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Manual de Procedimentos Arquivo - 1

SUMRIO
SUMRIO................................................................................................. 1
INTRODUO........................................................................................... 2
Noes Sobre Condomnio ....................................................................... 2
Viso Geral da Gerncia de Condomnios ................................................... 5
Macrofluxo da Administrao de Condomnios ............................................ 6
Viso Geral do Arquivo ............................................................................ 7
PROCESSO CRTICO.................................................................................. 9
Prestao de Contas ............................................................................... 9
Atividade do Processo Entrada de Condomnio para Administrao de
Condomnios ........................................................................................ 22
Criar Pasta para Entrada / Transferncia de Condomnio.......................... 23
Atividades do Processo Guarda de Documentos ........................................ 24
Abrir Malotes ..................................................................................... 25
Arquivar Documentos.......................................................................... 26
Atender Solicitaes de Locao ........................................................... 28
Atender Solicitaes de Condomnio ...................................................... 29
Preparar Documentao para Servio de Guarda de Documentos.............. 30
Preparar Documentao para Servio de Digitalizao de Documentos ...... 32
Atividade do Processo Sada de Condomnio da Nossa Administrao .......... 33
Separar Documentao para Sada de Condomnios ................................ 34
Outras Atividades ................................................................................. 35
Separar Documentao para Ao Fiscal ou Trabalhista........................... 36
ANEXOS ................................................................................................ 37
PROCEDIMENTOS DE ENVIO DE DOCUMENTOS PARA O ARQUIVO CENTRAL. 37
GLOSSRIO ......................................................................................... 44
SOBRE O MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO ARQUIVO .............................. 47

Manual de Procedimentos Arquivo - 2

INTRODUO
Noes Sobre Condomnio
O que Condomnio?
Condomnio o conjunto de apartamentos ou casas e reas comuns (escadas,
cobertura, corredores, terreno na vizinhana etc.), que os moradores usam e
administram de forma coletiva. Todos os proprietrios so responsveis pela
organizao e manuteno do condomnio.
rea privativa - a unidade de cada proprietrio: casa, apartamento e, em
alguns casos, a vaga de garagem.
reas comuns - so as indivisveis, integram a edificao e so utilizadas por
todos os moradores, tais como salo de festas, play ground, jardins,
corredores, elevadores, dutos de ventilao, caixas d'gua etc.
Os condomnios podem ser: verticais (edifcios/prdios) e horizontais (casas,
vilas).
Quem administra o Condomnio?
Condomnio administrado por uma comisso eleita pelos condminos em
Assembleia. Ela formada pelo Sndico e pelo Conselho Consultivo. Pode-se
incluir ainda os cargos de subsndico, secretrio e tesoureiro, se o condomnio
assim considerar necessrio.
Quem o Condmino?
Condmino o indivduo que dono de uma propriedade juntamente com
outros. Esse pode ser morador ou no.
O que so a Conveno do Condomnio e o Regulamento Interno ?
Conveno - o conjunto de normas do condomnio, que constituem a sua lei
interna. Deve ser elaborada de acordo com as normas legais, por escrito e
aprovada em assembleia por proprietrios que representem, no mnimo, 2/3 das
fraes ideais.
Regulamento Interno - So as regras que regulam a conduta dos condminos
(proprietrios, locatrios, ocupantes das unidades) para que haja uma
convivncia harmnica entre as pessoas. Pode constar do prprio texto da
conveno ou, como acontece normalmente, ter um texto prprio, que deve ser
aprovado em assembleia Geral.

Manual de Procedimentos Arquivo - 3

O que Assembleia?
uma reunio dos proprietrios do condomnio, para que se possam discutir e
opinar sobre assuntos constantes do edital de convocao. As assembleias
podem contar ou no com a participao de representante da administradora.
Anualmente deve ocorrer a assembleia Geral Ordinria (AGO) para deliberar
sobre prestao de contas do perodo, homologao da autorizao para a
cobrana de cotas extras no perodo (se houver e quando no aprovadas por
assembleia anterior), aprovao de oramento de receitas e despesas, eleio de
sndico, subsndico (quando houver) e conselho consultivo e assuntos gerais.
Alm da AGO, a qualquer tempo, pode ocorre uma assembleia Geral
Extraordinria (AGE) para discusso de qualquer assunto de interesse geral
Para a realizao da assembleia em primeira convocao necessria a presena
de 2/3 dos proprietrios. Caso no haja presena suficiente de condminos,
aguarda-se a segunda convocao, que ocorre logo em seguida. A reunio ento
ocorre independente do nmero de participantes (pelo menos o sndico e mais
um condmino) e poder deliberar sobre qualquer item que no exija quorum
especial
Quem Quem no Condomnio?
A) Sndico
A atuao do Sndico prev vrias atividades, entre elas:
Convocar a assembleia dos condminos;
Cumprir e fazer cumprir a Conveno, o Regulamento Interno e as
determinaes da assembleia;
Elaborar o oramento de receitas e despesas;
Exercer a administrao interna do condomnio, referente vigilncia,
moralidade e segurana;
Selecionar, admitir e demitir funcionrios;
Aplicar multas estabelecidas na Conveno, no Regulamento Interno ou por
assembleia.
B) O Conselho Consultivo
um grupo de proprietrios que ir acompanhar a administrao condominial e
tomar decises juntamente com o Sndico. Os membros do Conselho so eleitos
em assembleia, por prazo no superior a dois anos. Suas funes so:
Conferir e analisar periodicamente as contas do condomnio, comparando-as
com os comprovantes originais;
Emitir parecer sobre as contas e apresent-lo em assembleia;
Autorizar o Gestor Condominial / sndico a efetuar despesas extraordinrias
emergenciais no previstas no oramento de despesas, at o limite da
conveno ou estipulado em assemblia;
Auxiliar o sndico em suas atividades.
C) Proprietrio
o dono do imvel.

