Republica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educacin

I.U. T Pedro Emilio Coll
Contadura IVTrimestre
Puerto Ordaz Estado Bolvar.

SIST
EMA

Profesor(a): Hector Mota

CONTA

Bachilleres:
Luis Gamez C.I.: 15.934.732

BLE

Karla Patio C.I.: 16.996.873

Jaime Guzmn C.I.: 10.043.393
Ana Fuentes C.I.:23.536.491
Katherine Catalano C.I.:

Magrelis Jimenez C.I.: 15.853.604

Ciudad Guayana, abril de 2015.

INDICE
CONTENIDO

PG.

INTRODUCCIN.................................................................................................3
Sistema Contable. Definicion...............................................................................4
Importancia.......................................................................................................4-5
Entorno.............................................................................................................5-7
Seleccin de empresa......................................................................................7-8
Creacin y Manejo de Cuentas. Actualizacin de datos..................................8-9
Movimientos....................................................................................................9-14
Transacciones de activos. Procesar
comprobantes...............................................................................................14-17
Auditoria y Reporte de transacciones y libros..............................................17-20
CONCLUSION...................................................................................................21
BIBLIOGRAFIA..................................................................................................22

INTRODUCCIN

La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones

gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. No existe actividad
econmica ajena al registro y afectacin de las tcnicas de la ciencia contable.
Desde la actividad econmica mas pequea hasta las transacciones
econmicas de grandes corporaciones, la ciencia contable aporta a un gran
cmulo de conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por
profesionales de la contadura publica altamente capacitados.
La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos econmicos
que ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central
para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirn a la obtencin del
mximo rendimiento econmico que implica el constituir una empresa
determinada.
De modo que, el presente trabajo contiene una visin introductoria en torno a
los sistemas contables, su definicin, objetivos, importancia, procedimientos
contables, entre otros aspectos relacionados con el tema, los cuales nos sern
de mucha utilidad en nuestra futura labor.

SISTEMA CONTABLE. Definicin.

Un sistema es un mdulo ordenado de componentes que interactan entre s y
que se hallan interrelacionados. La idea de contable, por su parte, hace
referencia a aquello vinculado a la contabilidad (el mtodo que permite llevar
las cuentas de una organizacin).
La nocin de sistema contable, de este modo, puede entenderse de distintas
maneras. En su sentido ms amplio, se trata del conjunto de elementos que
registran la informacin financiera y las interrelaciones de estos datos. Esta
estructura, por sus caractersticas, contribuye a la toma de decisiones en el
mbito de la gerencia.
Los sistemas contables se componen de diversos tipos de documentos e
implican la participacin de especialistas (contadores) que se encargan del
registro preciso y del anlisis de la informacin. Los contadores suelen trabajar
en conjunto con los gerentes o los responsables de tomar las decisiones de la
empresa.
En la actualidad, el concepto de sistema contable suele asociarse al programa
informtico que permite registrar la informacin. El software contable cuenta
con diferentes mdulos para que una empresa pueda llevar sus libros y
balances de manera digital y con herramientas que facilitan los clculos.
Incluso es posible realizar un sistema contable bsico en una planilla de
clculo. As es posible registrar los ingresos y egresos econmicos de una
familia, destinando una hoja para el mes en curso. Los movimientos del
periodo, a su vez, pueden reflejarse de manera automtica en otra hoja donde
se incrementan o se reducen los ahorros de la familia. Como se puede advertir,
la planilla de clculo funciona como un sistema contable.

Importancia
Tener un buen sistema de contabilidad en nuestra empresa que sea eficiente y
funcional adems de ser un activo intangible, indiscutiblemente lo convierte en
una fuente de informacin importante para conocer de la situacin econmica y
financiera para nuestras organizaciones.
La informacin financiera, Contable y Administrativa tiene los siguientes
objetivos:

Generar los Balances que son como una fotografa de la empresa en

cada instante
Generar los Estados de Resultados (PyG) para evaluar la utilidad en un
periodo de tiempo

Generar flujos de Efectivo

Determinar y controlar la carga tributaria
Argumentar la toma de decisiones en nuestra organizacin
Evaluar la funcin de la Administracin
Controlar las operaciones de la entidad econmica
Tomar decisiones en materia de inversin y crdito.
Suministrar informacin sobre la situacin financiera y econmica de la
entidad
Contribuir a la informacin estadstica de la empresa y la del DANE
Determinar precios y tarifas de nuestros productos y servicios
Proporcionar informacin de carcter legal
Estimar los costos y beneficios sociales atribuibles a la empresa
Informar sobre los efectos que las operaciones practicadas han
producido a las finanzas de la empresa en cada periodo.
Facilitar y agilizar la toma de decisiones econmicas

