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Directora:
LINA MARA VERA CALA
Mdico
Magster en Epidemiologa
Beatriz
ms
mejorar
nivel
profesional.
Betty,
por
que
me
permiti
Magda
AGRADECIMIENTOS
CONTENIDO
pg.
INTRODUCCIN
1.2.1 Espacial.
1.2.2 Conceptual.
1.2.3 Cronolgica.
1.4 JUSTIFICACIN
1.5 OBJETIVOS
1.5.1 General.
1.5.2 Especficos.
2. MARCO DE REFERENCIA
10
2.1 CONTEXTUAL
10
10
27
28
2.2 TERICO
32
32
33
38
2.2.4 Proceso.
39
2.2.5 Flujograma.
41
43
pg.
2.2.7 Medicin de la calidad.
49
2.3 CONCEPTUAL
51
2.4 LEGAL
52
3. METODOLOGA
58
58
58
3.3 POBLACIN
59
61
61
62
64
64
64
64
5. SITUACIN ACTUAL
66
75
75
6.1.1 Visin.
75
6.1.2 Misin.
76
77
77
77
91
147
147
165
171
pg.
6.4 INDICADORES DE GESTIN
176
177
180
CONCLUSIONES
182
RECOMENDACIONES
185
BIBLIOGRAFA
186
ANEXOS
190
LISTA DE CUADROS
pg.
Cuadro 1. Poblacin Sabana de Torres, segn sexo.
21
21
21
32
64
65
74
77
79
82
84
87
90
91
92
94
96
99
102
105
108
111
113
pg.
Cuadro 24. Proceso: Gestin del talento humano Subproceso:
Requerimiento.
115
117
119
121
123
125
128
131
134
136
138
141
144
147
148
150
152
154
156
158
pg.
Cuadro 44. Proceso: Urgencias.
160
163
165
165
168
171
171
174
LISTA DE FIGURAS
pg.
Figura 1. Modelo de sistema de gestin de la calidad basado en
procesos.
38
73
79
81
83
86
88
90
93
95
98
101
107
110
112
114
116
118
120
pg.
Figura 21. Proceso: Gestin del talento humano Subproceso:
Capacitacin y desarrollo.
122
124
127
130
133
135
137
140
143
146
149
151
153
155
157
159
162
164
167
170
pg.
Figura 41. Proceso: Apoyo diagnstico Subproceso:
Rehabilitacin Fsica y Respiratoria, Laboratorio Clnico,
Electrocardiograma, Ecografa y Radiologa.
173
175
LISTA DE ANEXOS
pg.
Anexo A. Gua de observacin directa.
191
192
193
Anexo D. Cuestionario.
198
RESUMEN
TITULO: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y
ASISTENCIALES DEL HOSPITAL INTEGRADO SABANA DE TORRES*.
AUTORES: HERNNDEZ Matajira, Beatriz y BURGOS Galindo, Magda Luca**.
DESCRIPCION O CONTENIDO:
Este proyecto, se realiza con el fin de saber cules son los procesos y procedimientos que
se realizan en el Hospital Integrado de Sabana de Torres.
Inicialmente, se realiza un diagnstico interno del Hospital, con base en la informacin
recopilada en el cuestionario dirigido a los empleados del rea administrativa y asistencial
del Hospital; as como, guas de observacin, guas de revisin de archivos y la entrevista
estructurada dirigida a la Direccin del Hospital. Despus, se disea el manual de procesos
y procedimientos administrativos y asistenciales del Hospital, teniendo en cuenta el anlisis
de la informacin recopilada anteriormente. Finalmente, se proponen indicadores para
evaluar el manual de procesos y procedimientos diseado, con el fin de hacer los correctivos
necesarios.
El manual de procesos y procedimientos administrativos y asistenciales del Hospital, es
necesario para mejorar la calidad de la atencin e incrementar la satisfaccin de los clientes
internos y externos. El mapa de procesos y procedimientos, se estructur de la siguiente
manera (35 procesos). Cinco procesos y procedimientos de gestin gerencial: planeacin
operativa y estratgica, oferta de servicio, control de gestin, gestin de direccin mdica; y
gestin de enfermera. Veinte procesos y procedimientos administrativos: finanzas,
contabilidad, caja y cartera, insumos, atencin al cliente, gestin del talento humano,
mantenimiento de equipos, estadstica y servicios generales.
Diez procesos y
procedimientos asistenciales: ambulatorios, especializados y apoyo diagnstico. Para
controlar el desempeo del manual de procesos y procedimientos, se formularon los
indicadores de gestin, para detectar inconvenientes y hacer las mejoras requeridas.
Trabajo de Grado.
Facultad de Salud.
Escuela de Medicina.
Departamento de Salud Pblica.
Especializacin en Administracin de Servicios de Salud. VERA Cala, Lina Mara.
**
SUMMARY
TITLE:
MANUAL OF PROCESSES AND PROCEDURES ADMINISTRATIVE AND
ASSISTANCE OF THE HOSPITAL INTEGRATED SABANA OF TORRES *.
**
DESCRIPTION OR CONTENT:
This project, is carried out with the purpose of knowing which they are the processes and
procedures that are carried out in the Integrated Hospital of Sabana of Torres.
Initially, is carried out an internal diagnosis of the Hospital, with base in the information
gathered in the questionnaire directed to the employees of the administrative and assistance
area of the Hospital; as well as, observation guides, guides of revision of files and the
structured interview directed to the Address of the Hospital. Then, it is designed the manual
of processes and administrative and assistance procedures of the Hospital, keeping in mind
the analysis of the information gathered previously. Finally, they intend indicators to evaluate
the manual of processes and designed procedures, with the purpose of making the
necessary correctives.
The manual of processes and administrative and assistance procedures of the Hospital, it is
necessary to improve the quality of the attention and to increase the satisfaction of the
internal and external clients. The map of processes and procedures, it was structured in the
following way (35 processes). Five processes and procedures of managerial administration:
operative and strategic to drift, offer of service, administration control, administration of
medical address; and infirmary administration. Twenty processes and administrative
procedures:
finances, accounting, box and wallet, inputs, attention to the client,
administration of the human talent, maintenance of teams, statistic and general services.
Ten processes and assistance procedures: national health clinics, specialized and diagnostic
support. To control the acting of the manual of processes and procedures, the administration
indicators were formulated, to detect inconveniences and to make the required
improvements.
* Work of Grade.
** Ability of Health. School of Medicine. Department of Public Health. Specialization in
Administration of Services of Health. VERA Cala, Lina Mara.
INTRODUCCIN
El presente proyecto, se realiza con el fin de saber cules son los procesos y
procedimientos que se realizan en el Hospital Integrado de Sabana de
Torres.
de
plantear
un
modelo
de
procesos
procedimientos
1.2.2
Conceptual.
gerencial, de mercadeo, de
Posteriormente,
se
determinan
los
recursos
requeridos
para
la
1.4 JUSTIFICACIN
Por otra parte, en Colombia todas las entidades del sector salud, estn
obligadas a cumplir con las disposiciones del Decreto 2.309 del 17 de
octubre de 2.002, para obtener su habilitacin y poder participar en el
mercado de los servicios de salud.
la
estandarizacin
de
los
procesos
procedimientos
1.5 OBJETIVOS
2. MARCO DE REFERENCIA
2.1 CONTEXTUAL
En una de las visitas que hiciera el general Wilches, en vista de que las
lneas del telgrafo no avanzaban en 10 Km, partiendo de Puerto Wilches
orden que iniciando trabajos en la posada de Torres se aligerara la trocha
multiplicando el nmero de trabajadores; de igual manera, que no se le
siguiera llamando La Posada de los Torres a esta bella zona; a partir de
entonces oficialmente se convirti en Sabana de Torres, era el 10 de
Diciembre de 1.882, a partir de entonces La Posada de Torres tuvo das de
gran movimiento como hospedaje, donde su abundante alimentacin fue
aprovechada por los infatigables obreros de estas obras pblicas.
Una de las
MONCADA, Carlos Alberto. Sabana de Torres: Tierra de bonanza. Editorial MH. Bogot,
1998.
11
Existen otros accesos demarcados con menos kilometraje, pero como vas
de muy regulares especificaciones que aumentan el tiempo recorrido. Uno
12
Es as como las veredas que colindan con el curso del Ro Lebrija, empiezan
a comprender que deben establecer canales de salida de sus productos a
travs de los caseros que hicieron parte de la infraestructura de servicios del
ferrocarril, como lo son Provincia, Puerto Santos y Doradas en Sabana de
Torres.
DANE.
14
Infraestructura.
15
ser
nuevamente
bombeada
para
la
distribucin
domiciliaria
Alcantarillado.
Sabana de Torres tiene un cubrimiento del 80% del casco urbano del
municipio, el otro 20% se cubre a travs de pozos spticos y caeras, o
pequeos alcantarillados comunales que desembocan en los caos que
atraviesan el municipio, y a la vez son afluentes de la Quebrada La Puyana,
donde tambin desagua el Alcantarillado Municipal ocasionando la
contaminacin de dichas aguas, problema sanitario que se espera solucionar
con el montaje de la planta de tratamiento de aguas residuales propuesta en
el Plan Prioritario Municipal.
competir con ventaja por la localizacin de las inversiones, hecho que lo hace
vulnerable a las disputas que genera el capital y que a su vez provoca la
expulsin y recepcin simultnea de poblacin dndole un carcter muy
heterogneo en lo que a su origen se refiere.
20
Total
Mujeres
10.580
(50,61%)
20.907
(100,00%)
Fuente: http://www.saludsantander.gov.co/poblacion.htm.
Total
Rural
9.712
(46,45%)
20.907
(100,00%)
Fuente: http://www.saludsantander.gov.co/poblacion.htm.
45 60
aos
2.082
(9,96%)
> 60
aos
1.300
(6,22%)
Total
20.907
(100,00%)
Fuente: http://www.saludsantander.gov.co/poblacion.htm.
21
sociales,
pblicos,
disponibilidad
de
tierras,
propuestas
Economa.
Las cifras muestran que Sabana de Torres sigue mostrndose como lder en
cuanto a produccin lechera frente a la totalidad del departamento de
Santander, pero es de tener en cuenta que el sistema productivo no tiene
indicadores de sostenibilidad, sino que son de subsistencia cuando se
comparan con la potencialidad de las tierras y el espacio adecuado para el
levante y el pastoreo. De esta forma, el sistema de produccin aun no se
muestra como de carcter empresarial y ms bien supone que se maneja en
forma de economa individual particular, en donde los nicos beneficios los
percibe el dueo de la tierra y los comerciantes. Esto debe incentivar a que
en Sabana de Torres se fundamente la actividad, no solo en este sector, de
tipo empresarial en las diferentes dinmicas econmicas y de produccin.
