Subalternos

MQUINAS AUXILIARES DE OFICINA: FOTOCOPIADORAS,

PLASTIFICADORAS, ENCUADERNADORAS Y DESTRUCTORAS.
UTILIZACIN Y MANTENIMIENTO BSICO PREVENTIVOS.
Dentro de las funciones correspondientes a los subalternos se encuentra el uso de
mquinas propias de las oficinas. Estas mquinas facilitan las tareas de reproduccin,
clasificacin y archivo de los distintos documentos administrativos que se generan en los
procesos administrativos.

1.

MQUINAS AUXILIARES DE OFICINA.

A) MQUINAS REPRODUCTORAS.
Dentro de las mquinas reproductoras se encuentran las:
-

Multicopias.
Multicopistas.
Reproduccin en Offset.
Reproductoras de Planos.
Fotocopiadoras.

B) MULTICOPIAS.
Estas mquinas trabajan como una multicopista electrnica y una fotocopiadora al
mismo tiempo.
Realizan la copia del original, que se coloca en la pantalla sobre una plancha o
master. Despus, la mquina realiza la copia desde dicho master sobre el papel a gran
velocidad. Son interesantes para realizar con rapidez copias de un solo original.
C) MULTICOPISTA.
Se utiliza para obtener un nmero de copias superior a cincuenta. La mquina puede
ser de alcohol o de tinta.
En las mquinas de alcohol, el clich se obtiene poniendo al dorso del original un
papel carbn especial, de forma que los tipos golpeen directamente sobre el papel encerado
y lo perforen. Para grabar los clichs electrnicos, es preciso disponer de una grabadora en
la que se coloca el original y electrnicamente lo reproduce a base de minsculas
perforaciones.
Una vez fijado este documento a la mquina se pueden sacar tantas copias como se
desee con la posibilidad de cambiar de colores. Se puede obtener un rendimiento de unas
ocho mil copias por hora.
Puede utilizar papel de distinta calidad y tamao, con buena presentacin y se utiliza
para informes, cartas, folletos, etc...
Estas mquinas pueden ser manuales y automticas, acompaadas de un motor
elctrico que realiza la admisin de papel y el movimiento de rodillos para el entintado, paso
y salida de la copia.
D) OFFSET.

T.5. - 3

Subalternos

La impresin en offset se basa en un clich, por lo general de material flexible,

aunque tambin puede ser de papel o plancha metlica, montado sobre un cilindro. Al girar
ste, y por medio de tinta, se traslada el contenido del grabado a un segundo cilindro, el cual
se encarga de pasarlo al papel de impresin.
La mquina de offset trabaja a una velocidad de unas 10.000 copias por hora y el
nmero de copias que se pueden hacer con una plancha metlica es de unas 20.000. Se
utiliza principalmente para membretes y circulares.
E) REPRODUCTORAS DE PLANOS.
Las mquinas reproductoras de planos se utilizan para la reproduccin de los
planos realizados por arquitectos o ingenieros, fundamentalmente. Estas reproducciones
pueden ser realizadas a tamao 1:1, es decir, idntico al original o a escala, ampliando o
reduciendo el tamao del original. Para ello, las mquinas reproductoras suelen tener
programas para calcular y realizar dichos procesos.
Estas mquinas pueden trabajar con dos tipos de papel: papel heliogrfico, el ms
antiguo, que ha de sufrir un proceso qumico para la fijacin de la imagen, y papel normal,
un papel cualquiera y suele realizarse el proceso como con cualquier fotocopiadora normal.
F) FOTOCOPIADORAS.
Segn el tamao y capacidad de copias, se clasifican en:
a) Personales:
Son el tipo ms pequeo que existe en el mercado. Suelen hacer slo copias al 1:1,
es decir al mismo tamao que el original, algunas no van provistas de cassette de
alimentacin por lo que hay que colocarle el papel uno a uno. Estas mquinas no suelen
hacer ms de 10 copias por minuto.
b) De oficina.
c) De alta produccin o profesional.
Segn el tner que utilizan se clasifican en:
a) Tner de polvo.
b) Toner liquido o microtner.
La fotocopiadora es el sistema de reproduccin ms utilizado. No necesita la
preparacin de un clich, sino que trabaja a partir de un documento original. El proceso de
copia suele ser electrogrfico indirecto, por transferencia electrosttica de tner en seco
sobre papel corriente. Es lo que se conoce por xerografa que utiliza conjuntamente la
fotoconductibilidad y la atraccin elctrica concentrando polvo colorante en las zonas negras
o grises de una imagen registrada por la cmara obscura en una placa especial. La imagen
con el polvo colorante adherido pasa a un papel donde se fija mediante la accin del calor y
la presin. El revelado, por tanto, se efecta por rodillo o cepillo magntico y la fijacin suele
ser por presin y calor. Estas mquinas permiten trabajar con diferentes tipos de papel,
aumentar o disminuir el tamao del documento y reproducir en color.
El rendimiento de las fotocopiadoras puede ser negativamente influenciado por las
condiciones ambientales; as pues las temperaturas extremas y la humedad (nunca debe
instalarse una fotocopiadora cerca de un grifo, caldera, humidificadores, etc.) pueden
perjudicar a la mquina. Ha de evitarse la luz directa del sol.
T.5. - 4

Subalternos

T.5. - 5

Subalternos

El proceso xerogrfico consiste fundamentalmente en 6 pasos bsicos. Estos son

los siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Carga.
Exposicin.
Revelado.
Transferencia.
Fusin.
Limpieza cilindro.

1- Carga.
Este proceso consiste en cargar de electricidad una placa xerogrfica, cuya forma
puede ser de cilindro o tambor, banda, llamado fotorreceptor.

El fotorreceptor est recubierto por un material fotocondutor, es decir, es conductor

cuando es expuesto a la luz y aislante cuando est en la oscuridad.
Cuando un hilo conductor es sometido a un alto potencial, y es situado cerca del
cilindro o placa xerogrfica, esta placa situada debajo del hilo se cargar positivamente,
mientras permanezca en la oscuridad.

T.5. - 6

Subalternos

2.- Exposicin.
La placa xerogrfica al ser fotoconductora y ser expuesta a la luz perder sus
cargas positivas.
Cuando se ilumina un documento, la luz es reflejada por las partes blancas que
contiene, con lo cual se descargan las zonas blancas del cilindro xerogrfico, y se obtiene
una imagen electrosttica latente (invisible) en el cilindro o placa xerogrfica.

3 - Revelado.
Los componentes necesarios para la fase de revelado son los siguientes: el
revelador y el tner.
El revelador, es el portador y est formado por grnulos de acero.
El tner, son partculas formadas con pigmentos de carbn.
Estos dos componentes son mezclados en la unidad de revelado. Durante este
proceso los grnulos de revelador adquieren una carga positiva y las partculas de tner
una carga negativa a causa de la friccin que se produce entre ellos.
La unidad de revelado est formada por un
rodillo giratorio magntico y una lmina fija tambin
magntica. A la unidad de revelado se le aplica una
corriente alterna con una componente continua,
llamada bias, esto hace que la semionda positiva
sea mayor que la negativa.
Cuando la atraccin de las cargas en la
superficie del cilindro combinado con la repulsin del
potencial negativo de la polarizacin supera la
atraccin del rodillo magntico, el tner es
proyectado en la superficie del tambor. La cantidad
que se adhiere al tambor es proporcional a las
cargas en la superficie.
Cuando la tensin pasa a positivo, el tner es atrado hacia el rodillo de revelado de
las zonas del cilindro donde no hay cargas positivas o sta es muy dbil.

T.5. - 7

Subalternos

De esta manera ya se obtiene una imagen visible en el cilindro.

4 - Transferencia y separacin.
Al aplicar una carga positiva a la hoja de papel, mediante una corona de
transferencia situada debajo del papel, atraer la imagen formada por granos de tner
cargados negativamente en el cilindro hacia el papel.
El papel de copia viene con una carga positiva procedente de la corona de
transferencia y es atrada por la superficie del cilindro a causa de la electricidad esttica,
para su separacin se aplica a la corona de separacin una corriente alterna con una
componente continua para atenuar la atraccin del cilindro al papel y separarlo del mismo.

5 - Fusin.
Una vez hecha la transferencia al papel hay que fijar la imagen en el mismo para
obtener una imagen permanente en la hoja.
El mtodo ms utilizado es el de calor-presin.
El sistema consiste en dos rodillos montados uno sobre el otro de forma que hagan
contacto sobre s. Los rodillos giran en sentido opuesto impulsando la hoja a travs de ellos
al mismo tiempo que funden la imagen de tner.
El rodillo de calor es un cilindro giratorio metlico hueco normalmente recubierto de
tefln en el que se aloja una varilla calefactora que permanece fija. La varilla suele ser de
cuarzo y su misin es calentar el rodillo de calor de una manera uniforme y lo transmita a la
imagen de tner para su fijacin en el papel.
El rodillo de presin consta de un eje recubierto de una capa gruesa de material
blando y flexible. Al ser presionado sobre el rodillo de calor, hace que la imagen de tner en
el papel sea fundida y se obtenga una imagen permanente.

