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INTRODUCCIN
Direccin Acadmica
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MANUAL DE AUTOAPRENDIZAJE
TCNICAS DE AUDITORA Y
FORMACIN DE AUDITORES DEL
SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO
SOBRE LA BASE DE LA NORMA
ISO 19001:2011
OBJETIVO GENERAL
&
UNIDADES TEMTICAS
&
&
Tipos de Auditora.
&
Principios de la Auditora.
&
&
Competencia de Auditores.
&
&
Diapositiva:
Tcnicas de Auditora y Formacin de Auditores del Sistema de
Gestin Integrado Sobre la Base de la Norma ISO 19001:2011
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UNIDAD I
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ISO 14001:2004
ISO 9001:2008
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1
Requerimientos Generales
Representante de la Direccin
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Requerimientos Generales
Representante de la Direccin
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Aspectos ambientales
Todos los procesos que tengan Impactos
significativos y RED para metodologa
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Objetivos y Programas
Alta Direccin y cada funcin responsable de
Objetivos y Programas de Gestin
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Objetivos de Calidad
Planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad
Mejora continua
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Documentacin
RED
Control de Documentos
RED de manera directa y a todos de manera
indirecta
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Documentacin
RED
Control de Documentos
RED de manera directa y a todos de manera
indirecta
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Control Operacional
Para todas las personas cuyos procesos tengan
Riesgos significativos
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Control Operacional
Para todas las personas cuyos procesos tengan
Aspectos ambientales significativos
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Control de Documentos
RED de manera directa y a todos de manera
indirecta
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Monitoreo y Medicin
Responsables asignados
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UNIDAD II
TIPOS DE AUDITORA
OBJETIVOS ESPECFICOS
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Clasificacin de la
Auditora
Los criterios para la clasificacin de las auditoras se basan en quin audita a quin, con qu
fines y cules son los propsitos para llevarlas a cabo.
TIPOS DE AUDITORA SEGN LA ORGANIZACIN INVOLUCRADA
Auditoras de Primera Parte
Esta es una auditora de una organizacin sobre s misma. Se realiza en beneficio de la
direccin de la organizacin, quien utilizar la informacin recolectada durante la auditora.
Auditora de Segunda Parte
Esta es una auditora realizada por una organizacin sobre otra organizacin para los fines y
propsitos de la organizacin que la emprendi. Esta clase incluye las auditoras realizadas
por una Organizacin sobre sus proveedores actuales o potenciales, etc. Cuando los
proveedores actuales o potenciales estn siendo auditados, la intencin es obtener
informacin suficiente acerca del sistema de Sistemas de Gestin del proveedor para
asegurarle a la organizacin del cliente que sus necesidades y requisitos especficos estn
siendo y seguirn siendo cumplidos.
Es importante que la auditora sea realizada profesionalmente, y que refleje con precisin la
efectividad del sistema de Sistemas de Gestin del proveedor. Recuerde, los resultados
afectarn las decisiones comerciales que pueden ser costosas y crticas para el futuro de
ambas organizaciones. Por consiguiente, debe ser llevada a cabo por personal calificado y
entrenado, asegurando as, que la informacin obtenida es la correcta.
Otro factor importante es que el sistema de Sistemas de Gestin auditado debe ser juzgado
sobre sus propios mritos.
Auditoras de Tercera Parte
stas son las auditoras emprendidas por una tercera parte independiente que no tiene
ningn inters creado en los resultados de la auditora. Tpicamente auditoras de
certificacin (registro), auditoras para premios de Sistemas de Gestin, etc.
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Igual que con la Auditora de Segunda Parte, las Auditoras de Tercera Parte presionan
considerablemente tanto al auditor como al auditado. El resultado de la auditora ser crtico
para el auditado y la preparacin para ella debe ser un ejercicio costoso. Por consiguiente, el
auditor debe ser visto como un profesional completamente competente de tal forma que la
compaa no tendr dudas de que los resultados reflejan correcta y justamente su sistema de
Sistemas de Gestin.
TIPOS DE AUDITORA
TIPOS DE AUDITORA SEGN LA ETAPA A EJECUTAR
Auditora de Suficiencia
La auditora de suficiencia determina la extensin en que el sistema documentado
representado por el manual de Sistemas de Gestin y procedimientos cumple
adecuadamente los requisitos de la norma aplicable. Esta auditora tambin es conocida
como:
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Auditora de Seguimiento
sta es una auditora peridica conducida para determinar si la certificacin del sistema de
Sistemas de Gestin de una organizacin puede ser mantenida. Una auditora de
seguimiento usualmente cubre slo partes seleccionadas del sistema de Sistemas de Gestin.
Auditora de Recertificacin
sta es una auditora realizada hacia el final del perodo de certificacin para determinar si el
certificado puede ser emitido nuevamente para un perodo adicional. La mayora de las
entidades certificadoras (registradores) al planificar la auditora de recertificacin
considerarn la informacin recolectada a travs de las auditoras de seguimiento y, por
consiguiente, las auditoras de recertificacin cubrirn normalmente una seleccin apropiada
de los elementos del sistema de Sistemas de Gestin.
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UNIDAD III
PRINCIPIOS DE LA AUDITORA
OBJETIVOS ESPECFICOS
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Principios de
la Auditora
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UNIDAD IV
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Auditora
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Hallazgos de la auditora
Resultados de la evaluacin de las evidencias de la auditora frente a los criterios de auditora
NOTA Los resultados de la auditora pueden indicar la conformidad o no conformidad con
los criterios de auditora u oportunidades para la mejora.
Conclusiones de la auditora
Consecuencia de una auditora, proporcionada por el equipo auditor despus de la
consideracin de los objetivos de la auditora y de todos los hallazgos de la auditora.
Cliente de la auditora
Organizacin o persona que solicita una auditora.
NOTA El cliente puede ser el auditado o cualquier otra organizacin que tenga derechos
contractuales o reglamentarios de poder solicitar una auditora.
Auditado
Organizacin objeto de una auditora.
Auditor
Persona con la competencia para realizar una auditora.
Equipo auditor
Uno o ms auditores que realizan una auditora ayudado por expertos tcnicos, si es
necesario.
NOTA 1
NOTA 2
Experto tcnico
Persona que aporta conocimientos especficos o experiencia al equipo auditor.
NOTA 1 El conocimiento especfico o la experiencia es aquello que se relaciona con la
organizacin, proceso o actividad objeto de la auditora; as como con el idioma o
referencias culturales.
NOTA 2 Un experto tcnico no acta como auditor en el equipo auditor.
Programa de auditora
Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un perodo de tiempo especfico y
dirigidas hacia un propsito especfico.
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Plan de auditora
Descripcin de las actividades in situ y los preparativos de una auditora.
Alcance de la auditora
Extensin y lmites de una auditora.
NOTA El alcance incluye tpicamente una descripcin de los emplazamientos fsicos,
unidades organizativas, actividades y procesos, as como el perodo de tiempo cubierto.
