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Planeacin
Ejecucin
Evaluacin
Informe
Seguimiento
2.2.1 Planeacin.
La etapa de planeacin de la auditoria administrativa contempla los lineamientos
de carcter general que norman la aplicacin
garantizar que las tareas planificadas para realizarla sean pertinentes y relevantes.
El objetivo de esta etapa es conocer el punto de vista de todo el personal de la
organizacin sobre el funcionamiento de la misma, as como tener un panorama
general sobre sus errores y aciertos, de tal forma que, durante las etapas
posteriores se logre analizar esta informacin con profundidad y actuar al respecto.
2.2.1.1 Etapas de la planeacin.
Las etapas de la planeacin son:
a) Platica con el encargado.
b) Entrevista previa.
c) Investigacin preliminar.
d) Determinacin del rea a estudiar.
e) Determinacin de los detalles a estudiar.
A continuacin se hablara de manera particular de cada una de
ellas:
a) Platic a c on el enc argado: La finalidad de esta etapa es obtener conocer
caractersticas generales de la organizacin y su funcionamiento, as como
establecer un vnculo de confianza y comunicacin entre el encargado y el
auditor.
Esta fase de la planeacin se subdivide en:
1. Datos generales:
-
direccin,
telfono).
Cuando
una
organizacin
cuenta
con
estimado
de
que el encargado
de la organizacin
conozca
el tiempo
de
Se hace mencin de las bases sobre las cuales se llevara a cabo la auditoria,
informacin que debe ser condensada entre auditor y encargado de la
organizacin.
otorgadas
de
actividades,
Se
tratan
aspectos
como:
facilidades
que surjan
durante
el
proceso
y requieran
atencin
de la misma.
Es importante
Mantener
contacto
con
las
personas
de las
cuales
se requiera
Ser imparcial
entrevista.
-
al realizar
la
de manera
Investigacin
documental:
Las
organizacin
muestras
los
de documentos
objetivos
del
estudio
varan
de
de
acuerdo con
la
estos
documentos.
d) D eterminacin
2.2.2 Ejecucin.
El objetivo de esta etapa es recopilar informacin de las distintas reas que
estn sujetas a revisin, misma que se revisa y analiza posteriormente, con la
finalidad de detectar deficiencias o irregularidades administrativas. Es en esta etapa
en la que se busca obtener la mayor cantidad de informacin posible, se identifican
problemticas y se proponen opciones de solucin.
2.2.2.1 Etapas de la ejecucin.
La etapa de ejecucin se subdivide en las siguientes
fases:
a) Obtencin de informacin.
b) Ordenamiento y depuracin de la informacin.
c) Anlisis de la informacin.
d) Investigacin de las causas de las deficiencias.
e) Alternativas de solucin.
f) Anlisis de las posibles mejoras.
A continuacin se hablara de manera particular de cada una de estas fases.
a) Obtencin de inf or macin: Se recauda la informacin necesaria para llevar a
cabo la auditoria administrativa mediante las siguientes h erramientas:
-
Cuestionarios:
Funcionan
como mecanismos
por otras
cuestionario
herramientas.
Para
elaborar
aplicar
y
un
especifica
acerca
de
aquellos
aspectos
que
necesiten
a partir
al respecto.
La entrevista
debe ser
entrevista
establecer
las respuestas
argumentos
sobre el
recibida
una
varias
personas,
ya
sea
porque
y d epur ac in
entrevistas
complementan
la
Los cuestionarios
informacin
brindada
son
por
los
identificar factores
que
estn
afectando
el funcionamiento
de
la
organizacin.
c) Anlisis de la inf or mac in: La informacin se debe a analizar de acuerdo con los
aspectos a estudiar previamente definidos, as mismo se deber hacer nfasis
es aquella informacin que nos lleve a conocer los factores que afectan a
la organizacin. El proceso de anlisis comienza cuando se ha reconocido el o
los
o problemticas
encontradas,
de
manera objetiva y realista, es decir, tendrn que ser acciones que la organizacin
pueda realizar
alternativas
a corto
de solucin
plazo.
y
El
dar
auditor
decidir
seguimiento
cuales
las
son
las
acciones
mejores
que
la
d e l as p os i bl es
m ej or as :
Las posibles
mejoras
son aquellos
en porcentaje. Para
a evaluar,
los
factores
que se enlistas
a continuacin
pueden
son considerados como tiles para todas las empresas , cabe destacar que
podrn integrarse otros de acuerdo con las caractersticas de la organi zacin
evaluada:
-
la
auditoria.
Se
entiende
por
punto
una
unidad
arbitrariamente elegida que solo nos servir para medir con mayor precisin
la importancia relativa de los factores a evaluar dentro de cada una de las
31
32
50
C=
-50
Por ultimo se realiza la distribucin de puntos entre los factores a evaluar, para lo
cual se toman como base los puntos anteriores, a juicio del auditor se le
agregan o restan puntos de acuerdo a la importancia relativa que estos tengan.
d)
D et er m i n ac i n
de gr ados : Entendemos
nmeros convencionales
representativos
los
grados superiores
corresponden
a una elevada
eficiencia
APRECIACIN
GRADOS
% DE CUMPLIMIENTO
Excelente
De 90 a 100%
Muy bien
De 80 a 90 %
Bien
De 60 a 80%
Regular
De 40 a 60 %
Mal
De 20 a 40%
Muy mal
De 0 a 20%
e)
cada factor
a evaluar
puedan
tomar
decisiones
adecuadas
y realizar
las
mejoras
adecuaciones necesarias.
El informe explica la situacin actual de la organizacin y las probabilidades de
superar las dificultades,
debe ser
y/o deficiencias
encontradas en cada
que se investigaron
puntual, analizando
escribir
las
las soluciones
causas
describindolos
de
propuestas.
las
Si
deficiencias,
alguno
de
los
para
posteriormente
factores
no
tiene