Fluig 3 3 Documentos II - Gestao de Documentos

Documentos II
Gesto de Documentos do Fluig
Ttulo do documento
fluig.com | 0800 882 9191 | Av. Braz Leme 1717, Casa Verde | 02511-000 | So Paulo - Brasil
Sumrio
1.
Objetivos do treinamento .................................................................. 3
1.1.
Aviso ..................................................................................................... 3
2.
Arquivos de publicao .................................................................... 4
2.1.
Definindo Documento Principal e Anexos ....................................... 4
3.
Anexos ................................................................................................. 6
4.
Editor ..................................................................................................... 7
5.
Informaes Gerais ............................................................................ 8
5.1.
Informaes gerais - Pasta ................................................................ 9
5.2.
Informaes gerais - Documentos.................................................. 10
6.
Documentos Relacionados.............................................................. 15
7.
Propriedades Herdadas ................................................................... 18
8.
Aprovao......................................................................................... 19
8.1.
Aprovao por pasta ....................................................................... 19
8.2.
Aprovao por documento............................................................. 20
8.3.
Aprovao em Nveis ....................................................................... 21
8.4.
Lista de Aprovadores ........................................................................ 21
8.5.
Condies de Aprovao ............................................................... 22
8.6.
Aprovao de Documento - Configurao .................................. 22
8.7.
Notificaes de Aprovao ............................................................ 28
8.8.
Viso do publicador ......................................................................... 29
8.9.
Viso do Aprovador ......................................................................... 30
8.10. Aprovao de Documentos Central de Tarefas ......................... 33

9.
Segurana ......................................................................................... 36
9.1.
Segurana de Documento .............................................................. 42
9.2.
Solicitao de permisso ................................................................ 47
10.
Concluso.......................................................................................... 48
1. Objetivos do treinamento
Ol!
Seja bem-vindo ao treinamento Documentos II do curso Gesto de
Documentos do Fluig.
Ao trmino deste treinamento voc ter conhecido mais sobre:
Arquivos de Publicao.
Anexos.
Editor.
Informaes Gerais.
Documentos Relacionados.
Propriedades Herdadas.
Aprovao.
Aprovao de documentos.
Segurana.
1.1. Aviso
Aps conhecer o processo de publicao na gesto de documentos,
importante conhecer o conceito e funcionamento de cada aba de
configurao dos itens publicados.
Assim, este treinamento tem a finalidade de apresentar com mais detalhes
cada processo de configurao de itens da navegao de documentos.
2. Arquivos de publicao
Esta aba exclusiva para a publicao de documentos e relatrios e
permite realizar upload dos arquivos necessrios para a publicao.
Para acessar esta aba, efetue o procedimento:

1 - Acesse o menu Documentos.
2 - Acesse a Pasta que deseja realizar publicao.
3 Clique em Mais, Novo Documento (Avanado).
Ao realizar o upload de um arquivo, necessrio assinalar se este arquivo
principal ou um anexo.
Toda publicao possui apenas um arquivo principal, os demais so tratados
como anexo.
2.1. Definindo Documento Principal e Anexos

Para efetuar a publicao de um documento, necessrio selecionar o
arquivo que ser o principal e, se necessrio, os arquivos que sero
postados como anexos do documento principal.
Os arquivos anexos so necessrios apenas quando o arquivo principal faz

referncia a outros arquivos, por exemplo:
Uma apresentao que faz referncia a uma planilha. Neste caso,

publica-se a apresentao como principal e a planilha como anexo.
Um HTML que possui imagens, CSS e JavaScript. Neste caso, publicase o HTML como principal e os documentos auxiliares como anexo.
3. Anexos
Esta aba exclusiva para a publicao de artigos e permite adicionar
anexos ao contedo publicado, por meio de upload de arquivos.
Para acessar esta aba, siga os seguintes passos:

2 - Acesse a Pasta em que deseja realizar publicao.
3 Clique em Novo Artigo.
4. Editor
Esta aba exclusiva para a Publicao de Contedos e permite a edio a
partir de um editor de texto.
Nesse editor possvel formatar textos, inserir imagens, tabelas, links,
entre outros elementos.
5. Informaes Gerais
Esta aba est disponvel na publicao de todos os itens da gesto de
documentos e permite informar dados de configurao e, em alguns casos,
exibe informaes especficas para cada tipo de publicao.
Para acessar esta aba, siga os seguintes passos:

2 - Acesse a Pasta que deseja realizar publicao.
3 Clique em Novo Documento, Nova Pasta, Novo Contedo, Novo
Documento Externo, Nova Publicao Mltipla, Novo Relatrio, Novo
Formulrio, Novo Aplicativo ou Novo Registro de Formulrio.
5.1. Informaes gerais - Pasta

A seguir, apresentaremos os principais campos da aba Informaes Gerais.
Armazenar por longo prazo

Esta configurao permite armazenar uma cpia de segurana dos
documentos publicados na pasta. Estas cpias de segurana estaro
disponveis no volume configurado para a pasta. Pode-se optar por
armazenar o documento em formato PDF ou ODT.
Caso exista a necessidade de criar documentos de longo prazo para outras
extenses de arquivos, possvel fazer por intermdio de um plugin
externo. Para informaes de como criar esse plugin, consulte o guia
Conversores de Documentos, disponvel em http://dev.fluig.com.
Para armazenar a longo prazo, informe o formato do arquivo de longo prazo
dos documentos publicados dentro da pasta.
Caso no queira armazenar os documentos por longo prazo, selecione a
opo No armazena.
Publicador
Informa qual usurio publicou a pasta. Este campo preenchido
automaticamente e no pode ser alterado.
Autor
Informa o autor desta pasta. Para selecionar o autor, clique na Lupa.
Volume Fsico
Informa o local fsico para armazenar os documentos.
Tipo de cone
Informa o elemento grfico para representar a pasta. Para selecionar o
cone, clique na Lupa.
Comentrio
Neste campo, possvel apresentar uma sucinta explicao sobre a pasta,
por exemplo, tipo de contedo e informaes importantes.
5.2. Informaes gerais - Documentos

A seguir visualize os campos presentes na aba Informaes Gerais da
Publicao de Documentos.
Comentrio
10
Apresenta sucinta explanao sobre o documento. Exemplo: Motivo do

documento, assunto de abrangncia, relacionamento com outros
documentos, entre outros.
Tags
As tags permitem rotular o contedo de uma publicao de maneira mais
informal e pessoal, possibilitando uma busca mais aprimorada e objetiva ao
documento.
O preenchimento do campo utiliza um plugin de auto-complete que, a partir
da segunda letra digitada, ativado e recupera as cinco tags mais usadas no
Fluig.
Descrio Verso Reviso
Apresenta uma descrio sobre a verso ou reviso do documento.
Verso Reviso
Informa a verso ou reviso atual do documento.
Verso - Reviso Inaltervel
Determina que a verso ou reviso imutvel.
Documento Expira?
11
Determina se o documento expira ao atingir a data inserida no campo Valido

at.
Essa opo pode vir habilitada conforme definio do campo Documento
Expira?, na seo Parmetros Gerais da funo Painel de Controle.
A expirao de documentos usada quando existe a necessidade de
averiguar se a data de expirao de algum documento j venceu. Caso tenha
vencido, os documentos iro expirar aps a execuo de uma tarefa de
expirao de documento no Fluig.
Exemplo: O usurio deseja publicar um documento sobre um evento que
acontecer em X dias. Aps o evento, o documento dever expirar indicando
que est desatualizado, em razo da realizao do evento. Esta uma
maneira de alertar o usurio para que no deixem documentos
desatualizados publicados.
Perodo de Notificao de Expirao
Indica o perodo de antecedncia em dias para o envio de notificao de
documento expirado. Caso informado 0 (zero), utilizado o valor
configurado nos parmetros gerais.
Vlido a partir de
Indica a data de disposio do documento aos usurios. Antes dessa data, o
documento esta disponvel apenas ao publicador.
Vlido at
Informa a data de expirao do documento. Esse controle acontece, quando
habilitado o campo Documento Expira.
Tipo de documento
Identifica o tipo de documento.
Assunto
Determina o assunto relacionado ao documento.
Tipo de cone
12
Informa o cone utilizado para representar o documento. Caso a opo

