UNIDAD EDUCATIVA SAN FRANCISCO DE MILAGRO

MANUAL DE APLICACIONES INFORMTICAS

TERCERO DE BACHILLERATO B

INDICACIONES GENERALES
1. Descargar el documento adjunto en Microsoft Word
2. Leer detenidamente su contenido
3. Realizar mediante organizadores grficos los temas que se exponen
detalladamente en el contexto.
4. Los organizadores grficos debern ser elaborados a mano, escritura legible,
sin errores ortogrficos.
5. Cada organizador deber tener sus respectivos conectores de entrada y
salida.
6. Utilice los organizadores grficos que sean necesarios (No hay lmites de
hojas).
7. Los ttulos de los organizadores grficos deben estar centrados, con colores
que se puedan diferenciar.
8. Utilice su creatividad para la elaboracin de los Organizadores grficos.
9. Revisin de carpeta viernes 19 de junio del 2013

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UTILIZAR REGLAS PARA MEJORAR LA COMBINACIN DE
CORRESPONDENCIA EN WORD

OPCION REGLA:
Esta funcin sirve para filtrar datos de la base de datos con ms de una
condicin
En la ficha Correspondencia, grupo Escribir e insertar campos encontrars el
botn Reglas con nueve opciones disponibles. No todas las reglas son exclusivas
de combinar correspondencia, de hecho la mayora las podrs usar en cualquier tipo
de documento.

Recuerda que el grupo Escribir e insertar campos no se activa hasta que no

enlazas con un archivo de datos (destinatarios).
SIENTONCESSINO
La regla ms til y ms utilizada: SiEntoncesSino
Esta regla (o campo) se usa en caso de que necesites escribir un texto u otro
dependiendo de alguna condicin.
Cuntas veces has querido escribir Estimado o Estimada en funcin del sexo?
Al final acabas recurriendo al clsico Estimado/a Pues bien, si tienes un campo
en la tabla de destinatarios que distinga el sexo, podras automatizarlo con la regla
SiEntoncesSino
Colocas el cursor en la posicin donde te gustara que apareciera Estimado o
Estimada y entras en la regla SiEntoncesSino
Supongamos que tienes un campo en la tabla de destinatarios llamado Sexo. Ese
campo simplemente tiene escrito una M en caso de mujer y una H en caso de
hombre.
En el cuadro de dilogo podras hacer algo como lo siguiente:

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El resultado sera algo as:

Se observa por el fondo gris que el texto Estimado vecino: es un campo, y
efectivamente en cuanto se finalice la combinacin de correspondencia cambiar a
Estimada vecina: en caso de que el campo Sexo sea M.
Esta regla tiene infinidad de posibilidades. Imagina una carta que envas a una lista
de personas pero que a todos los que son de fuera de Valencia quieres que
aparezca una nota al final indicando que conlleva unos gastos de envo y un retraso
de un da. Si tienes un campo con la provincia podras probar algo como lo
siguiente:

RELLENAR
Este campo (o regla) pide al usuario una informacin a travs de un cuadro de
dilogo y la escribe en el lugar adecuado de la carta. Se trata de una regla que
podrs usar en cualquier tipo de documento, no tiene que ser para combinar
correspondencia. De hecho todas las reglas que ves en el desplegable del botn
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Reglas son accesibles tambin desde la ficha Insertar, grupo Texto, y al
desplegar comando Elementos rpidos puedes elegir la opcin de Campos.

PREGUNTAR
Se puede utilizar cuando en distintos puntos de un documento necesitas introducir
la misma informacin pero slo quieres teclearla una vez.
Por ejemplo imagina que ests haciendo un documento que hace referencia al
nombre y apellidos de un profesor y tiene que aparecer en varios lugares del
documento.
Prueba lo siguiente. Tienes una carta cualquiera para combinar correspondencia; en
el punto que quieras entras en Reglas del grupo, Escribir e insertar campos y
elige la regla Preguntar. Rellena la siguiente informacin:

Con esto conseguirs que cuando completes la combinacin o actualices los

campos Word te pregunte: Indica el turno del curso y cuando respondas (por
ejemplo Maana) lo almacena en un marcador llamado turno.

