1.

BASE DE DATOS- ANTECEDENTES HISTORICOS:

Las primeras bases de dato se implementaron entre los aos 1960 a 1970,
estaban basadas en archivos de datos planos, o jerrquicos o de redes.
Estos mtodos de almacenamiento de datos eran inflexibles debido a su rgida
estructura y a su dependencia de programas de aplicacin para realizar aun el
mas rutinario proceso.
A fines de los aos 70 aparece en forma comercial la base de datos relacional.
Esta base de datos especifica datos almacenados en relaciones que tienen
relaciones entre ellos.
2. DEFINICIN:
Son un conjunto de informacin relevante organizada de forma sistemtica que
representan entidades y sus interrelaciones, los datos almacenados pueden ser de
diversa ndole, generalmente est estructurada por tablas y estas a su vez por
campos y registros, adems contiene procedimientosnecesarios para la
administracin de los datos . Las bases de datos son importantes para la toma de
decisiones y para ejercer acciones, actualmente se pueden considerar a los
programasinformticos como entes que manipulan datos (Sistemasoperativos,
sgbd, etc.)
Tambin se le puede definir como un conjunto de informacin relacionada que se
encuentra agrupada estructurada.
3. BASE DE DATOS RELACIONAL:
Es un conjunto de tablas que se relacionan entre s por un campo en comn,
dichas relaciones rigen el funcionamiento del sistema gestos de base de datos.
Cuando hablamos de normalizacin, estamos hablando de un proceso al que se
someten los datos, para evitar la redundancia, proteger la integridad de los
datos, etctera. Las bases de datos relacionales garantizan la no duplicidad
de registros, por medio de campos claves o llaves, adems favorece la
normalizacin por ser ms comprensible y aplicable.
4. MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access es una herramienta de Microsoft para la definicin y
manipulacin de bases de datos, as que nos enfocaremos en esta aplicacin,
para comprender de lleno su funcionamiento.

CONCEPTOS BSICOS:
a) Tablas: una base de datos puede estar formada por una o ms de ellas, estas
contienen renglones y columnas, los renglones representan los registros y las
columnas, los campo. Cada registro debe ser nico en la tabla
correspondiente. Para ello, existe un campo cuyo valor nunca puede repetirse
a travs de todos los registros de la tabla; este campo se denomina
clave principal.
b) Registros: es la fila de una tabla, en los registros los datos se guardan de
manera individual, y uno o ms registros conforman una tabla.
c) Campo: se trata de una columna de una tabla y en su conjunto, forman un
registro, puede ser por ejemplo el primer nombre de una persona, otro campo:
el apellido, la direccin etc.
5. FORMULARIOS:
Es la interfaz que maneja Microsoft Access para la
interaccin con el usuario, se conocen como pantallas de
entradas de datos,se puede presentar, cambiar, eliminar e
introducir la informacin de una o ms tablas.
Es posible crear una base de datos sin formularios, pero
la mayora de los usuarios los prefieren debido a que facilitan
el trabajo con los datos.
5.1.

Creacin y ejecucin de un formulario de entrada de datos

Access proporciona varias maneras diferentes de crear formularios de entrada de

datos. Estos incluyen la creacin de las formas a mano utilizando un Diseo Vista,
as como un nmero de asistentes que llevan al usuario a travs del proceso de
creacin de formularios
EJEMPLO: vamos a crear un sencillo formulario de entrada de datos para la
tabla de clientes.
1) Para comenzar el proceso, haga clic en la ficha formularios en la
pantalla principal de acceso. Al igual que con los otros componentes de
Access, hay botones para la creacin de una nueva forma, Abrir un
formulario existente y Diseo un formulario existente. Para este ejemplo,
haga clic en el botn Nuevo para crear una nuevo formulario.
2) Un cuadro de dilogo nuevo formulario aparecer con varias opciones
para crear un nuevo formulario. Para este tutorial, elija el asistente de
formularios. En la parte inferior del cuadro de dilogo, hay un mensaje
para proporcionar el nombre de la tabla o consulta que se utilizar para
el nuevo formulario. En este caso, seleccione la tabla de clientes y, a
continuacin, haga clic en el botn Aceptar.