Manual de Procedimentos Arquivo - 4

D) Locatrio
a pessoa que alugou o imvel do proprietrio para morar ou trabalhar
(residencial ou comercial).
E) Morador
Morador quem habita, reside, ocupa de forma habitual e contnua uma
determinada propriedade. Pode ser proprietrio ou no.
F) Visitante
aquele que convidado pelo morador/proprietrio a ter acesso ao condomnio.
G) Funcionrios do Condomnio (porteiro, ASG, guarda-vidas, vigia...)
So aqueles contratados pelo condomnio para prestao de servios regulares.
E) Fornecedores
So aqueles contratados pelo condomnio para prestao de servios eventuais e
peridicos. Por exemplo: pintura, manuteno de elevador.

Qual o papel da Administradora do Condomnio? O que a APSA faz?


A administradora a maior aliada dos sndicos e condminos. Entre suas
atividades esto:
Administrar o pessoal que trabalha no condomnio (admisso, folha de
pagamento, frias, demisso, afastamento e outros registros);
Realizar os pagamentos das despesas do condomnio e rateio pelas unidades.
Os comprovantes das despesas so anexados pasta de prestao de contas
mensal;
Transportar os documentos entre a APSA e o condomnio, e vice versa,
atravs do seu sistema de malote;
Controle e cobrana das cotas condominiais em atraso.
Na Administrao Tradicional de Condomnios a APSA atua como assessora,
oferecendo suporte administrao interna dos Condomnios. O gerente de
Conta o responsvel por intermediar as atividades do Sndico e a Apsa,
auxiliando no esclarecimento de dvidas e na tomadas de deciso.

Manual de Procedimentos Arquivo - 5

Viso Geral da Gerncia de Condomnios

Gerncia Geral de
Condomnio
Geraldo Victor

Agncias
Gerncia Regional

Luis Alberto
Marcelo Eller
Mercelo Freire
Mrcio Erli
Valnei Ribeiro

Agncias:
1 - Centro
2 - Tijuca
3 - Copacabana
4 - Ipanema
5 - Barra da Tijuca
6 - Botafogo
7 - Leblon
8 - Marapendi
9 - Vila Isabel
10 - Recreio
11 - Largo do Machado
71 - Salvador
81 - Boa Viagem

Gerncia Geral
Backoffice
Rodolfo Chianelli

Gerncia de Conta

CPAG Centralizado

Apoio

Arquivo
Centralizado

Cpag

DP Centralizado

DP*

Digitao e
Expedio

Arquivo*

* Somente algumas agncias

Manual de Procedimentos Arquivo - 6

Macrofluxo da Administrao de Condomnios


Macrofluxo

Processos

Incio

Prospeco de Condomnio
Venda

Atendimento a prospects
Fechamento de Proposta

Entrada de Condomnio para a Administrao


Atendimento
Cobrana
Assemblia
Controle Financeiro
Gesto da
Carteira

Pagamento
Digitao
Expedio
Prestao de Contas
Guarda de Documentos
Reverso de Sada

Admisso
Administrao
de Pessoal

Administrao da Folha de Pagamento


Demisso
Frias
Salrio-famlia

Cliente
solicita
sada?
S

Sada de
clientes

Fim

Sada de clientes

Manual de Procedimentos Arquivo - 7

Viso Geral do Arquivo


O Setor de Arquivo engloba funes que incluem o atendimento aos clientes
internos, ordenao dos documentos dos clientes, servio de guarda de
documentos e elaborao da Pasta de Prestao de Contas.
Gestor dos processos: G.Regional

Processos com envolvimento do Arquivo

Setor de Apoio
Contas a Pagar
Departamento Pessoal
Gerncia de Conta

Prestao de
Contas
Guarda de
Documentos

Internos
Gerncia de Conta
Setor de Apoio
Contas a Pagar
Departamento Pessoal

Clientes

Fornecedore
s

Entrada de
Condomnio

Sada de
Condomnio

Documentao referencial

Infra Estrutura

Pessoas

Legislao Tributria,
Trabalhista e Cdigo Civil
Contrato de Prestao de
Servios
Descrio dos Processos
crticos
Atividades crticas (POPs)
Manual do Condomnio

1. Micro computador com


Office e interligado a rede
2. Impressora

Cargos: Auxiliar de Escritrio


I, II e III e Assistente
Administrativo IV
Conhecimento - Ensino
Mdio, Processos e
Atividades do Arquivo

Localizado em Vila Isabel. Atende as 11 agncias, nas reas de Condomnios e


Locaes.
Os documentos encaminhados ao Arquivo Central so identificados, em carimbo
especfico, conforme modelo abaixo, colocando no lado superior direito do
documento, e no havendo espao, dever considerar o que for de melhor
visualizao, dever conter no mesmo, as seguintes informaes:
1 quadrado: Se for Condomnio: AG - nmero da agncia. Se Locao: CR
nmero do Credor;
2 quadrado: CONTA nmero da conta do cliente;
3 quadrado: CDIGO Tipo de documento/local onde dever ser arquivado,
conforme tabela abaixo;
4 quadrado: DESCARTE Informar o ms e ano (mm/aaaa) em que o
documento dever ser inutilizado.

Manual de Procedimentos Arquivo - 8


AG/CR

CONTA

CODIGO

MES/ANO
DESCARTE

CODIGO Descrio
PC
Prestao de contas
CC
CT
DB
PR
DF
CL
CO
PL

DESTINO
Pasta de Prestao de
Contas
Correspondncia Condomnio
Pasta de Correspondncia
Contratos Condomnio
Pasta de Contratos
Debito Fcil
Pastas de Db. Fac. cfe
Banco
Protocolos
Caixa de Protocolos
Documentos Fiscal
Pasta de Prestao de
Contas
Caixa de Contratos Locao Caixa de contratos Locao
(proprietrio/ locatrio)
Correspondncia Locao
Pasta de correspondncias
em geral
Pagamentos Locao
Pasta de contas pagas

DESCARTE

AO

Guarda permanente
Um ano
Dois anos
Cinco anos

Escrever P
Observar data documento e somar 1 no ano
Observar data documento e sornar 2 no ano
Observar data documento e somar 5 no ano

Manual de Procedimentos Arquivo - 9

PROCESSO CRTICO
Prestao de Contas

Manual de Procedimentos Arquivo - 10

PRESTAO DE CONTAS
Sistema de
Documentao

Nmero:
PRO CON 016
N Reviso:
01

Localizador:
1.1.2
Data de homologao:
10/04/2012

Pginas:
1/7

Objetivo
Prestar contas mensalmente ao condomnio, dentro do prazo estabelecido.

