Proyecto de Ingeniera de Sistemas I

NDICE GENERAL

CAPTULO I: EL PROBLEMA
Introduccin.pag. 4
1.1

Planteamiento del Problema.pag. 5

1.2

Formulacin del Problemapg. 6

1.3

Definicin de Objetivospg. 6

1.3.1

Objetivo General

1.3.2

Objetivos Especficos

1.4

Justificacin de la Investigacin..pg. 7

1.5

Limitaciones de la investigacin..pg. 8

CAPTULO II: MARCO TERICO...pg. 8

2.1

Antecedentes de la Investigacin.pg. 8

2.2

Bases Tericas..pg. 37

2.3

Definicin de trminos.pg. 40

2.4

Sistema de Hiptesis.pg. 40

2.4.1 Hipotesis General

2.4.2 Hiptesis Especficas

CAPTULO III: MARCO METODOLGICO...pg. 41

3.1 Nivel de Investigacin...pg. 41

3.2 Diseo de la Investigacin
3.2.2 Mtodo, Tcnicas e Instrumentos....pg. 42
Tcnicas, objetivos.pg. 42
Ventas, ciclo de ventas..pg. 43
Financiero, flujo de caja...pg. 47

3.3 Poblacin y Muestra

3.4 Fuentes y Tcnicas para la recoleccin de Informacin..
3.5 Tratamiento de la Informacin

Poliplast Peru SRL

Rubro

Comercio

Carrera

Negocios, y Pymes
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Area

Gestin Tecnolgica

Asignatura

Proyectos de Ingeniera de Sistemas I

Tema

Implementacin del Sistema Erp, Sap

Bussines One

Situacin Problemtica

Determinar los Beneficios econmicos

en la implementacin del Sistema Erp,
sap Business Une

INTRODUCCION
3

En la actualidad, de todas las empresas que existen en el pas, el 99.72% son PYMES y apenas el 0.28%
constituyen aquellas empresas transnacionales, grandes y medianas empresas juntas.
Entonces un gran problema que existe y dificulta al desarrollo de las Pymes en el Per, es la casi absoluta
ausencia de tecnologa. En un contexto de globalizacin, competitividad y conocimiento que caracteriza a las
sociedades de hoy, es imposible el desarrollo de las empresas y con mayor razn de las pymes si es que la
ciencia, tecnologa e innovacin no estn presentes en la vida cotidiana de la empresa.
En la dinmica de los negocios, hoy en da se tiene que ser ms competitivos, las pequeas y medianas
empresas (PYMES) tienen que aprovechar la tecnologa y las aplicaciones de negocios, tales como los
sistemas ERP, para optimizar sus procesos de negocio y funcionar bajo una operacin ms eficiente.
Lamentablemente en el Per la informalidad de las pequeas y medianas empresas, va en contra de las
posibilidades de su potencial crecimiento, si bien es cierto la inversin econmica puede representar un
problema, el temor al cambio lo es ms aun, tanto por el personal de la empresa como la alta direccin.
Poliplast Per SRL es una empresa dedicada a la produccin y comercializacin de tuberas de PVC y CPVC
para la conduccin de fluidos a presin, para redes de desage, instalaciones elctricas, telecomunicaciones,
drenaje y alcantarillado, las cuales para mejorar el desempeo del personal, mejorar la produccin, etc.
Necesita una tecnologa como un sistema de informacin la cual mejore los procesos de su negocio, as como
el control de muchas de las actividades de la organizacin, tanto de produccin, logstica, como finanzas.
En si este proyecto trata de determinar cul sera el beneficio econmico en implementar un Sistema ERP, si
en realidad seria una solucin a los problemas del proceso del negocio, el implementar el sistema, cuanto
generara de utilidades, y hasta cuanto seria la disminucin de los costos de produccin e inventario.

TEMA DE INVESTIGACION

Determinar el beneficio econmico de la Implementacin de un Sistema ERP, SAP BUSSINES ONE como
solucin para la gestin y optimizacin de los procesos de negocios de la empresa Poliplast Per.
I. - El Problema
I.1 Planteamiento del Problema
Muchas Pymes entienden que necesitan un ERP, y pueden disponer de los medios para adquirirlo e
implementarlo, pero no se animan a dar el gran paso. Muchas de las razones, es que no conocen cual sera el
impacto econmico que sera el implementar un Sistema ERP en su empresa, no tienen un estudio o anlisis
de los beneficios econmicos que podran obtener gracias a la utilizacin de ese sistema.
Un sector de las Pymes pueden contar con sistemas de informacin independientes, pero sin ningn grado de
integracin y que no permiten a los empresarios conocer de manera confiable y oportuna el estado de la
organizacin, debido a que la base de datos de la empresa no est centralizada y existe la duplicacin de
informacin.
Aqu la premisa es muy simple: lo que no se conoce, no se puede medir. Una empresa no puede descubrir
dnde posee cuellos de botella (en aspectos comerciales o administrativos) si no posee informacin
centralizada y en tiempo real. Los datos deben ser fidedignos y trazables; debe rastrearse con facilidad a las
fuentes y a los responsables.
Los problemas se dan en la estructura informal y el desorden en la organizacin, se presenta una variedad de
sistemas con procedimientos que son incompatibles entre s. Y si no, implementando soluciones a medida que,
ms que proveer respuestas especializadas, slo le sirven para formalizar la anarqua informativa.
Es lgico asumir que en el balance una alternativa de solucin ERP es totalmente imprescindible pero por las
mismas limitaciones internas (culturales, procedimental, econmicos, etc.) existe un temor al cambio. Se sabe
que estos cambios son radicales: la integracin implica la utilizacin de un sistema central, lo cual se traduce
en procedimientos formales, la organizacin tiene que alinearse y proveer la informacin en forma oportuna y
con responsabilidades bien definidas.
En la actualidad los sistemas ERP no son exclusividad de las grandes empresas que son capaces de canalizar
niveles fuertes de inversin, ya que las Pymes tambin pueden sacarle provecho en las versiones desarrolladas
si se tiene una adecuada planeacin y alternativas de financiamiento; podemos decir que hoy en da los
sistemas ERP son para todos, ya existen diferentes compaas que estn especializadas en tratar de satisfacer
las necesidades de la pequea y mediana industria.
Uno de los Sistemas de ERP especializadas para las Pymes, es el SAP BUSSINES ONE, que es el sistema a
investigar.
Este sistema contribuira en la organizacin como solucin en muchos aspectos como:
Mejorar la eficiencia para unos resultados finales ms slidos.
Centrarse en hacer crecer el negocio.
Tomar decisiones ms inteligentes y ms rpidas.
Generar valor en menos tiempo.
Dar soporte a sus necesidades en constante cambio.

Las implementaciones de soluciones ERP son el primer gran paso en el camino hacia el crecimiento de las
organizaciones; pero si no es acompaado por otros cambios de fondo tanto estructurales como de mentalidad,
simplemente terminar por diluirse como un tibio intento de hacer las cosas de un modo diferente.
Creemos que esta investigacin es necesaria para as desencadenar nuevos pensamientos, nuevas polticas,
ideas entorno al sector de las pymes y a la organizacin respecto a la gran importancia que es el uso de las
tecnologas de informacin, para sus procesos de negocios as como el equilibrio en el desempeo de la
organizacin, y de qu manera contribuira para el beneficio econmico de la empresa.
Para ello utilizaremos tcnicas mixtas de recoleccin de informacin como nmeros estadsticos acerca de los
costos de inventario, personal, produccin, inversin; entrevistas con empresas que de forma exitosa utilizan
esta tecnologa, para la ayuda de su empresa, entrevistas con los proveedores de este producto, los cuales nos
Mostraran los beneficios que ofrece y en que contribuira en la mejora de los procesos del negocio.
I.2 Formulacin del Problema
Determinar el Beneficio Econmico al implementar el Sistema de inteligencia de Negocios ERP, a la PYME
POLIPLAST
I.3 Definicin de Objetivos
I.3.1 Objetivo General.
Medir el Beneficio Econmico y determinar la mejora de los procesos.
I.3.2

Objetivos Especficos

Hallar los factores que existen en la organizacin las cuales impiden que se implemente un sistema de
informacin en la empresa.

Describir la plataforma tecnolgica a utilizar.

Describir la tecnologa a utilizar.

Lograr automatizar los procesos de la empresa.

Determinar las consideraciones, factores y mtodos las cuales permitan la obtencin de resultados.

Entrega de una visin completa de la de solucin a implantar.

Obtener el esquema del modelado de los procesos del negocio, teniendo la data exacta y precisa para as poder
plasmarlo en el Sistema

Implementar una metodologa para la reingeniera de procesos, segn la actividad o proceso que lo requiera.
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Determinar cules serian los costos para la realizacin de este proyecto.

Determinar cules son los procesos han de mejorar con la utilizacin del sistema.

I.4 Justificacin de la Investigacin.

En el Per, las PYMES representan el 99.5% del total de empresas del pas, son responsables del 49% de la
produccin nacional y producen el 49% del PBI nacional. Segn estadsticas, son las PYME las que
concentran el 60% de los empleos totales, siendo la microempresa la que ms empleos genera: 53% de la
PEA ocupada a nivel nacional (el restante 7% pertenece a la pequea empresa).
En la ltima dcada, el sector PYME ha sido el ms dinmico en relacin a la creacin de nuevos puestos de
trabajo creciendo a tasas de 9% anual mientras que la gran empresa creci a tasas de 2% anual.
Sin embargo, dados los niveles de informalidad, el nivel de empleo presenta una baja calidad, lo que trae
consigo bajos niveles salariales, mayores ndices de subempleo y baja productividad.
En la actualidad el problema que existe en la organizacin, es la ausencia de tecnologa de la informacin para
los procesos del negocio. Existe una duplicidad de informacin, debido a la data inexacta que tenemos, eso
contribuye a que los procesos sean deficientes, la organizacin no sea eficiente, no nos permite tomar
decisiones rpidas e inteligentes, lo cual repercute a que la empresa crezca arrastrando muchas deficiencias, y
solo por magnitud es el crecimiento, por lo cual no se notaria un crecimiento organizacional, en todos los
aspectos y componentes que conforma una organizacin. Este estudio revelara en qu aspectos del negocio
contribuira la implementacin del Sistema. Acerca de la rentabilidad y el beneficio econmico que generara,
optimizacin del tiempo, automatizacin de la gestin financiera, soluciones de los procesos del negocio en
general.
La investigacin se llevara a cabo, por la necesidad de reforzar, instruir al pensamiento del microempresario,
en lo importante en que es invertir en el desarrollo de tecnologa en su organizacin. Hacindole entender que
los nuevos retos que demanda el desarrollo en la organizacin, fundamentalmente es en la actualizacin e
implementacin de tecnologas de informacin.
Los cuales para muchos empresarios esto es un gasto ms que una inversin, debido a la falta de informacin
que tienen en cuanto podra esto contribuir en el desarrollo econmico de su empresa, y as a la vez
contribuira en desarrollo industrial y econmico en el pas.

LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIN.
No hay muchos estudios previos de los cuales se pueda desprender alguna cifra aproximada para medir la
mejora que resultara al implementar este proyecto en la organizacin.
El trabajador tiene que ser capacitado.
Cultura organizacional de la Empresa.
No es un proceso maduro en el sistema o proceso a aplicar.
Para confirmar una hiptesis se tendra que realizar un prototipo del sistema.
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La inversin y el trabajo que tendra que hacer la empresa para poder implementar un sistema como este; esto
tal vez hara que la empresa se desanime a poder realizar este proyecto debido a muchos factores,
capacitacin, falta de informacin, inversin econmica, desorganizacin, trabajo por parte del personal, etc.
Debido a que no es un sector maduro existe un desconocimiento generalizado sobre su rol.
2. MARCO TEORICO
2.1 Antecedentes de la Investigacin
- La Universidad Autnoma de Barcelona, en setiembre del 2008 realizo un proyecto de la implantacin de un
sistema ERP a una empresa de transporte.
- Carlos del Olmo Daz publico un libro en el ao 2009 sobre un estudio de las pyme en Espaa; el libro se
llama Calidad y excelencia en la gestin de las PYME.
A.- Implantacin de un sistema ERP a una Empresa de Transporte
IMPLANTACIN DE UN ERP
Laudon y Laudon (Laudon, y otros, 2001) definen el trmino implantacin como todas las actividades
institucionales que operan para la adopcin, administracin y rutinizacin de una innovacin.
Sarker (Sarker, 2000), orientndose hacia las tecnologas de la informacin, lo define como todo lo que debe
ser realizado por una determinada organizacin para que pueda utilizar las capacidades de una particular
tecnologa de informacin segn lo previsto.
Un gran nmero de autores han desarrollado una visin dinmica de la implantacin, donde interpretan esta
como un proceso tecnolgico basado en la organizacin propuesta por Leavitt (Leavitt, 1965), denominada
Diamante de Leavitt. Esta organizacin tiene cuatro componentes que estn en constante iteracin, estas
son: personas, tareas, tecnologa y estructura.
Segn Leavitt, la implantacin de un sistema de informacin implica cambios en los componentes
tecnolgicos de la organizacin, lo cual genera a su vez, y de forma automtica, cambios en sus otros tres
componentes (personas, tareas y estructura).
Metodologas de implantacin
La implantacin de un ERP es un proceso muy complejo, por ello se suele utilizar un procedimiento estndar
para gestionar y controlar su desarrollo, conocido como metodologa de implantacin. Existen un gran
nmero de metodologas pero tenemos que tener en cuenta que no hay ninguna que sea perfecta.
La metodologa ms tradicional es la que se basa en el ciclo de vida del sistema. Segn Necco (Necco, y
otros, 1987), el ciclo de vida de un sistema ERP puede ser descrito en trminos generales como una forma de
quebrar un proyecto de sistemas ERP en fases, actividades y tareas para realizar todo el trabajo de dicho
proyecto. Necco define una fase como conjunto de actividades relacionadas con un objetivo dentro del
desarrollo del proyecto, y se construye agrupando actividades y tareas que pueden compartir un tramo
determinado del tiempo de vida de un proyecto. No existe unanimidad para definir las fases del ciclo de vida
pero se han definido unas fases bsicas, que son:

Fase 1 Decisin: estudiar la estrategia y los procesos de negocio de la empresa, para as discutir la necesidad
de adoptar o no un ERP.
8

Fase 2 Adquisicin: una vez decidida la adopcin de un ERP, se tiene que decidir que ERP se implantar y de
que mdulos dispondr. Se deber escoger tanto el sistema como el consultor que guiar la implantacin.
Fase 3 Implementacin: es una de las fases ms crticas. Algunas de las acciones que se tienen que llevar a
cabo son: montar o adecuar la red informtica, instalar el software, modelar los procesos de negocio, formar a
los futuros usuarios, convertir los datos del antiguo sistema, etc.
Fase 4 Uso y mantenimiento: una vez finalizada la fase implementacin se tiene que afrontar el da a da del
nuevo sistema. Es cuando se comienza a utilizar el nuevo sistema y se observan los primeros resultados del
cambio y algunos fallos que son solucionados. No hay olvidar tampoco el mantenimiento del sistema.
Fase 5 Evolucin: a travs del uso del sistema, este va evolucionando y cambiando segn las nuevas
exigencias que van apareciendo en la empresa.
Fase 6 Rechazo: fase en la que se decide abandonar el proceso de implantacin.
Fases de la implantacin de un sistema ERP.
Una decisin importante
Una vez que hemos tomado la decisin de renovar o instalar un nuevo sistema de gestin, tenemos que ver las
diferentes alternativas que nos ofrece el mercado. Antes de estudiar cul es la mejor opcin, se deben
responder una serie de preguntas que nos ayudarn a tener una visin ms real de las necesidades de la
empresa.
Algunas de estas son:
Cul es la capacidad de las redes informticas actuales?
Cules son los productos de gestin que nos ofrece el mercado?
Cules son las diferencias entre ellos?
Cuntas reas de negocio cubre?
Cul es la relacin entre coste y beneficio?
En qu grado ayudan los ERP a la direccin de la empresa?
Es mejor tener diferentes aplicaciones o una nica aplicacin global para toda la empresa?
Una vez tengamos una idea aproximada sobre las necesidades de la empresa y los diferentes productos de
gestin empresarial que existen en el mercado, podremos hacer una eleccin consciente.
En el mercado existen diferentes soluciones para la gestin empresarial dependiendo del grado de
exclusividad. Segn este grado tendremos:
Software a medida: es la solucin que mejor se adapta a las necesidades de la empresa pero tambin es la
ms costosa porque se tiene que invertir ms tiempo y dinero.

Best of Breed: aboga por utilizar software complementario de diferentes fabricantes, para as escoger en cada
caso el que mejor se adapte a cada necesidad, ya sea de un fabricante u otro. Aqu el problema radica en la
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compatibilidad de los diferentes fabricantes. Para solucionarlo se cre el consorcio BOBA16, cuya misin es
facilitar la comunicacin entre fabricantes y hacer compatibles sus sistemas.
Software ERP: consiste en utilizar un sistema compuesto por diferentes mdulos totalmente integrados entre
s. Es la alternativa que se estudia en este proyecto.
Hbrido: opcin destinada a las empresas que tienen unas necesidades especiales. Utiliza mdulos de
diferentes sistemas ERP, segn las necesidades. Comporta un gran gasto econmico y aumenta el periodo de
implantacin.
Otro factor a tener en cuenta es que el hecho de cambiar el entorno de trabajo implica cambios en algunos
aspectos de la empresa. Estos cambios son:
Cambios en la gestin de la empresa: el hecho de centralizar toda la informacin en una nica base de datos
facilita la gestin porque es posible consultar cualquier dato en tiempo real.
Cambios en la mentalidad de trabajo: este cambio afecta a las personas y a su manera de trabajar. Se deben
potenciar las habilidades y roles de cada trabajador para as minimizar riesgos y tiempo de adaptacin.
Cambios en el proceso de fabricacin: gracias al sistema de gestin se puede analizar el sistema de
fabricacin y as poder optimizarlo.
Cambios en el producto o servicio prestado: el producto o servicio que ofreca la empresa antes de poseer el
sistema de gestin es el mismo pero ahora tiene ms calidad. Todo ello gracias a la optimizacin de recursos y
materiales.
A parte de tener en cuenta las necesidades y las diferentes alternativas que nos ofrece el mercado para
satisfacerlas, debemos tener en cuenta tambin los riesgos y beneficios del nuevo sistema. Hay ciertos riesgos
que se pueden clasificar como problemas tpicos, son muy comunes, conocidos, predecibles y de fcil
solucin, en cambio hay otros que son difciles de prever y exclusivos de cada empresa. Estos riesgos se
pueden clasificar en cuatro tipos, segn su origen:
Riesgos humanos: aquellos que dependen de los factores humanos: disponibilidad de recursos, formacin,
conocimientos, adaptacin al medio, etc.
Riesgos tcnicos: saber si la infraestructura tcnica estar a la altura, si funcionar el hardware, si el software
cubrir las expectativas, etc.
Riesgos metodolgicos: aqu se recoge todo lo relacionado con la metodologa utilizada para el proceso de
implantacin.
Riesgos de mercado: los clientes y el mercado pueden cambiar drsticamente, ello puede hacer obsoletos los
planteamientos inciales y obligar a modificar el proyecto original.

Seleccin de un ERP
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Una de las preguntas que se mas se cuestionan las empresas a la hora de implantar un ERP es: Cmo
podemos saber que ERP se adapta mejor a nuestra empresa? Para responder a esta pregunta tendramos que
evaluar que ERP se adapta mejor a nuestra empresa, para ello deberamos analizar todo el proceso de negocio
de la empresa y ver, de las soluciones que nos ofrece el mercado, la que mejor se adapta a este. Todo esto
puede tener un coste elevado en tiempo y dedicacin pero es de suma importancia para elegir la solucin
idnea.
Segn Josep Pags (Pags, 2006), existen diferentes criterios a tener en cuenta para la seleccin de un ERP.
Estos criterios evalan la solvencia del fabricante, la fiabilidad del sistema y su adaptacin a la empresa. A la
hora de evaluar la solvencia de los fabricantes debemos seguir los siguientes criterios:
Nmero de instalaciones: es el nico parmetro en trminos absolutos que puede medir el xito de un
software y reflejar su aceptacin en el mercado.
Comunidad de profesionales: cuanto mayor sea la comunidad de profesionales dedicada a un producto,
mayor ser volumen de personas en el mercado que tendrn conocimientos sobre l y ms fcil ser encontrar
solucin a los problemas que aparezcan. Este dato indica el nivel de dependencia con el proveedor y la
facilidad para contratar personal que lo haga funcionar.
Nmero de versiones: el nmero de versiones, que el fabricante presenta cada cierto periodo de tiempo,
determina su grado de compromiso con los clientes.
Aos de permanencia en el mercado: este dato tiene mucho que ver con el grado de fiabilidad del producto
y su adaptacin a la evolucin del mercado.
Grado de especializacin en un sector: existen sistemas que no cuentan ni con un gran nmero de
instalaciones ni con una gran comunidad de usuarios, pero tienen a su favor que han decidido especializarse
en subministrar sistemas para un determinado sector. En estos casos, el grado de adaptacin del sistema al
proceso de negocio puede ser muy elevado.
Precio y servicios: es necesario tener muy en cuenta el precio del producto y que servicios estn incluidos
(actualizaciones, mantenimiento, etc.).
En cuanto a los criterios para medir la fiabilidad de un sistema ERP tenemos:
Veracidad de la informacin: la informacin existente en una base de datos debe ser verdica y no
redundante.
Navegabilidad: la informacin se debe encontrar de una manera rpida y gil, adems de poderse contrastar
para certificar su coherencia.
Dato nico: la informacin debe ser introducida una sola vez y compartida por todos. As mantenemos la
coordinacin y fomentamos la colaboracin.
Rendimiento: un buen ERP ha de ser capaz de soportar bases de datos muy grandes, un gran nmero de
usuarios concurrentes y un gran nmero de transacciones en un mismo periodo de tiempo.