T.5. - 8

Subalternos

6 - Limpieza cilindro.
En la transferencia no todo el tner va sobre el papel, durante esta fase el tner del
cilindro es eliminado para que la copia siguiente no se deteriore.

El tner que permanece en el tambor es eliminado por la lmina de limpieza, la cual

se desplaza de manera transversal para empujar el tner hacia la unidad de limpieza, y una
lmina flexible impide que el tner eliminado salga del grupo de limpieza.

A) FUNCIONAMIENTO PRCTICO DE UNA FOTOCOPIADORA TIPO.

Uno de los problemas ms habituales que presenta el uso de las copiadoras es el
atasco de papel. Cuando esto ocurra se encender un indicador y la mquina se detendr.
Para eliminar el atasco se verificarn las zonas principales donde ste suele producirse:
a)
b)
c)
d)

Zona de entrada desde el Clasificador de hojas.

Zona de fijacin y entrega de hojas.
Zona del conjunto transportador.
Zona del cassette.

Durante esta operacin se evitar romper el papel atascado al intentar sacarlo, pues
cualquier resto de papel impedir la puesta en funcionamiento de la fotocopiadora.
Las modernas fotocopiadoras van provistas de una serie de botones indicadores de
funciones ( falta papel, falta tner, ampliacin, reduccin, atasco de papel, nmero de copias,
stop, posicin del papel, clase de papel, contador de copias, aumento o disminucin de la
tintada de la copia, etc...).
Comienzo para copiar.
Para iniciar el trabajo de copiar los originales se debe tener en cuenta:
a) El tiempo de calentamiento.
Todas las mquinas cuando se encienden usan un tiempo en autodiagnosticarse y
prepararse para la labor de copiar. Durante ese tiempo no pueden realizarse copias. Se
habr de esperar hasta que la mquina indique, en el panel frontal, si est preparada.
Mientras tanto, puede colocarse el original a fotocopiar en la pantalla.

T.5. - 9

Subalternos

b) Observar el panel frontal.

En este panel las mquinas fotocopiadoras muestran si existe algn problema para
su normal funcionamiento. Ha de observarse y, en su caso, corregir el problema que indique
dicho panel.
c) Existencia de papel.
Se debe observar si el cassette tiene papel y si se encuentra introducido
correctamente en la mquina. Tngase en cuenta que dependiendo de la posicin que el
papel haya sido colocado en el cassette, el original ha de colocarse en un lugar u otro de la
pantalla.
d) Cierre de cubiertas.
Las mquinas fotocopiadoras suelen ir provistas de un sistema de deteccin de
apertura de las cubiertas. Dichos detectores, si encuentran que alguna cubierta no est
cerrada, bloquean la mquina y no se pueden realizar copias. Por tanto, debe comprobarse
que todas estn cerradas.
e) Colocacin del original en la pantalla superior.
En el caso de que la mquina no disponga de alimentador automtio de hojas, el
original debe colocarse correctamente sobre el cristal superior portaoriginales, conforme a las
instrucciones que suelen aparecer en el mismo, sobre el tipo de original a copiar; segn sea
el tamao del original y el tipo de copia debe colocarlo de una forma o de otra. Una vez
colocado el original, debe cerrarse la tapa superior para realizar la copia.
f) Seleccin del nmero de copias, tamao y clasificacin.
Introducir en el teclado del panel el nmero de copias que se desean, as como el
tamao de las copias, ampliacin o reduccin y, seguidamente, pulsar el botn de copia que
se encontrar encendido. En el supuesto de que la fotocopiadora que use, cuente con
clasificadores habr de introducir tal circunstancia al objeto de que cada copia se realice
diferenciada.
g) Nuevos originales y retirada de copias.
Para retirar el primer original se debe esperar a que se apague la luz de la lmpara y
colocar el nuevo original sobre el cristal de exposicin; las copias se pueden retirar de la
bandeja de salida, para lo cual debe esperar unos segundos.

B) MANTENIMIENTO DE UNA FOTOCOPIADORA.

Al ser una mquina generalmente de coste elevado, se hace preciso que las
personas encargadas de hacer las fotocopias cuiden especialmente su manejo y conozcan
unas normas elementales y bsicas de mantenimiento, ya que se da el caso de que la
mayora de averas que se producen en las fotocopiadoras vienen determinadas por un mal
uso y nulo mantenimiento de las mismas por parte de sus usuarios. As pues conviene saber
que para el correcto funcionamiento y copiado perfecto, los usuarios de fotocopiadoras
debern observar como mnino las normas siguientes:

T.5. - 10

Subalternos

Pantalla encimera de vidrio (placa de cristal).

Limpiarla con un limpiacristales normal sin dejar franjas. No hacer fotocopias de papel
que lleven adheridas grapas, clip o cualquier otro elemento metlico que puede deteriorar la
pantalla de vidrio.
Correa de transporte.
Limpiarla con un pao empapado con un detergente neutro. Luego secarla bien.
Tner.
Almacenar los cartuchos de toner en posicin horizontal protegidos de los rayos de
sol.
Contador de llave.
Esta unidad es indispensable para controlar los gastos de copiado. Cada
departamento puede ser dotado de un contador de llave particular para que pueda computar
correctamente sus gastos de copiado.
Tapa para originales.
Limpiar la parte inferior de la tapa con un pao hmedo, eventualmente aada un
detergente suave al agua.
La fotocopiadora es un elemento de gran consumo (aproximadamente 1 kw de
potencia) dentro de los equipos ofimticos habituales si su fotocopiadora dispone de modo
de ahorro de energa (Energy Star o similar) configralo en combinacin con su
administrador de sistemas informticos o solicitar de la persona encargada del
mantenimiento de la misma que proceda a su instalacin.
En aquellas fotocopiadoras con sistemas de ahorro de energa (Energy Star o
similar) es interesante agrupar los trabajos a fotocopiar en tandas para as prolongar los
periodos en los que actan dichos sistemas.

T.5. - 11

Subalternos

FOTOCOPIADORA:

ENCENDIDO/APAGADO.
Al pulsar el interruptor principal la fotocopiadora se encender. En algunas
mquinas aparece un determinado smbolo en la pantalla o bien el panel de control e
informacin indicar que entra en el tiempo de calentamiento. En mquinas ms antiguas
la tecla de "comenzar a copiar" se mantendr apagada hasta que transcurra el tiempo de
calentamiento. El tiempo de calentamiento oscila de unas mquinas a otras, pero es
aproximadamente de 100 segundos. Durante el calentamiento y, a veces durante un
trabajo de copia prolongado, las fotocopiadoras efectan una comprobacin y ajuste de la
calidad de copia. Aunque se interrumpe durante la comprobacin, la fotocopiadora reanuda
la alimentacin una vez realizados los ajustes.
Deber esperar antes de hacer las copias hasta que en el visor del panel de control
y visor de informacin le indique que est preparada para copiar, no obstante la copiadora
puede programarse para un trabajo durante el calentamiento de la mquina.
Despus de efectuarse el calentamiento, la fotocopiadora se activa en Modo de
copia normal, lo que significa que est dispuesta para realizar una "copia normal" sin
seleccionar funciones o condiciones especiales.

T.5. - 12

Subalternos

PARMETROS DEL MODO DE COPIA NORMAL son:

-

Salida de copias: Bandeja

superior.
Original
encuadernado:
Desactivado.
Calidad de copia: Normal.
Ampliacin/Reduccin:
100% (igual tamao).
Tipo de papel: A4 o
seleccin
de
papel
automtica.
Nmero de copias: 1.

El modo de copia normal puede modificarse de acuerdo con las necesidades de

copia concretas, personalizndose la fotocopiadora. Por otra parte, un minuto despus de
completado un ciclo de la fotocopiadora, sta volver al modo de copia normal.
Si se ha programado la fotocopiadora, pero no se ha iniciado un trabajo de copia, la
mquina vuelve al modo de copia normal despus de cuatro minutos aproximadamente.
UTILIZACIN DEL CRISTAL DE EXPOSICIN.
Seleccione el nmero de copias si debe realizar ms de una. Levante la cubierta de
originales. Coloque el original cara abajo en el Cristal de exposicin. Alinee el original con
la gua verde de registro. Baje la cubierta de originales y pulse comenzar para empezar a
copiar.

UTILIZACIN DEL ALIMENTADOR DE HOJAS MLTIPLES.

El Alimentador automtico de originales incluye un alimentador de hojas mltiples.
Suelen tener capacidad para un mximo de entre 40 y 50 originales.

