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SUMRIO
SUMRIO................................................................................................. 1
INTRODUO........................................................................................... 2
Noes Sobre Condomnio ....................................................................... 2
Viso Geral da Gerncia de Condomnios ................................................... 5
Macrofluxo da Administrao de Condomnios ............................................ 6
Viso Geral do Arquivo ............................................................................ 7
PROCESSO CRTICO.................................................................................. 9
Prestao de Contas ............................................................................... 9
Atividade do Processo Entrada de Condomnio para Administrao de
Condomnios ........................................................................................ 22
Criar Pasta para Entrada / Transferncia de Condomnio.......................... 23
Atividades do Processo Guarda de Documentos ........................................ 24
Abrir Malotes ..................................................................................... 25
Arquivar Documentos.......................................................................... 26
Atender Solicitaes de Locao ........................................................... 28
Atender Solicitaes de Condomnio ...................................................... 29
Preparar Documentao para Servio de Guarda de Documentos.............. 30
Preparar Documentao para Servio de Digitalizao de Documentos ...... 32
Atividade do Processo Sada de Condomnio da Nossa Administrao .......... 33
Separar Documentao para Sada de Condomnios ................................ 34
Outras Atividades ................................................................................. 35
Separar Documentao para Ao Fiscal ou Trabalhista........................... 36
ANEXOS ................................................................................................ 37
PROCEDIMENTOS DE ENVIO DE DOCUMENTOS PARA O ARQUIVO CENTRAL. 37
GLOSSRIO ......................................................................................... 44
SOBRE O MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO ARQUIVO .............................. 47
INTRODUO
Noes Sobre Condomnio
O que Condomnio?
Condomnio o conjunto de apartamentos ou casas e reas comuns (escadas,
cobertura, corredores, terreno na vizinhana etc.), que os moradores usam e
administram de forma coletiva. Todos os proprietrios so responsveis pela
organizao e manuteno do condomnio.
rea privativa - a unidade de cada proprietrio: casa, apartamento e, em
alguns casos, a vaga de garagem.
reas comuns - so as indivisveis, integram a edificao e so utilizadas por
todos os moradores, tais como salo de festas, play ground, jardins,
corredores, elevadores, dutos de ventilao, caixas d'gua etc.
Os condomnios podem ser: verticais (edifcios/prdios) e horizontais (casas,
vilas).
Quem administra o Condomnio?
Condomnio administrado por uma comisso eleita pelos condminos em
Assembleia. Ela formada pelo Sndico e pelo Conselho Consultivo. Pode-se
incluir ainda os cargos de subsndico, secretrio e tesoureiro, se o condomnio
assim considerar necessrio.
Quem o Condmino?
Condmino o indivduo que dono de uma propriedade juntamente com
outros. Esse pode ser morador ou no.
O que so a Conveno do Condomnio e o Regulamento Interno ?
Conveno - o conjunto de normas do condomnio, que constituem a sua lei
interna. Deve ser elaborada de acordo com as normas legais, por escrito e
aprovada em assembleia por proprietrios que representem, no mnimo, 2/3 das
fraes ideais.
Regulamento Interno - So as regras que regulam a conduta dos condminos
(proprietrios, locatrios, ocupantes das unidades) para que haja uma
convivncia harmnica entre as pessoas. Pode constar do prprio texto da
conveno ou, como acontece normalmente, ter um texto prprio, que deve ser
aprovado em assembleia Geral.
O que Assembleia?
uma reunio dos proprietrios do condomnio, para que se possam discutir e
opinar sobre assuntos constantes do edital de convocao. As assembleias
podem contar ou no com a participao de representante da administradora.
Anualmente deve ocorrer a assembleia Geral Ordinria (AGO) para deliberar
sobre prestao de contas do perodo, homologao da autorizao para a
cobrana de cotas extras no perodo (se houver e quando no aprovadas por
assembleia anterior), aprovao de oramento de receitas e despesas, eleio de
sndico, subsndico (quando houver) e conselho consultivo e assuntos gerais.
Alm da AGO, a qualquer tempo, pode ocorre uma assembleia Geral
Extraordinria (AGE) para discusso de qualquer assunto de interesse geral
Para a realizao da assembleia em primeira convocao necessria a presena
de 2/3 dos proprietrios. Caso no haja presena suficiente de condminos,
aguarda-se a segunda convocao, que ocorre logo em seguida. A reunio ento
ocorre independente do nmero de participantes (pelo menos o sndico e mais
um condmino) e poder deliberar sobre qualquer item que no exija quorum
especial
Quem Quem no Condomnio?