Ahora bien, los principios de la contabilidad deben ser implacables en el

sistema contable, la Contabilidad contenida en nuestro software de contabilidad
debe de tener ciertas caractersticas o cualidades, como las siguientes:

Debe de ser clara y fcil de comprender

Que sea confiable
Que se presente de forma oportuna
Que sea verificable, en la medida que presente fielmente los hechos
econmicos
Debe de tener relevancia, que permitan al usuario captar el mensaje y
operar sobre ella para lograr sus fines particulares.
Debe de ser fcilmente comparable

Para concluir, La importancia de la informacin que genera el sistema contable

es vital para la buena toma de decisiones dentro de cualquier organizacin y
esta debe tener las caractersticas que arriba hemos mencionado para poder
corregir cualquier desviacin que tengamos con respecto a lo presupuestado o
respecto a los resultados que los accionistas han previsto ganar.
Entorno
Un sistema de informacin contable sigue un modelo bsico y un sistema de
informacin bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y
una relacin aceptable de costo / beneficio.
El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema
contable que utilic, se deben ejecutar tres pasos bsicos utilizando
relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar,
clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicacin

a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para

ayudar en la toma de decisiones comerciales.
Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un
registro sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos econmicos.
En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden
expresar en trminos monetarios y que se deben registrar en los libros de
contabilidad. Una transaccin se refiere a una accin terminada mas que a una
posible accin a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se
pueden medir y describir objetivamente en trminos monetarios.
Clasificacin de la informacin: un registro completo de todas las actividades
comerciales implica comnmente un gran volumen de datos, demasiado
grande y diverso para que pueda ser til para las personas encargadas de
tomar decisiones. Por tanto, la informacin de debe clasificar en grupos o
categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs de las cuales se
recibe o paga dinero.
Resumen de la informacin: para que la informacin contable utilizada por
quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relacin
completa de las transacciones de venta de una empresa como Mars seria
demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los
empleados responsables de comprar mercancas necesitan la informacin de
las ventas resumidas por producto.
Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificacin y resumen
constituyen los medios que se utilizan para crear la informacin contable. Sin
embargo, el proceso contable incluye algo ms que la creacin de informacin,
tambin involucra la comunicacin de esta informacin a quienes estn
interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la
toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar
informacin a los gerentes y tambin a varios usuarios externos que tienen
inters en las actividades financieras de la empresa.

Utilizacin De La Informacin Contable

La contabilidad va ms all del proceso de creacin de registros e informes. El
objetivo final de la contabilidad es la utilizacin de esta informacin, su anlisis
e interpretacin. Los contadores se preocupan de comprender el significado de
las cantidades que obtienen. Buscan la relacin que existe entre los eventos
comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes
alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan
las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.

Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van

a darle un uso eficaz a la informacin contable, tambin deben tener un
conocimiento acerca de cmo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan.
Una parte importante de esta comprensin es el reconocimiento claro de las
limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra
persona que este en posicin de tomar decisiones y que carezca de
conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la
informacin contable se basa en estimativos ms que en mediciones precisas y
exactas.
Caractersticas de un sistema de informacin contable efectivo.
Un sistema de informacin bien diseado ofrece control, compatibilidad,
flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio.
Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administracin control sobre
las operaciones de la empresa. Los controles internos son los mtodos y
procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger
sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.
Compatibilidad: un sistema de informacin cumple con la pauta de
compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las
caractersticas especiales de un negocio en particular.

Seleccin de empresa
El apoyo de un contable es importante para una empresa, desde su
incorporacin, hasta el control del da a da, llegando a las declaraciones de
impuestos. Desde profesionales independientes hasta empresas con decenas
de empleados pueden beneficiarse de tener un sistema que les permita llevar
su contabilidad financiera de manera independiente, en tiempo real.
Algunas caractersticas sobre las cuales evaluar las diferentes opciones de
sistema contable en el mercado son:
1. Funcionalidad contable. La mayora de las soluciones cubren lo bsico de los
libros contables. Programas ms avanzados incluyen reportes, procesos de
nmina, inventarios, integracin con otros aplicativos (p.ej., hojas de clculo),
planeacin (ERP), informacin de clientes, manejo de operaciones en tiempo
real (p.ej., en puntos de venta), inventarios, etc.
2. Integracin con bancos. Varios software se conectan directamente a cuentas
bancarias para extraer movimientos y clasificarlos.