Es conveniente que para copiar originales daados o delicados, se use el Cristal de

exposicin.
T.5. - 13

Subalternos

Utilizando el alimentador de hojas mltiples, las copias irn a la bandeja de salida o

al clasificador en el mismo orden que los originales. Debe seguirse el siguiente
procedimiento:
1. Si desea realizar ms de una copia, seleccione el nmero que desea y, en su
caso, si las desea clasificadas.
2. Introducir los originales en el alimentador de hojas mltiples, cara arriba, hasta
que se encienda un piloto (normalmente de color verde).
3. Ajustar la gua de longitud (normalmente de color verde) de manera que slo
toque los bordes de los originales.
4. Pulse comenzar para copiar.
5. Retire las copias de la Bandeja de salida o de la clasificadora.
El alimentador de hojas mltiples puede utilizarse para copiar una combinacin de
originales de distintos tamaos normales en una pila.
Los tamaos normales son: A5 (149 mm x 210 mm), A4 (210 mm x 297 mm) B4
(250 mm x 353 mm) y A3 (297 mm x 420 mm). Se debe seguir el siguiente proceso:
Colocar en la copiadora papel de diferentes tamaos que correspondan a los
originales. Seleccione las funciones Auto% y Auto y pulse comenzar para empezar a
copiar. Segn vaya alimentando originales en el Cristal de exposicin, la copiadora
detectar el tamao de cada original y alimentar desde la bandeja el papel de copia con el
mismo tamao.
REALIZACIN DE COPIAS DESDE ORIGINALES ENCUADERNADOS.
Se puede utilizar este procedimiento para copiar la pgina derecha, izquierda o
ambas, de originales encuadernados como revistas o libros.

Para realizar copias reducidas en modo originales encuadernados, debe

seleccionarse el porcentaje buscado y seguir el procedimiento que a continuacin se

T.5. - 14

Subalternos

explica. No pueden realizarse copias ampliadas en el modo de originales encuadernados,

pero s reducidas.
Procedimiento:
1. Determinar las pginas que va a copiar:
A.- Pgina izquierda mostrada con el documento abierto.
B.- Pgina derecha mostrada con el documento abierto.
A,B.- Ambas pginas con el documento abierto, cada una como copia
separada.
2. Pulsar el botn de originales encuadernados para que aparezca la luz
indicadora junto a la seleccin deseada.
3. Levantar la cubierta de originales y colocar el original encuadernado cara abajo
en el cristal de exposicin. (Seguir la flecha de registro verde (X) y la Etiqueta de
los originales encuadernados (Y) para una correcta colocacin del documento.
4. Bajar la cubierta de originales.
5. Realizar las copias de forma normal.
6. Terminado el trabajo, pulse C/CM dos veces para cancelar el modo original
encuadernado y volver al modo de copia normal.
REAS DE ENTRADA DE PAPEL DE COPIA.
Bandejas de Papel.
Las fotocopiadoras de tamao medio suelen contar con un mdulo de papel para
dos bandejas. Una de ellas suele ser una bandeja ajustable que puede adaptarse para
alimentar papel de copia A4 (210 mm x 297 mm), B4 (250 mm x 353 mm) y A3 (297 mm x
420 mm). La otra bandeja suele alimentar papel de copia A4.

Cuando se acaba el papel de la bandeja, en la pantalla aparecer un mensaje o

smbolo. Para colocar el papel en el mdulo de papel para 2 bandejas, se debe abrir el
cajn de las bandejas tirando del mismo, posteriormente, colocar el papel en la bandeja
adecuada. No debe ponerse papel por encima de la etiqueta que indique el mximo (MAX)
o la lnea de mximo (MAX) de la bandeja. Debe asegurarse que las esquinas de la pila de
papel se hallan debajo de las esquinas metlicas. Por ltimo, empujar el cajn de las
bandejas de papel hasta que se detenga.
Bandeja auxiliar para hojas individuales.
Esta bandeja se utiliza para realizar copias en soportes especiales o en papel
distinto al contenido en la bandeja 1 o en el mdulo de papel para 2 bandejas.
Esta bandeja tambin puede utilizarse cuando se necesite ejecutar un trabajo
rpido utilizando un soporte de copia especial o utilizando interrumpir.

T.5. - 15

Subalternos

La bandeja de hojas individuales admite los tamaos de papel de copia desde A5

hasta A3.
Para realizar copias usando la bandeja auxiliar para hojas individuales, introduzca el
papel de copia en la bandeja deslizndolo a lo largo de la gua de color azul hasta que se
detenga. Debe asegurarse de que el papel de copia est correctamente colocado. Cuando
est correctamente colocado, el papel se alimentar automticamente a la copiadora. La
bandeja de hojas individuales se encontrar ahora seleccionada para copiar. A continuacin
ajuste los parmetros de calidad de copia y de reduccin/ampliacin segn necesite. La
funcin Auto% permanece inactiva al usar la bandeja de hojas individuales. Pulse
comenzar a copiar para que se inicie el trabajo de copia. Si el documento a copiar tiene
ms de una pgina, siga alimentando papel de copia hasta finalizar el trabajo. Si se pulsa
el botn C/CM una vez introducido papel en la bandeja de hojas individuales, el papel se
desviar a la bandeja de salida de copias.

Colocacin de soporte de copia especial (etiquetas, transparencias, papel

perforado, papel preimpreso).
Las fotocopiadoras actuales pueden trabajar con etiquetas, transparencias, papel
preimpreso, papel perforado y papel coloreado. El proceso que se ha de seguir es el
siguiente:

Si se trata de etiquetas, introduzca las etiquetas cara arriba en la correspondiente

bandeja. Si se trata de transparencias colquelas con el lado brillante cara arriba y el borde
rosado hacia la parte delantera. Si se trata de papel perforado, las perforaciones deben ser
introducidas hacia la derecha. Respecto al papel preimpreso, ste debe introducirse cara
arriba, con la parte superior mirando hacia la parte delantera de la bandeja.
REALIZACIN DE COPIAS CLASIFICADAS.

T.5. - 16

Subalternos

Cuando se selecciona clasificadas, la fotocopiadora va clasificando de forma

automtica cada juego de copias en su correspondiente bandeja.
La clasificadora puede puede contener, dependiendo de la fotocopiadora, desde 10
a 20 juegos de copias en su correspondiente bandeja y cada bandeja puede contener
hasta aproximadamente 40 copias.
La bandeja superior de la Clasificadora puede contener hasta 99 copias en Modo
sin clasificar. Si la fotocopiadora no cuenta con alimentador automtico de hojas, use el
Cristal de exposicin. Copie primero el ltimo original de modo que cada juego de copias
mantenga el mismo orden que los originales.
REALIZACIN DE COPIAS REDUCIDAS O AMPLIADAS.
Auto% Esta seleccin calcula y define automticamente el mejor porcentaje para
copias de tamao normal basndose en el tamao del original. Si selecciona Auto% la
copiadora se ajustar de forma automtica reduciendo o ampliando la imagen del original
para que corresponda al tamao de papel de copia escogido. Mientras el original se
alimenta en la copiadora, el porcentaje se calcula automticamente mostrndose en la
pantalla. Cada original es detectado por la fotocopiadora y adaptado de acuerdo con el
tamao de papel seleccionado ms prximo.

T.5. - 17

Subalternos

Si se desea personalizar el tamao de reduccin/ampliacin, pulse los botones de

flecha arriba/abajo adecuados para obtener el porcentaje deseado. El porcentaje
seleccionado se mostrar en pantalla. Podr seleccionar cualquier porcentaje desde 64%
hasta 156% en pasos de 1%.
Algunas mquinas fotocopiadoras cuentan con parmetros prefijados que se
pueden elegir directamente y que son %1 - 141% y %2 - 70%.
Reduccin A3 - A4; 71%
Aumentar A4 - A3; 141%
No se puede cambiar la seleccin de reduccin/ampliacin durante un trabajo de
copia.
REALIZACIN DE COPIAS MS OSCURAS O MS CLARAS.
Efecte selecciones en el rea de calidad de copia del panel de control para
obtener copias ms oscuras o ms claras. Para cambiar el contraste de muy claro a muy
oscuro, pulse los botones de flecha arriba o flecha abajo.

Pulse el botn flecha abajo para mover el indicador hacia ms oscuro cuando los
originales sean de papel autocopiativo de lneas delgadas, poco definidos, rotulados o
impresos con tinta roja.

