El concepto del inventario Podemos encontrar muchas acepciones de inventario, pero para entender esto es menester, primero, asimilar el concepto de control. El control tiene por objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Se presentan como elementos del término los siguientes factores: + Relacién con lo planeado. El control siempre existe para verificar el lo- gro de los objetivos establecidos en la planeacién. * Medicién. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resul- tados. * Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucién y la planea- cién. + Establecer medidas correctivas. El objeto de control es prever y corre- gir los errores. Importancia del control La relevancia del control y la gestion de inventarios son subestimadas en mu- chas organizaciones, tal vez por lo mecanicas que se pueden tornar las operacio- nes relacionadas con esta importante funcién. Veamos algunos elementos que destacan su necesidad: + Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se al- cancen los planes exitosamente. * Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos, + Determina y analiza rapidamente las causas que pueden originar desvia- ciones, para que no vuelvan a presentarse en el futuro. * Localiza a los sectores responsables de la administracién, desde el mo- mento en que se establecen medidas correctivas. * Proporciona informacién acerca del estado de ejecucidn de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacién. * Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. * Su aplicacién incide directamente en la racionalidad de la administracion y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa,Principios para el control de inventarios Los stocks suelen ser un elemento critico en la gestién logistica de las empre- sas, por lo que es fundamental basarse en una serie de principios tendientes a facilitar su accionar. + Equilibrio. A cada grupo de trabajo debe proporcionarsele el grado de control correspondiente. Al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos para verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad conferida; y que la autoridad delegada esta siendo debidamente ejercida. * De los objetivos. Ningiin control sera vilido si no se fundamenta en los objetivos y si mediante él, no se evaliia el logro de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas especificas o estandares, que sirvan de patrén para la evaluacién de lo definido. + Dela oportunidad. Para que sea eficaz, el control requiere ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se presente el error; de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipacién. + De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presen- ten en relacién con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea factible conocer las causas que las originaron; a fin de tomar las medidas del caso para evitarlas en el futuro. * De excepcién. El control debe aplicarse, preferiblemente, a las activida- des excepcionales o representativas, con el propésito de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas re- quieren de inspeccién. Este principio se vale de métodos probabilisticos, estadisticos 0 aleatorios. * De Ja funcin controlada. Por ningiin motivo, la funcién controladora debe comprender a la controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es bsico, pues seflala que la persona o area responsable de Ia inspeccién no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Caracteristicas del control ‘Un buen control de inventarios debe posibilitar:Reflejar la naturaleza de estructura organizacional. Un sistema de control deberé ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de activi- dad que se desea controlar. Oportunidad. Un buen control debe manifestar inmediatamente las des- viaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas de enten- der para facilitar su aplicacién. Las técnicas muy complicadas en lugar de ser Utiles crean confusiones. Ubicacién estratégica. Resulta imposible e incosteable implantar con- troles para todas las actividades de la compaiia, por lo que es necesario implantarlos en ciertas areas de valor estratégico. Consideraciones para establecer un sistema de control Al momento de implantar un sistema efectivo de control de inventarios, es co- min cometer errores ligados a la improvisacién de las herramientas de segui- miento y gestién. Es por ello, que se presentan los siguientes factores como basicos para desarrollar la ejecucién de dicho sistema. L Tipos de medicién. Los tipos de medicién se basan en algin tipo de norma 0 estandares establecidos, que pueden ser: Estandares histéricos. Pueden basarse en registros e informacién con- cernientes a las experiencias pasadas de una organizacién. Estandares externos. Son los provenientes de otras organizaciones u otras unidades de la misma compafia. Esténdares de ingenicria. Se refiere a la capacidad de las maquinas; suelen venir especificadas por los fabricantes. El mamero de mediciones. El mimero de mediciones puede ser redu- cido. Conforme se eleva la cantidad de controles que se aplican a un trabajo, el individuo pierde autonomia y la libertad respecto a cémo y cuando ejecutarlo, Autoridad para establecer medidas y estandares. Los estandares de desempefio pueden fijarse con o sin la participacién de las personas cuyo rendimiento va a ser controlado. Cuando se establecen en formaunilateral por los gerentes de alto nivel, existe el peligro de que los em- pleados los juzguen idealistas. 