Etapas de la direccin

* Es

difcil establecer la secuencia de las etapas de

direccin ya que se dan indistintamente. Con fines
metodolgicos, se estudiaran como muestra la figura.

* La direccin de una empresa supone:

* Que se delegue autoridad, ya que

administrar es hacer a travs

de otros

* Que

se ejerza esa autoridad, para lo cual deben precisarse sus

tipos, elementos, claves, auxiliares, etc.

* Que se establezcan canales de comunicacin a travs de los cuales

se ejerza y se controlen sus resultados.

* Que se supervise el ejercicio de la autoridad en forma simultnea

a la ejecucin de las rdenes.

* El

estudio de la direccin administrativa se dividir en cuatro

componentes bsicos que son: la comunicacin, la motivacin, el
liderazgo y la supervisin.

LA COMUNICACION

*Proviene

del latn communicare (comunicarse) y significa

poner en comn. Es la transmisin de ideas,
pensamientos, conocimientos, experiencias, sentimientos
y emociones entre dos o mas personas.

*Es

compartir experiencias, relacionarse, entender y ser

entendido, dar y recibir conocimientos, provocar cambios,
modificar conductas en los dems y en uno mismo.

*Comunicacin no es solo emitir mensajes sino, sobre todo

el acto de provocar respuestas.

*La

comunicacin es una herramienta vital para la

humanidad, ya que solamente a travs de ella logramos
conocer la historia de nuestros antepasados, los
acontecimientos actuales y las proyecciones para el
futuro.

*La comunicacin tiene por objeto suscitar una respuesta

o conducta especifica en otros por parte de una persona
o grupo determinado.

CONCEPTOS

Proceso de transmisin de un mensaje que se realiza gracias a

un cdigo formado por gestos, palabras, smbolos, expresiones.

Comunicacin

es un proceso mediante el cual los

acontecimientos, tendencias y sentimientos son conocidos y
aceptados por otros.

la

comunicacin es la transferencia de informacin de un

emisor a receptor, asegurndose de que este ultimo comprenda.

la

comunicacin es el proceso mediante el cual las personas

tratan de compartir un significado por medio de la transmisin
de mensajes simblicos.

* IMPORTANCIA
* El

vnculo que hace unirse de forma muy estrecha al hombre

con los conceptos de sociedad, civilizacin, cultura, adelantos
tecnolgicos es la comunicacin. En el campo administrativo,
para comprender la importancia de la comunicacin,
recordemos que administrar es hacer que otros ejecuten lo
planeado y organizado por la ms alta direccin, y por el otro
el subordinado hace sugerencias, emite opiniones. Por ende la
eficacia de todo ejecutivo depender de la facilidad que posea
para comunicarse con los dems, as como tambin de su
habilidad para comprender la informacin que fluye hacia l.

PRINCIPIOS BASICOS

1. Principio de la responsabilidad. Es
responsable del xito de la comunicacin aquel a
quien se origina la misma
Si
la
comunicacin
falla
siempre
ser
responsabilidad de la fuente o del emisor, porque
es quien administra todos los dems elementos
de la misma comunicacin, los elementos deben
de ser escogidos, organizados y controlados por
la persona que da origen a la comunicacin.

2. Principio de Adaptacin. La comunicacin

debe adaptarse no a la persona que la da (la
fuente), si no al que la recibe
Este principio es aplicable en caso contrario o
diverso de que el receptor tenga un nivel distinto
o intereses distintos a los de la persona que
comunica, pues por lo menos carecera de
inters para recibirla. Este principio tiene
especial aplicacin cuando se trata de una
comunicacin global, sea de un grupo de
personas, porque en estos hay diferentes niveles
culturales, de intereses, de sentimientos, etc.

3. Principio de la Efectividad. la comunicacin

debe usar aquel canal que sea ms efectivo para
realizarla

Es decir debe escogerse de entre los medio de

comunicacin aquel que en cada caso concreto
resulte ms eficaz. Es por eso que se dice que la
mejor es el medio oral, puesto que permite
preguntas y no exige mucho tiempo para
realizarlas, en cambio cuando se trata de
instrucciones es mejor la comunicacin escrita.

4.
Principio
de
la
Bilateralidad.
la
comunicacin es un tanto ms perfecta cuanto
ms sea posible tener una respuesta completa por
parte del receptor.
La bilateralidad sirve para:

a)Para

saber
que
adecuadamente.

el

receptor

lo

capto

b)Para

que el receptor la reciba con mucha mayor

aceptacin.

