Catering y Eventos

INSTITUTO DE EDUCACIN SUPERIOR TECNOLGICO PRIVADO
DEL VALLE ARARIWA

R.M. N 310-97-ED -- R.D. 0544 -2013- ED
CATERING
Y EVENTOS
CID IVA - Edicin, Diciembre 2015 Derechos Reservados.

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CATERING Y EVENTOS
INTRODUCCIN
Se denomina Catering o Cterin, dentro de su grfica castellanizada al servicio
de Alimentacin Institucional o Alimentacin Colectiva que provee una cantidad
determinada de comidas y bebidas ya sea en fiestas, eventos, presentaciones
de diversa ndole, as como en servicio a bordo que implica a empresas de
transporte terrestre para pasajeros y aerolneas.
En algunos casos los salones de fiestas u hoteles y empresas del rubro,
proveen este servicio junto con el alquiler de sus instalaciones, en otros casos
hay empresas especializadas para elaborar y trasladar los alimentos al sitio
que disponga el cliente. En el servicio que puede incluir desde la comida, la
bebida, la mantelera y los cubiertos hasta el servicio de cocineros, camareros,
y personal de limpieza posterior al evento.
SERVICIO A BORDO O COMIDA DE AVIN
La denominada comida de avin o tambin men de aerolnea es una
comida servida durante el vuelo a los pasajeros de las aerolneas comerciales.
Estas comidas se preparan de forma especial para ser servidas a los pasajeros
y forman parte del servicio de catering. Son servidas por las azafatas y
asistentes de vuelo. Las primeras cocinas preparadas para servir comidas en
vuelo fueron desarrolladas por la compaa area United Airlines en 1936.
Caractersticas de la comida
a bordo
El men medio ofrecido por
una aerolnea incluye algn tipo
de carne (en la mayora de los
casos pollo o ternera), una
ensalada o verduras cocinadas,
alguna pasta, y un postre. Las
compaas de catering generan
en pequeas cantidades algn
men alternativo como: Kosher
o vegetariano. Por regla
general suelen ser solicitadas
previamente para que sean cargadas en el avin, a veces cuando se compra el
ticket de vuelo. Algunas aerolneas no ofrecen mens para ovo-lacto
vegetarianos y en su lugar proporcionan mens veganos.

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Cubertera
Antes de los atentados del 11
de septiembre de 2001 a los
pasajeros de primera clase se
les proporcionaba un 'set'
completo de cubertera. Tras
esta situacin, y por mejorar la
seguridad en vuelo, fueron
convirtiendo la cubertera en
materiales inofensivos o que no
puedan ser usados como arma
blanca, por esta razn los
pasajeros de primera clase y
clase econmica se han visto
obligados a emplear cuberteras
de plstico. Esta restriccin se ha visto relajada en algunos pases.
Otros elementos no culinarios
Los condimentos incluidos en el men (generalmente sal, pimienta y azcar) se
proporcionan en pequeos estuches. Para la higiene de manos y cara se
suelen incluir servilletas y toalla hmeda.
Desayuno
Durante los vuelos que transcurren por la maana, suele proporcionarse un
pequeo desayuno continental o un desayuno 'caliente'. Para los desayunos al
estilo continental, es frecuente servir una caja en miniatura cereal de desayuno,
frutas cortadas, un Ruffini o bollo, o un bagel. Algunas aerolneas ofrecen la
posibilidad de elegir entre desayuno 'caliente' a los pasajeros (por regla general
esto se ofrece slo a los pasajeros del medio/largo recorrido), suele incluir un
entre de pancakes o huevo, y algunos muffins o bollos, frutas y cereales. El
caf y el t son ofrecidos aparte, a menudo con chocolate.
Calidad
La calidad de las comidas ofrecidas durante el vuelo pueden variar segn unas
compaas a otras, los precios cargados a los pasajeros suele variar de la
misma forma (muchas aerolneas, en especial aquellas que van a Asia y que
hacen largos recorridos ofrecen comidas complementarias). La calidad cambia
de igual forma con los vaivenes de la industria de las aerolneas. En los vuelos
de larga duracin a los pasajeros de primera clase o de Business class se les
ofrece la posibilidad de elegir entre varios platos (en especial las europeas y
asiticas) mientras que las compaas norteamericanas ofrecen un gran men

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que incluye carne de buena calidad: ternera o pollo, una gran ensalada, y un
helado. Por regla general la calidad de las comidas de vuelo han declinado
desde los 80. Los precios y disponibilidad de las comidas ha ido cambiando
con el tiempo y la reduccin de costes ha hecho que se prefieran los snacks a
las grandes comidas.
Seguridad
Muchas de las comidas servidas en vuelo, se congelan y en el propio vuelo se
cocinan. Muchas de las comidas proporcionadas a los miembros tcnicos de la
tripulacin se sirven de tal forma que el mismo rol no puede comer la misma
comida que otro. Es decir los dos pilotos no pueden comer el mismo tipo de
comida.
TIPOS DE CATERING PARA EVENTOS
1. Catering Aperitivo: Tiene una duracin aproximada de 15 a 30 minutos
y se calcula dos bocaditos por persona.
2. Catering Cocktail: El horario estimado es desde las 11 hasta las 13
horas o desde las 19 hasta las 21 horas. Se calcular una produccin de
15 a 20 bocaditos por persona. 2/3 Salados y 1/3 dulces.
3. Catering Recepcin: Su duracin aprox. es de 3 horas, su realizacin
se efecta hasta las 20 horas. Se calcula entre 18 y 20 bocaditos por
persona, 2/3 salados y 1/3 dulces.
4. Catering Recepcin Buffet: Su duracin es de tres horas y su horario
estimado es hasta las 20 horas, se proveen variedad e platos fros,
calientes y guarniciones.
5. Catering Comida o Banquete: Su duracin aproximada es de 6 a 8
horas y la hora estimada es hasta las 22 horas. Los bocados son 6 por
persona para la recepcin. La cena deber conformar: entrada, plato
principal, postre, servicio de caf, brindis, mesa de dulce.
6. Desayuno de Trabajo: Puede ser continental o americano.
7. Brunch: Es la combinacin del desayuno y el almuerzo, su horario
estimado es a las 11 horas y su duracin es de una hora y media.
8. Vernissage: Se realiza en una inauguracin de una muestra pictrica.
Se ofrece champagne, vino y dos bocaditos por persona.
9. Vino de Honor: Su horario estimado es de 11:30 a 12:30 o de 18:00 a
19:00 horas. Se ofrecen vinos dulces (Oporto o Jerez) y dos bocadito
por persona.
10. Coffee Break: Se trata de un corte o recreo y cuya duracin es de 15 a
30 minutos y se ofrece caf, t, jugos, bocaditos salados y dulces.

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EVENTO: Contrariamente al significado etimolgico, la palabra evento,

denomia al desarrollo eventual o algo fortuito.
Debe ser la actividad ms organizada, ideada, respetando el cuidado de los
todos los detalles.
Es el resultado de un procedimiento intelectual, en el cual no se debe dejar
nada librado al azar, los cuales exceden el aspecto gastronmico y de
ornamentacin.
Se utiliza el trmino evento para hacer referencia a congresos, seminarios,
convenciones, conferencias, foros, coloquios y reuniones diferencindolo del
trmino exposicin que se entiende como la instalacin, promocin,
comercializacin, operacin y administracin de un grupo de mdulos para
promocionar productos o servicios en lugares preestablecidos.
Hay eventos en donde los organizadores montan exposiciones relativas al tema
y otras que son totalmente independientes.
Los eventos pueden ser internacionales, nacionales, regionales y locales.
Los programas para un evento se pueden dividir en:
Programas tcnicos.
Programas sociales y culturales.
Programas recreativos y deportivos.
Programas para acompaantes.
Programas especficos.
Programas especiales.
Los programas tcnicos se componen de actividades como son las

conferencias magistrales y las ponencias y discusiones de las mesas de
trabajo, en donde intervienen ponentes especialistas en la materia, con base en
una temtica previamente definida y se presentan trabajos simultneamente
para su anlisis.
En las sesiones de trabajos tcnicas y acadmicas son tratados los aspectos
ms importantes del tema para el que se hay convocado el evento.
Los participantes asisten a la sesin o mesa de su preferencia.
En las ponencias que se presentan en las mesas de trabajo se exponen
conceptos y puntos de vista sobre el tema en cuestin y son la base para
elaborar las conclusiones finales del evento.
En algunos eventos hay visitas y trabajos de investigacin directamente en el
campo.

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Pero una parte importante de estos eventos son los programas recreativos y de
acompaantes que se forman de actividades sociales, deportivas, culturales,
artsticas, y recorridos tursticos. En las actividades recreativas se busca
fomentar las relaciones humanas y el acercamiento entre los participantes y en
lo cultural se busca intercambio.
Los programas especficos se clasifican en inauguracin, clausura, intermedios
y actividades especiales.
En la sesin de inauguracin se informa de la finalidad del evento, se plantean
los objetivos a alcanzar y logros que se esperan y se plantea el anlisis y
estudio de problemas de inters general. En la sesin de clausura se dan a
conocer los logros y conclusiones y se concretan compromisos.
Los programas intermedios son las actividades especiales que se efectan
durante el evento. En la mayo parte de los eventos se cobra una cuota por
cada inscripcin y, en otros, se acude por invitacin. Como por ejemplo, una
empresa puede invitar a sus ejecutivos de todo el mundo a su convencin
anual o una cmara de empresarios a sus asociados.
En toda empresa Organizadora de Eventos son condiciones
fundamentales:
o La extensin, la profundidad y el tiempo dedicado a las acciones del
sector administrativo, estarn condicionados por todo tipo de reunin.
o Se efectuarn adaptaciones y cambios segn las particularidades y
situaciones especiales que presente cada uno.
De acuerdo a la finalidad y al objetivo que se persiguen, se delinea el tipo de
reunin que se debe realizar.
ORGANIZAR: es repartir tareas, asignar funciones.
Un Evento es exitoso cuando responde a un proceso sistemtico
debidamente pensado y planificado.
Cada uno de ellos es nico e irrepetible.
Cada reunin por ms similar que parezca a otra, tiene su propia organizacin.
Organizacin de un Catering
Una vez claro el tipo de Catering comienza la fase de preparacin que son
todas las acciones que han de realizarse antes de la ejecucin del acto. Es la

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fase ms costosa por que hay que encargarse de cosas muy diferentes. El
listado de puntos a tener en cuenta depende directamente del tipo de evento y
las ms habituales son:
Elaboracin de la lista de invitados.
Envo de las invitaciones correspondientes.
Seguimiento y confirmacin de dichas invitaciones.
Contratacin de Catering.
Contratacin de un ambiente musical.
Decoracin del local.
Contratacin de transmisiones
Micrfono y atril en caso de posibles discursos.
Telefona fija y mvil
Proyectores
Compras de posibles obsequios a lo asistentes.
Contratacin de mozos y/o azafatas.
Previsin y organizacin de acontecimientos

Debe ser:
Planificada: se establecen pautas, das horas lugares, objetivos
Las personas comparten intereses en comn.
Se persiguen fines determinados: tienen un objetivo basado en una
necesidad.
Las empresas contratan a especialistas que se dedican a organizar eventos
creativos.
El armado de fiestas y reuniones de ocasin fueron evolucionando hacia
tcticas comunicativas ms sofisticadas y de accin ms puntual.
PLANIFICACIN GENERAL DE UN EVENTO

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Planificar es fundamental para una correcta coordinacin entre las partes que
intervienen en su realizacin.
Plantear acciones especficas que permitan alcanzar los objetivos propuestos,
prevenir los posibles problemas por resolver, priorizar sus soluciones, asignar
recursos y responsabilidades, disear medidas de seguimiento que permitan la
evaluacin de avances y resultados.
El grupo organizador debe conocer la misin, objetivos, polticas,
procedimientos, programas, presupuestos, logstica, estrategias y tcticas.
El tiempo de anticipacin para comenzar los preparativos, depende de la
magnitud y caractersticas de cada evento.
Como en cualquier proyecto, para la realizacin de un evento, feria o
exposicin es necesario planificarlo debidamente, ya que sin esto hay mucho
riesgo de no alcanzar el xito o de tener un amplio desperdicio de recursos y
de esfuerzos.
Planificar un evento y/o exposicin requiere de las mismas estrategias que
cualquier otro proyecto.
La planificacin es fundamental para una buena coordinacin entre todas las
partes que intervienen en la realizacin de un evento y permite aumentar las
posibilidades de tener resultados positivos.
Ese plan debe convertirse en una estrategia especfica y consistente
representada por acciones concretas. Tambin debe plantear y detallar
acciones dirigidas a cumplir objetivos especficos.
Para cada objetivo se deben definir las acciones a efectuar, anticiparlos
posibles problemas por resolver, priorizar sus soluciones, asignar recursos y
responsabilidades y disear medidas de seguimiento que permiten evaluar los
avances de los resultados.
Un evento no planificado, si tiene xito, ser producto de la casualidad.
La seleccin y concepcin especfica de un evento o exposicin y el tener un
propsito claro y concreto son cruciales para tener xito en su realizacin.
Los eventos mal concebidos, generalmente despiertan poco inters y puedan
ocasionar prdidas de imagen y dinero y ser muy costosos.
El grupo de organizadores que vaya a intervenir debe participar en la
elaboracin del plan.