T.5. - 18

Subalternos

Pulse el botn flecha arriba para mover el indicador hacia ms claro cuando los
originales sean de papel resaltado, con rejillas no deseadas en las copias, con partes
pegadas o imgenes que deben suprimirse.
REALIZACIN DE COPIAS A DOS CARAS DESDE ORIGINALES A UNA CARA Y A DOS
CARAS.
Las fotocopiadoras ms modernas suelen contar con una opcin para que, desde el
alimentador automtico de hojas, pueda realizarse automticamente una copia del original
a una o doble cara.
Para realizar copias a dos caras desde originales a una cara deber seguir el
siguiente proceso:
1. Si cuenta con un nmero impar de originales, aada una hoja en blanco al final
del juego y compruebe que la bandeja 2 tenga papel de copia.
2. Separe las pginas con nmero impar de las que tenga nmero par.
3. Seleccione el juego de nmero par e introdzcalo en el alimentador automtico
de hojas.
4. Asegrese de seleccionar sin clasificar en el rea de salida de copias del panel
de control.
5. Pulse comenzar para iniciar el trabajo de copia.
6. Retire las copias de la bandeja de salida y volvindolas cara abajo, colquelas
en la bandeja 2.

7. Introduzca el juego de nmero impar en el alimentador automtico de hojas y

pulse comenzar para iniciar el trabajo de copia.

Si lo que desea es la realizacin de copias a dos caras desde originales a dos

caras, siga el siguiente proceso:
1. Introduzca los originales en el alimentador automtico de originales con la
pgina 1 cara abajo.
2. Retire las copias de la bandeja de salida, vuelva a ordenarlas (pgina 1 en la
parte inferior, la ltima pgina en parte superior) y colquelas en la bandeja 2.
3. Coloque los originales en el alimentador automtico de hojas con la pgina 1
hacia arriba. Seleccione clasificadas si lo desea y pulse comenzar para
finalizar el trabajo de copia.

T.5. - 19

Subalternos

INTERRUPCIN DE TRABAJOS DE COPIA PROLONGADOS:

Si desea realizar un trabajo momentneo mientras estaba realizando una tarea
programada, pulse el botn interrumpir y espere hasta que la copiadora se detenga por
completo.
Si est utilizando el alimentador de hojas mltiples, debe esperar a que los
originales lleguen al rea de salida del alimentador.
Retire los originales del rea de salida del alimentador o si est utilizando el cristal
de exposicin, retire el original del cristal.

A continuacin seleccione funciones y ejecute el trabajo deseado. Si la clasificadora

se utilizaba en el primer trabajo, es posible que no pueda seleccionarla para el segundo
trabajo.
Una vez terminado, pulse el botn interrumpir para volver al primer trabajo. La
seleccin de funciones y nmero de copias del primer trabajo reaparecern en el panel de
control.
Vuelva a introducir los originales del primer trabajo en el alimentador de hojas
mltiples o introduzca, en su caso, el original del primer trabajo en el cristal de exposicin.
Pulse comenzar para continuar el primer trabajo.
CONSEJOS Y SOLUCIONES DE PROBLEMAS.

Para realizar copias desde fotografas, use el cristal de exposicin y ajuste el

contraste de copia utilizando los botones de flecha arriba/flecha abajo.
Para la realizacin de copias desde originales en color debe seleccionar Auto en el
rea de calidad de copia del Panel de control. La copiadora efectuar un ajuste automtico
del nivel de contraste de las copias.

T.5. - 20

Subalternos

Para aquellos originales que resulten difciles de copiar (transparentes, daados, de

peso, tamao o forma no habituales, etc.), utilice primero el Cristal de exposicin; luego
pueden colocarse las copias en el alimentador automtico de originales para obtener el
nmero de juegos deseados.

Si se producen atascos de papel, las posibles soluciones son las siguientes:

-

Habitualmente el panel de control le indicar en qu zona de la mquina se ha

atascado el papel (frecuentemente en la correa transportadora), por lo que
habr de levantar el pestillo de liberacin para abrir la fotocopiadora. Retire
cualquier papel que se halle dentro de la copiadora. Si la copiadora cuenta con
una clasificadora, levntela tirando por ambos lados de la misma para retirarla
de la copiadora y retire cualquier papel que descubra sin desgarrarlo y si se
desgarra, asegrese de retirar todos los pedazos de la copiadora para evitar
futuros problemas. Si es necesario, levante el deflector negro de escobilla para
retirar cualquier papel oculto. A continuacin cierre la copiadora y vuelva a
colocar la clasificadora en su posicin. Abra el cajn para dos bandejas y retire
cualquier papel que halle en el recorrido del mismo, cirrelo y reanude el trabajo
de copia.
Si el papel se halla rizado, debe dar la vuelta hacia abajo a la pila de papel en la
bandeja o bien girar la pila del papel. Si no da resultado, sustituya el papel de la
bandeja por papel de un nuevo paquete probando con un papel de peso,
calidad o marca diferentes.
Debe mantener el papel en su envoltura original y almacenarlo correctamente
cuando no lo utilice.
Airee el papel perforado para eliminar las obturaciones.
Asegurarse de que el papel de copia se halle bajo los retenes metlicos.

Limpieza.
La limpieza del cristal de exposicin es importante ya que ayudar a obtener copias
ms limpias y evitar que se produzcan fallos de alimentacin de originales cuando utilice el
alimentador de hojas mltiples o el de hojas individuales. Debe limpiarse con una toallita de
papel o pao suave con limpiador no abrasivo para cristal o agua. Levante la cubierta de
originales y limpie la superficie del Cristal de exposicin hasta que quede seca y sin
manchas.
Desconecte la copiadora del enchufe de pared antes de efectuar ninguna limpieza.
No utilice limpiadores con aerosol.
Medidas de seguridad.
Evite toda exposicin directa a las lmparas para originales. Dichas lmparas son
muy brillantes y pueden producir molestias en los ojos. Se recomienda mantener cerrada la
cubierta de originales.

T.5. - 21

Subalternos

Respete la normativa vigente para deshacerse de los cartuchos del toner.

Actualmente suelen reciclarse.
Evite que el fotorreceptor quede expuesto a la luz durante perodos prolongados de
tiempo. No queme el cartucho de toner.
No toque con las manos el rea del fusor, dentro del rea de la bandeja de salida ya
que puede sufrir quemaduras.
Nunca retire ninguna cubierta o proteccin para las que necesite herramientas.
Estas reas no son accesibles al usuario.
Nunca truque los dispositivos de seguridad elctricos o mecnicos. Las cubiertas,
protecciones y dispositivos de seguridad se han diseado para que la mquina no funcione
con las cubiertas abiertas.
Desenchufe la fotocopiadora de la salida de corriente y llame al Servicio Tcnico de
Mantenimiento en las siguientes circunstancias:
-

Cuando el cable de corriente se encuentre daado.

Cuando el dispositivo de seguridad del cable, si lo tiene, se ha activado por
segunda vez.
Si se ha derramado lquido sobre la mquina.
Si la copiadora fue expuesta a lluvia o agua.
Si la copiadora produce ruidos u olores extraos.
Si se ha dejado caer la copiadora o se ha daado la cubierta.

Las ranuras y aberturas de la cubierta y las partes posterior e inferior de la

copiadora se utilizan para ventilacin. Para asegurar el correcto funcionamiento de la
fotocopiadora y evitar sobrecalentamientos, debe evitarse bloquear o cubrir tales aberturas.
La copiadora no debe colocarse cerca de radiadores o fuentes de calor. Tampoco debe
encastrarse o colocarse dentro de alojamientos muy cerrados a menos que cuenten con la
ventilacin adecuada.
Nunca introduzca objetos de ningn tipo en las ranuras de la copiadora ya que
pueden afectar puntos de voltaje peligrosos o provocar cortocircuitos con el consiguiente
riesgo de incendio o descarga elctrica.
No colocar la copiadora cerca del agua, lugares hmedos o lugares al aire libre. No
colocar la copiadora encima de superficies inestables. La copiadora debe estar conectada
a un enchufe con toma de tierra.
G) ENCUADERNADORAS.
Existen en el mercado una variedad de mquinas que tienen como misin principal la
encuadernacin de documentos. Este proceso que antao estaba reservado a los
encuadernadores profesionales, se ha divulgado y puesto al alcance de cualquiera gracias a
estas mquinas, de sencillo manejo que han aparecido en el mercado.
El sistema de encuadernacin ms difundido en las oficinas es el sistema conocido
como de "gusanillo o espiral" plstico o metlico, tipo libreta que tiene la ventaja de ser
barato y fcil de manejar, ya que el sistema de encuadernado por calor necesita de una
mquina ms costosa e incluso de una formacin especifica para su manejo, de aqu que el
sistema de gusanillo haya ganado terreno en el campo de la encuadernacin de material de
oficina. Consiste este sistema bsicamente en una mquina que funciona manualmente
taladrando primero el papel para luego introducir el gusanillo, que puede ser de varios
T.5. - 22