*)Una orden o una instruccin cuanto mientras

ms espontanea sea ms agradable ser de
cumplir, y cuanto ms impuesta sea es ms
pesada de cumplir

5 Principio de la integridad. el mensaje debe de llegar integro y

sin distorsiones de la fuente al receptor.
* El mensaje o contenido del mismo debe de llegar al receptor
exactamente como se encuentra en la mente de la fuente. Para
este principio existen tres riesgos:
a. Que la fuente comunique el mensaje sin tenerlo completo: antes
de comunicar algo debe de existir plena seguridad de que puede
contestarse cualquier pregunta sobre el que, el quien, cuando, el
cmo, el porqu, el cundo, etc.
b. Existe tambin el riesgo de que, aunque transmitido el mensaje,
este se distorsione. Cuando se usan canales demasiado largos para
comunicar alguna cosa, en todo ese trayecto fcilmente se aaden
o quitan elementos al mensaje.
c. Que el mensaje pierda fuerza o precisin: esto ocurre tambin
cuando se usa en un canal demasiado largo para transmitirlo, o
cuando se enfatiza la importancia del mensaje.

6. Principio de la Circunstancialidad.
es evidente que el
ambiente en el que se transmite el mensaje condiciona que este
llegue adecuadamente al receptor

* Indiscutiblemente,

una queja presentada en un ambiente de

huelga, ser mucho ms grave que comunicada, en una pltica
amable en tiempo ordinario, por lo que deben cuidarse las
actitudes, relaciones, etc.

* La

comunicacin debe de revisarse constantemente: la

comunicacin tiende constantemente a hacerse ms difcil si no se
tiene cuidado permanente para mejorarla. La comunicacin
siempre es un medio: la comunicacin nunca debe de olvidarse que
depender del fin buscado y usar medios ms o menos costosos o
difciles.

*Tipos de Comunicacin

Proceso

de

la

Comunicacin

La comunicaciones un proceso dinmico e indivisible, sin embargo, a fin de analizarlo se

sealaran sus componentes en forma sencilla tomando como base el siguiente esquema .

* El

Emisor o fuente del Mensaje. Es la persona o el grupo que

desea comunicar algo y que, por tanto inicia el proceso de

comunicacin. La comunicacin se inicia con el emisor, quien
tiene un pensamiento o una idea que despus codifica en una
forma tal que pueda ser comprendida tanto por el como por el
receptor.

* Cdigo,

codificacin o decodificacin. Es el conjunto de signos

con significado comn para el emisor y el receptor por ejemplo
el lenguaje hablado o escrito

Canal para transmitir el mensaje. Es el conjunto o medio a

travs del cual se envan y reciben los mensajes, estos conductos
esta formados por el o los sentidos mediante los cuales se emiten
o se captan los mensajes. La informacin se transmite a travs
de un canal que vincula al emisor con el receptor.

* Mensaje

es el propsito del emisor el cual se expresa en forma de mensaje

que es el contenido de la comunicacin, es decir es el resultado del
propsito de comunicarse con el receptor, este puede ser verbal o escrito y
se puede transmitir a travs de un memorndum, una computadora, el
telfono, un telegrama o la televisin.

Ruido La comunicacin resulta afectada por el ruido, que es cualquier

elemento, tanto del emisor, como del transmisor o del receptor que
obstaculiza la comunicacin. Por ejemplo:

El ruido o un ambiente cerrado pueden obstaculizar el desarrollo de una

idea.

La

codificacin de un mensaje puede ser defectuosa debido al uso de

smbolos ambiguos.

La transmisin se puede interrumpir debido a esttica del canal.

La falta de atencin puede producir una recepcin inadecuada.
La decodificacin puede ser defectuosa debido a que se puede
significado errneo a palabras y otros smbolos.

asignar un

Puesto que el idioma es un factor especialmente importante en la

comunicacin entre diferentes culturas no tan solo la expresin
verbal si no tambin los gestos y las posturas puedan dar como
resultado un ruido que obstaculice la comunicacin.

* El

receptor es la persona o el grupo que recibe el mensaje del

emisor, lo ideal de la comunicacin es que el receptor haga suyo el
mensaje en forma activa, analizndolo ,comprendindolo, y que
no se limite a aceptar lo o rechazarlo, considerando que este es el
ideal de la comunicacin, el receptor tambin recibe el nombre de
preceptor. Tiene que estar preparado para el mensaje de modo
que este se pueda decodificar convirtindolo en un pensamiento.
El siguiente paso en el proceso es la decodificacin , en el cual el
receptor convierte el mensaje en pensamientos.

