| 4 s Cédigo: GD-P-02 ‘ PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITEDE = =— | CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA _| Version: 05, atl s /_———— ncn eis Fecha: 25/04/2011 1, OBJETIVO Controlar el recibo de la correspondencia oficial interna y externa, su distribucién y el envio por correo fisico y/o electronico a sus destinatarios, disminuir sustancialmente la circulaci6n de los documentos fisicos y centralizar los consecutivos de la correspondencia en un solo lugar. 2. ALCANCE Aplica a todas las dependencias del Ministerio de Minas y Energia, y a los ciudadanos que requieran la radicacién de documentos para el Ministerio. 3. DEFINICIONES Anexo: Complemento de un documento remisorio, integrado por uno o varios folios (legajos, argollados, empastes, etc.), u otros soportes. Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado. Correo electrénico: Correo electronico, 0 en inglés e-mail, es un servicio de red para permitir a los usuarios enviar y recibir mensajes rapidamente (también denominados mensajes electrénicos 0 cartas electronicas) mediante sistemas de comunicacién electrénicos. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que prove este servicio en Internet, mediante el protocolo SMTP, aunque por extensi6n también puede verse aplicado a sistemas analogos que usen otras tecnologias. Por medio de mensajes de correo electrénico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos. Su eficiencia, conveniencia y bajo costo estan logrando que el correo electronico desplace al correo normal para muchos usos habituales. Correspondencia: Todas las comunicaciones de caracler oficial 0 privado que llegan o se envian a una entidad publica, privada o a titulo personal. No todas generan tramites para las instituciones. Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la busqueda sistematica de informacion. Digitalizacion: Técnica que permite la reproduccién de informacion que se encuentra guardada de manera analogica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, pelicula, microfilm y otros) en una que s6lo puede leerse o interpretarse por computador. Digitar: Accién de introducir datos en un computador por medio de un teclado. Ppina 1 dot- Codigo: GD-P-02 PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE DE ———— CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA _| Version: 05 ety nyse Fecha: 25/04/2011 is Documento: Informaci6n y su medio de soporte. Documento electrénico de archivo: Es el registro de informacién generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electronicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en raz6n de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivisticos. Documento original: Es la fuente primaria de informacion con todos los rasgos y caracteristicas que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento piblico: El que produce, posee o maneja una entidad publica Ejecutor: Servidor publico a quien se la ha asignado Unicamente la funcién de lectura de las comunicaciones y preparar respuestas, pero no esta facultado para firmar ni para radicar comunicaciones. Empaste: Conjunto de documentos encuaderados en pasta, como ejemplo: un libro, una revista, un folleto, etc. Gestién Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificacién, manejo y organizacién de la documentacién producida y recibida por ia Entidad, desde su origen hasta su destino final, con objeto de hacer mas eficiente y eficaz, su utiiizacion, conservacién y consulta Gestor: Servidor publico a quien se la ha asignado un rol de responsabilidad para la gestion de correspondencia en el ministerio, ademas de lectura en el sistema de correspondencia esta habilitado para radicar y asignar las comunicaciones recibidas. Legajo: Conjunto de documentos o papeles que estan reunidos por tratar de una mismo asunto o materia. Radicacién de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, el Ministerio asigna un numero consecutive a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envio, con el propésito de oficializar su tramite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley, Estos términos se empiezan a contar a partir del dia siguiente de radicado el documento. Recuperacién: Los Registros 0 Documentos son facilmente recuperables realizando paso a paso los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nacién en la Ley General de Archivos 