TOFAN ANA MARIA GRUPA 4

INCLUZIUNE PENTRUT O VIATA MAI BUNA

PLANIFICAREA ACTIVITILOR
. Identificarea activitilor zilnice
Pentru a identifica activiile zilnice, pentru a le programa sau pentru a le prioritiza eficient,
putem apela la un managment al timpului eficient, acesta presupune un set de reguli care trebuiesc
sa fie respectate: stabilirea unei rutine zilnice, valorificarea momentelor n care te simi plin energie
i stabilirea pauzelor pentru momentele de energie sczut, respectarea termenelor limit,
rezolvarea problemelor importante, omiterea chestiunilor neimportant, fixarea unor perioade de
timp grupate pentru finalizarea proiectelor, gruparea activitilor similare, abordarea unei situaii n
ansamblu, fr s te pierzi i detalii, alocarea unei perioade mai mari de timp dect estimat ini ial,
pentru
fiecare
sarcin,
pentru
situaiile
neprevzute.
Jurnal de activitate
Managementul timpului ncepe cu autodisciplina; n acest sens este util s tim cum ne
petrecem de fapt timpul pe perioada unei zile. Pentru acest lucru trebuie s inem cteva zile un
jurnal de activitate, n care s notm fiecare activitate n parte - fie c este vorba de cititul mailurilor, o brfa cu colega, servirea prnzului sau lucrul la un proiect. n plus, la fiecare activitate
trebuie s notm timpul petrecut i starea de spirit - energic, letargic, etc.
Jurnalul de activitate este un instrument important n managmentul timpului i te va ajuta s
afli ct timp mai exact acorzi activitilor importante i celor neimportante, de cte ori pe parcursul
zilei ai simit c "rmi fr timp", perioadele zilei n care te simi mai energic i eti activ, precum
i perioadele n care nivelul de energie este sczut, calitatea alimentaiei, raportul ntre lucru efectiv
i pauze. Sunt toate ansele s fii surprins: memoria te poate nela, ns faptele scrise pe hrtie
spun adevrul.
Dup cteva zile n care ai inregistrat fiecare activitate, analizeaz jurnalul. Pentru a
eficientiza timpul petrecut n cadrul activitilor zilnice trebuie s faci urmtoarele lucruri:
Elimin activitile care nu intr pe fia de lucru - cu alte cuvinte sarcinile pentru care nu e ti
pltit. Inclusiv activiti personale, cum ar fi e-mail-uri ce nu au legatur cu serviciul.
Programeaza sarcinile mai dificile pentru perioadele zilei in care te simti mai plin de energie.
Astfel vei lucra mai bine si intr-un timp mai scurt.
Incearca sa reduci numarul de schimburi intre sarcini diferite. De exemplu, citeste si raspunde la
mai multe e-mail-uri odata, de cateva ori pe parcursul zilei, in loc sa rezolvi cate un e-mail printre
alte activitati.
Reduce timpul alocat activitatilor precum facutul cafelei - daca sunteti mai multi colegi, puteti
face cafeaua cu randul, pentru toata lumea; astfel veti economisi timp si veti intari spiritul de
echipa.
2 dintre cele mai eficiente metode pentru managementul timpului.
Probabil cel mai important prim pas este acela de a stabili care sunt activitatile pe care trebuie sa le
desfasurati in perioada urmatoare si sa sa le organizati in mai multe tipuri de liste.