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Muchos planes fracasan porque no participan en su desarrollo quienes tiene

que hacerlos realidad. Por eso para una buena planificacin el grupo
organizador requiere conocer la misin, objetivos, polticas, procedimientos,
programas, presupuestos, logstica, estrategias y tcticas.
Es importante estar convencido de la conveniencia y necesidad de desarrollar
un proceso de trabajo debidamente planificado para tener una mayor
capacidad de respuesta y realizar eventos con calidad.
La planificacin general de un evento debe incluir:
La definicin de los objetivos generales y especficos.

Las polticas generales.
La temtica del evento.
El perfil del grupo de organizadores, conferencias y participantes.
La estructura de organizacin y la distribucin de funciones.
La formacin, organizacin y programa del grupo de trabajo.
La mecnica de trabajo y su realizacin (procedimientos).
Formas de financiamiento, presupuestos y flujo de dinero.
La contratacin de lugares y servicios.
Los programas de actividades tcnicas, recreacin, acompaantes y
especficos.
La asignacin de responsabilidades y las fechas de ejecucin.
Las proyecciones de ventas y beneficios.
Las estrategias de comercializacin y difusin.
El control de la aplicacin de recursos por actividad.
Las alternativas de accin en caso de desviaciones del plan original.
Posibles contingencias y soluciones.
La capacitacin de los organizadores y personal de apoyo.
La elaboracin y fijacin de mecanismos de supervisin, control y
evaluacin.
Elaboracin de la lista de seguimiento.
Tambin una buena planificacin debe considerar con mucho

detenimiento lo siguiente:
Las fechas ms convenientes para la realizacin del evento.
Lugar y sede.
Temtica general y particular.
Quines y cuntos ponentes y participantes sern.
Definicin de ponentes magistrales y de mesas de trabajo.
Invitado especiales.
Pronstico de participantes esperados.
La experiencia ha demostrado que en la mayor parte de los eventos, el xito
depende de tomar una buena decisin sobre los puntos anteriores.
Banquetes: La palabra Banquetes est definida por el diccionario Larousse como:

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a. Comida a la que concurren muchas personas para agasajar a alguien o para

celebrar algn evento.
b. Comida "esplndida".
El estilo de los banquetes est definido por la cultura de la gente del pas en que ste
se desarrolla.
Diversos y propagados por el mundo, el estilo de los banquetes es una amalgama de
diferentes cocinas provenientes de pases con una vasta cultura culinaria y que, a
travs del tiempo, han aportado y sentado las bases para la elaboracin de banquetes
tradicionales. La elaboracin y estilos de los banquetes tradicionales tiene mucha
similitud, siempre que se hable de apuntar estos mismos a segmentos y/o estratos
exigentes de calidad y servicio. Las variaciones que se aplican en la elaboracin y
estilos de estos mismos banquetes tradicionales depende de factores como: edad,
etnia y nivel econmico.
El objetivo principal de este curso ser proveer al alumno ideas y estimular su
imaginacin (creatividad), al enfrentar retos como la produccin de eventos y/o
banquetes, produccin en volumen, servicio, logstica y comunicacin integral.
Como se ha descrito al comienzo, la traduccin textual de Banquetes, enfocaremos
ahora nuestra atencin al significado de lo que ser una parte vital del curso:
-Hors d'oeuvres
-Canaps
Los trminos canaps y hors d'oeuvres son forneos y han perdido mucho de su
significado original.
Canap.- Palabra francesa que significa "sof" o "cama de da".
Este trmino fue adaptado por la gran imaginacin de algunos chefs, refirindose a
alimentos que descansan en algo, normalmente una base hecha de pan.
En la lengua verncula la palabra canap ha perdido mucho su significado y marca, y
ya no se refiere necesariamente a alimentos servidos en una base de pan, tostada,

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galleta y, en muchos casos, ni siquiera tiene una base. Lo que no se ha perdido es que
todos ellos son servidos fros.
Los langostinos sobre hielo picado son considerados canaps, igualmente lo son los
bastones de apio, zanahorias y hasta platones de queso.
Hors d'oeuvres.- Palabra francesa que textualmente significa "fuera de la obra". En
usanza culinaria su significado se transforma en "apetizer" o "aperitivo", ya sea fro o
caliente. En los mens franceses hors d'oeuvres son, normalmente, aperitivos
plateados, como la pasta, pats, mariscos fros o calientes, vegetales marinados, etc.
En los mens italianos, estos mismos productos figuran en la lista de antipastos.
En los Estados Unidos, el trmino hors d'oeuvre se refiere exclusivamente a
aperitivos calientes y, canaps, a pequeos aperitivos fros.
En nuestro curso, denominaremos a los hors d'oeuvres y canaps como
"BOCADITOS". Este trmino se aplica a nuestra realidad de una manera fehaciente.
Los Bocaditos son comida hecha para recepciones, donde no existen lmites en la
creatividad del caterer o del chef al momento de su diseo. Es algo parecido a darle a
un pintor una paleta de colores con una libertad ilimitada para la creacin de su
trabajo. Personas con talento pueden producir resultados inimaginables. Se debe
tomar en cuenta, aparte de una buena creatividad, factores como armona de sabores,
elementos
de
presentacin,
colores,
alturas,
iluminacin
una
impecable
presentacin.
El reto que enfrenta el caterer o chef en la invencin de Bocaditos es la libertad de
poder concebir algo completamente nuevo y tener xito en su venta. Sin embargo,
antes de que un producto sea presentado en un men, ste tiene que ser probado y
producido para un pequeo grupo degustador y, as, obtener un feedback; esto
ayudar a sentar base slidas para su produccin.
El chef o caterer, que sea capaz de establecer su reputacin en base a la creacin de
innovadores Bocaditos tendr una ventaja marcada respecto a la competencia.
Aunque se entiendan claramente los fundamentos bsicos de la industria hospitalaria,

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el negocio de catering, como cualquier otro negocio, debe ser rentable; esta
rentabilidad ser la recompensa como resultado del trabajo y la dedicacin, creando
los fondos para mejorar el negocio.
Los Bocaditos pueden ser adquiridos a travs de proveedores, listos para su uso,
disponibles en diferentes niveles de calidad y, en muchos casos, algunos caterers
ofrecen una mezcla de productos comprados y productos hechos en casa. La
preparacin de Bocaditos es intensamente laboriosa. En la mayora de los casos, el
costo de los productos para su confeccin es ms bajo que el costo de la mano de
obra. Se recomienda que en periodos lentos del negocio se prevea la produccin de
masas y rellenos que puedan ser congelados o mantenidos para su uso posterior. La
mayora de masas y algunos rellenos pueden ser hechos de antemano sin una
marcada variacin o deterioro en su calidad.
Servicio de bocaditos
El objetivo principal de una fiesta o evento es reunir a las personas. Ofrecer a los
invitados algo de tomar y comer como seal de bienvenida est arraigado en la
historia desde los inicios de la civilizacin. El caterer tiene que tener muy claro que las
bebidas son parte integral de la reunin y deben jugar un papel subordinado sin
opacar el evento.
Cuando se hace una reunin, no todos los invitados llegan a la misma hora. Este
espacio antes de la comida principal cierra una ventana para socializar entre ellos.
Mientras que los invitados estn reunidos y esperan por el evento principal; bocaditos
y bebidas son pasados y servidos para romper el hielo y hacer tiempo. Las opciones
varan desde simples eruditos a elaborados bocaditos, pasados por los mozos. En la
mayora de los casos, una cena es lo que sigue despus de una recepcin. En otros
casos, bebidas solas no son seguidas por una cena. Esos eventos podrn ser:
inauguracin de exposiciones, galeras, un discurso, un seminario o evento religioso,
entre otros. Se sobrentiende que los invitados saben de antemano que tomaron
bebidas y harn planes de cena en otro lugar. Tambin hay recepciones donde los
bocaditos son pasados a plenitud, sustituyendo la cena; a este servicio, se le conoce
como: "dinner by the bite" ("cena a poquitos").

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Organizador Profesional de Reuniones

La persona responsable de organizar un evento caterer, cumple un gran
nmero de funciones y asume diferentes roles, tales como: organizador,
comunicador, negociador, rbitro y planificador, supervisor, hasta un
sencillo asesoramiento.
Su papel puede ser tan amplio o limitado como la empresa o la institucin lo
estimen conveniente.
DESCENTRALIZACIN DE OPERACIONES:
En un evento, es necesario descentralizar las operaciones. Lo importante
de este punto es que la gente deber estar lo ms cmoda posible.
Existen tres tipos de liderazgo. El autoritario, el democrtico y el permisivo.
En el ao 1930, los psiclogos Lippit y White, hicieron un trabajo de
liderazgo con tres ESTILOS DE CONDUCCIN (LIDERAZGO):
Grupo 1: Estilo Autoritario
Esto se hace como yo

digo
Grupo 2: Estilo Permisivo
Es parte del grupo.
Grupo 3: Estilo Democrtico
El lder, consulta a todos

sobre cmo se har la
tarea
Perfil
Tener carcter afable

Ser creativo e innovador
Poseer capacidad resolutiva (amplio dominio de la tarea)
Comunicacin clara y fluida
Capacidad para tolerar la frustracin
Control en situaciones de stress
Amplio conocimiento de la dinmica grupal
Flexibilidad y adecuacin al cambio
Capacidad administrativa
Bsqueda permanente de la calidad.
Capacidad para delegar
Impartir rdenes con criterio positivo
Lograr el mximo nivel de productividad en el menor tiempo previsto
Eficaz aprovechamiento del potencial de su personal en cada tarea
Contribuir a la motivacin de su equipo de trabajo, hacindolo sentir su
proyecto como propio

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FUNCIONES
Convocar miembros del comit organizador.
Definir el nombre del evento, logotipo y lema
Establecer objetivos y metas
Definir polticas, reglamentos, programas y procedimientos
Planificar, organizar, dirigir y controlar el evento y/o exposicin
Trabajar con los coordinadores de rea.
Contratar empresas y personal experto en realizacin de eventos.
Negociar y firmar contratos con clientes y proveedores.
Verificar precios de algunos servicios y productos.
Visitar posibles sedes.
Definir mtodos de evaluacin.
Elaborar presupuesto preliminar.
Definir estrategias de comercializacin y difusin.
Buscar patrocinadores.
Participar en la planificacin de campaa de publicidad.
Seleccionar medios de comunicacin.
Disear y supervisar sistema de informacin.
Supervisar sistema de seguridad.
Supervisar sistema de alimentacin.
Escoger mens de tipos de servicio.
Seleccionar espectculos y artistas.
Ciudad sede, centro de convenciones y hoteles.
Definir programas de trabajo, recreativos y deportivos, culturales y
sociales.
Definir presidiums.
Simulacros.
Vigilar capacitacin del personal.
Sindicatos.
Seguridad.
Verificar lista de seguimiento.
Coordinar cierre del evento.

