cartilha

noes bsicas
de arquivo
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cartilha

noes bsicas
de arquivo

Organizao:
Ana Lcia da Silva do Carmo
Jnia Terezinha Morais Ramos
2015

Voc sabia que a Universidade

Federal de Minas Gerais faz parte
do Sistema Nacional de Arquivos
(SINAR)?

A Lei Nacional de Arquivos (8.159/1991) instituiu o Sistema Nacional de

Arquivos (SINAR), que tem a finalidade de implementar a poltica nacional
de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao
acesso aos documentos de arquivo. O SINAR tem como rgo central o
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

SINAR

ARQUIVO
NACIONAL

CONARQ

RGOS DO PODER
EXECUTIVO FEDERAL

UFMG

Sendo assim, a Universidade Federal de Minas Gerais deve ser

responsvel pela gesto e preservao de seus documentos de
arquivo, respeitando a legislao federal.
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O que so os
documentos
de arquivo?

So todos os documentos gerados e recebidos pela Universidade no decorrer de suas atividades de ensino, pesquisa e extenso, assim como as atividades
administrativas, no importando
se o tipo de suporte o papel ou
o meio digital.

Tendo em vista o conceito acima, tenha cuidado: no misture seus documentos pessoais
com os da instituio!
Exemplos: materiais de estudo, revistas e livros
que no so da instituio, assim como outros
documentos fora do contexto das atividades
institucionais.

- QUAL A FUNO DE UM ARQUIVO CENTRAL?

Como rgo central de um sistema de arquivos,
ele deve ser responsvel pela normalizao dos
procedimentos tcnicos aplicados aos arquivos
setoriais da instituio e pela custdia dos documentos em fase permanente. O Arquivo Central
tambm responsvel pelo planejamento e
execuo das polticas de arquivo e de gesto
documental.
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MAS O QUE
GESTO DE
DOCUMENTOS?

Gesto de documentos, segundo a Lei

Nacional de Arquivos (8.159/91, art.3),
o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou a seu recolhimento para guarda permanente.

-O QUE SO
ARQUIVOS CORRENTES,
INTERMEDIRIOS E
PERMANENTES?

ARQUIVO
CORRENTE
o conjunto de
documentos de uso
frequente, normalmente mantidos com
seus produtores, com
valor administrativo,
legal e fiscal.

Valor Administrativo
o valor que um
documento tem para a
atividade administrativa do rgo ou entidade, na medida em que
informa, fundamenta
ou prova seus atos.
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Valor Legal
o valor que um
documento possui
perante a lei para
comprovar um fato ou
constituir um direito.

Valor Fiscal
o valor atribudo a
documentos ou arquivos para comprovao
de operaes financeiras ou fiscais.

ARQUIVO
INTERMEDIRIO

ARQUIVO
PERMANENTE

o conjunto de documentos de uso pouco

frequente, originados
dos arquivos correntes
que aguardam sua
destinao final:
eliminao ou guarda
permanente.

Trata-se de conjuntos de documentos

que no podem ser
eliminados, por
serem de guarda
permanente.

Os arquivos intermedirios
podem ser transferidos
para
depsitos
mais
distantes de quem os
produziu ou recebeu, por
serem menos consultados
ou para reduzir os gastos
com espao fsico.

So documentos usados
como fonte de pesquisa e
informao com finalidades diferentes dos objetivos
para os quais foram originalmente produzidos , que
servem tambm como
prova, para consulta da
prpria administrao da
Universidade e da comunidade externa.

PORTANTO, ARQUIVO
Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho
de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.
Para saber mais, consulte: ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. Disponvel em:
http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf Acesso
em: 13 mar. 2015.

GESTO DE
DOCUMENTOS

A finalidade da gesto de documentos a produo,

manuteno e utilizao dos documentos necessrios ao desempenho e ao cumprimento das atividades de uma instituio.
As atividades de gesto asseguram a acessibilidade
aos documentos e o uso no momento em que se
fizer necessrio. Ademais, garantem que sejam
mantidos apenas pelo tempo previsto para sua
guarda.