Campo de Aplicao
Apoio Agncias, CPAG, Coligadas, Arquivo, DP, Backoffice

Referncias

Contrato de prestao de servios auxiliares administrao

Definies e Siglas

PPC Pasta de prestao de contas


DF Documento Fiscal
BMC Brasil Multi Clientes (Transapsa)

Indicador de Desempenho
Prazo para entrega da pasta no Condomnio

Recursos Necessrios

Pastas
Documentos comprobatrios das despesas
Relatrios gerenciais
Documentos fiscais

Manual de Procedimentos Arquivo - 11

PRESTAO DE CONTAS
Sistema de
Documentao

Nmero:
PRO CON 016
N Reviso:
01

Localizador:
1.1.2
Data de homologao:
10/04/2012

Pginas:
2/7

Responsvel
Gerncia Backoffice dos setores

Descrio do Processo
Ao longo do ms os documentos recebidos dos setores devem ser arquivados por
conta do condomnio e data de pagamento. Na preparao da pasta, aps
fechamento do ms, deve ser observado o valor debitado e o respectivo
documento comprobatrio.
A ausncia de comprovantes de concessionria no inviabiliza o envio da pasta
desde que esteja em dbito automtico.
As pastas sem pendncia so liberadas para a BMC, as pastas com pendncias
so liberadas para as agncias onde o Condomnio est lotado.

Fluxograma do Processo

Manual de Procedimentos Arquivo - 12

PRESTAO DE CONTAS
Sistema de
Documentao

GEFIN GESIS

SCHNE
IDER

Nmero:
PRO CON 016
N Reviso:
01
DP

AG

Localizador:
1.1.2
Data de homologao:
10/04/2012
CPAG

ARQUIVO
MALOTE

ARQUIVO
ORDENAO

Pginas:
3/7

ARQUIVO
CONFERNCIA

INCIO

ENVIAR DOCUMENTOS DENTRO DOS PRAZOS


RECEBER
DOCTS

TODOS
DCTS
RECEBID
OS
DENTRO
DOS
PRAZOS?

N
COBRAR
SETORES

DCTOS P/
MONTAGE
M PPC
COM
RELATRI
O DE
CONFER
NCIA?

CONFERIR
DCTOS

N
ENCAMINHAR
P/ORDENAO

ARQUIVAMENTO

PREPARAO
PPC

LIBERAAO
PPC'S

Manual de Procedimentos Arquivo - 13

PRESTAO DE CONTAS
Sistema de
Documentao

GEFIN GESIS

SCHNE
IDER

Nmero:
PRO CON 016
N Reviso:
01
DP

AG

Localizador:
1.1.2
Data de homologao:
10/04/2012
CPAG

ARQUIVO
MALOTE

ARQUIVO
ORDENAO

Pginas:
4/7

ARQUIVO
CONFERNCIA

ARQUIVAMENTO

CONCESSI
ONRIA?

S
TEM
PENDE
NCIA/F
ALTA
DCTOS
?

CORTAR/JUNTAR
DCTOS/ORDENA
R

S
SEPARAR POR
MS DE VCTO
DO
CPAG?

EST
CODIFICA
DO?

S
RELACIONAR
PENDNCIAS

N
CODIFICAR

CONTACTAR
SETOR
REMETENTE

ORDENAR POR
AG/CTA

ENCAMINHAR P/ARQUIVAMENTO

PREPARAO
PPC

LIBERAAO
PPC'S

Manual de Procedimentos Arquivo - 14

PRESTAO DE CONTAS
Sistema de
Documentao

GEFIN GESIS

SCHNE
IDER

Nmero:
PRO CON 016
N Reviso:
01
DP

AG

CPAG

Localizador:
1.1.2
Data de homologao:
10/04/2012
ARQUIVO
MALOTE

ARQUIVO
ORDENAO

Pginas:
5/7

ARQUIVO
CONFERNCIA

ARQUIVAMENTO

PREPARAO
PPC

LIBERAAO
PPC'S

ARQUIVAR

FURAR
DOCUMENTOS

ORDENAR POR
DATA PGTO

MONTAR PPC
COM BASE
DEMONSTRAT
IVO

FALTOU
DCTO?

S
SINALIZAR
PENDENCIA
NA PPC

Manual de Procedimentos Arquivo - 15

PRESTAO DE CONTAS
Sistema de
Documentao

GEFIN GESIS

SCHNE
IDER

DP

Nmero:
PRO CON 016
N Reviso:
01

AG

CPAG

Localizador:
1.1.2
Data de homologao:
10/04/2012
ARQUIVO
MALOTE

ARQUIVO
ORDENAO

Pginas:
6/7

ARQUIVO
CONFERNCIA

ARQUIVAMENTO

PREPARAO
PPC

LIBERAAO
PPC'S

CHECAR
PENDENCIA

PASTA
PODE SER
LIBERADA
?

S
LIBERAR PARA ENTREGA
RELACIONAR
PENDNCIAS

ENVIAR PASTA
P/CONDOMINIO

PRIORIDA
DE?

ENVIAR SETORES
DAR BAIXA NA
RELAO DE
ENTREGA COM
BASE NO
RETORNO DO
PROTOCOLO

N
FIM

RECEBEU
DCTOS
FALTANTE
S AT
PENLTIM
A
SEMANA/
MS?

ENCAIXAR/BAIX
AR PENDENCIA

Manual de Procedimentos Arquivo - 16

PRESTAO DE CONTAS
Sistema de
Documentao

GEFIN GESIS

SCHNE
IDER

Nmero:
PRO CON 016
N Reviso:
01

DP

AG

CPAG

Localizador:
1.1.2
Data de homologao:
10/04/2012
ARQUIVO
MALOTE

ARQUIVO
ORDENAO

Pginas:
7/7

ARQUIVO
CONFERNCIA

ARQUIVAMENTO

PREPARAO
PPC

LIBERAAO
PPC'S

LIBERAR PASTA
P/AGENCIA
ENVIAR PASTA
P/AGENCIA

DCTO
FALTANT
E EM
PODER
DA AG
OU
CONSEG
UIU 2
VIA?