En la regin
hace
25
accesibilidad, reas de
convierten
en
resultados
hasta
despus
de
ser
combinados
especializada
de
medicina
general
ginecologa,
ciruga
Presupuesto.
Presupuesto bsico:
$1.210.107.000, presupuesto
29
Participacin:
Equidad:
poblacin.
Eficacia:
problemas de salud.
Eficiencia:
Oportunidad:
necesite.
Calidad:
30
Especficos:
Cubrir el 80% de la poblacin urbana y rural con los servicios que ofrece la
institucin.
reas funcionales.
31
externa,
urgencias,
apoyo
teraputico,
apoyo
diagnstico,
Cuadro 4.
Distribucin por ARS, sisbenizados, contributivos y
particulares del total de la poblacin.
ATENCIN
Solsalud A. R. S.
Cajasalud A. R. S.
Vinculados
Contributivo y particulares
Total
POBLACIN
4.801
4.690
7.319
4.097
20.907
2.2 TERICO
2.2.1
La administracin tradicional.
La administracin tradicional ha
Las empresas son tan eficientes como lo son sus procesos. La mayora de
las empresas que han tomado conciencia de esto, han reaccionado ante la
ineficiencia que representan las organizaciones departamentales, con sus
nichos de poder y su inercia excesiva ante los cambios, potenciando el
concepto de proceso, con un foco comn y trabajando con una visin de
objetivos en el cliente8.
2.2.2
33
En este orden de
El control
34
Un manual de la calidad.
Los
procedimientos
documentados
requeridos
en
esta
norma
internacional.
36
Mejora continua.
Una
37
Responsabilidad
de la direccin
Clientes
(y otras
partes
interesadas)
Gestin de los
recursos
Clientes
(y otras
partes
interesadas)
Medicin, anlisis
y m ejora
Requisitos
Satisfaccin
Entradas
Realizacin
del producto
Producto
Salidas
Leyenda
Actividades que aportan valor
Flujo de inform acin
38
Los resultados del proceso que se hayan verificado frente a los requisitos de
entrada del proceso, incluyendo los criterios de aceptacin deberan
considerar necesidades y expectativas del cliente y de otras partes
interesadas. Para propsito de verificacin, las salidas deberan registrarse y
evaluarse contra los requisitos de entrada y los criterios de aceptacin.
2.2.4
Proceso.
Actividades.
41
Lmites.
Transmisin.
Espera.
Proceso predefinido.
Representa la descripcin de un
proceso ya descrito.
43
imperativo
contactar
los
candidatos,
conocerlos
personalmente.
Induccin reinduccin.
se
constituye
herramienta
importante
para
el
seguimiento
permanente12.
Procesos asistenciales:
12
de
laboratorio,
radiologa
imgenes
diagnsticas,
el
Toda institucin
Cada paciente debe tener un registro clnico con una codificacin interna,
que es la identificacin individual del usuario y no debe tener ms de una;
independiente del nmero de veces que sea atendido en la institucin para
garantizar el registro adecuado de las actividades y procedimientos
realizados.
13
lo
cual
deber
recibir
informacin
especial,
acerca
de
sus
responsabilidades.
2.2.7
Medicin de la calidad.
2.3 CONCEPTUAL
PROCESO:
homogneas
desde
el
punto
de
vista de sus
51
SUBPROCESO:
TAREA O ACTIVIDAD:
2.4 LEGAL
Leyes:
Ley 100 del 23 de Diciembre de 1993. Por la cual se crea el Sistema Social
Integral y se dictan otras disposiciones.
14
Decreto 0250 de 1996 (28 de Septiembre). Por medio del cual se modifican
los Decretos Nos. 0141 del 1 de Noviembre de 1995 y 0083 del 15 de Marzo
53
Decreto 1280 del 2002 (19 de Junio). Por el cual se organiza el Sistema de
Vigilancia, Inspeccin y Control del Sector Salud.
Decreto 163 de 2004 (Enero 21). Por el cual se reglamenta el artculo 216
de la Ley 100 de 1993.
54
Resoluciones:
Por la cual se
Resolucin 3374 de 2000. Por la cual se reglamentan los datos bsicos que
deben reportar los prestadores de servicios de salud y las entidades
administradoras de planes de beneficios sobre los servicios de salud
prestados.
55
Resolucin 474 de 2003 (03 abril 2003). Por la cual se definen los cupos
indicativos para la distribucin de los recursos de la Subcuenta de Riesgos
Catastrficos y Accidentes de Trnsito ECAT FOSYGA Subproyecto 4:
Apoyo Reclamaciones Vctimas Poblacin Desplazada.
57
3. METODOLOGA
Este
estudio
incluy
tambin
fuentes
secundarias
de
informacin,
observacin y entrevistas.
3.3 POBLACIN
La poblacin objeto del presente estudio est integrada por los empleados
del rea administrativa y asistencial del Hospital Integrado de Sabana de
Torres, que ofrece servicios asistenciales, ambulatorios, de promocin y
prevencin, atencin y rehabilitacin del primer nivel de atencin y algunos
procedimientos
Area administrativa:
Director: 1 persona.
Contador: 1 persona.
Control interno: 1 persona.
Administrador: 1 persona.
Auxiliar de administracin: 1 persona.
Secretaria: 1 persona.
Cajera: 1 persona.
Auxiliar de informacin en salud: 1 persona.
Area asistencial:
La
61
hay varias medidas para cada elemento, cada variable se analiza en forma
aislada.
utilizaron para analizar los datos cuando hay dos o ms medidas en cada
elemento y las variables se analizaron de manera simultnea.
63
relaciones
interpersonales,
justicia,
honestidad,
servicio,
Tiempo (2.005)
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
64
65
Valor ($)
300.000
200.000
100.000
200.000
150.000
250.000
100.000
1.300.000
130.000
$1.430.000
5. SITUACIN ACTUAL
Dependencias.
Area administrativa:
Director: 1 persona.
Contador: 1 persona.
Control interno: 1 persona.
Administrador: 1 persona.
Auxiliar de administracin: 1 persona.
Secretaria: 1 persona.
Cajera: 1 persona.
Auxiliar de informacin en salud: 1 persona.
Area asistencial:
Mdico SSO: 3 personas.
Mdico de planta: 1 persona.
Bacterilogo: 1 persona.
Odontlogo SSO: 1 persona.
Nutricionista: 1 persona.
66
Vacunador: 1 persona.
Tcnico en saneamiento: 1 persona.
Enfermero jefe: 1 persona.
Auxiliar de consultorio dental: 1 persona.
Auxiliar de enfermera consulta externa: 2 personas.
Auxiliar de enfermera urgencias: 5 personas.
Auxiliar de Laboratorio Clnico clnico: 1 persona.
Auxiliar de rayos X: 1 persona.
Auxiliar de droguera: 1 persona.
Auxiliar de Caja: 1 persona.
Auxiliar de servicios generales: 3 personas.
Conductor: 1 persona.
67
Significado de proceso.
proceso como las actividades que se requieren para cumplir con el objeto del
servicio asignado para cada cargo.
del
medio
ambiente,
odontologa,
enfermera,
vacunacin,
Definicin de procedimiento.
69
Sin embargo, la
cada
empleado
conoce
las
actividades,
los
cargos
70
Por tal razn, es necesario que se diseen mecanismos para gestionar las
sugerencias,
quejas
reclamos
de
71
los
clientes;
as
como,
los
72
GOBERNACIN
DE SANTANDER
SECRETARA DE
SALUD DEPARTAMENTAL
DIRECTOR
CONTADOR
CONTROL INTERNO
ADMINISTRADOR
AREA ADMINISTRATIVA
AREA ASISTENCIAL
AUXILIAR DE
ADMINISTRACIN
ENFERMERO JEFE
SECRETARIA
VACUNADOR
AUXILIAR DE ENFERMERA
CONSULTA EXTERNA
CAJERA
AUXILIAR DE RAYOS X
AUXILIAR DE ENFERMERA
URGENCIAS
AUXILIAR DE
INFORMACIN EN SALUD
AUXILIAR DE DROGUERA
AUXILIAR DE
FACTURACIN
MDICO DE PLANTA
BACTERILOGO
ODONTLOGO
MDICO SSO
AUXILIAR DE
LABORATORIO CLNICO
AUXILIAR DE
CONSULTORIO DENTAL
NUTRICIONISTA
TCNICO EN
SANEAMIENTO
CONDUCTOR
SERVICIOS GENERALES
Cargo
Control Interno
Auxiliar Caja
Rayos X
Conductor
Auxiliar Servicios Generales
Secretaria
Auxiliar de Laboratorio Clnico
Auxiliar de Droguera
Auxiliar de Consultorio Dental
Auxiliar de Informacin en Salud
Auxiliar de Administracin
Vacunador
Cajera
Auxiliar de Enfermera - Consulta Externa
Contador
Auxiliar de Enfermera - Urgencias
Odontlogo
Bacterilogo
Tcnico en Saneamiento
Administrador
Nutricionista
Mdico Servicio Social Obligatorio SSO
Enfermero Jefe
Mdico de Planta
Director
74
Salario ($/mes)
800.000
811.884
811.884
823.195
842.929
844.975
844.975
898.390
898.390
936.282
936.445
936.445
983.599
983.599
1.000.000
1.149.109
1.200.000
1.200.000
1.200.011
1.428.235
1.789.600
1.800.000
1.941.789
2.500.000
2.905.516
caractersticas:
Clientes.
Servicios.
Mercados.
Tecnologa bsica empleada.
Preocupacin por la supervivencia, el crecimiento y la rentabilidad.
Filosofa, valores, creencias y orientaciones.
Autoconcepto sobre factores claves, fortalezas y ventajas competitivas.
Preocupacin por la imagen pblica y el posicionamiento en la sociedad.
Capacidad de reconciliacin con sus clientes internos y externos; as
como, con la sociedad en general.
Calidad inspiradora, siendo motivante y estimulante.