1 FASE
Produo dos documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razo
das atividades de um rgo ou setor.

2 FASE
Manuteno e uso: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos. Essa fase
envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas para organizao, classificao e elaborao de instrumentos de recuperao da informao (ndices).

3 FASE
Destinao final de documentos: envolve as atividades de avaliao, seleo e
fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais
documentos devem ser eliminados e quais sero preservados permanentemente.

Ser que posso eliminar

documentos pblicos?

Os documentos pblicos s podem ser

eliminados mediante avaliao,
autorizao do Arquivo Nacional e
publicao no Dirio Oficial da Unio.
De outra forma, essa prtica constitui
crime.

Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar
ou destruir documentos de valor permanente ou considerado
como de interesse pblico e social. (Lei 8.159/1991)

A eliminao passo a passo:

CONSTITUIR UMA COMISSO PERMANENTE

DE AVALIAO DE DOCUMENTOS (CPAD)
A Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD) um
grupo multidisciplinar responsvel por orientar e realizar a anlise,
a avaliao e a seleo dos documentos institucionais. Pode ser
formada por servidores responsveis ou conhecedores da documentao a ser avaliada, assim como por arquivistas, gestores e
membros do corpo docente. tambm importante a participao
de um historiador e de um representante da rea jurdica.
Devem ser criadas CPADs Setoriais para realizao das atividades
nas unidades, que, posteriormente, sero validadas pela CPAD
Central.

Em relao eliminao h dois conceitos importantes:

AVALIAO
o processo de anlise de
documentos de arquivo que
estabelece quais documentos
sero preservados para fins
administrativos ou de pesquisa e em que momento podero ser eliminados ou destinados guarda intermediria
ou permanente.

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AMOSTRAGEM
o processo que possibilita
a preservao de parcela de
documentos do conjunto
documental destinada a
eliminao, com o objetivo
de resgatar procedimentos
administrativos vigentes em
determinada poca ou lugar,
relevantes para pesquisa.

ELABORAO DAS LISTAGENS DE ELIMINAO

A eliminao de documentos pelos rgos e entidades integrantes
do SIGA (Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo) dever
ocorrer depois de concludo o processo de avaliao e seleo
conduzido pelas respectivas Comisses Permanentes de Avaliao
de Documentos (CPAD) e ser efetivada quando cumpridos os
procedimentos estabelecidos na Resoluo n 40, de 9 de dezembro de 2014, que substitui a Resoluo n 7, de 20 de maio de
1997, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
O registro dos documentos que devem ser eliminados ser feito,
obrigatoriamente, por meio do preenchimento da Listagem de
Eliminao de Documentos.

EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Aps a aprovao da listagem de eliminao de documentos pelo
rgo competente, o Arquivo Nacional, autoridade arquivstica no
que se refere s IFES (Instituies Federais de Ensino Superior) e a
outros rgo federais, ser publicado o edital de cincia de eliminao de documentos no Dirio Oficial da Unio (DOU), como
forma de tornar pblico esse ato.
Os interessados tero de 30 a 45 dias para solicitar a no eliminao dos documentos. As solicitaes sero analisadas pela CPAD.

PUBLICAO DO TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Caso no haja nenhuma manifestao contrria eliminao, a
CPAD deve emitir e assinar o Termo de Eliminao de Documentos,
tambm publicado no D.O.U. e providenciar a eliminao.

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ELIMINAO DOS DOCUMENTOS

Caso no haja manifestao de eventuais interessados, os documentos sero eliminados por procedimento mecnico de desfragmentao e encaminhados para a reciclagem.

A Digitalizao a
soluo para diminuir o
acmulo de papel?

