GUA DE

APRENDIZAJ
E
EXCEL NIVEL I
DIANA IDALIT ORTIZ PINEDA
LIC. TECNOLOGA E INFORMTICA
LICEO PSICOPEDAGOGICO NUEVA
CASTILLA

GUA DE APRENDIZAJE
EXCEL BSICO
COLEGIO
Asignatura:
Informtica
Objetivo
General
Objetivo
Actitudinal
Competencia

LICEO PSICOPEDAGGICO NUEVA CASTILLA

Gua N 01
Tema:
Grado:
Grupo:
Docente:
Excel Bsico I
Octavo
802
Lic. Diana I. Ortiz Pineda
Reconocer conceptos bsicos en Excel tales como celdas, columnas, fila, de
igual forma maneja apropiadamente formulas en una hoja de clculo como suma,
resta, multiplicacin y divisin entre otras para la aplicacin contable.
Buscar la motivacin suficiente hacia la utilizacin y apropiacin de herramientas
de Microsoft Excel, en la aplicacin contable.
Realiza y aplica formulas matemticas en diferentes ejercicios contables
empresariales.

INSTRUCCIONES
En la siguiente gua se desarrollara cada uno de sus sesiones por dos horas de clase donde cada
uno de los estudiantes frente a su computador asignado por el docente, seguir atentamente la
lectura del tema a tratar y de igual forma de los ejemplos y ejercicios prcticos que se desarrollaran
a lo largo del tema.
Cada clase se tendr en cuenta los diferentes ejercicios prcticos que desarrolle poniendo en
prctica cada uno de los conocimientos y saberes adquiridos.
PRESENTACIN DE LA GUA
La presente Gua de Aprendizaje esta dirigida a una poblacin adolescente entre las edades de 14
a 16 aos de edad, no importa si es la primera vez que usa Microsoft Office Excel para o si
necesita actualizar sus conocimientos: esta Gua de Aprendizaje proporciona una informacin
general de los conceptos esenciales que te ayudarn a ser ms productivo rpidamente. Las hojas
de clculo son, junto a los procesadores de texto, una de las aplicaciones informticas de uso ms
general y extendido. Una hoja de clculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden
contener: texto, valores numricos, fechas y datos horarios, frmulas o funciones matemticas, que
permiten determinar el valor de esta celda en funcin de los valores de otras celdas. Adems, un
programa como Excel contiene un gran nmero de utilidades para introducir, formatear y presentar
total o parcialmente el contenido de las hojas de clculo. COMENCEMOS..

UNIDAD 1.
INTRODUCCIN A EXCEL
Sesin 1
Saludos a todos!!!
En esta seccin de la gua podrs clarificar algunos conceptos bsicos de Microsoft Office Excel, y
su funcionalidad para cualquier rea de conocimiento ejemplo la parte contable de nuestra
empresa. En cada una de las secciones tendrs ejemplos explicativos y al final de la unidad un
ejercicio para clarificar conceptos previos y los nuevos adquiridos. DISFRUTALA!!
Excel es una hoja de clculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro
programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, ... te resultar familiar utilizar Excel,
puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de
Office.
Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de clculo, no te preocupes,
ahora te lo explicamos. Una hoja de clculo es un programa que es capaz de trabajar con nmeros
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de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la
cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos.

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se

nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.
Cada fila se numera desde 1 hasta 65536 y es la seleccin horizontal de un conjunto de
celdas de una hoja de datos.
La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre
de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la
primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha
celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las
dems.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna
activa, columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales
en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

Por ejemplo, para sumar una serie de nmeros slo tienes que introducirlos uno debajo de otro,
como haras en un papel, colocarte en la celda donde ir el resultado y decirle a Excel que quieres
hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos ms adelante cmo se hace exactamente,
pero es muy fcil).

Quizs pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qu ocurre
si te equivocas al introducir un nmero en una suma de 20 nmeros, tienes que volver a
introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato,
simplemente corriges el dato y automticamente Excel vuelve a calcularlo todo.

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Esto es importante cuando los clculos son un poco ms complicados, imagina que ests haciendo
la declaracin de la renta a mano y al final descubres un error, tendras que volver a calcularlo
todo. Si lo haces con Excel slo tienes que corregir un dato.
Esta caracterstica de reclculo automtico te permite tambin hacer simulaciones fcilmente. Por
ejemplo, si ests calculando lo que tendrs que pagar al mes al pedir un prstamo hipotecario,
basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe del prstamo para que veas lo
que tendras que pagar en cada caso. Vamos a ver otro ejemplo que nos servir para ver ms
caractersticas de Excel.