594 de 2000 tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacién de la documentacién producida y recibida por las dependencias desde su origen hasta su destino final, con el objeto de recuperar, conservar y utilizar los documentos como medio de consulta. w Pagina 2 4611- ‘Codigo: GD-P-02 | PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE DE | CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA __| Version: 05 | | eal xn nis ene et Fecha: 25/04/2011 Registro de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales 0 automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y/o Entidad Remitente o destinataria, nombre 0 cédigo de la(s) dependencia (s) competente (5), Numero de radicacién, nombre del funcionario responsable del tramite, Anexos y Tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la informacién, segin los materiales empleados. Ademas de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, filmicos, informaticos, sonoros, etc. Unidad de correspondencia: El Ministerio de Minas y Energia dispone de una oficina tinica de correspondencia denominada CADA que gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepcién, radicacién, digitalizacién y distribucién de sus comunicaciones fisicas y/o electrénicas de tal manera que, estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestién documental y los programas de conservacién, control e integracién a los procesos que se llevaran en los archivos de gestion, centrales e histéricos. EI CADA contaré con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el tramite de las comunicaciones oficiales, mediante servicios de mensajeria interna y externa, correo electronico u otros, que faciliten la atencién de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administracion publica. 4. NORMATIVIDAD + Constitucién Politica de Colombia + Ley 57 de 1985. Ordena la publicidad de los actos y documentos piiblicos + Ley 190 de 1996. Estatuto anticorrupcién. + Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electronico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacién y se dictan otras disposiciones. + Acuerdo AGN 060 de 2001. Establece pautas para la administracién de las comunicaciones oficiales en las entidades publicas y las privadas que cumplen funciones piiblicas. + Ley 734 de 2002. Cédigo Unico Disciplinario. Pagina 3.60 11 52Codigo: GD-P-02 PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE DE CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA __ | Versién: 05 end ik inde tes Fecha: 25/04/2014 + Ley 962 de 2005. Racionalizacién de tramites y procedimientos administrativos. + Norma de Calidad para la Gestion Publica (NTC GP1000:2009). . DESARROLLO. Radicacién de Correspondencia Externa + 5.4.1 Un funcionario del Centro de Administracién de Documentos - CADA, recibe la correspondencia por la ventanilla externa del Ministerio, previa verificacién de que los sobres y paquetes estén dirigidos a la Entidad. + 5.1.2 Toda la documentacién debe radicarse a los destinatarios, y, los gestores en la dependencia son los encargados de asignar al funcionario competente para que realice el tramite correspondiente. + 5.1.3 Los correos electronicos externos recibidos y enviados que hacen parte de un requerimiento, deberan imprimirse y radicarse en el CADA. + 5.1.4 Antes de firmar el recibido de las comunicaciones, verifica que el destinatario de los mismos sea el Ministerio, en caso contrario los sobres son devueltos de inmediato. Cuando las solicitudes son entregadas personalmente 0 por interpuesta persona (mensajeros), en la ventanilla del CADA, se verifica si el asunto es competencia de la Entidad, en cuyo caso se procede a efectuar la radicacion del documento, aunque el destinatario no corresponda, en este ultimo evento se procederd a reenviar a la entidad competente (Art. 33.C.C.A.) + 5.1.5 La correspondencia se pasa al funcionario radicador, quien analiza y digita los datos e informacion requerida por el Sistema de Correspondencia, para que los mismos queden en la base de datos de la radicacién oficial + 5.1.6 El documento es radicado a la oficina a la cual viene direccionado, en caso de duda sobre su destinatario, el funcionario radicador realiza las consultas del caso, para establecer cual dependencia es la competente para el tramite del asunto. + 5.1.7 Una vez realizado el ingreso total de informacion en la base de datos, el