Gerencia Integral

PLANEACIN ADMINISTRATIVA

CONCEPTO
La planificacin es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se
define un problema, se analizan experiencias pasadas y se esbozan planes y
programas. Una de las principales caractersticas de la planificacin es que a
travs de ella se logran objetivos, seleccionando los medios para conseguirlos. La
planeacin se ocupa tanto de los fines (qu hay que hacer) como de los medios
(cmo hay que hacerlo).
La planeacin implica crear el futuro desde el presente con una visin prospectiva,
es decir como una prolongacin de ste y comprende por lo tanto el
establecimiento

anticipado

de

objetivos,

polticas,

estrategias,

reglas,

procedimientos, programas, presupuestos, pronsticos, etc.

CONDICIONES PARA LA ELABORACIN DE UN PLAN:

Existencia de objetivos definibles y cuantificables.

Instrumentacin adecuada: una organizacin eficiente para ejecutar y

preparar un plan debe utilizar elementos de racionalidad y una direccin
sobre bases cientficas.

En caso de objetivos mltiples, compararlos y reducirlos a la unidad.

En caso de objetivos no complementarios, sino competitivos, establecer

prioridades.

Gerencia Integral

Debe existir un sistema de evaluacin y control eficaz.

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIN:

Es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a

travs de ella se prevn las contingencias y los cambios que pueda deparar el
futuro, estableciendo las medidas necesarias para afrontarlas, por otra parte el
reconocer hacia donde se dirige la accin permite encaminar y aprovechar los
esfuerzos.

Los Fundamentos Bsicos que muestran la importancia de la Planificacin

son:

Propicia el desarrollo de las empresas, al establecer mtodos para utilizar

racionalmente los recursos.

Reduce los niveles de incertidumbre que se puedan presentar en el futuro.

Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias.

Mantiene mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir, y un afn de

lograr y mejorar las cosas.

Reduce al mnimo los riesgos y aprovecha al mximo las oportunidades.

Promueve la eficiencia ya que elimina la improvisacin.

Gerencia Integral

Promueve los elementos para llevar a cabo el control.

Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los

niveles de la empresa.

Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.

Permite evaluar alternativas, antes de tomar decisiones.

ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIN:

Objetivo: Determinar el objetivo deseado (Que es lo que queremos).

Cursos alternos de accin: Determinar diferentes caminos, formas de accin
estrategias para lograr objetivos.
Eleccin: La Planificacin implica determinacin, anlisis y la seleccin de la
decisin ms acertada.
Futuro: Prever situacin futura, anticipar hechos inciertos, prepararse para
contingencias y trazar actividades futuras.

VENTAJAS DE LA PLANIFICACIN:

1. Reduce la incertidumbre y minimiza los riesgos:

La planeacin permite que la incertidumbre descienda al igual que los riesgos, al
analizar la situacin actual, los posibles sucesos futuros, proponer objetivos y
trazar cursos de accin.

Gerencia Integral

2. Genera compromiso y motivacin:

La planeacin genera la identificacin de los miembros de la empresa con los
objetivos y, por tanto, los motiva en su consecucin.

3. Sirve a toda la empresa:

Sirve como base paras las dems funciones administrativas (organizacin,
coordinacin y control), para organizar recursos, coordinar tareas o actividades, y

para controlar y evaluar resultados (al permitir comparar los resultados obtenidos
con los planificados).

4. Es factible:
Antes de ser realizada, considera los recursos y la verdadera capacidad de la
empresa, y no propone objetivos o estrategias que estn fuera del alcance de las
posibilidades de la empresa.

5. Es flexible:
No debe estar escrita en piedra, esto significa que debe ser lo suficientemente
flexible como para permitir cambios o correcciones cuando sean necesarios, por
ejemplo, cuando sea necesario adaptarla a los cambios repentinos del mercado.

LIMITACIONES DESVENTAJAS DE LA PLANIFICACIN:

Gerencia Integral

Retarda las acciones.

Paraliza la iniciativa de los Ejecutivos.

Su Costo puede exceder su utilidad.

Establece Barreras Psicolgicas, se piensa ms en el presente que en el

futuro.

Su exactitud depende del futuro.

PRINCIPIOS DE PLANIFICACIN:

Cada etapa del proceso administrativo se rige por principios, cuya aplicacin es
indispensable para el logro de una administracin racional, para planear
eficientemente es necesario tomar en cuenta los siguientes principios:
Factibilidad: Lo que se planee debe ser realizable; no se deben elaborar planes
demasiado optimistas y ambiciosos imposibles de lograr; la planificacin debe
adaptarse a la realidad y condiciones del medio ambiente.
Objetividad: Al planificar es necesario basarse en hechos reales, razonamientos
precisos y exactos.