3. Integracin con la autoridad fiscal. Segn el sistema contable seleccionado,

vara la capacidad de apoyo en la preparacin de declaraciones de impuestos y
la emisin de facturas oficiales.
4. Plataforma. La decisin tradicional era Windows vs. Mac. Hoy, la
Contabilidad financiera es porttil: la mayora de las soluciones son en lnea y
muchas tienen versiones simplificadas para iOS o Android con sincronizacin
en la nube.
5. Precio. La complejidad de la solucin est estrechamente ligada con su
precio. El rango de precios va desde gratis y otras tienen un costo.
Existen mltiples sistemas contables en el mercado y un profesional o
compaa buscando una solucin independiente debera consultar con su
Contador y revisar la informacin disponible en internet para decidir cul es la
mejor opcin para gestionar su negocio.

Creacin y Manejo de Cuentas.

1. Actualizacin de datos
Es la manipulacin o transformacin de smbolos, nmeros y letras, a fin de
aumentar su utilidad.
El sistema de informacin contable realiza cuatro tareas bsicas de
procesamiento de datos:
Recoleccin de datos: si en la accin interviene un elemento del entorno, la
accin recibe el nombre de transaccin. El sistema de procesamientos de datos
rene los datos que describen cada una de las acciones internas de la
compaa y sus transacciones con el entorno.
Manipulacin de datos: es necesario manipular los datos para convertirlos en
informacin. Las operaciones de manipulacin de datos incluyen:
Clasificacin: ciertos elementos de datos de los registros funcionan como
cdigos. En el campo de la computacin, un cdigo es uno o ms caracteres
que sirven para identificar y agrupar registros.
Ordenamiento: los registros se acomodan en ciertas secuencias con base en
los cdigos u otros elementos de datos.
Clculo: se realizan operaciones aritmticas y lgicas con los elementos de
datos para producir elementos de datos adicionales.
Resumen: hay tantos datos que es necesario sintetizarlos en forma de totales,
subtotales, promedios, etc.

Almacenamiento de datos: cada transaccin con varios elementos de datos,

todos estos datos deben guardarse en algn lado para cuando se necesiten y
esa es la funcin del almacenamiento de datos.
Preparacin de documentos: el sistema de informacin contable produce
salidas para individuos y organizaciones tanto dentro como fuera de la
compaa. Las salidas se originan de dos formas:
Por una accin: se producen salidas cuando algo sucede. Un ejemplo es la
Factura que se produce cada vez que se surte un pedido de un cliente.
Por un plan: se producen salidas en una fecha determinada. Un ejemplo es un
cheque de nmina que se prepara cada viernes.

2. Movimientos
Sistemas Que Surten Pedidos De Clientes
Se muestran los cuatro sistemas principales que intervienen en el surtido de
pedidos de los clientes: captura de pedidos, inventarios, facturacin y cuentas
por cobrar. Aprenderemos ms acerca de los cuatro sistemas de surtido de
pedidos mas adelante. Por ahora, solo necesitamos entender que el sistema de
captura de pedidos introduce los pedidos de los clientes en el sistema, el
sistema de inventarios mantiene los registros de inventarios, el sistema de
facturacin prepara las facturas de los clientes, y el sistema de cuentas por
cobrar cobra dinero a los clientes.
Sistemas Que Ordenan existencias de Reabastecimiento
De forma similar, identificamos los subsistemas que se ocupan de ordenar
existencias de reabastecimiento de los proveedores. El sistema de compras
enva rdenes de compra a los proveedores para las existencias que se
requieren, el sistema de recepcin recibe las existencias, y el sistema de
cuentas por pagar realiza pagos.
Sistemas Que Efectan Procesos De Contabilidad General
El sistema de libro mayor o de contabilidad general es el sistema contable que
combina los datos de los otros sistemas contables con el objeto de presentar
un panorama financiero compuesto de las operaciones de la compaa. El
archivo que contiene los datos contables combinados es el libro mayor. Dos
subsistemas intervienen en esta actividad. El subsistema de actualizacin del
libro mayor asienta en el libro mayor los registros que describen las diversas
acciones. El subsistema de preparacin de informes utiliza el contenido del
libro mayor para preparar los informes de la gerencia.