funcionario radicador imprime el rétulo en el documento. El documento se entrega inmediatamente al funcionario encargado de la digitalizacién quien luego de haberio digitalizado, lo coloca en la gaveta dispuesta para la correspondencia radicada, quedando disponible para su posterior entrega a la dependencia respectiva o para la yfetencién y archivo correspondiente en el Grupo de Administracion Documental. Pagina 4.6011AN Cédigo: GD-P-02 PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE DE CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA _|Versién: 05 Fecha: 25/04/2011 + 5.1.8 El funcionario digitalizador realiza el control de calidad para que las imagenes puedan ser vistas en las mejores condiciones técnicas en las diferentes dependencias de destino, + 5.1.9 El funcionario encargado del reparto de la correspondencia, toma los documentos radicados y previa verificacion los va colocando en la carpeta respectiva asignada a cada dependencia dentro del carro repartidor de documentos. + 5.1.10 Con anticipacién a cada uno de los recorridos establecidos, el funcionario radicador genera las Planillas de Recorrido, formato GD-P-02-F-01 y se las entrega a los funcionarios encargados de su distribucién quienes deben hacer firmar del funcionario que recibe el documento sin excepcién. (Ver Tutorial en el Sistema de Correspondencia).. + 5.1.11 En las dependencias e! Gestor se encarga de asignar la correspondencia recibida a los diferentes funcionarios del area de acuerdo con su competencia por el Sistema de Correspondencia y el documento fisico lo ubica en la correspondiente serie documental. Asimismo asigna a otra dependencia por competencia del tema y también rechaza los documentos en el caso que no tenga claridad a que dependencia asignarla. + 5.1.12 El Gestor es el responsable de controlar que se de respuesta a todas las comunicaciones de su dependencia dentro de los términos establecidos, debera tener en cuenta el numero de enlace. + 5.1.13 Los sobres cerrados que se reciban con el sello 0 la anotacién RESERVADO — SECRETO - RESTRINGIDO - CONFIDENCIAL - NO ABRIR. El funcionario de la Ventanilla del CADA, revisara que esté dirigido a una dependencia del MME y lo radicara en una hoja en blanco como SOBRE CERRADO y diligenciard todos los campos del aplicativo de correspondencia y se hace claridad en los siguientes items: Naturaleza: CONFIDENCIAL. Asunto: se debera escribir SOBRE CERRADO CON ANOTACION DE (RESERVADO 6 SECRETO 6 RESTRINGIDO 6 CONFIDENCIAL 6 NO ABRIR). Numero de Folios y numero de Anexos y descripcién: se debera escribir cero (0), por cuanto no se conoce el contenido del sobre. + 5.1.14 El Gestor al recibir el SOBRE CERRADO por tener la naturaleza CONFIDENCIAL, debe valorar con el Jefe inmediato si el documento tiene RESERVA LEGAL 1 Si el documento tiene reserva legal no se deberd remitir al CADA para su digitalizacién y se podré completar el campo del asunto en el aplicativo de correspondencia si la dependencia decide que el asunto sea ampliado y debera pt salletar al Admindsirador del aplcativo el cambio dal asunto ¥ adiclonaimente 7 Pagina 30 14- Codigo: GD-P-02 PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE DE —|— CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA __| Versio 2 05 et ten erie Fecha: 25/04/2011 completar los campos numero de folios y numero de anexos y descripcién de los mismos si los hay. 2. Si el documento no tiene reserva legal, debera ser devuelto al CADA para que se le de el tramite normal 5.2. Radicacién de Correspondencia Interna en el Sistema de Correspondencia + 5.2.1 Los funcionarios autorizados para la radicacién en las diferentes dependencias (Gestores) deberan garantizar la transparencia y veracidad al momento de radicar los documentos oficiales, en consecuencia sélo se deberan radicar las comunicaciones gue retinan los requisitos previstos en el Instructivo de Correspondencia y Archivo, no podran radicar documentos que no se encuentren debidamente terminados y firmados por los funcionarios autorizados, igualmente aquellos que no tengan los anexos enunciados, no se podran separar nimeros de radicados, luego de radicado e impreso el rotulo, procedera a entregar el documento y sus copias completas al CADA en el recorrido que corresponda, a fin de que sean digitalizados y se garantice la permanencia de la memoria institucional tanto en imagenes como en papel + 5.2.2 El