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Inventarios
a) Debe existir una adecuada separacin de labores (almacenistas, jefes de compra, de
produccin, de ventas, registros en contabilidad, etc.)
b) Debe existir un almacenista responsable de los movimientos y las existencias de
productos.
c) Debe existir un sistema de inventarios perpetuos.
d) Deben efectuarse inventarios fsicos, por lo menos una vez al ao con investigaciones
exhaustivas de las diferencias que resulten y registrar contablemente las diferencias
definitivas.
e) Debe hacerse comparacin peridica de auxiliares contra mayor, y contra existencias
fsicas y registrar contablemente las diferencias definitivas.
f) Debe investigarse peridicamente los registros con saldos rojos y proceder a su
cancelacin.
g) Debe hacer un procedimiento de verificacin de facturas, antes de su pago o registro,
contra entradas al almacn.
h) Debe hacerse revisiones peridicas y la determinacin de material defectuoso u
obsoleto, y generar el castigo oportuno y/o la venta inmediata de ese material.
i) Deben existir seguros adecuados para cubrir riesgos en los inventarios que tengan
riesgo inherente alto (por incendio, humedad, etc.).
Activo fijo
a) Las "altas" (compras) y bajas (ventas, desmantelamientos) deben estar debidamente
autorizadas. Esta autorizacin debe otorgarla personal designado por el Consejo de
Administracin o la Direccin de la empresa.
b) Deben existir registros o auxiliares adecuados que permitan la identificacin inmediata
de cada bien (costo original, fecha de adquisicin, depreciacin acumulada, lugar
asignado, etc.)
c) Debe existir definida una poltica de capitalizacin que seale con claridad cundo una
erogacin debe considerarse incremento al activo o cundo debe considerarse gasto.
d) En el caso de obras en proceso debe vigilarse su avance e incorporarlas
oportunamente al activo fijo, al concluirse.
e) Deben compararse peridicamente los auxiliares contra los bienes que se poseen
fsicamente y viceversa, y generar los ajustes contables relativos por las diferencias
definitivas.
f) Debe verificarse que los bienes fuera de uso se contabilicen en cuenta especial que
indique esa condicin.
g) Debe verificarse con regularidad que la suma de los auxiliares integre el saldo de la
cuenta de mayor relativa.
h) Deben existir plizas de seguros que protejan el activo fijo contra diversos riesgos
(incendio, robo, etctera).
Cargos Diferidos
a) Debe existir una poltica definida, tanto para la acumulacin de partidas en este rubro,
como para la amortizacin de las mismas.
b) Deben existir registros auxiliares que muestren con claridad concepto, fecha de pago,
importe y periodo de amortizacin.
c) Deben examinarse de forma peridica los conceptos que integren los cargos diferidos
para verificar si conservan su vigencia y si subsiste el beneficio a los ejercicios futuros,
o si se decide su amortizacin anticipada.
Crditos Diferidos
a) Deben existir auxiliares que muestren claramente el importe original y el periodo probable
de su aplicacin a resultados.
b) En el caso de servicios cobrados por anticipado deben existir registros que muestren
claramente el concepto, la fecha de cobro, el importe y el periodo en el que se devengaran.
c) Deben revisarse peridicamente para determinar su subsiste la condicin que los hace
diferibles.
Capital contable
Solo hay uno, de importancia capital: Todos los movimientos que afecten el capital contable
deben hacerse del conocimiento previo de la asamblea de accionistas y ser aprobados por
sta.
Ventas netas
En general, le corresponden los mismos elementos de control que existe para las cuentas de
activo relativas: almacn y cuentas por cobrar, adems de las siguientes:
a) La facturacin y el registro deben ser lo ms inmediato posibles a las salidas de
almacn por concepto de ventas. Por lo general, en los sistemas modernos de registro
electrnico, como los sistemas ERP, este registro efectivamente tiende a ser
simultaneo, lo que introduce un elemento de control automtico.
b) Una persona independiente a la facturacin debe revisar sta: unidades contra
remisiones, valores contra precios de listas, operaciones aritmticas, etc. Por lo dicho
en el inciso a) esta actividad se va reduciendo, pero subsiste la conveniencia de
revisiones peridicas en operaciones importantes, o revisiones a la base de datos del
sistema ERP, para ratificar su exactitud.
c) Debe existir autorizacin especial para aceptar devoluciones y conceder descuentos y
rebajas.
Costos de ventas
En general, le corresponden los mismos elementos de control anotados para la cuenta de
activo relativa: almacenes y ventas, adems de los siguientes:
a) Debe existir informacin peridica del volumen y costo de produccin y ventas.
b) Deben existir programas de produccin y presupuestos de costos y gastos.
c) En relacin con las variaciones entre los costos presupuestados y los reales deben
proporcionarse explicaciones y exigirse responsabilidades.
Gastos Generales
a) Deben existir presupuestos de gastos e informes de las variaciones resultantes en
relacin con los gastos reales, exigindose explicaciones y responsabilidades a las
personas que proceda.
b) Deben estar autorizados, invariablemente por un ejecutivo de nivel apropiado (jefe de
departamento, gerente de lnea etc.).
c) Los documentos comprobatorios del gasto deben cancelarse previamente a su pago.
Se entiende que un comprobante queda cancelado cuando se le impone un sello con
alguna leyenda apropiada, como pagado con cheque numero __________ y la fecha
relativa, para evitar su pago y registro duplicado.
d) Deben ser documentos legales y cumplir con requisitos fiscales.
e) Su clasificacin debe ser vigilada previamente a su registro en libros, y autorizada por
un empleado del departamento de contabilidad
Cuentas de Orden
El que proceda en atencin al concepto, por ejemplo:
a) Avales: Que solo puedan ser otorgados con autorizacin del Consejo de
Administracin.
b) Depreciacin acelerada: Que se formulen estudios que justifiquen las tasas de
depreciacin aplicadas de forma acelerada.
NORMAS DE
INFORMACION
FINANCIERA
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
GENERALMENTE ACEPTADOS
DE LA ENTIDAD.
DE LA REALIZACION.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
ENTE.
INTEGRACIN DE LA
INFORMACIN.
CUANTIFICACIN EN TRMINOS
MONETARIOS.
BASE DE REGISTRO.
PERODO CONTABLE.
COSTO HISTRICO.
6.- VALUACION.
DE LA DUALIDAD ECONOMICA.
8.- CONSISTENCIA.
DE LA IPORTANCIA RELATIVA.
REVELACIN SUFICIENTE.
9.10
.11
.12
.-
DE LA CONSISTENCIA.
IMPORTANCIA RELATIVA.
CONSISTENCIA O
COMPARABILIDAD.
CONTROL PRESUPUESTARIO.
CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES
LEGALES.
CUADRO COMPARATIVO