Por ltimo tambin es necesario definir unos criterios de adaptacin del sistema, estos son:
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Personalizacin: debemos poder adquirir slo las partes del aplicativo que realmente se necesitan para
desempear el trabajo con normalidad, sin que ello altere o condicione el funcionamiento habitual. Adems
todos los formularios de entrada, as como los informes, han de poder ser personalizados con el fin de
contemplar la informacin que sea realmente importante y necesaria.
Adaptacin: cualquier empresa, por muy pequea que sea, tiene sus propios parmetros o criterios de buen
funcionamiento. El sistema tiene que aceptar fcilmente las adaptaciones que sean precisas, sin que ello
comporte una gran dificultad. Es decir, las adaptaciones no tienen que ser traumticas y tienen que servir para
facilitar el comportamiento deseado del sistema.
Verticalizacin: si la empresa pertenece a un sector especfico como la construccin, la alimentacin, la
hostelera, etc., debemos asegurarnos que el fabricante disponga de una verticalizacin para dicho sector. Ello
repercutir en un importante ahorro en los costes de adaptacin.
Hoy en da los consultores tienen sus propios mtodos para encontrar el ERP que mejor se adapta a las
necesidades de una empresa. Estos disponen de unas listas con miles de posibles requerimientos por parte de
la empresa, una vez seleccionados los que interesan, obtenemos una lista de los fabricantes que mejor se
adaptan a estos requerimientos. En los anexos se muestra un ejemplo de una de estas listas que utilizan los
consultores.
Seleccin de un consultor: En un proyecto para la implantacin de un ERP tiene un papel clave el consultor
o implementacin consultant o implementation partner.
Un consultor es una empresa de servicios que asesora a las empresas que quieren implantar un ERP.
Los consultores acumulan una gran experiencia a la hora de renovar los sistemas de gestin de las empresas.
Esto es debido a las miles de instalaciones que han llevado a cabo, que abarcan desde pequeas, medianas y
grandes empresas hasta grandes multinacionales de renombre. El apoyo de un consultor puede ayudar en la
organizacin:
A la hora de establecer el nuevo entorno de trabajo. A tomar las decisiones correctas en cada momento. A
escoger los mdulos que mejor se adapten a las necesidades de la empresa. A negociar el contrato de
instalacin, que incluye diferentes aspectos como: el precio, la formacin del personal y el mantenimiento. La
tarea ms importante que debe realizar el consultor es ayudar a la empresa a tomar las decisiones correctas en
cada momento del proceso. Otra tarea importante es dimensionar el sistema y saber reconocer y satisfacer las
necesidades de la empresa. Por lo tanto, debemos saber que es de vital importancia escoger el consultor
adecuado, de ello depender en gran parte el xito o fracaso de la implantacin. No se debe caer en el error de
dedicar ms tiempo a la eleccin del sistema ERP que a la eleccin del consultor. A la hora de escoger un
consultor tenemos que tener en cuenta los siguientes aspectos:
Tiempo de seleccin: se trata de cuando se quiere realizar la eleccin del consultor, antes de la eleccin del
ERP o despus.
Proceso de seleccin: definir el mbito de actuacin del consultor y su rol durante todo el proceso de
implantacin.
Criterios de seleccin: es la forma en que se evalan las habilidades de los consultores.

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Implementacin Como se ha comentado anteriormente, esta es una de las fases ms importantes y ms

crticas del ciclo de vida de un ERP. Por ello se le dedica ms tiempo que al resto de las fases. A la hora de
implementar un sistema ERP tenemos tres estrategias a seguir, estas son:
Instalacin modular o Step by Step: la implementacin se estructura en fases, y estas se van realizando de
forma progresiva. Esta estrategia minimiza riegos y hace posible controlar mejor el coste pero necesita un
periodo de implementacin largo.
Instalacin global o Big Bang: se pasa del antiguo sistema al nuevo en un nico paso. Se consigue minimizar
el periodo de implementacin, pero es una estrategia muy compleja y es difcil controlar el coste
Instalacin Roll Out: se crea un modelo de implementacin en un lugar, y posteriormente, se aplicar este
modelo en otros sitios. El tiempo de implementacin es corto pero es compleja y se necesitan una gran
cantidad de recursos. Otro aspecto a tener en cuenta para la implementacin es la duracin que tendr la
misma. Esta duracin depende de muchos factores, por lo tanto no se puede calcular exactamente sino que
nicamente se da una estimacin.
Este tiempo depender del alcance que se le quiera dar al nuevo sistema. Ser la direccin de la empresa la
que decida este alcance, que procesos se incluirn y cules no, que hardware se deber cambiar y cual no, que
estrategia se utilizar para la implementacin, etc. En definitiva, ser la empresa la que defina este tiempo de
implementacin.
Formacin La formacin de los futuros usuarios del sistema no se realiza solo durante la fase de
implementacin, sino que se realiza durante todo el ciclo de vida de la implantacin. Lgicamente es durante
la fase de implementacin cuando ms intensa es la formacin. La formacin ocupa una parte muy importante
del presupuesto dedicado a la implantacin, debido al alto coste de los consultores que forman a los futuros
usuarios y a los recursos que utilizan para ello. La formacin debe estar muy bien organizada y es muy
importante que se realicen sesiones prcticas en las que se enseen los procesos habituales de cada grupo de
usuarios, estas sesiones no deben ser muy extensas para evitar as la prdida de inters.
Actualmente se utilizan programas de auto aprendizaje para formar a los nuevos usuarios. Estos tienen el
inconveniente de que son genricos, y por lo tanto tratan todos los temas pero sin ahondar mucho en ellos. Por
otro lado, tienen la ventaja de que al no ser presenciales, se evitan desplazamientos del personal para asistir a
sesiones formativas presenciales, y son muy adecuadas cuando hay que formar a un gran nmero de personas.
Uso y mantenimiento Una vez superada con xito la fase de implementacin cabe llevar a cabo la fase de uso
y mantenimiento. Cuando transcurren los primeros das de adaptacin, se comienzan a observar las nuevas
utilidades del sistema y modificaciones a realizar que permitirn aumentar el rendimiento del mismo. El
mantenimiento del sistema y de la red informtica son muchas veces los grandes olvidados dentro de la
implantacin. Es muy importante tener programadas y definidas todas las tareas de mantenimiento, con ello se
conseguir mejorar el sistema y tenerlo actualizado.
Hay tres aspectos muy importantes dentro del mantenimiento:
Mantenimiento de la infraestructura: para mantener el sistema en buen estado es necesario e
imprescindible que tanto la propia aplicacin como la infraestructura tecnolgica estn en buen estado.
Gestin de las actualizaciones: es muy importante tener el sistema actualizado para as garantizar siempre el
mejor rendimiento posible del sistema.

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Gestin de la red informtica: la red informtica se encarga de organizar la comunicacin entre los usuarios
y la base de datos. Es un factor a tener en cuenta para el buen funcionamiento del sistema. Una opcin a la
hora de realizar el mantenimiento es contratar una empresa externa especializada en el tema. De esta manera,
la empresa se desentiende del mantenimiento, preocupndose de otros temas ms importantes para ella
(produccin, contabilidad, recursos humanos, etc.), y lo deja todo en manos de la empresa contratada.
Evolucin El objetivo principal que persiguen las empresas al implantar un ERP es mejorar su organizacin
interna. Segn va avanzando el proceso de implantacin los objetivos van cambiando debido a que se
empiezan a observar las capacidades del nuevo sistema. A parte de mejorar la organizacin tambin se puede
compartir datos entre los clientes (CRM) y los proveedores (SCM), cosa que reduce notablemente el tiempo
de produccin y mejora notablemente la competitividad de la empresa.
Rechazo Hay empresas que finalizan el proceso de implantacin con xito, pero hay otras que no lo
consiguen y lo abandonan. Algunos de los motivos de este fracaso son el coste, el tiempo, el rechazo por parte
de los usuarios o que se ha encontrado otro fabricante que se adapta mejor al proceso de negocio de la
empresa. Normalmente se entra en esta fase cuando se empiezan a observar las dimensiones del cambio y las
repercusiones que tendr este en el puesto de trabajo, es en este momento cuando se empiezan a recordar los
aspectos positivos del antiguo.
Antes de entrar en esta fase hay que tener en cuenta tres aspectos: Tener claro el sistema que se quiere para la
empresa, es decir, si volvemos al antiguo sistema o si implantamos otro sistema ms especializado en nuestro
sector. Tener en cuenta todos los costes asociados a esta fase. Definir los motivos que han provocado la
retirada y determinar cul es el momento adecuado para realizar el cambio, causando el mnimo impacto
posible.
Riesgos, factores de xito y beneficios de una implantacin Una implantacin tiene una serie de riesgos,
factores de xito y beneficios. Todos ellos han sido extrados de la experiencia acumulada por fabricantes,
consultores, implantadores y clientes.
Grafico de sectores de los gastos externos.
Costes internos: inciden en los costes dentro de la propia empresa, es decir, dedicacin necesaria por parte de
los recursos de la empresa y costes asociados a la implantacin. Tenemos dos grandes grupos:
O Dedicacin necesaria por parte de los recursos de la empresa.
O Costes asociados: la aparicin del ERP comporta una serie de costes asociados, que muchas veces no se
tienen en cuenta.
A continuacin tenemos una figura donde vemos el peso que tiene cada uno de los dos grupos de costes
internos. Contemplamos que la mayor partida de costes internos corresponde a los costes asociados a la
implantacin.

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Coste de un software ERP

Existen varios mtodos para calcular el precio del software ERP. Algunos fabricantes optan por un mtodo que
usa varias variables para calcular este precio, algunas son: dimensiones de la CPU, nmero de licencias,
nmero de mdulos, puntos de acceso, nmero de usuarios, tipos de usuarios, volumen de transacciones,
tamao de la empresa, etc. Un caso especial era la empresa PeopleSoft, que era la nica empresa que
calculaba el precio de su software basndose en los beneficios y nmero de trabajadores de la empresa a
implantar.
Las licencias del software ERP suelen tener un precio bastante alto, es por ello que las empresas deben
estudiar muy bien cuantas licencias van a necesitar. Hay que tener en cuenta que si hay usuarios que van a
utilizar poco el sistema, podrn utilizar una licencia compartida con otro usuario, con ello se reducirn costes
de licencias.
Costes asociados
A la hora de implantar un sistema ERP, se deben en tener cuenta los costes asociados que comporta este
proceso. Estos costes en muchas ocasiones se pasan por alto o no se les da la importancia que merecen. Es de
vital importancia contemplar estos costes, antes, durante y despus de la implantacin. De estos costes
depende que la implantacin se salga del presupuesto o no (Koch). Estos costes asociados son:
Formacin: no solo hay que aprender a manejar el nuevo software sino que tambin hay que aprender una
nueva forma de trabajar. Para ello es necesaria una buena formacin de todos los empleados que utilizaran el
sistema.
Integracin y ensayo: comprobar los enlaces entre cada uno de los nuevos mdulos que se quieren implantar
y el software existente, todo ello caso por caso.
Personalizacin: necesario cuando el nuevo sistema no se adapta del todo a las necesidades de la empresa, y
por lo tanto, se deben hacer algunas modificaciones para que las cumpla.
Conversin y anlisis de datos: se deben cargar todos los datos de la empresa en la base de datos del nuevo
sistema y tambin adaptarlos a esta. Estos datos tambin deben combinarse con datos externos para realizar
anlisis, concepto conocido como minera de datos. Esto implica un adaptacin del sistema para
importar/exportar datos.
Consultores: cuando la empresa ya no puede dar marcha atrs, el coste en consultores se dispara. Para
evitarlo se deben identificar los objetivos que los consultores deben cumplir en el momento de formar al
personal de la empresa.
Permanencia de los equipos de trabajo: despus de la implantacin, el equipo que lo implant conoce mejor
los procesos de la empresa que el propio personal de esta. Adems, los equipos de implantacin son los que
mejor conocen cmo analizar los datos del sistema.
El beneficio es a largo plazo: en los proyectos de software tradicionales es comn obtener beneficios una vez
instalado el sistema. Con los ERP no ocurre esto porque es necesario que la empresa se adecue primero a la
nueva forma de trabajar.
Depresin Post-ERP: una vez el sistema est instalado todo se ve diferente y funciona diferente. Cuando un
trabajador no puede realizar su trabajo en un entorno familiar, se desorienta y no sabe qu hacer. Todo esto
hace que el negocio no rinda del modo que se esperaba, al menos hasta que todos los trabajadores se hayan
adaptado al nuevo sistema de trabajo.
15

