TCNICAS Y ESTRATEGIAS DE COMPRA

Definicin de compras, importancia.

La definicin de compras como una profesin dentro de la vida industrial y
comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de
obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el
tiempo correcto y en el lugar correcto.
Sin

embargo,

en

la

actualidad

compras

como

tal,

ha

evolucionado

considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros

conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, actividades que
comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y
almacenes.
Por lo tanto, al dar una definicin personalizada de compras en trminos de la
administracin de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de
localizacin y seleccin de proveedores, adquisicin de productos y

en trminos

de mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algn bien, derecho

o mercanca.
Definitivamente, ninguna funcin es autnoma y todas se relacionan entre s y con
las de otros departamentos, pero entre ms sofisticada se va haciendo una
funcin, ms subfunciones aparecen y ms complicado es definir a cada una de
ellas. Por lo tanto, definiciones vlidas del ayer, ya no lo son hoy.

Participacin del departamento de compras en la obtencin de utilidades.

La obtencin de utilidades es el objetivo primordial de toda empresa, por lo tanto el
comercio es uno de los actos que ayudan a generar stas en la medida que se
realice una buena compra.
Los costos repercutirn directamente en el precio de venta del producto final, si
estos son bajos, podr ofrecerse un precio de mercado competitivo y, como

consecuencia,

se

obtendr

un

margen

de

utilidad

mayor.

Fijacin del precio de compra.

Algunos proveedores sostienen el precio slo por un tiempo determinado, ya que
las materias primas que intervienen en el producto pueden ser de importacin,
Por lo cual debe haber ajuste inmediato en precios de acuerdo al deslizamiento
del peso contra el dlar, razn por la cual el comprador debe estar informado de la
situacin cambiaria de momento, con el objeto de garantizar que el precio cotizado
sea respetado.
Muchos proveedores mes con mes hacen ajustes a sus precios en sus materiales,
aun cuando en la fabricacin de stos no intervengan productos de importacin,
esto asegura que el margen de utilidad siempre sea el mismo para ellos [4].

La operacin eficiente de la inversin.

El departamento de compras tiene que asegurar la recepcin de los materiales
adecuados y en la cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder
hacer

las

entregas

tiempo

del

producto

terminado

los

clientes;

al mismo tiempo, debe de cuidar de mantener slo el inventario pertinente para

cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad razonable y no caer
en costos de almacenamiento que estn constituidos por el inters sobre la
inversin,

la

obsolescencia

los

costos

de

espacio.

Costos y sustitucin de materiales.

Las compras representan un rengln en costos que pueden ser controlables por el
departamento de compras, debido a que stos pueden incrementarse o
disminuirse, dependiendo de la habilidad del comprador.

Por ejemplo, la consideracin psicolgica en las negociaciones, a travs de la

experiencia

del

personal

de

compras,

tales como proyectar la oferta y la demanda, de manera que se pueda forzar una
disminucin en el precio de compra, o lograr descuentos por volumen, por pagos
al contado y descuentos comerciales.

Administracin de compras, proceso.

Una empresa que decide comprar materiales en lugar de fabricarlos o integrar
verticalmente

debe

administrar

una

funcin

de

compras.

Tomando en cuenta la definicin del proceso administrativo de Terry y Franklyn: la

aplicacin de la planeacin, organizacin ejecucin y control por medio de los
cuales se administra un gerente[6], se estructura el proceso de la administracin
de compras.
Planeacin

Hay que fijarnos metas que nos encaminen y nos dirijan a lograr los objetivos de
un departamento de compras y lgicamente de la empresa misma.
Pronstico

de

ventas.

Pronosticar es el arte y la ciencia de predecir los eventos futuros[7].

El pronstico es una tcnica utilizada en la planeacin de ventas en funcin de
experiencias de aos anteriores, que sirve de base para la elaboracin de planes y
programas en todas las reas de las empresas; nos indica el nmero de artculos
o productos a fabricar o a producir en un tiempo determinado en condiciones
favorables y con la calidad especificada para satisfacer las necesidades del
mercado.

Factores de un pronstico de ventas son:

1. Tipo de fruto.
2. Estadstica de ventas de aos anteriores.
3. Tipo de mercado al cual se dirige el producto.
4. Competencia directa o indirecta.
5. Calidad del artculo.
6. Precio.

Objetivos generales y especficos de un departamento de compras.