Subalternos

grosores, en funcin de la cantidad de papel a encuadernar. Es una mquina que no precisa

ms mantenimiento que el de la limpieza peridica de los residuos del taladrado.
Existen en el mercado otras mquinas encuadernadoras como son:
a) Las termoencuadernadoras, que
funcionan incorporando en un
borde del conjunto de hojas una
sustancia plstica que, mediante
el calor que les proporciona dicha
mquina, se funde quedndose
adherido a dichas hojas y
provocando la unin de las
mismas.
b) Las
fresadoras
y
encuadernadoras
de
cola
caliente que realizan el fresado
de los bordes del papel y luego le incorporan cola caliente que una vez que se
enfra se adhiere a estos bordes y penetra dentro a travs de los cortes que le
provoca el fresado.
Todas estas mquinas encuadernadoras pueden incorporar unas portadas a los
documentos, dentro de la realizacin del proceso de encuadernacin.
Tanto en la Administracin, como en cualquier empresa, la informacin escrita que
se genera tiene diversos destinos. Puede ser informacin de uso interno, tener como
destinatario el exterior o ser informacin para archivo. En todos los casos necesitamos
algn sistema para contenerla. Cuando se trata de algo de uso continuo, que no queramos
que sea aparatoso, que requiera una buena presentacin y que tenga carcter definitivo,
entonces necesitamos encuadernar.
Vemos a continuacin unos ejemplos relativos a las encuadenadoras ms usuales.
Existen diversos tipos de encuadernacin que permiten encuadernar todo tipo de
documentacin agilizando el trabajo y mejorando la imagen de su empresa.
De lomeras de silicona.
Estas encuadernadoras proporcionan una atractiva y profesional imagen en tan solo
unos segundos, sin necesidad de estar taladrando las hojas. El resultado es una acabado
perfecto y duradero, al utilizar unos lomos dotados de silicona que proporciona una
impresionante adherencia, sin miedo a que se escapen las hojas.
Algunas de ellas permiten 3 tamaos de lomos en diferentes colores, para una
perfecta personalizacin y permite la encuadernacin de 2 a 275 hojas y la utilizacin de
cualquier tipo de portada y contraportada o encuadernar sin utilizar stas.
Otras, son totalmente automticas, incluso en la introduccin de la lomera, lo que
supone una mayor agilidad y produccin, aunque el ancho de lomo para encuadernar slo
ser de un mximo aproximado de hasta 125 hojas.
Encuadernadora de pas.
Es un nuevo sistema de encuadernacin de archivo fijo, fcil y rpido, con una
magnifica presentacin. Es compatible a su vez con el sistema ms utilizado

T.5. - 23

Subalternos

mundialmente: el de canutillo plstico, pero en vez de utilizar este consumible utiliza una
lomera adhesiva de 21 puas que tapa totalmente el lomo e incluso los agujeros del taladro.
Una vez taladrados los documentos, slo hay que bajar una palanca para que presione la
lomera colocada. El resultado es un dossier totalmente plano, elegante y manejable,
pudiendo utilizar cualquier tipo de portada.
De discos plsticos.
Se trata de una original y prctica encuadernacin para todo tipo de documentos,
que gira 360 y con la gran ventaja de poder desencuadernar e intercambiar hojas sin tener
que utilizar la mquinas. Todos los modelos perforan y encuadernan. Existen cuatro
tamaos de discos para encuadernar hasta 130 hojas, en siete colores distintos.
De canutillos.
Se pueden perforar fcilmente 12 hojas de 80 gr. a la vez. Suelen llevar impresa, en
la parte delantera de la mquina, una tabla comparativa que muestra los tamaos de los
canutillos de plstico y de los folletos.
Encuadernadoras de Espiral.
Se trata de un sistema de encuadernacin muy demandado, por sus grandes
cualidades. Ofrece una gran resistencia y a la vez una gran manejabilidad, permitiendo
abrir el dossier 360, y encuadernar hasta 400 hojas. Utiliza espirales de alambre metlicos
de gran resistencia, de diferentes tamaos en funcin del numero de hojas a insertar. Es
ideal para todos aquellos dossieres que vayan ser muy utilizados, sin riesgo a que se
desprendan las hojas. Son encuadernadoras muy fciles de usar, en las que slo hay que
perforar las hojas e introducir el espiral. Para empresas con un volumen alto de
encuadernaciones, existen modelos de perforado elctrico e insertadoras elctricas que
introducen el espiral en las hojas en un par de segundos.
Encuadernadoras mixtas.
Estas mquinas pueden usar plstico o alambre. La mquina permite dos tipos de
perforaciones, rectangular (3 x 8 mm) para canutillos de plstico y cuadrado (4 x 4 mm)
para alambre.
Se pueden perforar facilmente 12 hojas de 80gr. a la vez.
Para hacer la encuadernacin final ms fcil, el canutillo de metal est situado y
bloqueado en una placa magntica la cual se ajusta dentro de la mquina.
En la parte delantera de la mquina hay impresa una tabla comparativa que
muestra los tamaos de los canutillos de plstico y de los folletos; esto servir de ayuda a
la hora de elegir el tamao apropiado del canutillo.
H) FRANQUEADORAS.
La estampacin mecnica del franqueo se efectuar exclusivamente por medio de
Mquinas de modelos admitidos por la direccin del Organismo Autnomo de Correos y
Telgrafos, que ser quien resuelva los expedientes de solicitud que formulen las casas
constructoras o fabricantes.
A la Direccin del Organismo Autnomo de Correos y Telgrafos corresponde
tambin conceder la autorizacin para su uso, que las personas o entidades interesadas,

T.5. - 24

Subalternos

deben solicitar de la misma. El franqueo mediante Mquinas de franquear, puede

efectuarse en sustitucin de los sellos, pero puede emplearse simultneamente con ellos.
El franqueo por medio de estas estampaciones mecnicas podr utilizarse para
toda clase de envos que circulan por el correo, cualquiera que sea la modalidad con que
se admitan, cursen o entreguen.
Cuando se trate de objetos cuyas dimensiones no permitan la estampacin
mecnica directa, sta podr obtenerse en una etiqueta o faja en la que figuren impresos el
nombre del remitente y la direccin del objeto, y que habr de adherirse en toda su
extensin a los envos respectivos. (Este procedimiento no podr, en ningn caso,
aplicarse a la correspondencia asegurada). El procedimiento nico para abonar el franqueo
de la correspondencia por medio de estampaciones de mquinas, ser el de adquisicin de
tarjetas-vale, an cuando sea que funcionen por el sistema de carga.
La Fbrica Nacional de Moneda y Timbre confeccionar las tarjetas-vale y los
precintos.
Caractersticas.
Todo tipo de mquina de franquear habr de reunir las siguientes caractersticas:
-

Disposicin especial que garantiza, mediante precinto y llaves.

Que el usuario no podr realizar en las mquinas maniobras que alteren o

modifiquen su funcionamiento, sin intervencin del servicio de Correos.
Que por medio de los dispositivos mecnicos adecuados, sea posible conocer en
cualquier momento, los datos siguientes:
-

Importe del franqueo realizado, desde la puesta en funcionamiento de la

mquina.
Nmero de tarjetas-vale o cargas utilizadas.
Importe del franqueo realizado, o en su caso, pendiente de gasto, en la ltima
tarjeta-vale o carga.

Que las impresiones producidas por las mquinas representen la totalidad del
franqueo en una sola estampacin o en dos a lo sumo, si bien con carcter excepcional
podr hacerse en tantas impresiones como sea necesario.
Que dichas estampaciones se ajusten exactamente al modelo que seale la Fbrica
Nacional de Moneda y Timbre.
Que al extinguirse la carga o capacidad parcial de franqueo de la mquina, segn el
tipo, la cesacin de funcionamiento se produzca por medio de un mecanismo automtico
de garanta absoluta.
Obligaciones en el uso de estas mquinas.
Los particulares o empresas que deseen utilizar una mquina de franquear
correspondencia de tipo o modelo autorizado por la Direccin del Organismo Autnomo
Correos y Telgrafos, debern solicitarlo de sta, por conducto del Jefe de la Oficina de
Correos y Telgrafos de la localidad donde haya de utilizarse la mquina.
Los usuarios se obligarn especialmente.

T.5. - 25

Subalternos

A no franquear otra correspondencia que la de su propiedad, pudiendo

estimarse como tal:

Por los dueos de los hoteles, pensiones, y establecimientos similares, las

de las personas alojadas en los mismos.
Por los titulares de Empresas o negocios industriales o comerciales, la de
sus Sucursales.
Por las Empresas de Publicidad Directa, la de sus clientes, siempre que se
exprese en las estampaciones el nombre o razn social de la Empresa
Publicitaria.