ANEXAR
CARTA
PADRO NA
PASTA

COLOCAR
DCTO NA
PASTA

ENVIAR PASTA
P/CONDOMINIO
DAR BAIXA NA
RELAO DE
ENTREGA COM
BASE NO
RETORNO DO
PROTOCOLO

FIM

Manual de Procedimentos Arquivo - 17

Atividade crtica do Processo Prestao de Contas:

Preparar Pasta de Prestao de Contas

Manual de Procedimentos Arquivo - 18

Sistema de
Documentao

PREPARAR PASTA DE PRESTAO DE


CONTAS
Nmero:
POP CON 010
N Reviso:
02 02/05/2012

Realizado por:
Arquivo Central
Data de homologao:
01/11/2009

Pginas:
1/4

Objetivo
Preparar as pastas de prestao de contas para que sejam entregues no cliente
dentro dos prazos contratuais estabelecidos.

Referncias

Processo Prestao de Contas (PRO CON 016);


Contrato de Administrao;

Definies e Siglas

GESIS - Gerencia de Sistema;


BMC - Brasil Multi Clientes (Empresa responsvel pelo Transapsa);
PPC - Pasta de Prestao de Contas;
DP - Departamento Pessoal;
DF - Documentos Fiscais.
FP Folha de pagamento

Indicadores de Desempenho

Prazo de recebimento dos documentos que iro compor a pasta;


Prazo para expedio da pasta do Condomnio.

Recursos Necessrios

Etiquetas;
Pastas;
Grampos (macho-fmea);
Documentos comprobatrios das despesas;
Relatrios gerenciais;
Documentos fiscais.

Manual de Procedimentos Arquivo - 19

Sistema de
Documentao

PREPARAR PASTA DE PRESTAO DE


CONTAS
Nmero:
POP CON 010
N Reviso:
02 02/05/2012

Realizado por:
Arquivo Central
Data de homologao:
01/11/2009

Pginas:
2/4

Contedo do Padro
1.

Montar a pasta de prestao de contas.

2.

Guardar as pastas e inserir os documentos medida que forem chegando


ao arquivo.

3.

Receber (aproximadamente dia 23) a GPS (do ms anterior), Relao de


INSS e Relatrio de INSS Contribuinte individual, grampe-los e inserir nas
pastas juntamente com os outros documentos.

4.

Receber a guia de recolhimento do FGTS identificar os condomnios com o


n. da agncia e conta.

5.

Ordenar os documentos por data, colocando-os em ordem decrescente.


Obs.: Colar etiqueta de sndico no lugar prprio da capa.

6.

Guardar as pastas de prestao de contas at que cheguem os demais


documentos da Matriz, at o 5 dia til .

7.

Inserir os documentos na pasta, na seguinte ordem: Documentos fiscais


(DF), capa separadora, , comprovantes de despesas das contas numricas
diferentes da principal e demonstrativo dessas contas (se houver), extrato
de contas externas (se houver), comprovantes de despesas da conta
principal, demonstrativo dessa conta, comprovantes das contas alfabticas
e seus comprovantes (se houver), relatrio de Informaes Gerenciais e
capa de endereamento.

Obs.: Os demonstrativos da conta principal e das demais contas devem ser


intercalados pelos comprovantes de despesa de cada tipo de conta do
condomnio. Grampos so evitados, pois com o tempo mancham e estragam os
documentos. Se forem documentos grandes, so furados e encaixados na ordem.
Se documentos pequenos, so colados numa folha ofcio A4 e encaixados na
ordem.
8.

Anexar na capa da pasta o protocolo e encaminhar para a expedio.

Cuidados Especiais

Cuidado no manuseio do grampo macho-fmea.

No momento de finalizar a pasta, ter a certeza de que no faltam documentos


comprobatrios.

Manual de Procedimentos Arquivo - 20

Sistema de
Documentao

PREPARAR PASTA DE PRESTAO DE


CONTAS
Nmero:
POP CON 010
N Reviso:
02 02/05/2012

Realizado por:
Arquivo Central
Data de homologao:
01/11/2009

Pginas:
3/4

Neste mesmo momento, separar a sobra de documento para apurao de


pendncias de outras pastas.

Caso haja pendncias nas pastas de documentos relativos a verbas de DP que


no necessitam da assinatura do funcionrio, como pagamento antecipado,
vale-transporte, salrio, imprimir o comprovante pelo sistema da folha de
pagamento Benner para agilizar a liberao das pastas.

Quando houver estorno no demonstrativo de recebimentos, anotar ao lado do


lanamento no demonstrativo de pagamento estorno em __/__/__, j que
no haver comprovante para o lanamento a dbito em virtude da existncia
de um crdito dentro do prprio ms ou no ms seguinte.

Desvios e aes necessrias


DESVIOS

AES

Doc. com valor diferente do


demonstrativo
Pagamento em duplicidade
Enviar a pasta e o documento para
Documento debitado no condomnio agncia providenciar o acerto.
errado
Documento codificado errado
Histrico errado
Identificar lanamentos no
demonstrativo de recebimentos, pois
Estornos dentro do ms
havendo liberam a pendncia do
documento
Identificar pelo extrato do sistema
Estornos no comeo do ms posterior
Consiga, pois havendo liberam a
a montagem da PPC
pendncia do documento

Anexo
Mapa de controle dos documentos.

Planilha de trabalho
do Micros oft Excel

1. Clique aqui para Manuseio


grampo macho-

Manual de Procedimentos Arquivo - 21

Sistema de
Documentao

PREPARAR PASTA DE PRESTAO DE


CONTAS
Nmero:
POP CON 010
N Reviso:
02 02/05/2012

Realizado por:
Arquivo Central
Data de homologao:
01/11/2009

Pginas:
4/4

MAPA DE CONTROLE DA CHEGADA DOS DOCUMENTOS PARA CONFECO DAS PASTA DE PRESTAO DE CONTAS
MS:

G ESIS

SETOR

D. PESSO AL

S&G

TIPOS
DOCTOS

PRAZO
Previsto

Demonstrativo
Despesas de cobrana (NF APSA )
Nota Fiscal APSA
Demonstrativo porte/xerox
Condovida
Folha de Pagamento
Vale transporte (demonstrativo )
Plano de Sade
Seguro Funeral/Vida/Compl.