A) Sndico
A atuao do Sndico prev vrias atividades, entre elas:
Convocar a assembleia dos condminos;
Cumprir e fazer cumprir a Conveno, o Regulamento Interno e as
determinaes da assembleia;
Elaborar o oramento de receitas e despesas;
Exercer a administrao interna do condomnio, referente vigilncia,
moralidade e segurana;
Selecionar, admitir e demitir funcionrios;
Aplicar multas estabelecidas na Conveno, no Regulamento Interno ou por
assembleia.
B) O Conselho Consultivo
um grupo de proprietrios que ir acompanhar a administrao condominial e
tomar decises juntamente com o Sndico. Os membros do Conselho so eleitos
em assembleia, por prazo no superior a dois anos. Suas funes so:
Conferir e analisar periodicamente as contas do condomnio, comparando-as
com os comprovantes originais;
Emitir parecer sobre as contas e apresent-lo em assembleia;
Autorizar o Gestor Condominial / sndico a efetuar despesas extraordinrias
emergenciais no previstas no oramento de despesas, at o limite da
conveno ou estipulado em assemblia;
Auxiliar o sndico em suas atividades.
C) Proprietrio
o dono do imvel.
D) Locatrio
a pessoa que alugou o imvel do proprietrio para morar ou trabalhar
(residencial ou comercial).
E) Morador
Morador quem habita, reside, ocupa de forma habitual e contnua uma
determinada propriedade. Pode ser proprietrio ou no.
F) Visitante
aquele que convidado pelo morador/proprietrio a ter acesso ao condomnio.
G) Funcionrios do Condomnio (porteiro, ASG, guarda-vidas, vigia...)
So aqueles contratados pelo condomnio para prestao de servios regulares.
E) Fornecedores
So aqueles contratados pelo condomnio para prestao de servios eventuais e
peridicos. Por exemplo: pintura, manuteno de elevador.
Gerncia Geral de
Condomnio
Geraldo Victor
Agncias
Gerncia Regional
Luis Alberto
Marcelo Eller
Mercelo Freire
Mrcio Erli
Valnei Ribeiro
Agncias:
1 - Centro
2 - Tijuca
3 - Copacabana
4 - Ipanema
5 - Barra da Tijuca
6 - Botafogo
7 - Leblon
8 - Marapendi
9 - Vila Isabel
10 - Recreio
11 - Largo do Machado
71 - Salvador
81 - Boa Viagem
Gerncia Geral
Backoffice
Rodolfo Chianelli
Gerncia de Conta
CPAG Centralizado
Apoio
Arquivo
Centralizado
Cpag
DP Centralizado
DP*
Digitao e
Expedio
Arquivo*
Processos
Incio
Prospeco de Condomnio
Venda
Atendimento a prospects
Fechamento de Proposta
Pagamento
Digitao
Expedio
Prestao de Contas
Guarda de Documentos
Reverso de Sada
Admisso
Administrao
de Pessoal
Cliente
solicita
sada?
S
Sada de
clientes
Fim
Sada de clientes
Setor de Apoio
Contas a Pagar
Departamento Pessoal
Gerncia de Conta
Prestao de
Contas
Guarda de
Documentos
Internos
Gerncia de Conta
Setor de Apoio
Contas a Pagar
Departamento Pessoal
Clientes
Fornecedore
s
Entrada de
Condomnio
Sada de
Condomnio
Documentao referencial
Infra Estrutura
Pessoas
Legislao Tributria,
Trabalhista e Cdigo Civil
Contrato de Prestao de
Servios
Descrio dos Processos
crticos
Atividades crticas (POPs)
Manual do Condomnio
CONTA
CODIGO
MES/ANO
DESCARTE
CODIGO Descrio
PC
Prestao de contas
CC
CT
DB
PR
DF
CL
CO
PL
DESTINO
Pasta de Prestao de
Contas
Correspondncia Condomnio
Pasta de Correspondncia
Contratos Condomnio
Pasta de Contratos
Debito Fcil
Pastas de Db. Fac. cfe
Banco
Protocolos
Caixa de Protocolos
Documentos Fiscal
Pasta de Prestao de
Contas
Caixa de Contratos Locao Caixa de contratos Locao
(proprietrio/ locatrio)
Correspondncia Locao
Pasta de correspondncias
em geral
Pagamentos Locao
Pasta de contas pagas
DESCARTE
AO
Guarda permanente
Um ano
Dois anos
Cinco anos
Escrever P
Observar data documento e somar 1 no ano
Observar data documento e sornar 2 no ano
Observar data documento e somar 5 no ano
PROCESSO CRTICO
Prestao de Contas
PRESTAO DE CONTAS
Sistema de
Documentao
Nmero:
PRO CON 016
N Reviso:
01
Localizador:
1.1.2
Data de homologao:
10/04/2012
Pginas:
1/7
Objetivo
Prestar contas mensalmente ao condomnio, dentro do prazo estabelecido.