Fases Del Pedido De Clientes

Incorpora la fase de preventas, el pedido de cliente real y las acciones

siguientes resultantes, tales como la entrega, las reclamaciones y devoluciones
y la facturacin. Las consultas y las ofertas se utilizan para asignar operaciones
comerciales de la fase de preventas en el sistema. Conviene crear consultas y
ofertas si desean utilizarse los documentos resultantes como base para los
anlisis que se ejecutan en el sistema.
Captura De Pedidos
Documenta el sistema de captura de pedidos y lo documenta con mayor
detalle.
Editar Datos De Pedidos
Cuando se recibe la orden de ventas de un cliente, se revisa para ver si no
faltan datos o hay datos incorrectos. El empleado de captura de pedidos corrige
los errores si es posible. Si es imposible corregir el error, como cuando el
nmero de artculo no concuerda con el nombre del artculo, el empleado
prepara un aviso de orden ventas rechazadas que se enva al cliente pidindole
que vuelva presentar una orden de ventas corregida.
El empleado tambin archiva la orden de ventas en un archivo llamado rdenes
de ventas rechazadas por edicin. Los pedidos rechazados se conservaran en
ese archivo, que es un archivo de suspenso, hasta que los clientes presenten
nuevos pedidos o hasta que los pedidos se transfieran a algn tipo de archivo
histrico.
Verificacin De Crdito
Una estrategia para realizar la verificacin de crdito considera el impacto que
tendra el importe del pedido sobre el saldo de cuentas por cobrar del cliente.
Las cuentas por cobrar son el dinero que se debe a la compaa por ventas
previas. La cantidad por cobrar se mantiene en el archivo de cuentas por
cobrar, pero tambin incluimos esos datos en un archivo especial, llamado
archivo de crditos de clientes, que se usa para realizar la verificacin de
crdito. El archivo de crdito de clientes tambin contiene los lmites de crdito
del cliente. Un lmite de crdito es el importe total de cuentas por cobrar que la
compaa esta dispuesta a aceptar de un cliente.
Si se excede el lmite de crdito, el pedido se rechaza. Los pedidos que no
pasan la verificacin de crdito se almacenan en el archivo de rdenes de
compra rechazadas por crdito, y se envan avisos de orden de venta
rechazada a los clientes.

Asentar Pedidos
Se escribe un registro de pedidos aceptados que se introduce en el sistema de
inventarios. La bitcora de pedidos sirve para hacer un seguimiento de los
pedidos y asegurarse de que se surtan. La bitcora de pedidos contiene
elementos de datos como el nmero de cliente, el nmero de pedido del
cliente, la fecha del pedido del cliente y fecha de recepcin del pedido. Los
pedidos que estn en este archivo se llaman pedidos abiertos, esto quiere decir
que no se han surtido.
Marcar Surtidos De Pedidos
Los primeros tres pasos del sistema de captura de pedidos forman una cadena
conectada; estn vinculados por flujos de datos, sin almacenes de datos
interpuestos. Este paso esta aparte porque se efecta despus, cuando el
sistema de facturacin indica que los pedidos ya se surtieron. El sistema de
facturacin crea el flujo de datos de pedidos completados para que sirva como
seal. Los registros de la bitcora de pedidos correspondientes a los pedidos
surtidos se marcan introduciendo la fecha en que se surtieron para indicar que
ya no estn abiertos.
Al registrar la fecha de surtido en la bitcora de pedidos, se incrementa el valor
de informacin de ese archivo. La computadora puede examinar los campos de
fecha de surtido para determinar cuales pedidos estn abiertos, y tambin
puede comparar las fechas en que se surtieron los pedidos con las fechas en
que se recibieron para determinar cuanto tiempo toma surtir los pedidos. Esta
informacin es valiosa para los gerentes.

Inventarios

Una vez que se toma la decisin de aceptar los pedidos, se debe determinar si
es posible surtirlos. La figura muestra los cuatro procesos principales del
sistema de inventarios.
Verificar Existencias
El primer paso es verificar las existencias de cada artculo ordenado. Se
recupera el archivo de inventarios el registro de artculo del artculo ordenado.
El campo de cantidad en existencia del registro se compara con la cantidad del
pedido del registro de pedido aceptado para ver si hay suficiente cantidad de es
articulo para surtir el pedido. En el caso de los pedidos que no puedan surtirse,
se introducen registros en el archivo de pedidos pendientes.
Este es el punto del sistema en el que se obtienen todos los elementos de
datos relacionados con el artculo de inventarios. El registro de inventarios
incluye elementos como descripcin del artculo y ubicacin en bodega, que se
usaran posteriormente. Si recuperamos esos datos aqu y los llevamos junto