At o 5 dia til

13 Taxa de Adm (s em Janeiro)

Pg dia 20 Dez

Recibos de despesas judiciais

Todo dia

GRF (Guia de recolhimento do FGTS)

02 dias aps PG

INSS (GPS) dos empregados - Guia


INSS (GPS) Relao de empregados
INSS (GPS) Relao Contr. Individual

At dia 23

At o 5 dia til
At o 5 dia til
At o 5 dia til
At o 5 dia til
At o 3 dia til
At o 5 dia til
At o 5 dia til
At o 5 dia til

02 dias aps PG
At dia 23

INSS (GPS) Pessoa Jurdica- Guia

02 dias aps PG

INSS (GPS) Pessoa Jurdica Relao

At dia 23

INSS (GPS) Guia 13 Tx Adm (s em Janeiro)

Pg dia 20 Dez

INSS (GPS) Relao 13 Tx Adm (s em Janeiro)

Pg dia 20 Dez

DARF - PIS (Cd. 8301)

02 dias aps PG

DARF - (cofins/csll/pis) (Cd. 5952)

02 dias aps PG

DARF - IRRF (Cd. 0561)


Recibos do Grupo Med ou Delphi
Autorizao de Horas Extras
Contribuio Sindical (Abril Todos)
Contribuio Sindical (Todo ms pouquinho)

02 dias aps PG
02 dias aps PG
2 dia til
Verificar
02 dias aps PG

Contribuio Assistencial (Todos entre Jul e Set)

Verificar

Contribuio Confederativa

At o dia 25

AGNCIAS
6
7

10

11

Manual de Procedimentos Arquivo - 22

Atividade do Processo Entrada de Condomnio para


Administrao de Condomnios

Manual de Procedimentos Arquivo - 23

Criar Pasta para Entrada / Transferncia de Condomnio


Objetivo:
Criar e atualizar dados de pastas de Condomnio
Realizado por:
Arquivo Central
Recursos Necessrios:
Sistema Metrofile, E-mail e os documentos.
Descrio da Atividade:
1. Receber CI (comunicao interna) de Entrada ou Transferncia de Condomnio.
2. Abrir pasta de pagamento com a identificao do nmero da conta.
3. Nos casos de transferncia de condomnios, para alterao no cadastro da
Metrofile, enviar e-mail empresa parceira, informando a antiga conta e a atual,
bem como solicitar as caixas para troca de etiquetas.

Manual de Procedimentos Arquivo - 24

Atividades do Processo Guarda de Documentos

Manual de Procedimentos Arquivo - 25

Abrir Malotes
Objetivo:
Separar toda a documentao dos malotes recebidos e orden-los para
arquivamento
Realizado por:
Arquivo Central
Recursos Necessrios:
Documentos como: correspondncias (condomnio - CC ), fiscais - DF,
protocolos - PR ( pastas / diversos ), contratos condomnios CT ( ex. Elev.
Bombas etc...), Pagamentos condomnio PC ; Pagamentos Locao - PL
Descrio da Atividade:
1. Abrir diariamente o malote.
2. Separar e ordenar os documentos.
2.1. Nos casos de protocolos de PPC, estes sero conferidos de acordo com a
listagem em que consta a data liberao (para BMC ou agncia) das mesmas,
sendo necessrio a acusao deste recebimento.
3. Entregar cada tipo de documento ao funcionrio do Arquivo responsvel pela
guarda.

Manual de Procedimentos Arquivo - 26

Arquivar Documentos
Objetivo:
Documentos arquivados nos locais corretos
Realizado por:
Arquivo Central
Recursos Necessrios:
Documentos como: correspondncias (locao - CO/ condomnio - CC ), fiscais
- DF, protocolos - PR ( pastas / diversos ), contratos locao - CL
(administrao locao ativos e locao em ex - CLex), contratos
condomnios CT ( ex. Elev. Bombas etc...), Pagamentos condomnio PC ;
Pagamentos Locao - PL
Descrio da Atividade:
1. Receber os documentos do responsvel pela atividade Abrir Malotes.
2. Arquivar os documentos em pastas ou caixas especficas, de acordo com as
seguintes identificaes:
2.1. Pasta de prestao de contas PPC condomnio
Notas Fiscais, Fatura, Duplicata, Recibo de Autnomo, Conta de Concessionria,
FGTS rescisrio, 13 salrio, Concessionria, guia depsito recursal, recibo de
prestao de servio por pessoa fsica e as notas fiscais de servio das empresas
de prestao de servio contnuo com cesso de mo-de-obra ou de execuo de
obra civil, com reteno do INSS na fonte, CONDOVIDA e Tarifa Bancria.
2.2. Pasta de Pagamentos de Locao
Pagamentos de boletos de condomnio, anncios, IPTU, DAT, Seguros,
servios prestados e recibos.
2.3. Contrato condomnio - CT
Aplices de seguro, certificados de garantia, oramentos, contratos de prestao
de servios em geral e outros contratos.
2.4 Documentao fiscal DF
Contrato de trabalho, Carta de Demisso, Carta de Advertncia, Declarao dos
Empregados que no desejam receber vale transporte, Declarao de Opo,
Atestados Mdicos (demissional, afastamento), CAGED (Cadastro Geral de
Empregados e Desempregados), DIRF, Declarao de Mudana de Funo,
Acordo de Prorrogao de Horrio, Relao de Salrio Famlia, Termo de
Responsabilidade, Auxlio Educao, Auxlio Moradia, Quadro de Horrio, Contrato
de Comodato, Aviso Prvio , Carta de Solicitao, Protocolo de Entrega do carto
salrio, RAIS.
3. Os documentos devero ser ordenados, separados por condomnio e
separados para seguir na pasta de prestao de contas.

Manual de Procedimentos Arquivo - 27

4. Na caixa de protocolos so mantidos: protocolos de demonstrativos unidades


(assinaturas), de atas, de circulares, de convocao e tripinha.