funcionario encargado del reparto de los documentos recoge la correspondencia interna de cada una de las dependencias, y en los mismos recorridos de distribucién, la traslada al Centro de Administracin Documental y Archivo - CADA - para el tramite de digitalizacién y conservacién fisica correspondiente. + 5.2.3 Los fax y/o correos electrénicos deben fotocopiarse o imprimirse segun sea el caso, a fin de que sean radicados y digitalizados. Cuando el Ministerio adopte un sistema automatico y electrénico de numeracién de correos oficiales no sera necesario imprimir dichos correos para radicarlos. + 5.2.4 En la oficina de correspondencia, los documentos radicados en las diferentes dependencias son entregados al funcionario encargado de la digitalizacién, quien tevisa que estén completos, debidamente firmados y que lleven adjuntos los anexos relacionados, si estan incompletos los documentos se regresan a la dependencia de origen para que los complete o corrija. Cuando los documentos tienen destino externo, se verifica que el sobre se encuentre correctamente diligenciado (nombre, direccién, pais, ciudad, etc.), los documentos que se envien por el correo oficial deben estar radicados cada uno, esto en los eventos de envio de copias o envios a multiples destinos. + 5.2.5 Cuando los documentos lleguen incompletos y/o no estén debidamente firmados el original y sus copias, se devuelven en el siguiente recorrido a la respectiva dependencia productora, en donde se deberan hacer los correctivos del caso. Pagina 6 6011PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITEDE = | CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA __| Versién: 05 en rn ssc ena Enos Fecha: 25/04/2011 + 5.2.6 Después de realizada la verificacién, el funcionario encargado de la digitalizacién de correspondencia, procesa los documentos a fin de que las imagenes queden en el sistema. + 5.2.7 El original del documento (si el destinatario es interno), se ubica en la carpeta respectiva para su distribucién en el siguiente recorrido, y la copia se reliene en el CADA para que repose en el consecutivo de correspondencia. + 5.2.8 Cuando el destinatario es externo, los documentos se entregan al funcionario encargado del correo para su respectivo tramite previa la digitalizacién. Todos los documentos a enviar a destinatarios externos deben ir completos y foliados sin excepcién, al CADA debe entregarse copia completa, con sus respectivos anexos, para conservar el consecutivo historico y para digitalizar los documentos. 5.3 Distribucién y recolec n interna de correspondencia. + 5.3.1 Con anticipacién a cada uno de los recorridos establecidos, el funcionario radicador genera las Planillas de Recorrido (formato GD-P-02-F-01), y las entrega a los funcionarios encargados de su distribuci6n. + 5.3.2 Los funcionarios encargados del reparto de correspondencia, realizan una verificacion de los documentos y anexos anunciados que se van a entregar a cada una de las dependencias, y que se encuentren debidamente relacionados en las Planillas de Reparto, antes de proceder a su distribucién y firma del recibido, + 5.3.3 Los documentos se entregan en cada dependencia, en donde el funcionario receptor verifica y firma el recibido correspondiente en la Planilla de Recorrido. + 5.3.4 Una vez finalizada la entrege de correspondencia, el mismo funcionario encargado del reparto, recoge en las dependencias la correspondencia que va a ser enviada, con el fin de trasladaria al CADA para efectuar alli su digitalizacion, envio, y retencién de las copias para archivar en el consecutivo. + 5.3.5 En el CADA, los funcionarios encargados del reparto, entregan al funcionario encargado de la digitalizacion de la correspondencia interna, los documentos recogidos en cada una de las dependencias, para su respectiva digitalizacion y archivo de los consecutivos de las copias en el Grupo de Administracion Documental + 5.3.6 Las Planillas de Recorrido, debidamente firmadas, se conservan para su verificacion y consulta posterior. (Ver Tutorial en el Sistema de Correspondencia) Pagina 7 do 11CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA __ | Ver 08, Uta On - etre ce maey Enis Fecha: 25/04/2011 L 5.4 Tramite de correo + 5.4.1 Todos los documentos a ser enviados a través del correo oficial deben tener su respectivo numero de radicacién a fin de que sirva de soporte al envio de correo, si el radicado lleva