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Las caractersticas de un buen plan deben ser las siguientes:
Comprensible, concreto y sencillo.

Flexible y adaptable para poder ajustarse rpidamente a los cambios
que puedan surgir antes, durante y despus del evento.
Preparado y redactado de tal forma que personas que no hayan
participado en su elaboracin lo puedan comprender fcilmente; o sea,
que tenga una secuencia lgica.
Es importante revisar sistemticamente, el avance en el plan y los programas,
para saber lo que se ha hecho y lo que falta por hacer.
La planificacin est ntimamente ligada con los recursos disponibles para la
realizacin de un evento.
Para definir la fecha y el lugar de un evento o exposicin, hay que considerar
diferentes variables que puedan influir en la decisin, como pueden ser:
El tiempo necesario para la planificacin, organizacin, difusin y
realizacin.
La conveniencia o no celebrar el evento de das festivos y vacaciones de
oficinas y escuelas para facilitar la asistencia al evento.
Otros eventos similares que otras empresas o agrupaciones pudieran
llevar a cabo los mismos das.
Fechas disponibles en centros de convenciones, hoteles y salones y que
sean accesibles con los tiempos de la mayora de los posibles
participantes.
Los puntos anteriores se deben de analizar y estudiar con muchos detalle ya
que puede afectar o beneficiar la asistencia de ponentes, personalidades y
participantes.
El tiempo de anticipacin para empezar los preparativos depender de la
magnitud y caractersticas de cada evento.
Generalmente, para una exposicin grande o un evento internacional magno se
necesitan empezar los preparativos con mucho tiempo de anticipacin.
La temtica debe ser interesante y de actualidad para el grupo que vaya a
asistir.
Se debe de invitar y, en su caso, contratar conferencistas de calidad y
reconocidos en el medio. Lo anterior es fundamental para tener una buena
concurrencia al evento.

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Por comn, en todos los eventos ocurren variaciones al plan original, sean
stas positivas o negativas es siempre recomendable volver a la premisas con
base en las cuales ste se elabor para verificar si stas son vigentes, lgicas
y congruentes con la realidad, lo que permitir la adopcin de las medidas
correctivas necesarias.
La organizacin de un evento es muy dinmica por lo que es necesario evaluar
y ajustar para tener la posibilidad de mantener en el tiempo congruencia y
consistencia entre un grupo de acciones y un conjunto de objetivos.
Planificar, evaluar, revisando escenarios, precisando objetivos y evaluando los
avances, permite resolver problemas y obtener mejoras constantes en los
resultados.
Ventajas de la planificacin:
Se tienen objetivos claros y definidos.

Se establecen programas con metas para su alcance.
Estimula la creatividad para hacer un mejor uso de los recursos
disponibles.
Facilita el alcance progresivo de las metas planteadas y las revisiones
prcticas y efectivas.
Coordina y unifica los esfuerzos del grupo organizador.
Carpeta de presentacin:
La carpeta de presentacin tiene como objetivo presentar nuestros servicios
exponiendo nuestro potencial:
Quienes somos
Qu hacemos
Nuestros comienzos
Nuestra trayectoria
Caractersticas que nos distinguen
Por qu deben elegirnos
Resaltar nuestra calidad
Checklist:
En l deben figurar:
Datos del cliente

Datos de cundo y dnde se realizar el servicio
Detalle de los productos y servicios ofrecidos
Fecha de entrega del presupuesto

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Todos aquellos requerimientos adicionales que no figuren en esta

lista, se anotarn para luego evaluar las observaciones.
Tipo de servicio y cantidad de comensales
Presupuesto:
El presupuesto debe constar de los siguientes tems:
Fecha de entrega
A quin va dirigido
Tipo de servicio y cantidad de comensales
Detalle de 1 o ms propuestas
Detalle de productos
Detalle de bebidas con marca y tipo
Precio por persona
Forma y condicin de pago
Reservas y vigencia del presupuesto
Clusula adicional en materia de modificacin de precios y flexibilidad
del presupuesto
Acuerdo y contrato:
Entre ambas partes se establece un contrato tipo en el cual debe figurar el precio y
condiciones de pago.
Por lo general se establece un anticipo del 50 % del precio total y el resto al inicio
del evento. El caterer entregar factura de los pagos realizados al contratante.
CHECKLIST DE SERVICIOS GASTRONMICOS Y CATERING
Fecha
/ /
Tipo de evento
Fecha de entrega
/ /
Persona de contacto
Lugar
Direccin
Hora
Contacto
Desayuno
Telfono particular
Coffee breack
Telfono laboral
Brunch/ Hightea
Persona principal
Aperitivo

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Cant. Aprox. de participantes
Cocktail
Recepcin
Bebidas sin alcohol
Recepcin buffet
Agua c/gas Agua s/gas - Jugos

Bebidas con alcohol
Men
Aperitivos
Entrada
Vino blanco / tinto
Plato principal
Champagne
Cerveza
Botella
Mesa Dulce
Chopera
Caf
Torta alusiva
Fin de fiesta
Servicios Anexos:
Transporte
SI
NO
Saln
SI
NO
Disc-jockey
SI
NO
Animacin
SI
NO
Mantelera
SI
NO
Centros de mesa
SI
NO
Arreglos florales
SI
NO
Vajilla
SI
NO
Cristalera
SI
NO
Iluminacin
SI
NO
Cotilln
SI
NO

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Maitre / Hostess
SI
NO
Mozos
SI
NO
Comises cocina / saln
SI
NO
Chef
SI
NO
Ayudante de cocina
SI
NO
Personal de guardarropas
SI
NO
Servicio Mdico
SI
NO
Personal de seguridad
SI
NO
Refrigeracin
SI
NO
Equipos de cocina
SI
NO
Observaciones:

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Diseo de mens y servicio para la ocasin

El cliente supone y espera que la comida sea deliciosa, atractiva a la vista,
elegante, excitante y en cantidad suficiente. Sin embargo, sta no debe restar
mritos a la razn principal de la reunin que es, en la mayora de los casos,
conversar y socializar. El caterer debe mantener enfocado el propsito principal
del evento.
La comida puede ser elegante o informal. El tiempo del servicio es importante,
especialmente si hay discursos programados. Las comidas que toman mucho
tiempo en su ingestin distraen al comensal del propsito principal, stas son
consideradas inapropiadas.
El sabor debe ser tomado en cuenta con mucho nfasis. Un comentario comn
en los eventos es: "Luca bien, pero no saba a nada". Los sabores estn
ligados directamente con el manejo de los ingredientes crudos que se usan. El
cuidado y tiempo de coccin y como son conservados hasta el momento del
servicio. Como regla general, los alimentos deben ser sazonados con cuidado,
no se quieren sabores que causen en el comensal ahogos ni molestias, como
ejemplo tenemos: ajes rellenos u otras comidas picantes que tomen a!
comensal por sorpresa.
Si el evento tiene como finalidad agasajar a alguien, el caterer deber
informarse de las preferencias alimenticias del husped de honor. No ser
apropiado tener este detalle con el' resto de los comensales, a no ser que sea
una requisicin especial hecha con anterioridad.
Cuando se seleccionen los bocaditos, debern tomarse en consideracin una
serie de factores: Debemos enfocar toda nuestra atencin a los deseos del
cliente, expectativas y costos. El caterer tambin debe tomar en cuenta la
logstica del evento. Un evento tiene que se r "excelente", eficiente y sin
tropiezos. Si por algn motivo, esto no sucede, el caterer ser culpado, el
cliente avergonzado y la reputacin del chef daada.

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La mayora de los clientes reconoce que los consejos del caterer estn
basados en una gran experiencia, que el caterer no solamente establece una
relacin con el cliente basadas en un genuino deseo de servicio, sino tambin
en un deseo de plasmar las ideas del cliente de una forma fehaciente. Si el
caterer est convencido de que los formatos de comida, bebida y servicio no
son compatibles, el cliente debe ser aconsejado sin lugar a insistencia. Si el
cliente no est dispuesto a ser flexible, se aconseja al caterer a rehusarse a
formar parte del evento, ya que pone en juego su reputacin.
El da, la hora y el tiempo de duracin del evento son factores importantes a la
hora de escoger el men y tipo de servicio para el evento. A los caterers
tambin les preocupa la duracin y tiempos de los eventos, ya que el mismo
saln puede estar comprometido para varios eventos e! mismo da. Un evento
no debe durar ms de 4 horas. Esto tambin aplica a los contratos de msica y
servicio. Todo lo que fuera sobre las 4 horas, deber ser considerado como
cargos extras.
Evaluando al cliente
El caterer debe identificar el comn denominador que satisfaga las expectativas
de sus clientes. La comida que sea muy personalizada, avant garde
(innovaciones) o comidas muy exticas no son muy apreciadas. El nivel de
expectativas cambia de acuerdo al nivel socioeconmico, geogrfico,
estacional y cultural.
Cuando hablamos de alimentos, todos tenemos cosas que nos agradan y
cosas que no. Las comidas que son consideradas excelentes por un grupo,
pueden ser consideradas mediocres por otro. El caterer debe hacer todo lo
posible por reunir la mayor informacin demogrfica y expectativas de los
invitados, as tambin como su edad, etnia, nivel socioeconmico y cultural. No
siempre los gustos de la persona que organiza el evento reflejan las
preferencias de las personas invitadas. En los banquetes no slo se debe
tomar en cuenta las preferencias del organizador, sino tambin considerar las
preferencias de grupos tnicos, religiosos y nutricionales, por ejemplo,
vegetarianos, Kosher, alergias, bajas caloras, etc.
PUNTOS EN LA EVALUACIN DEL CLIENTE
-
Ubicacin Geogrfica.
Ubicacin Urbana.
Cultura Gastronmica Local.
Predisposicin al cambio
Costumbres y fechas festivas.
Insumos Regionales

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Estimados de produccin
La duracin de la fiesta juega un papel determinante en las cantidades de
produccin. Cuando una recepcin dura de una a una hora y media, y es
seguida por una cena, 7 bocaditos (4 calientes- 3 fros) son calculados por
persona.
Cuando la recepcin es a una hora temprana, por ejemplo, a las 17 horas, en
da de semana, es una hora en la que muchos de los invitados acaban de salir
de sus trabajos y tiene hambre; en este caso, se debe calcular de 10a 12
piezas por persona. Se calcula que estas recepciones duran hasta la hora de la
comida (7.00 u 8.00 pm). Cuando la recepcin empieza a las 18 horas y no le
sigue una cena, se deber calcular ms comida de lo usual; un aproximado de
12a 14 bocaditos por persona.
Las bodas usualmente son eventos que duran ms horas de lo normal,
debern calcularse de 12 a 14 bocaditos por persona.
El catering deber tambin indagar sobre la cantidad de nios que asistirn a la
recepcin y as poder proveer comida apta para ellos.
Cuando el servicio es "butler styie" (servicio asistido), el caterer podr controlar
la fluidez de la comida.
Cuando el presupuesto est ajustado, este butler styie es muy recomendable,
porque los clientes no saben exactamente cul es la cantidad de comida que
se est sirviendo.
Los banquetes pueden ser devorados en un corto tiempo y, al no ser llenados
nuevamente, dan a los invitados la sensacin de que no hubo comida
suficiente.
Un problema muy comn en la industria de banquetes es el clculo o estimado
de cantidades de produccin. Como resultado, los caterers se encuentran con
2 posibles obstculos:
-Falta de comida a mitad de la fiesta.
-Sobreproduccin.
El caterer deber monitorear de cerca la salida y consumo de alimentos y, si es
posible, tener reservas a la mano para suplir rdenes inesperadas. Cunto
pueden comer los comensales es difcil de estimar con exactitud.
La complejidad en la preparacin de alimentos no debe desalentar a! caterer de
poder ofrecer en sus mens bocaditos que' tengan un alto costo en mano de
obra, siempre que se haya calculado en el precio final de venta, costos de

