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Este manual proporciona instrucciones para configurar y utilizar Contpaqi Factura Electrónica. Explica cómo iniciar sesión, crear empresas y usuarios, configurar períodos de facturación, catálogos de clientes y servicios, y conceptos de facturación. También cubre la configuración de monedas, tipos de cambio, impuestos y certificados digitales necesarios para emitir facturas electrónicas válidas ante el SAT.
Descrizione originale:
manual contpaq para un mejor uso mas practico y mejor
Este manual proporciona instrucciones para configurar y utilizar Contpaqi Factura Electrónica. Explica cómo iniciar sesión, crear empresas y usuarios, configurar períodos de facturación, catálogos de clientes y servicios, y conceptos de facturación. También cubre la configuración de monedas, tipos de cambio, impuestos y certificados digitales necesarios para emitir facturas electrónicas válidas ante el SAT.
Este manual proporciona instrucciones para configurar y utilizar Contpaqi Factura Electrónica. Explica cómo iniciar sesión, crear empresas y usuarios, configurar períodos de facturación, catálogos de clientes y servicios, y conceptos de facturación. También cubre la configuración de monedas, tipos de cambio, impuestos y certificados digitales necesarios para emitir facturas electrónicas válidas ante el SAT.
AL ENTRAR POR PRIMERA VEZ A CONTPAQi FACTURA ELECTRNICA EL
USUARIO SUPERVISOR NO TIENE CONTRASEA. HAZ CLIC EN ACEPTAR O PRESIONA LA TECLA ENTER PARA INGRESAR AL SISTEMA.
CREAR EMPRESAS:
HAS CLIC EN EL MEN EMPRESA, OPCIN ABRIR EMPRESA. SI ES LA PRIMER
EMPRESA QUE VAS A CREAR APARECE UNA VENTANA PARA CREAR EMPRESAS, CAPTURA EL NOMBRE DE LA EMPRESA Y EL RFC (LOS DEMS CAMPOS SON OPCIONALES), EN LA SECCIN UBICACIN DE LA EMPRESA ESTN LOS DIRECTORIOS DONDE SE GUARDAN LAS CARPETAS DE LAS EMPRESAS Y SUS RESPALDOS, ESTOS DIRECTORIOS VIENEN POR DEFAULT, ES RECOMENDABLE NO MOVERLOS. PERO SI DESEAS GUARDAR LAS EMPRESAS Y SUS RESPALDOS EN OTRO DIRECTORIO LO PUEDES HACER. HAZ CLIC EN EL BOTN GUARDAR, AL FINALIZAR CIERRA LA VENTANA.
ABRIR EMPRESAS:
EN EL MEN EMPRESAS OPCIN ABRIR EMPRESA. ENLISTA TODAS LAS
EMPRESAS CREADAS. SELECCIONA LA EMPRESA QUE DESEA ABRIR DA CLIC EN EL BOTN ABRIR EMPRESA, O BIEN, DA DOBLE CLIC SOBRE EL NOMBRE DE LA EMPRESA.
USUARIOS Y CONTRASEAS:
COMO SUPERVISOR PUEDE CREAR USUARIOS Y DARLES DIFERENTES TIPOS
DE PRIVILEGIOS, ESTO EN EL MEN EMPRESA, OPCIN USUARIOS, HAGA CLIC EN EL BOTN NUEVO PARA CREAR UN NUEVO USUARIO, CAPTURE EL NOMBRE DEL USUARIO Y LA CONTRSEA CON LA QUE DESEE QUE INGRESE AL SISTEMA, (LA CONTRASEA ES OPCIONAL) SI DESEA MODIFICAR ALGN USUARIO SELECCIONE EL USUARIO A CONFIGURAR Y SIGA EL PROCEDIMIENTO ANTERIOR, HAGA CLIC EN GUARDAR Y CERRAR. LA PRXIMA VEZ QUE INGRESE AL SISTEMA PODR HACERLO CON EL USUARIO Y CONTRASEA ESPECIFICADOS.