Timing
La duracin de la implantacin o timing es muy variable, en el intervienen factores como la complejidad de
los procesos de la empresa, la dedicacin del personal de la empresa, el nivel de implantacin exigida, el
grado de personalizacin necesario, etc.
El timing de la implantacin de un ERP sigue los siguientes pasos o fases:
Fase 1: Planteamiento inicial.
Fase 2: Desarrollo.
Fase 3: Implantacin.
Fase 4: Puesta en funcionamiento.
Fase 5: Supervisin final
Una implantacin que requiera poca personalizacin puede implantarse en un mnimo de 3 meses, pero es
muy poco frecuente. Los valores ms habituales son de 6 a 9 meses para PYMEs y de 2 a 4 aos para grandes
empresas (Coca Cola, Phlips, etc.). Es una muy buena prctica complementar el timing con un road map,
cuya misin es comentar el estado actual en el cual est la implantacin del ERP. Con un road map se
documenta el estado actual y posible estado futuro, dando una visin general o especfica de hacia dnde se
puede llegar y mostrando la secuencia de actividades o camino de evolucin que nos llevarn al estado futuro.
Historia
La empresa sobre la que se va a realizar el estudio para la implantacin de un sistema ERP y a la que
llamaremos Logodis, se fund en Granada en el ao 2000. Es una empresa familiar que se cre a partir de una
oportunidad de negocio que surgi.
Foto de las instalaciones de Logodis. Se dedica al almacenaje, logstica y distribucin de electrodomsticos,
ms concretamente trabaja con los siguientes tipos de electrodomsticos:

PAE (Pequeas aplicaciones de electrodomsticos): incluye todos los electrodomsticos dedicados al

mantenimiento del hogar (plancha, aspiradora, estufa, ventilador,.), preparacin de alimentos
(batidoras, microondas, tostadora, freidora, cafetera,) e higiene y belleza (secador, depiladora,
mquina de afeitar,.).
Gama marrn: hace referencia a los electrodomsticos de video y audio (Tv, Dvd, cadena de msica,
home cinema,).
Gama blanca: comprende los principales electromtricos vinculados a la cocina y limpieza del hogar
(lavadora, secadora, congelador, frigorfico, horno, encimera, lavavajillas,).
Clima: agrupa todos los electrodomsticos vinculados a la calefaccin en el hogar (aire
acondicionado, calentadores, termos elctricos,).

Su radio de accin comprende toda Andaluca Oriental, que abarca las provincias de Granada, Mlaga, Jan y
Almera. Citando algunos datos tendramos un total de 467 municipios, una extensin de 42.213 Km2 y una
poblacin de ms de 3.600.000 de habitantes. Todos estos datos se han obtenido del INE18 y pertenecen al
ao 2007.

16

INE: Instituto Nacional de Estadstica.

Mapa de Andaluca, en verde Andaluca oriental. Logodis tiene como clientes a tres empresas, a las que
llamaremos AZK, CSL y FAG. Estas empresas tienen la necesidad de distribuir, las marcas de
electrodomsticos con las que trabajan, por toda Andaluca Oriental. Esta necesidad es satisfecha por Logodis.
Logodis cuenta con unas instalaciones propias de 2.300 m2, y actualmente se estn ampliando en otros 2.300
m2 ms. A s mismo, posee una plantilla de 7 trabajadores, repartidos entre tareas administrativas y logsticas.
Tambin dispone de toda la maquinaria necesaria para la manipulacin de electrodomsticos, es decir,
carretillas elevadoras, transpalets, palets, carretillas, etc.
GERENCIA
ADMINISTRACIN
SECRETARIA ADMINISTRACIN
LOGSTICA
SECRETARIAS LOGSTICA
JEFE ALMACN
MOZOS
EMPRESAS DE TRANSPORTES
ASESORA LABORAL Y FISCAL
ASESORA JURDICAINFORMTICA

Organigrama
Como he citado anteriormente, Logodis tiene una plantilla de 7 trabajadores, ms el gerente que a su vez es
tambin el propietario.
Organigrama de Logodis.
Como se contempla en el organigrama, la gerencia de Logodis supervisa los departamentos de administracin
y de logstica. Vemos tambin que Logodis tiene un soporte externo para las tareas fiscales y laborales, para el
mantenimiento de los equipos informticos y para las tareas relacionadas con el propio transporte en s. Todo
este soporte externo se muestra en la figura anterior en color marrn. A su vez, observamos que el
departamento de administracin est formado por una secretara de administracin y el departamento de
logstica por dos secretarias de logstica y un jefe de almacn, este ltimo tiene a su cargo tres mozos de
almacn.
Funcionamiento
En este apartado explicaremos brevemente el funcionamiento de esta empresa. Como hemos citado
anteriormente, Logodis es sucursal o delegacin de tres empresas diferentes, estas tres son sus clientes. Estos a
su vez trabajan para diferentes marcas de electrodomsticos: NewPool, Whirlpool, Candy, LG, Taurus,
Electrolux, Fagor, MTS, Sanyo y Rommer, entre otras. El trabajo de Logodis consiste en distribuir por toda
Andaluca oriental los electrodomsticos de las marcas de electrodomsticos citadas anteriormente y para las
que trabajan cada uno de los clientes.
El horario laboral de la empresa es a turno partido, siendo una primera parte de este de 6 h a 13.30 h, y una
segunda de 16 h a 19 h. Este horario, a su vez, se reparte en tres periodos: de 6 h a 12 h para la recepcin de
mercanca, de 12 h a 13.30 h para ubicacin de la mercanca en el almacn y mantenimiento del mismo y de
16 h a 19 h para la preparacin y carga de los repartos a realizar el da siguiente.

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Logodis no cuenta con vehculos propios para realizar la distribucin, sino que contrata a empresas de
transporte y transportistas autnomos, que se encargan de todas las actividades relacionadas con el transporte
en s. Las tareas contables y las propias del rea de recursos humanos, son gestionadas por una asesora
laboral y fiscal. Un empleado de la empresa hace de puente entre la asesora y la empresa.
En cuanto a las tareas logsticas desarrolladas por esta empresa, podemos resumirlas en las siguientes lneas. A
Logodis llegan camiones con mercanca de cada una de estos tres clientes. Esta mercanca es descargada,
colocada en el almacn y despus es distribuida, en un plazo mximo de 48 horas.
Equipos, red informtica y software
Logodis cuenta con media docena de PCs de gama media alta, un par de routers, un servidor, un switch, un
par de impresoras lser y una impresora multifuncin (impresora, fotocopiadora, fax). Todos ellos se
interconectan mediante una red informtica. En cuanto a la red informtica, comentar que la empresa cuenta
con dos redes.
Una red a la que llamaremos red A que es propiedad de una de las empresas para las cuales Logodis presta sus
servicios y otra red a la que llamaremos red B y que es propiedad de Logodis. La red A est formada por dos
PCs, un par de impresoras, un switch para interconectar todo, un servidor y un router. La conexin de la
misma con el exterior se realiza mediante radiofrecuencia. Tanto el mantenimiento de la misma como los
gastos de conexin van a cargo de la empresa propietaria. La red B cuenta con cuatro PCs, una impresora
multifuncin y un router. La conexin de esta con el exterior se realiza mediante una lnea ADSL. En la
siguiente figura vemos la jerarqua de las redes informticas de la empresa. En ella se reflejan todos los
aspectos comentados en los tres prrafos anteriores.
Jerarqua de las redes informticas de Logodis.
Todo el software utilizado por la empresa funciona bajo el sistema operativo Windows. Para todas las tareas
logsticas se trabaja con tres software diferentes que estn conectados va ADSL o radiofrecuencia con la
central del cliente.
Con este software se controla la mercanca de los clientes, desde su entrada en el almacn hasta su entrega a
los destinatarios. Tambin se utiliza el programa Excel para realizar algunas tablas y facturas y otras tareas de
apoyo a la contabilidad.
Anlisis de requerimientos
El anlisis de requerimientos es el primer paso para la confeccin de una base slida para la implantacin.
Este anlisis se pude considerar como lo ms importante de todo el proceso de implantacin, un error en el
puede llevar a un fracaso de la implantacin.
Un buen anlisis permitir la eleccin de un ERP que se adapte a los requerimientos actuales y futuros,
aspecto muy importante a la hora de plantear el diseo de una manera u otra para que las modificaciones
futuras no sean un problema. Las premisas bsicas que se han tenido en cuenta a la hora de evaluar y definir
estos requerimientos han sido:

Conocer detalladamente la actividad de la empresa.

Realizar un seguimiento de las metodologas de trabajo.
Discernir con el empresario y los empleados en los campos correspondientes a cada uno de ellos.
Desarrollar un sistema en base a la facilidad de uso y los requerimientos.
Alcanzar los objetivos y necesidades planteadas por el empresario.

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En los siguientes apartados se detallarn los requerimientos actuales de la empresa, definidos por el
empresario, y algunos requerimientos o metas que la empresa pretende introducir al implantar el ERP,
definidos por el empresario y el implantador del sistema. Estos requerimientos los vamos a dividir en tres
parcelas o departamentos: contabilidad. Recursos humanos y logstica. Comentar que todos estos
requerimientos fueron recogidos en varias conversaciones telefnicas con el personal de la empresa y en
varias visitas que se realizaron a la empresa.
Contabilidad
La contabilidad de la empresa es gestionada por una asesora laboral y fiscal y un empleado de la empresa,
que hace de puente entre la empresa y la asesora. Este empleado tambin es el encargado de controlar los
ingresos y los gastos, controlar el estado de las cuentas bancarias, realizar las facturas correspondientes a los
servicios prestados a los clientes, controlar el dinero en caja y realizar informes para la gerencia. Para llevar el
control de todas estas facetas, el empleado se ayuda nicamente de unas tablas y una plantilla para las facturas
en Excel y lo realiza todo casi de forma manual.
El empleado dedica unas 8 horas semanales a todas estas tareas y a final de mes dedicada unas 3 o 4 horas
ms para hacer todas las facturas de los servicios que ha prestado la empresa. Se tienen que tener en cuenta
todos los desplazamientos que hace este para ir al banco o a la asesora.
En cuanto a la asesora fiscal se encarga de satisfacer todas las obligaciones fiscales y mercantiles de la
empresa. Entre todas estas las ms importantes son:
Obligaciones fiscales
Trimestrales:
Declaracin de IVA (Modelo 300).
Declaracin de dividendos, en el caso de reparto a cuenta de beneficios (Modelo 123).
Declaracin de pago a cuenta de sociedades, en el supuesto de que en el modelo 201 se hubiese
pagado algo. (Modelo 202).
Anuales:
Informativas:
Declaracin de clientes y proveedores
Total de dividendos liquidados durante el ao, relativos al modelo 123
Resumen anual de IVA
De pago:
Impuesto de sociedades
Obligaciones mercantiles:
La empresa cierra sus cuentas cada 31 de Diciembre y las aprueba antes del 30 de Julio del ao siguiente.
La empresa est obligada a llevar una contabilidad adaptada al cdigo de comercio, esto supone llevar un libro
diario, un libro de balances, un libro de mayor (extractos de cuenta) y un libro de facturas, todo ello adaptado
al plan general contable vigente.
Se deben presentar en el registro mercantil, anualmente, los libros de diario y balances.