6.1.3
Teniendo en cuenta la
manera
emprica,
sin
que
existieran
registros
ni
procesos
Cdigo
PGG POE
PGG OS
PGG CG
PGG GDM
PGG GE
77
Subprocesos
Oferta de servicio
C
L
I
E
N
T
E
JUNTA DE
ACCIN
COMUNITARIA
COMUNIDAD
EN GENERAL
U
S
U
A
R
I
O
Control de Gestin
Gestin de Enfermera
C
L
I
E
N
T
E
PROCESOS ASISTENCIALES
Procesos Ambulatorios
Consulta Externa
Consulta
Nutricional
Atencin al
Medio Ambiente
Consulta
Mdica General
Urgencias
Odontologa
Nutricin
Enfermera
Ambulancia
Vacunacin
U
S
U
A
R
I
O
SECREATARIA DE
SALUD
DEPARTAMENTAL
OFICINA DE
SALUD
MUNICIPAL
Procesos Especializados
PROVEEDORES
COMPETIDORES
N
E
C
E
S
I
D
A
D
E
S
Consulta Especializada
Ciruga General
Ginecobstetricia
Anestesiologa
Medicina Interna
Pediatra
Fonoaudiologa
Optometra
Laboratorio Clnico
D
E
S
A
L
U
D
Hospitalizacin
Electrocardiograma
Ecografa
Radiologa
Farmacia
D
E
Finanzas
Contabilidad
Costos
Caja
Presupuesto
Proveedores
Facturacin
y Cartera
Insumos
Atencin
al
Cliente
Gestin
del
Talento
Humano
Estadstica
Mantenimiento
de
Equipos
Sistema de Informacin
78
Servicios
Generales
Lavandera
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
N
E
C
E
S
I
D
A
D
E
S
Aseo
S
A
L
U
D
MINPROTECCIN
SUPERSALUD
Convenios suscritos.
Contratos legalizados.
Director.
Cdigo
PGG POE
Junio / 05
Fecha
79
No. de Pgina
1 de 3
Procedimiento
No.
10
Actividad
Establecer
los
contactos
importantes y directos ante
entidades pblicas para presentar
proyectos o programas viables
que den solucin urgente a los
diferentes problemas del orden
administrativo,
cientfico
y
operativo que existen en el
Hospital.
Realizar el plan de accin a
seguir por la Direccin, para
lograr en forma objetiva las metas
propuestas.
Realizar los trmites pertinentes
para la legalizacin de convenios
suscritos por el Hospital.
Regular los trmites mediante el
cual la Direccin suscribe actos
administrativos.
Discutir,
analizar
y
tomar
decisiones
que
afecten
al
Hospital.
Dejar en encargo a un funcionario
de la administracin central, de
las funciones de Direccin
durante la ausencia de ste.
Responder como el ordenador del
gasto por todos los procesos
jurdicos allegados al Hospital.
Realizar los trmites pertinentes
para la legalizacin de los
contratos por cualquier concepto,
aplicando los principios de
economa,
transparencia,
honestidad y eficiencia.
Atender con respeto, calidad
humana, organizacin y liderazgo
todos los clientes internos y
externos que acudan a la oficina
de Direccin buscando una
respuesta a su solicitud.
Aplicar como ordenador del gasto
y de acuerdo a la ley las
disposiciones vigentes, en el
control y buena ejecucin del
presupuesto que van de la mano
con los entes financieros.
Responsable
Dependencia
orgnica
Formatos
Director
Direccin
Carta
de
presentacin
Director
Direccin
Plan de accin
Director
Direccin
Convenios
suscritos
Director
Direccin
Director
Direccin
Director
Direccin
Director
Direccin
Director
Direccin
Director
Direccin
Director
Direccin
80
Contratos
legalizados
INICIO
Establecer los contactos importantes y directos ante
entidades pblicas para presentar proyectos o programas
viables que den solucin urgente a los diferentes problemas
del orden administrativo, cientfico y operativo que existen en
el Hospital.
Realizar el plan de accin a seguir por la Direccin, para
lograr en forma objetiva las metas propuestas.
Realizar los trmites pertinentes para la legalizacin de
convenios suscritos por el Hospital.
Regular los trmites mediante el cual la Direccin suscribe
actos administrativos.
Discutir, analizar y tomar decisiones que afecten al Hospital.
Dejar en encargo a un funcionario de la administracin
central, de las funciones de Direccin durante la ausencia de
ste.
Responder como el ordenador del gasto por todos los
procesos jurdicos allegados al Hospital.
Realizar los trmites pertinentes para la legalizacin de los
contratos por cualquier concepto, aplicando los principios de
economa, transparencia, honestidad y eficiencia.
Atender con respeto, calidad humana, organizacin y
liderazgo todos los clientes internos y externos que acudan a
la oficina de Direccin buscando una respuesta a su solicitud.
Aplicar como ordenador del gasto y de acuerdo a la ley las
disposiciones vigentes, en el control y buena ejecucin del
presupuesto que van de la mano con los entes financieros.
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
81
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
82
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
83
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
PGG CG
Fecha
Junio / 05
No. de Pgina
1 de 3
Procedimiento
No.
Actividad
Elaborar un cronograma de
actividades para realizar las
auditoras
selectivas
y
especiales.
Comprobar si todos los
empleados del Hospital son
responsables de la gestin,
ejecucin y control de las
funciones
asignadas;
buscando la calidad en la
prestacin del servicio.
Responsable
Dependencia
orgnica
Formatos
Control
Interno
Control
Interno
Cronograma de
auditoras
Control
Interno
Control
Interno
Evaluacin
empleados
84
de
No.
Actividad
Elaborar los diagnsticos que
pueden redefinir los problemas
presentados,
suministrando
las
recomendaciones
necesarias
para
el
mejoramiento de las reas
afectadas,
verificando
la
aplicacin de las correcciones
antes mencionadas, haciendo
seguimiento de los riesgos en
todas las reas.
Eliminar procesos intiles,
mejorar
los
procesos
significativos, innovarlos y
verificar su legalidad, a travs
de un plan de mejoramiento en
las reas visitadas.
Sensibilizar en la organizacin
del trabajo para que los
empleados se vinculen con los
objetivos del Hospital.
Organizar
mediante
un
cronograma, las reuniones,
conferencias y seminarios a
todos los empleados del
Hospital; para mejorar sus
conocimientos
laborales,
normativos
y
de
procedimientos aplicados en
su rea de trabajo.
Realizar un resumen del
proceso
de
evaluacin
efectuado para cada una de
las
reas
del
Hospital,
estableciendo las fortalezas y
las acciones de mejoramiento
emprendidas
durante
el
perodo evaluado.
Suministrar la informacin
requerida en materia de
control interno a las entidades
a
nivel
nacional
y
departamental
(Funcin
Pblica, Asesor del Gobierno
Nacional en materia de Control
Interno, Contadura General
de la Nacin, Contralora
Nacional de la Repblica).
Responsable
Dependencia
orgnica
Control
Interno
Control
Interno
Diagnstico
Control
Interno
Control
Interno
Plan
de
mejoramiento
Control
Interno
Control
Interno
Control
Interno
Control
Interno
Cronograma de
acciones
de
formacin
Control
Interno
Control
Interno
Resumen
proceso
evaluacin
Control
Interno
Control
Interno
Informe
entidades
85
Formatos
del
de
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
86
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
87
INICIO
Recibir informacin sobre un empleado del rea asistencial,
sobre un evento a aclarar o resolver para evacuar y/o mejorar
la prestacin del servicio mdico segn las normas sobre
SGSSS.
Comentar el caso con el informante y se le dan las
instrucciones necesarias para que l mismo solucione.
Si
No
El mismo puede solucionarlo
Hacer el estudio pertinente y se dan las recomendaciones
pertinentes al caso para solucionarlo. Si amerita el caso se
dan las recomendaciones directamente a la direccin o
administracin.
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
88
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
89
No
El mismo puede solucionarlo
Hacer el estudio pertinente y se dan las recomendaciones
pertinentes al caso para solucionarlo. Si amerita el caso se
dan las recomendaciones directamente a la direccin o
administracin.
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
90
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
Cdigo
PAD AA F 01
PAD AA F 02
PAD AA C 01
PAD AA C 02
PAD AA FC 01
PAD AA FC 02
PAD AA I
PAD AA AC 01
PAD AA AC 02
PAD AA GTH 01
PAD AA GTH 02
PAD AA GTH 03
PAD AA GTH 04
PAD AA GTH 05
PAD AA GTH 06
PAD AA GTH 07
Mantenimiento de Equipos
Estadstica
Servicios Generales
PAD AA ME
PAD AA E 01
PAD AA E 02
PAD AA E 03
PAD AA SG 01
PAD AA SG 02
Subprocesos
Costos
Presupuesto
Caja
Proveedores
Caja
Cartera
Asignacin de citas
Inscripcin y admisin de
pacientes
Requerimiento
Seleccin
Admisin
Capacitacin y desarrollo
Evaluacin de desempeo
Retiro voluntario
Desvinculacin por justa
causa
Sistema de Informacin
Apertura de Historia Clnica
Custodia de Historia Clnica
Lavandera
Aseo
91
92
Auxiliar de
administracin
Administrador
Auxiliar de droguera
Elaborar informedemano
deobra
Elaborar informedeinsumos
Informedeinsumos
Reportar losgastos
generales
Contador
INICIO
Compras
Recepcindeinsumos
Distribucinde
insumos
Prestacinde
servicios
Reportar el nmerode
servicios
Informedeservicios
Informedemanode
obra
Determinar el costopor
servicio
Analizar yevaluar los costos
Informedegastos
generales
Informedecostopor
servicio
Informedeanlisis
decostos
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
93
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
94
Director
INICIO
Evaluar resultados del
perodo inmediatamente
anterior
Informe de resultados
Elaborar un presupuesto
anual para cada rea
Preparar el presupuesto de
rentas y gastos
Presupuesto
consolidado
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
95
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
Contabilidad
Caja
Contador
Clientes y/o usuarios
EPSs
ARSs
SOAT
Alcalda Municipal
PAD AA C 01
Fecha
Junio / 05
No. de Pgina
1 de 3
Procedimiento
No.
Actividad
Procesos predefinidos
Contratacin
Cartera
Atencin al usuario
Recibir efectivo por: venta de
servicios a particulares, cuotas
moderadoras,
cuotas
de
recuperacin y otras
Responsable
Dependencia
orgnica
Cajera
Caja
96
Formatos
No.
