EL ACTA

1. CONCEPTO: El acta es un documento que contiene el testimonio de las

acciones ms importantes que han acontecido en la realizacin formal de
determinados actos administrativos, por ejemplo, de lo que ha pasado en
una sesin o en una visita de inspeccin.
El acta es un documento probatorio de hechos que han sucedido en la
realidad y que sirven de base o sustento para nuevas acciones, como puede
ser para la expedicin de resoluciones, envi de circulares,oficios,etc.
Las actas constituyen instrumentos pblicos cuyos contenidos deben tenerse
por verdaderos, mientras no se pruebe lo contrario.
Se redactan por propia iniciativa o en cumplimiento de disposiciones
establecidas .Se usa tanto en la administracin pblica como privada.
2. CLASES DE ACTAS
Distinguimos dos clases de actas: Actas de trabajo y acta de sesin
2.1.-ACTA DE TRABAJO
Conocemos con este nombre a las diferentes actas, que se elaboran con el fin
de dejar constancia de actos o hechos de inters ocurridos en el
cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral.
Las actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y
hora de los acontecimientos Son elaboradas por el secretario(a) o por quien
hace sus veces, en presencia de la autoridad que preside el acto y con la
intervencin de personas interesadas. Los que intervienen pueden sugerir a
la autoridad la adicin, supresin p rectificacin de alguna incidencia que
consideren pertinente.
Por ejemplo ,se redacta esta clase de acta al momento de evaluar a los
postulantes a plazas de trabajo; al evaluar al personal de una institucin con
fines de ratificacin o promocin interna; en la ejecucin de las diferentes
etapas de un proceso electoral; al decomisar mercadera ilegal o de dudosa
procedencia, al realizar diligencias judiciales como audiencias, inspeccin
ocular o actos de conciliacin entre partes en conflicto; al efectuar visitas de
inspeccin administrativa a centros de trabajo, establecimientos comerciales
o lugares devastados por hechos fortuitos como sismos, inundaciones o
incendios; al incautar, exterminar ,transferir, inventariar ,entregar y depositar
bienes; al asumir y dejar cargos; al entregar y recibir obras; al resolver

diversos problemas o conflictos internos y al tiempo de cumplir cualquier

otra accin administrativa considerada delicada o de responsabilidad.
Algunas entidades preparan formularios o dan lineamientos para redactar
este documento.
Las actas de trabajo, una vez redactadas, son ledas y firmadas
inmediatamente por el funcionario que presidi el acto, el secretario y las
personas interesadas que han interviniendo .Si alguien que est obligado a
que ha intervenido se niega a firmar el acta, la autoridad que dirigi la
accin har constar tal negativas en la parte final del documento en
presencia de los dems.
Las actas de trabajo se envan al superior jerrquico con oficio de remisin o,
en su defecto, se conservan en los archivos de las oficinas que tienen inters
en el asunto.
2.1.1. SOLICITUD DE COPIAS DE ACTAS DE TRABAJO
Los servidores que han intervenido en los actos que constan en las actas de
trabajo, pueden solicitar copia simple de las mismas; de igual manera,
quienes prueben tener legtimo inters, podrn solicitar copia certificada de
tales actas.
2.1.2. IMPUGNACIN DE ACTAS DE TRABAJO
En los casos permitidos pro ley, las partes interesadas que hubiesen
intervenido en una diligencia (por ejemplo, en una visita de inspeccin
efectuada por un funcionario del Ministerio de Trabajo),y que no estuvieran
de acuerdo con los hechos registrados en el acta, podrn presentar recurso
de impugnacin contra ella,en el plazo establecido. Pero slo podrn
impugnarla si hubiesen dejado constancia en el acta de su disconformidad.
De ser declarado fundado el recurso, se anular lo actuado y se dispondr
una segunda y ltima diligencia, conservando validez plena los puntos no
observados del acta. En caso contrario, de ser declarado infundado el
recurso de impugnacin, la autoridad respectiva aplicar una multa al
impugnador.
2.1.3. PARTES
a) El acta de trabajo presentas las siguientes partes obligatorias.
1. Ttulo(tipifica el acta)
2. Texto

3. Firma y posfirma de los que intervienen en el hecho que consta en el acta

4. con copia
5. Pie de pgina
b) y las siguientes complementarias:
Membrete
Cdigo
Anexo
PARTES OBLIGATORIAS DEL ACTA DE TRABAJO
MINISTERIO DE TRANSPORTES
Y COMUNICACIONES
1) ACTA DE EXTERMINIO DE PLACAS DE RODAJE
2) En la ciudad de Cajamarca, en el barrio de Chontapaccha, a las once de la
maana del da veintitrs de mayo del dos mil doce se reunieron el Ing Hugo
Llico Pino,Jefe de la Oficina Regional de Transporte Terrestre de Cajamarca,
y el seor Eduardo Briceo Calua,Jefe de la seccin de Registro de Propiedad
Vehicular ,con el objeto de arrojar al ro las placas de rodaje antiguas que se
hallaban en el almacn de la referida oficina.
El arrojo de las placas se realiz de manera normal, con conformidad con las
formalidades de ley impartidas mediante la R.M..del ,,,,,,,,de mayo
2012.
La realizacin de las placas de rodaje exterminadas se acompaa a la
presente,
No habiendo ninguna observacin que anotar ,firmamos esta acta ,en
original y dos copias.

3) Ing Hugo Llico Pino Eduardo Briceo Calua

Jefe de la Oficina de Jefe de la Seccin de Registro de
TT Cajamarca Propiedad Vehicular
ANEXO. Nmina de las placas de rodaje exterminadas.
4) C.c:
Unidad de Administracin
Sec.de Reg.de Prop.Vehicular
Archivo
5)gtd
2.3.4. REDACCIN DEL TEXTO
El texto del acta de trabajo tiene tres secciones.
a) INTRODUCCIN, que seala el lugar, la fecha y la hora de la evaluacin
del acta; identifica a las personas que intervienen y especifica la actividad o
el hecho que motiva el acta. La fecha y la hora se pueden escribir
preferentemente con letras.
b) EXPOSICIN, que menciona los acontecimientos ms importantes que
han sucedido o slo se refiere a los resultados de la accin ejecutada.Aqu
tambin se puede dejar constancia de alguna observacin, punto de vista u
opinin que podra formular alguien que est interviniendo y lo ha
solicitado.
c) FRMULA DE ACEPTACIN, que expresa la conformidad de los que
intervienen con el contenido del acta. Su empleo no es obligatorio.
En esta parte o en la introduccin se deja constancia del nmero de copias
con el que se suscribe el original del documento.
En el ejemplo de la pgina siguiente, localizamos estas secuencias.

ACTAS DE TRABAJO EN FORMULARIOS

Determinados actos de las instituciones se dejan constancia en formularios
especiales, a fin de uniformizar su presentacin y reunir slo la informacin
necesaria para los fines del caso. As sucede con las actas de evaluacin de ingreso,
ratificacin y promocin interna del personal de las entidades; asimismo, con las
actas de evaluacin bimestral, semestral y anual de los estudiantes de las
instituciones educativas, y tambin con las actas de los proceso electorales con el
propsito de facilitar la obtencin de los resultados.