Competencia
Capacidad demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.
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UNIDAD V
COMPETENCIA DE AUDITORES
OBJETIVOS ESPECFICOS
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Responsabilidad del
Auditor
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HABILIDADES TCNICAS
La habilidad para investigar y determinar el grado de cumplimiento con el sistema y la
norma en todas las reas del proceso de produccin.
Estas son slo algunas de las habilidades, pero se podran enumerar ms.
CARACTERSTICAS DE LA PERSONALIDAD
Hay tambin un nmero de caractersticas de la personalidad que pueden ser de ayuda al
establecer un reporte con los auditados y al obtener y analizar informacin, como tambin
existen aquellas que haran todo ms difcil. La siguiente es una lista no exhaustiva de esas
caractersticas.
Se sugiere a los participantes pensar en otras caractersticas de la personalidad y analizar
cmo ellas pueden influenciar la habilidad para desarrollar una auditora efectiva y
eficientemente.
Todos tenemos caractersticas positivas y negativas. La clave es realizar una autoevaluacin
honesta para identificar aquellas que son positivas, fortalecerlas y crecer con ellas. Tambin
identificar las caractersticas negativas con el fin de eliminarlas o al menos contrarrestarlas.
Positivas:
Negativas:
Corts
Capcioso
Amigable
Servicial
Polmico
Saltar a conclusiones
Constructivo
Informativo
Agresivo
Desconsiderado
Perceptivo
Juicioso
Tenaz
Inconsistente
Inflexible
Perezoso
Actitud positiva
Mente abierta
Susceptible
Sabelotodo
Diplomtico
Modesto
Intratable
Descuidado
Tacto
Indeciso
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UNIDAD VI
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Gestin de un
Programa de
Auditora
Una organizacin que tiene la necesidad de realizar auditora debe implementar y gestionar
un programa de auditora eficiente y eficaz. El propsito de un programa de auditora es
planear el tipo y nmero de auditora e identificar y facilitar los recursos necesarios para
llevarlas a cabo.
El programa de auditora puede incluir auditora con diversidad de objetivos. Dependiendo
del tamao, la naturaleza y la complejidad de la organizacin que va a ser auditada, el
programa de auditora puede incluir uno, algunos, o muchas auditoras, as como auditoras
combinadas y conjuntas.
Una organizacin puede establecer ms de un programa de auditora.
Lectura: Sistemas Integrados de Gestin
http://www.fomento.es/NR/rdonlyres/d988bf2f-b615-457a-80fc93f295fd2432/19444/CaptuloIIISistemaintegradodegestin.pdf
La alta direccin de la organizacin debe otorgar la autoridad para la gestin del programa
de auditora. Aquellos responsables de la gestin del programa de auditoras deben:
a)
b)
c)
d)
e)
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NOTA Los nmeros en esta y en todas las figuras subsiguientes hacen referencia a los
captulos pertinentes de esta Norma Internacional.
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Si una organizacin opera sistemas de gestin ambiental y de calidad, puede decidirse que el
programa de auditora incluya auditoras combinadas. En este caso, debe prestarse especial
atencin a la competencia del equipo auditor.
Dos o ms organizaciones auditoras pueden cooperar, como parte de sus programas de
auditora, para realizar una auditora conjunta. En tal caso debe prestarse especial atencin
a la divisin de las responsabilidades, la provisin de cualquier recurso adicional, la
competencia adicional necesaria en el equipo auditor y los procedimientos apropiados.
Debe alcanzarse el acuerdo sobre stos antes de que la auditora comience.
Objetivos y extensin de un programa de auditora.
Objetivos de un programa de auditora.
Deben establecerse los objetivos de un programa de auditora para dirigir la planificacin y
realizacin de las auditoras.
Estos objetivos pueden basarse en la consideracin de:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Prioridades de gestin.
Intenciones comerciales.
Requisitos del sistema de gestin.
Requisitos legales y contractuales.
Necesidad de evaluacin del proveedor.
Requisitos del cliente.
Necesidades de otras partes interesadas.
Riesgos potenciales a la organizacin.
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Recursos
Cuando se identifiquen los recursos para un programa de auditora, debe tenerse en
consideracin:
a) Los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y mejorar
las actividades de la auditora.
b) Las tcnicas de auditora.
c) Los procesos para alcanzar y mantener la competencia de auditor, y para mejorar el
desempeo del auditor.
d) La disponibilidad de auditores y expertos tcnicos que tengan la competencia
apropiada a los objetivos del programa de auditora particular.
e) La duracin de las auditoras.
f) El tiempo de viaje, alojamiento y otras necesidades de la auditora.
Procedimientos
Los procedimientos del programa de auditora deben establecer e incluir:
a) La planificacin y el calendario de auditora.
b) La seguridad en la competencia de los auditores y de los jefes del equipo auditor.
c) La seleccin de los equipos auditores apropiados.
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d)
e)
f)
g)
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Los resultados de la revisin del programa de auditora pueden llevar a acciones preventivas
y correctivas y a la mejora del programa de auditora.
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UNIDAD VII
ACTIVIDADES Y TCNICAS DE
AUDITORA
OBJETIVOS ESPECFICOS
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Etapas de la
Auditora
Las auditoras constituyen una actividad costosa en trminos de tiempo y personal; ya que
deben ser planeadas, ejecutadas y reportadas. Adicionalmente, las acciones de seguimiento
involucran dedicacin tanto al auditor como al auditado. La auditora puede tambin alterar
el proceso de produccin y/o las operaciones de los servicios ya que el auditor distrae a los
trabajadores con preguntas, y las reuniones de apertura y cierre ocupan tiempo valioso para
la gerencia.
Es una regla que las auditoras nunca sean realizadas por sorpresa. Las fechas deben ser
mutuamente convenientes y acordadas con suficiente anticipacin. Una auditora sorpresiva
no tiene beneficios y solamente puede tener implicaciones negativas. Para comenzar, una
auditora no anunciada puede interrumpir y obstruir las operaciones en las etapas crticas
causando prdidas financieras sustanciales.
Existe un nmero especfico de etapas que deben ser ejecutadas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Recoleccin de informacin.
Planificacin y preparacin.
Reunin de apertura.
Auditora.
Reunin de cierre.
Seguimiento.
PROGRAMA DE AUDITORA
Un programa de auditora interna es una de las primeras acciones para la medicin de la
eficacia de los sistemas y constituye la fuente de informacin para la administracin de la
organizacin.
Los programas de auditora interna deben ser divisados de diferentes maneras. La auditora
debe planearse como una serie de auditoras horizontales y verticales y como una
combinacin de estos dos tipos de auditora.
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Una vez establecidos los anteriores puntos, el auditor puede comenzar a recolectar la
informacin requerida para asegurar la efectividad de la auditora.
El alcance de la Auditora describe los lmites de la auditora en trminos de:
reas a ser auditadas.
Partes o procesos de la organizacin que deben ser cubiertas.
Una visita previa en el caso de auditoras internas es siempre posible y recomendada.
