Para que los presupuestos logren su cometido de forma satisfactoria,

las personas encargadas de su elaboracin deben basarse en ciertos

requisitos, que explicamos a continuacin:
1. Conocimiento de la Empresa. Es muy importante que tengas un
conocimiento amplio Gde la empresa en cuanto a sus objetivos,
polticas y organizacin, ya que si un presupuesto no se elabora de
acuerdo a las caractersticas principales, no tiene razn de ser y no
servir. El contenido y forma de los presupuestos, por lo tanto, va a
variar de una empresa a otra.
El conocer los objetivos y polticas de la empresa es de gran utilidad.
Los primeros nos van indicar a dnde queremos llegar, van a
sealamos el campo de operaciones, especificarn su tamao y
horizontes esperados y definen sus funciones; stos deben ser
establecidos cuidadosamente, y de forma que sean alcanzables. Las
segundas sern las directrices a seguir para saber cmo enfrentarnos
a las distintas situaciones que se nos presenten; representan
actitudes o puntos de vista que la compaa procura mantener en
forma consistente en todas sus operaciones.
En cuanto a lo que se refiere a la organizacin, es importante que
exista un organigrama general y otro por cada departamento para
definir claramente las reas de responsabilidad y las lneas de
autoridad, pues en la elaboracin del presupuesto intervendrn los
gerentes de cada rea as como los subordinados.
2. Total apoyo de la alta gerencia. Para su buena realizacin y
desarrollo es indispensable que te asegures de que los directivos
apoyen la implantacin del presupuesto. Esto hace que el
presupuesto se convierta en un plan de accin operativa y un patrn
de control comparando lo presupuestado contra lo real.
3. Exposicin del plan o poltica. Una vez que se han definido
claramente los criterios de los directivos respecto al plan, necesitars
difundirlos en forma clara y concreta por medio de manuales o
instructivos. Esto tiene como fin informar el trabajo y coordinar las
funciones de las personas que intervienen en la elaboracin del
presupuesto. En dichos mtodos tambin se incluir el perodo que
abarcar el presupuesto, las formas que se usarn con instrucciones
para saber cmo llenarlas, y toda la informacin necesaria.

Es muy importante que las personas que intervienen en la

elaboracin del presupuesto estn de acuerdo con ello y conozcan
bien cul ser su labor para que sea ms fcil el trabajo. En algunas
empresas puede existir la necesidad de capacitar al personal de nivel
gerencial para obtener mejores resultados.
4. Coordinacin para la ejecucin del plan o poltica. Para que
cada uno de los presupuestos de los diferentes departamentos de una
empresa formen parte del presupuesto general y ste sea como una
unidad, es necesaria la presencia de una persona que acte como
coordinador de todos los departamentos que intervienen en el plan. A
esta persona se le denomina Director del Presupuesto.
Lgicamente, esta responsabilidad debe recaer en manos de un
funcionario con preparacin tcnica y con un conocimiento amplio de
la compaa en cuanto a su organizacin y aspecto financiero, as
como del sistema contable de la entidad, tomando en cuenta el
tamao de la empresa y las necesidades de sta, porque el Director
del Presupuesto va a ver la empresa de manera global.
Para sincronizar las actividades de cada departamento debes elaborar
un calendario en el cual se indiquen las fechas en las que cada
departamento deber tener lista la informacin necesaria para que
otros puedan desarrollar las estimaciones. Toda esta informacin, al
igual que el calendario de actividades, las debe manejar el Director
del Presupuesto.
5. Fijacin del Perodo Presupuestal. Otro de los requisitos
indispensables para poder ejercer el control presupuestal es la fijacin
del lapso que comprenden las estimaciones. Esto depender de la
estabilidad o inestabilidad de las operaciones del negocio. Lo ms
conveniente es hacer coincidir las estimaciones con los resultados
para que se puedan llevar a cabo las comparaciones y hacer las
correcciones necesarias. En caso contrario, probablemente los
resultados no seran significativos.
En resumen, es aconsejable establecer perodos del presupuesto por
un ao dividido en meses, para poder comparar mensualmente los
resultados obtenidos contra lo planeado, con el fin de detectar
desviaciones y as prever en lo que sea posible para el mes siguiente.

6. Direccin y Vigilancia. Una vez que el plan ya ha sido aprobado,

cada departamento empezar a elaborar su presupuesto con las
recomendaciones que ayudarn a poner en prctica dichos planes.
El siguiente paso ser revisar peridicamente las estimaciones y las
actividades que se van desarrollando y, de ser necesario,
modificarlas.
Un buen presupuesto requiere de un trabajo continuo y minucioso, y
que la persona encargada de vigilarlo posea los conocimientos
necesarios para ver que se cumpla y se lleven a cabo las
modificaciones cuando las circunstancias as lo requieran. De esta
manera, el presupuesto podr ser un verdadero instrumento de
control para la empresa.