MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS
rea: Coordinacin de rea en Servicios
Administrativos

Presidencia

Fecha de Emisin:
Marzo 2012
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Cdigo: ADM-001

Procedimiento: CAJA CHICA

OBJETIVO
Establecer las normas y procedimientos inherentes para el manejo y disposicin del fondo de caja
chica, en cuanto a su determinacin, control y registro.
INVOLUCRADOS
Presidente
Director Adjunto
Coordinacin de rea en Servicios Administrativos
Analista de Procesos Administrativos
Analista Especialista en Administracin
DOCUMENTOS Y/O FORMULARIOS QUE INTERVIENEN
Punto de Cuenta
Orden de Pago
Cheque Comprobante
Relacin de Gastos.
Arqueo de Caja
BASE LEGAL
Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico publicado en
la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela, N 5.781 de fecha 12-08-2005.
NORMAS GENERALES
1.

2.
3.

4.

La Junta Directiva es quien debe autorizar la apertura del Fondo de Caja Chica, mediante
oficio o documento que acredite tal decisin con indicacin del responsable del manejo del
Fondo de Caja Chica de la Corporacin de Abastecimiento del Estado Miranda S.A.
El Director Adjunto podr autorizar slo el cierre del Fondo de Caja Chica.
El Fondo de Caja Chica ser administrada por el Coordinador de rea en Servicios
Administrativos o en su defecto por aquel funcionario designado por el Presidente mediante
documento escrito.
El monto mximo para la apertura del Fondo de Caja Chica ser por el equivalente a
doscientas unidades tributarias (200 U.T.)
Junta Directiva

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Procedimiento: CAJA CHICA

5.
6.
7.

8.

9.
10.

11.

12.

13.

14.

Los montos mximos a ser pagados a travs del Fondo de Caja Chica no debern ser
superiores al equivalente de veinte unidades tributarias (20 U.T.)
Los gastos deben obedecer a estrictas emergencias, que de no ser cubiertas, paralizaran el
normal funcionamiento de la unidad administrativa correspondiente.
Las facturas debern cumplir con las disposiciones establecidas por el Servicio Nacional
Integrado de Administracin Aduanera (SENIAT) relacionadas con la impresin, emisin y
elaboracin de facturas.
No se podrn utilizar dichos fondos para cubrir desembolsos para la cancelacin de deudas
por concepto de compras a largo plazo, cambiar cheques, hacer prstamos o vales al
personal.
Los aumentos e incrementos del Fondo de Caja Chica slo podrn ser autorizados por la
Junta Directiva mediante acta expresa al efecto.
El Coordinador de rea en Servicios Administrativos, debe llevar registro de todas las
reposiciones efectuadas al Fondo de Caja Chica, siguiendo un orden correlativo y cronolgico
de cada reposicin.
El Coordinador de rea en Servicios Administrativos, slo deber cancelar los gastos cuyas
facturas a cancelar se presenten en original sin enmendaduras, borrones y tachaduras, o
aquellas cuyo concepto este definido como Varios, a tal efecto de presentarse esta situacin
deber presentar por escrito una exposicin de motivos que lo justifique y someter a
consideracin del Director Adjunto si se procede o no con el pago.
El Coordinador de rea en Servicios Administrativos deber solicitar la reposicin del Fondo
de Caja Chica al Presidente de la Corporacin slo cuando se haya utilizado o gastado al
menos el setenta y cinco por ciento (75 %) monto total del fondo.
La solicitud de reposicin del fondo de Caja Chica debe acompaarse de los documentos que
se sealan a continuacin: a) Relacin de los gastos realizados, b) Comprobantes de los
pagos efectuados, c) Arqueo de la Caja Chica (estado en que se encuentra).
La reposicin de Caja Chica deber efectuarse en forma ordenada y de conformidad con lo
establecido en el clasificador de presupuestario vigente para el ejercicio fiscal, indicando la
partida a la cual se imputa el gasto, debindose autorizar alguno de aquellos gastos que sean
considerados por la partida:
4.02.00.00.00 Materiales, Suministros y Mercancas
4.03.00.00.00 Servicios no Personales.

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15. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos que maneja el Fondo de Caja Chica,
realizar el cierre del fondo antes del 31 de Diciembre de cada ao, para lo cual dejar acta en
su efecto.
PROCEDIMIENTO:
Apertura de Caja Chica
1.
2.
3.
4.
5.

6.