Campo de Aplicao
Apoio Agncias, CPAG, Coligadas, Arquivo, DP, Backoffice
Referncias
Definies e Siglas
Indicador de Desempenho
Prazo para entrega da pasta no Condomnio
Recursos Necessrios
Pastas
Documentos comprobatrios das despesas
Relatrios gerenciais
Documentos fiscais
PRESTAO DE CONTAS
Sistema de
Documentao
Nmero:
PRO CON 016
N Reviso:
01
Localizador:
1.1.2
Data de homologao:
10/04/2012
Pginas:
2/7
Responsvel
Gerncia Backoffice dos setores
Descrio do Processo
Ao longo do ms os documentos recebidos dos setores devem ser arquivados por
conta do condomnio e data de pagamento. Na preparao da pasta, aps
fechamento do ms, deve ser observado o valor debitado e o respectivo
documento comprobatrio.
A ausncia de comprovantes de concessionria no inviabiliza o envio da pasta
desde que esteja em dbito automtico.
As pastas sem pendncia so liberadas para a BMC, as pastas com pendncias
so liberadas para as agncias onde o Condomnio est lotado.
Fluxograma do Processo
PRESTAO DE CONTAS
Sistema de
Documentao
GEFIN GESIS
SCHNE
IDER
Nmero:
PRO CON 016
N Reviso:
01
DP
AG
Localizador:
1.1.2
Data de homologao:
10/04/2012
CPAG
ARQUIVO
MALOTE
ARQUIVO
ORDENAO
Pginas:
3/7
ARQUIVO
CONFERNCIA
INCIO
TODOS
DCTS
RECEBID
OS
DENTRO
DOS
PRAZOS?
N
COBRAR
SETORES
DCTOS P/
MONTAGE
M PPC
COM
RELATRI
O DE
CONFER
NCIA?
CONFERIR
DCTOS
N
ENCAMINHAR
P/ORDENAO
ARQUIVAMENTO
PREPARAO
PPC
LIBERAAO
PPC'S
PRESTAO DE CONTAS
Sistema de
Documentao
GEFIN GESIS
SCHNE
IDER
Nmero:
PRO CON 016
N Reviso:
01
DP
AG
Localizador:
1.1.2
Data de homologao:
10/04/2012
CPAG
ARQUIVO
MALOTE
ARQUIVO
ORDENAO
Pginas:
4/7
ARQUIVO
CONFERNCIA
ARQUIVAMENTO
CONCESSI
ONRIA?
S
TEM
PENDE
NCIA/F
ALTA
DCTOS
?
CORTAR/JUNTAR
DCTOS/ORDENA
R
S
SEPARAR POR
MS DE VCTO
DO
CPAG?
EST
CODIFICA
DO?
S
RELACIONAR
PENDNCIAS
N
CODIFICAR
CONTACTAR
SETOR
REMETENTE
ORDENAR POR
AG/CTA
ENCAMINHAR P/ARQUIVAMENTO
PREPARAO
PPC
LIBERAAO
PPC'S
PRESTAO DE CONTAS
Sistema de
Documentao
GEFIN GESIS
SCHNE
IDER
Nmero:
PRO CON 016
N Reviso:
01
DP
AG
CPAG
Localizador:
1.1.2
Data de homologao:
10/04/2012
ARQUIVO
MALOTE
ARQUIVO
ORDENAO
Pginas:
5/7
ARQUIVO
CONFERNCIA
ARQUIVAMENTO
PREPARAO
PPC
LIBERAAO
PPC'S
ARQUIVAR
FURAR
DOCUMENTOS
ORDENAR POR
DATA PGTO
MONTAR PPC
COM BASE
DEMONSTRAT
IVO
FALTOU
DCTO?