* Solo puede darse una comunicacin precisa cuando el emisor como el

receptor le atribuye significados iguales o por lo menos similares, a
los smbolos que componen el mensaje. Por lo tanto la comunicacin
no se completa a menos de que se comprenda. La comprensin se
encuentra tanto en la mente del emisor como del receptor

* Retroalimentacin. Es la respuesta del receptor al mensaje enviado

por el emisor, lo que le permite comprender si su mensaje fue
interpretado en la forma en que quiso transmitirlo, por lo tanto, la
retroalimentacin es el proceso de comunicacin de retorno en el
cual se intercambian los papeles del emisor y del preceptor. Para
verificar la eficacia de la comunicacin, es necesaria una
retroalimentacin adecuada, puesta que esta seala si se ha llevado
a cabo el cambio individual u organizacional como resultado de la
comunicacin.

* FACTORES SITUACIONALES Y

ORGANIZACIONALES EN LA COMUNCACION
* Muchos factores situacionales y organizacionales afectan el proceso de
la comunicacin. Un factor situacional es el ambiente poltico y la
distancia geogrfica. Una comunicacin directa, cara a cara es
diferente a una conversacin telefnica con una persona al otro lado
del mundo y diferente a un intercambio de cablegramas o cartas. En
la comunicacin es necesario tomar en cuenta el tiempo. Otros
factores situacionales que afectan la comunicacin dentro de una
empresa son la estructura, los procesos administrativos y no
administrativos y la tecnologa.

* El

modelo de comunicacin proporciona una visin general de este

proceso, identifica las variables crticas y muestra sus relaciones. Esta
ayuda a los administradores a determinar con precisin los problemas
de comunicacin y a tomar las medidas para solucionarlos o incluso
evitar que las dificultades ocurran.

* ES NECESARIA LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA?

* La

informacin organizacional debe de fluir con mucha

rapidez. Puesto que un transcurso determinado de tiempo
la cantidad de informacin crece con los anos, lo que con
frecuencia ocasiona una sobrecarga de informacin. Es
necesario determinar qu clase de informacin necesita el
administrador para tomar decisiones eficaces. Para obtener
esta informacin con frecuencia debe recabar datos de
superiores y subordinados y tambin de otros
departamentos y miembros de la organizacin.

* Necesidad del administrador de saber.

*Para

ser eficaz el administrador requiere la

informacin necesaria para llevar a cabo sus funciones
y actividades, los administradores deben de ser
selectivos en cuanto a la informacin, en realidad lo
que el administrador necesita no es el mximo de
informacin sino la informacin pertinente. Es
evidente que no existe un sistema de comunicacin de
aplicacin universal; mas bien debe de estructurarse
de acuerdo con las necesidades del administrador.

*Tipos de la comunicacin

* Comunicacin Positiva
* Aspectos que hacen que la comunicacin sea positiva
* Todos

conocemos elementos bsicos de la cortesa que regularmente

debemos exhibir

* La comunicacin positiva consistente es la clave para el servicio de calidad

* Recordar

y usar el nombre de una persona y enva un potente mensaje

positivo de reconocimiento

* A la gente no le gusta esperar y a nosotros tampoco

* Reconocer el rostro de una persona refuerza la relacin
* Los cumplidos crean confianza.

* Las

palabras que pronunciamos solo son una parte mnima de la

comunicacin. Los actos tambin dejan impresiones duraderas.

* El

tono de voz es una parte importante de la comunicacin, hace que la

gente se acerque o se aleje de nosotros.

* El

lenguaje corporal, una sonrisa o una mirada directa es la parte mas

importante de la comunicacin frente a frente.

* Todos somos responsables de crear una ambiente clido de trabajo.

* Ejemplos de comunicacin positiva
* Gracias, Rafael, por preparar el paquete tan rpido.
* tus ideas son magnificas
* Gracias por volver a venir
* Jos, eres verdaderamente creativo. El diseo
perfeccin.

funcionara a la

* Caractersticas de comunicacin positiva

* Verdadera (Reales)
* Especifica (Definida, concreta)
* Sincera (sin mentir o falsedad)
* Oportuna (decir las cosas en el momento)
* Obstculos de la comunicacin positiva
* Temor
* Vergenza
* Falta de confianza
* Molestia provocada por clientes o usuarios
* Molestia provocada por la gerencia
* Irritacin con nosotros mismos
* Irritacin con el trabajo
* Tener prisa
* No saber que decir
* Falta de paciencia

*La comunicacin negativa

* Los

aspectos que denotan la comunicacin negativa son los

siguientes
* Nula (falta de cualquier tcnica de comunicacin).

* Mal

dirigida (comunicacin seguida por un comentario

negativo).