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PRXIMO REGISTRO
De manera natural, cuando combinas correspondencia Word salta al siguiente
registro cuando finaliza el texto y empieza otra vez la carta para un nuevo
destinatario. Es decir, hace una carta para un destinatario, otra para otro y as con
todos.
Si por cualquier motivo quieres que Word empiece con el siguiente registro en mitad
de un documento puedes usar la regla Prximo registro. De hecho cuando utilices
combinar correspondencia de etiquetas vers que es un campo que aparece al
principio de cada etiqueta:

Puedes probar si quieres. En una carta de 5 o 6 prrafos coloca a la mitad la regla

Prximo registro. Para que puedas comprobar el efecto vuelve a repetir el campo
nombre por ejemplo de la base de datos en la segunda mitad del documento. Algo
as:

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Vers cmo al Finalizar y combinar Word mostrar el siguiente nombre de

persona (el siguiente registro) sin esperar a terminar el documento.

PRXIMO REGISTRO SI
Esta regla es igual que la anterior pero en caso de que se cumpla un criterio.
Puedes decir a Word que combine en el mismo escrito el siguiente registro si
cumple una condicin.
Por ejemplo:

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En este caso se insertar la regla de prximo registro si la ciudad es Valencia.

COMBINAR REGISTRO N
Con esta regla, o campo, podrs indicar en cualquier lugar del documento el
nmero de registro que se est combinando. Por ejemplo, si en el origen de datos
(lista de destinatarios) hay 15 alumnos a los que se les quiere combinar una carta
aparecer el nmero que ocupan en la lista para cada uno de ellos. En la primera
carta aparecer un 1, en la segunda carta aparecer un 2 y as sucesivamente.

COMBINAR SECUENCIA N
Es muy parecida a la regla anterior. La diferencia est en que la regla
anterior Combinar registro n muestra el nmero de registro que ocupa en la
base de datos, independientemente de que se haya filtrado o no. Es decir, en la
base de datos hay quince alumnos, donde el primero es Javier, el segundo Ana, la
tercera Carla, el cuarto Andrs, etc.
Si filtramos para que no aparezca Javier ni Andrs, Ana seguir siendo la segunda y
Carla la tercera. Es decir la primera carta ser la de Ana pero pondr 2, la
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segunda carta ser la de Carla pero pondr 3 porque es el puesto que ocupa su
registro en el origen de los datos. Independientemente del filtro que se haga.
Pues bien, esto no ocurre con la regla Combinar secuencia n. Word pondr el
nmero de la carta que es en el momento de combinar, sin importar la posicin que
tenga
en
la
lista
de
destinatarios.
En nuestro ejemplo a Ana le pondr el nmero de secuencia 1 y a Carla el 2.
SALTAR REGISTRO SI
Es una regla parecida a Prximo registro siEn este caso puedes usar esta regla
para hacer que no salgan en la combinacin final aquellos registros que cumplan
una condicin. Por ejemplo, vas a mandar una circular para informar de que hay
huelga de trenes a tus clientes salvo a los que viven en Valencia capital porque no
les afecta.
Al final de la carta puedes insertar la regla Saltar registro si y poner:

ASIGNAR MARCADOR
Es parecido a lo que ya has visto sobre la regla Preguntar salvo que en aquella
ocasin es una informacin que se le pide al usuario y Word la almacena en un
marcador. En este caso no se le pide informacin alguna al usuario sino que
directamente se asigna el valor que se necesite.
Por ejemplo, a un marcador llamado centro le quieres asignar el texto Derecho y a
otro marcador llamado departamento le quieres asignar el texto Investigacin.
Puedes usar la regla Asignar marcador y hacer:

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Lo mismo para el departamento. A partir de ahora puedes repartir el centro y el

departamento por los diferentes lugares del documento con ayuda del campo Ref.
Si alguna vez cambias los valores del marcador centro o departamento cambiar en
todos los sitios donde lo hayas insertado.
Como podrs ver estas caractersticas avanzadas de Word pueden facilitar
enormemente tu trabajo cuando te veas haciendo tareas repetitivas y tediosas.

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NOTA: IMPRIMIR ESTA PGINA Y PEGAR ESTOS GRFICOS EN LA CARPETA.
LA CONCLUSION PASARLA A LA CARPETA DESPES DE LOS GRFICOS

COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA

CONCLUSIONES
Es de gran ayuda ya que facilita el envi y la realizacin de la misma cartas con datos
de personas distintas, tambin podemos crear etiquetas, sobres, mensajes de correos

electrnicos, obteniendo un conjunto de documentos que sean prcticamente iguales y

que contengan elementos exclusivos.
Para la combinacin de correspondencia
necesitamos tres pasos. Una base de datos donde pondremos todos los datos que
necesitamos. Carta modelo donde tendremos en texto fijo, y el documento combinado que
es la parte donde hacemos los respectivos cambios. Haciendo la realizacin del trabajo
ms rpida.

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