O processo de digitalizao produz

cpias eletrnicas dos documentos.
Mesmo digitalizados, os documentos
originalmente produzidos em papel
no podem ser eliminados antes do
prazo previsto em lei.
A digitalizao um recurso que pode
ser utilizado para facilitar o acesso e
serve para a preservao do documento original, mas no autoriza a
eliminao de documentos produzidos em suportes tradicionais.

A gesto de documentos nica: aplica-se a documentos em

formato digital e no digital.
- Resoluo do Conarq n. 20, de 16 de julho de 2004

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Um sistema de gesto de documentos incompleto ou falho pode acarretar perda, adulterao ou no validade da fora probante dos
documentos arquivsticos digitais.

Preservar significa manter imutvel e intacto, entretanto, no

ambiente digital, preservar significa, na maioria dos casos, mudar,
recriar, renovar: mudar formatos, renovar mdias, hardware e
software.

Documento
Digitalizado:
a imagem produzida
por um scanner, cuja
origem o documento
em formato papel. O
arquivo gerado
armazenado em meio
digital.

Documento
Digital:
o documento produzido e tramitado
somente em meio
digital. Apresenta
unidade lgica interpretvel por computador e armazenado em
suporte apropriado.
Exemplos: Correio
eletrnico, pginas da
internet (sites), base
de dados e outros.

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DICAS DE
PRESERVAO

Evite utilizar grampos e clipes

metlicos, assim como
elstico, pois, com o tempo,
eles oxidam e grudam nos
documentos danificando-os.

No coma prximo a
documentos! Os resduos de
alimentos mancham e atraem
insetos e outras pragas.

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Racionalizao de papis:
Evite fazer muitas cpias, ou
seja, imprima somente o
necessrio! Exemplo: evite
fazer cpias de e-mails,
documentos que j esto em
rede e procure racionalizar a
emisso de vias de correspondncias.

Esteja atento redao oficial, pois a forma como se

produzem e se nomeiam os documentos interfere em
sua organizao, preservao e destinao.
Exemplo: Se for emitir uma correspondncia interna
UFMG (unidades, departamentos, reitoria, etc) utilize
o MEMORANDO. Caso seja uma correspondncia
externa UFMG (para outros rgos do poder pblico
ou privado) utilize o OFCIO.

E lembre-se que datar e assinar os documentos essencial para

que tenham respaldo jurdico e fiscal.

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A ausncia de gesto de arquivos acarreta um ciclo vicioso

de danos ao patrimnio pblico documental.

Ilegalidade

Desorganizao

Ineficincia

Desorganizao, ineficincia e ilegalidade administrativa.

Formao de massas documentais
acumuladas.
Multiplicao de instalaes, mobilirio e equipamentos inadequados.
Intensificao da obsolescncia
tecnolgica.
Aumento de custos e de riscos
institucionais.
Passividade e ineficincia dos servios.
Desmotivao do corpo administrativo
Aumento da burocratizao e comprometimento das normas.
Destruio ou apropriao pessoal do
patrimnio pblico documental.
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Para saber mais,

consulte:
www.ufmg.br/diarq

REFERNCIAS
ARQUIVO NACIONAL. Gesto de documentos: curso de capacitao
para os integrantes do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo
SIGA, da administrao pblica federal. Rio de Janeiro: Arquivo
Nacional, 2011. 98 p.
BRASIL. Lei n. 8159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica
nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.
Disponvel em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>. Acesso em:
18 jul.2014.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Classificao, temporalidade e
destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da
administrao pblica. Disponvel em:
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf>
. Acesso em: 17 abril. 2015.
GONALVES, Dirlei Maria Kafer (org.) Curso de capacitao em gesto
documental. MDULO I Nvel Bsico. Disponvel em:
<http://www.udesc.br/arquivos/id_submenu/632/manual_de_gestao
_documental_modulo_i__1_.pdf>. Acesso em: 17 abril. 2015.
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www.ufmg.br/diarq