TOFAN ANA MARIA GRUPA 4

INCLUZIUNE PENTRUT O VIATA MAI BUNA

a) Liste cu activitile lunare

Ideal ar fi ca aceasta lista sa o faceti in ultima zi a fiecarei luni, lista in care va

notati toate activitatile pe care le aveti de facut in luna urmatoare. Incercati sa includeti in
aceasta lista cat mai multe activitati, chiar si cele mai mici, de doar cateva ore. Secretul este sa
notati toate lucrurile pe care le veti avea de facut, indiferent ca v-ar lua jumatate de ora sau 4 ore,
deoarece o lista cat mai detaliata cu obiectivele lunare va va ajuta sa va stabiliti cat mai exact
urmatoarele liste.
b) Liste cu activitati saptamanale

Aceasta lista o veti face in fiecare duminica, stabilindu-va activitatile pentru

saptamana urmatoare. In princiu, veti nota aici lucruri pe care le-ati trecut in lista cu activitati
lunare, pe langa care veti mai adauga si alte activitati pe care nu le-ati trecut poate pe acea lista, insa
care au aparut intre timp si nu suporta amanare. De asemenea, o lista saptamanala cat mai detaliata
va va ajuta sa va structurati mai bine listele cu activitatile zilnice.
c) Liste cu activitati zilnice

In aceasta lista notati in fiecare seara, inainte sa va culcati, toate lucrurile pe care
trebuie sa le faceti in ziua urmatoare. Aceasta lista este cea mai importanta dintre toate si se
spune ca stabilirea unei astfel de liste cu activitati zilnice va poate creste productivitatea cu peste
25%. Din nou, secretul este ca aceasta lista sa fie cat mai detaliata, sa cuprinda pe cat posibil toate
activitatile pe ziua urmatoare, indiferent cat de mici ar fi acestea. Apoi, daca in cursul zilei
urmatoare apar alte task-uri noi, pe care nu le-ati prevazut, inainte sa va apucati de ele, notati-le pe
lista de activitati pentru ziua respectiva.
Nu in ultimul rand, un lucru foarte important, care va va creste motivatia si nivelul satisfactiei
personale, il reprezinta taierea de pe lista a fiecarei activitati, imediat ce ati realizat-o. Acest lucru
are un efect psihologic benefic, deoarece puteti urmari foarte usor progresul pe care-l faceti, acest
lucru motivandu-va sa fiti la fel de eficient si in continuare, pentru a putea taia de pe lista cat mai
repede toate activitatile pe ziua respectiva.
Stabilirea obiectivelor
Stabilirea obiectivelor este un instrument valoros in time management prin faptul ca te ajuta
sa dai o directie actiunilor tale. Nu doar ca vei avea controlul asupra vietii tale, dar vei putea sa
evaluezi progresul pe parcurs. Pentru asta trebuie sa te gandesti la lucrurile cu adevarat importante
pentru tine pe termen lung, sa stii unde doresti sa ajungi si sa te motivezi pentru a face tot posibilul
sa-ti atingi tinta. Urmeaza regulile listate mai jos:
Alege obiective care sa te motiveze.
2

TOFAN ANA MARIA GRUPA 4

INCLUZIUNE PENTRUT O VIATA MAI BUNA

Stabileste obiective specifice - clare si bine definite, masurabile - sa aiba criterii ce pot fi
cuantificate, pentru a putea masura progresul realizat, realiste - obiective care pot fi realizate, dar
nu prea usor, relevante - importante pentru directia pe care o urmezi, si care sa aiba termen limita
de timp.

Listeaza obiectivele in scris. Astfel iti vei concretiza aspiratiile si angajamentul fata de realizarea
obiectivelor.
Realizeaza un plan de actiune. Scrie pasii pe care trebuie sa-i urmezi pentru a indeplini
obiectivele.
Fii consecvent.

