Gestire le riunioni

Organizzare bene le riunioni permette di gestire bene uno dei fattori

pi importanti della comunicazione nella pubblica
amministrazione.
Preparare una riunione richiede tempo, per questo bene
programmarla col dovuto anticipo, permettendo ai partecipanti
di prepararsi. E importante infatti che chi partecipa alla
riunione sappia per tempo gli argomenti, lo scopo dellincontro
ed il tipo di contributo richiesto.
Elemento fondamentale nello svolgersi di una riunione la
partecipazione attiva dei membri.
La partecipazione attiva dipende da:
il numero dei partecipanti
grado di maturit del gruppo
morale del gruppo
condizioni materiali propriamente dette
qualit funzionali del leader.
Il numero di partecipanti pi adatto per il buon andamento di una
riunione sembra essere tra le 5 e le 10 persone. Una realt
numerica inferiore alle 5 unit risulterebbe infatti povera come
realt sociale, mentre rischierebbe di frazionarsi in sotto-gruppi se
formata da pi di 10 unit.
Per grado di maturit si intende il grado di strutturazione
autonoma e di autoregolazione del gruppo. Questo fattore
determina sia lintensit che la fecondit degli scambi di opinioni.
Il morale del gruppo strettamente legato alla situazione
contingente che determina la riunione. E legato inoltre alla storia
del gruppo ed allimmagine del futuro.
Anche le condizioni materiali hanno una notevole rilevanza
psicologica. La disposizione spaziale dei partecipanti pu facilitare
o ostacolare gli scambi di opinioni. Elementi fisici, come la scarsa
luminosit, scarso comfort, fattori esterni di disturbo, possono
rendere difficoltoso lo svolgimento di una riunione.
Fondamentale nella conduzione di riunioni la presenza di un
conduttore.
Il decalogo della riunione efficace
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Come comportarsi in una riunione

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Il decalogo della riunione efficace

1.

Prima di indire la riunione chiarire lobiettivo da raggiungere.

Convocando la riunione distribuire un ordine del giorno con i

2. temi da trattare e lobiettivo da raggiungere.
Convocare solo persone che siano interessate e possano
3. portare un contributo costruttivo al lavoro.
Verificare che i partecipanti siano informati sui temi da
4. trattare.
Preparare una scaletta con la successione logica degli
5. argomenti da affrontare.
Ripartire il tempo in base allimportanza di ogni argomento.
6. La gestione del tempo fondamentale, altrimenti la riunione
rischia di diventare troppo costosa.
Prima di giungere a conclusioni o prendere impegni
7. considerate in modo realistico la fattibilit delle decisioni.
Nel corso della riunione evitate di interrompervi per tornare
8. su temi gi definiti.
Se ci si allontana dal tema di fondo, richiamate lobiettivo
9. comune.
Al termine della riunione riassumete le decisioni prese e i
10 compiti assegnati da ogni partecipante.

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Come comportarsi in una riunione

Ascoltare, mantenersi calmi, riflessivi e saper ascoltare in
silenzio la prima regola per partecipare a una riunione ed
essere apprezzati, e al momento opportuno anche ascoltati.
Essere concisi e attenersi strettamente al tema.
Parlare con voce chiara.
Fissare con attenzione chi parla o chi ascolta.
Evitare commenti con il vicino.
Usare un tono collaborativo.
Cercare accordi per fasi successive.
Non cadere in polemiche o in match a due.
Sintetizzare le opinioni e gli obiettivi di ognuno.
Valorizzare le tesi di altri partecipanti quando sono funzionali
alle proprie.
Proporre la risoluzione finale come espressione della volont
della maggioranza dei partecipanti

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Libri consigliati
Gestire le riunioni M. Castagna, R. Costantini Franco
Angeli
Guida alle riunioni di lavoro e alle discussioni di gruppo V.
masoni Franco Angeli

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