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Tambin se debe presentar en el registro mercantil, de forma anual y despus de su aprobacin, las cuentas
anuales de la empresa.
En cuanto a la facturacin a los clientes, tenemos que comentar que a cada cliente se le aplica una tarifa,
segn los contratos que tiene Logodis establecidos con estos y atendiendo a diferentes criterios, como: coste
de almacenaje de la mercanca, coste por el reparto de la mercanca, coste por entregas especiales (entregas
domiciliarias o urgentes), coste por recogidas y coste por almacenaje de mercanca rechazada (devoluciones).
Una mejora que Logodis quiere introducir al implantar el nuevo sistema es gestionar ella misma todas las
tareas contables y prescindir de los servicios de la asesora. Ello implicara que el empleado, el mismo que
haca de puente entre la empresa y la asesora, dedicase ms horas o incluso su jornada completa a estas
tareas. Con esta mejora se evitaran desplazamientos innecesarios y se eliminaran los costes de la asesora.
Como contrapunto a esta mejora tendramos que sera necesario tener un empleado dedicado exclusivamente a
realizar estas tareas.
Otra de las mejoras que se proponen es automatizar las actividades manuales, de manera que de un simple
vistazo a una pantalla se pueden consultar todos los datos necesarios para controlar gastos e ingresos, cuentas
bancarias y que tambin se puedan realizar las facturas pertinentes de una forma ms rpida y automtica.
En las siguientes figuras observamos dos diagramas de casos de uso, donde podemos ver fcilmente todos los
requerimientos contables y la interaccin de cada uno de los actores que intervienen. En el primero se observa
el funcionamiento actual del rea contable de la empresa.
En el segundo se observa el funcionamiento futuro, una vez implantado el nuevo sistema. Facturas gastos
Facturas ingresos Control ingresos y gastos Control cuentas bancarias Control dinero en caja Comunicacin
Asesora - Empresa Obligaciones fiscales y mercantiles de la empresa Informes para gerencia.
Facturas gastos Facturas ingresos Control ingresos y gastos Control cuentas bancarias Control dinero en caja
Obligaciones fiscales y mercantiles de la empresa Informes para gerencia.

Recursos humanos
Los recursos humanos de la empresa son gestionados por la misma asesora que se encarga de la contabilidad.
Aqu tambin realiza la tarea de puente el mismo empleado que citemos anteriormente. Este empleado se
encarga, adems de todas las tareas contables explicadas anteriormente, de controlar la asistencia de los dems
empleados, gestionar pago de nminas, entregar nminas, contratos, calendario laboral y dems
documentacin a los empleados y realizar informes para la gerencia.
Para realizar todas estas tareas, el empleado dedica unas 4 o 5 horas mensuales. La seleccin de personal y
contratacin la realiza el propio gerente de la empresa, para ello se pone en contacto con la oficina de
desempleo y con empresas de trabajo temporal que le facilitan candidatos para cubrir los puestos vacantes en
la empresa.
La asesora se encarga de gestionar todas las obligaciones laborales de la empresa, as como de gestionar
tambin la prevencin de riesgos laborales. Cuando hablamos de prevencin de riesgos laborales queremos
hablar del conjunto de actividades o medidas adoptadas o previstas en todas las fases de actividad de la
empresa, a fin de evitar o disminuir los riesgos derivados del trabajo.

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Las funciones que se deben realizar para esta prevencin son:

Evaluacin inicial de riesgos.
Planificacin y puesta en marcha de la prevencin.
Informacin y formacin a los trabajadores.
Vigilancia de la salud de los trabajadores.
Las obligaciones laborales ms destacadas son:
Alta y baja de trabajadores en la Seguridad Social (contratos, finiquitos,).
Confeccin de nminas.
Confeccin mensual de los modelos TC1 y TC2.
Confeccin trimestral del modelo 110.
Resumen anual.
Gestin de la mutua de accidentes.
Con la implantacin del ERP Logodis pretende prescindir de los servicios de la asesora y controlar ella
misma toda esta parcela. Para ello dedicara a la realizacin de estas tareas a un empleado, el mismo que se
encargara de la contabilidad. Este empleado tendra que ocupar toda su jornada laboral realizando tareas
contables y de recursos humanos, cosa que supondra un coste aadido, que se reducira al prescindir de los
servicios de la asesora. Tambin hay que tener en cuenta la comodidad que supondra para la empresa
gestionar ella misma su contabilidad y sus recursos humanos, sin necesidad de depender de un tercero. En las
siguientes figuras podemos observar dos diagramas de casos de uso. En el primero vemos la situacin del rea
de recursos humanos antes de la implantacin, mientras que en el segundo la vemos despus de la futura
implantacin.
Logstica
Para explicar los requerimientos de logstica, explicaremos el proceso que sigue un electrodomstico desde
que entra en el almacn de Logodis hasta que llega a su destinatario, explicando en cada paso que se da que
tareas se van llevando a cabo. Todas las tareas logsticas las dividiremos en varios grupos, estos son:
Entrada mercanca: cada uno de los tres clientes de Logodis (AZK, CSL y FAG) enva camiones de gran
tonelaje con la mercanca que debe distribuir Logodis. A la llegada de cada camin se verifica primeramente
la documentacin que acompaa a la mercanca.
Esta documentacin incluye una hoja de ruta, donde figura una relacin de toda la mercanca que transporta el
camin, y los albaranes, donde se refleja que mercanca se debe entregar a cada destinatario. Una vez
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verificada, se procede a la descarga de la mercanca para colocarla en la zona de descarga. Segn esta se va
descargando del camin se va punteando, es decir, se va comprobando que el bulto descargado figure en la
hoja de ruta. Para ello los mozos de almacn disponen de una copia de la hoja de ruta y van marcando con un
bolgrafo en dicha lista cada bulto que van descargando.
Los bultos llegan agrupados en partidas, es decir, agrupaciones de bultos que van a un mismo destinatario.
Estas partidas pueden ser de un nico bulto o de varios bultos. Cada bulto o paquete o electrodomstico va
identificado con su correspondiente etiqueta donde se refleja: numero de envo, albarn al que corresponde,
destino, bultos que forman la partida, cdigo de artculo, descripcin y cdigo de barras. Comentar que el
cdigo de barras no se utiliza en la actualidad y que la mercanca se transporta normalmente sin paletizar, ya
que la mayora de los bultos son grandes (lavadoras, neveras, congeladores,..).
Si existe algn bulto que no figure en la hoja de ruta o que su embalaje se encuentre en mal estado o existe
una partida en la que faltan bultos, se le comunica al cliente y se realiza una incidencia al respecto.
Estos bultos con incidencias no sern repartidos y se almacenarn en una zona del almacn destinada a estos,
al conjunto de estos bultos se les conoce como devoluciones.
A todos los dems bultos descargados, y que no tienen incidencias, se les asocia la fecha en la que han llegado
al almacn, llamada segunda fecha. La primera fecha es la fecha en la que el bulto sali del almacn del
cliente.
Colocacin mercanca en el almacn: una vez tenemos la mercanca situada en la zona de descarga se debe
colocar en el almacn.
El almacn esta divido en cinco zonas: cuatro zonas por cada una de las provincias en las que se distribuye
(Mlaga, Granada, Jan y Almera) y un zona para las devoluciones o bultos con incidencias. Segn el lugar al
que vaya destinado cada bulto o segn tenga incidencia o no, se colocar en una zona o en otra.
Cada zona a su vez se divide en dos o tres calles, para as facilitar la circulacin dentro de cada zona. No se
identifica de ninguna manera el lugar del almacn donde se deposita cada bulto, lo nico que se sabe es la
zona donde este pero no en qu lugar de la zona se encuentra.
Por ejemplo, si llega una partida de tres bultos que van a Mlaga, se cogern estos tres bultos y se colocarn
en el almacn en la zona destinada a Mlaga, dejando los tres bultos juntos ya que pertenecen a la misma
partida, y rellenando los huecos que haya libres en las calles de esta zona. En la siguiente figura se muestra un
pequeo plano de las diferentes zonas que existen en el almacn.
(Entrada y colocacin de mercanca).
Confeccin rutas de reparto y preparacin mercanca: la mayor parte de la mercanca se debe entregar a
los destinatarios estableciendo previamente una cita de entrega. Como mximo la mercanca se debe entregar
en un plazo mximo de 48 horas contadas desde su llegada al almacn, a no ser que el destinatario diga lo
contrario. Los repartos se preparan el da de antes de su entrega, para as poder cargar los camiones de reparto
la tarde del da antes o el da siguiente a primera hora de la maana. Una vez que se tienen concertadas todas
las citas de entrega y se sabe a qu albaranes de entrega hay que darles salida se pasa a la fase de confeccin
de rutas de reparto, esta se realiza en funcin de la mercanca que se haya de repartir, las caractersticas de los
camiones que realizan dicho reparto (volumen, peso que puede transportar, tiene o no puerta elevadora,) y
el destino de la mercanca (dentro de poblacin, polgonos industriales,).

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Todo esto se realiza de forma manual y a ojo de buen cubero, ayudndose nicamente de un mapa de
carreteras y basndose sobre todo en la experiencia adquirida. Se intentan hacer rutas lo ms compactas y
ptimas posibles, intentando evitar dar rodeos y hacer kilmetros innecesarios.
Existen varias rutas ya establecidas, todas ellas tiene como origen y como punto final las instalaciones de la
empresa. Estas rutas son:

Ruta 1: Granada Capital y pueblos del rea metropolitana.

Ruta 2: Mlaga capital y poblaciones de la costa hasta Manilva.
Ruta 3: Mlaga capital y poblaciones del interior.
Ruta 4: Mlaga hasta Motril y Granada.
Ruta 5: Costa de Granada, Almera y Guadix.
Ruta 6: Almera, Costa hacia Murcia y poblaciones del interior de Granada.
Ruta 7: Provincia de Jan.

Repartos: cada repartidor realiza la ruta que se le asigna. Tiene que ir a cada uno de los destinatarios que
figuran en su hoja de ruta y entregar la mercanca que le corresponde a cada uno. Estos destinatarios deben dar
su conformidad a la mercanca recibida y firmar los albaranes correspondientes si estn de acuerdo, sino no lo
estn, por el motivo que fuese (mercanca con embalaje daado, no desea la mercanca, solo desea una parte
de la mercanca,), deben indicarlo en el albarn y firmarlo, cosa que dar lugar a una incidencia. En estos
casos de incidencia el repartidor, a su regreso al almacn, deber entregar la mercanca rechazada por los
destinatarios y esta se colocara en la zona destinada a las devoluciones. Si el destinatario de la mercanca est
ausente, o no se llega a tiempo o cualquier problema de esta ndole, la mercanca afectada volver a la zona de
preparacin de repartos y ser entregada el da siguiente. A los bultos que han sido entregados sin incidencias
se les asocia la fecha de entrega o tercera fecha, a los que han tenido incidencias se les crea dicha
incidencia, se le comunica al cliente y se depositan en la zona de devoluciones a la espera de rdenes del
cliente.
Recogidas: aparte de realizar repartos tambin se deben realizar recogidas. Es decir, se deber ir a los lugares
que se indiquen para recoger una determinada mercanca que tiene que ser llevada al almacn. Tambin hay
casos en los que se entrega un bulto y se debe recoger otro (cambios en garanta o entregas domiciliarias).
Cada recogida ira documentada con una hoja de recogida donde se identificar la direccin donde se debe
realizar la recogida, el nmero de bultos a recoger y la naturaleza y modelo de cada uno de los bultos que
forman cada recogida. La hoja de recogida deber ser firmada por la persona que entrega dicha mercanca al
repartidor. Toda esta mercanca recogida se depositar en el almacn en la zona de devoluciones. En la
siguiente figura observamos un diagrama de casos de uso que refleja todo lo relativo a las recogidas
LOGODIS ORIGEN RECOGIDA REPARTIDOR Entrega documentacin Comprobacin documentacin y
entrega de la mercanca Carga de la mercanca y transporte al almacn de logodis
Diagrama de casos de uso (Recogidas).
Gestin incidencias y devoluciones: todas las incidencias surgidas durante los repartos son comunicadas a
los clientes, va telefnica o va mail. Estos darn las instrucciones a seguir para solucionar dichas incidencias.
En el caso de la mercanca depositada en la zona de devoluciones se deben seguir tambin las instrucciones
que del cliente. Esta mercanca tendr dos posibles salidas: ser enviada al almacn central del cliente o ser
enviada a una empresa recicladora de electrodomsticos.