A facilitar el examen de la mquina, siempre que los inspectores de Correos o

de Hacienda lo pretendan.
A dar cuenta inmediata a la Administracin de cualquier interrupcin o
anormalidad en el funcionamiento de la mquina as como de los posibles
cambios de domicilio de la misma.
A no intentar reparaciones ni maniobras, conservando la integridad de los
precintos y cerraduras.
A devolver a Correos los troqueles cuando, por su voluntad o por disposicin de
la Administracin, cesen en el uso de la mquina.
A no realquilarla ni venderla, sin previo asentamiento de la Administracin de
Correos y devolucin de los troqueles.
A abonar el duplo del franqueo no contabilizado por mal funcionamiento de la
mquina si no avis oportunamente a la Administracin.

Concesin de la autorizacin.
La Direccin del Organismo Autnomo de Correos y Telgrafos, a la vista de la
solicitud e informe de la Oficina, autorizar o no el uso de la mquina, asignndole, en
caso afirmativo un nmero, que ser el que en lo sucesivo lleve la mquina y con el que
figurar en todos los documentos del servicio, y en las estampaciones que la misma
efecte.
En la estampacin deber constar:
-

T.5. - 26

La inscripcin Correos-Espaa, y en el centro y con nmeros arbigos la

indicacin del valor del franqueo; todo ello en tinta roja y colocado en el
ngulo superior derecho del anverso de los sobres o cubiertas.
Al lado de la estampacin llevar otra en la que conste el nombre de la oficina
de origen y la fecha, en la misma forma en que figuren en los matasellos de la
Oficina de que se trate, para la correspondencia ordinaria.
El nombre o razn social del poseedor de la mquina y el nmero que
corresponda a sta en la serie de las autorizadas.
El nombre del titular o su razn social puede sustituirse por uno o dos anuncios
breves, previa autorizacin, pero en este caso, el nombre o razn social se
indicar en el membrete del sobre o cubierta.

Subalternos

I) EL FAX, TELEFAX O TELEFACSMIL.

La necesidad de transmitir o recibir desde un punto distante un gran volumen de

informacin y sobre todo copias exactas de determinados documentos ha sido el origen del
telefax, telefacsmil o fax. Este podr definirse como el sistema para enviar o recibir una
copia idntica de un documento a larga distancia.
El canal mediante el que se realiza el envo de informacin es la lnea telefnica y
los instrumentos necesarios para ello son dos unidades de fax, aparatos preparados para
transmitir o recibir informacin, conectados a dicha lnea telefnica.
El mecanismo para transmitir la informacin es el siguiente:
1. En el fax emisor se coloca el documento que se quiere tansmitir y se efecta a
travs del mismo la llamada telefnica al nmero donde se encuentra conectado
el fax receptor.
2. El fax receptor recibe la llamada del emisor y se conectan preparndose para
recibir la informacin, durante este proceso el documento es ledo por el fax
emisor y transmitido, va telefnica, al fax receptor para imprimirlo.
3. Una vez transmitido el documento el fax emisor manda la seal de fin de la
transmisin que una vez recibida por el receptor da por finalizado el proceso. En
este momento en el fax receptor se encontrar una copia idntica a la que ha
sido leda y enviada por el fax emisor.

T.5. - 27

Subalternos

Elementos necesarios para el funcionamiento del fax.

Como hemos indicado anteriormente, para poder realizar la transmisin o recepcin
de documentos va fax son necesarios los siguientes elementos:
-

Un telefax o fax en cada uno de los puntos de comunicacin.

Un telfono para poder marcar el nmero telefnico al que se pretende enviar la
informacin. Hay aparatos que incorporan teclado para poder marcar y otros que
necesitan un telfono para poder marcar.
La lnea telefnica para poder realizar la comunicacin entre ambos fax.
Un soporte de papel para recibir la informacin que nos es remitida por el fax
que la enva.

Tipos de fax.
Los fax que llevan incorporados el teclado para marcar suelen ser los de mayor
produccin en el envo de documentos y suelen estar conectados a lneas de uso exclusivo
para fax, el resto suelen ser ms de tipo personal.
Recomendaciones para el uso de fax.
Antes de enviar cualquier documento debe asegurarse de que:
1. Este cumple con los requisitos de tamao que admita su fax, si no lo tienen en
cuenta no slo le ser imposible enviar el documento sino que puede originar
atascos durante el proceso que pueden incidir en los componentes del aparato.
Si el documento es muy pequeo, deber ampliarlo en una fotocopiadora y si
fuera demasiado largo deber transmitirlo en varias partes.
2. Si el documento contiene informacin borrosa o con caracteres muy pequeos
es posible que no se transmita con claridad. No debe enviar documentos con las
esquinas dobladas, con orificios de encuadernacin o con hojas pegadas,
deber copiarlos en hojas aparte y entonces enviar; por supuesto, no pueden
encontrarse unidos por grapas o clips.
3. Evite usar documentos de distintos tamaos al mismo tiempo, as como
documentos plastificados o recin corregidos con lquidos.
Mantenimiento esencial.
El fabricante suele indicar, para cada modelo de fax, las indicaciones para la puesta
en marcha del mismo, la frmula de envo de los documentos, la solucin a los problemas
ms usuales que se dan en el envo y la recepcin de documentos, as como las
operaciones de mantenimiento fundamentales. No obstante, y con carcter general, se
suele:
1. Controlar regularmente, especialmente a la hora de enviar el documento o
cuando se tienen problemas en la recepcin, el display de estado del fax. En l
normalmente aparece la indicacin de determinados problemas y la frmula de
cancelarlos.
2. Revisar cualquier otro indicador visual que tenga el fax, as como las seales
sonoras que pueda emitir para manifestar algn error en su estado, recepcin o
emisin.
3. Compruebe regularmente la calidad de la copia mediante el copiado de
documento en el propio fax, ya que suelen disponer de una tecla para realizarlo.
4. Regularmente deber limpiar, con un pao humedecido con alcohol, los rodillos
del lector que explora los documentos que se envan, as como los cabezales
trmicos y los rodillos anexos a los dispositivos que imprimen el papel. No debe
T.5. - 28

Subalternos

utilizar agua ni detergentes con estos dispositivos ni con cualquier otra zona del
fax.
5. En el libro de instrucciones del fax se indicar la frmula para sacar los
documentos que hubieran quedado atascados en el proceso de envo, as como
la forma para cambiar el papel trmico cuando se hubiera gastado el rollo.
Limpieza.
Para su limpieza se sugiere utilizar un plumero, con objeto de eliminar cualquier
acumulacin de polvo sobre el aparato. Si se requiere una limpieza mayor, es preferible
utilizar alcohol o una solucin de alcohol y agua, con la cual se humedece una bayeta y se
frotar toda la superficie. Una vez que se haya eliminado la suciedad se proceder a su
secado. Este procedimiento debe ser realizado con especial cuidado, evitando que la
bayeta gotee y pueda caer lquido por alguna de las ranuras del aparato.
J) MQUINAS DESTRUCTORAS DE DOCUMENTOS.
Los documentos que se determinen eliminar, se pueden destruir y vender como papel
para reciclaje. Sin embargo hay documentos confidenciales que no conviene vender para
evitar que puedan caer en manos extraas. Por seguridad se puede proceder a destruirlos
por medio de mquinas destructoras que convierten los papeles en tiras estrechsimas y
cortas, lo que hace prcticamente imposible su reconstruccin.
El uso de estas mquinas, aunque sencillo, requiere de cierta prctica y
entrenamiento por el riesgo que puede suponer para la integridad fsica del usuario, un
descuido o distraccin, al introducir los dedos entre las cuchillas de corte del papel. No
obstante estos riesgos se van superando en los nuevos modelos de destructoras que vienen
provistas de elementos protectores.
El mantenimiento de estas mquinas es sencillo. El usuario deber de practicar una
limpieza peridica para evitar la acumulacin de residuos de papel y polvo que pudieran
obstruir los rodillos o deteriorar el sistema de corte.
Las destructoras son mquinas elctricas de oficina cuya funcin nica es la
destruccin de documentos en papel, de modo que stos quedan absolutamente
inservibles e ilegibles.
Las destructoras tienen un sencillo manejo, basta con colocar el papel en la boca
de entrada y pulsar el botn de funcionamiento para que la mquina se trague el papel y
lo convierta en finas tiras que se irn depositando en una bolsa o recipiente colocado en su
parte inferior. Algunas de estas mquinas cuentan con una clula fotoelctrica que al
detectar la existencia de papel en su parte superior ponen en funcionamiento el proceso
sin necesidad de pulsar el botn de inicio.

