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Tablas
Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En cada
celda se puede insertar texto, nmeros o grficos.
Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se
pueden realizar operaciones y tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, obtener el valor
medio de una columna u ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que
facilitan la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta
caracterstica se emplea sobre todo en la construccin de pginas Web para Internet.
Vemos pues, que esta forma de organizar los datos es mucho ms potente que utilizando
las tabulaciones u otros mtodos.
Crear tablas
Para crear una tabla accedemos siempre desde la
pestaa Insertar > grupo Tablas > botn Tabla. All
encontraremos las tres posibles formas de crear tablas:
1. Una de las formas es utilizar la cuadrcula que
simula una tabla. Cada cuadrado representa una celda
y al pasar el ratn sobre ella se colorear en naranja la
seleccin que realicemos. Al hacer clic confirmamos
que la seleccin se ha realizado y se inserta la tabla en
el documento. En el ejemplo de la imagen estaramos
creando una tabla de 3x3.
2. La segunda opcin es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre una ventana que permite
especificar el nmero de filas y columnas para la tabla.
3. La tercera opcin es usar el vnculo Dibujar Tabla. El cursor tomar forma de lpiz y
simplemente iremos dibujando las
lneas que la formarn. Esta
opcin es ms lenta, pero puede
resultar muy til para crear tablas
irregulares o para retocar tablas ya
existentes.
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Al pasar el ratn sobre ellos vers cmo cambia el formato de la tabla. Para
aplicarlo definitivamente haremos clic sobre l. Luego, podrs retocar el
resultado final, si lo deseas, con las herramientas de Sombreado y Bordes.
Adems, los estilos se pueden ajustar segn nuestra conveniencia en base a distintas opciones
que tenemos disponibles justo a su derecha. Podemos elegir pues si nuestra tabla tiene o no
encabezados, filas de totales o las filas y columnas resaltadas en distintos colores que van
alternando. Para ello simplemente deberemos marcar o desmarcar cada una de las Opciones de
estilo de tabla
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Seleccionar.
Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando
el cursor tome la forma de una pequea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorear.
Borrar.
Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace),
si slo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntar
sobre la forma de desplazar el resto de las columnas. Tambin se pueden realizar todas estas funciones
desde la cinta.
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Combinar y dividir
En ocasiones no querremos insertar ni
eliminar celdas, sino combinarlas de
forma que, por ejemplo, una fila
contenga una nica celda que ocupe lo
mismo que las del resto de filas. O bien
para conseguir el efecto totalmente
opuesto, que una celda se divida en dos
o ms celdas sin afectar al resto.
Adems de texto, las celdas admiten otro tipo de contenido, como imgenes, fotografas o
formas. stas tambin se pueden alinear y ajustar en la celda exactamente igual que se hara si
estuviesen fuera de la tabla. Si necesitas verlo con detalle puedes visitar la unidad de imgenes y
grficos donde se explica cmo trabajar con estos objetos.
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30/07/2012
N Fra.: 2456/00
Cliente: Juan Francisco Rojas
RUC: 1804562738
Direccin: Ambato, Av. Cevallos
SUPERMERCADOS
LA VENDEDORA
CODIGO
A23
A45
CANTIDAD
CONCEPTO
PRECIO
20 LAPICES
100 BORRADORES
25
10
Importe:
Descuento
Base Imponible
I.V.A
TOTAL FACTURA
IMPORTE
500
1.000
1.500
75
1425
228
1.653
IMPRESIONISMO - MANET
Principal
Impulsor
Desayuno sobre la
hierva
El bar del Folies
Bergere
Grupo
Interior
Influencio a Otros
artistas
Gran
profundidad
Artistas en
Espaa
IMPRESIONISMO EN ESPAA
Regoyos
Rusiol
Sorolla
Casas
Influencia de
Haes
Pintor de la
luz
Tonos Fros
1857 - 1913
1861 - 1931
1836 1923
1866 - 1932
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Organigramas y diagramas
Introduccin
Al igual que en Word podemos insertar imgenes, dibujos y otros tipos de elementos
grficos. Un organigrama es un elemento grfico que representa una organizacin,
normalmente jerrquica, por ejemplo la organizacin de cargos en una empresa.
Crear un organigrama
Para insertar un diagrama debemos:
- Acceder a la pestaa Insertar y seleccionar SmartArt.
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Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el
texto que deseemos.
Al insertar un organigrama nos aparecen las pestaas Diseo y Formato.
Agregar formas
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400000
2011
300000
2012
200000
100000
0
Etapa 1
Etapa 2
Etapa 3
Etapa 4
Grfico en Barras
19%
Etapa 1
25%
Etapa 2
Etapa 3
Etapa 4
30%
Grfico en Crculos
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Para quitar la marca de agua de un documento debers pulsar la opcin Quitar marca de
agua. Si lo que quieres es personalizarla porque ningn texto se adapta a tus necesidades o
quieres que la marca de agua sea una imagen (por ejemplo el logo de tu empresa)
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Bordes de pgina. Al pulsar esta opcin se abre un cuadro de dilogo como el siguiente:
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Tablas de contenidos
Los ndices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que est
buscando. Word llama tabla de contenido a lo que en Espaa conocemos simplemente
como ndice y Word llama ndice a lo que nosotros llamamos ndice alfabtico. En el punto
siguiente aclararemos ms las diferencias entre ndice y tabla de contenido.
Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles cuando estamos trabajando con
documentos extensos. De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer
una tabla de contenidos que facilite enormemente la localizacin rpida de algn punto
importante del documento.
Al crear los ndices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar todos
los trminos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan
encontrarlos.
En esta unidad tambin veremos cmo crear tablas de ilustraciones, grficos y tablas, que
nos permitirn organizar estos elementos en tablas que facilitarn su bsqueda y consulta
por parte de los lectores.
ndice: Un ndice es una lista de palabras y el
nmero de pgina donde se encuentra dicha
palabra. El ndice est ordenado alfabticamente.
Como ya dijimos, Word llama a ndice lo que
normalmente nosotros llamamos ndice alfabtico o
glosario. Utilizaremos la misma nomenclatura que
Word. El ndice se suele colocar al final de un libro
para encontrar trminos importantes de manera
rpida y sencilla. En la imagen podemos ver parte
de un ndice.
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De forma automtica:
Para crear una entrada de marcas de ndice automticamente debemos crear un nuevo
documento donde tendremos todas las marcas de ndice.
El nuevo documento debe tener las siguientes caractersticas:
o
o
o
o
o
o
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De forma manual:
Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:
- Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras que vayas
a aadir al ndice o sitate en el punto donde vayas a insertar una marca.
- Accede a la pestaa Referencias y haz clic en el botn Marcar entrada o presiona la
combinacin de teclas Alt + Shift + X.
- Aparece el dilogo Marcar entrada de ndice. Si habamos seleccionado el texto aparecer
ya escrito en el recuadro Entrada, en caso contrario debemos introducirlo ahora. Este
recuadro Entrada es el que posteriormente aparecer en el ndice.
Podemos crear Sub entradas de la Entrada principal, las sub entradas aparecern debajo
de la entrada principal y sangradas a la derecha. Las sub entradas se utilizan cuando una
entrada principal tiene trminos estrechamente relacionados con ella que tambin
aparecen en el documento.
Institucin Microsystems, Capacitacin + Desarrollo
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Insertar ndice
Una vez tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o automticamente,
podemos crear el ndice.
Para insertar el ndice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del
documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento.
Accedemos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice, aparecer un
cuadro de dilogo ndice como el que vemos en la imagen.
Si tenemos sub entradas podemos elegir Tipo. Con sangra, si queremos que aparezcan debajo
de la entrada principal o Continuo si preferimos que las sub entradas aparezcan a la derecha.
En formatos podemos seleccionar el estilo que tendr el ndice.
Una vez definidas las opciones del cuadro de dilogo pulsamos Aceptar y se generar el
ndice.
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Pulsamos sobre el botn Opciones... nos aparece un dilogo como el que vemos en la imagen
donde podemos establecer la relacin entre estilos y el nivel de la TDC. Los valores por defecto
son los que aparecen en la imagen, pero podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si
queremos que nuestra TDC slo tenga 3 niveles podemos asignar el nivel 3 a los estilos Ttulo
3, Titulo 4, etc.
Si hemos modificado los valores por defecto y queremos dejarlo como estaba podemos pulsar
sobre Restablecer.
Para generar la tabla, slo nos queda pulsar en
Aceptar.
Una vez creada nuestra tabla, podemos
seleccionarla y volver a desplegar el men
Tabla de contenido.
Si pulsamos en Quitar tabla de contenido,
como su nombre indica, la tabla se eliminar;
pero pulsando en Guardar seleccin en galera
de tablas de contenido... podremos guardar el
estilo de nuestra tabla, y se aadir al
desplegable para que podamos elegirla en
futuras ocasiones.
Actualizar la TDC
Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que podemos actualizarla
automticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento aadiendo o
eliminando ttulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics de ratn de una manera
fcil y cmoda.
Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:
- Desde la pestaa Referencias disponemos del botn
- Haciendo clic con el botn derecho sobre la
TDC disponemos de un men emergente donde
encontraremos la opcin Actualizar campos.
Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera
de estas dos opciones nos aparece el dilogo
Actualizar la tabla de contenido que vemos en la
imagen de abajo. En l indicaremos si deseamos
actualizar slo los nmeros de pgina o toda la
tabla.
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Combinar correspondencia
Mediante la opcin Combinar correspondencia Word 2010 nos permite incluir en un
documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas
distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el
texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargar de generar los datos variables (los
que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente
tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos.
Conceptos previos
Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el
documento principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del
origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede
ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista
de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de
combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por
campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por
ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a
un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada
uno de los datos de ese cliente.
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En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista
existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.),
podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.