* Plstica

(comentarios con gestos desagradables o poco

inters

* Hostil (agresiva y amenazante)

* Ejemplos de comunicacin negativa

* Que idea tan ridcula
* No hacerle caso al usuario
* Un gesto desagradable
* Gruir o quejarse
* Por qu me hace esperar siempre?
* Esta bien, lo volver a revisar otra vez
* Tener aspecto de aburrimiento y actuar de esa manera
* A mi no me venga con sus quejas

Comunicacin Administrativa

Es el proceso en doble sentido por el cual las personas

que trabajan en una institucin o que tienen contacto
con ella.
Para exigir la mxima eficiencia de los trabajadores, se
les debe informar de todo lo que se piense que es til
para el desempeo de su trabajo.
En la administracin ,la informacin es el cumulo de
datos
llenos
de
significados
que
comunican
conocimientos tiles.

* Objeto de la comunicacin
*El objetivo de la comunicacin es hacer que otra persona

sepa y entienda lo que se esta informando.

*A) Que ejecute su trabajo eficazmente, es decir la
habilidad para realizar el trabajo.
*B) Que coopere con los dems compaeros para cumplir
con deber, sea que tenga voluntad de efectuar su
trabajo
*El fin dela comunicacin es la buena administracin, la
mejor ejecucin y desempear perfectamente la
planeacin, la organizacin y el control.

FLUJO DE LA COMUNICACIN EN LA
ORGANIZACIN
En una organizacin eficaz la comunicacin fluye en varias
direcciones, las cuales son:

* Comunicacin Descendente.
*Esta comunicacin fluye desde personas ubicadas en niveles

altos hacia otros que ocupan niveles inferiores en la

jerarqua organizacional. Esta clase de comunicacin existe
en organizaciones con ambiente autoritario. Los tipos de
medio usados para la comunicacin oral descendente
influyen rdenes, discursos, reuniones, el telfono, los autos
parlantes e incluso rumores. Lamentablemente la
comunicacin se pierde o distorsiona al descender por la
cadena de mando. El flujo de informacin descendente a travs
de los diferentes niveles de la organizacin requiere de tiempo.

*
* Esta

Comunicacin ascendente.

viaja
desde los subordinados hacia los superiores y
contina ascendiendo por la jerarqua organizacional. Con
frecuencia este flujo es obstaculizado en la cadena de
comunicacin por administradores que filtran los mensajes y no
transmiten toda la informacin a sus jefes en especial las
noticias desfavorables. La transmisin objetiva de informacin es
esencial para fines de control. La comunicacin ascendente no se
basa en rdenes y por lo general se encuentra en ambientes
organizacionales participativos y democrticos. Los medios
tpicos para la comunicacin ascendente adems de la cadena
de mando, son los sistemas de sugerencias, los procedimientos
de apelacin y quejas, los sistemas de denuncias, las sesiones de
consultora, la fijacin conjunta de objetivos y otros. La
comunicacin ascendente eficaz requiere de un ambiente en el
que los subordinados se sientan libres para comunicarse.

Comunicacin cruzada.

* Esta

incluye el flujo horizontal de informacin entre personas de niveles

jerrquicos iguales o similares y el flujo diagonal y entre personas de niveles
diferentes que no tienen una relacin de dependencia directa entre si. Se usa para
acelerar el flujo de informacin, mejorar la comprensin y coordinar los esfuerzos
para el logro de los objetivos organizacionales. Una gran parte de la comunicacin
no sigue la jerarqua organizacional sino que atraviesa la cadena de mando.

* La comunicacin cruzada debe de basarse en:

a)Las relaciones cruzadas se fomentaran siempre que resulte apropiado.
b)Los subordinados deben de evitar la formalizacin de compromisos que estn mas
all de su autoridad.

c)Los

subordinados deben mantener informados a sus superiores sobre las

actividades interdependientes importantes.

*)La

comunicacin cruzada puede crear dificultades, pero es un requerimiento en

muchas empresas a fin de re4sponder a las necesidades del complejo y dinmico
ambiente organizacional.

* COMUNICACIN ESCRITA Y ORAL.

* Ambas

se usan con frecuencia de manera

conjunta para que las cualidades favorables
de cada uno puedan suplir las diferencias de
otros. Adems se pueden utilizar ayudas
visuales
para
complementar
las
comunicaciones
tanto
verbales
como
escritas. Al seleccionar los medios debe de
tomar en cuneta el comunicador, el publico y
la situacin que se abordara.

Comunicacin escrita.

* Esta

tiene la ventaja de proporcionar registros,

referencias y defensas legales, tambin puede
fomentar la uniformidad de polticas y procedimientos y
en algunos casos reducir los costos.

* Las

desventajas son que los mensajes escritos pueden

crear montanas de papeles y estar expresados en
forma deficiente por redactores eficaces y suelen no
proporcionar una retroalimentacin inmediata, es
posible que se necesite mucho tiempo para saber si un
mensaje se ha recibido y si se le ha comprendido
apropiadamente.

Comunicacin oral.