Los objetivos generales de un departamento de compras son:

Establecer normas y polticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de
la empresa.
Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el
producto controlado, dentro del menor tiempo posible
Desarrollar y administrar las compras.
Establecer proveedores bien evaluados.
Estar informados de los cambios tecnolgicos que puedan surgir en el uso de
nuevos materiales
Los objetivos especficos de un departamento de compras son:
Localizar nuevos materiales y productos.
Asegurar buen servicio de los proveedores
Implantar polticas de compra que beneficien a la empresa.
Desarrollar ptimos procedimientos y controles.
Mantener un costo de operacin econmico en el departamento de compras
Vigilar que el personal del rea cumpla en forma eficiente los procedimientos
establecidos.

Programas.

Es una herramienta administrativa la cual nos indica las cantidades de artculos

que debern comprarse, as como el tiempo en que deber suministrarse al
almacn para la produccin de la que se dedique la empresa.
En el caso de las empresas industriales, un programa nos indica cuntas piezas
de cada parte debe adquirir para la fabricacin pronosticada de su producto final.

Presupuestos.

Es la expresin numrica en dinero de un plan. Un plan es la seleccin de un

camino para lograr un objetivo en un lapso determinado.
Alcanzar un objetivo implica la reunin de recursos disponibles y sta reunin de
recursos presupone una organizacin.

Los ingredientes para hacer un presupuesto son:

Tener plena organizacin.
Mantener un estricto conocimiento de los recursos.
Contar con objetivos perfectamente determinados.
Poseer una larga experiencia en la operacin.
Establecer un perodo de tiempo definido.
Ser previsible.

Procedimiento, flujo-grama de compras

El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y

funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen

del mismo modo.

Un procedimiento es la sucesin de pasos consecutivos para realizar
una actividad. Tenemos los pasos comunes que se desarrollan en torno al
departamento de compras:
Es el pedimento que se le realiza al proveedor sobre cierta necesidad de
satisfacer cierta demanda de compra.

Cotizacin. Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y plazo de pago

por la adquisicin del bien o servicio en cuestin. Se abre paso a negociaciones
entre el oferente y el demandante.
Al hablar de cotizacin, se est hablando de la valorizacin de que los
proveedores le dan a su artculo que ofrecen, representada en dinero

Pedidos u rdenes de compras. Es el documento fsico, en el cual se estipula la

cantidad y calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el solicitante,
indicando el tiempo y el lugar adecuado para ello.

Expeditacin. Un expeditador debe cerciorarse que el proveedor est

perfectamente enterado de que hay un pedido a su favor y que se encuentra de
acuerdo con todos los datos, cantidades, precios, fechas, etc., que aparecen en la
orden de compra.

Recibo de materiales.
Deber verificar que se est realizando la entrega del proveedor precisamente lo
que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra con la cantidad
correcta.

Control de calidad. Se revisarn todos los bienes entregados, as como la

valoracin del servicio ofrecido por el proveedor en su caso;

Rechazos y/o devoluciones. Es el regreso fsico de la mercanca que no cumple

con las caractersticas impuestas por el rea de control de calidad que van
acompaadas siempre por un documento fsico que
describe las causas por la que se somete dicha accin.
Pagos.
El pago es la remuneracin econmica por obtener el bien y/o servicio del
proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en efectivo
Controles complementarios. Es la disposicin de emplear una persona o una
seccin para que coordine las actividades inherentes de control a los
proveedores.

Definicin y relacin con compras de la administracin de inventarios.

La administracin del inventario es un asunto que interesa a cualquier negocio; sin

ste, no se podra llevar a cabo ninguna operacin.
La administracin de inventarios consiste en establecer, poner en efecto y
mantener, las cantidades ms ventajosas de materias primas, materiales en
proceso y productos, empleando para tal fin, las tcnicas, procedimientos y
programas ms convenientes a las necesidades de una empresa.
Los inventarios son un puente de unin entre la produccin y las ventas.
Generalmente son la partida ms grande del activo;
la adquisicin, distribucin y retencin de los inventarios, se entiende
exclusivamente a la lista de mercancas compradas para volverse a vender,
mercancas que forman parte del rengln del activo circulante.
Uno de los principales objetivos de la contabilidad para inventarios es determinar
debidamente la utilidad a travs del proceso de enfrentar los costos apropiados

para los ingresos.

Clasificacin de inventarios.