4
5
6
7
Actividad
Generar el recibo de caja en
original y copia
Entregar al usuario, el recibo de
caja en original
Archivar, el recibo de caja en
copia
Realizar diariamente el arqueo
de caja, chequear los recaudos
efectuados y realizar el informe
con los soportes de recibo de
caja
Realizar la consignacin
Registrar la relacin de los
recibos
de
caja
y
las
consignaciones realizadas
Recibir la documentacin y
registrar en el libro de bancos
Descargar en el sistema de
contabilidad (ingreso - venta de
servicios)
Recibir el recaudo por los
contratos, verificar el ingreso en
las
cuentas
bancarias,
establecidas
con
la
aseguradora que consigna
Generar el recibo de caja en
original y copia
Entregar al contratante, el
recibo de caja en original
Archivar, el recibo de caja en
copia
Responsable
Dependencia
orgnica
Formatos
Cajera
Caja
Recibo de caja
(original y copia)
Cajera
Caja
Informe
con
soportes
de
recibo de caja
Cajera
Caja
Consignacin
Auxiliar de
administracin
Administracin
Registro
de
consignaciones
Auxiliar de
administracin
Administracin
Libro de bancos
actualizado
Contador
Contabilidad
Contador
Contabilidad
Cajera
Caja
Auxiliar de
administracin
Administracin
10
Reportar a contabilidad
11
Descargar en el sistema e
contabilidad (cartera - cuentas
por cobrar)
Contador
Contabilidad
12
Contador
Contabilidad
97
Recibo de caja
(original y copia)
Balance mensual
de los ingresos y
egresos
Secretaria
Contador
INICIO
Contratacin
Cartera
Atencin al usuario
Recibir efectivo por: venta
de servicios a particulares,
cuotas moderadoras, cuotas
de recuperacin y otras
Generar el recibo de caja en
original (para usuario) y
copia (para archivo)
Recibo de caja
(original y copia)
Realizar diariamente el
arqueo de caja, chequear los
recaudos y realizar el
informe con soportes
Informe con
soportes de
recibo de caja
Realizar la consignacin
Consignacin
Registrar la relacin de
recibos de caja y
consignaciones
Registro de
consignaciones
Recibir la documentacin y
registrar en el libro de
bancos
Libro de bancos
actualizado
Descargar en el sistema
contable (venta de servicios)
Recibir recaudo por
contratos, verificar ingreso
en las cuentas bancarias
establecidas con la
aseguradora que consigna
Descargar en el sistema
contable (cartera)
Reportar a contabilidad
Recibo de caja
(original y copia)
Balance mensual de
ingresos y egresos
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
98
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
99
No.
10
11
12
13
14
15
16
17
Actividad
Cuando la factura no cumple los
requisitos,
informar
al
Administrador y si se considera
pertinente, devolver al proveedor
informndole la objecin
Cuando la factura si cumple los
requisitos, colocar un sello con
fecha y hora de radicacin, a
cada documento recibido
Registrar
los
documentos
recibidos (radicacin, proveedor,
valor y vencimiento del pago)
Entregar al Administrador el
informe,
los
documentos
recibidos y los soportes, para su
revisin y visto bueno
Cuando
los
documentos
presentan
inconsistencias,
devolver al Contador para las
correcciones
Cuando los documentos no
presentan
inconsistencias,
realizar las retenciones fiscales e
informar el valor neto que debe
ser girado
Recibir
los
documentos
ajustados y registrarlos en el
sistema
de
contabilidad
(acreedores)
Guardar los documentos de
cobro
en
el
archivo
de
acreedores, en orden alfabtico
Programar
los
pagos
por
vencimientos
Diligenciar los comprobantes de
egreso con los respectivos
cheques
Registrar los cheques girados en
el libro auxiliar de bancos
Establecer das y horarios para la
entrega de cheques
Obtener la firma de recibido en el
comprobante de egreso y
entregar el cheque a la persona
autorizada,
con
sello
de
beneficiario en el comprobante
de egreso
Descargar en el sistema de
contabilidad (acreedores)
Responsable
Dependencia
orgnica
Auxiliar de
administracin
Administracin
Auxiliar de
administracin
Administracin
Facturas
o
cuentas de cobro
radicadas
Auxiliar de
administracin
Administracin
Informe
recepcin
documentos
de
de
Auxiliar de
administracin
Administracin
Auxiliar de
administracin
Administracin
Contador
Contabilidad
Informe
liquidacin
de
Contador
Contabilidad
Auxiliar de
administracin
Administracin
Archivo
acreedores
de
Administrador
Administracin
Auxiliar de
administracin
Administracin
Auxiliar de
administracin
Administracin
Administrador
Administracin
Administrador
Administracin
Contador
Contabilidad
100
Formatos
Programacin de
pagos
Comprobantes de
pago y cheques
diligenciados
Libro de bancos
actualizado
Comprobante de
egreso
firmado
por proveedor
Auxiliar de administracin
Proceso: Contabilidad
Subproceso: Proveedores
Contador
Administrador
IN IC IO
C ompras
Subcontratacin de
servicios
C ontratacin de
servicios personales
R ecibir las facturas o
cuentas de cobro (original y
2 copias)
Verificar que los documentos
correspondan a lo comprado
R ecibir los documentos de
cobro revisados por el
Auxiliar de farmacia y
descargarlos en el kardex
F acturas o
cuentas de
cobro
Kardex
actualizado
No
Si
C olocar un sello con fecha y
hora de radicacin, a cada
documento recibido
R egistrar los documentos
recibidos (radicacin,
proveedor, valor y
vencimiento del pago)
F acturas o
cuentas cobro
radicadas
Informe de
recepcin de
documentos
Entregar al Administrador el
informe, los documentos
recibidos y los soportes
Los documentos
tienen inconsistencias
Si
No
Programacin de
pagos
Archivo de acreedores
C omprobantes de
pago y cheques
diligenciados
Libro de bancos
actualizado
Establecer das y horarios
para la entrega de cheques
O btener la firma de recibido
en el comprobante de
egreso y entregar el cheque
a la persona autorizada, con
sello de beneficiario en el
comprobante de egreso
D escargar en el sistema
(pago a acreedores)
F IN
C omprobante de
egreso firmado por
proveedor
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
101
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
102
No.
3
7
8
9
10
11
12
13
14
Actividad
Realizar la factura de cada
paciente
Revisar los documentos y la
liquidacin,
verificando:
soportes,
monto,
procedimientos,
operaciones
matemticas y soportes para la
aseguradora
Identificar el usuario con su
rgimen, plan de beneficios,
vigencia
de
la
relacin,
disponibilidad presupuestal y
amparo por contrato de los
servicios a cobrar
Comprobar que los soportes de
cada
liquidacin
individual
estn
completos
y
bien
diligenciados
Organizar la presentacin de la
cuenta anexando carta de
presentacin de facturas
Enviar las facturas a las
diferentes aseguradoras
Entregar copia de la factura a
contabilidad
Realizar radicacin de las
cuentas de cobro en las
aseguradoras
Obtener constancia de la fecha
de entrega del cobro (firma de
la copia al entregar)
Conocer
el
nmero
de
radicacin o de identificacin
interna, en la aseguradora o
entidad deudora
Registrar el control de facturas
por aseguradora:
paciente,
valor, nmero de cuenta, fecha,
hora y nmero de radicacin
Llevar registro actualizado de
pagos: empresa, valor, fecha
de pago y nmero de factura
Responsable
Dependencia
orgnica
Cajera
Caja
Cajera
Caja
Cajera
Caja
Cajera
Caja
Cajera
Caja
Cajera
Caja
Cajera
Caja
Cajera
Caja
Cajera
Caja
Cajera
Caja
Cajera
Caja
Contador
Contabilidad
103
Formatos
Factura
Carta
de
presentacin de
facturas
Constancia de la
entrega
del
cobro
Registro de Caja
Registro
pagos
de
Contador
IN IC IO
C o n tra ta c i n d e v e n ta
d e s e r v ic i o s
A s i g n a c i n d e c i ta
V e r i fic a c i n d e
d e re c h o s
In s c r ip c i n y a d m is i n
d e p a c ie n te s
P r e s ta c i n d e s e r v ic io s
a s i s te n c ia l e s
V e r ifi c a r e n e l s is te m a e l tip o
d e li q u id a c i n ( p o r e v e n to o
c a p it a c i n )
R e a li z a r la liq u id a c i n p o r
p a c ie n te , a s ig n a r n m e r o
c o n s e c u tiv o y h a c e r q u e e l
u s u a r i o la fir m e
L iq u id a c i n
n u m e r a d a y fir m a d a
p o r e l u s u a rio
R e a li z a r l a f a c tu r a d e c a d a
p a c ie n te
F a c tu ra
R e v is a r lo s d o c u m e n to s y la
liq u i d a c i n , v e r i fic a n d o :
s o p o r te s , m o n to ,
p r o c e d i m i e n t o s , o p e r a c io n e s
m a te m tic a s y s o p o r te s p a r a
la a s e g u ra d o ra
Id e n ti fic a r e l u s u a r io c o n s u
r g i m e n , p la n d e b e n e fi c io s ,
v i g e n c ia d e la r e la c i n ,
d i s p o n ib ilid a d p r e s u p u e s ta l y
a m p a r o p o r c o n tra to d e lo s
s e r v ic io s a c o b r a r
C o m p r o b a r q u e lo s s o p o r te s
d e c a d a liq u i d a c i n
in d iv id u a l e s t n c o m p le to s y
b ie n d ili g e n c i a d o s
O r g a n iz a r la p r e s e n ta c i n d e
la c u e n ta a n e x a n d o c a r ta d e
p r e s e n t a c i n d e f a c t u r a s
C a rta d e
p r e s e n ta c i n d e
fa c tu r a s
E n v ia r la s fa c tu r a s a la s
d ife r e n te s a s e g u r a d o r a s
E n t r e g a r c o p i a d e l a f a c tu r a
a c o n ta b ili d a d
R e a li z a r r a d ic a c i n d e la s
c u e n ta s d e c o b r o e n la s
a s e g u ra d o ra s
O b te n e r c o n s t a n c ia d e la
fe c h a d e e n tr e g a d e l c o b r o
( f ir m a d e la c o p ia a l
e n tr e g a r )
C o n s ta n c ia d e la
e n tr e g a d e l c o b r o
C o n o ce r e l n m e ro d e
r a d ic a c i n o d e id e n ti fi c a c i n
in te r n a , e n l a a s e g u r a d o ra o
e n tid a d d e u d o ra
R e g is tra r e l c o n tro l d e
fa c tu r a s p o r a s e g u ra d o r a :
p a c i e n t e , v a lo r , n m e r o d e
c u e n ta , f e c h a , h o r a y
n m e r o d e r a d i c a c i n
L le v a r r e g is tr o a c tu a liz a d o
d e p a g o s : e m p re s a , v a lo r,
fe c h a d e p a g o y n m e ro d e
fa c tu ra
R e g is tro d e p a g o s
F IN
R e g i s t ro d e fa c tu ra c i n
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
104
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
Facturacin y cartera
Cartera
de
cartera
contabilidad
conciliados
Registros semanales del estado de cartera
Informe mensual de estado de cartera
Contador
Cajera
Auxiliar de administracin
Administrador
Director
Clientes y/o usuarios
EPSs
ARSs
SOAT
Alcalda Municipal
PAD AA FC 02
Fecha
Junio / 05
No. de Pgina
1 de 3
Procedimiento
No.
Actividad
Procesos predefinidos
Contratacin de venta de
servicios
Caja
Mantener un registro de control
de cartera por cliente
Responsable
Dependencia
orgnica
Contador
Contabilidad
105
Formatos
Registro
cartera
de
No.