una 0 varias copias se debe ingresar esta novedad al momento de radicar el documento, no se deben enviar copias a diferentes destinatarios en un mismo sobre a menos que sean copias del mismo original y vayan dirigidas a la misma direccién. Todos los documentos radicados deben guardar coherencia con los datos ingresados al sistema y con los sobres de despacho. + 5.4.2 Los documentos del Ministerio de Minas y Energia con destino externo, son recibidos en el Centro de Administracién de Documentos - CADA, en donde luego de efectuar su digitalizacién, son entregados al funcionario encargado del correo, para que se encargue del tramite de envio o de entrega a la mano. + 5.4.3 Los documentos que se envian por la cuenta oficial de correo, deben tener el nlimero de radicacién como soporte, en ningiin caso se puede enviar correo personal, tarjetas de navidad o invitaciones sin su respective soporte de salida + 5.4.4 El funcionario asignado para realizar el tramite de correo, verifica que documentos y sobres correspondan entre si + 545 El correo se clasifica por las diferentes modalidades de envio (certificado 0 envio normal), teniendo en cuenta ademas el destino y el peso de los documentos. + 5.4.6 Realizada la verificacién y clasificacion, el funcionario ingresa al sistema la informacién de la correspondencia que va a ser enviada, diligenciando los formatos de las planillas correspondientes, que se encuentran cargadas en el Sistema de Correspondencia, asi: e Formato de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. F-AD-001(9405), para las planillas de Correo Certificado Local, Correo Certificado Nacional, Correo Especial resto del Mundo, y Correo Especial de América, 2 Formato GD-P-02-F-03, para planillas de correo entregado a la mano. + 5.4.7 Para los documentos que son enviados por el servicio Post Express, se diligencian las guias de correo respectivas, y son adheridas a los sobres después que estos han sido sellados. Al finalizar el dia se diligencia la Planilla Correo Post Express, formato F-AD-001(9405), en original y copia, el original se entrega con los sobres a los funcionarios de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. que recogen el correo diariamente en el Centro de Administracién Documental y Archivo - CADA; La copia se archiva como soporte de control y verificacién. (Ver Tutorial en el Sistema de Correspondencia) ie Pagina 8 de 11 | Cédigo: GD-P-02 PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE DE }-—_—_______|] . Cédigo: GD-P-02 PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE DE || |———_______ CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA __| Versién: 05 etl in nee seas ners | Fecha: 25/04/2011 5.5 Redireccionamiento de Correspondencia (Pases) + 5.5.1. Cuando la correspondencia ha llegado a una dependencia y por competencia del asunto debe ser remitida a otra, el funcionario responsable de la dependencia que recibe inicialmente el documento, sefiala con lapiz de mina negra, debajo del rétulo de radicacién del Ministerio, el cédigo de la dependencia a la que debe ser entregado, anteponiendo el texto "PASE A". + 5.5.2 El documento se ubica nuevamente en la carpeta de salida de correspondencia y se recoge en el siguiente recorrido, para ser llevado al Centro de Administracion Documental y Archivo - CADA, en donde es redireccionado en el formato oficial de control de recibo y entrega de documentos. + 5.5.3 Enel CADA, el funcionario encargado de los recortidos diligencia la Planilla de Control de Pases y Comunicaciones, formato GD-P-02-F-06, registra el cambio de dependencia para cada uno de los documentos redireccionados, y los coloca nuevamente en las carpetas de reparto correspondientes. + 5.5.4 El funcionario encargado del reparto de correspondencia, es quien realiza la entrega de los documentos que han sido objeto de pase. En las dependencias, el funcionario receptor firma el recibido de los documentos en la Planilla de Control de Pases y Comunicaciones. + 5.5.5 Las planillas de pases son archivadas en el CADA, para que sirvan como medio de verificacién de la entrega y posterior consulta. (Ver Tutorial en el Sistema de Correspondencia) 5.6 Recibo y Tramite de Fax + 5.6.1. Los fax oficiales son recibidos en cada una de las dependencias, por las lineas telefonicas establecidas para este fin. + 5.6.2 El funcionario encargado de recibir los fax en cada dependencia, debera