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produccin, costo de ingredientes y utilidades. Es muy recomendable que el

chef de banquetes, encargado de la produccin se rena frecuentemente con
el Departamento de Catering para intercambiar ideas como tendencias del
mercado y preferencias de los clientes.
Ficha de Pedido
Al momento de reservar un evento, el cliente se rene con el Departamento de
Ventas, el chef de Banquetes, el matre d'htel y el Director de Eventos. Esta
reunin es vital para reunir todas la informacin necesaria y crear un plan
logstico que determinar cmo organizar, contrataciones de personal extra,
dirigir, coordinar, producir y controlar el evento; a esta reunin se el denomina
BEO o, en nuestro medio, lectura de ficha de pedido.
Al momento de asistir a una reunin de BEO o lectura de la ficha de pedido, se
debe tomar nota de todos los detalles crticos referidos al evento que se va a
producir. El chef de Banquetes deber enfocar su atencin en los siguientes
puntos:
I.
DA DEL EVENTO.- Se discutir en la lectura de la ficha de pedido.
II.
NMERO DE INVITADOS Y GARANTAS FINALES.- En este tipo de

reunin, los precios de los mens y servicios ya estarn calculados sin
lugar a discusin alguna entre los miembros de la industria del catering.
Si hubiera alguna variacin en el porcionado de los platos, entonces,
podrn aplicarse las variaciones de precio. Toda funcin y/o evento
deber ser producido con un 5% de sobreproduccin. Si la garanta final
es de 100 invitados, se debe preparar suficiente para 105. Este mtodo
ayudar a cubrir invitados inesperados sin lugar a contratiempos.
III.
DISEO DEL SALN.- Al momento de disear el saln donde se llevar

a cabo la recepcin, el nmero de invitados ser el factor ms
importante y partiendo de esta informacin recomendaremos cual ser el
diseo ms apropiado sin dejar de lado las preferencias del cliente. Los
diseos ms recomendables al presentar buffet son:
a. Buffet de un lado.- Cuando el evento es pequeo y no se espera menos de

50 invitados.
b. Buffet a dos lados.- Esto permite que por los lados del buffet se tenga
acceso a la comida, evitamos as la conglomeracin de invitados o largas filas.
Este diseo se aplica para eventos con ms de 50 invitados y ayuda a la fluidez
rpida.

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c. Islas /platos a la m imita.- Este tipo de diseo generalmente se aplica a

eventos muy grandes o eventos VIP. Se crearn islas donde los cocineros
terminarn el plato frente al cliente. Generalmente se usan las 4 esquinas del
saln ms un buffet de dos lados. El diseo de islas tambin es usado cuando
dentro del men encontramos piezas de carne para carveados.
d. Isla solitaria.- Este diseo se utiliza cuando es un saln muy grande donde
la fluidez de invitados vendr por todos lados. Formas importantes de este
diseo sern el arreglo floral, que predominar en el centro de la isla.
Tambin se podr hacer combinaciones de diseo segn el tamao del saln,
preferencias del cliente y creatividad del chef.
IV.
ESTILO DE SERVICIO Y TIEMPOS DE RECOJO DE COMIDA.- Al

vender un evento, el tipo de servicio seleccionado es vital, ya que tendr
un impacto directo en la comida, costos de mano de obra, tiempo y
espacio. Si estn sentados, se le denominar servicio plateado; dentro
de los plateados tenemos: Servicio Francs, Servicio Ingls o Ruso y
Servicio plateado regular. Igualmente otro servicio muy usado es el
servicio estilo familiar o family styie, este servicio se usa cuando se
quiere dar al evento un ambiente mas familiar y sin protocolos. Si en el
evento son parados, generalmente se podrn aplicar servicios Buffet y
butler o una combinacin de los dos.
SERVICIO PLATEADO DE ALMUERZO Y CENA

Este servicio se rige por tiempos ya acordados en las reuniones de BEO. Por
regla general, los tiempos de recojo de los platos sern calculados de la
siguiente manera:
-Fros, 45 minutos antes de la apertura del servicio y son conservados en
cmaras conservadoras.
-Calientes, 20 minutos antes de la apertura del servicio fro y conservados en
cajas calientes. En este ltimo servicio, se debe tomar en cuenta los tiempos
de coccin. Los platos calientes se mantendrn a una temperatura mnima de
65 C, no ms de 20 minutos. Los tiempos de coccin de las protenas debern
ser estimados teniendo en cuenta que las protenas seguirn el proceso de
coccin en las cajas calientes.
Estos mtodos arriba mencionados se aplican cuando la cocina de produccin
est situada a distancia del lugar del evento. Si ste no fuera el caso, estimar
los tiempos de plateado calculando el tiempo que llevar platearlos en casa.
Debemos tener especial cuidado en los tiempos en que los platos estarn
dentro de las cajas calientes. Si por alguna razn, el evento est demorado y la
comida ya se encuentra dentro de las cajas, debemos actuar al instante. Abrir
las puertas, apagar los calentadores y bajar de la mejor manera posible, las

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temperaturas en las cajas. El resultado de no actuar al momento ser de una

protena sobre cocinado, una salsa seca o con nata y un carbohidrato con
costra, en pocas palabras, "un desastre".
Se deber mantener una fluida comunicacin integral (horizontal y vertical), con
el matre, el director de eventos o catering, verificando constantemente los
cambios de hora, especialmente antes del plateado caliente.
SERVICIO FAMILY STYLE

En este servicio, los platos son llevados al medio de la mesa para que los
comensales los roten entre ellos. Los mozos estarn atentos para cambiar
constantemente las fuentes que estn vacas por fuentes nuevas. En cada
mesa deber haber una canasta de pan, mantequilla, centro de mesa con
flores frescas, aderezos y salseras, sal, pimienta, y dependiendo del men, la
cubertera necesaria.
SERVICIO ESTILO BUFFET Y ESTILO BUTLER

El servicio estilo buffet tambin llamado "stations", requiere ms espacio que
los otros estilos. Como ya hemos visto anteriormente, dependiendo del nmero
de personas, se optar por el estilo de buffet a un lado o buffet a dos lados.
Este tipo de buffet deber permitir al invitado o al comensal acercarse a la
mesa sin problemas de largas colas ni tugurizaciones.
Este estilo de buffet requiere mayor cantidad de equipo que el estilo Butler, la
ventaja es que provee al invitado una mayor seleccin de comida.
En el estilo butler hay dos maneras de servir bocaditos: pasados por mozos,
llamado "butler styie", o desde la misma mesa del buffet.
Muchas veces, se usa una combinacin de los dos. Cada uno tiene
caractersticas distintas y sus ventajas.
Este tipo de servicio es importante porque da al comensal el poder elegir lo que
le gusta.
El servicio butler es muy conveniente para servir tentempis sin la necesidad
de usar utensilios o cubertera.
En este caso, los tentempis o bocaditos no deben ser ms grandes que un
"bite size".
El estilo butler es usado mayormente en los siguientes casos:
-Cuando la cantidad de comida es relativamente pequea.

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-Cuando el men est compuesto slo de bocaditos.

-Cuando hay espacio suficiente en el saln para la circulacin de mozos con
fuentes de comida. Cuando en el men hay bocaditos, que son acompaados
de salsas, stos requieren platos y tenedores pequeos. Se recomienda por
regla, que se sirvan en mesas de buffet y no pasados por mozos, ser muy
difcil para los invitados tener una bebida en la mano y un plato en la otra.
Como nos referimos anteriormente, cuando el saln es pequeo o la cocina
est lejos del saln donde se lleva a cabo la recepcin, entonces, el "servicio
butler no es muy recomendable; circular con fuentes de comida en espacios
muy pequeos ser muy difcil, habrn invitados no llegarn a comer lo
suficiente y se retirarn con la impresin de que no hubo comida suficiente. Al
mismo tiempo, cuando la cocina est lejos del saln, este servicio no es
recomendable; al final del evento, habr mucha comida en la cocina que no
lleg a la recepcin.
En estos casos, la solucin ser armar pequeas mesas con los bocaditos.
Tomar en cuenta que estas mesas no deben interferir en el espacio de
circulacin de los invitados.
SUGERENCIAS PARA UN BUEN SERVICIO ESTILO BUTLER "
Los bocaditos debern tener las siguientes caractersticas:
-
Apariencia fresca y apetitosa, especialmente en bocaditos

calientes.
Sin olores fuertes que cau-Evitar apariencias sen mal

aliento.
Uniformidad en el horneado-rotacin de placas.
La comida debe ser razonablemente identificable para el

comensal. Hay personas a las que desagrada ciertos tipos
de comida, ya sea por razones religiosas o condiciones
mdicas o personales. No es muy comn que el mozo
pueda dar al comensal una descripcin de los - --ingredientes que se utilizaron en la confeccin del plato,
especialmente en un evento con
Servicio estilo butler. Tener en cuenta que en grandes

recepciones, los mozos, en su mayora, son contratados de
agencias sin tener mucho conocimiento gastronmico para
dar una explicacin de lo que se est sirviendo.