3) En el siguiente paso del asistente de formularios, tenemos que

especificar los campos de la tabla de clientes que aparecer en el
formulario. En este caso, queremos que todos los campos que
aparecen.
4) Mueva cada uno de los campos de la parte Campos disponibles al lado
Campos seleccionados como en la siguiente figura. Luego haga clic en
el botn Siguiente.
5) Los formularios pueden tener varios diseos o disposicin de las
etiquetas y los campos de la pantalla diferentes.
Columnar - Coloca las etiquetas a la izquierda de cada campo. Esto es
similar a una forma de papel. Este diseo es adecuado para la
visualizacin de los datos de un registro a la vez.
Tabular - Coloca las etiquetas de campo en la parte superior de la
pantalla y los registros se muestran a continuacin. Esto es similar a
cmo una hoja de clculo sera mostrar los datos y es adecuado para la
visualizacin de varios registros de datos a la vez.
Hoja de datos - Los datos aparecen en la misma forma que cuando se
ve o agregar datos a una tabla.
Justificado- Coloca las etiquetas encima de cada campo con los
campos repartidos en el formulario. Esto es adecuado para la
visualizacin de un nico registro a la vez que con la disposicin
columnar.
6) Elegir el diseo de columnas y haga clic en el botn Siguiente.
7) Microsoft Access tiene varios estilos de visualizacin que determinan
cmo aparecer el formulario, incluyendo elementos como fuentes,
colores y el fondo utilizado en el formulario. Para este ejemplo,
seleccione el estilo estndar como se muestra a continuacin y haga clic
en el botn Siguiente.
8) Como paso final, dar a esta nueva forma del nombre: ClienteDataEntry y
luego haga clic en el botn Finalizar.
6. INFORMES:
Sirven para extraer y presentar informacin de la base de datos, siempre
presentan los datos actualizados, pueden ser impresos y permite verlos en
pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrnico.
6.1. Creacin y ejecucin de un informe:
Los informes son similares a las consultas en que se recuperan los datos de una o
ms tablas y mostrar los registros. A diferencia de las consultas, sin embargo, los
informes aadir formato a la salida incluyendo fuentes, colores, fondos y otras
caractersticas. Los informes a menudo se imprimen en papel en lugar de slo ver

en la pantalla. En esta seccin, cubrimos cmo crear informes sencillos utilizando

el asistente de informes.
EJEMPLO: vamos a crear un informe simple para una sola tabla utilizando el
asistente de informes. Al igual que con las consultas y formularios, comenzamos
seleccionando la ficha Informes desde la pantalla principal de acceso.
1) Para crear un nuevo informe, haga clic en el botn Nuevo. El cuadro de
dilogo Nuevo informe aparecer como se muestra a continuacin.
Seleccione el asistente de informes y luego seleccione la tabla de clientes
como se muestra a continuacin. Luego haga clic en el botn Aceptar.
2) En el siguiente paso del asistente de informes, necesitamos especificar los
campos de la tabla de clientes que aparecer en el informe. En este caso,
queremos que todos los campos que aparecen. Mueva cada uno de los
campos de la parte Campos disponibles al lado Campos seleccionados
como en la siguiente figura. Luego haga clic en el botn Siguiente.
3) En el siguiente paso, tenemos la oportunidad de agregar niveles de
agrupacin con el informe. A nivel de agrupacin es donde varios registros
tienen el mismo valor para un campo determinado y slo nos muestran el
valor de los primeros discos. En este caso, no utilizaremos ningn nivel de
agrupamiento por lo que simplemente haga clic en el botn Siguiente.
4) En el siguiente paso, se nos da la oportunidad de especificar el orden de
clasificacin del informe. Para este ejemplo, vamos a ordenar los registros
en el campo ClienteID. Para ello, abra el cuadro de lista junto al nmero 1: y
seleccione el campo ClienteID como se muestra en la siguiente figura.
Luego haga clic en el botn Siguiente.
5) El siguiente paso es especificar el diseo del informe. Las tres opciones
son:
Columnar - Coloca las etiquetas a la izquierda de cada campo. Esto es
similar a una forma de papel.
Tabular - Coloca las etiquetas de campo en la parte superior de la pgina
del informe y los registros se muestran a continuacin. Esto es similar a
cmo una hoja de clculo sera mostrar los datos.
Justificado - Coloca las etiquetas encima de cada campo con los campos
repartidos en la pgina del informe.
6) Por lo general, los informes utilizan el diseo de tabla. Para este ejemplo,
seleccione la disposicin tabular y establecer la pgina Orientacin de
Paisaje de manera que todos los campos caben a travs de una pgina.
Esto se muestra en la siguiente figura. Haga clic en el botn Siguiente para
continuar.