CONFIGURAR PERIODO DE FACTURACIN:
SI ES LA PRIMERA VEZ QUE ABRE UNA EMPRESA, LE APARECE UNA VENTANA
DONDE CONFIGURA EL PERIODO ACTUAL, DE LADO IZQUIERDO APARECEN LOS PERIODOS DEL EJERCICIO. UNA VEZ CONFIGURADO EL PERIODO DA CLIC EN ACEPTAR. OTRA FORMA DE CONFIGURAR LOS PERIODOS ES DESDE EL MEN CONFIGURACIN OPCIN PERIODOS Y EJERCICIOS, APARECE LA MISMA VENTANA DESCRITA ANTERIORMENTE Y SE HACE EL MISMO PROCEDIMIENTO.
CONFIGURAR EMPRESAS:
EN ESTA SECCION SE CONFIGURAN LOS DATOS FALTANTES QUE NECESITA LA
EMPRESA PARA PODER FACTURAR. HAZ CLIC EN EL MEN CONFIGURACIN, OPCIN REDEFINIR EMPRESA. PESTAA GENERALES: APARECEN LOS DATOS QUE CAPTURASTE AL CREAR LA EMPRESA. EN LA ETIQUETA SOLICITAR CONTRASEA CADA SE RECOMIENDA POR MOTIVOS DE SEGURIDAD ESPECIFICAR UN RANGO DE TIEMPO PARA QUE EL SISTEMA SOLICITE LA CONTRASEA DEL CERTIFICADO DE SELLO DIGITAL. SI QUIERE QUE EN SU FACTURA APARESCAN EL LOGO Y LA CDULA DE LA EMPRESA, HAGA CLIC EN EL BOTN ASOCIAR LOGO Y ASOCIAR CDULA RESPECTIVAMENTE, ESTOS BOTONES BUSCAN LA RUTA DONDE SE ENCUENTRAN SUS IMGENES. PESTAA DIRECCIN: EN ESTA PESTAA DEBE CAPTURAR LOS DATOS DE LA DIRECCIN DE LA EMPRESA QUE VA FACTURAR. LOS CAMPOS QUE CONTENGAN UN ASTERISCO AL FINAL SON OBLIGATORIOS PESTAA DECIMALES: AQU CONFIGURA CUNTOS DECIMALES NECESITA PARA LAS CANTIDADES, LOS TIPOS DE CAMBIO Y LOS IMPUESTOS. PESTAA MASCARILLAS: EN ESTA SECCIN SE MUESTRAN LOS FORMATOS DE LOS CAMPOS. ESTOS FORMATOS SON GENERALES POR LO QUE ES CONVENIENTE NO MODIFICARLOS, SALVO QUE USTED FACTURE CON ALGN RFC CON CARACTERES ESPECIALES, TENDR QUE MODIFICAR EL FORMATO DEL RFC PARA QUE ACEPTE CARACTERES ESPECIALES, LA SIMBOLOGA SE MUESTRA DE LADO IZQUIERDO. UNA VEZ CONFIGURADAS ESTAS PESTAAS DE CLIC EN GUARDAR, LAS ULTIMAS 4 YA NO NECESITAN CONFIGURACIN A MENOS QUE AS LO REQUIERA.
CONFIGURAR MONEDAS:
EN EL MEN CONFIGURACIN OPCIN MONEDAS PUEDE AGREGAR LAS
MONEDAS QUE MANEJA PARA FACTURAR, EL SITEMA TRAE POR DEFAULT EL DLAR AMERICANO Y EL PESO MEXICANO. PARA AGREGAR UNA MONEDA DE CLIC EN EL BOTON NUEVO, CAPTURE LOS DATOS NECESARIOS PARA LA MONEDA, HAGA CLIC EN GUARDAR Y CERRAR LA VENTANA.
CONFIGURAR TIPOS DE CAMBIO:
MEN CONFIGURACIN OPCIN TIPOS DE CAMBIO. CONFIGURE LOS TIPOS
DE CAMBIO DE CADA DIA, AL FINALIZAR DE CLIC EN GUARDAR.
CONFIGURAR UNIDADES DE VENTA:
EN ESTA SECCIN PODR CONFIGURAR LAS UNIDADES DE VENTA QUE
MANEJA SU EMPRESA, HAGA CLIC EN EL MEN CONFIGURACIN, OPCIN UNIDADES DE VENTA, EL SISTEMA POR DEFAULT MANEJA LA UNIDAD DE VENTA HORA, PARA CREAR UNA UNIDAD DE VENTA DE CLIC EN EL BOTN NUEVO , CAPTURE EL NOMBRE, A CONTINUACIN PRESIONE LA TECLA TABULADOR. ES LA NICA OPCIN A LA QUE NO LE DA CLIC EN GUARDAR.