S
SINALIZAR
PENDENCIA
NA PPC
PRESTAO DE CONTAS
Sistema de
Documentao
GEFIN GESIS
SCHNE
IDER
DP
Nmero:
PRO CON 016
N Reviso:
01
AG
CPAG
Localizador:
1.1.2
Data de homologao:
10/04/2012
ARQUIVO
MALOTE
ARQUIVO
ORDENAO
Pginas:
6/7
ARQUIVO
CONFERNCIA
ARQUIVAMENTO
PREPARAO
PPC
LIBERAAO
PPC'S
CHECAR
PENDENCIA
PASTA
PODE SER
LIBERADA
?
S
LIBERAR PARA ENTREGA
RELACIONAR
PENDNCIAS
ENVIAR PASTA
P/CONDOMINIO
PRIORIDA
DE?
ENVIAR SETORES
DAR BAIXA NA
RELAO DE
ENTREGA COM
BASE NO
RETORNO DO
PROTOCOLO
N
FIM
RECEBEU
DCTOS
FALTANTE
S AT
PENLTIM
A
SEMANA/
MS?
ENCAIXAR/BAIX
AR PENDENCIA
PRESTAO DE CONTAS
Sistema de
Documentao
GEFIN GESIS
SCHNE
IDER
Nmero:
PRO CON 016
N Reviso:
01
DP
AG
CPAG
Localizador:
1.1.2
Data de homologao:
10/04/2012
ARQUIVO
MALOTE
ARQUIVO
ORDENAO
Pginas:
7/7
ARQUIVO
CONFERNCIA
ARQUIVAMENTO
PREPARAO
PPC
LIBERAAO
PPC'S
LIBERAR PASTA
P/AGENCIA
ENVIAR PASTA
P/AGENCIA
DCTO
FALTANT
E EM
PODER
DA AG
OU
CONSEG
UIU 2
VIA?
ANEXAR
CARTA
PADRO NA
PASTA
COLOCAR
DCTO NA
PASTA
ENVIAR PASTA
P/CONDOMINIO
DAR BAIXA NA
RELAO DE
ENTREGA COM
BASE NO
RETORNO DO
PROTOCOLO
FIM
Sistema de
Documentao
Realizado por:
Arquivo Central
Data de homologao:
01/11/2009
Pginas:
1/4
Objetivo
Preparar as pastas de prestao de contas para que sejam entregues no cliente
dentro dos prazos contratuais estabelecidos.
Referncias
Definies e Siglas
Indicadores de Desempenho
Recursos Necessrios
Etiquetas;
Pastas;
Grampos (macho-fmea);
Documentos comprobatrios das despesas;
Relatrios gerenciais;
Documentos fiscais.
Sistema de
Documentao
Realizado por:
Arquivo Central
Data de homologao:
01/11/2009
Pginas:
2/4
Contedo do Padro
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Cuidados Especiais
Sistema de
Documentao
Realizado por:
Arquivo Central
Data de homologao:
01/11/2009
Pginas:
3/4
AES
Anexo
Mapa de controle dos documentos.
Planilha de trabalho
do Micros oft Excel
Sistema de
Documentao
Realizado por:
Arquivo Central
Data de homologao:
01/11/2009
Pginas:
4/4
MAPA DE CONTROLE DA CHEGADA DOS DOCUMENTOS PARA CONFECO DAS PASTA DE PRESTAO DE CONTAS
MS:
G ESIS
SETOR
D. PESSO AL
S&G
TIPOS
DOCTOS
PRAZO
Previsto
Demonstrativo
Despesas de cobrana (NF APSA )
Nota Fiscal APSA
Demonstrativo porte/xerox
Condovida
Folha de Pagamento
Vale transporte (demonstrativo )
Plano de Sade
Seguro Funeral/Vida/Compl.