* Puede

ocurrir en una reunin caca a cara entre dos

personas o en la presentacin de un administrador ante un
gran auditorio, puede ser formal o informal y planeada o
accidental.

* La ventaja principal de la comunicacin oral es que permite

un rpido intercambio con la retroalimentacin inmediata.
Las personas pueden hacer preguntas y aclarar cualquier
aspecto. Es evidente que las reuniones, informales o
planeadas pueden contribuir mucho a la comprensin de los
temas tratados. la desventaja que presenta
la
comunicacin oral son la de no ahorrar tiempo.

*
* Lo

Comunicacin no verbal.

que dice una persona es reforzado por

la comunicacin no verbal, como lo son las
expresiones faciales y gestos corporales.
Se espera que la comunicacin no verbal o
corporal respalde a la oral pero a la misma
vez puede contradecir la comunicacin
oral, puesto que se dice que las acciones
dicen mas que palabras.

* BARRERAS Y FALLAS DE LA COMUNICACIN

* Falta

de planeacin. Pocas veces la buena comunicacin es

resultado de la casualidad. Con demasiada frecuencia las personas
comienzan a hablar y escribir sin pensar, planear y definir en
primer lugar el propsito del mensaje

* Suposiciones

no
aclaradas.
Existen
suposiciones
no
comunicadas que fundamentan los mensajes pero que con
frecuencia se pasan por alto a pesar de su importancia. El no
aclarar suposiciones pueden provocar confusin y deterioro de las
buenas relaciones.

* Distorsin

semntica. Esta puede ser deliberada o accidental.

Una palabra que diga vendemos por menos es deliberadamente
ambiguo, da lugar a esta pregunta menos de que?, es decir que
Las palabras pueden producir diferentes respuestas.

* Mensajes

mal expresados. A pesar de lo clara que puede estar

la idea en la mente del emisor de la comunicacin, el mensaje
puede perder claridad si se escogen mal las palabras, si hay
omisiones, incoherencia, estructura inadecuada de frases, jerga

BARRERAS A LA COMUNICACIN EN EL AMBIENTE

INTERNACIONAL.

* Perdida por transmisin y retencin deficiente: es una serie de transmisiones de

una persona a otra, el mensaje, paulatinamente pierde exactitud. La retencin
deficiente de la informacin puede ocasionar problemas graves y resulta obvia la
necesidad de repetir el mensaje y utilizar varios canales.
* Falta de atencin y evaluacin prematura. Son muchos los buenos
conversadores pero pocos los que saben escuchar. El escuchar exige una atencin
total y auto disciplinaria, tambin requiere de evitar evaluaciones prematuras de lo
que tiene que decir la otra persona. Escuchar con empata puede reducir algunas
de las frustraciones diarias en la vida organizada y dar como resultado una mejor
comunicacin.
* Comunicacin impersonal. La comunicacin eficaz es algo mas que
simplemente transmitir la informacin a los empleados. Requiere del contacto
cara a cara en un ambiente de franqueza y confianza. La mejora real de la
comunicacin no requiere medios de comunicacin caros y complejos sino la
disposicin de los superiores realizar una comunicacin cara a cara.
* Desconfianza, amenaza y temor. Los tres factores debilitan la comunicacin. La
desconfianza puede ser el resultado de una conducta incoherente por parte del
superior o puede deberse a experiencias anteriores. Ante la existencia de amenazas
las personas tienden a sentirse tensas, y a ponerse ala defensiva y a distorsionar la
informacin. Lo que se necesita es un clima de confianza que facilite la
comunicacin franca y sincera.

BARRERAS A LA COMUNICACIN EN EL AMBIENTE

INTERNACIONAL.
* Periodo insuficiente para adecuarse al cambio. El propsito de la

comunicacin es efectuar cambios que pueden preocupar seriamente a los

empleados. Los cambios afectan a las personas de formas diferentes y quizs se
necesite tiempo para captar el significado total de un mensaje. Por consiguiente
para obtener una eficiencia mxima es importante no formar el cambio antes de
que las personas puedan adecuarse a sus implicaciones.

* Sobrecarga de informacin. Un flujo de informacin sin restricciones podra

producir demasiada informacin. La gente responde al exceso de informacin de

varias maneras:
* Es posible que hagan caso omiso a cierta informacin
* Si las personas se sienten abrumadas con demasiada informacin, esta cometen
errores al procesarla.
* Las personas pueden postergar el procesamiento de la informacin bien sea
permanentemente o con intencin de hacerlo en el futuro
* Las personas quizs filtren informacin
* Las personas responden a la sobrecarga de informacin simplemente evadiendo
la tarea de la comunicacin.

OTRAS BARRERAS A LA COMUNICACIN

* Percepcin

selectiva. Las personas tienden a percibir

lo que esperan percibir, esto quiere decir que escuchan
lo que quieren escuchar y desechan otra informacin
importante.