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Tener en cuenta que el grupo de vegetarianos y personas

que no ingieren cerdo ni mariscos est en crecimiento.
Incluir, en la mayora de los casos, al seleccionar el men
(como sugerencia al cliente), opciones sin estos productos.
Disea presentaciones
recargados diseos.
No sorprender al comensal con sabores muy sobre

condimentados o muy picantes, stos son considerados
inaceptables.
Tratar, en la medida de lo posible, de satisfacer las

expectativas de todos los comensales. Informarse bien en
la reunin de llenado de la ficha de pedido sobre la
demogrfica de los invitados.
Nunca ser aburrido en la presentacin.
Una buena presentacin significa que los platos armados

deben poder ser transportados a las mesas sin que se
desmoronen en el camino.
Evitar servir bocaditos que tengan demasiada salsa y

puedan causar accidentes entre los invitados.
Cuando hablamos de bocaditos, nos referimos a que el

tamao del mismo podr ser ingerido de una sola mordida
(bite size).
Los comensales no deben estar parados con palitos de

dientes en las manos o algn otro artculo que al final
terminar depositado en un florero o en el piso.
Las temperaturas en el servicio debern ser cuidadas al

mximo. Los bocaditos debern ser servidos tibios y no
calientes. Evitar que el comensal pueda quemarse al
ingerirlos.
interesantes
sin
pecar
en
MONTAJES DE AUDITORIOS, SALONES Y MESAS

En la planificacin del montaje hay que considerar que todos los participantes
tengan buena visin, comodidad, espacio, as como el trfico de personas,
servicio de alimentos y caf, y acceso cercano a sanitarios y telfonos.
Dependiendo del tipo de actividad y los horarios, se puede presentar la
necesidad de cambiar la escenografa y los montajes de los salones por lo que

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hay que considerar los tiempos y movimientos necesarios para no desfasar el

programa original.
Para la distribucin de las jarras de agua y los ceniceros en las mesas de
trabajo y presidiums no hay reglas; la experiencia ha demostrado que poner
una jarra y un cenicero cada cinco personas es lo adecuado.
En salones muy grandes se pueden instalar servicios con agua, refrescos, caf
y galletas.
El espacio que normalmente se asigna por persona en una mesa de trabajo es
de 0.75cm.
Para calcular el tiempo necesario para la entrada y salida de los participantes a
los auditorios y salones hay que conocer el tamao y cantidad de puertas en
cada saln en particular.
DISTRIBUCIN Y ESPACIOS PARA LAS MESAS Y SILLAS

En el montaje es importante considerar los espacios admisibles alrededor de
una mesa y el nmero de personas que se pueden acomodar.
Se debe partir de las siguientes consideraciones para dar mayor comodidad a
los comensales:
1. Analizar el cuerpo humano, silla, mesa y plaza de servicio o trabajo como un
sistema integral.
2. Comprender la dimensin humana las diversas posturas que el cuerpo toma.
3. Considerar la mxima anchura del cuerpo de la persona con mayor tamao
corporal, pensando que los codos pueden estar extendidos; generalmente,
esta medida oscila de 76cm (30 pulgadas), hasta un mnimo admisible de
61cm (24 pulgadas). La provisin de 76cm por persona deja suficiente
espacio para los codos.
4. El tamao del saln, de las mesas, sillas y la cantidad de comensales.
5. La distancia entre el canto de una mesa y la pared u otro obstculo fsico
debe ser suficiente para acomodar el espacio que ocupa la silla y la mxima
anchura de cuerpo de una persona de gran tamao que circule por el
espacio que separa silla y pared. Considerar lo ms lejos posible que puede
estar la silla de la mesa; es necesario tener una holgura confortable en lo

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referente al espacio que ocupa la silla, que cambia de posicin varias veces
en el curso de una comida.
6. La distancia aconsejable entre el permetro de la mesa y la pared u
obstculo fsico ms cercano para circular por detrs de las personas
sentadas es de 122cm (48 pulgadas) para evitar interferir con la medida de
la silla. La distancia mnima que se considera suficiente para estos
movimientos es de 90cm, que permite el desplazamiento eventual de la silla
hacia atrs. La comodidad sugiere una distancia mesa pared de 132cm (60
pulgadas), con vista a un paso de circulacin y acceso directo con la silla
apartada de la primera a tina distancia mxima, y la mnima distancia con
circulacin es de 91 a 107cm (36 a 42 pulgadas), con la desventaja de
obligar a las personas a acercar la silla a la mesa. Con objeto de habilitar
dos paso de circulacin por detrs de la silla apartada de la mesa debe ser
de 228cm a 243cm (90 a 96 pulgadas) espacios claramente generosos.
7. El espacio perimetral destinado a las personas debe ser suficiente para
acomodar la mxima anchura corporal, considerado la separacin de codos,
los costados y elementos de trabajo.
8. La zona ptima de servicio es de 46 x 76cm (18 x 30 pulgadas).
9. Deben considerarse los espacios necesarios para una buena circulacin
alrededor de las mesas.
10. La altura de asiento respecto al suelo ser aquella que permita a los pies
apoyarse firmemente en el mismo. La mayora de las personas estarn
cmodas con una altura de asiento entre 40 y 43cm (16 y 17 pulgadas).
11. Deja espacio suficiente entre la parte superior del muslo y la inferior de la
mesa, con un mnimo de 20cm (8 pulgadas).
12. Es recomendable que el respaldo tenga las caractersticas adecuadas para
dar superficie de apoyo a la regin lumbar.
13. La altura del plano superior de la mesa respecto al suelo debe oscilar entre
los 74 y 76cm (29 y 30 pulgadas).
14. La altura a que se debe prender una lmpara o aparato de iluminacin,
suspendido sobre la mesa del comedor, se basar en la dimensin humana.
La solucin ideal la dan los aparatos de iluminacin dotados de mecanismo
regulador de altura.
15. Definir las dimensiones adecuadas de las mesas est en funcin del nmero
de personas que se desea sentar a su alrededor y el tipo de actividad.

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16. Es muy importante considerar la relacin entre campo de visin, la altura de

los ojos y la exposicin de mercancas.
17. El sistema de exposicin ms imaginativo carece de valor si es visible slo
para un limitado nmero de personas. Para eludir todo obstculo para la
visin, en caso de dos personas, una de gran y otra de pequeo tamao la
medida antropomtrica a tener en cuenta es natural del ojo en posicin
sedente.
18. La eficiencia separacin de asientos resulta esencial para estructurar lneas
visuales ptimas en los espacios que incorporan sistemas audiovisuales. Las
lneas visuales y los ngulos de visin tambin estn en funcin de la
distancia entre el borde de la mesa y la pared en que se instala el sistema
audiovisual.
Las mesas se dividen en dos zonas.
La zona de servicio: es donde se acomodan los cubiertos, la vajilla, los vasos y
las copas.
La zona compartida: es la superficie central de la mesa y en donde se colocan
elementos a compartir, como pueden ser bebidas, botanas, hielo, elementos
decorativos, etc.
Las dimensiones pueden variar en funcin del tipo de actividad, clase de
alimentacin, del servicio que se proporcione, circunstancias y nmero de
personas.
En las mesas rectangulares con capacidad para seis personas, de 137 x 244cm (54
x 96 pulgadas) la zona de servicio tendr, aproximadamente, 46 x 76cm (18 x 30
pulgadas) y quedar una zona compartida central con una profundidad de 46cm
(18 pulgadas).
Las mesas rectangulares por su forma reducen significativamente la superficie y la
zona compartida. La mesa rectangular de 152 x 167cm (60 x 66 pulgadas), en
cambio, teniendo una superficie similar, de acomodo a seis personas y disfrutan de
las zonas de servicio y compartida de una manera ptima.
Una mesa cuadrada para ocho personas, el lado puede tener entre 137 y 152cm
(54 y 60 pulgadas), eligindose la segunda medida para acomodar a personas de
gran tamao y brindar una zona de trabajo ms holgada.
Una mesa circular para cuatro personas de 90cm (36 pulgadas) de dimetro y las
correspondientes medidas perimetrales es una mesa pequea en donde cuatro
personas no pueden estar cmodas ya que las zonas de servicio individuales son
extremadamente reducidas y la de acceso compartido central no tendr espacio
para platos u objetos decorativos.

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La mesa redonda de un dimetro de 122cm (48 pulgadas) es suficientemente

amplia para cuatro personas y con zonas de servicio holgadas y espacio para los
codos.
La mesa de 152cm (60 pulgadas) de dimetro puede fcilmente acomodar a seis

personas.
Optar por mesa circular de 182cm (72 pulgadas) para seis personas y zona ptima
de servicio o una mesa redonda de las medidas con asiento para ocho personas
con la zona mnima de servicio.
El provecho que se saca de la mesa redonda, frente a la superficie mayor del suelo
que ocupa, es su flexibilidad para acomodar a ms personas.
Hay que prevenir el que alguna mesa considere la distancia aconsejable para
facilitar el acceso de sillas de ruedas a una mesa.
Las distancias posiciones que toma la silla respecto a la mesa en el curso de una
comida se estima que puede ser hasta de cuatro cambios.
Al principio de la comida la silla est muy cerca de la mesa, cuando el comensal

toma caf y procura relajar el cuerpo cambia de posicin y la silla se llega a separar
hasta 60cm (24 pulgadas), pero en una conversacin ntima puede hacer que
aquella se aproxime y, al levantarse el comensal la silla queda aproximadamente a
90cm (36 pulgadas).
El enfoque global de dimensionado de mesas de trabajo es idntico al de las

mesas de comedor, al sustituir la zona de servicio por una de trabajo en donde se
depositan documentacin, papeles y material diverso que, segn la clase de
organismo que se trate, variar en cantidad y naturaleza.
La celebracin de actividades en que haya que cuidar el protocolo y las

formalidades se traducir en un notable incremento de espacios perimetrales.
Debe preverse el intercambio de documentacin en la relacin existente entre dos

personas sentadas una frente a la otra. En una mesa de trabajo la distancia que se
recomienda a travs de la mesa es de una anchura de 91 a 137cm (36 a 54
pulgadas).
Un saln de reuniones, adems de las consideraciones antropomtricas analizadas

hasta ahora, debe considerarse accesos y circulacin.
V.- REGLAS GENERALES APLICADAS A CUALQUIER TIPO DE SERVICIO

Estas reglas generales, aplicadas a todos los servicios, darn al chef pautas de
cmo lograr un evento exitoso, "cero errores". Encontraremos situaciones que

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estarn fuera de nuestro alcance. La habilidad del chef para reaccionar e

improvisar, sern enteramente parte de su "know-how" (conocimiento) y
experiencia.
POLTICAS DE PREVENCIN Y GUIAS GENERALES
ACCIDENTES
Rotura. La rotura de loza o vasos en una recepcin es frecuente, contar con
una escoba y recogedor a la mano.
Manchas. El caterer debe estar muy atento si uno de los invitados tiene un
accidente en la ropa, tener a la mano toallas limpias sin almidn. Si el derrame
fue severo por la negligencia de algn mozo, ofrecer correr con los gastos de
lavado.
Accidentes fsicos mayores. En el evento, que uno de los invitados sufra un
accidente o problema fsico se deber preguntar al cliente si desea que se
contacte a la ambulancia, nunca dar sugerencias mdicas o tratamientos, ni
siquiera aspirinas. Tomar esa decisin es de competencia del organizador del
evento, dispersar a los invitados si alarmarlos de una manera discreta y sin
interrumpir el evento.
Derrames. Cuando se produce un derrame, asegurar el rea, colocando una
silla o toallas sobre el derrame y as evitar que algn invitado se resbale.
Prever de antemano quin ser responsable de la limpieza y la locacin de un
balde con materiales de limpieza.
POLTICAS SUGERIDAS CONCERNIENTES AL MANTENIMIENTO DE BUFFETS
Las fuentes vacas deben ser reemplazadas por fuentes nuevas y debern
tener la misma apariencia que las anteriores. Platos, servilletas y vajilla, deber
existir en plenitud.
Los platos y los cubiertos deben ser fcilmente accesibles. " La mejor manera
de reemplazar las fuentes es por intercambio. Esta accin requiere a dos
mozos. Uno de ellos traer la fuente nueva y el otro, simultneamente
remover la fuente vaca. "Bajo ninguna circunstancia la fuentes de comida
deber ser descargadas al platn, sino reemplazadas por accin de
intercambio.
Cuando las fuentes vacas son removidas y no hay reemplazo para ellas, las
fuentes que quedan en la mesa del buffet debern ser reorganizadas para
cubrir los espacios vacos. " La comida del buffet deber, en todo momento,
lucir con buena apariencia y plenitud. Es muy obvio que las fuentes no se
mantendrn completamente llenas en todo momento hasta que la fiesta
termine. " El encargado del evento, es el que decide cundo cerrar el buffet.