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PLANIFICACIN Y PREPARACIN
Habiendo recopilado toda la informacin necesaria, es la responsabilidad del lder del
equipo prepararse para la auditora. Se deben ejecutar los siguientes procesos:
Determinar la cantidad de trabajo involucrada; as como el tiempo que ser necesario el
tamao y la complejidad determinan este tiempo pero recuerde, las auditoras cuestan
dinero y por consiguiente trate de mantener el tiempo tan corto como sea posible.
Organice las fechas que se ajusten a cada uno de los interesados, comunicndoles con la
debida antelacin.
Decida el enfoque.
Prepare el plan de auditora
1. Prepare los documentos de trabajo.
Listas de verificacin
Formatos
Normas, etc.
2. Notifique al auditado y enve el programa.
Es una prctica muy buena dar al auditado tanta informacin como sea posible antes de
la auditora. Esto ayuda a remover cualquier miedo posible y crea una atmsfera de
cooperacin mutua.
3. Asegrese que el equipo est totalmente preparado.
4. Obtenga toda la documentacin necesaria para revisin. Esto puede incluir una
auditora de suficiencia.
Lectura: Manual Auditora HACCP
http://www.infopesca.org/publicaciones_libre_acceso/MANUAL_DE_AU
DITORIAS.pdf
REUNIONES DE AUDITORA
Durante una auditora, el auditor lder tendr que conducir varias reuniones con el fin de
asegurar que la auditora progresa de acuerdo al plan. stas incluirn:
Una reunin de apertura.
Una reunin de cierre.
Reuniones de enlace.
Reuniones de retroalimentacin con el representante de la direccin.
El lder del equipo debe dirigir todas esas reuniones. El auditor lder debe prepararse para
esas reuniones, organizar un plan adecuado para la ubicacin de cada uno durante la
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reunin, tomar nota de los nombres de los asistentes (y usarlos correctamente). Es una
buena prctica tener una agenda preparada para las reuniones.
Reunin de Apertura
El objetivo principal de la reunin de apertura es presentar al equipo y fijar las reglas
bsicas. Hay una gran cantidad de aspectos que el auditor lder necesita cubrir y el hbito de
llevar una agenda escrita le ayudar a asegurar que la reunin, bastante formal ser
satisfactoria e incluir todo lo que debe ser cubierto. El auditor lder debe:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Presentar el equipo.
Confirmar las razones y el alcance de la auditora.
Confirmar los criterios (norma u otros) a ser usados como bases para la auditora.
Acordar cualquier modificacin al programa de auditora.
Explicar que la auditora se basar en muestreo.
Asegurar al auditado que toda la informacin obtenida durante la auditora ser tratada
como confidencial.
7. Explicar cmo sern reportados los resultados de la auditora. (clasificacin de no
conformidades: mayor/ menor.)
8. Acordar el estado de la documentacin del sistema de Sistemas de Gestin del auditado
que ser utilizado durante la auditora.
9. Discutir cualquier requisito de seguridad que debe ser observado y cualquier equipo de
seguridad necesitado por los auditores.
10. Explicar la necesidad de reuniones de cierre, su detalle, tiempo y propsito.
11. Preguntar si hay dudas acerca de la auditora.
Puntos para tener en cuenta:
a) El lder del equipo es el presidente de la reunin y debe controlarla. Esto debe hacerse
en forma corts y diplomtica.
b) En grandes organizaciones, en particular, en las auditoras externas, los auditores
pueden necesitar guas.
Reuniones de Enlace
Existe la necesidad de sostener con frecuencia reuniones de enlace, entre los auditores, para
asegurar que se cubre totalmente el alcance de la auditora. Las reuniones de enlace
permiten cotejar los hallazgos y revisar y discutir las no conformidades. Estas reuniones son
organizadas normalmente durante la hora de almuerzo o hacia el final de cada da de
auditora. Un corto almuerzo de trabajo en las instalaciones de la compaa ser suficiente.
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La reunin de cierre
Es un procedimiento normal que la reunin de cierre sea realizada al final de la auditora.
Los asistentes deben tambin ser aquellos que asistieron a la reunin de apertura, aunque
esto no sea siempre posible.
La reunin de cierre se realiza, una vez ms presidida por el lder del equipo, para reportar a
la direccin del auditado el resultado de la auditora y para determinar cualquier accin de
seguimiento. Los auditores deben recordar que los resultados de la auditora se deben
reportar en su totalidad y no limitar el reporte a las no conformidades. Todas las
observaciones positivas deben ser igualmente reportadas.
La reunin debe incluir lo siguiente:
1.
2.
3.
4.
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ACCIN DE SEGUIMIENTO
Despus de que ha transcurrido el tiempo acordado, el lder del equipo u otro auditor
designado debe hacer una visita de seguimiento o revisar la evidencia documental
suministrada con el fin de verificar que se ha implementado accin correctiva, que ha
probado ser, y continuar siendo, efectiva y que ha sido adecuadamente documentada y
comunicada a todas las partes interesadas. El reporte entonces debe ser cerrado.
Una vez acordada la fecha para la implementacin de las acciones correctivas, el auditor o
su nominado debe verificar para asegurar que la accin ha sido implementada, y si no lo ha
sido, debe establecer la razn por la cual no se ha implementado y hacer los arreglos para
que el asunto sea acelerado. Lo que quizs es ms importante, es asegurar que la accin
implementada fue la accin correcta y que, como resultado de sta, el sistema se ha vuelto
ms efectivo.
Parte de las tareas del lder del equipo de auditora es seguir una auditora despus de que
el tiempo acordado ha pasado, para verificar que se ha tomado una accin correctiva
efectiva; y si no ha sido as, por cualquier razn, el lder del equipo de auditora debe llamar
la atencin de la alta gerencia hacia este hecho.
GENERALIDADES
Una lista de verificacin puede ser una de las herramientas ms tiles para un auditor, pero
nicamente si stas estn bien preparadas y son adecuadas para la actividad donde se vayan
a utilizar. El uso incorrecto de una lista de verificacin puede tener efectos perjudiciales.
El propsito de una lista de verificacin es recordar al auditor sobre la informacin que
debe ser obtenida y los hechos que deben ser verificados. sta no es para ser usada como
una lista de preguntas para formular a la persona auditada y marcarlas al ser respondidas. La
creacin de Listas de Verificacin tipo cuestionarios, es contraproducente, ya que esto
puede disminuir la visin del auditor, y reducir la efectividad de la comunicacin. Recuerde
que la lista de verificacin es nicamente una gua, y que una auditora efectiva no se basa en
una lista de verificacin nicamente.
Hay slo una ventaja limitada en el uso de las llamadas listas de verificacin preparadas para
auditar contra las normas comnmente utilizadas, como por ejemplo ISO 9001. Ellas
pueden ser de gran ayuda para refrescar la memoria de los auditores inexpertos, sin
embargo, los auditores experimentados que trabajan para entidades de certificacin
usualmente no utilizaran dichas listas de verificacin, ya que stas pueden no tener ningn
valor para ellos. Ellos conocen la norma a profundidad y tienen completo conocimiento de
todos los puntos de control importantes.
