haber con las cuentas contables Las cuales pueden ser de las
siguientes clases: de activo, de pasivo de patrimonio, de ingreso, de
costo y de gasto.
6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información

Se registran
operaciones que
CUENTAS Activos afecten la
REALES situación
O DEL Pasivos financiera de la
BALANCE organización
Patrimonio

Se registran
CUENTAS DE Ingresos operaciones que
RESULTADO,
afectan los resultados
DE GANANCIAS Y Costos financieros de la
PÉRDIDAS
organización.
O NOMINALES Gastos
6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información

Las cuentas cumplen funciones similares a las de

las cajillas de un ordenador, es decir, permiten
agrupar en expresiones cortas operaciones
económicas homogéneas, lo que finalmente
conduce a que sea posible resumir en estados
financieros todos las operaciones económicas de
una organización.
6.2.3. Clasificación y Registro de
la Información
ACTIVOS PASIVO PATRIMONI
S O
CAJA CTAS X PAGAR CAPITAL

BANCOS OBL. UTILIDA

FINANCI. D

CTAS X IMP. X PAGAR COSTOS Y

RESERVA
COBRAR INGRESO GASTOS
S
S
VENTAS SUELDOS
INVENTARIOS OBLIG. SUPERAVI
LABORA T
INGRESOS SERV.
PUBLICOS
FINANCIE.
P.P.E
OTROS GASTOS
INGRESOS FINANCIE.
TOTAL
TOTAL TOTAL
TOTAL TOTAL TOTAL INGRES.
INGRESOS GASTOS
ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO
 6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información

Reglas básicas para afectar las cuentas contables

CUENTA DEBITO CRÈDITO
ACTIVOS Cuando surgen o aumentan Cuando disminuyen o
desaparecen
PASIVOS Cuando disminuyen o Cuando surgen o
desaparecen aumentan

PATRIMONIO Cuando disminuyen o Cuando surgen o

desaparecen aumentan

INGRESOS cuando por alguna razón Cuando surgen o

disminuyen o para cancelar su aumentan
saldo al final del ejercicio
COSTOS Y Cuando surgen o aumentan cuando por alguna razón
disminuyen o para cancelar
GASTOS su saldo al final del
ejercicio.
6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información

CUENTA REGISTRO

CAJA Movimientos de existencias de dinero

en efectivo.

BANCOS Movimientos y disponibilidades en

cuentas corrientes en entidades
banacarias.
INVENTARIOS Movimientos y existencias de
mercancìas

CUENTAS POR PAGAR Las obligaciones, pagos y saldos

pendientes con acreedores
 6.2.3.1. El Asiento Contable

De la combinación de las convenciones debe y

haber con las cuentas surge el asiento contable.

Es la unidad mínima de registro de las

operaciones o transacciones de una organización.
ASIENTO CONTABLE
En él se puede registrar una operación o
un conjunto de operaciones homogéneas
(de la misma operación) ocurridas en un
período máximo de un mes.
 6.2.3.1. El Asiento Contable

  Clase o tipo de transacción, con

indicación de código de
EL ASIENTO transacción si lo tuviere
CONTABLE
DEBE   Fecha y hora de la transacción,
CONTENER LA esta última si la tuviere
SIGUIENTE
INFORMACIÓN:   Documento que soporta la
transacción, si existe, o los
códigos y claves que sustentan la
transacción en caso de
transacciones electrónicas.
 6.2.3.1. El Asiento Contable

Ejemplo: El 24 de septiembre a las 2:30 de la tarde se compra un computador

por $2.500.000 según Comprobante de egreso No 1355. Se paga con
cheque del Banco de Bogotá No 154698.

FECHA Y CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

HORA
Septiembre 1524 Equipo de computo 2.500.000
24 2:30 p.m.
1110 Bancos 2.500.000

Para registrar la compra

de un computador IBM,
según C.E. 1355
 6.2.3 Resúmenes Intermedios

Dejar una memoria histórica de las

operaciones que efectúa una
organización
A partir de
los asientos Producir los estados
financieros que permiten
contables se
informar a usuarios internos y
realiza un externos acerca de los
proceso OBJETIVOS recursos, sus usos, su
gradual de relaciones de propiedad, el
resultado de las operaciones y
resumen de los cambios en los recursos.
la
información
Los asientos contables se registran en
dos clases de libros: libros auxiliares y
libros principales.
 6.2.3 Resúmenes Intermedios

Se llevan para cada una de las

cuentas, tanto de balance como de
LIBROS resultado. Permiten registrar para
AUXILIARES. cada cuenta cada uno de los
movimientos débito y crédito que la
han afectado durante un período, e
igualmente las variaciones que con
motivo de estos movimientos
presenta el saldo.
Permiten
  el
resumen de las Libro Diario
LIBROS PRINCIPALES. operaciones a Columnario
partir de los
El Libro Mayor y Balances.
asientos
contables.
 6.2.3 Resúmenes Intermedios

Libro Diario Columnario. Se registran las partidas débito y crédito

que afectaron una cuenta durante un período, es un libro de
movimientos. El resumen de movimientos del Libro Diario Columnario
se traslada al Libro Mayor y Balances.