4. Flexibilidad de los estindares. Los gerentes necesitan determinar si Jos estandares deberdn ser uniformes en las unidades afines de la em- presa; asi como tomar una decisién respecto al sistema de control cuan- titativo frente al cualitativo. 5. Frecuencia de la medicién. La frecuencia y tiempo de la medicién de- pende de la naturaleza de la tarea que va a ser controlada. El empleo de control de calidad estadistico exige establecer el tamaio de la muestra y el intervalo que debe haber entre las pruebas. 6. Direccién de la retroalimentaci6n. La finalidad del control consiste en asegurar que los planes actuales se lleven a cabo y los planes futuros se realicen con més eficiencia La mayoria de los empresarios sélo usan un tipo de inventario, el cual esta rela- cionado con los articulos producidos y los vendidos. Pocos reconocen y aplican otras dos clases de stocks: materiales que preceden a la produccién y materiales de mantenimiento. Ambos requieren de inversiones significativas, atin cuando algunos cancelan articulos importantes como gasto. Ambos son esenciales en la fabricacién y pueden administrarse mis eficazmente utilizando la informacion del sistema formal de planeacién y control; asi como las técnicas apropiadas del control de stocks. Algunos de los comentarios que se escuchan entre las personas de negocios son: * Nose puede vender de un almacén vacio. * Los inventarios son el cementerio del negocio. + Por qué no se elaboran muchos de ellos; siempre podemos utilizarlos. Estos comentarios ilustran los problemas involucrados en el logro de decisiones racionales sobre inventarios. Por lo general, los stocks representan una porcién considerable de los activos totales de una compaiiia, pero pocos temas en los. negocios estn sujetos a tales consideraciones parciales. El departamento de ventas ve los inventarios como fundamentales para el buen servicio a clientes; y siente que fabricacién ha fallado si un articulo no esta disponible cuando se vence el plazo de embarque de un pedido. La gente de finanzas cree que las existencias son un mal necesario, que atan el capital que podria utilizarse mejoren cualquier otra compra. La gente de la fiibrica tiene dificultad para entender los costos asociados con la practica de inventarios y con frecuencia conside- ran con desgano las medidas del control de stocks, debido a la ineficiencia que se impone en la planta. Desde el punto de vista de la factoria, los inventarios deberian ser un recurso ilimitado. Obviamente, el problema radica en que la compaitia entiende los stocks desde un punto de vista global. Funciones y objetivos de los inventarios Las principales funciones de los inventarios son: Equilibrar la oferta y la demanda. Permitir la especializacién de la produccién. Proteger la compaiiia ante la inseguridad de la demanda y el abastecimiento. Actuar como recurso disponible en los diferentes niveles de la cadena de distribucién. La funcién basica del stock es desglose. En una empresa manufacturera Jos inventarios desglosan o separan las actividades de produccién, distri- bucién y comercializacién. Los inventarios de materias primas posibilitan tomar decisiones de pro- duccién a corto plazo, independientemente del mercadeo de materias pri- mas (materiales), Los inventarios de materiales en proceso permiten el desglose de las eta- pas de manufactura. Es decir, estas existencias garantizan que los depar- tamentos de produccién operen sin una dependencia directa de progra- mas de manufactura anteriores. Los inventarios de articulos terminados posibilitan separar la funcién fabril y la demanda de los clientes. La funci6n de los inventarios no se limita a la manufactura; también se aplica a las ventas al detal. Un comprador espera que el comerciante ten- ga el articulo que desea. Si el bien no esta disponible en el momento en que el cliente lo solicita, entonces el comerciante pierde al comprador esa vez e inclusive para futuras compras. Para absorber las fluctuaciones en la demanda y, de esta manera, dar un mejor servicio a los clientes, se necesita que el comerciante conserve existencias. Aprovechar economias de escala. La produccién y transporte de mercan- cias en altos voliimenes es menos costosa. Servir a los clientes. La demanda de los compradores no es 100% prede- cible, por lo que se requiere inventario para cubrir las variaciones de los pedidos.