con los datos de la transaccin, no ser necesario volver a acceder el archivo

de inventarios en el sistema. El acceso a los registros suele ser la parte mas
tardada de cualquier sistema y se procura minimizar este tiempo hasta donde
sea posible.
Verificar El Punto De Reorden
En caso de surtirse el pedido, siguiente paso es determinar si las nuevas
existencias, al reducirse, han hecho que se llegue al punto de reorden. El punto
de reorden es la cantidad de inventario que dispara una actividad de resurtir
existencias. Cuando las existencias disponibles caen al punto de reorden, ha
llegado el momento de resurtir. El punto de reorden se fija lo bastante alto
como para que le nuevo suministro se reciba antes de que se agoten todas las
existencias. Al menos, ese es el plan. Cuando se llega al punto de reorden, los
datos de reorden se registran como datos de compra que el sistema de
compras usara.
Aadir Artculos Recibidos
Los procesos anteriores reducen los inventarios cuando se surten pedidos.
Otro proceso incrementa los inventarios cuando se reciben existencias de
reabastecimiento de los proveedores. Se usa el flujo de datos artculos
recibidos del sistema de recepcin y se actualizan los campos de existencias
disponibles de los artculos recibidos, en el archivo de inventarios.
Proporcionar Datos De Libro Mayor
Los datos de inventario son una entrada importante del sistema de libro mayor.
El valor de los inventarios se incluye como activo en el balance general. Este
paso extrae del archivo de inventarios datos que el sistema de libro mayor
necesita, y los pasa a ese sistema como flujo de datos contables de inventario.

Facturacin

Una factura es el aviso oficial que la compaa enva a sus clientes para
notificarles cuanto dinero deben. Como consumidor, usted recibe factura. Si
usa su tarjeta de crdito, el vale que usted firma es una factura: describe una
sola transaccin a crdito y establece su obligacin de pagar en una fecha
posterior.
Obtener Datos De Clientes
Los datos de inventarios de los artculos surtidos se complementan con datos
del cliente del archivo de clientes. Los datos de clientes incluyen elementos
como nombre y direccin, instrucciones de embargue y numero de vendedor.
Estos elementos se imprimirn en las facturas y otros documentos, como los

informes gerenciales. Los datos de facturas que salen de este paso contienen
los datos tanto de inventarios como de clientes.
Preparar Facturas
La preparacin de las facturas requiere extender cada rengln, o articulo listado
en el cuerpo del formato, multiplicando el precio por la cantidad. Otros clculos
incluyen acumular el total de todos los artculos y tal vez calcular un impuesto
de venta.
Una vez que se imprimen las facturas, se envan a los clientes y los datos de
pedidos facturados se pasan al sistema de cuentas por cobrar. Esta
informacin resume la transaccin de facturacin identificando la factura por
nmero, fecha, nmero de cliente, nombre y direccin del cliente, nmero de
pedido del cliente, nmero de vendedor e importe de la factura.

Cuentas Por Cobrar

La figura se muestra cuatro procesos que ejecuta el sistema de cuentas por

cobrar. Este sistema es nico en cuanto a que cada proceso se realiza
independientemente de los dems. Se presenta esta situacin porque cada
proceso tiene su propio disparador.
Aadir Nuevas Cuentas Por Cobrar
Se aaden registros al archivo de cuentas por cobrar inmediatamente despus
de la facturacin.
Eliminar Cuentas Por Cobrar Pagadas
Se eliminan registros del archivo de cuentas por cobrar para reflejar los pagos
de clientes.
Preparar Estados De Cuenta
Se usa el archivo de cuentas por cobrar para preparar estados de cuenta un
estado de cuenta es un recordatorio de que se debe dinero por una o mas
facturas. Es prctica comn dar al cliente treinta das para pagar una factura.
La cuenta por cobrar se considera vigente hasta que han transcurrido 30 das
despus de la fecha de facturacin. Luego la cuenta por cobrar se considera
vencida.
Un estado de cuenta contiene una sola lnea por cada factura pendiente: una
factura que todava no se ha pagado. El estado de cuenta que usted recibe
cada mes de una compaa de tarjetas de crdito lista todas sus facturas
pendientes (compras no pagadas).

Proporcionar Datos De Libro Mayor

Tambin cada mes, el sistema de cuentas por cobrar proporciona datos
contables de cuentas por cobrar al sistema de libro mayor. Estos datos
aparecen como un activo en el balance general.
En este punto ya realizamos todas las actividades relacionadas con los pedidos
de los clientes. Ahora necesitamos responder a las seales de punto de
reorden del sistema de inventarios y conseguir existencias de
reabastecimiento.

