Auditoras de proyectos

La introduccin de la gestin de proyectos en una organizacin no es una tarea fcil. Todo lo

contrario, supone un cambio de enfoque y, consecuentemente, los promotores (entre los que
debe estar la direccin) tienen que enfrentarse a la correspondiente resistencia.

Foto: CC the weed one

Una propuesta para conseguir que la sistemtica de gestin de proyectos, como para
cualquier otra herramienta de gestin o cambio organizacional, es la realizacin peridica de
auditoras.
Hace tiempo le y respaldo la opinin, que habra que distinguir tres tipos distintos
de auditorias.

1.

Auditoras iniciales: La nueva sistemtica de trabajo no est madura, necesita un

mayor seguimiento. Por tanto, es recomendable realizar auditoras frecuentes, por ejemplo,
semanal o cada dos semanas, durante un cierto periodo de tiempo (dos o tres meses).
Adems el enfoque de las mismas debe orientarse a la existencia de documentacin de la
gestin de proyectos (plan de proyecto) y los registros correspondientes (actas de reuniones,
indicadores actualizados, contratos, ...).
2.
Auditoras de aprendizaje: La sistemtica ya se est adoptando en relacin a la
gestin de proyectos, las distintas auditoras iniciales habrn generado una serie de no
conformidades y, como consecuencia, acciones correctivas que solucionen las propias no
conformidades y sus causas. Ya no resulta necesario que las auditoras no sean tan
frecuentes, por ejemplo, se pueden realizar con una periodicidad bimensual, durante un
semestre. El objeto de las auditoras se convierte en la definicin, implementacin,
seguimiento y evaluacin de la eficacia de las acciones correctivas.
3.
Auditoras de consolidacin: El sistema de gestin de proyectos debe estar
implantado, aunque en mejora continua. Por tanto, hay que seguir haciendo auditoras, con
peridicidad anual, por ejemplo, para constatar que la sistemtica se aplica, es decir, se
realizan el grupo de procesos de inicio, de planificacin, de ejecucin, de seguimiento y
control, y, por ltimo, de cierre de los proyectos.
Como principio, las auditoras deben realizarse por auditores que tengan las competencias en
gestin de proyectos y en auditoras, adems de no estar involucrados en los mismos.
Como consejo adicional, al iniciar el cambio a la gestin de proyectos en una organizacin o

en un nuevo departamento, resulta interesante hacer un plan de auditoras indicando el tipo de

auditora, el objeto, las fechas, el equipo auditor, el rea auditada, ....
Publicado 20th October 2011 por Guillermo Montero
Etiquetas: auditoras Gestin de proyectos gestin del cambio