CONFIGURAR NOMBRES DE LAS LISTAS DE PRECIOS:
PUEDE CONFIGURAR LOS NOMBRES A LOS PRECIOS QUE MANEJA, CONTPAQ
LE DA LA OPCIN DE 10 LISTAS. HAGA CLIC EN EL MEN CONFIGURACIN, OPCIN NOMBRE DE LAS LISTAS DE PRECIOS. AL FINALIZAR HAGA CLIC EN ACEPTAR.
CONFIGURAR NOMBRES DE LOS IMPUESTOS Y RETENCIONES:
PUEDE CONFIGURAR LOS NOMBRES A LOS IMPUESTOS Y RETENCIONES QUE
MANEJA. DESDE EL MENU CONFIGURACIN, OPCIN NOMBRE DE LOS IMPUESTOS Y RETENCIONES, AL FINALIZAR HAGA CLIC EN ACEPTAR.
CONFIGURAR NOMBRES DE LOS DESCUENTOS:
PUEDE CONFIGURAR LOS NOMBRES A LOS DESCUENTOS QUE MANEJA.
DESDE EL MENU CONFIGURACIN, OPCIN NOMBRE DE LOS DESCUENTOS, AL FINALIZAR HAGA CLIC EN ACEPTAR.
CREAR CATLOGO DE CLIENTES:
EN EL MEN CATALOGOS OPCIN CLIENTES DE CLIC EN EL BOTN NUEVO
PARA EMPEZAR A CREAR EL CATLOGO. INGRESE UN CDIGO PARA IDENTIFICAR AL CLIENTE, NOMBRE, RFC, IMPUESTO QUE MANEJA PARA ESE CLIENTE, LISTA DE PRECIO QUE APLICA PARA EL CIENTE Y SI PERMITE VENTAS A CRDITO. HAS CLIC EN EL BOTN GUARDAR. SE ACTIVAR EL BOTN DOMICILIO, CAPTURA EL DOMICILIO DEL CLIENTE, HAS CLIC EN EL BOTN ACEPTAR, GUARDAR. PARA CREAR OTRO CLIENTE HAS CLIC EN EL BOTN NUEVO Y SIGUE EL MISMO PROCEDIMIENTO. AL TERMINAR DE CAPTURAR A TUS CLIENTES CIERRA LA VENTANA.
CREAR CATLOGO DE SERVICIOS:
EN EL MEN CATALOGOS OPCIN SERVICIOS DE CLIC EN EL BOTN NUEVO
PARA EMPEZAR A CREAR EL CATLOGO. INGRESE UN CDIGO PARA IDENTIFICAR EL SERVICIO, NOMBRE, IMPUESTO QUE MANEJA PARA ESE SERVICIO, PRECIO PARA CADA LISTA DE PRECIO. HAS CLIC EN EL BOTN GUARDAR. SE ACTIVAR LA CASILLA MANEJAR UNIDAD, SELECCIONALA SI DESEAS MANEJAR UNIDADES, HAS CLIC SOBRE EL CUADRO BLANCO DE UNIDAD, PRESIONA F3 Y SELECCIONA LA UNIDAD QUE VAS A MANEJAR EN
ESE SERVICIO. HAS CLIC EN EL BOTN GUARDAR. PARA CREAR OTRO
SERVICIO HAS CLIC EN EL BOTN NUEVO Y SIGUE EL MISMO PROCEDIMIENTO. AL TERMINAR DE CAPTURAR TUS SERVICIOS CIERRA LA VENTANA.