At o 5 dia til
Pg dia 20 Dez
Todo dia
02 dias aps PG
At dia 23
At o 5 dia til
At o 5 dia til
At o 5 dia til
At o 5 dia til
At o 3 dia til
At o 5 dia til
At o 5 dia til
At o 5 dia til
02 dias aps PG
At dia 23
02 dias aps PG
At dia 23
Pg dia 20 Dez
Pg dia 20 Dez
02 dias aps PG
02 dias aps PG
02 dias aps PG
02 dias aps PG
2 dia til
Verificar
02 dias aps PG
Verificar
Contribuio Confederativa
At o dia 25
AGNCIAS
6
7
10
11
Abrir Malotes
Objetivo:
Separar toda a documentao dos malotes recebidos e orden-los para
arquivamento
Realizado por:
Arquivo Central
Recursos Necessrios:
Documentos como: correspondncias (condomnio - CC ), fiscais - DF,
protocolos - PR ( pastas / diversos ), contratos condomnios CT ( ex. Elev.
Bombas etc...), Pagamentos condomnio PC ; Pagamentos Locao - PL
Descrio da Atividade:
1. Abrir diariamente o malote.
2. Separar e ordenar os documentos.
2.1. Nos casos de protocolos de PPC, estes sero conferidos de acordo com a
listagem em que consta a data liberao (para BMC ou agncia) das mesmas,
sendo necessrio a acusao deste recebimento.
3. Entregar cada tipo de documento ao funcionrio do Arquivo responsvel pela
guarda.
Arquivar Documentos
Objetivo:
Documentos arquivados nos locais corretos
Realizado por:
Arquivo Central
Recursos Necessrios:
Documentos como: correspondncias (locao - CO/ condomnio - CC ), fiscais
- DF, protocolos - PR ( pastas / diversos ), contratos locao - CL
(administrao locao ativos e locao em ex - CLex), contratos
condomnios CT ( ex. Elev. Bombas etc...), Pagamentos condomnio PC ;
Pagamentos Locao - PL
Descrio da Atividade:
1. Receber os documentos do responsvel pela atividade Abrir Malotes.
2. Arquivar os documentos em pastas ou caixas especficas, de acordo com as
seguintes identificaes:
2.1. Pasta de prestao de contas PPC condomnio
Notas Fiscais, Fatura, Duplicata, Recibo de Autnomo, Conta de Concessionria,
FGTS rescisrio, 13 salrio, Concessionria, guia depsito recursal, recibo de
prestao de servio por pessoa fsica e as notas fiscais de servio das empresas
de prestao de servio contnuo com cesso de mo-de-obra ou de execuo de
obra civil, com reteno do INSS na fonte, CONDOVIDA e Tarifa Bancria.
2.2. Pasta de Pagamentos de Locao
Pagamentos de boletos de condomnio, anncios, IPTU, DAT, Seguros,
servios prestados e recibos.
2.3. Contrato condomnio - CT
Aplices de seguro, certificados de garantia, oramentos, contratos de prestao
de servios em geral e outros contratos.
2.4 Documentao fiscal DF
Contrato de trabalho, Carta de Demisso, Carta de Advertncia, Declarao dos
Empregados que no desejam receber vale transporte, Declarao de Opo,
Atestados Mdicos (demissional, afastamento), CAGED (Cadastro Geral de
Empregados e Desempregados), DIRF, Declarao de Mudana de Funo,
Acordo de Prorrogao de Horrio, Relao de Salrio Famlia, Termo de
Responsabilidade, Auxlio Educao, Auxlio Moradia, Quadro de Horrio, Contrato
de Comodato, Aviso Prvio , Carta de Solicitao, Protocolo de Entrega do carto
salrio, RAIS.
3. Os documentos devero ser ordenados, separados por condomnio e
separados para seguir na pasta de prestao de contas.
Outras Atividades
ANEXOS
PROCEDIMENTOS DE ENVIO DE DOCUMENTOS PARA O
ARQUIVO CENTRAL
Regra bsica:
Todos os documentos encaminhados ao arquivo devem estar devidamente
codificados e organizados por ordem de agncia e conta.
Todos os documentos devero ser enviados ao arquivo atravs do malote,
separados por capa de lote e envelopes por destinos de classificao: Prestao
de contas, Documentos Fiscais, Correspondncia, Contratos, Protocolos, Dbito
Automtico, Folha de pagamento.