2
9
10
Actividad
Verificar mensualmente que el
control de cartera coincida con
contabilidad
Verificar los registros de
contabilidad y cartera: total de
facturas, notas dbito, notas
crdito, notas de pago
Establecer mensualmente el
estado de la cartera: rotacin y
edad
Confrontar los datos: pagado
con estado del contrato,
trminos del contrato con lo
cancelado, estado de las
glosas, rotacin de cartera,
estado de deudas (informe de
cartera por cliente)
Analizar la cartera frente a cada
cuenta y clasificarla como:
corriente, vencida, morosa,
prejurdica y jurdica
Analizar los resultados y
determinar el estado de la
cartera:
rotacin, motivos
internos y externos de rotacin,
plan de contingencia para cada
cliente
Revisar y dar visto bueno a la
determinacin del estado de la
cartera
Realizar el informe mensual de
estado y rotacin de la cartera
para gestionar el cobro
Revisar y dar visto bueno al
informe
Responsable
Dependencia
orgnica
Contador
Contabilidad
Contador
Contabilidad
Contador
Contabilidad
Contador
Contabilidad
Contador
Contabilidad
Administrador
Administracin
Director
Direccin
Contador
Contabilidad
Administrador
Administracin
106
Formatos
Registros
mensuales
estado
cartera
del
de
Informe mensual
de estado de
cartera
Contador
Director
INICIO
Contratacin de venta
de servicios
Facturacin
Mantener un registro de
control de cartera por cliente
Registro de cartera
Registros mensuales
del estado de cartera
Informe mensual de
estado de cartera
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
107
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
108
No.
6
7
8
9
10
11
12
13
Actividad
Calcular y proponer la cantidad
a pedir
Establecer la disponibilidad
presupuestal
Solicitar cotizaciones y realizar
la planilla resumen
Evaluar la planilla resumen de
cotizaciones,
asignar
el
proveedor
y
priorizar
la
adquisicin
Realizar el acta de compra
Revisar semanalmente los
insumos e informar si estn por
debajo del NmE
Evaluar la vigencia de las
cotizaciones
Realizar
informe
de
las
existencias, consumo X y PR
Responsable
Dependencia
orgnica
Director
Direccin
Auxiliar de
administracin
Administracin
Administrador
Administracin
Director
Direccin
Director
Direccin
Auxiliar de
droguera
Droguera
Auxiliar de
droguera
Auxiliar de
droguera
Formatos
Disponibilidad
presupuestal
Planilla resumen
de cotizaciones
Acta de compra
Droguera
Droguera
Informe
existencias
Orden
compra
Acta
recepcin
de
de
14
Auxiliar de
droguera
Droguera
15
Auxiliar de
droguera
Droguera
16
Administrador
Administracin
17
Auxiliar de
administracin
Administracin
18
Verificar la correspondencia de
factura y orden de compra
Auxiliar de
administracin
Administracin
Auxiliar de
droguera
Droguera
Auxiliar de
droguera
Droguera
Auxiliar de
droguera
Droguera
Auxiliar de
droguera
Droguera
Solicitud
adquisicin
Auxiliar de
droguera
Droguera
Acta de entrega
de los insumos o
elementos
19
20
21
22
23
109
de
Orden
compra
aprobada
de
Orden
compra
Factura
Acta
recepcin
insumos
de
de
de
Kardex
actualizado
de
Auxiliar de droguera
Director
Auxiliar de
administracin
IN IC IO
D e te rm in ar el listad o b sico
d e in su m o s
L is ta do b sico
R e visa r se m e stra lm e n te el
listad o fin al de in su m o s
L is ta do b sico
re visad o
P o ltic a d e a d quisicin
d e in su m o s
D e te rm in ar la poltica de
a d quisicin d e in su m o s
L is ta do d e in su m o s
R e alizar el listad o d e
in su m o s p a ra co tiza r
C alcular y p ro p on er la
ca n tida d a p e dir
D e te rm in ar el pu n to d e
re po sici n
PR, N mE y C PM
S o licita r co tiza cio ne s y
re aliza r la planilla re su m e n
E va lu a r la planilla re su m e n
d e co tiza cio ne s, a sign ar el
p ro ve e do r y prio riza r la
a d quisicin
P lanilla s re su m e n d e
co tiza cion e s
R e alizar el a cta d e co m p ra
A cta d e co m p ra
R e visa r se m a n a lm e n te lo s
in su m o s e in fo rm a r s i e s t n
p o r de ba jo d el N m E
E va lu a r la vig en cia d e la s
co tiza cion e s
R e alizar in form e d e la s
e xiste n cia s, co n su m o X y
PR
In fo rm e d e e xisten cia s
E stim a r e l C A P , elab o ra r la
o rde n de co m p ra y h a cer el
a cta d e re ce p cin
O rd e n d e co m p ra
A cta d e re ce p ci n
C o n firm a r c o n el p ro ve ed o r
la dispo nibilid ad , fe cha de
e n treg a y tra n sp o rte
E n via r la o rde n de co m p ra a
lo s p ro ve ed o re s y a rchivar
c o pia s
A p ro ba r al o rde n de co m p ra
O rd e n d e co m p ra
a p ro b ad a
A cta d e re ce p ci n de
in su m o s
R e alizar el a cta d e
re c ep ci n , a c e p ta r lo s
in su m o s , d e lo co n tra rio
in fo rm a r al p ro ve ed or
K a rd e x a c tu aliza do
O rg a niza r in su m o s p a ra
ro ta ci n y re cibir o rde n d e
com p ra y fa ctura
R e cibir la solicitu d de
a d quisicin , ve rifica r la s
e xiste n cia s p ara re spo n de r a
la solicitud y realizar e n tre ga
d e lo s in su m o s so licita d o s
R e alizar a cta d e en treg a d e
lo s in s u m o s o ele m e n to s
S o licitu d de
a d quisicin
A cta d e e n treg a de lo s
in su m o s o e le m e n to s
F IN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
110
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
111
Entregar la informacin de la
cita por escrito
Realizar la anotacin en la
programacin de servicios
Boleta de cita
Programacin de
servicios
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
112
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
113
INICIO
Asignacin de citas
Pedir al usuario el
documento de identidad y el
carnet que compruebe su
vinculacin al SGSSS (EPS
o ARS)
Carnet
El usuario es afiliado
Si
Pedir que cancele el valor de
cuota moderadora y copago
Recibo de caja o
bono
Si el usuario es particular,
pedir que cancele el precio
respetivo establecido para el
servicio
Autorizar el servicio
Autorizacin del
servicio
No
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
114
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
115
INICIO
Elaborar la propuesta,
especificando
cualitativamente y
cuantitativamente la
sustentacin del cargo
Requerimiento de
cargo
Analizar la propuesta
Aceptar o rechazar la
propuesta
Aprobacin o
rechazo
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
116
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
Cuadro 25.
Seleccin.
Proceso:
117
Figura 19.
Seleccin.
Proceso:
Administrador
INICIO
Requerimiento
Convocar por medio de
publicacin en medio de
informacin escrito,
especificando el cargo,
perfil, requisitos, lugar, fecha
y hora de recepcin de
documentos
Analizar y seleccionarlas
hojas de vida
Recepcin de hojas
de vida
Aviso de publicacin
Comprobar los documentos
y referencias
Realizar la entrevista
Entrevista
Pruebas
aplicadas
Elegir al personal
Informar a los aspirantes la
decisin tomada
Informar telefnicamente o
por escrito al personal
seleccionado
Publicar la fecha de
devolucin de hojas de vida
Informe de
seleccin
Aviso en
cartelera
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
118
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
Cuadro 26.
Admisin.
Proceso:
119
Figura 20.
Admisin.
Proceso:
Mdico general
Director
INICIO
Requerimiento
Seleccin
Informar al personal
seleccionado la fecha del
examen mdico
Realizar la induccin en el
Hospital y en el cargo
Realizar contrato de trabajo
por el perodo de prueba
(trmino fijo)
Examen fsico de
admisin
Contrato de
trabajo a
trmino fijo
Evaluacin de
desempeo
Contrato a
trmino
indefinido
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
120
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
121
Administrador
Director
INICIO
Requerimiento
Seleccin
Admisin
Seleccionar a los empleados
para procesos de
capacitacin y desarrollo
Acta de
capacitacin y
desarrollo
Programa de
capacitacin y
desarrollo
Desarrollar el proceso de
capacitacin y desarrollo, de
acuerdo con la
programacin
Realizar controles de
asistencia al proceso de
capacitacin y desarrollo
Registro de
asistencia
Retroalimentacin del
proceso de capacitacin y
desarrollo
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
122
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
123
INICIO
Requerimiento
Seleccin
Admisin
Capacitacin y
desarrollo
Realizar evaluacin al inicio
del perodo, mitad del
perodo y al finalizar el
perodo anual
Evaluacin de
desempeo
Evaluacin de
desempeo auto
evaluada
Establecer la calificacin
cualitativa y cuantitativa en
el formato de evaluacin
Evaluacin de
desempeo calificada
Evaluacin de
desempeo firmada
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
124
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
Retiro voluntario
Liquidar el talento humano que se retira
de
prestaciones
sociales
(original y 2 copias)
Novedad para desvinculacin
Cheque o consignacin
Liquidacin firmada
Empleado
Director
Jefe de rea
Auxiliar de administracin
Secretara de Salud Departamental
Contralora
Supersalud
Ministerio Proteccin Social
Gestin
PAD AA GTH 06
del
talento
humano
Retiro
voluntario
Junio / 05
Fecha
No. de Pgina
1 de 3
Procedimiento
No.
Actividad
Procesos predefinidos
Requerimiento
Seleccin
Admisin
Capacitacin y desarrollo
Evaluacin de desempeo
Presentar la solicitud, por escrito,
al Jefe de rea y al Director
Responsable
Empleado
125
Dependencia
orgnica
Formatos
Carta de retiro
voluntario
No.
Actividad
Contestar
por
escrito
la
aceptacin, indicando la fecha en
que cumple el tiempo de preaviso,
con copia para nmina
Director
Empleado
Responsable
Dependencia
orgnica
Formatos
Direccin
Carta
de
aceptacin
de renuncia
(original
y
copia)
Paz y salvo
firmado
Jefe de rea
Administracin
Auxiliar de
administracin
Administracin
Auxiliar de
administracin
Administracin
Auxiliar de
administracin
Administracin
Auxiliar de
administracin
Administracin
126
Liquidacin
de
prestaciones
sociales
(original y 2
copias)
Novedad
para
desvinculaci
n
Cheque
o
consignacin
Liquidacin
firmada
(original y 2
copias)
Retiro
de
cesantas
Empleado
INICIO
Requerimiento
Seleccin
Admisin
Capacitacin y
desarrollo
Evaluacin de
desempeo
Carta de aceptacin
de renuncia (original
y copia)
Liquidacin de
prestaciones sociales
(original y 2 copias)
Novedad para
desvinculacin
Cheque o
consignacin
Realizar pago de la
liquidacin en cheque o
consignacin
Firmar la liquidacin (original
y dos copias)
Liquidacin
firmada
Retiro de
cesantas
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
127
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
128
No.