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Cuando es ms de una mesa de buffet, la comida deber ser consolidada en

una mesa. El encargado del evento debe consultar con el chef con la cocina,
cundo y cmo consolidar las mesas de buffet. La tendencia natural de los
mozos es mantener el buffet surtido de comida todo el tiempo sin importar el
costo, esto se debe evitar. ' El encargado del evento y el personal de cocina
prepararn la cantidad de comida necesaria, basada en la orden de requisicin.
Si no hay una buena coordinacin entre el comedor y la cocina, el flujo de
comida no ser regulado.
Los mozos debern emplear el trmino "nosotros", cuando se refieran a los
miembros del staff o a la compaa de catering que los emple.
Los mozos debern hablar un buen castellano, fluido y nunca hablar su idioma
natal.
Cuando las mesas de buffet son consolidadas y cerradas, las mesas vacas
debern lucir atractivas. Los manteles debern ser reemplazados por
mantelera nueva, con un arreglo floral y evitar que luzcan sucios y
desagradables.
POLTICAS GENERALES DE SERVICIO SUGERIDAS

Durante el servicio butler, los mozos debern llevar consigo servilletas de
cctel, en todo momento. Cabe aadir que las servilletas debern ser
colocadas en el saln en lugares estratgicos de fcil acceso. Algunos clientes
o comensales estarn distrados durante el evento y olvidarn tomar una
servilleta.
Los mozos no debern ser permitidos de comer o tomar bebidas alcohlicas
durante el evento. Esto ser un reto difcil de controlar, los mozos debern ser
provedos con una cantidad de bebidas no alcohlicas, que podrn ser
consumidas en un lugar fuera de la vista de los comensales; del mismo modo,
se deber proveer a los mozos una comida antes del servicio. El costo de la
comida de los empleados es responsabilidad del caterer.
Deber mantenerse una continuidad de trabajo con los mozos. Un mozo nunca
deber regresar a la cocina con las manos vacas, stos debern en todo
momento, recoger platos sucios, vasos, azafates, llevndolos al rea de
recoleccin de remanentes.
La vajilla, cubertera y vasos de reposicin deber salir de la respectiva rea en
una fuente, asegurndose el secado y la limpieza de estos mismos.

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Invitados fumadores han llegado a ser un tema delicado. Deber existir mesas
sin ceniceros disponibles y seales de las mesas denominadas "para no
fumadores".
A los mozos nunca se les permitir fumar, ni siquiera en los momentos de
descanso. Hoy en da, la mayora de comensales son sensibles al tabaco y el
olor de tabaco en un mozo, puede causar repulsin. Si un mozo tiene como
hbito fumar (y muchos de ellos lo hacen), recomendarles que usen un spray
bucal o mentas bucales para disimular el olor.
Cuando el vino es servido en la mesa, deber servirse antes de la comida. Las
copas debern ser repadas antes y al momento de que la comida llegue a
ellos.
VI. PRODUCCIN
Las claves para una eficiente produccin son:
Suficiente espacio de trabajo.
Horarios bien establecidos.
Espacio de refrigeracin adecuado.
Buen equipamiento, incluyendo maquinaria.
La demanda en el negocio de catering es fluctuante, generalmente periodos
altos son seguidos por periodos bajos. En muchos casos, los caterers informan
a sus clientes que la produccin se hace con productos frescos, desde cero.
Esto no siempre es prctico ni verdadero. La pregunta que nos debemos hacer
es: cul fue el punto de partida cuando esta produccin fue hecha desde cero.
Muchas compaas de catering preparan alimentos, o los componentes de los
platos con tiempo de anticipacin. Estos productos, en su mayora son
refrigerados o congelados para as poder usar el costo de mano de obra y
equipos de una manera eficiente.
CAPACIDAD DE EQUIPAMIENTO
La produccin de alimentos est sujeta a la disponibilidad y la capacidad del
equipamiento de la cocina. El estilo del servicio est dictado por la
disponibilidad del menaje de servicio. Aunque el equipo pueda ser rentado, no
siempre habr disponibilidad cuando se necesite o tambin existir retos con el
espacio para poder ser usado de una manera eficiente. Un caterer que cuenta
con un local especfico para los eventos tiene menos limitaciones, ya que

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cuenta con el tiempo necesario para maximizar el uso de los equipos de cocina
y refrigeracin. En este caso, los equipos son utilizados de una manera ms
eficiente y podrn aplicarse en la produccin de varios eventos al mismo
tiempo, maximizando as su produccin.
MANTENIMIENTO DE TEMPERATURAS
Algunos alimentos calientes podrn ser mantenidos calientes por un tiempo
limitado, sin la prdida de su calidad. Comidas fras debern ser manipuladas
de una forma apropiada al momento de su preparacin, con tiempo de
anticipacin; algunos alimentos se conservan mejor que otros. Mantener
comidas calientes puede dividirse en comidas calientes fras y comidas
calientes hmedas. Comidas fritas y horneadas, generalmente, debern ser
reservadas en un rea seca y el resto, por conservacin de vapor.
Todava se aplica en la industria del catering, mantener comidas calientes en
cajas conservadoras, calentadas mediante calor de gel slido.
Este combustible despide un olor fuerte, que eventualmente penetrar en la
comida, si el tiempo de conservacin en las cajas es prolongado. Por otro lado,
calentadores elctricos, podrn desarrollar un olor menos intenso, siempre y
cuando se mantengan con una consistente limpieza.
ESPECIFICACIONES DE ALIMENTOS
Cada vez que la comida es recibida, almacenada, manipulada y procesada,
cuesta dinero.
La comida est disponible en diferentes tamaos, grados y niveles de calidad.
El caterer debe desarrollar especificaciones de alimentos concisas, que
detallarn de una manera clara el tamao, forma, grado y calidad de cada
producto, que debe ser comprado.
Aunque existirn cambios ocasionales para acomodarse a los deseos del
cliente. Las especificaciones bsicas no deben variar demasiado. Basndose
en estas especificaciones, las rdenes de requisicin debern ser
desarrolladas y costeadas entre varios proveedores.
Evitar utilizar slo un proveedor, debemos tener proveedores back up, en caso
de que haya un desabastecimiento de rdenes.
Un ejemplo, el queso parmesano puede ser comprado proveniente de
diferentes pases; podr tener diferentes versiones: entero, rallado, rallado

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fresco o rallado seco. El caterer deber decidir basndose en el precio y

calidad de cul proveedor se abastecer. La tendencia del pblico hacia
productos orgnicos (frutas y vegetales para comensales vegetarianos) y
carnes orgnicas est en crecimiento, se deber contar con proveedores de
estos productos, como tambin proveedores de comidas denominadas Kosher,
respondiendo a la demanda de comensales, que por razones religiosas lo
requieran.
COMIDAS PREPARADAS DESDE CERO Y PRODUCTOS YA PREPARADOS
El trmino "convenience food" est pasado de moda, y se refiere a los
productos que pueden ser usados con una pequea o ninguna preparacin
anterior. La eleccin de estos productos depender de la aceptacin del cliente.
La mayora de clientes sabe cuando un producto ha sido comprado,
especialmente si lucen hechos en serie, mediante equipos de produccin y son
reconocidos si han sido visto en eventos anteriores.
La industria de alimentos ofrece una variedad extensa de productos
semipreparados, como tambin productos completamente preparados. Muchos
de estos productos son de excelente calidad y pueden ahorrar tiempo
considerable y costos de mano de obra, si son usados de una manera
apropiada.
La lista de productos listos para su uso es larga y est en crecimiento. Un
caterer con experiencia escoger juiciosamente los productos y los mtodos
que puedan ahorrar tiempo y dinero sin poner en peligro la calidad.
La calidad de un producto es juzgada por el cliente dependiendo de su frescura
al momento del servicio. Consecuentemente, todos los productos debern ser
horneados, fritos o rellenados unas horas antes al tiempo de abrir el servicio,
tanto como sea posible.
Si el caterer emplea un staff permanente para la cocina, ellos debern ser
productivos en todo momento, aunque el negocio est en su pico ms bajo. Si
contamos con un staff permanente y compramos productos listos para su uso,
esto no tendr mucho sentido.
El horario de produccin debe estar establecido para producir bocaditos y sus
componentes con anterioridad. La produccin y acabado deber ser hecha en
un horario muy cercano a la apertura del servicio. Bocaditos fros son de labor
intensa. En muchos casos, podrn ser hechos con anterioridad y mantenidos a
temperatura adecuada.
La mayora de bocaditos calientes son hechos mediante una masa que podr
ser producida y congelada con anterioridad, sin poner en peligro la calidad. La
excepcin a esta regla ser la masa choux, aunque ya horneada soportar a
una buena temperatura varios das.

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La mayora de rellenos podrn ser hechos con anterioridad y congelados.

Muchos de estos bocaditos calientes, hechos a base de masa, podrn ser
moldeados y refrigerados por varios das. Periodos de baja demanda, se
debern aprovechar en la produccin de masas para camas, galletas y
rellenos.
Esculturas de hielo y otras decoraciones podrn ser hechas con anterioridad o
compradas.
Tener cuidado con las esculturas de hielo, expuestas al fro sin una cubierta
apropiada, se secar el hielo y no tendr un buen brillo y apariencia al
momento de ser colocadas en exhibicin.
Bocaditos comprados ya hechos no debern ser congelados. El pan o la cama
se humedecen y el relleno se seca.
PRODUCTOS ALIMENTICIOS COMPRADOS QUE REDUCEN TIEMPO Y DINERO.

La masa de pasta. Pocas operaciones son equipadas para ser eficientes, pues
requieren experiencia, un cuarto fro, una mesa larga de pastelera y una buena
refrigeracin para guardar la masa. Se requieren muchos enrollados, los que se
realizan mucho mejor con una mquina. La masa congelada hecha con
cualquier mantequilla o manteca queda disponible y lista para usar. Muchas
veces, realizar la masa como premisa no resulta prctica.
Vegetales frescos en varios estadios de limpieza. Esto reducir el espacio de
compra y la basura. Por ejemplo, el ajo fresco est disponible pelado o picado.
Las cebollas frescas pueden encontrarse peladas, en lminas o en cubos.
Muchas empresas limpian y cortan los vegetales segn se les especifique. Esto
es importante cuando el espacio de refrigeracin es limitado.
Los vegetales cortados y congelados son perfectamente adecuados para
muchos rellenos. Es difcil decir cul es la diferencia entre los vegetales frescos
y los congelados cuando los rellenos son sazonados y horneados.
Recortes de carne. Es posible comprar carne en diferentes fases de
deshuesado y recorte. El caterer puede ordenar exactamente lo que necesita
sin ocupar tiempo y labor de preparacin. An cuando la carne resulta ms
cara que cuando se compra en cortes primarios, an resulta ms barato, a
menos que el caterer disponga de los remanentes. El corte de carnes requiere
habilidad y un ambiente sanitizado, de lo cual no se dispone con frecuencia. Lo
mismo se aplica al pescado; pero, debe recordarse que el pescado, una vez
manipulado, cortado en filetes, es ms perecible que el" pescado entero.
La carne blanca del pavo, fcilmente disponible, es perfectamente aceptable
cuando se realiza un mousse de ave. Es ms barata que la pechuga de pollo y
el caterer no tiene que preocuparse de la contaminacin de la carne molida con
el pollo.

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Existen muchas galletas aceptables y mezclas de muffins en el mercado.