7) En el siguiente paso, el estilo del informe se puede seleccionar. Para este

ejemplo, elija el estilo corporativo y haga clic en el botn Siguiente para
continuar.
8) Por ltimo, darle un nombre para el nuevo informe: InformeCliente y luego
haga clic en el botn Finalizar para crear, guardar y mostrar el nuevo
informe.
7. CONSULTAS:
Se trata de una solicitud de informacin a la base de datos, los datos pueden
ser extrados de una o ms tablas.
Permiten establecer criterios para filtrar los datos hasta obtener los registros
deseados y en ocasiones sirven para crear informes.En algunos casos es posible
modificar los datos.
7.1.

Crear y ejecutar consultas

Las consultas son un medio fundamental para el acceso y la visualizacin

de datos de las tablas. Las consultas pueden acceder a una sola tabla o
varias tablas. Ejemplos de consultas de la base de datos del banco podran
incluir:
Qu Clientes viven en Trujillo?
Qu cuentas tienen menos de un saldo de $ 500?
En esta seccin, se muestra cmo utilizar los asistentes de Access
para crear consultas para una sola mesa y de varias tablas.

En esta seccin, se demuestra cmo consultar una sola tabla. Consultas

individuales de tabla son tiles para obtener una visin de los datos en una
tabla que:
Slo muestra ciertos campos (columnas) en la salida
Ordena los registros en un orden determinado
Realiza algunas estadsticas sobre los registros como el clculo de la
suma de los valores de datos en una columna o contar el nmero de
registros, o filtra los registros, mostrando slo aquellos registros que
coinciden con algunos criterios. Por ejemplo, mostrar slo los clientes
del banco que viven en Trujillo.

Creacin de una consulta se puede lograr mediante el uso de cualquiera de

la vista de diseo de consulta o el Asistente para consultas

8. ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS

El sistema gestor de bases de datos contiene dos tipos de vista para manipular los
elementos de una base de datos:

Vista de diseo; est formada por dos secciones: rea donde se establecen
los elementos de la estructura de la base de datos, que est formada por
tres columnas: nombre del campo, tipo del campo y descripcin; la
segunda seccin es rea de propiedades del campo: activa controles con
opciones que dependen del tipo de campo con el que estemos trabajando.

Vista de Hoja de datos: se trata de una retcula con los nombres de campo
como encabezados de columna para capturar los datos de cada registro.

a) Campo:
Es el elemento bsico de la tabla de datos y
en conjunto forman un registro, y estos a su
vez en conjunto
Forman una tabla. Cabe mencionar que el
nombre del campo no puede iniciar con
espacios en blanco, no pueden contener
puntos,
signos
de interrogacin o exclamacin o corchetes,
aunque si pueden tener espacios en blanco
en medio, el nombre del campo se refiere a su
contenido.
la informacin que se almacena en los
campos, puede ser de distinto tipo:

texto: contienen cadenas de caracteres.

numrico: se trata de nmeros.

fecha/hora: datos en formato de fecha u hora.

si/no: es un campo lgico y solamente nos sirve para contenido como si/no,
verdadero/falso etc.

memo: sirve para introducir segmentos de texto.

otras: imgenes por ejemplo.

a. 1) Propiedades del campo

En el rea de Propiedades del campo, en vista de Diseo de tabla se pueden
seleccionar caractersticas del campo como: tamao, forma de presentacin,
obligar o no, la captura de datos o la asignacin numrica automtica.
a. 2) Tipos de llaves

Normalmente es el campo en comn. Existen llaves primarias y secundarias.

Llaves primarias: es el campo que identifica nicamente a un registro,

cuando una tabla tiene ms de una llave primaria, se le llama compuesta.

Llave secundaria: es el campo que, existiendo como dependiente en una

tabla, es simultneamente llave primaria en otra tabla.