CONFIGURAR CONCEPTOS:
UN CONCEPTO ES UN TIPO DE DOCUMENTO EL CUL SE CREA A PARTIR DE
UN DOCUMENTO MODELO. EN CONTPAQi FACTURA ELECTRNICA PUEDES CREAR TANTOS CONCEPTOS REQUIERAS Y CADA UNO TENDR CARACTERSTICAS PROPIAS COMO NOMBRE, IMPUESTOS, FORMAS PREIMPRESAS, ETC. EXISTEN 5 TIPOS DE DOCUMENTOS MODELO: FACTURA PAGO DEL CLIENTE CHEQUE RECIBIDO NOTA DE CREDITO HONORARIOS DEL CLIENTE EN EL MEN CONFIGURACIN OPCIN CONCEPTOS, (ELIJE EL CONCEPTO A CONFIGURAR), EN ESTE EJEMPLO VAMOS A CONFIGURAR UN CONCEPTO FACTURA. PESTAA DATOS GENERALES: EN EL MODULO DATOS GENERALES DEL CONCEPTO, ETIQUETA NMERO MXIMO DE MOVTOS ESCRIBE EL NMERO 0 PARA INDICAR QUE NO HABR LMITE EN LOS MOVIMIENTOS. EN EL MDULO CONFIGURACIN DE LA SERIE Y EL FOLIO EN LA PARTE DE VALOR ASUMIDO DELANTE DE SERIE CAPTURA UNA SERIE SI LO DESEAS MANEJAR EN CASO CONTRARIO DEJALO EN BLANCO, DELANTE DE FOLIO SELECCIONA LA OPCIN CONSECUTIVO DEL CONCEPTO PARA QUE TUS FACTURAS VAYAN EN ORDEN CONSECUTIVO AUN CUANDO SEAN DISTINTAS LOS CONCEPTOS DE FACTURA, SI QUIERES QUE LOS FOLIOS SEAN CONSECUTIVOS SLO POR CADA PLANTILLA DE FACTURA GENERADA, ELIJE LA OPCIN CONSECUTIVO DEL DOCUMENTO MODELO. EN EL MDULO CONFIGURACIN DEL CFD, SELECCIONA LA CASILLA COMPROBANTE FISCAL DIGITAL/CFDi APARECER LA PESTAA 4.COMPROBANTE FISCAL DIGITAL/CFDi. PESTAA MOVIMIENTO: EN ESTA SECCIN SE ESPECIFICAN LOS CAMPOS QUE REQUIERES QUE ESTEN VISIBLES EN LA CAPTURA DE LA FACTURA. POR EJEMPLO, EN EL CAMPO OBSERVACIONES HAS CLIC EN LA LISTA DESPEGABLE Y SELECCIONA ESCRITURA, EN EL CAMPO PRECIO HAS EL MISMO PROCEDIMIENTO, ESTO PARA QUE TE DE LA OPCIN DE MODIFICAR LOS CAMPOS AL MOMENTO DE LA CAPTURA. Y ASI SUCESIVAMENTE DEPENDIENDO DE LO QUE NECESITES.
PESTAA IMPUESTOS Y DESCUENTOS:
EN ESTA SECCIN SE ESPECIFICA LA FORMA EN QUE DESEA QUE SE BUSQUEN LOS IMPUESTOS Y DESCUENTOS. SI QUIERE QUE SE BUSQUE DEL CLIENTE, SERVICIO O EMPRESA EN GENERAL. PESTAA COMPROBANTE FISCAL DIGITAL/CFDi: EN ESTA SECCION SE DA DE ALTA EL CERTIFICADO DE SELLO DIGITAL, LA CLAVE DEL CERTIFICADO Y LA CONTRASEA. EN LA PARTE DE DATOS DE LA EMISIN Y ENTREGA DEL CFD, SE ESPECIFICA LA PLANTILLA DE FORMATO AMIGABLE QUE DESEA QUE APAREZCA POR DEFAULT, AL ENTREGAR LA FACTURA EN UN FORMATO PDF. TAMBIN DEBE ACTIVAR LA CASILLA V 3.0 (CFDI) QUE ES LA VERSIN DE CERTIFICACIN. AL HACER ESTO LA