Manual de Procedimentos Arquivo - 28

Atender Solicitaes de Locao


Objetivo:
Atender as solicitaes do setor de Locao.
Realizado por:
Arquivo
Recursos Necessrios:
E-mail, telefone, copiadora/scanner e os documentos.
Descrio da Atividade:
1. Receber solicitao do setor de Locao, por e-mail. Os pedidos devem conter
as seguintes informaes: o nmero de credor, o cdigo do imvel, o endereo
do imvel no caso de pedidos de Contratos de Locao. No caso de contratos em
EX , deve conter tambm o nome do locatrio e a data da resciso, caso a
tenham.
2. Envio de documentos originais: protocolar, registrar na planilha de envio e
retorno e enviar via malote, ao solicitante.
3. Envio de cpia: escanear e enviar por e-mail.
4. Retirada de Credores feita pelo Gerente ou pelo Apoio de Locao, atravs
da CI de retirada, preenchida na Conexo APSA. A CI dever conter o nmero do
credor e os imveis a serem retirados.
Obs.: Deve-se atentar para os imveis solicitados, visto que nem sempre a
retirada de todos os imveis do credor.
4.1. Aps o recebimento da CI, o funcionrio que est no atendimento separa os
pagamentos, protocola e envia ao solicitante. O prazo de entrega de documentos
de at 10 dias, a contar da data de recebimento da CI.
5. Entrada de Credores: feita atravs da CI de Entrada. Essa CI feita pelo
gerente ou pelo apoio de locao.
5.1. Aps o recebimento da CI, abrir pastas de contrato e pagamento,
identificando pelo nmero do credor.

Manual de Procedimentos Arquivo - 29

Atender Solicitaes de Condomnio


Objetivo:
Atender as solicitaes do setor de Condomnio.
Realizado por:
Arquivo Central
Recursos Necessrios:
E-mail, telefone, copiadora/scanner e os documentos.
Descrio da Atividade:
1. Receber a solicitao por e-mail. As solicitaes podem ser de CC
(correspondncia), PR (protocolo), DF (documento fiscal), DB (dbito
automtico), PC (prestao de contas), CT (contratos).
2. Enviar o documento solicitado por e-mail, scanneado, e caso seja necessrio,
enviar o documento original pelo malote ao requisitante.
3. Caixas de documentos fiscais ou solicitaes de Sada de Condomnio:
3.1. Enviar e-mail para processosfiscais@apsa.com.br. O responsvel pelos
processos fiscais solicitar a requisio das caixas Metrofile.
3.2. Registrar na planilha: data, n. da agncia e conta, descrio do pedido e
quem est pedindo.
3.3. Receber as caixas solicitadas.
3.4. Separar os documentos solicitados e remet-los ao solicitante.
Obs.: Solicitaes referente Guarda de Documentos (CI de sada de
condomnios, cancelamento do servio de guarda, assemblias, ao judicial de
condomnio), so encaminhadas atravs de e-mail para
guardadocumentos@apsa.com.br.

Manual de Procedimentos Arquivo - 30

Preparar Documentao para Servio de Guarda de


Documentos
Objetivo:
Encaminhar documentos devidamente catalogados para serem guardados em
empresa parceira.
Realizado por:
Arquivo Central
Recursos Necessrios:
Planilha de controle de envio de pastas e documentos para METROFILE
Internet - Site METROFILE (www.sp.metrofile.com.br)
Formulrio F9 via WEB,
Caixas da METROFILE e documentos ou pastas.
Descrio da Atividade:
1. CONDOMNIO (envio de PPC Prestao de Contas / DF Documento
Fiscal / CC - Correspondncia)
1.1. Receber das agncias a documentao dos clientes que aderiram ao servio
de guarda de documentos.
1.2. Confirmar a adeso ao servio. As PPC (pastas de prestao de contas) que
foram encaminhadas ao Arquivo, mas no aderiram ao servio de guarda, sero
devolvidas para as agncias que as enviou.
1.3. Mapear e enviar para Metrofile.
1.4. Encher uma caixa box.
Obs.: As correspondncias de perodo anterior 2007 sero mantidas na
Metrofile, ordenadas por ordem de conta.
1.5. Cadastrar as caixas no sistema Web Metrofile F9, imprimir o formulrio
em duas vias, colar etiqueta padro Metrofile, lacrar caixa Metrofile 20x20
(comporta 3 cxs box) e gerar ordem de servio para retirada das caixas.
1.6. Quando a caixa for retirada pela Matrofile, digitar o contedo do formulrio
F9 na planilha excel, e arquivar o formulrio em pasta prpria.
1.7. Enviar a quantidade de caixas, agncia e conta, por e-mail para Ger. Geral
para que a cobrana das caixas seja realizada, na conta do condomnio.

Manual de Procedimentos Arquivo - 31

2. LOCAO (Envio de CO)


2.1. Receber das agncias e Matriz a documentao dos clientes de locao
CONTRATO EM EX (CL-Ex) e CORRESPONDNCIA (CO).
2.2. Mapear a documentao.
2.3. Encher uma caixa box.
2.4. Digitar o contedo do material na planilha especfica.
Obs. As correspondncias, somente sero guardadas na Metrofile, de anos
anteriores a 2007.
2.5. Cadastrar as caixas no sistema Web Metrofile F9, imprimir o formulrio
em duas vias, colar etiqueta padro Metrofile, lacrar caixa Metrofile 20x20
(comporta 3 cxs box ) e gerar ordem de servio para retirada das caixas.

Manual de Procedimentos Arquivo - 32

Preparar Documentao para Servio de Digitalizao de


Documentos
Objetivo:
Enviar documentos para serem digitalizados, como: Correspondncias de
condomnio, locaes e protocolos de PPC digitalizados.
Realizado por:
Arquivo Central
Recursos Necessrios:
Formulrio da Delft
Documentos
Descrio da Atividade:
1. Ao receber a documentao do responsvel pela abertura de malotes, junt-la
at o dia 05 do ms subseqente.
1.1. Caso algum protocolo ou correspondncia chegue aps o dia 05 do ms
subseqente, este(s) ser(o) encaminhado(s) na remessa do ms seguinte.
2. Ordenar a documentao conforme:
2.1. Protocolos de PPC: Em ordem de conta de condomnio;
2.2. Correspondncia de Condomnio: Em ordem de conta de condomnio;
2.3. Correspondncia de Locao: Em ordem de conta de credor.
3. Aps a ordenao, colocar a documentao em caixas boxes separadamente
por tipo de documento, exemplo: uma caixa box para protocolos, outra para
correspondncia de Condomnio e outra para correspondncia da Locao.
4. Aps a preparao dos protocolos e das correspondncias, o arquivo solicitar
empresa parceira, Delft, que retire as caixas com os documentos para
digitalizar.