Gerencia Integral

Flexibilidad: Al elaborar un plan es necesario establecer mrgenes de holgura,

que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos
de accin que se ajusten fcilmente a la situacin.
Unidad: Todos los planes especficos de la empresa deben integrarse a un plan
general y dirigirlos al logro de los propsitos y objetivos de la empresa.
Del cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende con relacin al tiempo
(largo plazo) ser necesario rehacerlo completamente, lo cual no quiere decir que
se abandonen los propsitos, sino que la empresa debe modificar los cursos de
accin (estrategias) igualmente las polticas, programas, procedimientos y
presupuestos para lograrlo.

TIPOS DE PLANES:

De acuerdo al tiempo de realizacin los planes pueden ser:

Inmediatos (Ejecutados antes de 6 Meses).

Corto Plazo

Mediatos (Ejecutados entre 6 y 12 Meses).

Mediano Plazo (Realizables en un plazo de 1 a 3 aos).

Largo Plazo (Realizables en un plazo mayor de 3 aos).

Se observ que no hay un solo tipo de planeacin, sino una diversidad de tipos.
Estos hacen referencia a la planeacin por s misma pueden ser empleados en el
aspecto regional.
Algunos de ellos son:

Gerencia Integral

Planeacin operativa
La planeacin operativa se refiere bsicamente a la asignacin previa de las
tareas especficas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades
de operaciones. Las caractersticas ms sobresalientes de la planeacin
operacional son: se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeacin
estratgica y tctica; es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango
jerrquico; trata con actividades normalmente programables; sigue procedimientos
y reglas definidas con toda precisin; cubre perodos reducidos; su parmetro
principal es la eficiencia.

Planeacin estratgica
La planeacin estratgica es un proceso que sienta las bases de una actuacin
integrada a largo plazo, establece un sistema continuo de toma de decisiones,
identifica cursos de accin especficos, formula indicadores de seguimiento sobre
los resultados e involucra a los agentes sociales y econmicos locales a lo largo
de todo el proceso. Los administradores consideran a la organizacin una unidad
total y se preguntan a s mismo qu debe hacerse a largo plazo para lograr las
metas organizacionales.

Como tendencia general en la planeacin actual se encuentra la planeacin

estratgica. Este tipo de planeacin contiene elementos que pudiesen hacer que
se considere de ella un mtodo; considerando que ste se refiere tanto al enfoque
de la direccin, como al proceso.
Otro aspecto importante es que considera que un plan debe operacionalizarse
(elemento fundamental para hacer funcionar un plan) y adems hace nfasis en la
efectividad del mismo (finalidad de todo plan).

Gerencia Integral

Segn George A. Steiner, la planeacin estratgica no puede estar separada de

funciones administrativas como: la organizacin, direccin, motivacin y control.
Adems, este tipo de planeacin est proyectada al logro de los objetivos
institucionales de la empresa y tienen como finalidad bsica el establecimiento de
guas generales de accin de la misma.
Este tipo de planeacin se concibe como el proceso que consiste en decidir sobre
los objetivos de una organizacin, sobre los recursos que sern utilizados, y las
polticas generales que orientarn la adquisicin y administracin de tales
recursos, considerando a la empresa como una entidad total.
Otro elemento fundamental dentro de la planeacin estratgica es que su
parmetro principal es la efectividad.
Fernndez Gell considera que los instrumentos de su evaluacin ms utilizados
en la Planeacin Estratgica son:

Sistema de indicadores para evaluar el progreso de los programas y

proyectos estratgicos.
Sistema de indicadores para evaluar el grado de impacto de la puesta
en marcha de las actuaciones del Plan Estratgico sobre el desarrollo

socioeconmico de la ciudad.
Sistema de indicadores para evaluar la evolucin de los factores eternos
a la ciudad y para explorar escenarios futuros.

Seminarios anuales para efectuar una evaluacin global del progreso

del Plan.

Planeacin sistmica
Ricardo Guerra Quiroga menciona que las relaciones del hombre con la sociedad
y el entorno pueden ser identificadas en trminos de sistemas ya que contiene
partes relacionadas entre s, y en algn sentido constituye un todo completo. En
este tipo de sistema se intenta definir el sistema identificando las partes o
elementos por un lado, y por otro las conexiones o interacciones.

Gerencia Integral

Planeacin tctica
Parte de los lineamientos sugeridos por la planeacin estratgica y se refiere a las
cuestiones concernientes a cada una de las principales reas de actividad de las
empresas y al empleo ms efectivo de los recursos que se han aplicado para el
logro de los objetivos especficos.

PROCESO
Una vez definida la planeacin, necesitamos conocer el "que" de las actividades,
es decir, "que se va hacer". Conocido lo anterior seguir "como se va hacer",
posteriormente "en dnde se va a hacer" y, por ltimo, "cuando se va a hacer".
El hecho de que algunos gerentes no reconozcan que hay diferentes tipos de
planes a menudo ha causado dificultades para hacer eficaz la planeacin. Es fcil
ver que un programa principal, como el de construir y equipar una nueva fbrica,
es un plan. Pero otros cursos de accin futura tambin son planes. Al tener
presente que un plan abarca cualquier curso de accin futura, puede verse que los
planes son variados.

Aqu se les clasifica como:

Gerencia Integral