COMO PLANEAR UN PROYECTO

Como gerentes de proyecto sabemos que muchas veces tenemos que comenzar y
terminar el proyecto sin la posibilidad de planificar en la forma en que querríamos
hacerlo. A veces los planes fracasan, pero no contestes tan rápido: esto es una causa
todavía más importante para aprender qué cosas debemos hacer en una planificación,
aunque sea rápidamente en una tarde en la oficina.

Por supuesto que hay excelente herramientas automatizadas para hacer esto, pero
primero es bueno aprenderlo con papel y lápiz.

¿Cómo se planifica un proyecto rápidamente?

1. Desarrollar el WBS. Más detalles aquí.

2. Preparar una lista de tareas en base a los entregables del WBS.

3. Establecer duraciones y dependencias entre las tareas. Ver esto, esto y esto.

4. Asignar recursos a tareas.

5. Determinar la ruta crítica del proyecto. Ver esto.

6. Nivelar los recursos: hay que asegurarse de que los recursos no están sobreasignados
día por día. Para ello se pueden utilizar las siguientes técnicas

* Retrasar tareas no críticas.

* Asignar un recurso diferente a una tarea.

* Cambiar dependencias entre tareas.

* Partir en dos una tarea.

El éxito depende de tres cosas: comunicación, comunicación, comunicación

Hay que comenzar el proceso de comunicación con todos los involucrados en una etapa
temprana del proyecto. Eso significa: levantarte de tu escritorio, salir de tu oficina e ir a
charlar con los que estarán en contacto contigo en el proyecto. Hay que hacer esto desde
el primer día, y después del primer día, hacerlo frecuentemente. Tomar la iniciativa. El
proyecto no se maneja desde tu computadora. El proyecto se maneja con la gente,
comunicándose.

No subestimes la comunicación informal. Ir a almorzar con alguien puede ser “trabajar”

también. Construir una relación con la persona indicada puede ser la clave para que tu
proyecto tenga éxito. Y no hay reglas para construir una relación: puede ser en una
oficina, en un restaurant o practicando un deporte. La única regla es: no hay mejor
comunicación que la comunicación cara a cara, sincera y abierta.

Podemos aprender mucho de la política internacional: los problemas serios entre países
se solucionan con negociaciones cara a cara, en tiempo real, sin tecnología de por medio
y sin mensajeros. Eso no ha cambiado en la historia por siglos.

La tecnología es importante, es un gran catalizador de la comunicación, pero se debe

usar una vez que la relación ha sido construida. ¿Nunca te pasó participar en un
conference call telefónico con personas que no conoces? Si te hubieras reunido con
ellos aunque sea una sola vez, la comunicación en el conference call sería más fácil.

Entoces: escribiste el project charter de tu proyecto, ahora se necesita que lo firme un

patrocinador, que esté de acuerdo con lo que está escrito. La primera pregunta que te
debes hacer es: ¿conozco a esta persona? ¿la primera vez en mi vida que hable con él o
ella será para pedirle la firma del project charter? No me digas que prefieres pedirle la
firma por mail…

¿Cómo sería este escenario si ya conocieras a esta persona, si ya hubieras construído

una relación con él o ella? La firma sería solamente un trámite de un minuto y no te
costaría nungún esfuerzo conseguirla…

Otro aspecto de la comunicación en tu proyecto es la comunicación con los miembros

de tu equipo. ¿Los conoces? ¿Has trabajado con ellos antes o es la primera vez que los
ves en tu vida?

La comunicación con tu equipo puede estar pautada implícita o explícitamente. ¿Cómo

sería usar pautas explícitas? Sería por ejemplo hacer una hoja de “Reglas básicas de
comunicación en el proyecto” y repartirla a todos el primer día:

1. Comencemos las reuniones puntualmente.

2. Hablemos de a uno por vez, tratando de escuchar al otro.

3. Evitar comentarios en voz baja cuando otra persona está hablando.

4. Traer a la reunión toda la documentación requerida.

5. Etc.

Si esto te resulta muy formal o antinatural, podrías pautar estas reglas oralmente,
durante la primera reunión. Si hace mucho tiempo que conoces a tu equipo y hace
mucho tiempo que trabajan juntos, puede ser que estas reglas ya estén implícitas en la
forma de comunicación entre ustedes.