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Las listas de verificacin realmente tiles son preparadas utilizando procedimientos y otros
documentos especficos del sistema de Sistemas de Gestin, que llamarn la atencin del
auditor sobre los puntos de control.
Listas de verificacin para auditora de sistemas de Sistemas de Gestin informales
Vale la pena mencionar que an los auditores ms experimentados asumirn la preparacin
de listas de verificacin exhaustivas en el caso de auditora conducidas contra criterios
diferentes a aquellos normalmente utilizados por el auditor mientras preparan una auditora
de un sistema informal. Este ltimo no est estructurado de acuerdo con ninguna norma
comnmente utilizada y por consiguiente an los auditores ms experimentados estaran
perdidos sin las listas de verificacin. Una lista de verificacin para el auditor de un sistema
informal puede ser preparada con los criterios que se tengan a la mano (contrato, plan de
Sistemas de Gestin, etc.), despus de haber recopilado suficiente informacin acerca de
cmo la organizacin administra la Sistemas de Gestin (comunicaciones anteriores a la
auditora, visitas anteriores a la auditora), y utilizando procedimientos, instrucciones de
trabajo, descripciones de funciones, Formatos, u otros documentos que se puedan tener
disponibles.
Preparacin de las listas de verificacin
Un mtodo para preparar una lista de verificacin es tomar la norma, procedimiento o
instruccin contra la cual usted est auditando, e invertir lo afirmado para convertirlo en
preguntas, por ejemplo:
Las Auditora sern llevadas a cabo por auditores adecuadamente entrenados se convierte en:
Cules son los requisitos de entrenamiento para Auditores?
En la prctica, las preguntas le recordarn al auditor la informacin que debe ser recogida.
Las afirmaciones no deben ser consideradas como preguntas a ser formuladas al auditado,
sino como guas que recogen la esencia de los requisitos y puntos de control.
Preferiblemente las listas de verificacin deben dar al auditor un espacio para registrar la
informacin obtenida. Los detalles sobre personas entrevistadas, artculos, equipos,
documentos, etc. chequeados, deben tambin ser registrados junto con cualesquiera otras
observaciones pertinentes. De esta forma, las listas de verificacin pueden convertirse en un
registro de la auditora, permitiendo un reporte positivo para complementar hallazgos que
pueden ser registrados en los reportes de no conformidad. Como tal, las listas de
verificacin pueden reemplazar las notas provisionales del auditor tomadas durante la
auditora. De alguna manera, las listas de verificacin organizan la toma de notas,
convirtindolas en una parte importante del reporte de auditora. Muchas organizaciones
requieren que listas de verificacin completas formen parte del reporte de auditora.
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Las listas de verificacin detalladas con todas las anotaciones hechas durante la auditora
pueden convertirse en informacin muy til para la planificacin de auditoras posteriores
en la misma rea. De ninguna manera se deben ver las listas de verificacin como
documentos rgidos. Dicho enfoque conducira a revisiones formalistas y cada vez ms
superficiales. Por el contrario, los auditores deben tener un enfoque creativo para el uso de
las listas de verificacin y deben modificarlas cuando se considere pertinente.
Otro uso de las listas de verificacin es ayudar a la administracin del tiempo. El auditor
ser capaz de controlar el tiempo gastado con respecto a los tems resueltos y, en
consecuencia fijar el ritmo para terminar a tiempo. Al preparar la lista de verificacin el
auditor podr suponer el tiempo que podra requerirse para revisar varios asuntos e indicar
estos tiempos en la lista de verificacin. Luego, durante la auditora se puede registrar el
tiempo real gastado, permitiendo al auditor controlar el paso de la auditora y hacer las
correcciones necesarias. Con el tiempo, la lista de verificacin permitir una planificacin
bastante precisa de la auditora.
Recuerde: La lista de verificacin es una ayuda de memoria, un instrumento para refrescar la
memoria. sta debe ser utilizada sabiamente y el auditor no debe permitir que la lista de
verificacin le impida seguir cualquier rastro adicional en la auditora. Si se permite lo
ltimo, se probar que la lista de verificacin puede ser contraproducente.
Otro enfoque til es referir en la lista de verificacin los requisitos relevantes (clusulas de la
normal o del manual) documentos de control y, quizs, los registros requeridos.
Listas de verificacin para auditora internas
Las listas de verificacin para auditoras internas se preparan siguiendo las mismas reglas,
pero reduciendo el enfoque. Dependiendo del enfoque para programar las auditoras
internas (por procedimientos o por departamentos), las listas de verificacin normalmente
se enfocaran en un departamento dado o en los requisitos de un procedimiento sencillo.
Ejemplo de Lista de Verificacin:
Reporte No. :
Edicin
42
Tiempo
Departamento/Actividad:
Bodega
Comentarios del
Auditor
Procedimiento
Clusula de ISO9000
tem
Compaa:
Hypothetical Ltd.
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Edicin
Tiempo
Reporte No. :
Comentarios del
Auditor
Departamento/Actividad:
Bodega
Procedimiento
Clusula de ISO9000
tem
Compaa:
Hypothetical Ltd.
5.5.6 (d)
7.5.4
P.05
P.10.1
7.4.3
3
P.10.1
7.5.2
P.10.1
P15.3
7.5.4
P.15.2
7.5.4
P15.2
8.3
P.13
6.3
P.9
7.5.4
P.15.3
10
7.5.4
P.15.3
Recepcin de Bienes
Autorizacin para el recibo de Bienes
Comprobantes GR.
Recepcin de Bienes Inspeccin de
Ingreso.
Verifique los sellos de inspeccin en GR.
1. Verifique los sellos de inspeccin en el
empaque de bienes en almacn.
2. Verifique los sellos de inspeccin en las
listas de empaque incluidas con los
bienes para embarque
Verifique la ubicacin de los tems contra el
archivo de distribucin (sistema
computarizado)
1. Verifique una muestra de tems para su
vida til en el estante.
2. Verifique la temperatura y humedad en
Almacn especial.
3. Verifique los adhesivos de calibracin
en el termmetro y el medidor de
humedad.
1. Verifique el rea de cuarentena.
2. rea de Marcado.
3. Bienes bajo revisin.
4. Reportes diarios de rechazos.
Verifique las tarjetas de vehculo en los
montacargas para los registros mensuales y
semanales de mantenimiento.
Verifique el empaque contra el programa de
empaque PS/99.
Verifique una muestra de notas de despacho
para confirmacin de recibo por parte de la
compaa transportadora.
43
15 min.
15 min.
15 min.
10 min.
15 min.
15 min.
10 min.
10 min.
10 min.
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11
6.2.2
Ninguna
Reporte No. :
Edicin
Tiempo
Departamento/Actividad:
Bodega
Comentarios del
Auditor
Procedimiento
Clusula de ISO9000
tem
Compaa:
Hypothetical Ltd.