selecionada indique cone Padro, o Fluig determina automaticamente qual
cone utilizar, de acordo com a extenso do arquivo. Para selecionar o
cone, clique na Lupa.
Autor
Informa qual usurio o autor do documento. Para selecionar, clique na
Lupa.
Publicador
Indica o publicador do documento. Informao inaltervel e campo
preenchido automaticamente.
Idioma
Determina a lngua utilizada para indexar as informaes do contedo e do
documento. Essas informaes so utilizadas na busca por contedo.
Notifica via e-mail?
Determina o envio de email sobre a publicao do documento. Esse e-mail
enviado para todos os usurios relacionados com o assunto inserido ao
documento, como de interesse ou obrigatrio.
Permite download e impresso?
Determina se o documento pode ser impresso ou descarregado para o
computador. Quando habilitado, essas funcionalidades esto dispostas na
visualizao ou navegao de documentos.
Utiliza Visualizador Interno?
Caso habilitado, o Fluig gera um arquivo PDF para a visualizao interna do
documento.
Atualiza propriedades
Atualiza propriedades da cpia controlada?
13
Quando assinalado, efetua a atualizao das informaes nas propriedades

do documento, necessria para a impresso da cpia controlada do
documento.
Campos Customizados
Inseridos na publicao de documentos pelo usurio publicador, para
complementar as informaes do documento.
Para adicionar um campo customizado, clique em Adicionar Campo e para
eliminar, clique em Lixeira.
Importante!
Existem pequenas alteraes entre Informaes Gerais de Pasta e
Documento. Conforme o item publicado, cada elemento possui
propriedades especficas.
Estas propriedades esto comentadas no Treinamento Documento I do Curso
Gesto de Documentos do Fluig.
14
6.
Documentos Relacionados
Esta aba permite relacionar documentos disponveis na navegao com o

item publicado. Esse recurso est disponvel na publicao de Documentos,
Documentos Externos, Contedo e Relatrios.
Essa relao entre os documentos esta acessvel atravs de link, disponvel
na visualizao do documento publicado, possibilitando o acesso rpido
entre documentos.
A seguir visualize o passo a passo da aba Documentos Relacionados.

Acesse a aba Documentos Relacionados, e clique em Adicionar.
15
Nesta tela, localize o documento desejado, navegando pela estrutura de

pastas e documentos. No exemplo disposto, foi acessada a pasta Pesquisa &
Inovao.
Ao localizar o documento, assinale, conforme exemplo disposto e clique em

Confirmar.
16
Dessa forma, o documento listado na aba Documentos Relacionados. Para

eliminar algum registro, clique na Lixeira.
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7. Propriedades Herdadas
A aba Propriedades Herdadas exclusiva para publicao de pastas e
permite configurar propriedades a serem herdadas por documentos
publicados abaixo do nvel da pasta publicada.
Ao publicar uma pasta na raiz, esse registro oferece modelo para as

propriedades de pastas e documentos publicados abaixo desse nvel.
Esses valores esto disponveis na aba Propriedades Herdadas.
Para alterar essas caractersticas, desmarque o campo Propriedades

Herdadas, tornando possvel a alterao das informaes.
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8. Aprovao
Esta aba permite realizar a configurao de aprovao do item publicado e
est presente na publicao de todos os itens da gesto de documentos,
exceto para a publicao de aplicativos.
A seguir verifique mais detalhes sobre esse recurso.
O Fluig possui a funo de aprovar documentos publicados por outros

usurios.
Cada usurio aprovador recebe, por e-mail, uma notificao de que existe
pendncia de aprovao para um documento.
8.1. Aprovao por pasta

A aprovao por pasta permite especificar um conjunto de aprovadores para
validar todo o contedo publicado abaixo desse nvel.
Esse recurso permite criar uma pasta onde vrios usurios possuam o direito
a publicao, porm todo novo contedo necessita de aprovao pelo grupo
ou usurio responsvel.
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8.2. Aprovao por documento