Apostar o carimbo na parte do documento com a informao relevante (de
preferncia na parte da frente)
Prestao de Contas PC
Os documentos referentes a pagamentos de obrigaes trabalhistas pagos pelo
DP devero ser identificados como PC;
Todos os documentos operacionalizados no CPAG iro compor a pasta de
prestao de contas e j possuem carimbo codificador prprio do setor e por este
motivo no h necessidade de apostar o carimbo codificador do arquivo com a
classificao do tipo de documento.
Instrues de pagamento enviadas por e-mail devem conter apenas a informao
relevante (no encaminhar e-mails extensos contendo o dilogo das partes)
Os pagamentos efetuados pelo CPAG (Centralizado ou Avanado), pelo DP e
pelas Agncias devem ser encaminhados ao arquivo acompanhados de listagem,
separados por data de movimento e organizados por ordem de agncia e conta.
FGTS rescisrio *
Frias *
Outros documentos
Os documentos abaixo seguem na PPC como primeiro documento tambm
codificados como PC, eventualmente a pedido do Gerente de contas ou do
sndico. Estes documentos no so lanados no demonstrativo
Extratos
Depsito identificados
Ordem de servio
Oramentos
Contratos
Exemplo:
Agncia Conta
00
0000
Codifica
o
PC
Documentos Fiscais - DF
Em geral, definido como documento fiscal para efeito de codificao todo
documento comprobatrio que venha interferir na vida funcional do indivduo
enquanto este fizer parte do quadro da empresa/condomnio. Os documentos
classificados como DF sero anexados ao final da pasta de prestao de contas.
Documentos Fiscais da pasta de prestao de contas
Contrato de trabalho
Acordo de prorrogao de horrio de trabalho
Acordo de prorrogao de intervalo
Comunicado de demisso
Carta de pedido de demisso
Carta de pedido de concesso de vale transporte
Pedido de cancelamento de vale transporte
Contrato de Comodato
Termo de entrega de carto salrio substituto
Atestados de abonos de faltas
Advertncias/suspenso
Quadro de horrio
Protocolo de seguro desemprego
Protocolo de exames mdicos
Rais
Dirf
Caged
Declarao de dependentes para IR
Ficha de salrio famlia de empregados demitidos
Resciso de contrato de trabalho*
FGTS rescisrio*
Frias*
Exemplo:
Agncia Conta
00
0000
Codifica
o
DF
Documentos Correspondncias - CC
Documentos de CC
Cartas
Autorizao de admisso
Autorizao de frias
Autorizao de resciso
Autorizao de reajuste de salrio
Autorizao de mudana de funo
Alterao de titularidades e endereos
Cartas e e-mails de clientes (condomnios)
Procuraes para assemblias
Comunicados e cartas de alteraes, como: CNPJ, endereo e etc.
Solicitao de emprstimo consignado
Solicitao de abertura e/ou alterao de conta salrio
Declaraes referentes a recebimento de laudos tcnicos
Dbito automtico DB
Todas as solicitaes de incluso, excluso ou alterao neste servio oferecido
aos condminos como forma de quitao da cota condominial devero ser
codificadas como DB.
Exemplo:
Agncia Conta
00
0000
Codifica
o
DB
Exemplo:
Agncia Conta
00
0000
Codifica
o
FPag
CT Contrato
Todos os contratos assinados entre o condomnio e prestadoras de servio e ou
fornecedores devero ser codificados como CT.
Obs.: Somente devero ser enviados ao arquivo aqueles que o condomnio
possua o servio de guarda documental.
Documentos de CT
Contrato de conservao e limpeza
Contratos de manuteno em geral
Contratos de fornecimento de materiais
Contratos com empreiteiras e empresas de engenharia
Contratos de manuteno de elevadores
Exemplo:
Agncia Conta
00
0000
Codifica
o
CT
PR - Protocolo
Define-se protocolo todo documento que ateste a entrega de qualquer tipo de
documentao (atas, circulares, cotas de condominio, PPcs, etc.) e que contenha
a assinatura do recebedor.
Declarao de recebimento de cartas senha
Comprovantes de entrega de cartes de banco e ticket alimentao
Protocolo de entrega de PPcs
Protocolos de entrega de documentos diversos (tripinha)
Cuidados especiais:
Os atestados mdicos de afastamento por doena permanecero nos DPs at que
o empregado tenha alta;
Verso Julho/2012
GLOSSRIO
AGE - Assemblia Geral Extraordinria.