10 min.
Otros asuntos:
Auditor:
Fecha:
Firma:
GENERALIDADES
Una auditora es esencialmente un ejercicio de obtencin de informacin. Hay varias formas
de obtener informacin durante la auditora:
Entrevistas.
Lenguaje paralelo.
Lenguaje corporal.
Revisin documental.
Observacin.
Cualquiera que sean las tcnicas utilizadas, los auditores deben asegurarse que la auditora
sea completa. Los auditores deben examinar todas las partes del sistema completamente.
Cuando se lleve a cabo la revisin de documentos, deben examinar todos los niveles de la
documentacin, desde el manual a los procedimientos y finalmente los registros. Con
observaciones, ellos deben mirar todas las partes de la compaa, no solamente el proceso
principal, sino tambin las reas auxiliares, la periferia del sitio, bodegas, etc. Con relacin a
las entrevistas, los auditores deberan entrevistar a todo el personal relevante, no slo a los
gerentes.
44
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Se debe tener en mente que se necesita extraer la mayor cantidad de informacin precisa.
Los requisitos para revisar los registros u observar el sistema en operacin dependern del
tipo de trabajo realizado por el departamento pertinente. Hay una considerable diferencia
entre auditar el departamento de ventas y el taller de mantenimiento. El principio
fundamental de la auditora es el mismo, y es asegurarse que lo que debe pasar, est
pasando.
Las entrevistas, el lenguaje paralelo y el lenguaje corporal fueron discutidos anteriormente.
Ahora miraremos las otras formas de obtener evidencia.
Lectura: Implantacin SIG
http://www.aedem-virtual.com/articulos/iedee/v08/081097.pdf
REVISIN DOCUMENTAL
Una revisin documental cubre un amplio rango de posibilidades, desde la evaluacin de un
manual de primer nivel hasta el anlisis detallado de datos de un listado, el cual registra
parmetros de operacin. Los auditores no tienen tiempo de mirar cada hoja o archivo de
computadora, pero deben mirar muestras representativas. El auditor debe mantener control
del proceso de muestreo; al auditado no se le debera permitir escoger los registros para
evaluacin.
No hay reglas simples sobre cmo seleccionar el tamao de una muestra. Si hay slo unos
pocos registros en un rea dada, el auditor puede revisarlos todos. Una muestra de 20
rdenes de compra sobre un total de 100 o algo as, puede ser examinada, pero
seguramente, nosotros no iremos a tomar el 20% de por ejemplo mil registros.
A la vez que se verifica el contenido de los documentos y registros, los auditores deberan
mirar tambin cmo son controlados. Estn los documentos adecuados disponibles en el
sitio adecuado? Estn actualizados?
Los procedimientos documentados deberan ser precisos y fciles de seguir y todos los
registros deberan ser fcilmente localizables y accesibles. Los auditores deberan examinar
registros para determinar si el sistema ha estado funcionando adecuadamente en el pasado.
Los registros pueden revelar fallas sistemticas en la gestin. Siguiendo las pistas de los
problemas, el auditor puede determinar si ellos son causados por falta de personal
entrenado, equipo con mal mantenimiento, etc.
OBSERVACIONES
Las observaciones hechas durante la auditora reforzarn la evidencia fsica. Es importante
percatarse, no solamente de aquellas cosas que sabemos estn cubiertas por el sistema; sino
tambin de otras cosas que pudieran pasar desapercibidas. Los auditores nunca deben parar
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de buscar evidencia. Ellos debern usar todos sus sentidos para determinar si el sistema est
siendo implementado apropiadamente. Los auditores debern aprender a observar cuando
las cosas no estn siendo manejadas apropiadamente. Esto requiere experiencia, pero con el
tiempo, los auditores pueden captar inmensas cantidades de informacin acerca de los
niveles del control de gestin a travs de observaciones hechas, inclusive, durante una breve
visita al lugar.
Cuando se audita almacenes, los auditores no solamente se centran en verificar el lugar la
recepcin y emisin de autorizaciones. Verifique la preservacin, condiciones de
almacenamiento, mtodos de manejo, vida til, control de productos no conformes,
identificacin, inspeccin de recepcin, etc.
LA PISTA DE AUDITORA (Rastreo)
Una tcnica que se debe utilizar durante la auditora es seguir la pista de auditora. Esto
simplemente involucra el seguimiento de un trabajo, orden, etc. a travs de todas las
funciones de las cuales son responsables el departamento o sistemas auditados. Un nmero
de trabajos bien sea terminados o en proceso deben ser seleccionados y sus registros deben
ser examinados en cada etapa relevante. El nmero de trabajos seleccionados es de decisin
del auditor y depender de las funciones pertinentes probablemente cuatro o cinco trabajos
sern una cantidad prudente. El seguir una pista de auditora, es una forma excelente de
tener una buena idea de cmo el sistema opera y los registros seleccionados de esta forma,
sern representativos de las operaciones.
La tcnica de la pista de auditora no debe ser utilizada aisladamente y se debe tener cuidado
de asegurar que la concentracin en trabajos y funciones particulares no distraiga al auditor
de la observacin general de las operaciones en el departamento. En otras palabras,
mientras se est auditando y siguiendo la pista de auditora en un trabajo particular, la
condicin general del departamento y asuntos tales como la identificacin de productos no
conformes y el acceso a las instrucciones de trabajo deben ser observados en general. El
principio aqu es Mantenga sus Ojos Abiertos.
AUDITANDO LOS PROCESOS Y SUS INTERACCIONES
El sistema de gestin consiste en un nmero de procesos interactivos. Para que el sistema
de gestin funcione efectivamente, todos los procesos requeridos, su secuencia e
interacciones necesarias deben ser identificadas y controladas.
El proceso puede ser definido como un conjunto de actividades y recursos que transforman
las entradas en Salidas.
La auditora del sistema de gestin debe dar respuestas a un nmero de preguntas. stas
son:
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a)
b)
c)
d)
e)
Los auditores deben tener cuidado de que las salidas no estn limitadas a las salidas
intencionales; sino que tambin incluyen subproductos no intencionales. Los auditores
deben tener cuidado de que los procesos interacten y que las salidas de algunos procesos
constituyen las entradas de otros y podran ser controlados tambin.
Un proceso de auditora es esencialmente una auditora vertical donde el auditor seguir el
proceso desde un extremo hasta el otro, verificando la efectividad de las disposiciones de
control. Cuando se audita procesos, los auditores no deberan limitarse a simplemente
determinar la conformidad de las actividades (acciones ya desarrolladas); sino que deberan
poder evaluar que el proceso es capaz y produce las salidas intencionales.