* Influencia de la actitud. Es la predisposicin a actuar o

a dejar de hacerlo, se trata de una actitud mental
relacionada con un hecho o un estado de animo.

* Diferencias

de posicin social y de poder entre el

emisor y el receptor de la informacin. La
informacin tiende a distorsionarse cuando tiene que
pasar a travs de varios niveles jerarquicos.

HACIA UNA COMUNICACIN EFICAZ.

* Son

varios los enfoques que se pueden

utilizar para mejorar la comunicacin, uno de
ellos consiste en
una auditoria de
comunicacin. Los hallazgos resultantes se
convierten en la base de los cambios
organizacionales del sistema. Otro enfoque
es aplicar las tcnicas de comunicacin,
centradas en las relaciones interpersonales y
en la capacidad para escuhar.

* Auditoria de comunicacin.
* Es

una herramienta para examinar las polticas, las redes

y las actividades de comunicacin. Lo interesante de este
modelo es que no se considera la comunicacin en si
misma, si no mas bien un medio para logar las metas
organizacionales, un hecho en que en ocasiones se olvidan
aquellos que solo estn interesados en las relaciones
interpersonales. Este modelo es congruente con el modelo
del enfoque operacional de la administracin, en este
ultimo el sistema de comunicacin integra las funciones
gerenciales de la planeacin, organizacin, integracin del
personal, direccin y control.

Las cuatro redes de comunicacin que es

necesario auditar son las siguientes:

1)La

red reguladora o relacionada con la tarea que se

relaciona con polticas, procedimientos, reglas y
relaciones entre si

2)La

red innovadora, que incluye la solucin

problemas, reuniones, sugerencias para el cambio.

de

3)La

red integradora, que consiste en los elogios, los

ascensos y aquellos aspectos que vinculan las metas
de la empresa con las necesidades personales.

4)La

red informativa-instructiva, que incluye las

publicaciones de la compaa, las pizarras de anuncios
y rumores.

* Pautas para mejorar la comunicacin.

La comunicacin eficaz es responsable de todos los integrantes de la
organizacin. Los lineamientos que se presentan a continuacin pueden ayudar
a superar a las barreras de la comunicacin:
*Los emisores de los mensajes deben de tener claro que es lo que desean comunicar,
aclarando el propsito del mensaje y preparar un plan para lograr el fin deseado.

*La comunicacin eficaz requiere

que la codificacin y decodificacin se realicen con

smbolos que sean familiares tanto para el emisor como para el receptor del mensaje.

*La planeacin de la comunicacin no se debe de hacer en el vaco. Se debe de consultar

a otras personas e impulsar a participar en la recopilacin de los hechos, el anlisis del
mensaje y la seleccin de los medios apropiados.

*Pautas para mejorar la

comunicacin.

*Es importante tomar en cuenta las necesidades de los receptores de la informacin.

Siempre que sea posible se debe de comunicar algo que tenga valor para ello.

*Se dice que el tono hace la meloda, en la comunicacin el tono de voz, la eleccin del

lenguaje y la incongruencia entre lo que se dice y como se dice influye sobre las reacciones
del receptor del mensaje.
*Con demasiada frecuencia se transmite informacin sin comunicarla, puesto que la
comunicacin solo se completa cuando el receptor comprende el mensaje.

*La funcin de la comunicacin es algo mas que transmitir informacin, la comunicacin es

vital para crear un ambiente en el que el personal se sienta motivado a trabajar hacia las
metas de la empresa, al mismo tiempo que logra sus propsitos individuales. Otra funcin
de la comunicacin es el control
*La comunicacin eficaz es responsabilidad no solo del emisor si no tambin del receptor
de la informacin.

* Diez normas para mejorar la

aptitud de escuchar:

Escuchar: la clave para la comprensin, Keith Davis y John W.

Newstrom propusieron diez normas para mejorar la aptitud de
escuchar:

1)Dejar de hablar.
2)Hacer que la persona que habla se sienta relajada.
3)Demostrarle al que habla que se le quiere escuchar.
4)Eliminar distracciones.
5)Sentir empata con la persona que habla.
6)Ser paciente.
7)Contener el temperamento.
8)Ser cuidadoso en las discusiones y crticos.
9)Hacer preguntas y
10)Dejar de hablar. La primera y la ultima son las mas
para poder escuchar es necesario dejar de hablar.

importantes

Algunas sugerencias para mejorar la comunicacin por

escrito.

- Usar palabras y frases sencillas.