Y por supuesto, como project manager, debes ser el ejemplo, dar el ejemplo y servir
como un modelo para los demás, sobre todo para aquellos con poca experiencia.

¿Por qué fracasan las PMOs?

Muchas veces la PMO es vista como un órgano auditor de proyectos que solamente
vigila a los PMs pero no aporta valor a nungún proyecto. Esto sucede porque muchas
veces las personas que integran la PMO no tienen experiencia en proyectos reales, sino
que su perfil es adminsitrativo - contable con poco contacto con los proyectos de la
organización que están monitoreando.

Esto causa que no sean respetados por los PMs que tienen experiencia, los cuales
parecen decir “¿Quiénes son ellos para decirme cómo manejar mi proyecto?”. Todo esto
conduce en línea recta al fracaso.

Algunas PMOs tratan de solucionar este problema por medio de la reubicación de PMs
experimentados en la organización bajo el rol de un comité de expertos que analiza los
proyectos en curso. Esto generalmente causa frustración tanto en los integrantes de la
PMO como en los gerentes de los proyectos minitoreados.

¿Cuál es la solución?

Reenfocar el rol de la PMO, ni más ni menos. Algunas ideas:

1. Concentrar esfuerzos en los PMs con poca experiencia: la PMO los debería apoyar,
más que auditar, y estar disponible para ellos más frecuentemente.

2. Crear el rol de “PM trainee”, o aprendiz de PM: si este rol existe en muchas
profesiones ¿por qué no crearlo en la PMO? ¿Por qué un trainee tiene que ser alguien
que comienza a trabajar? Un trainee de una PMO puede ser alguien que fue
programador durante 8 años y ahora decidió hacer un cambio en su carrera.

3. Realizar una auditoría de proyectos que incluya análisis de lecciones aprendidas: ¿Por
qué realizar solamente una auditoría y entregar un reporte? La PMO tiene que devolver
el favor y utilizar los errores descubiertos para elaborar leeciones aprendidas con todo el
equipo. Construir soluciones, pensar en los proyectos que vendrán.

4. Transformarse en el ente respopnsable de capacitación en PM dentro de la

organización: sinergia y trabajo en conjunto con el departamento de capacitación.

5. Transformarse en el ente responsable del sistema automatizado de administración de

proyectos de la organización: capacitar a un equipo técnico, redefinir los procesos de los
proyectos y su ingreso a la herramienta, definir los roles y responsabliidades de los PMs
de sus equipos con la herramienta.

HITOS DEL PROYECTO

Muchas veces nos pasa que los profesionales no tienen muy en claro lo que es un hito
en el proyecto, entonces acá va una explicación simple. Un hito es una tarea de duración
cero que simboliza el haber conseguido un logro importante en el proyecto. Los hitos
son una forma de conocer el avance del proyecto sin estar familiarizado con el proyecto
y constituyen un trabajo de duración cero porque simbolizan un logro, un punto, un
momento en el proyecto.
En el cronograma de nuestro proyecto deberían existir varios hitos que informen la
fecha estimada en que pensamos cumplirlos, y que luego en la ejecución compararemos
con la fecha real. En muchos proyectos, se hace mención solamente de los hitos y es
muy común que sólo los hitos le interesen a un comité de directores que revisa
proyectos en una gran organización. En tal sentido, los hitos son la forma más
abarcativa de monitorear la ejecución de un proyecto. Si alguien se está construyendo
una casa, inmediatamente toda la familia habla de los hitos y no del cronograma: “el
lunes completaron los cimentos”, “la semana que viene terminan de colocar los pisos”,
“ese día estará finalizada la instalación de gas”, etc.
Dentro de los consejos típicos, se recomienda colocar algunos hitos dentro del plan
solamente como señal de que llegamos a un punto importante en el proyecto. Estos
hitos servirán como herramientas de comunicación para los patrocinadores y demás
involucrados. De esa manera se define un tablero de control para todos los proyectos, en
el cual se indican, por ejemplo, los hitos que hemos atravesado, cuál se encuentra cerca,
cuál está atrasado, etc