T.5. - 29

Subalternos

Las destructoras que encontramos en las oficinas pueden admitir, indistintamente,

papel continuo o discontinuo. Funcionan a velocidades que oscilan, generalmente, entre
los 6 y 15 metros por minuto.
Algunas de estas mquinas tienen indicadores para avisar que la bolsa est llena o
que la puerta est abierta. Algunos modelos tienen tambin retromarcha automtica, de
modo que se pueda rescatar un documento que est entrando por la boca de entrada.
El subalterno responsable de utilizar la mquina deber estar pendiente del vaciado
de la bolsa para evitar que sta se llene en exceso y dificulte la entrada de ms papel. La
mayora de las destructoras tienen bolsas o recipientes con una capacidad de entre 30 o
160 litros.
EL PAPEL.
El papel suele venderse por resmas en hojas de tamaos normalizados. Una resma
suele contener 480 hojas, aunque las de papel de dibujo o papel fabricado a mano
contienen 472. El papel para libros o el papel prensa para imprimir con placa plana se
vende en resmas de 500 hojas y en resmas perfectas de 516 hojas. El tamao ms
habitual de papel para libros es pliego de 112 por 168 cm. El papel prensa para la
impresin en rotativas viene en rollos de distintos tamaos. Un rollo tpico de papel prensa
puede tener 170 cm de ancho y 8.000 m de largo y pesar unos 725 kg.
Papel de fibra sinttica.
Desde 1955 se fabrica papel con fibras de naylon, dacron y orlon y con mezclas de
estas fibras y pulpa de madera. Este tipo de papel se produce con las mquinas habituales
de fabricacin de papel y puede tener una gran variedad de aspectos y caractersticas:
desde el papel brillante parecido al normal hasta materiales que parecen tejidos. Las
caractersticas nicas de los papeles de fibra sinttica hacen que tengan muchas
aplicaciones para las que el papel corriente no resulta adecuado, en particular como
aislantes elctricos, filtros para aparatos de aire acondicionado, cintas magnticas para
grabacin de sonido, tejidos para calzados o entretelas de prendas de vestir.
Papel reciclado.
El aumento de la demanda de papel para la vida cotidiana ha multiplicado la
posibilidad de utilizar papel de desecho y cartn como pasta de papel; con ello se consigue
un gran ahorro de energa en el proceso de fabricacin de la pasta virgen y la ventaja
adicional de no tener que utilizar madera de los bosques. Las tcnicas de reciclaje han
evolucionado con mucha rapidez desde la II Guerra Mundial, y los dos sistemas principales
de recuperacin se aplican sobre papel impreso, que incluye el lavatorio de la tinta, y sobre
papel de envoltorio y cartn, de mayor rugosidad y porosidad y con ausencia de grabados.
Tamaos de papel:
-

T.5. - 30

A-0 (840x 1188).

A-1 (594 x 840).
A-2 (420 x 594).
A-3 (297 x 420).
A-4 (210 x 297).
Folio (215 x 315).
B-4 (250 x 353).

Subalternos

GUILLOTINA.

INSTRUCCIONES DE FUNCIONAMIENTO DE LAS GUILLOTINAS.

Dispositivos de Seguridad:
Las guillotinas suelen estar provistas de dos dispositivos de seguridad que
funcionan independientemente el uno del otro.
1. El seguro de la cuchilla es uno de ellos. Este queda engatillado cuando la
palanca de accionamiento est en su posicin ms elevada y bloquea
precisamente la palanca de accionamiento en su posicin tope.
2. El seguro automtico de la cuchilla, con tres escalonamientos. Este se gobierna
con la palanca de prensado y slo permite el movimiento de la palanca de
accionamiento y, consecuentemente de la cuchilla, cuando la palanca de
prensado est en la posicin de prensado final. Si durante el proceso de corte
se abre la palanca de prensado, el seguro bloquea la cuchilla.
T.5. - 31

Subalternos

Utilizacin:
Para evitar accidentes y obtener resultados de corte ptimos la guillotina debe
utilizarse de la siguiente forma:
1. Elevar la palanca de accionamiento hasta el tope. Queda engatillado el seguro
de la cuchilla impidiendo una errnea utilizacin de la palanca de
accionamiento.
2. Desbloquear el prensado cambiando de posicin la palanca de prensado hacia
el lado opuesto de la palanca de accionamiento (posicin abierto). En este
mismo instante entra en funcionamiento el seguro automtico de la cuchilla con
tres escalonamientos.
3. Soltar el mando pequeo en la escuadra de limitacin y accionando el mando
grande en la parte lateral se puede adaptar la medida deseada mediante la
escala graduada.
4. El material a cortar se introduce por el lado de la cuchilla hasta que haga tope
con la escuadra de limitacin. Se debe prestar atencin de que el montn de
papel se adapte perfectamente al tope angular. Se puede corregir seguidamente
la posicin del montn de papel mediante variacin de la escuadra de limitacin.
Una vez obtenida la medida deseada, afianzar el mando pequeo en la
escuadra de limitacin.
5. Comprobar que el montn de papel est totalmente en contacto con el tope
angular. Prensar el material cambiando de posicin la palanca de prensado
hasta la escala 2 Prensado Final.
-

Escala 1....... Palanca en posicin vertical (Prensado previo)

Escala 2....... Palanca hacia adelante hasta el tope (Prensado final)

Slo en la posicin de Prensado Final queda desbloqueado el seguro de la

cuchilla con tres escalonamientos.
6. Cambiar de posicin el seguro de la cuchilla en direccin opuesta a la palanca
de accionamiento y efectuar el proceso de corte bajando la palanca de
accionamiento con las dos manos.
7. Regresar la palanca de accionamiento a su posicin inicial. Abrir el prensado y
retirar el material cortado.
Medidas de seguridad:
1. Toda persona que utilice una guillotina debe recibir instrucciones sobre su
funcionamiento.
2. Slo una persona debe manejar en un momento dado la guillotina.
3. Una vez desbloqueado el seguro de la cizalla, la palanca de accionamiento
deber utilizarse con las dos manos.
4. Despus de cada proceso de corte, la palanca de accionamiento deber
regresarse a tope hasta que quede engatillada en el seguro de la cuchilla.
5. Bajo ningn concepto pueden retirarse los dispositivos de seguridad.
6. No introducir las manos en la zona de corte cuando est desbloqueado el
seguro de la cuchilla.

T.5. - 32

Subalternos

Resultado del corte:

Despus de un prolongado uso de la guillotina puede suceder que sean necesarias
unas correcciones para obtener una potencia de corte ptima.
1. La ltima hoja de un montn de papel no queda exactamente cortada:
a) Se puede obtener una correccin girando el tornillo de graduacin hacia la
izquierda.
b) Si esta correccin no da resultado, es que est desgastado el cuadradillo y
hay que darle una vuelta, invertir su posicin o sustituirlo. Cada una de sus
cuatro superficies puede utilizarse en dos posiciones permitiendo ocho
veces su aprovechamiento. El cuadradillo est encajado en la base de la
guillotina y puede sacarse fcilmente con ayuda de un destornillador. Una
vez cambiado el cuadradillo hay que ajustar la profundidad de corte
mediante el tornillo de graduacin. La cuchilla debe penetrar como mximo
0,2 mm en el cuadradillo y debe cortar la ltima hoja de un montn
impecablemente. Una cuchilla ajustada a demasiada profundidad daa el
cuadradillo y se embota con mayor rapidez.
2. Hay que aplicar excesiva fuerza en el corte o el papel se sale del prensado
durante el proceso de corte:
-

La cuchilla est embotada y hay que cambiarla.

3. Estructura irregular en la superficie de corte del material cortado:

-

El filo de la cuchilla se ha desportillado (mella) y hay que cambiarla.

CIZALLAS.

Las ms usuales son las llamadas cizallas de palanca y de rodillo. Las primeras van
provistas de una pequea palanca similar a la de la gillotina y las otras de un rodillo que se
mueve longitudinalmente mediante presin manual.Se trata de una mquina con una
cuchilla longitudinal que corta pequeos grosores de papel de manera rpida y limpia,
evitando as el uso de las tijeras. Suelen tener capacidad para cortar aproximadamente 20
hojas, generalmente de tamao A4 a su ancho y a su largo.
Las cizallas suelen estar construidas con un acero especial de larga duracin y con
una alta concentracin de carbono en sus cuchillas.

T.5. - 33

Subalternos

CORTADORAS, PLEGADORAS Y ENSOBRADORAS.