Pueden emplearse cuando sea necesario. Sin embargo, algunas tienen un alto
contenido de azcar y no estn disponibles para hors d'oeuvres.
Salsa preparada para pesto. El abastecimiento y el precio de la albahaca fresca
vara a lo largo del ao. Hacer pesto es tambin un trabajo intensivo porque las
hojas deben ser retiradas de sus ramas. Almejas frescas.
Langostinos, pelados y desnervados para platos con langostinos fritos.
Hors d'oeuvre sin hornear, no horneados, bien refrigerados; hay buenos
productos en el mercado. Muchos caterers los mantienen en su stock y
suplementan sus propios productos con la compra de stos, en casos de gran
demanda.
SANITACIN
El peligro de la contaminacin alimenticia y el envenenamiento por comida est
siempre presente. Los caterers deben observar estrictas reglas sanitarias para
asegurar a los clientes productos sanos.
Los alimentos deben mantenerse fuera de la zona de riesgo de temperatura
entre 45F/8C y 140oF/600C. Los termmetros alimenticios deben ser usados
por todos los supervisores de cocinas.
La refrigeracin debe alquilarse, cuando no se dispone de una refrigeracin
adecuada.
A los empleados con heridas abiertas o infecciones no deben permitrseles
ingresar
Los alimentos que no sern cocidos, tales como los canaps, deben ser
manipulados con guantes.
Deben observarse reglase para el recojo eficiente de basura y reciclado. Los
lavaplatos pequeos, con un nico depsito son grandes ahorradores y de
tiempo y esterilizan utensilios pequeos. Ciertos modelos no disponen de
mucho espacio, pero operan en ciclos que estn por debajo de los 5 minutos.
RETOS LOGSTICOS EN EL NEGOCIO DEL CATERING
Da a da, la experiencia de crear un evento nos ensea que un buffet no
solamente ser exitoso si ha sido planeado y preparado de una forma
meticulosa. Las reglas que se aplican en el arte gastronmico, ya sea en
planes de produccin o diagramas de armado en el mundo no valen de nada si
uno de los eslabones de la cadena se rompe. Los errores son humanos;
pueden suceder en cualquier momento y no estamos exentos a ellos. Lo que

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es decisivo es cmo lidiar con ellos: las quejas, los accidentes y los problemas.
Entonces, preguntmonos a nosotros mismos al momento de preparar nuestro
buffet, si tenemos obstculos en los procedimientos organizativos. La
informacin proporcionada est siendo manejada entre el rea del comedor y la
cocina de una forma apropiada?, estn mis proveedores cumpliendo con sus
fechas lmites? Despus de haber organizado nuestro trabajo administrativo, el
chefque dirige la cocina
siempre tendr una especial atencin al rea del garde manger, ste es el
segundo en la pirmide jerrquica y se le ha confiado la preparacin de los
platos del buffet.
Un buen garde manger no slo debe ser un buen cocinero, sino que tambin
debe ser muy bueno con los nmeros. Los franceses se expresan de esta
manera: "Un buen garde manger puede confeccionar una terrina de cualquier
cosa", hay una mucha verdad en esta expresin. Productos de alta calidad
como son los magrets de pato y el foie gras, no deben en todo momento jugar
un rol tan importante en el buffet, la razn es que los presupuestos de gastos
pueden llegar a excederse y limitar el men. En pocas palabras, no slo es
importante tener un vasto conocimiento de mtodos de preparacin y
habilidades para el xito de la confeccin de una terrina, sino que tambin se
debe conocer de una manera muy amplia los productos que estn en el
mercado.
El chef de hoy da, es bsicamente una persona que siempre est en bsqueda
de la perfeccin en el arte de la cocina. Son personas interesadas, avocadas,
curiosas, un poquito experimentales, abiertas a nuevos productos y accesibles
a sus clientes. Su meta principal es satisfacer al cliente en la mesa del buffet,
proveyndolo de una atmsfera especial. Durante la preparacin del buffet,
siempre deber haber espacio para la improvisacin, y as poder ajustar la
receta, en ese momento, a la situacin actual. En otras palabras, el arte de
cocinar ha cambiado de una manera muy vasta en las ltimas dcadas.
Nosotros hemos abandonado arreglos complicados, pedestales, bordes y
decoraciones elaboradas. Se requiere simplicidad en todo momento, mientas,
simultneamente, mejoramos los sabores y los valores nutricionales de los
platos servidos.
Un garde manager profesional es reconocido inmediatamente por la perfeccin
con la que talla y decora los platos a ser presentados en la mesa del buffet.
Todos con una misma distancia, con un patrn armado preconcebido y todo
esto en medio de una buena iluminacin, contraste de
colores y armona de sabores. Cada plato, tiene grabado su sello personal,
revelando su personalidad y esfuerzo.

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El uso de las fichas de pedido es muy importante en la

parte organizativa, stas deben ser colocadas en la cocina
por orden de tiempos de recojo.
Las personas que estn trabajando detrs de la mesa del

buffet, deben mantener una buena postura y contacto
visual con el comensal, estar alertas al momento de
describir de los platos.
La buena comunicacin y diseminacin de las

instrucciones y mens es crucial. Las hojas de funciones
deben ser tan completas como sea posible. No debe ser un
asunto de adivinacin el tamao, formato, tiempo y alcance
de alguna de estas funciones. El software del caterer
puede generar hojas de funcin, de produccin y listas de
equipamientos. El software puede tambin generar recetas
con cantidades calculadas para un especfico nmero de
despachos.
Si las hojas de funcin son generadas por computadora,

los contenidos deben ser revisados, y ajustados segn sea
necesario. Algunas hojas de funcin por computadora
tienen demasiada informacin de poca utilidad.
El formato de las hojas de funcin nunca debe variar.

Muchos empleados se acostumbran a leer slo la
informacin que les concierne especficamente. Si el
formato cambia, pueden perder informacin pertinente.
Los trabajadores del servicio de alimentos son
presionados por el tiempo y necesitan informacin que
pueda ser fcilmente comprendida an por empleados con
menor educacin.
Cada hoja de funcin debe siempre detallar el da y la

fecha cuando la funcin tiene por finalidad minimizar
errores.
Las hojas de funcin deben ser completadas y publicadas

al menos con una semana de anticipacin. Los ajustes,
especialmente las garantas de nmero de comensales
finales que asistirn al evento podrn ser hechas hasta 48
horas del evento.
Cada hoja de funcin deber ser acompaada por una hoja

de produccin, detallando las cantidades de todos los
productos a ser producidos. No debern existir el factor de
asumir o adivinar los nmeros de comensales por parte del
personal de la cocina. La hoja de produccin deber ser

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publicada por la persona a cargo de la cocina o el chef

ejecutivo.
-
Las hojas de funcin debern ser publicadas en las

diferentes reas de produccin, garde-manger, reas
calientes, pastelera y lnea de ensamblado. Cualquier
cambio en las hojas de produccin, deber ser hecho en
tinta roja, acompaado con la firma de la persona que
decepciona el cambio.
El nombre y nmero de telfono de la persona encargada

de la venta del evento deber aparecer en todas las hojas
de produccin en caso haya algn cambio.
Cada ficha de pedido deber ser acompaada de una hoja

de requisicin de equipos, detallando la cantidad exacta y
tipo de equipo requerido.
Telfonos o waikie-taikies son esenciales para estar en

contacto y tener una comunicacin fluida entre la cocina, el
comedor y el organizador del evento.
Las funciones podrn ser codificadas de acuerdo a colores,

de manera que si se est trabajando en tres eventos
diferentes, la produccin pueda ser identificada por un
color determinado y as evitar confusiones de enviar
comida al evento equivocado.
SUPERVISIN DE STAFF - CANTIDAD REQUERIDA

Para un evento grande, el nmero de mozos necesitado y los niveles de
productividad de cada uno varan, supervisarlos a todos cuando el evento ha
comenzado es muy difcil. Indiscutiblemente, unos trabajarn ms que otros
para satisfacer las necesidades de los comensales. A la mitad del evento, los
invitados se sienten ms relajados, al igual que los mozos. La constante
limpieza de las fuentes, el pasar fuentes nuevas, refrescar el buffet, recoger los
platos y servir la comida en s es una tarea agotadora. Los niveles de servicio a
este punto caen, se debe tener una supervisin muy de cerca de este punto del
evento.
El nmero de mozos necesitados para un evento vara de acuerdo a los
siguientes factores:
1. Distancia de la cocina
2. Cantidad de comida que se sirve
3. Calidad de servicio deseado
4. Tamao y configuracin del saln de banquetes

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5. Presupuesto.
CANTIDAD DE MOZOS REQUERIDA PARA UN EVENTO
Recepcin estilo Butler: 1 mozo por cada 50 invitados
Buffet asistido: 1 mozo por cada 40 invitados
Buffet, self-service: 1 mozo por cada 60 invitados
Cena plateada (formal): 1 mozo por cada 10 invitados
Cena plateada (informal): 1 mozo por cada 20/25 invitados
Bar abierto: 1 bar tnder por cada 60/80 invitados
Cash bar: 1 bar tnder por cada 50/60 invitados.
Una hora antes de empezar el evento, el caterer, el matre, el chef y el jefe de mozos
deben reunirse para cruzar informacin en los siguientes temas:
Nombre de las personas que organizan el evento
El propsito del evento
Duracin del evento
El men y la secuencia del servicio
Requisiciones especiales
Preguntas en general
En esta reunin, se debe incluir un tour del lugar donde se lleva a cabo el evento,
salidas de emergencia, locacin de los baos, rea de recepcin de la comida, puertas
traseras y lugares de trfico restringido.
Los platos y servicios pueden consistir en canastas, plata, vidrio o materiales que
renan los requisitos sanitarios.
El uso de fuentes de diferentes tamaos y formas, evita la monotona.
Las fuentes debern salir de la cocina impecables. Al momento de llenar las fuentes,
asegurarse de no descuidar la limpieza.
TIEMPOS DE RECOJO DE COMIDA EN EL SERVICIO BUTLER

Los comensales llegan a horas distintas, el servicio deber ser controlado de
manera que, hasta los invitados que lleguen tarde puedan disfrutar de una
seccin completa de la comida. El personal de la cocina deber ser informado

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de esto. Muchas veces, los cocineros tienden a tener toda la comida lista al
momento de empezar el evento.
Cuando empieza el evento, se desarrollarn patrones de preferencia hacia
ciertos bocaditos. En este momento, el caterer tiene la oportunidad de
promover bocaditos de menos preferencia.
Las fuentes debern ser llenadas segn la cantidad de comensales que hayan
llegado al evento. Cuando la cantidad de invitados todava es pequea, las
fuentes no deben tener mucha comida. Cuando el saln est lleno, las fuentes
de diferentes tamaos son muy indicadas.
VENTAJAS DEL SERVICIO BUFFET

La comida puede ser ms elaborada y sustancial que en el servicio butler
porque se puede contar con tenedores y platos. "La mesa del buffet y la comida
en s, puede ser decorada de una manera ms atractiva. " Los buffets proveen
al equipo de cocina la oportunidad de demostrar creatividad y talento, esto
siempre y cuando la comida luzca fresca y apetitosa.
Las decoraciones de flores y centros de mesa siempre debern tener altura.
Esto facilitar identificar la locucin de la mesa de buffet y, al mismo tiempo,
provee un punto visual y focal.
Los centros no debern tener como objetivo ser consumidos por los invitados;
si ste fuera el caso, a la mitad del evento, lucirn maltratados y poco
atractivos.
Por el incremento de la proteccin a la naturaleza, no se permiten en la
decoracin animales disecados, pues atenan contra la ecologa, ya no son
aceptados.
La iluminacin es un complemento en la decoracin de la comida, si es
colocada en forma estratgica.
Las decoraciones que no son comestibles no debern tocar los alimentos que
s lo son.
El atractivo de un buffet depende mucho del equipo que se usa. La loza,
espejos, elevaciones, lmparas calentadoras y samovares ayudan mucho a su
realce.
Los samovares tienen diversos tamaos y precios, es muy importante contar
con suficientes inserciones para que la comida sea remplazada fcilmente.
El tamao de las fuentes debe corresponder a la cantidad de comida que se
sirve en ellas, no sobrecargar la fuente con demasiada comida