- Usar palabras cortas y familiares.
- Usar pronombres personales siempre que resulte apropiado.
- Proporcionar ilustraciones y ejemplos; usar graficas.
- Usar frases y prrafos cortos.
- Usar verbos activos, como por ejemplo el gerente planea
- Evitar palabras innecesarias.
*John fielder sugiere que el estilo de escribir debe de
adaptarse a la situacin y al efecto que desea obtener el
que escribe. Recomienda un estilo energtico como cuando
quiene Scribe tiene poder, el tono debe de ser cortes pero
firme. El estilo pasivo es apropiado cuando el que escribe se
encuentra en una posicin inferior a la del receptor del
mensaje.

* Algunas sugerencias para mejorar la comunicacin verbal

* Jay

A. Conger sugiere las siguientes pautas para la

comunicacin oral:

exprese la misin en una forma que sea congruente con

los valores y creencias positivos.

Incluya los valores de la organizacin y de la sociedad

en la declaracin de metas de la empresa.

Muestre la importancia de la misin, la razn para

establecerla y la suposicin en la que se fundamenta
para considerar que la compaa tendr xito.

Haga llegar
comprender.

Practique la comunicacin oral y pida retroalimentacin

sobre su discurso.

Muestre entusiasmo y emociones al presentar su visin

de la compaa.

el

mensaje

en

un lenguaje

fcil

de

* MEDIOS ELECTRONICOS DE COMUNICACIN.

* Los

administradores han estudiado y se estn adaptando gradualmente a varios

dispositivos electrnicos que mejoran la comunicacin, entre ellos estn:

*Telecomunicaciones
*Estn apenas en sus primeras etapas, varias compaas ya han utilizado con

eficiencia la nueva tecnologa en diversas formas. Son muchas las aplicaciones de

las telecomunicaciones, sin embargo para que los sistemas de telecomunicaciones
sean eficaces, los expertos tienen que hacer todos los esfuerzos posibles para
detectar las necesidades reales de los administradores y clientes y disear sistemas
que le sean tiles.

*Teleconferencia.
*Debido a la amplia variedad de sistemas que incluyen sistemas de audio, sistemas
de audio con fotografas que se muestran en un monitor de video y sistemas de
video en vivo, resulta difcil determinar el termino teleconferencia.
*Ventaja: incluye ahorros en gastos y tiempo de viajes.
*Desventajas: debido a la facilidad de preparar reuniones en esta forma, quizs se
realicen mas de las necesarias.
*El uso de las computadoras para el manejo de informacin.
*En la actualidad el procesamiento electrnico de datos permite manejar grandes
cantidades de datos y poner la informacin a disposicin de un numero mayor de
personas

*Clasificacin de la
comunicacin

*A) comunicacin interna: es la que se produce

entre los miembros de un mismo organismo o

empresa, por ejemplo: una reunin del comit
directivo, una orden de trabajo, etc.

*B) comunicacin externa:

es la informacin que se
origina entre uno o varios miembros de una
empresa y personas que no pertenecen a ella. Por
ejemplo, una carta al proveedor, una entrevista
con un cliente, una solicitud a una oficina de
gobierno

*Comunicacin interna
* La comunicacin interna: se clasifica como
comunicacin formal e informal

* Comunicacin formal:
es el intercambio d e informacin que se establece
entre las personas en razn de sus puestos y de las
actividades que se les fueron asignadas. Este tipo
de comunicacin se presenta entre el personal de
acuerdo con las lneas de comunicacin sealadas y
los procedimientos establecidos en la organizacin.

* Sistema de la comunicacin formal

* Estructura formal: es el agrupamiento de los

individuos que trabajan en una institucin de

acuerdo con las labores que tienen asignadas y
el grupo de autoridad del que gozan segn su
nivel jerrquico.

* rgano: Unidad administrativa impersonal que

tiene a su cargo el ejercicio de una o varias
funciones o partes de ellas.

* Puesto, plaza y comunicacin

informal

* Puesto: es una unidad de trabajado especifica

e impersonal constituida por un conjunto de

operaciones que debe realizar, aptitudes que
debe realizar, aptitudes que debe poseer y
responsabilidades que debe asumir su titulo en
determinadas condiciones de trabajo.

* Plaza: numero de personas que desempea un

mismo puesto.

*Comunicacin
informal

* Es el intercambio de informacin que se

establece entre las personas por relacin

independientemente de los puestos que
ocupan.

* Organizacin informal: agrupamiento de los

individuos que trabajan en una institucin, por

motivos diferentes de las actividades de
trabajo

Tipos de Barreras de la
comunicacin

*Semnticas
*Fsicas
*Fisiolgicas
*Psicolgicas
*Administrativas

*Barreras administrativas
*En la comunicacin horizontal: la competencia desleal. Es una competencia
mal entendida para ganar prestigio ante los supervisores. Es frecuente que
algunos funcionarios oculten informacin a compaeros del mismo nivel.
Para que la actuacin de estos desmerezca.