A aprovao por documento semelhante a aprovao por pasta. A
diferena que o usurio publicador, durante a publicao de um novo
documento, quem determina a aprovao de um ou mais usurios.
importante destacar que a aprovao por documento s possvel quando
publicado um documento em uma pasta que no possui aprovadores.
Se um documento publicado em uma pasta que j possui aprovadores, o
Fluig no permite que novos aprovadores sejam definidos, pois necessrio
respeitar os aprovadores da pasta.
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8.3. Aprovao em Nveis

O Fluig possui a funcionalidade de aprovao em nveis, ou seja, possvel
determinar que a publicao de uma pasta ou documento passe por vrias
etapas de aprovao.
Exemplo: possvel determinar que um documento passe pela aprovao da
rea de Marketing, posteriormente pela rea Financeira e por ltimo pela
rea da Gerncia.
Caso apenas uma rea seja responsvel pela aprovao, basta adicionar
apenas um nvel de aprovao.
Para que um documento ou pasta no possua aprovao, basta eliminar
todos os nveis de aprovao e confirmar.
8.4. Lista de Aprovadores

Ao configurar a aprovao de uma pasta ou documento possvel especificar
vrios aprovadores ou grupos.
Para adicionar um novo usurio como aprovador, clique em Adicionar
Colaborador.
Para adicionar um grupo de usurios, clique em Adicionar Grupo.
E caso seja necessrio remover um usurio ou grupo j adicionado, assinale
o registro desejado e clique em Deletar.
21
importante saber que todo nvel de aprovao deve possuir pelo menos um
aprovador e caso o nvel de aprovao no tenha nenhum aprovador, ser
desconsiderado na confirmao da publicao do documento ou pasta.
8.5. Condies de Aprovao

Caso exista mais de um aprovador para um documento ou pasta,
necessrio especificar a condio de aprovao, que pode ser uma das
seguintes opes:
Condio E: exige a aprovao de TODOS para liberao do documento.
Caso um dos aprovadores rejeite a publicao, o documento no liberado.
Condio OU: exige a aprovao de no mnimo UM usurio para a liberao
do documento, mesmo com os outros aprovadores reprovando o documento.
Condio nico: exige que apenas um dos aprovadores decida, ou seja, a
deciso tomada pelo primeiro aprovador ser aplicada ao documento, seja
rejeio ou aprovao.
8.6. Aprovao de Documento - Configurao

A seguir verifique o passo a passo para configurar a Aprovao de
Documentos.
Acesse a aba Aprovao.
22
Em seguida, no campo Adicionar Nvel, inserir o texto Marketing conforme

exemplo disposto. Clique em Adicionar Nvel para acrescentar o primeiro
nvel de aprovao.
Conforme apresentado na imagem, o primeiro nvel foi adicionado. Para

acrescer novos nveis, clique em Adicionar Nvel.
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No exemplo disposto, o segundo nvel foi acrescido. Para o nvel de

aprovao Marketing, foi definida a condio E, onde todos os usurios
devem aprovar o documento. Para atender essa condio, clique em
Adicionar Grupo.
Nessa tela escolhido o grupo para o nvel de aprovao. Escolha o grupo e

clique em Selecionar.
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Verifique que o grupo Marketing foi adicionado ao nvel de aprovao.
No nvel Gerncia, foi configurada a condio OU conforme exemplo

disposto. Para selecionar usurios, clique em Adicionar Colaborador.
25
Nessa tela escolha o usurio e clique em Selecionar. No exemplo disposto

foi escolhido o usurio Diego.
Usurio Diego adicionado ao nvel de aprovao Gerncia.
26
Ao abrir novamente a tela Adicionar Usurios, possvel incluir novos

colaboradores. No exemplo disposto, foi includo o usurio Claudio.
Verifique que os dois usurios foram adicionados ao Nvel de Aprovao

Gerncia. A configurao de aprovao para este exemplo foi finalizada.
27
8.7. Notificaes de Aprovao

O Fluig envia notificaes de aprovao aos usurios nas seguintes
situaes:
Quando o documento publicado e exige aprovao, o envio de emails

ocorre para todos os aprovadores envolvidos.
Quando o documento aprovado, o envio de email ocorre para o autor

e, quando a condio de aprovar for OU, para os demais aprovadores.
Quando o documento reprovado, ocorre o envio de emails para o autor

e demais aprovadores.
Quando o documento excludo, ocorre o envio de emails para os

aprovadores do documento.
Quando o documento aprovado e existem verses anteriores ao

documento, ocorre o envio de notificaes para os aprovadores da
verso anterior.
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8.8. Viso do publicador