La clasificacin de inventarios se basa en el tipo de material que almacenan, por lo

que tenemos las siguientes clasificaciones:

Suministros.
Artculos de costo indirecto que se consumen en las operaciones de fbrica.
Materias primas. Material en bruto en un trmino relativo, pues es el contenido
principal que utilizar a futuro en producto fabricado por la empresa.

Productos en proceso.
Aquellos que estn en perodos de transformacin, antes de convertirse en
productos terminados, y su costo se encuentra en aumento por lo que se lleva
mano de obra y gastos indirectos.
Materiales de produccin. Piezas o componentes que pueden obtenerse en
fuentes externas a la empresa, o pueden ser producidas en la fbrica y
almacenadas para su uso futuro.
Material de trabajo. Son los que se usan en el funcionamiento de la planta o en la
produccin de la compaa, pero que no llegan a formar parte integrante de los
mismos productos.
Productos terminados. Son los bienes terminados que se almacenan para su
venta y entrega a los clientes.
Mercancas en trnsito. Se refiere a las mercancas adquiridas por la empresa, las
cuales forman parte de su activo, aun cuando no se encuentren fsicamente en
sus almacenes.
Mercancas en consignacin. Son las que se han enviado con el objeto de

buscarles mercado y son propiedad de la empresa, mientras no sean vendidas.

Mercancas en depsito. Son las que se han entregado para su custodia en algn
almacn de depsito y se encuentran amparadas con el certificado de depsito
respectivo.
Artculos obsoletos.
Son piezas, herramientas, materiales viejas, en reparacin usadas provenientes
de la produccin y mquinas reconstruidas. Son
objetos para venderse a un precio bajo cualquiera, contar de recuperar un poco de
inversin pasada.

Las estrategias de compra y aprovisionamiento deben estar basadas en la

evaluacin de los requerimientos y en las condiciones del mercado.

Dependern de los niveles de costos de los compradores y de los riesgos de

aprovisionamiento involucrados. Tambin es necesario considerar temas como la
cantidad y clase de proveedores a emplear, el tipo de relacin a establecer con
stos y los contratos a suscribir; as como la gerencia de cada socio Estratgico y
cada contrato.

Las empresas de cualquier sector de la economa experimentan constantemente

la accin de nuevos competidores, realidad que est exigiendo a los empresarios,
tanto proveedores como comerciantes, aplicar estrategias logsticas diferentes a
las tradicionales para continuar vigentes, seguir creciendo y aumentar su
participacin en el mercado.
Esto depende de la visin del futuro que tenga la alta gerencia, de los recursos,
las estrategias y la expectativa de rentabilidad que tenga una compaa como
resultado de su operacin. Quien compra bien vende bien, reza un viejo adagio,
por eso una forma de mejorar la rentabilidad de la organizacin es mediante las

negociaciones con la contraparte. El comprador trata de lograr mejores

condiciones (precio, calidad y garanta en los bienes adquiridos) y el vendedor de
hacer una venta con buenos mrgenes para su compaa. Finalmente, el balance
de la transaccin es el resultado del trabajo en equipo asumido por las reas de
compras,
marketing y ventas.

Las tendencias colombianas en estrategias logsticas para el rea de compras y

aprovisionamiento, segn estudios del IAC, estn orientadas a entablar, mantener
y desarrollar relaciones a largo plazo con proveedores que ofrezcan insumos de
calidad, segn criterios definidos de servicio y diseo. En este contexto, la
tendencia predominante consiste en reducir el nmero de proveedores, con el fin
de delegar en ellos (justo a tiempo) labores como control de calidad,
almacenamiento, transporte, diseo y consecucin de nuevos insumos. Aunque no
es un factor crtico, el precio sigue siendo un aspecto relevante en la seleccin de
los proveedores.

BENEFICIOS DE UNA ADECUADA ESTRATEGIA

Los beneficios de una adecuada estrategia de aprovisionamiento son reduccin de

la base de proveedores, acuerdos a largo plazo, comunicacin abierta, frecuencia
en las respuestas y filosofa de mejoramiento continuo. De esta manera la
organizacin asegura que el producto adquirido cumple los requisitos
especificados. El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto
deben depender el impacto del artculo adquirido en su posterior realizacin sobre
el producto/servicio final. El Centro de Comercio Internacional establecer un
sencillo y completo modelo de compras y aprovisionamiento, que incluye la
totalidad de la Cadena de Aprovisionamiento

Este se inicia con el conocimiento claro de la cultura corporativa de la empresa

compradora, definida en la misin, visin y valores; que garantizan una gestin
adecuada de la estrategia
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