Cuando se agrega una restriccin de llave primaria a una o varias columnas de la

tabla, el sistema gestor examina los datos de las columnas para que se cumplan
las siguientes reglas:

los campos asignados como llaves se convierten a NO NULO.

no deben existir valores duplicados

si se asigna como llave a un campo que contiene valores duplicados o

permite valores NULOS, nos marca error.

sin llaves no existen las relaciones, por lo tanto la bsqueda y ordenamiento

de datos es mas lento.

la llave debe estar en Vista de Diseo de tablas.

Si algn campo infringe estas reglas, no se puede asignar la llave.

Las bases de datos juegan un papel muy importante en los sistemas
de informacin, ya que cumple con la funcin de memoria, adems de que se
encargan
de
la
privacidad,
seguridad
e
integridad
de
la informacin, tambin favorece la interaccin con el sistema operativo,
proporcionando una interfaz entre los datos, programas y usuarios.

EJEMPLOS DE TABLAS EN UNA BASE DE DATOS RELACIONAL PARA UN

BANCO LOCAL:
TABLA CLIENTE
ClienteID Nombre

Direccin

Telfono Ciudad Regin

Numero

Texto

Texto

numero Texto

1001

Luis Asturias valdivia

Urb. Huerta Grande

453210
N 412

Trujillo

La
Libertad

1002

Gloria
Perez

Riquelme Av . El Ejercito N
231987
625

Trujillo

La
Libertad

1003

Hector Paz Castillo

Av. Espaa N 412 292990

Trujillo

La
Libertad

1004

Federico
Velez

Jr. Pizarro 121

Trujillo

La
Libertad

Huaman

432196

Texto

TABLA CUENTAS

ClienteID

Numero de cuenta

Tipo de Cuenta

Fecha apertura

Balance

Number

Number

Character

Date

Number

1001

9987

Corriente

10/12/2009

4000.00

1001

9980

Ahorros

10/12/2010

2000.00

1002

8811

Ahorros

01/05/2009

1000.00

1003

4422

Corriente

12/01/2014

6000.00

1003

4433

Ahorros

12/01/2010

9000.00

1004

3322

Ahorros

08/22/2008

500.00

1004

1122

Corriente

11/13/2013

800.00

Segn las tablas anteriores, concluimos:

La tabla de clientes tiene 6 columnas (Cliente ID, nombre, direccin,

telfono, ciudad, y Regin) y 4 filas (o registros) de datos.
La tabla de Cuentas tiene 5 columnas (ClienteID, Numero de cuenta, Tipo
de cuenta, Fecha apertura y Balance) con 7 filas de datos.
Cada una de las columnas se ajusta a uno de los tres tipos de datos
bsicos: Carcter, nmero o una fecha. El tipo de datos para una columna
indica el tipo de valores de datos que se pueden almacenar en esa
columna.
a) Nmero: slo podr almacenar nmeros, posiblemente con un punto
decimal.
b) Carcter: puede almacenar nmeros, letras y puntuacin. Microsoft
Access llama a este tipo de datos de texto.
c) Fecha: puede slo registrar los datos de fecha y hora de la tienda.
En alguna base de datos existen como otros tipos de datos como imgenes
(para imgenes u otros datos). Sin embargo, son los ms utilizados los tres
tipos de datos anteriores.

Observar que las dos tablas comparten el ClienteID columna y que los
valores de la columna ClienteID en la tabla de clientes son los mismos los
valores de la columna ClienteID en la tabla de cuentas. Esta relacin nos
permite especificar que el cliente Federico Huaman tiene una cuenta de
ahorros que abri el 08 del 2008 y a la vez una cuenta corriente que
aperturo el 11/03/2013.

En una relacin maestro / detalle, es posible que exista un registro maestro

sin detalles. Sin embargo, es imposible tener un registro Detalle sin un
registro maestro correspondiente. Por ejemplo, un cliente no
necesariamente puede tener cualquier informacin de la cuenta en
absoluto. Sin embargo, cualquier informacin de la cuenta debe estar
asociada a un solo cliente.
Cada tabla debe tener una columna especial llamado la clave que se utiliza
para identificar de forma exclusiva las filas o registros de la tabla. Los
valores en una columna de clave (o columnas) no pueden ser duplicados.
En las tablas anteriores, ClienteID es la clave para la TABLA de clientes,
mientras que el NumerodeCuenta es la clave para la TABLA cuentas.