Quando um novo documento publicado e exige aprovao, uma nova
tarefa apresentada na Central de Tarefas do publicador, na seo Meus
Documentos.
Para visualizar o documento, acesse Meus Documentos na Central de

Tarefas, e na lista de registros, clique sobre a descrio do documento.
A seo Meus documentos ser exibida na Central de Tarefas, caso exista
algum documento em aprovao publicado pelo usurio.
Este documento, quando em aprovao, visualizado apenas pelo autor.
Para os demais usurios, exibido apenas aps a aprovao do documento.
Caso o publicador queira parar a aprovao do documento, ser necessrio

acessar a seo Meus Documentos da Central de Tarefas e, ao identificar o
documento, exclu-lo a partir do cone em destaque.
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Importante!
O documento retornar navegao de documentos em sua ltima verso.
Caso nenhuma verso tenha sida criada previamente, ele ser removido
permanentemente.
Caso o publicador queira alterar o documento que enviou para aprovao,

ser necessrio acessar a seo Meus Documentos da Central de Tarefas e,
ao identificar o documento, edit-lo a partir do cone em destaque.
Importante!
Caso alguma alterao seja realizada no documento, toda a aprovao
dever ser refeita, passando por todos os nveis de aprovao novamente.
8.9. Viso do Aprovador

Quando um novo documento publicado e exige aprovao, uma nova
tarefa apresentada na Central de Tarefas dos aprovadores, na seo
Documentos a aprovar.
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Para visualizar o documento, acesse Documentos a Aprovar na Central de

Tarefas e clique na descrio do documento.
A seo Documentos a Aprovar apenas exibida na Central de Tarefas
quando existir documentos que necessitem da aprovao do usurio.
Caso um documento seja rejeitado no ltimo nvel de aprovao ele dever

ser revisto pelo publicador e, aps revisado, dever passar por todos os
nveis de aprovao novamente.
Documentos em Consenso
Ao aprovar um documento que ainda depende da opinio de outros usurios
para ser liberado, o documento pode ser visualizado na rea de Documentos
em Consenso na Central de Tarefas.
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Esta rea apresenta os documentos que possuem mais de um aprovador,

sendo que o usurio em questo um dos aprovadores e j aprovou o
documento, ficando pendente a aprovao dos demais responsveis.
Aps o documento ser aprovado pelos usurios respeitando condies e

nveis de aprovao, possvel acess-lo na navegao de documentos, no
local em que foi publicado.
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8.10.
Aprovao de Documentos Central de
Tarefas
A seguir visualize o passo a passo da Aprovao de Documentos na Central
de Tarefas.
Para aprovar ou rejeitar documentos, acesse a Central de Tarefas e clique
em Documentos a Aprovar.
Em Documentos a Aprovar, so disponibilizados todos os documentos

pendentes de aprovao pelo usurio. Para aprovar um documento, clique
no cdigo para abrir a tela de visualizao do documento. No exemplo
disposto, selecionado o documento 89531.
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Ao abrir a tela de Visualizao de Documento possvel avaliar seu

contedo e informaes. Para realizar a aprovao clique em Aprovar
Documento.
Uma nova tela de aprovao aberta. Para aprovar o documento, selecione

Sim, para rejeitar, selecione No. Aps a deciso, informe a observao e
clique em Confirmar para aprovar o documento. Em ambas as situaes, a
observao obrigatria.
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Com o trmino da aprovao, o documento no mais listado na seo

Documentos a Aprovar.
35
9. Segurana
A aba segurana permite realizar a configurao de segurana do item a ser
publicado e est presente na publicao de todos os itens da gesto de
documentos.
A seguir visualize o conceito para as Configuraes de Segurana para