TOFAN ANA MARIA GRUPA 4

INCLUZIUNE PENTRUT O VIATA MAI BUNA

Calitatea reprezint ansamblul de proprieti i caracteristici ale unui produs sau serviciu care ii
confer acestuia aptitudinea de a satisface necesitile exprimate sau implicite ale clientului.
Dicionarele sau literatura de specialitate ofer numeroase alte definiii ale calitii, ca de exemplu:
Calitatea este satisfacerea clientului (customer satisfaction);
Calitatea este aptitudinea de a fi corespunztor utilizrii (fitness for use);
Calitatea este ceea ce clientul e dispus s plteasc in funcie de ceea ce obine i valorific.
Calitatea are la baza o serie de principii, i anume:
1. Satisfacerea clientului acest principiu presupune satisfacerea clientului extern, a
cumprtorului produsului intreprinderii i in egal msur a clientului intern cu o condiie a
lucrului bine fcut de la nceput pan la sfarit.
2. Munc riguroas i constant in scopul obinerii rezultatelor dorite in toate etapele i la toate
nivelurile: cercetare, proiectare, industrializare, marketing, planificare, management.
3. Adeziunea personalului stimulat prin activiti de formare, instruire, educare i exprimat prin
participare i comunicare. Adeziunea personalului e o latur esenial a calitii totale i totodat cel
mai dificil de determinat datorit complexitii caracterului uman.
4. mbuntirea continu, numit KAIZEN in japonez, (cu semnificaia KAI schimbare i
ZEN bun), reprezentand motorul noului model de management. Aceasta se constituie intr-un
principiu de aciune avand rolul de dinamizare a tuturor compartimentelor i departamentelor i
imbuntire a tuturor proceselor.
Caracteristicile specifice care asigura abordarea cu succes a activitatilor Kaizen sunt urmatoarele:
- uita toate ideile aplicate in prezent in organizarea productiei;
- respinge in totalitate situatia existenta ;
- imagineaza-ti cum va functiona noua metoda;
- nu trebuie sa cauti perfectiunea, este buna si o imbunatatire cu 40-50% a situatiei
existente;
- nu face cheltuieli mari;
- problemele cu care te confrunti iti ofera posibilitatea sa-ti folosesti cunostintele
si abilitatile de manager;
- ideile emanate de mai multe persoane sunt mai bune decat idea unei singure persoane;
- imbunatatirile nu au limite.
Managementul prin Kaizen este orientat pe imbunatatirea fiecarui proces din fisa
tehnologica a produsului sau a serviciului, scopul principal fiind eliminarea pierderilor.
Imbunatatirea proceselor asigura eficienta fabricatiei, activitatile Kaizen asigurand o maximizarea
valorii produsului corespunzator cu cerintele beneficiarului, o diferentiere calitativa a acestuia, ceea
ce il face mai atractiv, clientul fiind mai interesat sa-l cumpere. De asemenea, sunt eliminate acele
functii ale produsului existent pentru care clientul nu manifesta interes si care aduc astfel o crestere
a costului fara correspondent in valoare.
O metod de organizare i desfurare a activitilori continue este ciclul PDCA (Plan Do
Check Act respectiv Planific Execut Verific Acioneaz), prezentat in figura
urmtoare:

TOFAN ANA MARIA GRUPA 4

INCLUZIUNE PENTRUT O VIATA MAI BUNA

2
3

1
2

4
A
1C

P
D3

1
2

Dup cum se vede i din figur, fiecare faz cuprinde mai multe etape:
I. Plan (planific):
1 - identificarea problemei i planificarea;
2 - observaii i analize;
3 - izolarea cauzelor reale;
4 - definirea aciunilor corective.
II. Do (execuia):
1 pregtire;
2 aplicare;
3 verificarea modului de aplicare.
III. Check (verificarea):
1 verificarea rezultatelor;
2 compararea cu obiectivele.
IV. Act (aciunea):
1 standardizarea i consolidarea regulii;
2 pregtirea fazei urmtoare.
Dup parcurgerea complet a ciclului PDCA este necesar s se asigure meninerea nivelului
de calitate atins. Pentru aceasta se aplic aa numitul ciclu de meninere la nivel care presupune
respectarea sistemului de reguli prin standardizarea avansului atins, verificarea faptului dac
normalizarea este efectiv i introducerea eventualelor corecii pentru atingerea acestui obiectiv.