Actividad
Responsable
Control Interno
Analizar la informacin
archivar o formular cargos
Control Interno
9
10
11
12
Informar
por
escrito
al
investigado y a la Procuradura
Departamental, para continuar
el proceso disciplinario
Recibir dictamen del retiro del
cargo por la Procuradura
Departamental. Emitir acto
administrativo son resolucin
de destitucin
Enviar copias al empleado,
Procuradura Departamental y
nmina
Elaborar y enviar novedad
para desvinculacin de la Caja
de Compensacin Familiar,
EPS, ARP y Fondo de
Pensiones
Realizar pago de la liquidacin
en cheque o consignacin
Firmar la liquidacin (original y
dos copias)
Entregar formato de retiro de
cesantas por desvinculacin
Si el empleado se niega a
firmar carta de cancelacin del
contrato:
consignar a la
entidad financiera asignada
por el Juzgado Laboral o la
Procuradura Departamental; y
enviar por correspondencia
formato de retiro de cesantas
Dependencia
orgnica
Formatos
Auto
de
indagacin
preliminar
Acta e informe
de apertura de
investigacin
Control Interno
Informe escrito
Director
Direccin
Acto
administrativo
con resolucin
de destitucin
Auxiliar de
administracin
Administracin
Copia
firmas
recibido
Auxiliar de
administracin
Administracin
Novedad para
desvinculacin
Auxiliar de
administracin
Auxiliar de
administracin
Auxiliar de
administracin
Auxiliar de
administracin
129
Administracin
Administracin
Administracin
Administracin
con
de
Cheque
o
consignacin
Liquidacin
firmada
Retiro
de
cesantas
Consignacin
bancaria
Recibo
de
oficina
de
correos
Jefe de rea
INICIO
Requerimiento
Seleccin
Admisin
Capacitacin y
desarrollo
Evaluacin de
desempeo
Realizar indagacin
preliminar, identificando la
presunta responsabilidad o
falta, entregar informe
escrito
Informe de
investigacin
disciplinaria
Realizar un auto de
indagacin preliminar
Analizar la informacin y
archivar o formular cargos
Auto de indagacin
preliminar
Acta e informe de
apertura de
investigacin
Informe escrito
Acto administrativo
con resolucin de
destitucin
Novedad para
desvinculacin
Realizar pago de la
liquidacin en cheque o
consignacin
Cheque o
consignacin
Liquidacin firmada
Retiro de cesantas
Si el empleado se niega a
firmar carta de cancelacin
del contrato: consignar a la
entidad financiera asignada
por el Juzgado Laboral o la
Procuradura Departamental;
y enviar por correspondencia
formato de retiro de
cesantas
Consignacin
bancaria
Recibo de oficina de
correos
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
130
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
Mantener
los
equipos
en
condiciones
ptimas
Solicitud de servicio de mantenimiento
Hoja de vida del equipo
Ficha de inspeccin de equipos
Administrador
Empresa
seleccionada
para
mantenimiento
Clientes y/o usuarios
EPS
ARS
SOAT
Secretaria de Salud Departamental
Ministerio de Proteccin Social
No.
1
PAD AA ME
Mantenimiento de equipos
Junio / 05
Fecha
Procedimiento
No. de Pgina
1 de 3
Actividad
Responsable
Dependencia
orgnica
Formatos
Comunicar la necesidad, a
travs de la solicitud de
servicio de mantenimiento
Recibir la solicitud de servicio
de mantenimiento y determinar
cules son los equipos y el tipo
de
mantenimiento
que
requieren
Auxiliar de
servicios
generales
Servicios
generales
Solicitud
de
servicio
de
mantenimiento
Administrador
Administracin
131
No.
8
9
10
Actividad
Clasificar los equipos por
orden de prioridad para
mantenimiento e informar los
horarios de funcionamiento,
estudiando la posibilidad de
que quede fuera de servicio,
sin afectar el funcionamiento
del rea del Hospital
Determinar el mejor perodo
para el mantenimiento
Pedir al proveedor la hoja de
vida del equipo y diligenciar las
fichas de inspeccin de
instalaciones designados para
el mantenimiento
Informar con anticipacin a las
reas del Hospital, los equipos
que
quedarn
fuera
de
servicio, indicando el horario
de inicio y trmino de la
operacin
Realizar la solicitud de pedido
de material necesario para el
mantenimiento
Efectuar el mantenimiento del
equipo e instalacin
Diligenciar el formato de
mantenimiento
Entregar
el
equipo
funcionando al responsable del
rea
Responsable
Dependencia
orgnica
Administrador
Administracin
Administrador
Administracin
Administrador
Administracin
Auxiliar de
servicios
generales
Servicios
generales
Administrador
Administracin
Auxiliar de
servicios
generales
Servicios
generales
Administrador
Administracin
Administrador
Administracin
132
Formatos
Hoja de vida
del equipo
Ficha
de
inspeccin de
equipos
Solicitud
pedido
material
de
de
Mantenimiento
de equipos
INICIO
Recibir la solicitud de
servicio de mantenimiento y
determinar cules son los
equipos y el tipo de
mantenimiento que
requieren
Comunicar la necesidad, a
travs de la solicitud de
servicio de mantenimiento
Solicitud de servicio
de mantenimiento
Realizar la solicitud de
pedido de material necesario
para el mantenimiento
Solicitud de pedido
de material
Efectuar el mantenimiento
del equipo e instalacin
Diligenciar el formato de
mantenimiento
Mantenimiento
equipos
de
Diligenciar el formato de
mantenimiento
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
133
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
Cuadro 32.
informacin.
Proceso:
Estadstica Subproceso:
Sistema de
134
IN ICIO
Hacer el censo de los
hospitalizados, diariamente
Entregar las historias
clnicas a las diferentes
secciones del Hospital
R ecibir el listado de
consultas y diagnstico de
los usuarios
C alcular los ndices de
morbilidad y mortalidad
Listado de pacientes
hospitalizados
Historia clnica
Listado de consultas
y diagnstico
Informe de
morbimortalidad
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
135
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
136
INICIO
Asignacin de citas
Inscripcin y
admisin de
pacientes
Registrar la siguiente
informacin (en
preconsulta): apellidos y
nombres, estado civil,
documento de identidad,
fecha de nacimiento, edad,
sexo, ocupacin, direccin,
telfono de domicilio,
nombre, parentesco y
telfono del acompaante,
aseguradora y tipo de
afiliacin
Identificacin de la carpeta
de historia clnica con el
nmero del documento de
identidad, nombres y
apellidos
Carpeta de historia
clnica identificada
Historia clnica
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
137
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
Estadstica
Historia clnica
Rotacin diaria de historia clnica
Auxiliar de informacin en salud
Personal de salud
Cliente y/o usuario
Alcalda Municipal
PAD AA E 03
Junio / 05
Fecha
No. de Pgina
1 de 3
Procedimiento
No.
Actividad
Procesos predefinidos
Asignacin de citas
Inscripcin y admisin
de pacientes
Disponer de un archivo
nico de historias clnicas.
rea
restringida,
con
acceso limitado al personal
de salud autorizado
Organizar el archivo por:
Gestin
Central
Histrico
Comunicar a archivo sobre
el
servicio
solicitado,
fecha, hora y sitio donde
se brindar el mismo
Responsable
Dependencia
orgnica
Auxiliar de
informacin en
salud
Estadstica
Auxiliar de
informacin en
salud
Estadstica
Auxiliar de
informacin en
salud
Estadstica
138
Formatos
Programacin
servicio
del
No.
Actividad
Localizar los registros
clnicos en el archivo, con
la
programacin
de
servicios, horas antes al
servicio
Realizar un listado de las
historias clnicas que salen
del archivo, informando el
servicio y la persona
encargada de responder
por el adecuado cuidado
Entregar
las
historias
clnicas al personal de
salud del servicio, donde
se dar la atencin al
usuario
Registrar
todas
las
actividades que se realicen
al usuario y retornar los
registros
clnicos
al
finalizar
cada
jornada
laboral
Verificar en la rotacin
diaria de historia clnica, el
nombre y documento de
identidad de los registros
entregados
Responsable
Dependencia
orgnica
Auxiliar de
informacin en
salud
Estadstica
Auxiliar de
informacin en
salud
Estadstica
Auxiliar de
informacin en
salud
Estadstica
Personal de
salud
rea
asistencial
Historia clnica
Auxiliar de
informacin en
salud
Estadstica
Rotacin diaria de
historia clnica
139
Formatos
Relacin diaria de
historias clnicas
Proceso: Estadstica
Subproceso: Custodia de Historias Clnicas
Auxiliar de informacin en salud
Personal de salud
INICIO
Asignacin de citas
Inscripcin y
admisin de
pacientes
Disponer de un archivo
nico de historias clnicas.
rea restringida con acceso
limitado al personal de salud
autorizado
Organizar el archivo por
gestin, central e histrico
Comunicar a archivo sobre
el servicio solicitado, fecha,
hora y sitio donde se
brindar el mismo
Programacin del
servicio
Relacin diaria de
historias clnicas
Historia clnica
Rotacin diaria
de historia clnica
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
140
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
Servicios generales
Lavandera
PAD AA SG 01
Junio / 05
Fecha
No. de Pgina
1 de 3
Procedimiento
No.
Actividad
Recibir
en
los
servicios
diariamente en los horarios
establecidos, la ropa sucia en
carro transportador
Seleccionar la ropa, teniendo en
cuenta el grado de suciedad, si es
contaminada o no
Incluir la ropa sucia en mquinas
lavadoras teniendo en cuenta
seleccin de prendas, capacidad
de la mquina, cantidad de
insumos, tiempos, niveles de
agua, para lograr as un buen
proceso
Depositar en la lavadora y
enjuagar o ablandar unos 4 0 5
veces por 8 o 10 minutos con solo
agua
Agregar jabn y dejar 30 minutos,
enjuagar y aplicar nuevamente
jabn y lmpido y dejar otros 25 o
30 minutos y pasar a la
exprimidora
Responsable
Dependencia
orgnica
Auxiliar de
servicios
generales
Servicios
generales
Auxiliar de
servicios
generales
Servicios
generales
Auxiliar de
servicios
generales
Servicios
generales
Auxiliar de
servicios
generales
Servicios
generales
Auxiliar de
servicios
generales
Servicios
generales
141
Formatos
No.