Manual de Procedimentos Arquivo - 33

Atividade do Processo Sada de Condomnio da Nossa


Administrao

Manual de Procedimentos Arquivo - 34

Separar Documentao para Sada de Condomnios


Objetivo:
Mapear documentos e enviar agncia para o Gerente de Contas.
Realizado por:
Arquivo Central
Recursos Necessrios:
Sistema Metrofile, Conexo APSA, E-mail e os documentos.
Descrio da Atividade:
1. Receber CI (comunicao interna) de sada de Condomnio.
2. Observar as informaes fundamentais para separao dos documentos: os
nmeros de agncia e conta e data de entrega dos documentos.
3. Receber as caixas da Metrofile (considerando que as mesmas j foram
solicitadas pelo responsvel da Guarda de Documentos).
4. Preencher o REDOE (Relatrio de Documentao Entregue).
5. Enviar o REDOE por e-mail ao Gerente de Conta, com cpia para o Supervisor
ou Apoio.
6. Receber o REDOE da agncia assinado pelo cliente, no ato da entrega da
documentao, devidamente codificado como CC (correspondncia).
7. Enviar o REDOE para digitalizao de documentos para a empresa parceira,
Delft, juntamente com as demais correspondncias.

Manual de Procedimentos Arquivo - 35

Outras Atividades

Manual de Procedimentos Arquivo - 36

Separar Documentao para Ao Fiscal ou Trabalhista


Objetivo:
Separar e enviar a documentao necessria para a Ao.
Realizado por:
Colaborador responsvel pelos Processos Fiscais
Recursos Necessrios:
Sistema Metrofile, E-mail, copiadora e os documentos.
Descrio da Atividade:
1. Receber a solicitao que foi encaminhada pelo responsvel do atendimento.
2. Ao/Reclamao Trabalhista
Ocorre quando um funcionrio executa judicialmente o Condomnio em que
trabalhava. No so necessrios os documentos originais.
2.1. Quando receber do DP e-mail com a lista de documentos para ao, solicitar
as caixas para a METROFILE.
2.2. Separar os documentos conforme a lista e providenciar xerox.
2.3. Arquivar os originais.
2.4. Encaminhar cpias para o Departamento de Pessoal. Se no houver tempo
hbil (prazo este determinado pelo documento judicial), enviar o material direto
para Schneider.
2.5. Devolver as caixas para a METROFILE.
3. Fiscalizao/Notificao trabalhista
Ocorre quando h fiscalizao no Condomnio. So necessrios os documentos
originais.
3.1. Quando receber do DP e-mail com a lista de documentos para ao, solicitar
as caixas para a METROFILE.
3.2. Separar os documentos conforme lista.
3.3. Encaminhar os originais para o Departamento de Pessoal.
3.4. Reter as caixas e as pastas para que aps a fiscalizao, sejam devolvidas
para os devidos responsveis.
3.4. Quando os documentos retornarem do Departamento Pessoal, encaix-los
nas pastas e nas caixas para devolver aos responsveis.

Manual de Procedimentos Arquivo - 37

ANEXOS
PROCEDIMENTOS DE ENVIO DE DOCUMENTOS PARA O
ARQUIVO CENTRAL
Regra bsica:
Todos os documentos encaminhados ao arquivo devem estar devidamente
codificados e organizados por ordem de agncia e conta.
Todos os documentos devero ser enviados ao arquivo atravs do malote,
separados por capa de lote e envelopes por destinos de classificao: Prestao
de contas, Documentos Fiscais, Correspondncia, Contratos, Protocolos, Dbito
Automtico, Folha de pagamento.
Apostar o carimbo na parte do documento com a informao relevante (de
preferncia na parte da frente)

Prestao de Contas PC
Os documentos referentes a pagamentos de obrigaes trabalhistas pagos pelo
DP devero ser identificados como PC;
Todos os documentos operacionalizados no CPAG iro compor a pasta de
prestao de contas e j possuem carimbo codificador prprio do setor e por este
motivo no h necessidade de apostar o carimbo codificador do arquivo com a
classificao do tipo de documento.
Instrues de pagamento enviadas por e-mail devem conter apenas a informao
relevante (no encaminhar e-mails extensos contendo o dilogo das partes)
Os pagamentos efetuados pelo CPAG (Centralizado ou Avanado), pelo DP e
pelas Agncias devem ser encaminhados ao arquivo acompanhados de listagem,
separados por data de movimento e organizados por ordem de agncia e conta.

Documentos da pasta de prestao de contas enviados pelo DP


Taxa de Homologao
Recibos de IR
Recibos de depsito do FGTS
Recibos de vale transporte
PIS
INSS
Contribuies
Recibos de exames mdicos
Resciso de contrato de trabalho *

Manual de Procedimentos Arquivo - 38

FGTS rescisrio *
Frias *

* Obs. 1: As rescises de contrato de trabalho + FGTS rescisrio devem ser


enviados ao arquivo em 2 vias, sendo uma codificada como PC e outra como DF.
PC termo de resciso + comprovante de deposito
DF termo de resciso devidamente assinado pelo funcionrio
* Obs. 2: As frias devem ser enviadas ao arquivo em 2 vias, sendo uma
codificada como PC e outra como DF
PC recibo de frias
DF - recibo de frias + aviso de frias + abono pecunirio (se houver)

Documentos da pasta de prestao de contas enviados pelo Cpag.