Libro diario colum nario

COMERCIALIZADORA A.B.C. LTDA

C o mp 1105 CAJA 1110 BANCOS 1305 CLIENTES VALORES

FECHA DETALLE No
CODIGO CUENTAS VARIAS

DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER

Oct. 1 Comprobante apertura 1 50,000 1524 Equipo de oficina 5,000
3115 Capital Social 55,000
Sumas 50,000 5,000 55,000

Oct. 3 Comprobante de diario 1 1,000 5305 Gastos financieros 1,000

Oct. 4 Comprobante de diario 2 45,000 45,000

Sumas 46,000 45,000 1,000

50,000 46,000 45,000 6,000 55,000

 6.2.3 Resúmenes Intermedios

Libro Mayor y Balances

 
Permite para cada cuenta confrontar el saldo de inicio
de un período con el movimiento de ese mismo período
para obtener del final del período. El movimiento se
obtiene de la información que se traslada del libro Diario
Columnario.
 

El Libro de Mayor y Balances es la fuente para elaborar

el Balance General y el Estado de Resultados.
 6.2.3 Resúmenes Intermedios

Asientos de cierre o de cancelación de cuentas de resultado

 
Como paso previo a la elaboración del los estados financieros se deben
cancelar las cuentas de resultado o de ganancias y pérdidas. El
procedimiento de cancelación es el siguiente:
 
• A las cuentas de resultado que presenten saldo débito (las de costos y
gastos) se las hace un registro crédito por el saldo que presenten al último
día del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda
en cero.

Costos y Gastos
DEBE HABER
XXX
XXX XXX
 6.2.3 Resúmenes Intermedios
• A las cuentas de resultado que presenten saldo crédito (las de ingresos) se les
hace un registro débito por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31
de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero.
Ingresos
DEBE HABER
YYY
YYY YYY

• La diferencia entre el registro débito y el registro crédito es el resultado del

ejercicio (utilidad o pérdida). Si los ingresos son mayores a los gastos hay utilidad,
en caso contrario hay pérdida.
Perdidas y Ganancias
DEBE HABER
XXX YYY
Pérdida Utilidad
 6.2.3 Resúmenes Intermedios
Ingresos por ventas $500.000
Costo de mercancía $300.000
Gastos de administración $100.000
Utilidad del ejercicio $100.000

FECHA Y CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

HORA
Diciembre 30 4135 Ingresos 500.000
590505 operacionales 500.000
Ganacias y pérdidas

FECHA Y CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

HORA
Diciembre 30 590505 Ganacias y pérdidas 300.000
6135 Costo de mercancías 300.000
 6.2.3 Resúmenes Intermedios

FECHA Y CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

HORA
Diciembre 30 590505 Ganacias y pérdidas 100.000
51 Gastos de 100.000
administración

FECHA Y CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

HORA
Diciembre 30 590505 Ganancias y pérdidas 100.000
360501 Ganancia del ejercicio 100.000
 6.3. RESUMEN DEL PROCESO
CONTABLE

REGISTROS
AUXILIARES
AREAS OPERATIVAS LIBROS
AREAS Y/O
AUXILIARES
CONTABILIDAD
CONTABLES
ASIENTOS BALANCE
CONTABLE GENERAL
OPERACIONES REG. PORSGRUPOS DE
OPERACIONES
RUTINARIAS HOMOGENEAS
LIBRO
OPERACIONES DIARIO
LIBRO
ESTADO
MAYOR
CONTABILIDAD COLUMNARIO Y DE
ASIENTOS BALANCES RESULTADO
OPERACIONES CONTABLE
NO RUTINARIAS S
REGISTRO
INDIVIDUAL DE
OPERACIONES
OTROS
LIBROS INFORMES
AUXILIARES
REGISTROS
AUXILIARES
CONTABLES
AREAS OPERATIVAS