OPCION EMITIR Y ENTREGAR A LA VEZ SE CONVIERTE A TIMBRAR Y ENTREGAR A LA VEZ, YA QUE ES EL CONCEPTO QUE SE UTILIZA PARA LOS CFDIS, ES RECOMENDABLE NO ACTIVAR LA CASILLA TIMBRAR Y ENTREGAR A LA VEZ YA QUE SI LO HACES UNA VEZ QUE TIMBRAS, ENTREGAS AUTOMTICAMENTE, AN SI LA FACTURA ES A CREDITO. UNA VEZ HECHA LA CONFIGURACIN HAS CLIC EN GURDAR, APARECERA UNA LEYENDA QUE DICE EL CERTIFICADO DE SELLO NO FUE EXPEDIDO POR UNA AUTORIDAD OFICIAL (SAT), HAS CLIC EN ACEPTAR, COLOCATE EN LA PESTAA 4 COMPROBANTE FISCAL DIGITAL CFDI DEBE APARECER UNA VIGENCIA DEL CERTIFICADO SI ES AS, EL CERTIFICADO A SIDO CONFIGURADO CON XITO. CIERRA LA VENTANA NOTA: ANTES DE EMPEZAR A FACTURAR, COMO PROVEEDOR AUTORIZADO DE CERTIFICACIN DEBES FIRMAR CON CONTPAQ UN MANIFIESTO DONDE APRUEBAS QUE EL RFC EST AUTORIZADO PARA TIMBRAR Y EMITIR FACTURAS ELECTRNICAS, PARA ESTO DEBES ENTRAR A LA PGINA www.cfdi.com.mx/manifiesto, EN ESTA PGINA DEBES INGRESAR EL RFC CON EL CUL VAS A FACTURAR, UN CORREO ELECTRNICO EN DONDE SE TE MANDAR UNA COPIA DE LA FIRMA DE MANIFIESTO, TU FIRMA ELECTRNICA AVANZADA Y LA CLAVE DE TU FIRMA ELECTRNICA AVANZADA. ESTA FIRMA DE MANIFIESTO LA DEBES HACER CON CADA RFC CON EL QUE VAS A FACTURAR, ES DECIR, POR CADA EMPRESA CREADA. UNA VEZ HECHA TODA LA CONFIGURACIN NECESARIA DENTRO DE LA EMPRESA PUEDES EMPEZAR A FACTURAR, ESTO ES DENTRO DEL MENU MOVIMIENTOS, ELIJES EL CONCEPTO QUE EN ESTE CASO ES FACTURA, Y ELIJES LA PLANTILLA DE LA FACTURA QUE SE CRE CON EL CERTIFICADO DE SELLO DIGITAL. AL ENTRAR A LA VENTANA DE LAS FACTURAS HAS CLIC EN EL BOTN NUEVO, NOS PEDIR LA CONTRASEA DEL CERTIFICADO DIGITAL, UNA VEZ DENTRO DE LA FACTURA EMPIEZAS A BUSCAR A TUS CLIENTES Y SERVICIOS PARA FACTURAR, HAS CLIC EN GUARDAR Y NUEVO SI DESEAS CREAR OTRO MOVIMIENTO EN LA MISMA FACTURA, AL TERMINAR DE CREAR TUS MOVIMIENTOS, CIERRA LA VENTANA, UNA VEZ SEGURO DE QUE LA
FACTURA EST CORRECTA, HAS CLIC EN EL BOTN TIMBRAR, APARECE LA
VENTANA PARA TIMBRAR, NUEVAMENTE HAS CLIC EN EL BOTN TIMBRAR Y/O ENTREGAR, EN CUESTIN DE SEGUNDOS SE TIMBRA LA FACTURA, AHORA EL BOTN DE TIMBRAR SE CONVIERTE EN ENTREGAR, HAS CLIC EN ENTREGAR, CONTPAQ TE DA 7 OPCIONES DE ENTREGA, DEPENDE DE TUS NECESIDADES PARA ENTREGAR TUS FACTURAS A TUS CLIENTES. UNA VEZ ELEJIDA LA FORMA DE ENTREGA HAS CLIC EN EL BOTN TIMBRAR Y/O ENTREGAR.