Transaccin de Activos
1. Procesar comprobantes: Todas las transacciones que aumentan la
tenencia de activos de una unidad se denominan adquisiciones.
Todas las transacciones que disminuyen la tenencia de activos de una unidad
se denominan disposiciones.
Las transacciones que aumentan los pasivos se denominan incurrimientos de
pasivos. Las transacciones que disminuyen los pasivos reciben diversas
denominaciones: reembolsos, reducciones, rescates, liquidaciones o
extinciones. Por lo tanto, los resultados de las transacciones dentro de una
categora determinada de activos financieros pueden presentarse como el total
de adquisiciones y el total de disposiciones o como adquisiciones netas.
Similarmente, las variaciones en los pasivos pueden presentarse como el total
de incurrimientos y el total de disminuciones o como incurrimientos netos. Las
transacciones que hacen variar a una categora de activos financieros no se
combinan nunca con las transacciones que hacen variar a la misma categora
de pasivos. En otras palabras, la adquisicin neta de prstamos nunca
denotara el aumento de prstamos mantenidos como activos financieros
menos el aumento de prstamos como pasivos.
Transacciones de activos
El valor patrimonial de la empresa en marcha es debido a las diversas
operaciones financieras y comerciales que se realizan a diario. A esas
operaciones, en contabilidad, se les denomina transacciones y se definen como
la ocurrencia de un acto de voluntad mediante el cual dos o ms personas
celebran un convenio que, de alguna manera, afecta los valores que integran el
patrimonio. Unas originaron cambios de un activo por otro activo; otras originan
cambios tanto en el activo como en el pasivo; o cambios en el activo y el
capital.

Una transaccin comercial puede ser, por ejemplo, una venta, un pago, una
compra, una devolucin, etc.
Las transacciones comerciales deben ser apropiadamente clasificadas segn
su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas, esta
clasificacin se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado
por el ente econmico.
En desarrollo de las normas bsicas, las normas tcnicas regulan el ciclo
contable. El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que
todos los hechos econmicos se reconocen y se transmiten correctamente a
los usuarios de la informacin.
Tipos de Asientos.
Las transacciones financieras producen documentos fuentes de informacin,
los cuales constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe
destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas.
La informacin contenida en estos documentos es trasladada a los libros
contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las
transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor se reflejan
las transacciones que afectan a las distintas partidas contables, por ejemplo,
caja, bancos, clientes, proveedores, entre otros; esto es lo que llamamos
asientos contables, por medio del cual registramos todas las operaciones
mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad.
En el Registro Contable se Pueden Presentar dos Tipos de Asientos:
Asiento simple: cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a
un dbito y a un crdito.
Asiento compuesto: cuando en el registro se afectan ms de dos cuentas,
pueden ser una cuenta deudora y dos o ms cuentas acreedoras, o dos o ms
cuentas deudoras y una acreedora.
Tipos de transacciones
Las transacciones de acuerdo con las circunstancias como las operaciones de
la empresa afecten su patrimonio, las transacciones pueden ser:
Transacciones permutativas.
Son aquellos hechos contables que no afectan el capital de la empresa y slo
constituyen cambios de valores dentro de la igualdad patrimonial. Es el caso
cuando se adquieren bienes al contado; por ejemplo, mobiliario; aqu ocurre
una disminucin del activo "Efectivo" y un aumento del activo "Mobiliario", sin
afectar el valor del capital. A este hecho contable se le puede denominar

transaccin permutativa dentro de un mismo elemento, puesto que los cambios

se sucedieron dentro del activo mismo.
Existen otros hechos permutativos, tales como la adquisicin de bienes a
crdito; por ejemplo, equipo de oficina; este hecho origina un aumento del
activo "Equipo de oficina" y un aumento del pasivo "Cuentas por pagar", sin
alterar el valor del capital. A este hecho contable se le denomina transaccin
permutativa entre diferentes elementos, ya que aqu ocurre un cambio de valor
en el activo y el pasivo.
Transacciones modificativas:
Son aquellos hechos contables que afectan en alguna forma el capital de la
empresa. Estos hechos pueden ser de dos tipos: modificativos propios o de
origen operacional; y modificativos impropios, originados por el dueo del
patrimonio
Las transacciones modificativas propias provienen de las operaciones
regulares realizadas por la empresa; por ejemplo, los ingresos por servicios
prestados; esta operacin origina un aumento del capital; por lo tanto, es un
hecho modificativo propio aumentativo. Por el contrario, todo gasto en que se
incurra disminuir el capital y se tendr entonces un hecho modificativo propio
diminutivo.
Las transacciones modificativas impropias tambin afectan el capital, pero en
este caso son producidas por el propietario del patrimonio de la empresa.
Cuando el dueo del negocio hace aportes adicionales se origina una
transaccin modificativa impropia aumentativa; y, por el contrario, cuando
efecta retiros se origina una transaccin modificativa impropia diminutiva.
Transacciones mixtas:
Son aquellas operaciones que originan una permutacin de valores y un
incremento o disminucin de capital, es decir, transacciones que son
permutativas y modificativas a la vez; por ejemplo, una venta de mercanca al
contado. Esta operacin origina un hecho permutativo: disminuye el activo
"Mercancas" y aumenta en el activo "Caja", pero si hubo una utilidad en la
venta habr un hecho modificativo aumentativo, aumentar el capital; si, por el,
contraro, hubo prdida en la venta, habr un hecho modificativo diminutivo,
disminuir el capital.