Actividad
Si tiene mucha sangre, enjuagar
unos 4 o 5 veces con solo agua,
luego aplicar lmpido y dejar
lavando por 25 o 30 minutos y
pasar a la exprimidora
Sacar la ropa de la exprimidora,
sacudirla y pasarla a la secadora
por unos 15 minutos
Sacar y extender, sacudir y
seleccionar por servicios, doblar,
humedecer un poco, planchar y
almacenar
Entregar la ropa hospitalaria en
cada seccin del hospital
Responsable
Dependencia
orgnica
Auxiliar de
servicios
generales
Servicios
generales
Auxiliar de
servicios
generales
Servicios
generales
Auxiliar de
servicios
generales
Servicios
generales
Auxiliar de
servicios
generales
Servicios
generales
142
Formatos
INICIO
Recibir en los servicios diariamente en los
horarios establecidos, la ropa sucia en carro
transportador
Seleccionar la ropa, teniendo en cuenta el
grado de suciedad, si es contaminada o no
Incluir la ropa sucia en mquinas lavadoras
teniendo en cuenta seleccin de prendas,
capacidad de la mquina, cantidad de
insumos, tiempos, niveles de agua, para lograr
as un buen proceso
Depositar en la lavadora y enjuagar o ablandar
unos 4 0 5 veces por 8 o 10 minutos con solo
agua
Agregar jabn y dejar 30 minutos, enjuagar y
aplicar nuevamente jabn y lmpido y dejar
otros 25 o 30 minutos y pasar a la exprimidora
Si tiene mucha sangre, enjuagar unos 4 o 5
veces con solo agua, luego aplicar lmpido y
dejar lavando por 25 o 30 minutos y pasar a la
exprimidora
Sacar la ropa de la exprimidora, sacudirla y
pasarla a la secadora por unos 15 minutos
Sacar y extender, sacudir y seleccionar por
servicios, doblar, humedecer un poco, planchar
y almacenar
Entregar la ropa hospitalaria en cada seccin
del hospital
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
143
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
Servicios generales
Aseo
Hospital aseado
PAD AA SG 02
Junio / 05
Fecha
No. de Pgina
1 de 3
Procedimiento
No.
Actividad
Limpiar y retirar las manchas de
todos los objetos y paredes, con
trapo hmedo impregnado con
hipoclorito de sodio al 0,5%
Barrer la basura y el polvo dejado
en camas, muebles y detrs de
las puertas, con la escoba plstica
asignada solo para esa rea.
Recoger la basura en el centro del
cuarto y depositarla en la bolsa
asignada para este fin
Trapear los zcalos y el piso con
hipoclorito de sodio al 0,5%, con
el trapero asignado para esta
rea, haciendo pasadas en forma
continua y a lo ancho del rea
asegurndose
de
no dejar
marcas. Repetir esta operacin
por dos veces ms, lavando el
trapeador en la poceta y
cambiando
la
solucin
de
hipoclorito, cada vez que sea
necesario y sin excepcin cada
vez que cambie de habitacin.
Inmediatamente terminada la
labor, lavar el trapero con jabn y
solucin de hipoclorito de sodio al
0,5%, escurrirlo y dejarlo en el
sitio asignado
Responsable
Dependencia
orgnica
Auxiliar de
servicios
generales
Servicios
generales
Auxiliar de
servicios
generales
Servicios
generales
Auxiliar de
servicios
generales
Servicios
generales
144
Formatos
No.
Actividad
Responsable
Dependencia
orgnica
Auxiliar de
servicios
generales
Servicios
generales
145
Formatos
INICIO
Limpiar y retirar las manchas de todos los objetos y paredes,
con trapo hmedo impregnado con hipoclorito de sodio al
0,5%
Barrer la basura y el polvo dejado en camas, muebles y
detrs de las puertas, con la escoba plstica asignada solo
para esa rea. Recoger la basura en el centro del cuarto y
depositarla en la bolsa asignada para este fin
Trapear los zcalos y el piso con hipoclorito de sodio al 0,5%,
con el trapero asignado para esta rea, haciendo pasadas en
forma continua y a lo ancho del rea asegurndose de no
dejar marcas. Repetir esta operacin por dos veces ms,
lavando el trapeador en la poceta y cambiando la solucin de
hipoclorito, cada vez que sea necesario y sin excepcin cada
vez que cambie de habitacin. Inmediatamente terminada la
labor, lavar el trapero con jabn y solucin de hipoclorito de
sodio al 0,5%, escurrirlo y dejarlo en el sitio asignado
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
146
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
6.3.1
A continuacin, se
Consulta Externa
Urgencias
Ambulancia
Cdigo
PAS A - SPVE
PAS A CE 01
PAS A CE 02
PAS A CE 03
PAS A CE 04
PAS A CE 05
PAS A U
PAS A A
Subprocesos
Promocin y Prevencin,
Consulta
Nutricional
y
Atencin al Medio Ambiente
Consulta Mdica General
Odontologa
Nutricin
Enfermera
Vacunacin
147
148
INICIO
Asignacin de citas
Inscripcin y admisin
de pacientes
Manejo de historias
clnicas
Solicitud de la historia clnica
en el archivo
Realizacin de preconsulta
Toma de signos vitales
Diligenciamiento de historia
clnica
RIPS
Historia Clnica
Frmulas mdicas
Ordenes de laboratorio
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
149
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
Consulta
externa Subproceso:
Consulta
150
INICIO
Asignacin de citas
Inscripcin y admisin
de pacientes
Manejo de historias
clnicas
Solicitud de la historia clnica
en el archivo
Realizacin de preconsulta
Toma de signos vitales
Diligenciamiento de historia
clnica
RIPS
Historia Clnica
Frmulas mdicas
Ordenes de servicio de
apoyo diagnstico
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
151
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
152
INICIO
Asignacin de citas
Inscripcin y admisin
de pacientes
Manejo de historias
clnicas
Prestacin del servicio
segn cita asignada
Diligenciamiento de RIPS
RIPS
Historia Clnica
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
153
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
154
INICIO
Asignacin de citas
Inscripcin y admisin
de pacientes
Manejo de historias
clnicas
Prestacin del servicio
segn cita asignada
Diligenciamiento de RIPS
RIPS
Entrega de frmulas
mdicas y/o ordenes de
laboratorio
Historia Clnica
Frmulas mdicas
Ordenes de laboratorio
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
155
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
156
INICIO
Asignacin de citas
Inscripcin y admisin
de pacientes
Manejo de historias
clnicas
Prestacin del servicio
segn cita asignada
Diligenciamiento de RIPS
RIPS
Historia Clnica
Frmulas mdicas
Ordenes de servicio de
apoyo diagnstico
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
157
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
158
INICIO
Asignacin de citas
Inscripcin y admisin
de pacientes
Diligenciamiento del registro
diario de vacunacin
Registro diario de
vacunacin
Registro en el carnet de
vacunacin
Carnet de vacunacin
Consolidar mensualmente el
registro diario de vacunacin
Consolidado mensual
de vacunacin
Entregar el consolidado
mensual de vacunacin para
su posterior cobro
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
159
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
160
No.
10
11
12
Actividad
Si el paciente no puede ser
atendido, llamar a la central de
urgencias para gestionar su
admisin en otra institucin de
salud
Diligenciar
el
formato
de
remisin con informacin del
estado clnico del paciente,
objeto y justificacin de la
remisin
Informar a la EPS sobre la
atencin de urgencias en las 24
horas posteriores, si el usuario
est en el SGSSS
Liquidar el servicio y firmar los
soportes
Responsable
Dependencia
orgnica
Mdico
Urgencias
Mdico
Urgencias
Mdico
Urgencias
Cajera
Urgencias
161
Formatos
Formato
remisin
Liquidaciones
de
Proceso: Urgencias
Auxiliar de enfermera
Mdico
Cajera
INICIO
Solicitar documento de
identidad y carnet para sacar
fotocopias
Fotocopias de
documento de
identidad y carnet
Verificar derechos
No
Si
Est en el SGSSS
Apoyar al Mdico
No
Solicitar SOAT vigente y
documento de identidad,
para sacar fotocopias, si el
usuario asiste por accidente
de trnsito
Fotocopias de
SOAT y documento
de identidad
Historia Clnica
Se diligencia el formato de
hospitalizacin
Si
Puede ser atendido
No
Formato de
hospitalizacin
Llamar a la central de
urgencias para su admisin
en otra institucin
Formato de remisin
Diligenciar el formato de
remisin con informacin del
estado clnico del paciente,
objeto y justificacin de la
remisin
Informar a la EPS sobre la
atencin de urgencias en las
24 horas posteriores, si el
usuario est en el SGSSS
Liquidaciones
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
162
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
163
Proceso: Ambulancia
Conductor
INICIO
Atender el llamado del
mdico o de la auxiliar de
enfermera de turno
Recibir la orden de
ambulancia para el cobro de
la seguridad social
Orden de ambulancia
Conducir la ambulancia
hasta la institucin de salud
a la cual fue remitido el
paciente
Entregar el paciente al
mdico de turno de la
institucin de salud a la cual
fue remitido
Constancia de entrega
y recepcin del
paciente
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
164
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
Cdigo
Consulta Especializada
PAS CE
Hospitalizacin
PAS H
Subprocesos
Ciruga
General,
Ginecobstetricia,
Anestesiologa,
Medicina
Interna,
Pediatra, Fonoaudiologa y Optometra
165
Procedimiento
No.
Actividad
Responsable
Dependencia
orgnica
Formatos
Procesos predefinidos
Asignacin de citas
Inscripcin y admisin de
pacientes
Manejo de historias clnicas
1
Diligenciamiento de RIPS
Auxiliar de
enfermera
Personal de
Salud
Personal de
Salud
Auxiliar de
enfermera
166
Consulta
externa
RIPS
Enfermera
Enfermera
Consultorio
Historia Clnica
INICIO
Asignacin de citas
Inscripcin y admisin
de pacientes
Manejo de historias
clnicas
Prestacin del servicio
segn cita asignada
Diligenciamiento de RIPS
RIPS
Historia Clnica
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
167
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
168
No.
Actividad
Responsable
Dependencia
orgnica
Auxilia de
enfermera
Hospitalizacin
Mdico
Hospitalizacin
Mdico
Hospitalizacin
169
Formatos
RIA
Frmulas
mdicas
Ordenes
servicio
apoyo
diagnstico
Epicrisis
Orden
salida
Frmula
de
de
de
Mdico
Proceso: Hospitalizacin
Auxiliar de Enfermera
INICIO
Verificar si el usuario tiene
historia clnica, realizar
comprobacin de derechos,
recibir documentos del
usuario y solicitar
autorizacin de
hospitalizacin a la ARS o
EPS si el caso lo amerita
Elaborar orden de
hospitalizacin de acuerdo
con el diagnstico del
usuario
Orden de
hospitalizacin
Trasladar el paciente e
historia clnica a
hospitalizacin
Canalizar al paciente e
iniciar tratamiento mdico
Tarjetas de droga
RIA
Frmulas mdicas
Ordenes de servicio de
apoyo diagnstico
Epicrisis
Orden de salida
Frmula
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
170
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
Apoyo Diagnstico
Cdigo
PAS AD - 01
PAS AD - 02
Subprocesos
Rehabilitacin
Fsica
y
Respiratoria,
Laboratorio
Clnico, Electrocardiograma,
Ecografa y Radiologa
Droguera
171
Procedimiento
No.