TOMA DE NOTAS
A medida que el auditor avance en la auditora, es esencial que se tomen notas apropiadas,
de manera que no se confe en la memoria. Las notas deberan, cuando sea posible, incluir
referencias a procedimientos particulares, trabajos, nmeros de trabajos, rdenes, contratos,
etc. de manera que si es necesario, la muestra que ha sido tomada pueda ser rastreada y
verificada. Las notas siempre se deben tomar, pero los auditores deben tener cuidado ya que
los auditados pueden asustarse acerca de lo que est siendo anotado, lo cual puede causar
dificultad e impedir el proceso de comunicacin. Entonces, los auditores deberan explicar
siempre la necesidad de tomar notas y asegurar al auditado que l/ella podran examinar las
notas.
47
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No conformidad
Como se explic en el Captulo 4, la auditora debe ser percibida como una actividad
positiva dirigida a la recoleccin de evidencia objetiva de cumplimiento y no una bsqueda
de no conformidades. Sin embargo, mientras conducen la auditora, los auditores pueden
descubrir instancias donde los requisitos no son cumplidos. stas son conocidas como no
conformidades. La identificacin de una no conformidad representa la mitad de la solucin,
y en efecto, descubrir un problema ofrece una oportunidad para mejorar el sistema por
medio de una accin correctiva.
La norma ISO 9000 define la no conformidad como:
Incumplimiento de un requisito
Reportes de No Conformidad (RNC)
Es necesario que los resultados de una auditora sean reportados a la direccin del auditado,
y es necesario reportar las no conformidades as como cualquier observacin positiva. La
mayora de las organizaciones requieren que el reporte de las no conformidades sea anotado
en formatos especficos, y que se preparen reportes separados para cada instancia de no
conformidad. Otras organizaciones no utilizan ningn formato especfico y las no
conformidades son simplemente registradas dentro del cuerpo del reporte general de
auditora con registro de todas las otras observaciones de auditora.
Tpicamente el formato debe incluir los siguientes aspectos:
1.
2.
3.
4.
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Evidencia basada en los datos de las diferencias entre el Manual de Sistemas de Gestin
y los procedimientos relacionados.
Evidencia basada en los datos de las diferencias entre los procedimientos y las prcticas
de trabajo.
Falta de evidencia para soportar la implementacin de clusulas de la norma.
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Fecha:
Auditor:
Auditado:
Norma y Clusula:
Mayor:
Nmero de RNC:
Menor:
Firmado:
Accin Inmediata:
Causa
Firmado:
Accin Correctiva Propuesta:
Firmado:
Revisin de la Accin Correctiva:
Firmado:
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una visin ms clara de las fortalezas y debilidades del sistema de Sistemas de Gestin, para
permitirle al auditor lder formar su propio juicio en relacin con la recomendacin que se
va a hacer.
La clasificacin de las no conformidades est basada nicamente en el impacto de la no
conformidad sobre el funcionamiento del sistema de Sistemas de Gestin.
Mayor
Incumplimiento de uno de los requisitos de la norma (u otros criterios de auditora externa),
o falla sistemtica para cumplir los requisitos del sistema de la organizacin.
Menor
Una falla puntual contra los requisitos o contra los documentos del sistema de la
organizacin
Obviamente un nmero de fallas contra un requisito, observadas a travs de la
organizacin, probablemente podra ser considerado como una no conformidad mayor y se
emitira un reporte, particularmente en el caso donde una causa comn pudiera ser
identificada.
En otras palabras, la clasificacin de las no conformidades depender de qu tan sistemtica
era la no conformidad. Puede ocurrir que una No conformidad mayor no tenga un impacto
fuerte sobre la Sistemas de Gestin del producto o sobre el desempeo Financiero. Puede
ocurrir que una no conformidad menor tenga un impacto fuerte sobre los Sistemas de
Gestin del producto o sobre el desempeo financiero de la organizacin. Por ejemplo una
discrepancia menor en el proceso de revisin del contrato le puede costar mucho a la
organizacin, o una falla aislada en la calibracin de la instrumentacin que controla los
parmetros del proceso puede resultar en rechazo o retiro de una cantidad significativa de
productos.
Observaciones Generales
Antes de que un auditor levante un reporte de no conformidad debe estar absolutamente
seguro de que la no conformidad ocurri en efecto. Cuando est en duda, el auditor debe
identificar la direccin para investigacin posterior y debe asegurarse que se siguen esas
indicaciones. Frecuentemente el seguimiento de la pista del auditor puede hacernos salir de
alcance individual del auditor y en dicha situacin el auditor debe pasar esta informacin al
auditor asignado al rea dada (siempre a travs del lder del equipo) con el fin de asegurar
que el asunto ser completamente investigado. Por consiguiente, es necesario que las notas
sean precisas, correctas y completas.
Es una buena prctica preparar los reportes de no conformidad en el mismo instante. El
auditor o el lder del equipo pueden requerir que se revisen todos los detalles de no
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conformidad antes que los reportes sean preparados. Estos detalles enfatizan la importancia
de tomar notas buenas y completas.
Los hallazgos deben ser comunicados inmediatamente al auditado y se debe buscar y
establecer un acuerdo en relacin con los hechos. Idealmente, se le debe permitir al
auditado revisar el reporte de no conformidad. Se recomienda la prctica de preparacin del
reporte en el preciso instante, por las siguientes razones:
No hay sorpresas en el reporte.
El auditado puede revisar el reporte. Esto ofrece una excelente oportunidad para
verificar la forma como se escribe el reporte. Si el auditado no puede entender el reporte
nadie lo har.
Permite establecer un acuerdo en relacin con los hechos, e idealmente obtener una
firma que confirme la precisin del reporte.
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T
o
ta
l
MAYOR
MENOR
COMENTARIOS
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Esta prctica comn, particularmente en el proceso de certificacin, que una vez terminada
una investigacin, la gerencia del auditado debe decidir cul es la accin correctiva que se
va a tomar y buscar la aprobacin del auditor. El nico criterio para que el auditor evale la
conveniencia de la accin correctiva es la probabilidad de eliminar la causa de la no
conformidad.
Despus, las acciones correctivas acordadas debern ser revisadas por los auditores para
determinar y registrar la implementacin y efectividad de las mismas. La revisin puede ser
realizada por medio de una nueva auditora en el lugar, o una revisin de evidencia
documental, como revisin de registros, procedimientos modificados, fotografas, pelculas,
etc.
GENERALIDADES
Reportar no es slo la preparacin de un Informe final de auditora. Esto abarca todo el
proceso de comunicacin de resultados de la auditora. Como se sabe, los auditores
reportan sus observaciones continuamente a travs de la auditora, ya sea en forma verbal o
escrita. Ellos comunican sus observaciones directamente a los auditados adems de los
reportes de no conformidad tan pronto como sea posible. Las reuniones de
retroalimentacin con la gerencia auditada y las reuniones de cierre son tambin llevadas a
cabo con el fin de reportar el resultado de la auditora; durante estas reuniones los
resultados de la auditoria son reportados en forma oral y escrita.