Ensobradoras:
La solucin para el procesamiento y envo de la
correspondencia pasa por la utilizacin de mquinas
ensobradoras.
Son capaces de alimentar automticamente los
nuevos documentos, plegarlos, abrir el sobre,
insertarlos y cerrar el sobre de la forma ms segura y
sencilla.
Su velocidad oscila dependiendo de la calidad
de la mquina, pero hay algunas que son capaces de
realizar hasta 2.000 ensobrados por hora.
Plegadoras-cerradoras.
Estos equipos son la solucin definitiva para todas aquellas empresas, instituciones,
organismos, etc. que desean manipular su correspondencia de una forma totalmente
automtica y rpida.
Son equipos que no necesitan de ningn entrenamiento especial porque son
altamente sencillos, ya que bien sea en las versiones OFF-LINE (equipos independientes)
o en los ON LINE (equipos en lnea con una impresora), no hay ms que pulsar un botn
y la correspondencia aparecer plegada y sellada por los cuatro costados.
Las Plegadoras-Cerradoras son utilizadas para el envo de facturas, nominas,
notificaciones, pagos, avisos, multas, comunicaciones a clientes, etc.
CARACTERISTICAS TECNICAS COMUNES.
Todos los tipos de plegado suelen contar con una bandeja para alimentacin
manual de documentos, contador electrnico con puesta a cero Auto, calibracin del
gramaje del papel, y un sencillo alineamiento del papel.
Cortadoras.
Existen dos tipos: unas de papel continuo y otras de hojas sueltas.
Las de papel continuo cortan el papel hoja a hoja depositndolo ordenado con o sin
arrastres. Las mquinas pueden ser de tirn, que cortan el papel tensndolo al pasar
entre unos rodillos de caucho y ejerciendo una presin en el punto donde est trepado y
pueden ser de cuchillas, que cortan el papel por medio de un mecanismo tipo guillotina,
de modo que los impresos quedan con un corte limpio en cada uno de sus cuatro
extremos. Tanto unas como otras pueden ser de velocidad variable.
Las cortadoras de hojas sueltas permiten cortar, generalmente, por ejemplo hojas
de DIN A3 en A4 y estas en tres partes tipo extractos para colocarlos en una Ensobradora.
Tambin es la mejor solucin para imprentas rpidas que tienen que guillotinar todos los
impresos por los 4 lados. Permiten todo tipo de papel al ser la alimentacin por aire.

T.5. - 34

Subalternos

RETROPROYECTORES.

Se utilizan para proyecciones, generalmente en Cursos, Seminarios o Reuniones. El

modelo que presentamos es un modelo plegable.
En primer lugar, debe pulsar la plataforma y tirar de la cubierta para abrirlo.
A continuacin suba la cabeza de proyeccin a la posicin correcta.
Una vez desplegado, suba el espejo proyector, enchufe y encienda el equipo y
ajuste el ngulo y el foco proyector.
La sustitucin de lmparas debe realizarse con el aparato desconectado y sin tocar
directamente la misma, sino enfundada en la cpsula de proteccin del embalaje (lmpara
halgena).
Es conveniente dejar enfriar el aparato antes de moverlo.
Su limpieza se realizar desconectado de la corriente.
No debe desmontar el equipo. En caso de revisin o reparacin debe llamar al
servicio tcnico.
No toque la lente y desenchufe el equipo tirando de la clavija a la vez que sujeta la
base del enchufe.

PLASTIFICADORAS
En el mercado podemos encontrar diversos modelos, que se basan en dos sistemas
fundamentales: de bobina continua o de sobre.
El sistema de bobina continua se utiliza para grandes dimensiones (posters, etc. ).
Su funcionamiento se basa en una bobina de plstico continuo de dos capas. Se introduce
el original a plastificar entre ambas capas, que pasan por unos rodillos que las deslizan y
sellan por calor.

Plastificadora de bobina

T.5. - 35

Subalternos

Normalmente este tipo de mquinas tienen la opcin de laminar en fro y en caliente

Dependiendo del tipo de documento a plastificar utilizaremos una u otra.
Garantizan una plastificacin de alta calidad con un acabado ptimo mediante la
plastificacin en modo continuo.
Entre sus caractersticas habituales estn:

Temperatura y velocidad de plastificacin regulables

Utiliza un sistema de plastificacin con rodillos trmicos
Se pueden utilizar bobinas de hasta 2"- 1/4" (58 mm ) de dimetro
Tienen un ancho mximo de plastificacin de hasta 1120 mm
Normalmente el grosor mximo de plastificacin es de 0,8 mm

Manejo:

Enchufe la mquina.

Pulse el botn POWER. La luz indica que la mquina esta correctamente

conectada.
(si tiene opcin frio/caliente la deberemos situar en cold o en hot)

Quite el dispositivo de seguridad para insertar el film.

Deslice el apoyo frontal.

Cuando utilice lminas brillantes, podr detectar con facilidad que el lado ms
brilloso es el que debe tomar contacto con el rodillo. Cuando el film que utiliza es
mate debe prestar mayor atencin. El lado con adhesivo no debe entrar en contacto
con el rodillo.

Coloque el rollo en el soporte correspondiente. (Algunas mquinas utilizan 2 rollos

de film que se colocan con el lado adhesivo hacia el interior en soportes paralelos)

Determinar temperatura y velocidad. Una vez alcanzada la temperatura puede

iniciar el laminado. (No se deben usar temperaturas superiores a 150 )
Laminado en frio:

Encienda la mquina y apriete el botn SELECT hasta que se ilumine la luz de

COLD.
Coloque el film bajo el mismo procedimiento que el de Laminado en Caliente.
El lado con adhesivo no debe entrar en contacto con el rodillo.

Solucin de problemas y mantenimiento:

PROBLEMA: Se arruga el laminado. SOLUCION: Testar la tensin del film el cual

debe estar bien estirado y liso.
PROBLEMA: El film no se adhiere de manera adecuada. SOLUCION: La
temperatura de la laminadora es muy baja. Aumentar la temperatura de la
laminadora.
PROBLEMA: El material laminado parece tener irregularidades en la superficie que
no concuerda con la textura del papel que se utiliz. SOLUCIN: Esto
generalmente es causado por alguna suciedad en los rodillos. Inspeccionar los
rodillos y limpiarlos de ser necesario.

LIMPIEZA DE LOS RODILLOS DE GOMA:

Para limpiar los rodillos coloque la mquina a una temperatura de 30-40. Retire los
rodillos. Calentar previamente la mquina facilita remover el adhesivo que se genera en
los rodillos. Limpiar suavemente con etanol. PRECAUCIN: No utilizar abrasivos ni

T.5. - 36

Subalternos

productos punzantes para limpiar el rodillo puesto que su utilizacin puede generar
daos severos en la superficie del rodillo.
PLASTIFICADORAS DE SOBRE
El sistema de sobre es el utilizado normalmente para plastificado de documentos de un
tamao ms pequeo.

Estas mquinas normalemente tambien admiten el plastificado en fro y en caliente.

LAMINADO EN FRIO:
1. Conecte la plastificadora a la toma de corriente.
2. Encienda la plastificadora con el botn de Encendido/Apagado situado en la parte
posterior de la mquina.
3. Pulse el botn de Suspensin situado a la izquierda del panel delantero de
operaciones para encender la plastificadora.
4. Utilice los botones de navegacin para seleccionar una opcin de plastificacin en
fro.
5. Confirme su seleccin pulsando el botn Introducir situado en el centro de los
botones de navegacin. Cuando el ajuste de temperatura de la plastificadora haya
terminado, el LED esperar dejar de parpadear y sonar la seal acstica.
6. Centre el artculo en el lado transparente contra el borde sellado, los documentos no
pueden cambiarse de posicin despus del plastificado.
7. Despegue una porcin pequea de la hoja protectora del documento.
8. Cuando el LED esperar deje de parpadear, coloque la bolsa, el lado sellado
primero, en la entrada de la plastificadora. Mantenga la bolsa derecha y guese por el
borde para centrarla. Siga despegando la hoja protectora.
LAMINADO EN CALIENTE.
1. Conecte la plastificadora a la toma de corriente mediante el cable de
alimentacin
2. independiente suministrado.
3. Encienda la plastificadora con el botn de Encendido/Apagado situado en la
parte
4. posterior de la mquina.

T.5. - 37

Subalternos

5. Pulse el botn de Suspensin situado a la izquierda del panel delantero de

operaciones para encender la plastificadora.
6. Utilice los botones de navegacin para seleccionar el grosor de la bolsa de
plastificado en caliente (80-175 micras) que desee utilizar.
7. Confirme su seleccin pulsando el botn Introducir situado en el centro de los
botones de navegacin. El LED esperar ( ) empezar a parpadear y la
plastificadora tardar unos minutos en alcanzar la temperatura requerida.
8. Prepare el artculo que desee plastificar mientras se calienta la plastificadora.
Coloque el artculo dentro de la bolsa y cntrelo guindose por el lado sellado
de la bolsa. Para evitar atascos, use una hoja de transporte cuando el artculo
sea ms pequeo que la bolsa.
9. Cuando la mquina est preparada para plastificar el grosor de bolsa
seleccionado, el LED esperar ( ) dejar de parpadear y sonar una seal
acstica.
10. Coloque la bolsa, el lado sellado primero, en la entrada de la plastificadora.
Mantenga la bolsa derecha y guese por el borde para centrarla.
11. Para evitar atascos, retire inmediatamente el artculo plastificado de la parte
posterior de la mquina. Deje el artculo sobre una superficie plana durante
varios segundos hasta que se enfre.
12. Antes de apagar la plastificadora, cargue la hoja de limpieza/transporte en la
unidad para limpiarla.

T.5. - 38