Actividad
Responsable
Dependencia
orgnica
Formatos
Procesos predefinidos
Asignacin de citas
Inscripcin y admisin de
pacientes
Prestacin del servicio de
Consulta Externa, Urgencias u
Hospitalizacin
1
Recepcin de la orden de
servicio de apoyo diagnstico
Recepcin de la autorizacin
de la orden de servicio de
apoyo diagnstico
de
Auxiliar de
Laboratorio Clnico
y/o Auxiliar de
Rayos X
Auxiliar de
Laboratorio Clnico
y/o Auxiliar Rayos X
Auxiliar de
Laboratorio Clnico
y/o Auxiliar de
Rayos X
Laboratorio
Clnico y/o
Rayos X
Laboratorio
Clnico y/o
Rayos X
Laboratorio
Clnico y/o
rayos x
Bacterilogo y/o
Auxiliar de rayos x
Laboratorio
Clnico y/o
rayos x
Auxiliar de
Laboratorio Clnico
y/o Auxiliar de rayos
x
Laboratorio
Clnico y/o
rayos x
172
Orden de
servicio
autorizada
Reporte de
apoyo
diagnstico
INICIO
Asignacin de citas
Inscripcin y admisin
de pacientes
Prestacin del servicio
de Consulta Externa,
Urgencias u
Hospitalizacin
Recepcin de la orden de
servicio de apoyo
diagnstico
Autorizacin del servicio de
apoyo diagnstico
Orden de servicio
autorizada
Recepcin de la autorizacin
de la orden de servicio de
apoyo diagnstico
Prestacin del servicio de
apoyo diagnstico
Citacin al usuario para
entrega de reportes
Reporte de apoyo
diagnstico
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
173
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
174
Cajera
INICIO
Asignacin de citas
Inscripcin y admisin
de pacientes
Prestacin del servicio
de Consulta Externa,
Urgencias u
Hospitalizacin
Recibir la orden de
medicamentos
Recibir la autorizacin de la
orden de medicamentos y la
frmula prescrita
Verificar y autorizar el
servicio de enfermera
Frmula autorizada
Frmula firmada
por el usuario
Copia de la frmula
con sello de despacho
Sistema o kardex
actualizado
FIN
Smbolos
Accin
Lmites
Proceso predefinido
Direccin
175
Decisin
Documento
Multidocumento
Inspeccin
Conector
Se le reconoce
176
Indicador: Costos
Frmula: Costos (%) =
(Mano de obra + Insumos + Gastos generales) / Precio de venta * 100
Nivel de aceptacin:
Entre 0 10% Excelente
Entre 11 50% Bueno
Entre 51 100% Aceptable
Responsable de la obtencin de los datos:
Auxiliar de administracin,
Indicador: Presupuesto
Frmula: Presupuesto (%) =
(Rentas + Gastos) / Presupuesto anterior * 100
Nivel de aceptacin:
Entre 0 10% Excelente
Entre 11 50% Bueno
Entre 51 100% Aceptable
Responsable de la obtencin de los datos:
Administrador, Contador y
Director
Responsable del anlisis: Administrador, Contador y Director
Indicador: Caja
Frmula: Caja (%) =
(Ventas / Cuentas por cobrar) * 100
Nivel de aceptacin:
Entre 0 10% Excelente
Entre 11 50% Bueno
177
Secretaria, Auxiliar de
administracin y Contador
Responsable del anlisis: Administrador, Contador y Director
Indicador: Proveedores
Frmula: Proveedores (%) =
(Compras / Cuentas por pagar) * 100
Nivel de aceptacin:
Entre 0 10% Excelente
Entre 11 50% Bueno
Entre 51 100% Aceptable
Responsable de la obtencin de los datos:
Secretaria, Auxiliar de
administracin y Contador
Responsable del anlisis: Administrador, Contador y Director
Administrador, Empleados
seleccionados y Director
Responsable del anlisis: Administrador, Contador y Director
Indicador: Lavandera
Frmula: Lavandera (%) =
(Ropa sucia / Ropa lavada) * 100
Nivel de aceptacin:
Entre 0 10% Aceptable
Entre 11 50% Bueno
Entre 51 100% Excelente
Responsable de la obtencin de los datos: Auxiliar de servicios generales
Responsable del anlisis: Administrador, Contador y Director
Indicador: Servicios
Frmula: Servicios (%) =
(Servicios perodo actual / Servicios perodo anterior) * 100
Nivel de aceptacin:
Entre 0 10% Aceptable
Entre 11 50% Bueno
Entre 51 100% Excelente
Responsable de la obtencin de los datos: Auxiliar de enfermera y Personal
de salud
Responsable del anlisis: Administrador, Contador y Director
180
Indicador: Droguera
Frmula: Droguera (%) =
(Medicamentos despachados / Medicamentos ordenados) * 100
Nivel de aceptacin:
Entre 0 10% Aceptable
Entre 11 50% Bueno
Entre 51 100% Excelente
Responsable de la obtencin de los datos: Cajera y Auxiliar de droguera
Responsable del anlisis: Administrador, Contador y Director
181
7. CONCLUSIONES
182
Mantenimiento de equipos.
Estadstica:
183
Especializados:
consulta
especializada
(ciruga
general,
Apoyo diagnstico:
184
8. RECOMENDACIONES
de
procesos
y procedimientos,
siguiendo una
metodologa
185
BIBLIOGRAFA
Tomo II.
186
Quinta edicin.
http//:www.web.jet.es/amozarrain/gestin-procesos.
http://www.saludsantander.gov.co/poblacion.htm.
Poblacin
Sabana
de
187
SALGADO, F.
Santander.
Universidad Industrial de
Bucaramanga, 2.004.
Oficina Sistemas de
________.
Divisin Rgimen de
188
ZRATE MARTNEZ, A.
189
ANEXOS
190
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. ___________________________________________________________
2. ___________________________________________________________
3. ___________________________________________________________
4. ___________________________________________________________
5. ___________________________________________________________
191
SALIDAS
INSUMO
USUARIO
192
PRODUCTO
193
6.
La organizacin del Hospital Integrado de Sabana de Torres ha
definido una poltica de calidad?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
7.
Indique en un bosquejo las relaciones de responsabilidad y
autoridad para los cargos que intervienen en los procesos y
procedimientos administrativos y asistenciales del Hospital Integrado
de Sabana de Torres. Indique si existen documentos que indiquen esta
relacin (Ej.: manuales de responsabilidades, hojas de funciones, entre
otros)
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
8.
Cules son los procesos de comunicacin que ha definido el
Hospital Integrado de Sabana de Torres en las reas administrativas y
asistenciales? Se utiliza algn documento particular para las
comunicaciones internas?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
9.
Qu actividades realiza la alta direccin del Hospital Integrado
de Sabana de Torres para la revisin del cumplimiento de los requisitos
de los usuarios (clientes internos y externos), lo reglamentado
legalmente y los requisitos internos?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
10.
Realiza el Hospital Integrado de Sabana de Torres auditorias
internas a los procesos? En caso afirmativo indique si posee algn
procedimiento documentado para tal fin.
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
11.
Ha definido el Hospital Integrado de Sabana de Torres
indicadores para el manejo y control de los procesos? En caso
afirmativo describa el proceso empleado para recolectar y analizar los
datos que conforman dichos indicadores.
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
194
12.
Qu recursos ha determinado el Hospital Integrado de Sabana
de Torres para aumentar la satisfaccin del cliente por el cumplimiento
de sus requisitos?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
13.
Describa el ambiente de trabajo necesario para dar cumplimiento
con los requerimientos de los usuarios.
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
14.
Qu actividades de mantenimiento se llevan a cabo en cuanto a
infraestructura, equipos y servicios para lograr la conformidad con los
requisitos de los usuarios? Cmo controlan la calibracin de los
equipos que as lo requieren?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
15.
Cmo se garantiza que los productos comprados y servicios
contratados estn conforme a los requisitos solicitados?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
16.
Se han definido perfiles ocupacionales con base en: educacin,
formacin, habilidades y experiencia? Existe algn proceso de
reevaluacin o evaluacin continua del personal? En caso afirmativo,
descrbalo.
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
17.
Cules son los programas de induccin y capacitacin del
Hospital Integrado de Sabana de Torres?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
195
18.
Cuntos usuarios (clientes externos) tiene actualmente el
Hospital Integrado de Sabana de Torres?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
19.
Existe en el Hospital Integrado de Sabana de Torres un sistema
de informacin y atencin al usuario (cliente externo)?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
20.
Como miden la satisfaccin de los usuarios (clientes externos e
internos)?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
21.
Teniendo en cuenta que para obtener calidad de los servicios es
importante conocer el desempeo de cada rea funcional. Con qu
frecuencia se renen para socializar y evaluar el trabajo desarrollado en
las diferentes reas?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
22.
Que procedimiento se lleva a cabo para la recepcin, solucin y
respuesta de las quejas y reclamos; as como, de las felicitaciones
presentadas por los usuarios (clientes externos) al Hospital Integrado
de Sabana de Torres?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
23.
Promueve en el Hospital Integrado de Sabana de Torres
jornadas de actualizacin a los empleados?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
196
197
Anexo D. Cuestionario.
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
FACULTAD DE SALUD - ESCUELA DE MEDICINA
DEPARTAMENTO DE SALUD PBLICA
ESPECIALIZACIN EN ADMINISTRACIN DE SERVICIOS DE SALUD
La presente encuesta hace parte de un trabajo de grado para especializacin
en Administracin en Servicios de Salud.
Agradecemos su valiosa
colaboracin con su diligenciamiento lo cual pretende obtener informacin
para la documentacin y elaboracin del manual de procedimientos del
Hospital Integrado de Sabana de Torre. Este documento es confidencial y
solamente tiene uso acadmico.
Dependencia: _________________________________________________
Cargo: _______________________________________________________
Tiempo en el cargo (meses): ____
Tiempo en la institucin (meses): ____
1. Para usted qu significa proceso?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
2. Cul es su papel en cada uno de los procesos?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
3. Qu es un procedimiento?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
4. Tiene conocimiento de los indicadores y cul es su papel en la toma
de los mismos? Explique.
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
5. Ha recibido curso de capacitacin sobe los procesos y
procedimientos que se desarrollan en el Hospital Integrado de Sabana
de Torres? Explique.
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
198
199
200