Documentos.
Segurana
A configurao de segurana garante o controle de acesso e aes dos
usurios sobre os documentos e pastas publicados na gesto de documentos
do Fluig.
O Fluig oferece facilidade e agilidade na configurao de segurana,
centralizando essas configuraes em uma nica funcionalidade que pode
ser acessada, no momento da publicao ou edio dos itens da gesto de
documentos, por meio da aba Segurana, possibilitando que essas
configuraes sejam definidas e alteradas a qualquer momento.
Opo Herda segurana do pai?
Conforme apresentado na imagem, a primeira configurao de segurana a
opo Herda segurana do pai?
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Esse recurso garante o compartilhamento das configuraes de segurana

efetuadas na pasta raiz, para os novos documentos e pastas publicadas
abaixo desse nvel.
As permisses e restries, quando herdadas, permanecem desabilitadas
para alterao e excluso.
Opo Listar
A opo Listar uma configurao exclusiva de pastas e definies de
formulrios.
Esse recurso determina se os itens publicados na pasta devem ou no ser
exibidos na navegao.
Essa configurao possibilita somente o acesso por intermdio de link,
respeitando as configuraes de segurana do documento.
Dessa forma possvel definir que determinados usurios, grupos de
usurios ou ainda que todos os usurios ativos no Fluig, quando navegarem
em determinada pasta, no visualizem os documentos publicados, mesmo
com permisso de leitura e gravao para os documentos.
Mesmo no listados na navegao, o acesso pode ser efetuado atravs de
link direto, como na indicao de leitura, ou por intermdio de documentos
espelhos, publicados em pastas configuradas com a opo listar, porm
sempre respeitando as configuraes de segurana definidas.
Essa funcionalidade til, pois evita a publicao duplicada de documentos
e complementa as configuraes de segurana.
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Definindo permisses
Na seo 1 - Permisses possvel definir permisses para um ou vrios
usurios, para um ou vrios grupos de usurios ou ainda para todos os
colaboradores ativos no Fluig.
Definindo restries
Na seo 2 - Restries possvel definir restries e contemplar os
mesmos tipos de atribuies existentes na configurao de permisses, com
objetivo de definir restries especficas consideradas no resultado final da
definio de permisso do item.
Importante:
A restrio utilizada para anular permisses. Dessa forma uma restrio
sem uma permisso, no possui efeito na regra de permisses.
38
A seguir, verifique os nveis de segurana e a lgica de combinao de

permisses e restries que resulta na definio de permisso final do
documento.
Nveis de segurana
No Fluig podem ser utilizados os seguintes nveis de segurana:
Leitura (L) - Permite ao usurio ou grupo acesso apenas para leitura
do documento.
Gravao (G) - Permite ao usurio ou grupo, publicar documentos. Este
nvel de segurana est disponvel apenas na publicao de pastas e
definies de formulrios e tambm concede as permisses do nvel
Leitura.
Modificao (M) - Permite ler, publicar e modificar propriedades de
documentos ou pastas. Porm, no permite alterar as configuraes de
segurana dos itens.
Controle Total (T) - Possui todas as permisses disponveis no nvel de
segurana Modificao e ainda permite efetuar alteraes nas
configuraes de segurana do item.
Como observado, os nveis de segurana so gradativos, sendo leitura o
nvel mais baixo e controle total o nvel mximo.
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Regra de definio de permisses

Para definir o resultado entre permisses e restries, o Fluig considera a
maior permisso e a maior restrio conforme a seguinte regra:
Considerando os seguintes nveis de acesso: 0 - leitura, 1 - Gravao, 2 Modificao, 3 - Controle Total.
A maior permisso definida pelo nvel 3 - Controle Total e a maior
restrio definida pelo nvel 0 - Leitura.
Neste caso existe uma lgica inversa, a maior permisso que um usurio
pode ter o 3 - Controle Total, porm a maior restrio a opo 0 Leitura.
Para calcular o resultado final de permisso que o usurio ter sobre um
documento ou pasta, necessrio primeiramente conhecer a maior
permisso e a maior restrio que o usurio possui para o documento.
Para obter a maior permisso, considerada a maior permisso que o
usurio obtm atravs de todas as permisses definidas para o documento,
seja para o usurio, grupos que este usurio est relacionado ou para todos
os usurios.
Para obter a maior restrio considerada a maior restrio menos 1, que o
usurio obtm atravs de todas as restries definidas para o documento,
seja para o usurio, grupos que este usurio estar relacionado ou para
todos os usurios.
A frmula maior restrio menos 1 utilizada porque se o usurio
publicador restringe, por exemplo, uma permisso de Controle Total, est
restringindo a ao de Controle Total, ento o usurio vai ter o nvel inferior
que seria Modificao, ou se restringe Leitura, o usurio no vai ter
nenhuma permisso, pois no existe nenhum nvel de segurana inferior a
Leitura.
Assim, conhecendo a maior permisso e a maior restrio, o resultado da
permisso do usurio obtido pelo menor valor entre a Maior Restrio
menos (-) 1 e a maior permisso.
Os exemplos a seguir descrevem o funcionamento da regra de definio das
permisses do usurio.
40
Exemplo 1
Regra de definio de Permisses
O usurio Joo possui as seguintes permisses configuradas para um