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EMPRESA RECICLAJE DESTRUCCIN CLIENTE LOGODIS Comunicacin incidencia

Comunicacin de las instrucciones a seguir para solucionar la incidencia Devolucin de la mercanca con
incidencias al cliente o envo de la mercanca a una empresa de reciclaje y destruccin de
electrodomsticos .En el rea de logstica se desean introducir algunas mejoras.
Estas son:

Realizar el punteo de manera ms automtica, para ello se utilizara una pistola laser por
radiofrecuencia que leyese cada cdigo de barras que identifica a cada bulto, con ello, el mozo de
almacn solo debera leer el cdigo de barras de cada bulto con la pistola y el sistema se encargara de
marcarlo en la lista.
Clasificar directamente la mercanca por rutas una vez realizado el punteo. Para ello deberamos tener
concertadas las citas de entrega previamente a la llegada del camin que transporta la mercanca que
la empresa deber distribuir. Con ello, al descargar la mercanca del camin y pasar el lector de
cdigo de barras, podramos saber si ese bulto tiene que repartirse porque tiene cita concertada o no y
en que ruta debe ir. Toda la mercanca que tuviese cita previa concertada se colocara directamente en
la zona de repartos, la mercanca que no tuviese se colocara en una zona de cuarentena donde estara
a la espera de recibir cita de entrega.
Crear y gestionar las rutas de reparto de forma automtica, de manera que solo sera necesario
introducir en el sistema los camiones disponibles con sus diferentes caractersticas (peso mximo,
volumen de carga, dispone o no de plataforma elevador,) y los destinatarios a los que se le debe
entregar la mercanca. De esta manera, el propio sistema calculara la ruta a seguir y que mercanca se
debera cargar en cada vehculo.

B.- Calidad y Exelencia en la Gestion de las PYME

Es un libro escrito por Carlos del Olmo Daz, publicado en el ao 2009 en donde analiza en forma detalla la
aplicacin de Sistemas de Gestin Inteligente a las PYME de Espaa.
Extracto de Carlos Del Olmo Daz

Especialidades: Anlisis de empresas tanto para evaluar su calidad crediticia como para establecer una
valoracin de las mismas en operaciones de adquisicin, reestructuracin, etc.
Estudio del impacto de la normativa contable en los estados financieros y ratios de las entidades de crdito.
Seguimiento del sector financiero de los pases ms importantes de Latinoamrica.
El contexto economico actual cada vez mas global al q se enfrenta las PYME en Espaa es una fuerte
amenaza pero tanbien oportunidades, en las q el xito depende de un establecimiento claro en el mediano y
largo plazo como de una gestion que se caracterize por su flexibilidad y capacidad de adaptacion a los
requerimientos del mercado.
La creciente globalizacion de las economias debe ser un factor a tener en cuenta por las PYME en la medida
que se supone un incremento de la presion competitiva, ya que la liberacion de los mercados y las nuevas
tecnologias suponen la entrada de nuevos competidores, con la consiguiente erosion de los margenes
empresariales.
En este contexto la adopcion de sistemas de gestion facilita a las empresas la adaptabilidad a estos
requerimientos del mercado desde posiciones especificas(requerimientos de calidad, de gestion
medioambiental, tecnologica,etc). Sin embargo los modelos de calidad y exelencia en la gestion y mas
concretamente el modelo EFQM constituyen una herramienta muy potente para realizar un autodiagnostico de
24

la empresa, permitiendo detectar aspectos mejorables al tiempo que dota a las empresas de unas pautas de
analisis robustas para la toma de desiciones.
La nesesidad de lograr una diferenciacion significativa en la oferta de productos y servicios que ofrecen a las
PYMEs espaolas como estrategia para incrementar su competitividad y defender su posicion actual del
mercado, provoca que la aplicacin del modelo EFQM tome carta de naturaleza, en la medida en que este
propugna que la mejor forma de lograr los objetivos de toda organizacin empresarial reside en la
fiedelizacion del cliente mediante la satisfaccion de sus nesesidades, como factor clave de la diferenciacion al
tiempo que se satisfacen los intereses de otros grupos de interes involucrados en los resultados de las
organizaciones, como son los empleados y la propia sociedad.
La adopcion de modelos como EFQM puede ayudar analizar el grado de preparacion de la organizacin ante
los cambios y la adopcion de medidas adecuadas para convertir en una oportunidad lo que inicialmente es una
amenaza.
Otro factor fundamental lo constituyen la incorporacion de las nuevas tecnologias de la informacion a la
gestion diaria de la empresa las cuales se configuran como un elemento clave para la gestion de los negocios,
agilizacion de sus procesos, deteccion de sus areas de mejora dentro de la organizacin como la medicion de
desempeo y grado de satisfaccion del capital humano de la empresa, y talvez como la fuente de ventana
competitiva mas solida en un entorno con una asfixiante presion : la capacidad de innovar.

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Uso del SAP en las PYMEs Per

Descubriremos cuales son las necesidades para las organizaciones, que ejecutan sus actividades hoy en da,
dejando a la luz que es necesario la utilizacin de herramientas tecnolgicas para poder desarrollarse en el
mercado, es as como llegamos a los sistemas de planificacin de recursos empresariales ms conocidos como
ERP, pudiendo integrar todos los datos de la empresa en un solo sistema.
Conoceremos la utilidad que entrega el ERP, SAP en las pequeas y medianas empresas, cuales son las ayudas
que genera, pero a la vez sabremos cuales son los riesgos y desventajas de implementar un software en
organizaciones con pocos recursos financieros.
En la actualidad muchas organizaciones se encuentran en un proceso de desarrollo tecnolgico y productivo,
lo cual genera que estas sean ms competitivas debiendo utilizar nuevos sistemas de gestin de la
informacin, creados para satisfacer la demanda de gestin empresarial, basada en ofrecimientos de
soluciones esenciales que permiten a la empresa evaluar, implementar y gestionar ms fcilmente su empresa.
Es as como llegamos a la utilizacin de Sistemas de Planificacin de recursos empresariales, ms conocidos
como ERP, siendo una manera de integrar los datos y procesos de una organizacin en un nico sistema,
bsicamente es un diseo de software para empresas que facilita y rene la informacin entre las funciones de
manufactura, logstica, finanzas y recursos humanos de una empresa. Creyendo adems que para implementar
un sistema de software, como lo son los ERP la organizacin debe ser de gran tamao como lo son las de tipo
industrial o comercial, no importa cul sea su rubro o dimensin, en el ltimo tiempo este tipo de sistema cada
vez se utiliza ms en las empresas medianas y hasta pequeas.

Utilizacin de SAP En Pymes Katherine Cofre Briones Ingeniera en Gestin de RR.HH

Bibliografa :Autor: Ricardo Montao Badilla - Produccin, procesos y operaciones10-02-2010

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Inversin de Empresas Peruanas en TI

Segn el estudio, la inversin ms importante en tecnologas de informacin (TI) hecha o planeada para el
perodo 2011 - 2012 por las organizaciones peruanas es la relacionada con los sistemas ERP, la cual mantiene
la posicin No. 1 del ranking similar a la alcanzada en el 2010 (vase la tabla).
En segundo lugar le sigue la inversin en business intelligence, que al igual que los sistemas ERP, mantiene
desde el 2010 su posicin en el ranking. Luego les siguen las inversiones en virtualizacin, las cuales siguen
tomando mayor importancia en las organizaciones peruanas, habiendo ascendido una posicin respecto al
2010. Otras inversiones importantes son las hechas en redes y comunicaciones (No. 4) y en seguridad de la
informacin (No. 5).
Completan este ranking de "top 10" prioridades de inversin en TI cloudcomputing (No. 6); aplicaciones para
dispositivos mviles y digitalizacin de documentos (No. 7); portales Web (No. 8); sistemas de CRM (No. 9);
y finalmente planes de continuidad/recuperacin de desastres (No. 10).
Por otro lado, el estudio establece las prioridades de inversin por tipo de sector. As, para el sector
electricidad y agua las prioridades estn concentradas en un 100% en aplicaciones para dispositivos mviles.
En cambio, el sector comercio tiene una mayor distribucin de prioridades en diversos aspectos, tales como
redes y comunicaciones (18.2%), sistemas ERP (15.2%), virtualizacin (12.1%) y aplicaciones para
dispositivos mviles (12.1%).
Las organizaciones del sector construccin prefieren mayoritariamente invertir en sistemas ERP (42.9%),
siendo otras prioridades business intelligence (28.6%), virtualizacin (14.3%) y digitalizacin de documentos
(14.3%).
El sector de manufactura tiene distribuidas sus prioridades de inversin en TI en sistemas ERP (21.1%),
aplicaciones para dispositivos mviles (15.8%), business intelligence (10.5%), y redes y comunicaciones
(10.5%), entre otros.2.2.
BASES TEORICAS
Modelo EFQM
Se trata de un modelo no normativo, cuyo concepto fundamental es la autoevaluacin basada en un anlisis
detallado del funcionamiento del sistema de gestin de la organizacin usando como gua los criterios del
modelo.
Esto no supone una contraposicin a otros enfoques (aplicacin de determinadas tcnicas de gestin,
normativa ISO, normas industriales especficas, etc.), sino ms bien la integracin de los mismos en un
esquema ms amplio y completo de gestin.
La utilizacin sistemtica y peridica del Modelo por parte del equipo directivo permite a ste el
establecimiento de planes de mejora basados en hechos objetivos y la consecucin de una visin comn sobre
las metas a alcanzar y las herramientas a utilizar
Fue creada la Fundacin Europea para la Gestin de la Calidad (EFQM) siendo una organizacin sin nimo de
lucro formada por 14 organizaciones europeas (Bosch, BT, Bull, Ciba-Geigy, Dassault, Electrolux, Fiat,
KLM,Nestl, Olivetti, Philips, Renault, Sulzer y Volkswagen).Fue establecida la misin, visin y objetivos del
39

EFQM y se comienzan los trabajos de desarrollo del Modelo Europeo de Calidad. Adems, se aadieron otras
53 empresas.
1989: Nace el Modelo de Excelencia EFQM y se lanza el primer Premio Europeode Calidad 1991 para
empresas.1992 Se presenta el Premio Europeo de Calidad, 1995 Se adapta el Modelo y lanza el Premio
Europeo para el sector pblico.
Para qu sirve el Modelo EFQM?
_ Es un marco que las organizaciones pueden utilizar para ayudarse a desarrollar su visin y las metas para
el futuro de una manera tangible.
_ Es un instrumento que las organizaciones pueden utilizar para identificar y entender la naturaleza de su
negocio, es decir, de las relaciones entre los distintos agentes presentes en la actividad, y de las relaciones
causa-efecto.
_ Es una herramienta que permite establecer un mismo lenguaje y modo de pensar en toda la organizacin.
_ Es una herramienta de diagnstico para determinar la salud actual de la organizacin, detectando puntos de
mejora e implantando acciones que le ayuden a mejorar.
_ Es la base para la concesin del Premio EFQM a la Excelencia, esto es, un proceso de evaluacin que
permite a Europa reconocer a sus organizaciones mejor gestionadas y promoverlas como modelos de
excelencia, del que las dems organizaciones puedan aprender. El Modelo de Excelencia EFQM es un marco
no-preceptivo basado en nueve criterios.
Cinco de estos son Facilitadores y cuatro son Resultados:
Los resultados excelentes con respecto al rendimiento de la Organizacin, a los Clientes, las Personas y la
Sociedad se logran mediante un Liderazgo que dirija e impulse la Poltica y Estrategia, las Personas de la
organizacin, las Alianzas y Recursos, y los Procesos, Los resultados excelentes con respecto al rendimiento
de la Organizacin, a los Clientes, las Personas y la Sociedad se logran mediante un Liderazgo que dirija e
impulse la Poltica y Estrategia, las Personas de lao _Segn un estudio realizado en el 2.000 por Vinod
Singhal (Instituto Tecnolgico de Georgia) y Hendricks (Universidad de Western Ontario), en el que
participaron durante5 aos 600 empresas ganadoras de premios de Calidad y un grupo de control integrado
por organizaciones del mismo sector y tamao similar. Organizacin, las Alianzas y Recursos, y los
Procesos.