2. Auditoria y Reporte de Transacciones y Libros:

La auditoria contable es el anlisis crtico y sistemtico que practica una
persona o grupo de personas neutrales del sistema auditado. No obstante hay

muchos clases de auditoria, la auditoria contable normalmente se denomina a

la auditoria externa de estados financieros que es una auditoria operada por un
profesional experto en libros de contabilidad y registros contables para verificar
la razonabilidad de la informacin comprendida en ellos y sobre si cumple o no
las normas contables.
Las auditorias contables pueden realizarse sobre cualquier tipo de actividad.
Nacen de la necesidad de las empresas de verificar su informacin econmica,
hechas por parte de un servicio o empresa independiente a empresa que se
audita. En las empresas de gran tamao es comn la existencia de un
departamento de auditoria interna, pero tambin existen numerosas empresas
dedicadas a la auditoria que se contratan para tal efecto.
Libros de contabilidad. Todas las transacciones y eventos que afectan los
activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de una entidad se registran en
libros de contabilidad, los cuales muestran el efecto detallado de las
transacciones realizadas, permiten el control de las operaciones y la
preparacin de la informacin financiera y los estados financieros. Comprenden
los siguientes:
(a) libros auxiliares;
(b) libro diario;
(c) libro mayor.
Las entidades pueden escoger la opcin que ms se ajuste a sus
caractersticas particulares para llevar sus registros contables, siempre y
cuando se utilicen diseos y procedimientos de reconocido valor tcnico
contable, que faciliten el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y
fidedigna de las operaciones y el estado general de sus negocios. Libros
auxiliares.
Son aquellos llevados en forma manual, computarizada o electrnica, donde se
registran en forma detallada las transacciones y valores individuales
provenientes de los procesos de negocios de las entidades. Su nmero es
ilimitado de acuerdo a las necesidades, complejidad y tamao de sus
operaciones. Su funcin es registrar la informacin generada por las
transacciones provenientes de los procesos de negocios de las entidades, y
resumir las transacciones que poseen una caracterstica comn o
transacciones repetitivas, por ejemplo, compras, ventas, ingresos en dinero,
pagos en dinero, etc. Antes de registrar una transaccin en los libros auxiliares
es necesario:
(a) analizar la informacin contenida en los documentos contables que
soportan la transaccin;

(b) identificar cada cuenta afectada (activo, pasivo, patrimonio, ingreso, gasto);
(c) registrar la transaccin de acuerdo con las reglas de la partida doble;
(d) escribir una narracin adecuada en cada comprobante de ajuste para las
transacciones internas;
(e) asignar la fecha que corresponda a cada comprobante para establecer a
qu perodo contable corresponde la transaccin, debido a que este aspecto
puede ser importante por las implicaciones legales.
Libro diario. Es un libro manual, computarizado o electrnico en el cual se
traslada en forma cronolgica la informacin contenida en los registros
auxiliares y en los comprobantes contables ocurridos en un perodo no superior
a un mes. El libro diario debe contener, por lo menos:
(a) una fecha,
(b) las cuentas y los valores debitados y acreditados,
(c), una explicacin del origen de las operaciones registradas.
Libro mayor. Es utilizado por las entidades, en forma manual, computarizada o
electrnica, para trasladar del libro diario el total de los movimientos dbitos y
crditos de cada cuenta, con el fin de establecer los saldos de cada una de
ellas y as preparar los estados financieros y dems informacin contable. Este
proceso se culmina cuando se registran los movimientos completos de las
cuentas originados en el perodo correspondiente.
Podrn registrarse varias operaciones homogneas en forma global, siempre
que su resumen no supere las operaciones de un mes. Las operaciones deben
registrarse cronolgicamente a ms tardar en el mes siguiente a aquel en el
cual se hubieren realizado.
Libro de registro de socios o accionistas. Permite identificar el control de la
propiedad del ente, el movimiento del rubro de capital o aportes sociales y las
restricciones que pesen sobre ellos. Libros de actas.
Son aquellos en los cuales se plasma los temas tratados y decididos en las
reuniones de los rganos de la entidad, constituyndose en un relato histrico,
aunque resumido, de aspectos administrativos, econmicos, jurdicos,
financieros, contables, y en general los aspectos relacionados con el desarrollo
del objeto social de la entidad.