RESPALDAR Y RESTAURAR EMPRESAS:
ES IMPORTANTE CREAR RESPALDOS DE NUESTRAS EMPRESAS PARA
RESGUARDAR LA INFORMACIN DE CADA UNA DE ELLAS. DE CLIC EN EL MEN EMPRESA, OPCIN RESPALDAR EMPRESA, SELECCIONE LA EMPRESA Y HAGA CLIC EN EL BOTON PROCESAR, CONTPAQ LE DA UNA RUTA POR DEFAULT PERO SI DESEA HACER EL RESPALDO EN OTRA RUTA LO PUEDE ESPECIFICAR. DE LA MISMA FORMA SE PUEDEN RESTAURAR LAS EMPRESAS EN EL MEN EMPRESA, OPCIN RESTAURAR EMPRESA, SELECIONE EL DIRECTORIO Y EL ARCHIVO DE RESPALDO, HAGA CLIC EN EL BOTN RESTAURAR. LE APARECER EN AMBOS CASOS UN MENSAJE DE COMPROBACIN DE QUE EL RESPALDO O LA RESTAURACIN DE LA EMPRESA HA SIDO CREADA CON XITO.
EDICIN DE LAS PLANTILLAS DE FORMATO AMIGABLE:
SI LAS PLANTILLAS QUE CONTPAQi TIENE POR DEFAULT NO CUMPLEN CON
TUS NECESIDADES, PUEDES EDITARLAS A TU GUSTO. PARA ESTO DEBES ABRIR DOS ARCHIVOS: VE AL MENU INICIO, MI PC O EQUIPO, ELIJE DISCO LOCAL C O EL DISCO DONDE TENGAS INSTALADO CONTPAQ FACTURA ELECTRNICA, ABRE LA CARPETA COMPACW, EN ESTA CARPETASE ENCUENTRA LA CARPETA EMPRESAS, SELECCIONA LA CARPETA REPORTES, Y DENTRO DE REPORTES ELIJE LA CARPETA FACTURACIN, ENCONTRARS VARIOS ARCHIVOS DE DISTINTOS TIPOS, IDENTIFICA LOS ARCHIVOS TIPO DOC, QUE SON ARCHIVOS COMNES DE MICROSOFT WORD, ABRE LA PLANTILLA QUE DESEAS CONFIGURAR. RECUERDA QUE SON LOS ARCHIVOS .DOC Y NO LOS ARCHIVOS .HTM. EL SEGUNDO ARCHIVO QUE DEBES ABRIR SE ENCUENTRA EN INICIO. TODOS LOS PROGRAMAS. BUSCA LA CARPETA CONTPAQi. CARPETA FACTURA ELECTRNICA. CARPETA AYUDA. DENTRO DE ESTA CARPETA HAY UN ARCHIVO PDF QUE SE LLAMA EDICION DE ETIQUETAS CFD, CFDI, CBB. EL PRIMER ARCHIVO TIPO .DOC ES EN EL QUE SE HACEN LAS CONFIGURACIONES, EL SEGUNDO ARCHIVO PDF ES DONDE SE INDICAN PARA QUE SIRVE CADA ETIQUETA EN EL ARCHIVO DE WORD Y DE ESTA FORMA PODRAS MODIFICAR LO QUE NECESITES. PARA ESTO COPIA LA ETIQUETA DEL PDF QUE REQUIERAS Y PEGALA TAL COMO EST EN EL ARCHIVO DE WORD, UNA VEZ QUE TERMINASTE LA
CONFIGURACIN, PRESIONA LA TECLA F7 PARA EL CORRECTOR
ORTOGRFICO, AGREGA TODAS LAS FALTAS DE ORTOGRAFA AL DICCIONARIO, HASTA TERMINAR CON TODAS LAS FALTAS DE ORTOGRAFA. SE PROCEDE A GUARDAR EL ARCHIVO CON UN NOMBRE DISTINTO PARA NO MODIFICAR LA PLANTILLA ORIGINAL. HAS CLIC EN GUARDAR COMO, ARCHIVO DE WORD 97, 2003 Y ESCRIBE EL NOMBRE QUE DESEAS PARA TU PLANTILLA, ESTO EN LA MISMA DIRECCIN DONDE SE ENCUENTRAN LAS DEMS PLANTILLAS DE CONTPAQ. VUELVE A GUARDAR EL ARCHIVO PERO AHORA COMO TIPO PGINA WEB, ESTO CON EL MISMO NOMBRE Y EN LA MISMA DIRECCIN DE LAS DEMS PLANTILLAS. CIERRA LA PLANTILLA YA QUE DE OTRA FORMA TE MARCARA UN ERROR AL QUERER UTILIZAR DICHA PLANTILLA. AHORA YA PODRAS UTILIZARLA