40

Sistema ERP
Hoy en da nos encontramos en una poca en la que la informacin se genera cada segundo de forma
instantnea en todas las organizaciones y en cada uno de sus niveles, en el mbito empresarial, tener a la mano
la informacin necesaria puede significar una ganancia o una prdida monetaria, a travs de las ltimas
dcadas, han aparecido y evolucionado los sistemas de planeacin de los recursos empresariales para ayudar
en este sector, mejor conocidos como ERP, son un tipo de software que permite a las empresas controlar la
informacin que se genera en cada departamento y cada nivel de la misma. El fin de los ERP es el de
INTEGRAR los departamentos, donde antes haba un sistema de informacin especializado para cada rgano
de la empresa, los ERP son capaces de generar una base de datos limpia, donde se gestione la informacin en
tiempo real y se pueda obtener los datos requeridos en el momento que se desee.
Cmo Funciona un ERP? Como cualquier software, funciona en base a una plataforma de programacin,
seguida por la gestin de un sin fin de bases de datos correspondientes a los distintos departamentos que se
deseen integrar. Los sistemas ERP se organizan por medio de MDULOS, los cuales se conectan a distintas
bases de datos, segn lo que se requiera para cada departamento, existen 2 tipos de ERP, los de propietario y
los de cdigo abierto, los de propietario son hechos por empresas con fines de lucro que venden sus software y
los implementan a las empresas que lo soliciten a un elevado costo, para poder utilizarlos se necesita obtener
una licencia mas el costo de la implementacin del software en la empresa.
Al contrario de los ERP de cdigo abierto, estos son hechos por comunidades de programadores que sin fin de
lucro, distribuyen sus ERP sin costo alguno, aunque esto no signifique que sea del todo gratuito, ya que la
implementacin genera un costo en la empresa y es necesario de una persona capacitada que lo realice
(conocidos como partners).
El trabajo ms duro de un ERP es el desarrollo del mismo, aunque existan los mismos ERPs para diferentes
empresas, no signifique que estos realicen las mismas funciones, esto ocurre porque cada empresa es diferente
y por lo tanto necesita de un desarrollo personalizado de los distintos mdulos que mas utilice la empresa.
41

El segundo paso del ERP es la integracin del mismo dentro de la empresa, son realmente muy pocas las
empresas que logran integrar estos sistemas desde el inicio de la misma, es por esto que la implementacin
dura ms tiempo del esperado, pero el verdadero xito del ERP radica en lo siguiente, una vez que el sistema
ha sido correctamente implementado, es mucho ms fcil el desarrollo de nuevos mdulos, departamentos y
sistemas como lo es el caso de empresas donde cambien constantemente sus productos, zonas de venta,
insumos etc..
Ventajas de los ERP
Como se ha mencionado anteriormente, la principal ventaja de los ERP es la gestin en tiempo real de la
informacin, una ventaja que las empresas agradecen mucho por su fuerte interaccin con la logstica de
informacin y productos, la cadena de abastecimiento, estadsticas financieras, y otras reas que utilizan
informacin que cambia constantemente.
La correcta implementacin de los ERP repercute en el aumento de productividad de todos los departamentos,
as como el mejor aprovechamiento del tiempo, donde antes se necesitaba tiempo para llevar un informe de un
departamento a otro, ahora ese tiempo es utilizado en otras funciones.
Desventajas de los ERP
Aunque los sistemas ERP puedan generar un incremento de productividad, para muchas empresas es casi
imposible pagar el costo de las licencias, implementacin y sobre todo del mantenimiento del mismo, ya que
son sistemas dinmicos, de nada sirve tener el mismo sistema en una empresa que crece y cambia da a da.
Adems del costo, el tiempo que sugiere la implementacin es un problema para las empresas, este problema
empieza por la rigidez que tienen los ERP, es difcil que una empresa en particular desarrolle su propio
sistema, los ERP que son sistemas genricos, tienen que ser adaptados a las empresas desde su estructura
principal.
El manejo del ERP tiene sus desventajas, se necesita instruir a los trabajadores de cada modulo que se vaya a
asignar, la especializacin de los trabajadores genera un costo y tiempo que tiene que emplear la persona para
hacer un cambio en su estructura operativa, lamentablemente la resistencia al cambio presenta un problema
muy grande en este punto.

42

Relacin con la Planeacin en Proceso

El flujo de informacin dentro de los ERP puede influir en las decisiones de produccin dentro de un da,
semana o ao, ya que la informacin y estadsticas estn siempre a la mano, adems la produccin se basa en
la cantidad de insumos con la que se cuenta, los ERP manejan eficientemente los insumos, a travs de la
logstica de informacin se puede tener lo que se quiera cuando se necesite y producir lo que se quiera.
Dentro de la planeacin de procesos, los ERP tienen su mayor influencia en la gestin de las bases de datos de
manufactura y de produccin, segn la empresa y los mdulos, son suficientemente capaces de crear entornos
de estimacin de datos y guardar la informacin que se necesite en estos departamentos.
SAP Business One
Es un software de gestin empresarial, accesible y fcil de usar, pensado especficamente para pequeas y
medianas empresas. Este sistema integra todas las funciones empresariales bsicas de toda la empresa,
incluyendo, entre otras: gestin financiera, compras, ventas, distribucin, gestin de atencin al cliente,
comercio electrnico y gestin de inventarios.
Es una nica aplicacin que elimina la necesidad de instalaciones separadas y la complicada integracin de
varios mdulos. Una de sus caractersticas ms importantes y diferenciales, es que ofrece una funcionalidad
integrada de CRM en las reas de marketing y ventas aportando, de este modo, visibilidad completa sobre
el ciclo de vida del cliente.
Con la implementacin de SAP Business One, la pyme mejora su productividad y adquiere el control total de
las operaciones ms importantes de la compaa. De forma sencilla se puede acceder a la informacin de la
empresa completa, actualizada y al minuto para poder responder a los clientes ms rpidamente y hacer crecer
el negocio de manera ms redituable y sostenible.

A diferencia de otros productos, la facilidad de uso, integracin con Office, sencillez y bajo costo de
mantenimiento de SAP Business One, lo hacen sin lugar a dudas la mejor opcin en sistemas de informacin
empresarial para la Pyme.

SAP Business One es el nico ERP de su tamao disponible en 14 idiomas distintos, soporta los
requerimientos legales y fiscales de ms de 40 pases y su gestin multimoneda y multiplan de cuentas nos
permite abordar proyectos internacionales, con un estricto control de aquellas unidades de negocio que
tenemos en el extranjero

Bibliografa: Martin Santana Ormeo (Conexin ESAN)

Utilizacin de SAP En Pymes Katherine Cofre Briones Ingeniera en Gestin de RR.HH
Bibliografa : Autor: Ricardo Montao Badilla - Produccin, procesos y operaciones 10-02-2010

43

2.3 Definicin de Trminos.

ERP: Viene de las siglas EXtensible Markup Language (lenguaje de marcas extensible), es un
metalenguaje extensible de etiquetas desarrollado por el World Wide Web Consortium (W3C).

SAP: SAP es un conjunto de aplicaciones de negocios que provee integracin de informacin, colaboracin,
funcionalidad especfica de industria y opciones de crecimiento.
SQL: El lenguaje en s mismo toma mucha de su sintaxis de C y C++, pero tiene un modelo de objetos ms
simple y elimina herramientas de bajo nivel, que suelen inducir a muchos errores, como la manipulacin
directa de punteros o memoria.
MySQL : Es un sistema de gestin de base de datos relacional, multihilo y multiusuario con ms de seis
millones de instalaciones.1MySQL AB desarrolla MySQL como software libre en un esquema de
licenciamiento dual.
Cliente: Aplicacin ejecutada en un PC, la cual conecta a un servidor (o middleware) para implementar
distintas funciones. Concretamente permitir al usuario hacer una seleccin interactiva de las funcionalidades
que desea instalar.
Servidor: Ordenador dentro de una red encargado de manejar recursos. En nuestro caso el servidores el
encargado del envo de los paquetes seleccionados al cliente.
Cliente-servidor: Arquitectura de red, en la que cada ordenador o proceso de la red es un cliente o un
servidor.
Sistema: Utilizado como sinnimo de Sistema corporativo
Interface: Protocolo que permite a distintos objetos interactuar unos con otros.
Administrador del sistema: Persona encargada de mantener y actualizar un sistema informtico.

44

2.4 Sistema de Hiptesis

2.4.1

Hiptesis General
La implementacin de un Sistema ERP Sap Business One, como solucin a los procesos del negocio de la
empresa Poliplast Per, determinar un beneficio econmico en buen porcentaje a favor de la empresa, debido
a que esta implementacin reducir costos, producto de la automatizacin y mejora de los procesos del
negocio.

2.4.2

Hiptesis Especficas

a) El proyecto determinara si el sistema a implementar produce un impacto econmico, en cuanto a rentabilidad

sobre la empresa.
b) El sistema ERP Sap Business One, facilitara el control sobre los aspectos de gestin (comercial,
administrativo-financiera y logstica) de la empresa, mejorando los procesos, evitando la duplicidad de tareas
y trabajos manuales lo que redunda en una alta productividad y control de costos.

2.5 Sistema de Variables

Costos de los Servicios.

Tiempo de demora en los Procesos

Marco Metodolgico

3.1 Nivel de investigacin

La integracin en SAP se logra a travs de la puesta en comn de la informacin de cada uno de los mdulos y
por la alimentacin de una base de datos comn. El sistema SAP est compuesto de una serie de mdulos
funcionales que responden de forma completa a los procesos operativos de Poliplast. Este sistema de Gestin
empresarial al implementarlo determinar un beneficio econmico a la Pyme Poliplast. El tipo de
investigacin a utilizar para este proyecto es Descriptivo porque se puede describir el comportamiento de las
variables (Reduccin de Costos, Rentabilidad, reas Involucradas, Satisfaccin del Usuario, proveedores) y la
tcnica a usar es Cualitativo debido a la inferencia de datos ricos y profundos a recopilar, orientada al proceso
de Gestin empresarial y finalmente es no Genarizable.
La otra tcnica a usar es Cuantitativo debido al beneficio econmico que se lograra gracias a la relacin de
variables antes mencionadas que podrn ser medibles y calculables atreves de cuadros estadsticos. La
mayora de fuentes a usar en la investigacin son fuentes primarias (investigaciones de las reas involucradas,
entrevistas) y en menor medida sern fuentes secundarias. Se demostrara la diferencia de costes y rentabilidad
para la Pyme Poliplast, realizando los estudios comparativos en esta empresa.
45

Cuadro del Nivel de la Investigacin

Tipo de Estudio

Tcnica

Instrumento

Descriptivo

Cualitativo

Entrevistas y
recopilacin de in
formacin a
Responsable del rea de
Sistemas

Descriptivo

Observacin
Cuadros Estadsticos de
Variables

Cuantitativo

3.2 Diseo de la Investigation.

3.2.1 Mtodo de Investigation : Inductive

Para llegar a demostrar la hiptesis del problema se propone realizar el mtodo de investigacin: Inductivo
por ser aquel que parte de los datos particulares (datos de logstica, datos de rea de sistemas, datos recursos
humanos, etc.) para llegar a conclusiones generales a travs de anlisis o casos especficos (soluciones
optimas, compra de materia prima, tomas de decisiones).
3.2.2 Mtodos, Tcnicas e Instrumento

Mtodo
El mtodo a utilizar para la investigacin ser:
Mtodo de Sistemas integrados de gestin para la mejora de productividad.
Si hablamos de productividad de la empresa nos referimos si a partir de este mtodo, se puede determinar los
resultados (beneficio econmico) y el tiempo utilizado en obtenerlos (hablamos de procesos).
Metodologa : Optimizacin en el Servicio de consulta de sistemas Integrados SAP
La metodologa a utilizar para este proyecto ser la optimizacin en el servicio de consulta de
sistemas integrados bajo la tecnologa SAP Business One.