fotocopiar los mismos y enviarlos al Centro de Administracion Documental y Archivo - CADA, para que alli sean radicados, lo anterior por requerimiento técnico, ya que la informacién en fax esta en papel quimico y la misma se pierde con el paso del tiempo, adicionalmente al momento de pasarlo por la impresora laser para imprimirle el rotulo de radicacién, el mismo se destruye por el calor que genera la impresora. + 5.6.3 Las fotocopias de los fax son recogidas en cada uno de los recorridos de correspondencia establecidos y son trasladadas al CADA, en donde los funcionarios encargados aplican el mismo procedimiento de radicacién y digitalizacién, que para la ‘correspondencia externa. (Ver Tutorial en el Sistema de Correspondencia) Pagina 9 6011] Céaigo: 60-P-02 | PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE DE CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA Versién: 05 Fecha: 25/04/2011 5.7 Recibo y Tramite de Correo Electrénico + 5.7.1 Los correos electrénicos oficiales son recibidos en la cuenta institucional establecida para este fin. + 5.7.2 El funcionario encargado de recibir los correos electrénicos en la cuenta institucional, imprime una copia de los documentos recibidos y los envia al Centro de Administracion Documental y Archivo CADA, para su radicacion y digitalizacién, hasta tanto el Ministerio no disponga de un sistema automatico de radicacion y backups para correo electrénico. + 5.7.3 Los correos electrénicos oficiales llegados a cada dependencia, son recogidos en cada uno de los recorridos de correspondencia establecidos y son trasladados al CADA, en donde los funcionarios encargados aplican el mismo procedimiento de radicacién y digitalizacién que para la correspondencia externa + 5.7.4 Eluso de las cuentas de correo electronico son de uso institucional para facilitar la consolidacién de backups institucionales. + 5.7.5 Entiéndase como correo oficial o institucional todo mensaje final que resuelva 0 de terminacién a un tramite 0 asunto oficial El grupo de Sistemas establecera y reglamentara el control y registro de los correos electrénicos oficiales. (Ver Tutorial en el Sistema de Correspondencia) . REGISTROS Planilla de Recorrido GD-P-02-F-01 Planilla de Correo F-AD-001(9405), Planilla de Correspondencia entregada a la mano GD-P-02-F-03 Planilla de Correo Post Express F-AD-001(9405), Planilla de Correo Devuelto GD-P-02-F-05 Planilla de Control de Pases GD-P-02-F-06 7. ANEXOS Anexo No. 1: Formato Planilla de Recorrido Piso GD-P-02-F-01 Anexo No. 2: Formato Planilla de Correo F-AD-001(9405), Anexo No. 3: Formato Planilla de Correspondencia entregada a la mano GD-P-02-F-03 ‘Anexo No. 4: Formato Planilla de Correo Post Express F-AD-001(9405), Anexo No. 5: Formato Planilla de Correo Devuelto GD-P-02-F-05 ‘Anexo No. 6: Formato Planilla de Control de Pases GD-P-02-F-06 a Pagina 10.6011PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE DE CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA (ena xin Fecha: 25/04/2011 8. CONTI FECHA ROL DE CAMBIOS __ CAMBIO Se actualiza el Objetivo; en las definiciones se agrega el Documento Electrénico, lo mismo los conceptos de Descriptor, Empaste, Digitalizacién, Digitar; se amplia el desarrollo de la Radicacién de 24/04/2008 | Correspondencia Externa; se cambia el termino Registro por Radicacién en el numeral 5.2; se amplia el desarrollo del numeral 5.4 sobre el Tramite de Correo; se amplia el desarrollo del numeral 5.7 relacionado con el Recibo y Trmite de Correo Electronico VERSION 02 Se adiciona la definicién de Correo Electrénico, Recuperacién; se 31/12/2008 | actualiza el numeral 5.4 sobre Trémite de Correo; se actualiza el numeral 5.7 sobre Recibo y Tramite de Correo Electronico 03 29/10/2011 25/04/201 Se adicioné en la Normatividad la Norma de Calidad para la Gestion Publica (NTC GP1000:2009). Se suprimen las definiciones presentes en la Ley 527 de 1999; se suprime el término P8 por Sistema de (0 | Correspondencia: igualmente se suprimié el termino OUTLOOK. Se incluyeron los numerales del 5.1.11 al 5.1.14 en el desarrollo de la Radicacién de Correspondencia Externa; Se anexa Instructivo en 14 folios. Se ajust6 codificacion GD-P-02 de acuerdo con el nuevo mapa de procesos. 1 Grupo di Elaboré Revisé ) | Aprobs Mfaogenr if Coen wt le te Codfdinadora Grupo de Representante de la Alta Documental ‘Administracion Documental Direccion Pagina 11 de 14 40