En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel. Puedes observar como las
columnas se numeran por letras A,B,C,... y las filas por nmeros 1,2,3,... En la columna D se ha
calculado el producto de las columnas B y C. En la celda D12 se ha calculado el IVA, debajo de la
barra de herramientas puedes ver la frmula que se ha utilizado =D11*0,16 es decir, el producto de
lo que hay en la celda D11 multiplicado por 0,16. As de fcil e intuitivo es Excel. Seguro que ya
ests deseando seguir el resto del curso para aprender a utilizarlo. Tambin puedes ver en este
ejemplo cmo se puede utilizar texto en cualquier parte de la hoja de clculo, incluso podramos
haber puesto un grfico con el logotipo de la ferretera.
Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemticas para utilizarlo. En muchas
ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones bsicas. Por supuesto, si sabes matemticas
mucho ms partido podrs sacar de Excel. Aunque en este ejemplo no se ve, Excel tambin es
capaz de dibujar grficos a partir de los datos introducidos, del estilo de los grficos en forma de
tarta y en forma de barras que se ven en las encuestas. Excel se puede utilizar para multitud de
cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares
hasta los ms complejos clculos financieros.
EJERCICIO APLICATIVO
En tu computador abre Microsoft Office Excel, y comienza a identificar cada una de las celdas, filas
y columnas que identifica tu hoja de clculo, puedes seleccionar diferentes rangos, segn ejemplo
anterior. Esto es para que pierdas temores posibles que pueden surgir y tomes confianza con la
interface.

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Sesin 2
DATOS
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.

Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.
FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos.
Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x,
/, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a
otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe
empezar siempre por el signo =.

Errores en los datos

Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Cuando nos avisa del error, el
cuadro de dilogo que aparece tendr este aspecto:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o
rechazar utilizando el botn No.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la
esquina superior izquierda tal como esto:
Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como
que nos permitir saber
ms sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro
u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a continuacin:

Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes
opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el
mismo aspecto que todas las dems frmulas adyacente (por ejemplo, sta sea una resta
y todas las dems sumas).
Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error.
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Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no
podramos utilizar la opcin Modificar en la barra de frmulas.
Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el
smbolo de la esquina de la celda.
Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO ,
siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
o
o
o
o
o
o
o
o

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se

utiliza una fecha o una hora negativa.
#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto,
como puede ser sumar textos.
#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o
funcin.
#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se
intersectan.

Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un

smbolo en la esquina superior izquierda tal como: . Este smbolo se utilizar como
hemos visto antes.

Tipos de datos.
Vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que podemos introducir en las
celdas de una hoja de clculo:
Valores Constantes.
Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o
un texto.
NMEROS
Para introducir nmeros puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos
especiales + - ( ) / % E e . .
o Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero negativo
ste tiene que ir precedido por el signo (-).
o Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo, lo
cual es tpico en contabilidad.
o El carcter E o e es interpretado como notacin cientfica. Por ejemplo, 3E5 equivale a
300000 (3 por 10 elevado a 5).
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o Se pueden incluir los puntos de miles en los nmeros introducidos como constantes.
o Cuando un nmero tiene una sola coma se trata como una coma decimal.
o Si al finalizar un nmero se escribe , Excel asigna formato Moneda al nmero y as se
ver en la celda, pero en la barra de frmulas desaparecer dicho smbolo.
o Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como smbolo
de porcentaje.
o Si introduces fracciones tales como 1/4 , 6/89 , debes escribir primero un cero para que
no se confundan con nmeros de fecha.
o Si un nmero no cabe en su celda como primera medida se pasa automticamente a
anotacin cientfica.
Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda.

FECHA U HORA

Para introducir una fecha u hora, no tienes ms que escribirla de la forma en que deseas que
aparezca.
Al igual que los nmeros (ya que realmente lo son), las fechas y las horas tambin aparecen
alineados a la derecha en la celda. Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los aos
1929 y 2029, slo ser necesario introducir los dos ltimos dgitos del ao, sin embargo para
aquellas fechas que no estn comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos
introducir el ao completo.
Ejemplos:
1/12/99
14:30

1-12-99
1/12/99 14:30

2:30 PM
12/07/2031

TEXTO

Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede
contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora.
Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.
Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que estn en blanco a su
derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena nicamente en la primera celda.
El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.
Las Frmulas
Una frmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se
pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *,
+,-,Sen,Cos,etc...
En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una frmula son:

Operadores aritmticos: se emplean para producir resultados numricos. Ejemplo: + - * / %