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Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar.... Al hacer clic en ella se abre el
cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dnde
coger los datos:
El proceso es el mismo que seguimos para abrir un archivo de Word, por ejemplo, as que no
entraremos en demasiado detalle. Como siempre, deberemos situarnos en la carpeta adecuada y
seleccionar el archivo donde se encuentran los registros con los datos que necesitamos.
Se admiten tipos de archivos muy variados, pero lo ms comn ser dejar seleccionada la
opcin Todos los orgenes de datos, que incluye todos los tipos aceptados para la combinacin.
Obviamente tambin podramos cambiarlo por cualquiera de las opciones vlidas. Puedes
desplegar el men para examinar
las distintas posibilidades.
Una vez indicado el origen de datos
se abre el cuadro de dilogo
Destinatarios
de
combinar
correspondencia, en l vemos los
datos que se combinarn y
podemos aadir opciones que
veremos
ms
adelante.
Dependiendo del tipo de datos que
hayamos utilizado puede variar
ligeramente la experiencia. Por
ejemplo, si es una base de datos
con varias tablas, deberemos
seleccionar en qu tabla basarnos;
si es un libro de Excel, en qu hoja
se encuentran los datos, etc.
Institucin Microsystems, Capacitacin + Desarrollo
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La pestaa Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el
panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero tambin podemos
utilizar los botones de la pestaa Correspondencia.
Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones las ampliaremos ms adelante.
Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal como vimos
con el asistente
Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal como vimos con
el asistente.
Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos
correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms
fcil localizarlos dentro del documento.
Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms
adelante.
En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes
destinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu parte en la
creacin de la carta.
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Microsystemsm
s
Microsystemsm
s
La imagen muestra el documento combinado con los datos del primer registro del origen de
datos.
Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco
complicado localizar los campos de son del origen de datos. Una forma
fcil de solucionar este problema es hacer clic sobre el icono, los campos
del origen de datos aparecern resaltados.
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MEMORANDO N 0010-2010/GC
DE
:
GERENTE GENERAL
:
JEFE DE PERSONAL
ASUNTO
FECHA
Por el presente comunico a usted que apartir del lunes 10 de julio de los
corrientes se modificara el horario de trabajo del personal el cual sera de 7:30 am a 4:30 pm con
un receso de 30 minutos a la 1:00 pm para el refrigerio.
Atentamente
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DE
Dr. Nstor Pantoja Huerta
Lic. Manuel Vargas Soto
Dr. Paco del Toro
Lic. Samuel Ros Ros
Dr. Luis Vela Suarez
Dr. Walter Flores Vargas
Lic. Javier abanto P.
Dr. Daniel Armas
Dr. Armando Ventanas
Lic. Jhans Cuellas
A
Lic. Jaime Aramburu H.
Lic. Elsy Yong Tirado
Lic. Ruth Valles Najar
Lic.
ASUNTO
FECHA
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Impresin
Antes de imprimir
Antes de imprimir es interesante echar un vistazo al aspecto general del documento para ver si
est todo correcto.
Para ello nos aseguraremos de que estamos viendo el documento en vista de impresin. En la
pestaa Vista deber estar seleccionado Diseo de impresin, o bien deberemos comprobar que
en la barra de estado est marcada esta opcin
Como ya sabes, esta vista presenta la pgina tal y como se imprimir, con grficos, imgenes,
encabezados y pies de pgina, etc.
Si has utilizado versiones anteriores de Word es posible que
eches de menos la Vista preliminar. En Word 2010 ya no
existe. Lo que se ha hecho es incluir en la pestaa Vista las
opciones ms interesantes, que son las de Zoom:
El botn Una pgina ajustar la pgina al espacio que tenga en la pantalla, para que quepa
completamente. Lo mismo sucede con Dos pginas, pero con dos de ellas, una junto a la otra.
Pero, y si tenemos ms pginas? Y si queremos ver por encima las 15, 30 o 500 pginas que
tiene el documento?
Para hacerlo, deberemos pulsar el botn Zoom.
Se abrir una ventana con una opcin muy
interesante: Varias pginas.
Haremos clic en el botn con forma de monitor y se
desplegar un submen donde podremos seleccionar
cuntas pginas queremos ver y cmo debern estar
organizadas.
Por ejemplo, en la imagen queremos ver una vista
previa de un documento de 15 pginas, as que
hemos decidido mostrar 3 filas con 5 columnas cada
una. Seleccionamos las pginas del modo en que
queremos. Justo bajo el men indicar que vamos a
mostrar 3 x 5 pginas.
En la pantalla de vista previa vemos cmo quedar, y al pulsar Aceptar veremos el resultado
real.
Desde esta vista podremos apreciar y corregir mejor los detalles. Por ejemplo, si una pgina
contiene slo una o dos lneas de texto, lo ideal sera intentar ajustar el texto de forma que quepa
en la anterior, y as ahorrar un papel. Tambin veremos de forma ms rpida y cmoda si los
grficos o imgenes del documento estn bien centrados, etc.
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