El Coordinador de rea en Servicios Administrativos realiza Punto de Cuenta de solicitud de

Apertura del Fondo de Caja Chica y lo remite a la Junta Directiva para su aprobacin.
La Junta Directiva recibe y verifica la solicitud de apertura del fondo, de estar conforme firma y
autoriza el Punto de Cuenta, de lo contrario devuelve para su modificacin.
El Coordinador de rea en Servicios Administrativos remite al Analista de Procesos
Administrativos la aprobacin del fondo y autoriza la emisin del cheque respectivo.
El Analista de Procesos Administrativos una vez emitido el cheque con sus respectivos
soportes, lo devuelve al Coordinador de rea en Servicios Administrativos.
El Coordinador de rea en Servicios Administrativos recibe el cheque con su comprobante, de
estar conforme firma y sella en seal de conformidad y recaba las otras firmas autorizadas
para su efecto.
El Coordinador de rea en Servicios Administrativos realiza el cobro del cheque por el fondo
de caja para su uso y remite los soportes al Analista de Procesos Administrativos para su
archivo.

Reposicin de Caja Chica

1.

2.

El Coordinador de rea en Servicios Administrativos responsable del fondo de caja chica

prepara en original, la solicitud de reposicin de caja chica acompaado de la relacin de los
gastos realizados, comprobantes de los pagos efectuados, carpeta de facturas firmadas y
selladas por el custodio y Arqueo de la Caja Chica; y verifica que todos los documentos
soportes renan las condiciones y normas establecidas para el manejo de los fondos de caja
chica; de estar todo conforme firma y sella en seal de aprobacin y remite al Analista
Especialista en Administracin.
El Analista Especialista en Administracin una vez recibida la informacin sealada, verifica la
disponibilidad presupuestaria y registra los gastos efectuados de acuerdo a la naturaleza del

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3.
4.

5.

6.

gasto en un cuadro o tabla demostrativa de los montos totales por partida afectada y remite al
Analista de Procesos Administrativo.
El Analista de Procesos Administrativos emite el cheque por la cantidad total a reponer,
establecida por el Analista Especialista en Administracin.
El Analista de Procesos Administrativos enva al Coordinador de rea en Servicios
Administrativos todos los documentos soportes que justifican la reposicin del fondo de caja
chica.
El Coordinador de rea en Servicios Administrativos una vez recibido el cheque por el monto
de la reposicin junto con todos los soportes en relacin, revisa y verifica su emisin, de estar
conforme firma el cheque y su respectivo comprobante, de lo contrario devuelve para su
correccin.
El Coordinador de rea en Servicios Administrativos cobra el cheque para el manejo del fondo
de Caja Chica.

Cierre de Caja Chica

1. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos prepara en original, la solicitud de cierre
de la caja chica acompaado con la relacin de los gastos realizados, comprobantes de los
pagos efectuados, carpeta de facturas firmadas y selladas por el custodio y Arqueo de la Caja
Chica; y verifica que todos los documentos soportes renan las condiciones y normas
establecidas para el manejo de los fondos de caja chica; de estar todo conforme firma y sella
en seal de aprobacin y remite al Analista Especialista en Administracin.
2. El Analista Especialista en Administracin una vez recibida la informacin sealada, verifica la
disponibilidad presupuestaria y registra los gastos efectuados de acuerdo a la naturaleza del
gasto en un cuadro o tabla demostrativa de los montos totales registrados por partida afectada
y devuelve al Coordinador de rea en Servicios Administrativos.
3. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos recibe y verifica la ejecucin del gasto
correspondiente al fondo, de estar conforme firma y procede a depositar el sobrante en la
cuenta bancaria correspondiente.
4. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos una vez depositado remite el voucher a la
Junta Directiva junto con los soportes justificativos de solicitud y autorizacin del cierre del
fondo de caja chica, de estar conforme firma, de lo contrario devuelve para su modificacin.

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Procedimiento: CAJA CHICA

INSTRUCCIONES DE LLENADO
ARQUEO DE CAJA CHICA
N DE
IDENTIFICACIN

DICE

DEBE ANOTARSE

COMPROBANTE N

Indique el N del comprobante

FECHA

Anote Da, Mes y Ao en que se elabor la factura

CANTIDAD

De billetes o monedas

DENOMINACIN

De billetes o monedas

TOTAL

TOTAL GENERAL

TOTAL EFECTIVO

8
9

Cantidad total en Bs., que resulta de la multiplicacin de

la cantidad de billetes o monedas por su denominacin
Cantidad total en Bs., que resulta de la suma del total en
Bs. para cada denominacin
Cantidad total en Bs. disponible en efectivo

TOTAL EGRESOS
RENDIDOS
TOTAL EGRESOS POR
RENDIR

Cantidad total en Bs. rendida

Cantidad total en Bs. por rendir

10

TOTAL SEGN ARQUEO

Cantidad total en Bs., que resulta de sumar el total

efectivo, mas el total de egresos rendidos y el total de
egresos por rendir

11

TOTAL FONDO DE CAJA

CHICA

Cantidad total en Bs. del fondo de caja chica que debe

ser igual al monto segn arqueo

12

DIFERENCIA

Cantidad en Bs. que se obtiene de restar el total segn

arqueo al total del fondo de caja chica, el cul debe ser
Bs. 0,00 para que se produzca el arqueo

13

CONFORME FIRMAN

Datos y firma de los funcionarios intervinientes en el

arqueo del fondo

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Procedimiento: CAJA CHICA

FORMATO
ARQUEO DE CAJA CHICA

CORPORACIN DE ABASTECIMIENTO DEL ESTADO

BOLIVARIANO DE MIRANDA, S.A.