determinado documento no Fluig:
Uma permisso de Leitura para o seu usurio.
Atravs dos grupos que esto configurados para este documento,
Joo tambm tem a permisso de Modificao.
E na atribuio de Todos foi dada permisso de Controle Total para os
usurios.
Como no existe restrio para o usurio, o resultado da permisso do
usurio Joo para esse documento obtido pela maior permisso,
nesse caso, a permisso de Controle Total.
Exemplo 2
Regra de definio de Permisses:
O usurio Joo possui as seguintes permisses configuradas para um
determinado documento no Fluig:
Uma permisso de Leitura para o seu usurio.

Atravs dos grupos que esto configurados para este documento, Joo
tambm tem a permisso de Modificao.
E na atribuio de Todos foi dado permisso de Controle Total para os
usurios.
S que agora tambm existem restries configuradas para o documento:
Uma restrio de Modificao para o seu usurio.

Por meio dos grupos que esto configurados para este documento,
Joo tem uma restrio de Leitura.
E na atribuio de Todos foi dado restrio de Controle Total para os
usurios.
41
Apesar do usurio Joo possuir permisso de Controle Total, existem

restries configuradas para ele, sendo que a maior restrio, Leitura,
invalida todas as outras permisses e nega o acesso para o usurio Joo.
Ento se tiver uma permisso de Controle Total e uma restrio de Leitura,
significa que o usurio no possui acesso ao documento, porque o nvel de
leitura o ltimo nvel que existe.
Exemplo 3
Regra de definio de Permisses
Seguindo a ideia dos exemplos anteriores, existem vrias permisses
configuradas para o usurio Joo, sendo a maior delas Controle Total, e
tambm existem restries para o usurio Joo, sendo a maior delas
Gravao.
Nesse exemplo possvel verificar que a maior permisso do usurio
Controle Total, porm existem restries configuradas e a maior delas
Gravao.
Nesse caso, o resultado obtido pela maior restrio menos (-) 1, ento: 1
(Gravao) menos 1 = 0 (Leitura).
Assim o usurio Joo ir possuir somente permisso de Leitura no
documento em questo.
9.1. Segurana de Documento

A seguir visualize o passo a passo para as configuraes de segurana de um
Documento.
42
1 Passo
Neste exemplo verifique as alteraes de permisses.
Includa a permisso de modificao ao grupo Marketing, e acesso a Leitura
para todos os usurios, exceto para um usurio em especfico.
Primeiramente acesse a aba Segurana.
Note que a opo Herda segurana do pai j esta assinalada por padro e
as permisses herdadas podem ser visualizadas. Entre as permisses
herdadas encontra-se a permisso de Leitura para todos os usurios.
Para adicionar um grupo nas permisses, clique em Grupo.
2 Passo
Nessa tela, selecione um Grupo. No exemplo disposto, foi escolhido o grupo
Marketing.
43
3 Passo
Grupo Marketing adicionado na seo de permisses.
4 Passo
Alterado o nvel de permisso do grupo Marketing para Modificao (M).
44
5 Passo
Dessa forma todas as permisses necessrias j foram configuradas, porm
ainda necessrio restringir o acesso ao documento para um usurio
especfico.
Para isto acesse a seo 2, note que no existe nenhuma restrio
configurada.
Para incluir usurio, clique em Colaborador.
45
6 Passo
Nessa tela localize o usurio e clique em Selecionar.
No exemplo disposto, foi escolhido o usurio Ademir.
7 Passo
Usurio Ademir adicionado na seo restries. Ao adicionar o usurio, o
nvel de segurana j est como Leitura, no sendo necessrio alterar.
A configurao de segurana foi finalizada.
46
9.2. Solicitao de permisso