Los auditores deben siempre recordar que se espera que ellos reporten el resultado
completo de la auditora, y por lo tanto el Informe no debe limitarse al reporte de las no
conformidades. El Informe debe mencionar en su totalidad tanto los hallazgos positivos
como negativos. Los auditores deben siempre tener en mente que su Informe debe agregar
valor al sistema de Sistemas de Gestin del auditado, identificando su potencial para la
mejora continua.
No hay reglas fijas para detallar los requisitos concernientes al Informe, y los
procedimientos de las organizaciones que realizan la auditora pueden diferir
sustancialmente con relacin a la elaboracin del Informe; por lo tanto, los auditores
debern efectuar el reporte en forma verbal y escrita, de acuerdo con los procedimientos de
la organizacin a nombre de la cual se est realizando la auditora (los procedimientos del
cliente de la auditora).
Lectura: Documentacin SIG
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http://www.uh.cu/infogral/areasuh/vri/archivos/Calidad/tallerprouniv/La%20document
acion.pdf
SISTEMAS DE GESTIN DEL REPORTE
Las observaciones de la auditora y los reportes de no conformidad son confidenciales, y
como tales no pueden ser revelados a terceras partes. Aunque los reportes de auditora sean
verbales o escritos se presentan a varias personas en las organizaciones.
Las observaciones y No conformidades de la auditora sern presentadas verbalmente a:
Auditados directos, quienes pueden representar todos los niveles en la organizacin.
Representantes de gerencia y varios miembros de la gerencia auditada durante las
reuniones de retroalimentacin.
Los reportes escritos sern ledos a:
Auditados directos.
Gerencia de la organizacin auditada.
Auditores internos de la organizacin auditada.
Auditores que se estn preparando para auditoras posteriores en la misma organizacin.
Auditores de cuerpos de acreditacin (en el caso de auditora de certificacin acreditada).
Todas estas personas tienen que recibir la informacin real sobre el resultado de la auditora.
Hay caractersticas del Informe de auditora, sea escrito o verbal, que determinan su
capacidad para cumplir esta funcin. Esto puede ser relacionado a los siguientes dos
aspectos:
Contenido
Informativo
Basado en hechos
Completo
Exacto y preciso
Forma
Conciso
Legible
Presentacin adecuada
Claro y entendible
Contenido
Las decisiones importantes de la gerencia sern tomadas con base en los Informes
de la auditora. La gerencia de la organizacin auditada decidir si su sistema de Sistemas de
Gestin se est consolidando satisfactoriamente, y si no, qu cambios se requieren. En
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auditora de segunda y tercera parte la gerencia auditada tomar una decisin basada en el
Informe de auditora y en la recomendacin del lder del equipo, relacionado con la
adjudicacin de un contrato, mantenimiento de la aprobacin del proveedor, o certificacin
del sistema. Para que la gerencia sea capaz de tomar decisiones basadas en los Informes de
auditora, stos deben ser:
Informativos
Los Informes deben comunicar claramente el resultado de la auditora, al personal de los
diferentes niveles, y proveer informacin acerca del cumplimiento de los requisitos con
relacin a los criterios de la auditora.
Basado en hechos
Es muy importante que el Informe del auditor sea real y basado en evidencia objetiva.
Solamente los hechos, no la opinin del auditor, crearn fundamentos para tomar
decisiones basadas en la informacin.
Completo
El Informe debe manifestar completamente el resultado de la auditora para proveer a la
gerencia interesada con toda la informacin requerida para la toma de decisiones. Esto
incluye hallazgos positivos y negativos.
Exacto y preciso
Todas las observaciones de la auditora deben ser reportadas con exactitud y precisin.
Forma
Los aspectos formales del Informe determinarn si el destinatario entender el contenido
del mismo. No discutiremos aqu las caractersticas del formato, ste est normalmente
definido en los procedimientos de la organizacin; sin embargo, se precisar algunas
caractersticas que son importantes:
Conciso
Los reportes deben ser tan breves como sea posible, pero al mismo tiempo, deben ser
completos. Los reportes largos no se leern ni escucharn atentamente.
Legibles
Cuando los Informes de auditora son escritos a mano, asegrese de que se puedan leer.
Usted puede usar letra mayscula si su escritura es particularmente confusa.
En el caso de Informes escritos a mquina o en computadora use un tamao de letra
adecuado. Algo por debajo de 11 puntos puede ser difcil de leer. Use suficiente espacio
56
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entre renglones. Un espacio entre renglones no permite leer legiblemente; es mejor usar un
espacio de 1.25 1.5.
En el caso de Informes verbales, asegrese de que las palabras sean pronunciadas total y
claramente. Deje espacio entre palabras para que se fije lo que se quiere transmitir. Deje un
poco ms de espacio entre oraciones y tome an un espacio ms largo para dividir dos
prrafos o temas.
Presentacin adecuada
La presentacin de un Informe es importante; un texto escrito o hablado necesita ser
dividido claramente en prrafos o clusulas. La uniformidad en la presentacin puede
lograrse a travs del uso de un formato estndar y algunos puntos prediseados en l que
pueden ser de gran ayuda.
Claro y entendible
Los Informes deben ser entendibles y las ideas deben ser expresadas claramente. Si el lector
tiene dificultades en la interpretacin del informe entonces se pueden tomar decisiones
erradas.
El uso de palabras largas o raramente usadas y de frases largas aumenta la dificultad de
entendimiento.
Un mtodo simple y prctico de revisar la claridad de un reporte es solicitarle a una persona
que no est involucrada en una actividad particular, que lea el Informe y despus explique
su contenido.
En el da a da de la auditora normalmente les solicitamos a los auditados que lean y
confirmen nuestros reportes de no conformidades. Uno de los propsitos aqu es el de
asegurarse que el reporte pueda ser entendido. Igual sucede con el Informe de auditora Si
el auditado no puede entender el Informe, nadie lo har!
Consejos de estilo de redaccin
Como ya hemos establecido, la habilidad para escribir un texto en tal forma que el resultado
sea claro y preciso, puede ser tan importante como su contenido. Es importante por lo
tanto el uso de palabras simples y directas y evitar el uso de voz pasiva y de trminos
obsoletos. Para que sea efectivo lo escrito debera ser claro, simple y directo. Se pueden
tomar decisiones errneas si el lector tiene problemas al interpretar el Informe.
La puntuacin es una parte importante de un escrito claro y tiene un impacto en la
comprensin del texto. Frases largas son en general difcil de entender y tienden a confundir
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al lector. Las frases y prrafos deberan ser tan cortos como sea posible. Bsicamente se
recomienda una declaracin por frase y un tema por prrafo.
Es importante expresarse por medio de palabras precisas. Use palabras o frases que tengan
un significado especfico y no queden abiertas a la interpretacin.
Tambin es recomendable una redaccin que precise hechos ocurridos y expresarlos en
tiempo pasado. Los auditores reportan lo que fue observado cuando la auditora se llev a
cabo. Pero al momento de presentar el Informe, la situacin podra ya haber cambiado.
