MINISTERIO DE EDUCACIN

MANUAL DE SI STEMA DE GESTIN

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Manual de Sistema de Gestin

GESTIN ADMINISTRATIVA DISTRITAL

APROBACIN DE ORGANIZACIN DE
EVENTOS ESTUDIANTILES
CDIGO: MINEDUC-GAD-054
VERSIN 2

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pudiendo ser divulgada a personal interno o externo que no sean empleados o funcionarios autorizados del Ministerio de Educacin.

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CONTROL E HISTORIAL DE CAMBIOS

Versin

Descripcin del cambio

Fecha de Actualizacin

1.0

Versin Original

19/Febrero/2014

2.0

Mejoramiento de procesos

01/Junio/2015

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Contenido

APROBACIN DE ORGANIZACIN DE EVENTOS ESTUDIANTILES ....................................... 1

1.

INFORMACIN BSICA ................................................................................................ 4

2.

LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................... 5

3.

GLOSARIO DE TRMINOS Y ABREVIATURAS ................................................................ 5

4.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................... 6

5.

INDICADORES DE GESTIN DEL PROCESO .................................................................. 7

6. PROCEDIMIENTOS DE APROBACIN DE ORGANIZACIN DE EVENTOS

ESTUDIANTIILES .................................................................................................................. 7
7.

ANEXOS ........................................................................................................................ 8

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PROCESO APROBACIN DE
ORGANIZACIN DE EVENTOS
ESTUDIANTILES
1.

INFORMACIN BSICA

Aprobacin de organizacin de eventos estudiantiles

Proceso:
Cdigo del Proceso:

MINEDUC-GAD-054
PROPSITO:

Descripcin:

Facilitar la aprobacin de actos estudiantiles que promueven

la participacin e integracin de estudiantes y docentes de
manera eficaz y eficiente.
DISPARADOR:
Nmero de documento de identidad
ENTRADAS:
Los documentos necesarios para el cumplimiento de este
procedimiento son:
Planificacin del o los eventos (semestral) presentar con mes
y medio de anticipacin
Ficha de propuesta del o los eventos a realizar

Productos/Servicios Informe con aprobacin del evento

del Proceso:
Tipo de Proceso:

Sustantivo

Responsable del
Proceso:

Analista Distrital de Apoyo, Seguimiento y Regulacin

Tipo de cliente:

Externo

Marco Legal:

Acuerdo 00025-A 2015

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2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO

El proceso de aprobacin de organizacin de eventos estudiantiles se requiere considerar los
siguientes puntos dentro de su proceso:

3.

No.

Actividades

Unidad Orgnica
que ejecuta la accin

Ingreso de trmite

Revisar la ficha del evento o de los eventos que se van a

realizar

Realizar el informe de aprobacin del evento

Enviar para la firma al Director Distrital

Revisar el informe y firmar la aprobacin del evento

Tcnico Distrital de
Atencin Ciudadana
Analista Distrital de
Regulacin de la
Educacin
Analista Distrital de
Regulacin de la
Educacin
Analista Distrital de
Regulacin de la
Educacin
Director Distrital

Despacho de trmite

Tcnico Distrital de
Atencin Ciudadana

GLOSARIO DE TRMINOS Y ABREVIATURAS

Eventos estudiantiles: Actividades que se realizan en las diferentes Instituciones Educativas por
diferentes motivos.
LOEI: Ley Orgnica de Educacin Intercultural.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO

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5. INDICADORES DE GESTIN DEL PROCESO

Los indicadores de gestin definidos para el proceso de aprobacin de organizacin de eventos
estudiantiles
N

Indicador

Frmula de Clculo

EFICIENCIA

# de das establecidos/ # das

para entrega de aprobacin

2
3

EFICACIA

Aprobaciones de eventos
de participacin estudiantil
entregadas / Total de
aprobaciones solicitadas

Unidad
de
Medida

Resp.
de
Medicin

Fuente
de
Medicin

Mensual

%
Analista
de
Procesos

Frecuenc.
de
Medicin

Datos
recabados
en los
distritos

Mensual

La aprobacin de organizacin de eventos estudiantiles debe entregarse en un plazo mximo de 3

das laborables despus de solicitarse el trmite

META: Todos los trmites deben alcanzar indicadores del 80% de cumplimiento tanto en
eficiencia como en eficacia en un periodo de 6 meses.
6.

PROCEDIMIENTOS DE APROBACIN DE ORGANIZACIN DE EVENTOS ESTUDIANTIILES

DISPOSICIONES ESPECFICAS
Responsabilidad de la Unidad Distrital de Atencin Ciudadana:
1. Ingreso Informacin de trmites (Recepcin)
1.1 Atender al usuario segn su requerimiento.
Si el usuario ya registr un trmite con anterioridad, verificar dentro del MOGAC el
estado del trmite.
1.2 Dar un turno para la sala de espera
Existen 3 tipos de turnos:
Inclusivo Preferencial IN (para personas discapacitadas, mujeres
embarazadas, tercera edad);
Despacho DE (Consulta y Despacho de trmites);
Registro de Trmites RT (Ingreso de cualquier tipo de trmites por cualquier
ciudadano).
2. Ingreso de trmites (Atencin Ciudadana)
2.1 Llamar al usuario a ventanilla segn el tipo de trmite a realizarse
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2.2 Revisar documentacin y requerimientos

2.3 Registrar informacin del usuario dentro del Mdulo de Gestin de Atencin
Ciudadana MOGAC
2.4 Entregar comprobante de ingreso de trmite al usuario, indicando el plazo de entrega
2.5 Reasignar el trmite va Quipux al Analista (Responsable) Distrital de Regulacin de la
Educacin.
3. Responsabilidad del Analista Distrital de Regulacin de la Educacin:
3.1. Solicitar y recibir todos los requisitos necesarios para poder efectuar la aprobacin
respectiva del evento.
3.2. Elaborar el informe de aprobacin de la organizacin de eventos estudiantiles luego de
realizar la revisin de todos los requisitos conforme a la normativa.
4. Despacho de trmites (Atencin Ciudadana)
4.1. Llamar al usuario a ventanilla
4.2. Entregar trmite resuelto al usuario

7. ANEXOS
Anexo 1: Formato para Aprobacin de organizacin de eventos estudiantiles.

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