O Fluig permite que usurios que possuem permisso de leitura sobre uma
pasta ou documento possam solicitar permisso ao publicador, conforme
imagem.
Os usurios responsveis sero escolhidos e notificados.
47
10. Concluso
Assim, voc terminou o treinamento Documentos II do Curso Gesto de
Documentos do Fluig.
Neste treinamento voc conheceu mais sobre:
Arquivos de Publicao.
Anexos.
Editor.
Informaes Gerais.
Documentos Relacionados.
Propriedades Herdadas.
Aprovao.
Aprovao de documentos.
Segurana.
48

Fluig 3 3 Documentos II - Gestao de Documentos

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Documentos II

Gesto de Documentos do Fluig

Objetivos do treinamento .................................................................. 3

Arquivos de publicao .................................................................... 4

Definindo Documento Principal e Anexos ....................................... 4

Informaes Gerais ............................................................................ 8

Informaes gerais - Pasta ................................................................ 9

Informaes gerais - Documentos.................................................. 10

Propriedades Herdadas ................................................................... 18

Aprovao por pasta ....................................................................... 19

Aprovao por documento............................................................. 20

Aprovao em Nveis ....................................................................... 21

Lista de Aprovadores ........................................................................ 21

Condies de Aprovao ............................................................... 22

Aprovao de Documento - Configurao .................................. 22

Notificaes de Aprovao ............................................................ 28

Viso do publicador ......................................................................... 29

Viso do Aprovador ......................................................................... 30

8.10. Aprovao de Documentos Central de Tarefas ......................... 33

Segurana de Documento .............................................................. 42

Solicitao de permisso ................................................................ 47

Para acessar esta aba, efetue o procedimento:

2.1. Definindo Documento Principal e Anexos

Os arquivos anexos so necessrios apenas quando o arquivo principal faz

Uma apresentao que faz referncia a uma planilha. Neste caso,

Para acessar esta aba, siga os seguintes passos:

Para acessar esta aba, siga os seguintes passos:

5.1. Informaes gerais - Pasta

Armazenar por longo prazo

5.2. Informaes gerais - Documentos

Apresenta sucinta explanao sobre o documento. Exemplo: Motivo do

Determina se o documento expira ao atingir a data inserida no campo Valido

Informa o cone utilizado para representar o documento. Caso a opo

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Ao publicar uma pasta na raiz, esse registro oferece modelo para as

Para alterar essas caractersticas, desmarque o campo Propriedades

O Fluig possui a funo de aprovar documentos publicados por outros

8.1. Aprovao por pasta

8.2. Aprovao por documento

8.3. Aprovao em Nveis

8.4. Lista de Aprovadores

8.5. Condies de Aprovao

8.6. Aprovao de Documento - Configurao

Em seguida, no campo Adicionar Nvel, inserir o texto Marketing conforme

Conforme apresentado na imagem, o primeiro nvel foi adicionado. Para

No exemplo disposto, o segundo nvel foi acrescido. Para o nvel de

Nessa tela escolhido o grupo para o nvel de aprovao. Escolha o grupo e

Verifique que o grupo Marketing foi adicionado ao nvel de aprovao.

No nvel Gerncia, foi configurada a condio OU conforme exemplo

Nessa tela escolha o usurio e clique em Selecionar. No exemplo disposto

Usurio Diego adicionado ao nvel de aprovao Gerncia.

Ao abrir novamente a tela Adicionar Usurios, possvel incluir novos

Verifique que os dois usurios foram adicionados ao Nvel de Aprovao

8.7. Notificaes de Aprovao

Quando o documento publicado e exige aprovao, o envio de emails

Quando o documento aprovado, o envio de email ocorre para o autor

Quando o documento reprovado, ocorre o envio de emails para o autor

Quando o documento excludo, ocorre o envio de emails para os