Hay una fuerte tendencia al uso de abreviaturas, iniciales y siglas. stas pueden con
frecuencia ser mal interpretadas o prestarse a confusin. Cuando hay necesidad de usar
abreviaturas, iniciales y siglas, defnalas claramente en el prefacio. En general, el uso de
abreviaturas y siglas debera limitarse a situaciones donde sean comnmente conocidas.
OPORTUNO
Es siempre mejor asegurarse que mientras sea posible el Informe se presente durante la
auditora y no se deje para una fecha posterior. Se tiende a dejar el Informe para ms tarde
cuando haya ms disponibilidad de tiempo, pero es casi seguro que este tiempo no llegue a
presentarse y el Informe puede ser entregado demasiado tarde, disminuyendo as, su
efectividad y exactitud. Nunca se debe confiar en la memoria. Es esencial, que donde se
detecten las no conformidades durante la auditora, stas sean documentadas en ese
momento y estn de acuerdo todas las partes involucradas. Lo mejor es elaborar estos
Informes inmediatamente, o antes de la reunin de cierre.
Entregando el Informe a tiempo, se espera que el nivel de la auditora sea mayor, y el
tratamiento de las acciones correctivas se d en el menor tiempo posible.
INFORME FINAL
El Informe formal final, es una parte esencial de la auditora. Los sistemas de reporte
usados cambian de compaa en compaa y varan desde un simple juego de reportes de no
conformidades hasta un Informe completo de la auditora basado en hechos, el cual puede
contener las no conformidades, observaciones, o puede estar apoyado por reportes
separados de no conformidades.
El reporte de auditora debera contener la siguiente informacin:
El alcance y los objetivos de la auditora.
Detalles del Programa de auditora, identificacin de los auditores y el representante de los
auditados, las fechas de la auditora.
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Taller N 1
El trabajo del Taller tiene como finalidad que los participantes se entrenen en las tcnicas
de la auditora de un Sistema de Gestin Integrado.
Revisar el Plan de auditora propuesto.
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AUDITORA Nro:
FECHA:
OBJETIVO:
AUDITOR
LDER
X.
MONTES
M. LVAREZ
EQUIPO
DE
AUDITORE
S:
HORA
25 AL 27 DE FEBRERO 2008
R. TRELLES
Alcance:
A. SCHMIDT
ACTIVIDAD / REA/
PROCESO
REQUI
SITO
REQUI
SITO
REQUISI
TO
9001
14001
18001
AUDITO
R(ES)
AUDITADO(S)
TODOS LOS
RESPONSABLES
08:00
REUNIN DE APERTURA
TODOS
08:30
VISITA A LAS
INSTALACIONES
TODOS
11:00
REPRESENTANTE DE LA
DIRECCIN
4.1, 4.2,
5.3, 5.4,
8.2.2,
8.5
11:00
VENTAS
4.2, 5.3,
5.4, 7.2,
8.2.1
4.2,
4.3.1,
4.4.6,
4.2, 4.3.1,
4.4.6,
PROCEDIMIENTOS
:CONTROL DE
DOCUMENTOS, CONTROL
DE REGISTROS, AUDITORAS
INTERNAS, ACCIONES
CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS
DOCUMENTOS DE VENTAS,
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X.
MONTES
R.
TRELLES
RED
RESPONSABLE DE
VENTAS
13:00
ALMUERZO
14:00
COMPRAS
4.2, 5.3,
5.4, 7.4,
8.2.3,
8.4
14:00
PRODUCCIN
4.2, 5.3,
5.4, 7.1,
7.5,
8.2.3,
8.2.4,
8.3,
16:00
ENLACE DE
AUDITORES
TODOS
17:00
RETROALIMENTACIN
AL REPRESENTANTE
TODOS
4.2,
4.4.5,
4.4.6,
4.5.4,
4.2,
4.3.1,
4.3.3,
4.4.1,
4.4.2,
4.4.5,
4.4.6,
4.4.7,
4.5.1,
4.5.3,
4.5.4,
4.2, 4.4.5,
4.4.6, 4.5.4,
PROCEDIMIENTO DE
COMPRAS
A..
ALVARE
Z
RESPONSABLE DE
COMPRAS
4.2, 4.3.1,
4.3.3, 4.4.1,
4.4.2, 4.4.5,
4.4.6, 4.4.7,
4.5.1, 4.5.3,
4.5.4,
PROCEDIMIENTOS,
INSTRUCTIVOS Y
REGISTROS DE
PRODUCCION
X.
MONTES
RESPONSABLES DE
PRODUCCIN
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RESPONSABLES
AUDITADOS EN EL
DIA
Taller N 2
El trabajo del Taller tiene como finalidad que los participantes se entrenen en las tcnicas de
la auditora de un Sistema de Gestin Integrado.
Los participantes deben revisar los casos presentados y decidir si amerita una situacin de
No Conformidad.
REPORTE DE NO CONFORMIDADES (RNC)
Las siguientes son descripciones de incidentes observados por el auditor durante el curso de
auditoras internas llevadas a cabo en diferentes empresas.
stas contienen descripciones de situaciones en las que se puede requerir un Reporte de No
Conformidad. Los participantes deben leer las descripciones de todos los incidentes. Luego se
requiere que los equipos examinen cuidadosamente los incidentes asignados por el tutor y
tomen una de las siguientes dos acciones:
1. Si usted cree que existe suficiente evidencia objetiva de una no conformidad,
entonces usted debe completar un Reporte de No Conformidad y clasificarla como
mayor o menor.
2. Si usted cree que no hay suficiente evidencia objetiva de una no conformidad, entonces
usted debe indicar sus razones en el espacio inferior del reporte. Usted tambin debe
indicar qu debe hacer el auditor a continuacin, por ejemplo, identificar lo que se debe
verificar antes de determinar la existencia de una no conformidad.
Incidente 1
En el recorrido por la Empresa de fabricacin de alimentos, se observ que las zonas de
seguridad en caso de sismo estaban bloqueadas cajas de madera. El responsable explic que
esto era temporal, que estaban preparando un espacio para colocar las cajas y que al final de
la tarde quedara despejada la zona.
Incidente 2
En el Taller de una empresa que realiza trabajos de mantenimiento de equipos para la
minera, un trabajador comenta sobre un incidente reciente, en el cual felizmente nadie sali
lastimado, estando un montacarguista en operacin, ste haba estado retrocediendo sin
tomar las precauciones del caso y por poco atropella a un trabajador que se trasladaba en ese
momento hacia el Taller. El auditor observa el registro de incidentes y no identifica ningn
registro en relacionado con el Incidente. El supervisor comenta que como nadie sali
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INSTRUCCIONES PARA
EL DESARROLLO DE
LOS TALLERES
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GLOSARIO
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slo los sistemas materiales tienen mecanismo, y slo algunos sistemas materiales tienen
figura (forma).
Sistema de Gestin.- Un sistema de gestin es una estructura probada para la gestin y
mejora continua de las polticas, los procedimientos y procesos de la organizacin.
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BIBLIOGRAFA
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