Registro de las transacciones

Se relaciona con los mtodos de procesamiento de la informacin contable, los
controles en dicho procesamiento, los procedimientos de consolidacin de
estados financieros, los cambios en polticas contables y la correccin de
errores contables.
Mtodos de procesamiento de la informacin

Las entidades deben realizar un proceso sistemtico con el objetivo de

suministrar informacin financiera en una forma adecuada, ordenada y
lgica, acerca del reconocimiento de los hechos econmicos que
realizan, permitiendo as llevar la contabilidad de una forma controlada
con el fin de cumplir con los requerimientos necesarios para que las
transacciones sean reconocidas en el momento en que ocurren, en
forma integral, exacta, fidedigna, entendible y con la clasificacin
adecuada. Para que el proceso del registro de las transacciones sea
exitoso, es necesario mantener permanentemente un adecuado
ambiente de control, que permita asegurar la calidad e integridad de la
informacin que es procesada.
Los mtodos de procesamiento de la informacin contable son
fundamentales para generar la compilacin de la informacin para el
registro y reconocimiento de las transacciones, permitiendo entender los
hechos y transacciones que deben procesar, resumir y presentar las
entidades.
El procesamiento de la informacin contable se puede llevar a cabo por
cualquier mtodo que garantice su consulta, validacin, verificacin y
que conserve evidencia de las transacciones realizadas por las
entidades. Los ms comunes son: Procesamiento manual.
El procesamiento manual es aquel que se lleva a cabo de manera
mecnica, por accin directa de personas, que puede utilizar o no
tecnologa electrnica como hojas de clculo, para acumular y reportar
informacin relacionada con las operaciones econmicas realizadas por
las entidades.
La forma de llevar manualmente los libros contables implica evitar lo
siguiente: (a) alterar los asientos contables en cuanto a su contenido,
orden y fecha de las operaciones; (b) dejar espacios que faciliten
intercalaciones o adiciones a los asientos contables; (c) interlinear o
corregir los asientos contables; (d) enmendar, mediante el borrado o
tachaduras, en todo o en parte los asientos contables; y (e) mutilar los
registros contables.
Los errores simples de transcripcin deben salvarse por cualquier
mecanismo de reconocido valor tcnico que permita evidenciar su
correccin.

La anulacin de folios de los libros debe efectuarse sobre ellos mismos,

sealando la fecha y la causa de la anulacin, adems de evidenciar el
nombre de la persona responsable. Procesamiento electrnico
El procesamiento electrnico es el que se lleva a cabo de manera
automtica mediante la incorporacin de tecnologa electrnica de
sistemas de computacin a travs de aplicativos o programas de
contabilidad. Surge por la necesidad de registrar sistemticamente
grandes cantidades de transacciones econmicas y simplificar los
procesos contables.
El procesamiento electrnico puede ser ejecutado en un sistema
integrado o en un sistema no integrado. El primero comparte toda la
informacin en una sola base de datos, y el segundo realiza la
transferencia de informacin por medio de resmenes de movimientos
en determinados periodos de tiempo a otros mdulos o aplicaciones.
El procesamiento electrnico de la informacin puede ser: (a)
Procesamiento en lote Es el utilizado en tareas repetitivas sobre grandes
grupos de informacin, sin el control o supervisin directa del usuario.

CONCLUSION
De acuerdo a toda la informacin desarrollada anteriormente en torno al tema
central de este trabajo, la contabilidad, se puede concluir que, el hombre desde
tiempos memorables se ha empecinado en llevar un control exhaustivo de
todos los movimientos financieros que se ejecutan es sus pequeas, medianas
o grandes empresas. Por consiguiente, se ha apoyado en diversas formas para
lograr su fin. En un principio, lo realizo en procesos muy simples, sin embargo
con el transcurrir del tiempo, el avance tecnolgico y las exigencias
empresariales los procesos y tcnicas contables han evolucionado.
Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos
financieros se desarrolla de una manera ms simple y sencilla con el apoyo del
contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios
establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial.
La informacin contable, y por ende la contabilidad, no es un lenguaje exacto,
ni por la naturaleza de los hechos que registra ni por la carencia de un cdigo
contable nico, completo e imperativo. Existe, por tanto, un margen de
discrecionalidad legtimo, justo y honesto en el registro, interpretacin y
utilizacin de los datos que proporciona.
Es importante sealar que este trabajo de investigacin no se ha hecho para
presentar un trabajo como tal sino tambin para enriquecer un poco mas
nuestro conocimiento y no limitarnos a un simple concepto de la cosas.

BIBLIOGRAFIA

www.disksoportes.com/Manual%20Contacorwin/generalidades.htm
www.monografias.com Administracion y Finanzas Contabilidad
es.wikipedia.org/wiki/Software_contable
www.orionplus.info/...importancia...sistema-contable/...contable/.../conta...
pyme.lavoztx.com/los-3-elementos-bsicos-de-un-sistema-de-contabilidad...
www.institutoblestgana.cl/virtuales/cont_basic/Unidad3/contenido1.htm