(1)

ARQUEO DE CAJA CHICA

(2) FECHA:
MONEDAS

N
(3) CANTIDAD

(4) DENOMINACION

(5) TOTAL

2
3
5
8
12
4
1

0,01
0,05
0,1
0,125
0,25
0,5
1

0,02
0,15
0,5
1
3
2
1

(6) TOTAL GENERAL

TOTAL MONEDAS
BILLETES
CANTIDAD
2
3
5
8
12
4

7,67

DENOMINACION

TOTAL

2
5
10
20
50
100

4
15
50
160
600
400

TOTAL BILLETES
(7) TOTAL EFECTIVO
(8) TOTAL EGRESOS RENDIDOS
(9) TOTAL EGRESOS POR RENDIR
(10)TOTAL SEGN ARQUEO
(11) TOTAL FONDO DE CAJA CHICA
(12) DIFERENCIA

1.229,00
1.236,67
800,00
200,00
2.236,67
2.236,67
0

LAS CANTIDADES ARRIBA MENCIONADAS, CORRESPONDEN A LOS FONDOS BAJO MI CUSTODIA Y FUERON CONTADOS EN MI
PRESENCIA A MI ENTERA Y CABAL SATISFACCION. DECLARO IGUALMENTE QUE NO HAY OTROS FONDOS EN MI PODER POR
LOS CUALES DEBO RENDIR CUENTAS.
(13)

Conforme Firman:

C.I. No.
Custodio

C.I. No.

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INSTRUCCIONES DE LLENADO
RECIBO DE CAJA CHICA
N DE
IDENTIFICACIN

DICE

DEBE ANOTARSE

FECHA

Da, Mes y Ao en que se elabor la factura

FACTURA N

Indique el N de Factura

CONCEPTO

Identifique el concepto o denominacin de los gastos

segn lo seala la factura

BENEFICIARIO

Identifique la persona natural o jurdica que suministr

el bien o el servicio

MONTO

Cantidad total en Bs., reflejada en la factura

FIRMA

Firma del administrador o custodio del Fondo de Caja

Chica, que certifica la revisin y recepcin de la factura

RECIBIDO POR

Datos personales de la persona que presenta la factura

FECHA

Da, Mes y Ao en que se recibe la factura

FORMATO
RECIBO DE CAJA CHICA

RECIBO DE CAJA CHICA

FECHA

NFACTURA

CONCEPTO DEL GASTO

BENEFICIARIO

MONTO

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)
RECIBIDO
POR:
FECHA:

Lic. JORGE RANGEL

ADMINISTRADOR

(7)
(8)

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INSTRUCCIONES DE LLENADO
RELACION DE GASTOS
N DE
IDENTIFICACIN

DICE

SALDO RENDIDO

SALDO POR RENDIR

3
4

FECHA
FACTURA N

CONCEPTO

BENEFICIARIO

MONTO

TOTAL

9 y 10

FIRMA

DEBE ANOTARSE
Cantidad total en Bs. rendida y justificada con sus
respectivas facturas
Cantidad total en Bs. por rendir, siendo ste el saldo
restante de la caja chica
Da, Mes y Ao en que se elabor la factura
Indique el N de Factura
Identifique el concepto o denominacin de los gastos
segn lo seala la factura
Identifique la persona natural o jurdica que suministr
el bien o el servicio
Cantidad total en Bs., reflejada en la factura
Cantidad total en Bs., que se obtiene de sumar todos
los gastos de la facturas relacionadas
Firma del administrador y presidente, quienes certifican
la revisin y recepcin de la factura

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FORMATO
RELACION DE GASTOS

RELACION DE GASTOS
RESPONSABLE DEL FONDO: COORDINACION DE REA EN SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
PROGRAMA: 01 ACTIVIDAD 51
PARTIDA: 402 (MATERIALES Y SUMINISTRO) Y 403 (SEVICIOS NO PERSONALES).

MONTO DEL FONDO:

BsF. 0

RESUMEN DE LOS MOVIMIENTOS

A) Saldo Rendido BsF:

0,00 (1)

B) Saldo por Rendir: BsF.

FACTURA
FECHA
Nro.
(3)
(4)

0,00 (2)
CONCEPTO

BENEFICIARIO

MONTO

(5)

(6)

(7)

TOTAL

(8)

(9)
Lic. JORGE RANGEL
ADMINISTRADOR

(10)
Lic. RAUL LOPEZ
PRESIDENTE (E)

Junta Directiva
Aprobado

Presidente

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Secretario

Jefe de la Unidad