*En la comunicacin ascendente: el deseo de agradar y el temor al castigo

hacen que se oculten o se deformen al superior informes sobre fallas o

hechos desagradables. Los problemas del rango se refieren a un esfuerzo del
supervisor por mantener su posicin superior y racionar su escaso tiempo

*Motivos por el cual surgen las barreras administrativas

*El deseo de quedar bien
*Restar importancia a las ordenes

*Barreras administrativas
* En la comunicacin descendente: los secretos del puesto. El

supervisor, debido a sus obligaciones a con otros puestos

subordinados o con un superior. No esta libre de comunicar a
algunos subordinados o con un superior no esta libre de
comunicar a alguno de sus subordinados todo lo que se sabe
acerca de un asunto en particular

* En cualquier direccin:
* Tiempo
* Lugar
* Divisiones de estructura

*Comunicacin serial
* Este tipo de comunicacin es formal se transmite

mediante los diferentes niveles de autoridad en forma

oficial, por ej. Por medio de memorandos. Es informal
si se trasmite a travs de varios mediadores.

* La comunicacin serial se caracteriza por lo que

trasmite el mediador, mas que por el mensaje mismo,

mas que en su interpretacin del mensaje, de modo
que la informacin original se va deformando en cada
etapa de la serie hasta que al ultimo receptor llega un
mensaje distinto, distorsionado de la versin original

Deformacin de la informacin y sus

causas

1. Motivos de los transmisores que pueden ser:

*.A) el deseo de simplificar el mensaje

*.B) el deseo de transmitir un deseo sensato
*.C) el deseo de hacer que la transmisin del mensaje no resulte desagradable
2. suposiciones de los trasmisores

*.A) la suposicin de que las palabras se usan en un solo sentido

*.B) la suposicin de que las inferencias se distingan siempre de las
observaciones

3. Tendencia de la transmisin serial

* Se omiten los detalles
* Se alteran los detalles
* Se agregan detalles

Medios de la comunicacin
administrativa

*En la administracin se presentan diversas

situaciones, las cuales implican distintas

formas de comunicacin las cuales son .
*A) De persona a persona
*B) De persona a grupo o de grupo a persona
*C) de grupo a grupo

* Medios

para trasmitir mensajes en las

comunicaciones

*La palabra escrita

*La palabra de forma oral
*Los smbolos convencionales, las seales

* Tipos de comunicaciones
* Comunicacin administrativa escrita: entre las mas comunes encontramos la carta, el

telegrama, las circulares, los memorandos, los boletines, los manuales, los carteles, los
peridicos y las revistas de informacin de la empresa, los tableros, etc.

Comunicaciones orales: se dividen en dos clases:

* A) las llamadas cara a cara, que suponen, la presencia simultanea de dos o mas
personas en un lugar determinado, como las reuniones, charlas, entrevistas.

* B) las comunicaciones que se realizan a travs de un aparato mecnico, electrnico o

elctrico como el telfono, las computadoras, los magnavoces y las grabaciones.

*Comunicaciones por seales

*Las comunicaciones por seales pueden ser audibles, visuales o audiovisuales.
*A)audibles: las que se hacen con silbatos o campanas, por eje. Para indicar la entrada o salida de la fabrica.
*B) visuales: las echas con los brazos o por medio de imgenes como los empleados.
*
*C) las comunicaciones audiovisuales son las pelculas o el circuito cerrado de televisin, en que se pueden
intercambiar palabras o imgenes.

* Tipos de comunicaciones formales

* A) comunicaciones verticales: son verticales aquellas que parten
de algn miembro de un organismo administrativo de un nivel
distinto al destinatario.

* Comunicacin vertical descendente: son aquellas que influyen de

arriba hacia abajo a travs de una cadena de mando, y que
utilizan los supervisores para ponerse en contacto con sus
subordinados.

* Son comunicaciones descendentes las siguientes.

* Ordenes
* instrucciones
* Reglas

* Comunicacin horizontal y
disciplinarias:

* Comunicacin horizontal: son los que se realizan entre dos o mas

miembros que tienen un mismo nivel jerrquico dentro de la
organizacin.

* Comunicaciones disciplinarias: son patrones de comunicacin del

centro, distintos de los enunciados y tipificados por su contenido que

aparecen con frecuencia en el supervisor, se ha visto que toda buena
labor merece reconocimiento y una de las formas de hacerlo es la
alcanza.

* Tipos

de
ascendente

comunicacin

*A) las quejas

*B) las sugerencias
*C) los reportes
*D)Las entrevistas
*E) Las encuestas de actitud
*F) Las recomendaciones

vertical