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SUGERENCIAS PARA LA DECORACIN DEL SERVICIO ESTILO BUTLER

Las comidas calientes no necesitan mucha decoracin. Se debe jugar con
tamaos y formas en los platones para proveer un atractivo visual.
Evadir decoraciones muy elaboradas que distraigan la atencin de las comidas
que se presentan.
La mejor decoracin para presentar bocaditos son los platones mismos.
Las decoraciones deben tener sentido, cuidado con las decoraciones que
puedan interferir con la higiene y el fcil manejo o que obstruyan el acceso al
bocadito.
Las decoraciones deben tener apariencia de decoraciones, no estn dirigidas a
ser comidas.
Las decoraciones deben guardar armona con el tema del evento. Lo ms
apropiado para decorar platones de bocaditos calientes son flores frescas o
talladas de verduras, sujetas por palitos de bamb y clavadas a una base
tambin de vegetal. Estas debern conservarse en agua con hielo y guardar en
todo momento una apariencia fresca y no marchita.
Tambin se recomienda usar decoraciones hechas a base de esculturas de
pan o de productos similares, con productos no comestibles como las conchas
de los mariscos o pequeas canastas hechas de ingredientes predominantes
para el plato, por ejemplo, un plato de frituras de snapper rojo podra ser
decorado con un snapper frito de tamao pequeo.
Las decoraciones debern pegarse a los platos calientes con una masa hecha
a base de harina y claras diluidas en agua. Esta preparacin se adhiere muy
bien al plato y puede ser removida fcilmente, cuando ste regrese.
Las decoraciones no deben interferir con el fcil acceso a los bocaditos, por
regla, colocar las decoraciones al lado extremo del plato.
El perejil es una hierba y no debera ser rociada indiscriminadamente sobre la
comida.
Usadas apropiadamente, las finas hierbas pueden crear una linda decoracin,
por ejemplo, un bouquet de tomillo puede ser una decoracin muy atractiva.
Evadir salsas o dips al servir el estilo Butler y as evitar accidentes por
chorreadura.
Cuando se sirve algo con salsas o dips, stas deben estar en el mismo plato
junto con el bocadito.
No es muy recomendable usar frutas o vegetales ahuecados para servir los
dips que acompaan los bocaditos, generalmente stos en poco tiempo lucen
muy mal.

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SUGERENCIAS ACERCA DE LOS EQUIPOS A USAR EN EL ESTILO BUTLER

Si el evento no es en casa, indagar si el cliente proveer la vajilla, si ese fuera
el caso, asegurarse de informar al cliente que no se harn responsables por
accidentes ocasionados.
Los platos y servicio usados, como son fuentes y bowls, deben ser pequeos y
compactos.
Las fuentes deben ser ligeras, para que los mozos puedan llevarlas sin
cansarse.
Las islas solitarias son muy idneas, proveen igual acceso. Duplicar el display
de platos alrededor de estas islas y as evadir la formacin de lneas hacia
algn plato.
Los buffets deben ser armados cerca de la cocina, para evitar que los mozos
pasen las fuentes entre los comensales.
El buffet ocupa bastante espacio. Los buffets y bares debern estar localizados
en espacios que puedan conducir a los comensales hacia reas de poco uso.
Nunca armar mesas de buffet que bloqueen salidas de emergencia.
Los espacios para depositar platos usados deben ubicarse en puntos
estratgicos.
para no limitar a los comensales a estos espacios. El servicio de buffet parado
es mejor que la combinacin de buffet con mesas, esto motiva que los
comensales se trasladen a varios lugares.
Debern colocarse algunas sillas para personas mayores o para aqullas que
quieran tomar un descanso. Las sillas no deben ser puestas contra la pared o
alrededor de la mesa del buffet.
COMPORTAMIENTO DE LOS MOZOS

Los mozos deben estar atentos en todo momento, sin pecar de intrusos, es
muy irritante cuando un comensal necesita algo y los mozos no se percatan de
ello.
Los mozos deben ser corteses y tratar a los comensales de una forma educada
en todo momento. Los mozos deben dar un paso atrs y dejar a los huspedes
pasar primero cuando estn cruzando una puerta o un corredor, cuando el
husped necesite algo, el mozo deber atenderlo de inmediato.

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El cliente siempre tiene la razn, no hay excepcin a esta regla.

Nunca ser prejuicioso con el comensal en su apariencia o etnia.
A los comensales les gusta ser atendidos de inmediato, sin embargo los mozos
no deben correr a travs del saln.
Los mozos debern ser corteses, a ellos les gusta tratar con seres humanos;
sin embargo, los mozos no deben mezclarse en las conversaciones o emitir
comentarios fuera de lugar.
A los clientes les gusta que los saluden. Los mozos debern usar su sentido
comn en una situacin de banquete.
Los mozos deben ayudar a los comensales y al equipo de cocina en todo
momento, servir un banquete es un esfuerzo de equipo (cocina y saln).
Es muy importante que los mozos escuchen con atencin los requerimientos de
los huspedes.
Los mozos deben mantener sus manos fuera de vista, nunca en los bolsillos,
no deben tener contacto fsico con los comensales y deben mantener una
mano atrs cuando no la necesiten.
Los mozos no debern echar culpas por algn error cometido. Cualquiera que
sea el error, nunca culpar a la cocina, el matre o el caterer.
Los mozos debern ser educados en todo momento, an sean provocados.
Una buena postura es muy importante, no debern pararse encorvados.
Debern estar de pie rectos y nunca apoyarse en los muebles o contra la
pared.
Una sonrisa genuina es la mejor forma de demostrar una actitud positiva.
Los mozos debern ser muy atentos con las preferencias de ciertos
comensales, por su religin, rgimen alimenticio u otras razones.
Fuentes de gran tamao o espejos grandes no son ideales para una mesa de
buffet, cuando se quedan vacias no son atractivos y resultan difciles de retirar
de la mesa. Se recomienda poner platos pequeos encima de estos displays
de gran tamao para que, cuando la comida se consuma, puedan ser
cambiados con facilidad.
El tamao ideal de los platos a usar es de 125mm de dimetro, estos platos
son los que usualmente se usan para el pan y la mantequilla.

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Los tenedores tambin deben ser pequeos, generalmente se utilizan los

tenedores de ensaladas, los tenedores grandes se deslizan fuera del plato al
piso. Los cuchillos no deben ser considerados en el buffet.
Se debe tener una cantidad suficiente de tenedores y platos, estimar por lo
menos tres de estos juegos por comensal. A los invitados, les agrada regresar
por ms comida ms de dos veces.
Se debe contar con una cantidad grande de servilletas pequeas y sin almidn.
Las servilletas de papel de buena calidad son mejores que las servilletas
grandes de tela.
Los utensilios que se utilizan para el servicio no deben ser complicados, las
pinzas no son tan maniobrables como lo son los tenedores grandes,
cucharones y esptulas.
Los utensilios del servicio debern tener un mango largo para evitar que se
deslicen dentro de los samovares.
Es muy importante que el tiempo de recojo de la comida est muy claro en la
ficha de pedido. Si el tiempo de recojo no est claro, el buffet ser armado muy
temprano y la comida no lucir tan apetitosa o ser armada muy tarde cuando
ya empiezan a llegar los invitados.
Si, por algn motivo, el recojo de comida varia, el staff debe ser flexible y
comunicarlo de inmediato a la cocina.
El tiempo de duracin del evento tambin deber ser comunicado a la cocina
para distribuir el flujo de la comida.
Presentar bocaditos calientes de una forma atractiva es un reto, en la mayora
de los casos, las fuentes de estos bocaditos son doradas o marrones, las
fuentes, los samovares y los equipos de servicio juegan un rol importante en la
presentacin.
Evadir decoraciones superfluas. Las decoraciones en platos de bocaditos
calientes son parte integral de! plato, no solamente deben realzar la
presentacin, sino tambin debern ser comestibles.
LOCACIN Y ARMADO DE LOS BUFFETS

El caterer debe recomendar al cliente remover objetos de arte, muebles
valiosos u objetos de importancia que puedan ser daados.

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En muchos casos, cuando el lugar es pequeo, es mejor el armado de mucho

buffet pequeo alrededor del evento, para as facilitar el flujo y acceso de la
comida entre los comensales. Todos estos pequeos buffets debern tener la
misma comida o ser fcilmente identificados, de este modo los comensales
pueden llegar a ellos segn su preferencia.
La locucin de los buffets es crucial, evadir el armado en lugares de mucho
flujo como lo son puertas o corredores.
Debe evitarse el estilo cafetera, la cubertera y platos debern ser colocados
en diferentes puntos de acceso para evitar formar filas para su acceso.
Siempre contar con mesas extras para aadir espacio a las mesas del buffet, si
el caso lo requiere.
No olvidar contar con una gran cantidad de secadores de cocina, trapos de
limpieza y servilletas. Un termmetro de carnes es de mucha ayuda. Algunos
hornos no son muy confiables que digamos. Encendedores, fsforos son
importantes para prender los pilotos.
Siempre contar con toallas de papel como tambin papel film y papel de
aluminio.
Asegurarse de que existan contenedores para remover la basura y los
desperdicios de los platos y mantener limpieza y orden en todo momento "back
ofthe house".
Siempre contar con una estrategia tctica por si ocurriera un accidente en el
transporte de la comida. Siempre producir comida extra y mantenerla
congelada, en la medida de lo posible.
Pensar de antemano en el alimento de los empleados, para as evitar que ellos
coman de la produccin.
Considerar en todo momento las inclemencias del clima. Pensar de antemano
en tener racks y ganchos de colgar los abrigos de las personas, si el evento lo
requiere. Si el clima es hmedo o con tendencia a lloviznas, el encargado del
valet parking deber contar con un paraguas para proteger a los invitados de la
lluvia.
BIBLIOGRAFIA:
Cocina de referencia
M. Ramcent
El libro del cocinero
R. Lallemand
Cocina y tareas practicas
J. Planche, J. Silvestre

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Gua culinaria
A. Escoffier
PROPUESTAS PARA CATERING:

Masa brise
Hojaldre
Masa choux
Masa biscuit
Canaps de rollos de jamn
Canaps de roulades de mariscos
Tartaletas de poro y salmn
Canaps de pepinillos de huevos de salmn
Terrina de patas de cerdo a la albahaca
Terrina de cola de buey
Terrina de conejo e hgado de ave
Terrina de pato a las ciruelas
Galantita de ave
Brochetitas de pollo al romero y limn
Brochetas de cordero con especias
Ensalada cesar
Ensalada Waldo
Ensalada de papas a la alemana

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EVENTO: Contrariamente al significado etimolgico, la palabra evento,

Los programas tcnicos se componen de actividades como son las

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Elaboracin de la lista de invitados.

Envo de las invitaciones correspondientes.

Seguimiento y confirmacin de dichas invitaciones.

Contratacin de un ambiente musical.

Decoracin del local.

Micrfono y atril en caso de posibles discursos.

Telefona fija y mvil

Compras de posibles obsequios a lo asistentes.

Contratacin de mozos y/o azafatas.

Previsin y organizacin de acontecimientos

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Muchos planes fracasan porque no participan en su desarrollo quienes tiene

La definicin de los objetivos generales y especficos.

Tambin una buena planificacin debe considerar con mucho

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a. Comida a la que concurren muchas personas para agasajar a alguien o para

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Organizador Profesional de Reuniones

Esto se hace como yo

Grupo 2: Estilo Permisivo

Es parte del grupo.

Grupo 3: Estilo Democrtico

El lder, consulta a todos

Tener carcter afable

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Vigilar capacitacin del personal.

Verificar lista de seguimiento.

Coordinar cierre del evento.

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Las caractersticas de un buen plan deben ser las siguientes:

Comprensible, concreto y sencillo.

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Se tienen objetivos claros y definidos.

Datos del cliente

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Todos aquellos requerimientos adicionales que no figuren en esta

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Cant. Aprox. de participantes

Bebidas sin alcohol

Agua c/gas Agua s/gas - Jugos

Vino blanco / tinto