AGO Assemblia Geral Ordinria.
BIP Boletim de Informaes Patrimoniais. Serve para registrar todo o trnsito
de maquinrios, mveis, utenslios entre outros, que seja patrimnio e que seja
deslocado de um centro de custo a outro.
BMC Brasil Multi Cliente Empresa parceira que presta servios de
motoqueiro, ou seja, faz entrega de correspondncias nos condomnios.
BUREAU Grfica onde so confeccionados toda documentao como,
demonstrativos, boletos, atas, circulares, convocaes entre outros. Essa
empresa j entrega diretamente na BMC, na Print G Post, Arquivo Central e
correios, conforme cada caso.
CENTRAL DE ATENDIMENTO Setor responsvel pelo primeiro atendimento,
dando suporte aos trs negcios (Condomnio, Locao e Compra e Venda),
identificando a necessidade do cliente e direcionando-lhe para os setores
responsveis. Esse atendimento feito atravs dos canais telefnico, e-mail ou
O.S. (ordem de servio gerada pelo cliente, atravs do site da APSA).
CERTIFICAO DIGITAL - O Certificado Digital uma credencial que identifica
uma entidade, seja ela empresa, pessoa fsica, mquina, aplicao ou site na
web. Documento eletrnico seguro, permite ao usurio se comunicar e efetuar
transaes na internet de forma mais rpida, sigilosa e com validade jurdica. O
arquivo de computador gerado pelo Certificado Digital contm um conjunto de
informaes que garante a autenticidade de autoria na relao existente entre
uma chave de criptografia e uma pessoa fsica, jurdica, mquina ou aplicao.
Os Certificados Digitais so compostos por um par de chaves (Chave Pblica e
Privativa) e a assinatura de uma terceira parte confivel - a Autoridade
Certificadora AC. As Autoridades Certificadoras emitem, suspendem, renovam
ou revogam certificados, vinculando pares de chaves criptogrficas ao respectivo
titular. Essas entidades devem ser supervisionadas e submeter-se
regulamentao e fiscalizao de organismos tcnicos. No meio fsico, para que
uma credencial de identificao seja aceita em qualquer estabelecimento, a
mesma dever ser emitida por um rgo habilitado pelo governo. No meio digital
ocorre o mesmo - devemos apenas aceitar Certificados Digitais que foram
emitidos por Autoridades Certificadoras de confiana.
CI Comunicao Interna
CORREIO (Endereo Correio) local de entrega de correspondncia /
documentos diferente do endereo do condomnio.
CONSIGA Sistema utilizado pela rea de Condomnios.
dessa identificao, que financeiro realiza suas devidas baixas na conta dos
condomnios.
PABX Consiste em um programa ou aparelho onde as ligaes entrantes so
centralizadas, e o operador tem a possibilidade de fazer interface com vrios
ramais.
PASTA DE PRESTAO DE CONTAS (PPC) pasta mensal contendo os
documentos fiscais e comprobatrios das despesas dos condomnios a ser
validada pelo sndico/Gestor Condominial e Conselho Consultivo.
PRESTADOR DE SERVIO Empresa ou autnomo que presta servios ao
condomnio.
PRINT G POST Empresa parceira que faz entrega de correspondncias que
no so locais.
PROCURADOR Pessoa ou empresa que representa uma determinada unidade.
RANDMICO Ver Nmero APSA.
RECLIN Relatrio de Cadastro de Cliente Novo
REDOE Relao de Documentao Entregue
REDOR Relatrio de Documentao Recebida
RFB Receita Federal do Brasil
SCHNEIDER Gerncia da empresa que realiza cobrana amigvel
(extrajudicial) e judicial.
SEQUENCIAL DA UNIDADE A seqncia de nmeros em que as unidades so
criadas, de acordo com a implantao do condomnio.
SMK Sistema utilizado pelo setor de Locao.
TRANSAPSA Setor nas agncias responsvel pelo controle, envio e
recebimento de correspondncias aos condomnios. Esse trmite realizado
juntamente com a empresa parceira, BMC (Brasil Multi Cliente), atravs de seus
motoqueiros.
UNIDADE Refere-se a um apartamento, loja, sala, garagem entre outros.