^
Operador tipo texto: se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &
Operadores relacionales: se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lgico
(verdadero o falso) como resultado de la comparacin. Ejemplo: < > = <= >= <>
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Operadores de referencia: indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser
utilizado en la frmula. En Excel pueden ser:
o Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de
celdas. Ejemplo: A1:G5
o Operador de unin indicado por una coma (,), une los valores de dos o ms celdas.
Ejemplo: A1,G5

Cuando hay varias operaciones en una misma expresin, cada parte de la misma se evala y se
resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores.
Se pueden utilizar parntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolucin de algunas
partes de una expresin antes que otras. Las operaciones entre parntesis son siempre ejecutadas
antes que las que estn fuera del parntesis. Sin embargo, dentro de los parntesis se mantiene la
prioridad normal de los operadores.
Cuando hay expresiones que contienen operadores de ms de una categora, se resuelve antes
las que tienen operadores aritmticos, a continuacin las que tienen operadores de comparacin y
por ltimo las de operadores lgicos .
Los operadores de comparacin tienen todas las mismas prioridades, es decir que son resueltos de
izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son:
COMPARACIN
Igualdad (=)
Desigualdad (<>)
Menor que (<)
Mayor que (>)
Menor o igual que (<=)
Mayor o igual que (>=)
Los operadores lgicos y aritmticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de mayor a
menor):
ARITMTICOS LGICOS
Exponenciacin (^)
Not
Negacin (-)
And
Multiplicacin (*) y Divisin (/)
Or
Adicin (+) y Sustraccin (-)
Concatenacin de caracteres (&)
Cuando hay multiplicacin y divisin en la misma expresin, cada operacin es resuelta a medida
que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y
sustracciones en una misma expresin, cada operacin es resuelta en el orden en que aparece, de
izquierda a derecha.
El operador de concatenacin de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operador
aritmtico pero es prioritario respecto a todos los operadores de comparacin.
Funciones
Una funcin es una frmula especial escrita con anticipacin y que acepta un valor o valores,
realiza unos clculos con esos valores y devuelve un resultado.
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La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:

Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios
antes o despus de cada parntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.
Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador
":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda
A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+
C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.
Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro
de la frmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As
hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora,
lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin.

Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier
texto, precedida siempre del signo =.

Operadores ms utilizados en las frmulas o funciones

Excel permite que en una funcin tengamos varios operadores para tratar los datos. Los
operadores son smbolos que identifica Excel con operaciones aritmticas y es el enlace entre 2
argumentos.
En la tabla podemos ver los operadores ms utilizados.

SIMBOLO DEL
OPERADOR
+
*
/
^

OPERACIN QUE REALIZA

SUMA
RESTA
MULTIPLICA
DIVIDE
EXPONENCIACIN
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&
=
>
<
>=
<=
<>

UNIN / CONCATENAR
Comparacin IGUAL QUE
Comparacin MAYOR QUE
Comparacin MENOR QUE
Comparacin MAYOR IGUAL QUE
Comparacin MENOR IGUAL QUE
Comparacin DISTINTO

En una frmula o funcin pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario
teniendo en cuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos
argumentos. Pueden crearse frmulas verdaderamente complejas.

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ACTIVIDAD FINAL UNIDAD 1

1) En un nuevo libro de Excel, elaborar la siguiente planilla de datos:

2) Rellenar la columna Subtotal, la que se calcula: Cant * Precio. Unit.

3) Rellenar la columna I.V.A, la que se calcula:
Subtotal * 0.23 o Subtotal * 23% o Subtotal * 23 / 100.
4) Rellenar la columna Total, la que se calcula: Subtotal + I.V.A.
5) Rellenar la fila Total, para lo cual en la celda de la columna Subtotal, debe mostrarse la
suma de los Subtotales; en la celda de la columna I.V.A, debe mostrarse la suma de los
I.V.A; y en la celda de la columna Total, debe mostrarse la suma de los Totales.
6) Guardar este libro con el nombre Artculos en su memoria USB.
7) En un nuevo libro de Excel, elaborar la siguiente planilla de datos:

8) Rellenar la columna Saldo, la que se calcula: Ingresos Egresos.

9) Sin cerrar el libro actual, guardarlo con el nombre Sucursales en su memoria USB.
10) Al final de la planilla (en la Columna E), ingresar el texto Comisin a modo de rtulo y debajo
de ste calcular para cada sucursal el 5% sobre el Saldo.
11) Calcular los totales de las columnas Ingresos, Egresos y Saldo.
12) Guardar los cambios realizados en este libro con el nombre Tercero en su memoria USB.

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