46

 Tcnicas:
Descripcin del Prototipo: Para este proyecto se realizara un prototipo que ser puesto a prueba por una
cantidad de usuarios, el cual se tomara como prueba a 2 empleados de la empresa y 2 usuarios con
caractersticas similares a la poblacin (personal de la empresa).
El prototipo del sistema, debe describir la automatizacin de de la gestin de los siguientes procesos del
negocio los cuales fueron divididos en estos componentes:

Componentes del Negocio:

Logstica :
o Cadena de Suministro.
o Aprovisionamiento.
Ventas :
o Ciclo de Ventas.
Financiero :
o Flujo de Caja.
o Contabilidad
Para el fin de nuestro propsito aplicaremos un anlisis de costo a cada uno de los componentes identificados
de la empresa, para as determinar el impacto en cada uno de ellos, si existe una reduccin de costo en
aquellos procesos bajo el uso del sistema.
Segn nuestra deduccin y anlisis hemos separado los componentes de la empresa de esta forma, porque es
aqu donde se centraliza todos los aspectos de la gestin del negocio (procesos, funciones).
Se utilizara tambin para esta parte de la investigacin una serie de ecuaciones para cada uno de estos
procesos, para realizar un anlisis de costo/beneficio sobre la situacin actual del negocio y como seria
utilizando la tecnologa SAP. Lo cual nos mostrara cual sera el impacto econmico en cada uno de estos
procesos, lo cual parte de una reduccin de costos.
Una vez obtenido los resultados determinaremos el impacto que produce el sistema en la empresa.
Se utilizara la informacin de este prototipo para inducir un comportamiento general (impacto en la empresa),
el cual ser un mtodo inductivo de investigacin.
Las ecuaciones a utilizar para cada proceso sern:
Logstica :
Cadena de suministro y aprovisionamiento
Costo total (CT): Costo total
Transporte (TR)= Costo de transporte, el cual es el pago del flete al proveedor, para el transporte del pedido
hacia el destino.
Costo del Producto (CP)= Costo del producto pedido.
Mano de Obra (MO= Costo de la Mano de Obra.
CT= TR+CP+MO
Inventario General:
47

Costo Total (CT): Costo total

Costo Inventario (CI): Costo de Inventario.
Costo Personal (CP): Costo de Personal.
Costo extras (CE): Costos administrativos, otros.
CT=CI+CP+CE
Ventas :
Ciclo de Ventas
Variables:
Costo Total (CT): Costo total
Costo Mano de Obra (CMO): Costo de Personal, mano de obra
Costo Administrativo (CA): documentacin, llamadas, costos administrativos.
Costo Producto (CP): Costo de Producto.
CT=CMO+CP+CA
Financiero :
Flujo de Caja
Costo Total (CT): Costo total
Costo Personal (CP): Costo de Personal.
Ventas (ventas): monto de ventas hechas.

Crdito y cobranza (CC): Monto de los cobros

CT=CP
Beneficio :
B=V+CC
Beneficio Total:
BT=B-CT
Contabilidad:
Variables:
Costo total (CT)
Costo Empresa terciarizada (CET): Empresa a la que prestamos servicios.
Costo de Personal (CP): costo de personal de la empresa.
48

CT= CTE+CP

Aplicaciones de las ecuaciones para determinar el impacto econmico en los procesos:

Logstica:
Cadena de Suministro
Ejemplo: Si un cliente realiza un pedido en una de nuestras sucursales, y se efecta la venta sin conocer la
cantidad exacta que se tiene del producto en el almacn. La empresa se ve en la obligacin de utilizar todos
los recursos para cumplir con el pedido del cliente por lo que tiene que realizar un pedido de emergencia al
proveedor para completar la cantidad o sino en peor de los casos conseguir el producto y la cantidad requerida
por el cliente.
Variables:
Costo total (CT): Costo total
Transporte (TR)= Costo de transporte, el cual es el pago del flete al proveedor, para el transporte del pedido
hacia el destino.
Costo del Producto (CP)= Costo del producto pedido.
Mano de Obra (MO= Costo de la Mano de Obra.
CT= TR+CP+MO
Si se usara el sistema nos evitaramos el costo de transporte, el costo del pedido, porque tendramos
estandarizadas las compras, cumplimiento de pedidos, la gestin de inventarios y envos a las sucursales.
En estos cuadros nos mostrara con costos reales, los cuales se manejan en el entorno del negocio.
Costo Unitario del Producto S/ 146.00
Mano de obra 6 empleados a S/ 40.00/da S/ 240.00
Sin uso del Sistema
Descripcin
50 tubos 6" para red de Desage
Transporte
Mano de Obra
Total

Costos
S/. 7.300,00
S/. 200,00
S/. 240,00
S/. 7.740,00

Uso del Sistema

Descripcin
Mano de
Obra
Total

49

Costos
S/.
240,00
S/.
240,00

Este es un problema el cual debido a la dimensin del producto no se da con frecuencia, pero si se dio en la
realidad, los ms frecuentes son productos de menor dimensin.
Inventarios:
Ejemplo 2: En este caso tocaremos los inventarios generales, tanto en el almacn como en las tiendas
sucursales.
Cuando se realiza un inventario general se cierra la empresa por un promedio de 3 das.
Variables:
Costo Total (CT): Costo total
Costo Inventario (CI): Costo de Inventario.
Costo Personal (CP): Costo de Personal.
Costo extras (CE): Costos administrativos, otros.
CT=CI+CP+CE
Observemos el siguiente cuadro, el cual nos muestra la situacin actual, y con el uso del sistema.
Segn el promedio de ventas de la empresa es de S/100,000.00 semanal, lo que significa un promedio de S/
17,000 al da, por 3 das serian S/ 51,000.
Pago Personal por da, 30 empleados es un promedio de S/40 por da, en 3 das

S/ 3600.00

Gastos administrativos, transporte, otros S/ 400.00

Costo del Inventario

Costo de Inventario /
da
Personal
Extras
Total

S/.
51.000,00
S/.
3600,00
S/.
400,00
S/.
55.000,00

Este tipo de inventario se hace regularmente cada 2 veces al ao, pero debido a que no existe una base de
datos centralizada y un sistema integrado al transcurrir las semanas todo el informe exacto de los productos se
desvirta por lo que el inventario en si ya no es exitoso.
Al desvirtuarse la informacin aumentan los costos ya conocidos debido a la informacin no confiable; se
presta a que ocurran fraudes dentro de la empresa (mal manejo de los productos, robos).
50

En cambio si se tuviera el sistema se evitara prcticamente todas esas consecuencias, el inventario tambin se
realizara una vez al ao o hasta 2 veces, pero con xito ya que se tendra informacin exacta y confiable de
los productos.
Con el sistema, el inventario seria ms rpido y eficiente ya que la data se pasara directamente al sistema por
lo que se podra acabar el inventario en 2 das.

Costo del Inventario con SAP

Costo de Inventario /
da
Personal
Extras
Total

S/.
34.000,00
S/.
2.400,00
S/.
400,00
S/.
36.800,00

Ventas.
Ciclo de Ventas
En el ciclo de ventas ms que los costos, ac se ve la relacin con la optimizacin del tiempo, para as generar
una venta eficaz y eficiente.
Ejemplo 1: En el ciclo de ventas, el cliente realiza un pedido, si es una cantidad grande, se consulta al
almacn, el jefe de almacn constata ese pedido, si lo hay se traslada el pedido al almacn, sino se le de otra
solucin al cliente, se efecta la venta y se le genera al cliente la documentacin correspondiente (factura,
boleta, gua de remisin)
Variables:
Costo Total (CT): Costo total
Costo Mano de Obra (CMO): Costo de Personal, mano de obra
Costo Administrativo (CA): documentacin, llamadas, costos administrativos.
Costo Producto (CP): Costo de Producto.
CT=CMO+CP+CA
En este cuadro observamos los costos que se emplean en la situacin actual, cuando se genera una venta
Cualquiera.

SITUACION ACTUAL
51

Costos
Descripcin
Producto

Costo
S/.
500,00

Administrativos

S/.

5,00

Mano de obra

S/.

5,00

Total

S/.

600,00

SITUACION CON SISTEMA

Costos
Descripcin
Producto

Costo
S/.
500,00

Mano de obra

S/.

Total

S/.

5,00
550,00

Si se tendra el sistema integrado y la data centralizada se evitara los costos administrativos, y errores en los
pedidos, en caso se origine una venta y el producto y la cantidad no exista en el almacn debido a la falta de
informacin, y como producto genere una insatisfaccin del cliente y se genere perdida de ventas.
Financiero:

Flujo de Caja.
Ejemplo: Para los crditos y cobranzas utilizamos un personal de ventas para que cumpla esa funcin por el
conocimiento que tiene de la empresa. Si no designamos a otro es porque no conoce el movimiento del
negocio, y con el personal de ventas que usamos es ms efectivo. Pero este personal de ventas descuida una
parte importante que son las ventas y su produccin a las emana es muy baja porque cumple las 2 funciones.
Aqu observaremos la situacin actual, y la situacin con el sistema, los cuadros nos muestran los costos y
beneficios.
Variables:
Costo Total (CT): Costo total
Costo Personal (CP): Costo de Personal.
Ventas (ventas): monto de ventas hechas.
Crdito y cobranza (CC): Monto de los cobros
CT=CP
Beneficio:
B=V+CC
Beneficio Total:
52

BT=B-CT
Sin Sistema
Costo
Descripci
n
Personal

Beneficio
Costo

Descripcin

1400.
00

Ventas

Crdito y
cobranzas

Monto
S/
6000.0
0
S/
12000.
00

BT= S/ 16,600

Con Sistema
Costo
Descripcin
Personal

Personal manejando el
Sistema

Cos
to
140
0.00
800.
00

Beneficio
Descripci
n
Ventas
Crdito
cobranzas

Monto
S/
30000.
00
S/2000
0.00

BT= S/ 47,800
Analizando sin sistema determinamos el costo y beneficio, y observamos que debido a la funcin que tiene el
personal, sus ventas son bajas.
Si se usara el sistema ese personal se dedicara solo a las ventas, como vemos el monto de las ventas se
incrementara en gran magnitud. Con respecto a las cobranzas se incrementaran tambin, porque se tendran
informes exactos, todo relacionado en crdito y cobranzas y as de esa forma se podran tomar acciones
acertadas con respecto a ello.
Con el sistema se contratara un personal mas para que solo interactu con el sistema y analice la funcin de
crdito y cobranza, pero dejara que ese personal de ventas se dedique a lo suyo generando mayores ingresos
para la empresa.
Anlisis de Contabilidad:
Este componente no se haba tomado en cuenta porque esa funcin contable se terciarizaba a un estudio
contable.
Pero con el sistema ya no sera necesario destinar nuestros procesos contables, a terceros (dado que es una
pequea empresa, los procesos contables no son de gran envergadura).
Observemos las variables y la representacin en los cuadros.
Variables:
Costo total (CT)
Costo Empresa terciarizada (CET): Empresa a la que prestamos servicios.
53

Costo de Personal (CP): costo de personal de la empresa.

CT= CTE+CP

Sin Sistema
Descripcin
Estudio Contable

Costo
S/.
800,00
S/.
1.400,00
S/.
2.200,00

Personal Asistencia Contable Interno

Total

Con Sistema
Descripcin
Personal Interno

Costo
S/.
1400,00

54