Boletos bancrios
NFs
Recibos de seguro
Recibos de autnomos
Recibos de frias
Recibos de pagamento de vale-transporte (v/t rpido - avulso)
Recibos de pagamento de vale

Outros documentos
Os documentos abaixo seguem na PPC como primeiro documento tambm
codificados como PC, eventualmente a pedido do Gerente de contas ou do
sndico. Estes documentos no so lanados no demonstrativo
Extratos
Depsito identificados
Ordem de servio
Oramentos
Contratos

Exemplo:
Agncia Conta
00
0000
Codifica
o
PC

Manual de Procedimentos Arquivo - 39

Documentos Fiscais - DF
Em geral, definido como documento fiscal para efeito de codificao todo
documento comprobatrio que venha interferir na vida funcional do indivduo
enquanto este fizer parte do quadro da empresa/condomnio. Os documentos
classificados como DF sero anexados ao final da pasta de prestao de contas.
Documentos Fiscais da pasta de prestao de contas
Contrato de trabalho
Acordo de prorrogao de horrio de trabalho
Acordo de prorrogao de intervalo
Comunicado de demisso
Carta de pedido de demisso
Carta de pedido de concesso de vale transporte
Pedido de cancelamento de vale transporte
Contrato de Comodato
Termo de entrega de carto salrio substituto
Atestados de abonos de faltas
Advertncias/suspenso
Quadro de horrio
Protocolo de seguro desemprego
Protocolo de exames mdicos
Rais
Dirf
Caged
Declarao de dependentes para IR
Ficha de salrio famlia de empregados demitidos
Resciso de contrato de trabalho*
FGTS rescisrio*
Frias*
Exemplo:
Agncia Conta
00
0000
Codifica
o
DF

* Obs. 1: As rescises de contrato de trabalho + FGTS rescisrio devem ser


enviados ao arquivo em 2 vias, sendo uma codificada como PC e outra como DF.
PC termo de resciso + comprovante de deposito
DF termo de resciso devidamente assinado pelo funcionrio
* Obs. 2: As frias devem ser enviadas ao arquivo em 2 vias, sendo uma
codificada como PC e outra como DF
PC recibo de frias

Manual de Procedimentos Arquivo - 40

DF - recibo de frias + aviso de frias + abono pecunirio (se houver)

Documentos Correspondncias - CC

1 - Em geral, todas as cartas, comunicados, e-mails e tudo o que se refere a


comunicao do sndico com a APSA dever ser codificado como correspondncia
CC.
2 As correspondncias so digitalizadas (consulta via site) e o original
descartado.
3 No apostar os carimbos (recebedor e/ou codificador) no verso do documento
para que no tenhamos um custo desnecessrio com a digitalizao de um
carimbo.
4 Evitar o envio de documentos desnecessrios para digitalizao, como trocas
extensas de e-mails com conversas internas, documentos duplicados, etc.
Exemplo:
Agncia Conta
00
0000
Codifica
o
CC

Documentos de CC
Cartas
Autorizao de admisso
Autorizao de frias
Autorizao de resciso
Autorizao de reajuste de salrio
Autorizao de mudana de funo
Alterao de titularidades e endereos
Cartas e e-mails de clientes (condomnios)
Procuraes para assemblias
Comunicados e cartas de alteraes, como: CNPJ, endereo e etc.
Solicitao de emprstimo consignado
Solicitao de abertura e/ou alterao de conta salrio
Declaraes referentes a recebimento de laudos tcnicos

Manual de Procedimentos Arquivo - 41

Dbito automtico DB
Todas as solicitaes de incluso, excluso ou alterao neste servio oferecido
aos condminos como forma de quitao da cota condominial devero ser
codificadas como DB.

Exemplo:
Agncia Conta
00
0000
Codifica
o
DB

FPag. Folha de pagamento


Define-se como Folha de pagamento Fpag, todos os documentos que indiquem
alterao das verbas no salrio do ms corrente dos funcionrios do condomnio.
Estes documentos devem ser grampeados na folha de pagamento gerada pelo
DP, tais como:
Documentos de Fpag
Autorizao para pagamento de extras adicionais, gratificaes, pagamento de
servios prestados por funcionrios do Condomnio
Mapa de extras
Folha de ponto
Adiantamento salarial
Gratificao dada ao funcionrio
Autorizao de descontos (desconto por utilizao de telefone, descontos de
Horas e faltas)
Escala de revezamento

Exemplo:
Agncia Conta
00
0000
Codifica
o
FPag

Manual de Procedimentos Arquivo - 42

CT Contrato
Todos os contratos assinados entre o condomnio e prestadoras de servio e ou
fornecedores devero ser codificados como CT.
Obs.: Somente devero ser enviados ao arquivo aqueles que o condomnio
possua o servio de guarda documental.

Documentos de CT
Contrato de conservao e limpeza
Contratos de manuteno em geral
Contratos de fornecimento de materiais
Contratos com empreiteiras e empresas de engenharia
Contratos de manuteno de elevadores

Exemplo:
Agncia Conta
00
0000
Codifica
o
CT

PR - Protocolo
Define-se protocolo todo documento que ateste a entrega de qualquer tipo de
documentao (atas, circulares, cotas de condominio, PPcs, etc.) e que contenha
a assinatura do recebedor.
Declarao de recebimento de cartas senha
Comprovantes de entrega de cartes de banco e ticket alimentao
Protocolo de entrega de PPcs
Protocolos de entrega de documentos diversos (tripinha)

Obs.: Os protocolos de PPC so digitalizados . Os demais protocolos so


descartados depois de 2 anos.

Cuidados especiais:
Os atestados mdicos de afastamento por doena permanecero nos DPs at que
o empregado tenha alta;

Manual de Procedimentos Arquivo - 43

Os pedidos de concesso de vale transporte continuaro a ser encaminhados


para o DP Centralizado para processamento do pagamento.
Concessionrias (contas de gua, luz, esgoto, telefone, gs, TV a cabo) devero
ser encaminhadas ao arquivo separadas por ms.
As concessionrias entregues na agncia devem ser carimbadas com o carimbo
datador do recebimento (recepo ou Transapsa).
Se entregues na recepo devem ser codificadas (ag/conta) pela agncia e
encaminhadas ao arquivo em ordem de agncia e conta. As concessionrias
recebidas via Transapsa e somente estas, devem ser encaminhadas ao arquivo
central para que este se encarregue da codificao (ag/conta) e ordenao.

Prazo de envio de documento ao arquivo:


Qualquer documento deve ser encaminhado ao arquivo no dia seguinte ao
recebimento/operacionalizao.
Contas de concessionrias dos meses anteriores ao da montagem da PPC no
devem ser encaminhadas ao arquivo
Contas de concessionrias do ms corrente de montagem da PPC entregues com
atraso na agncia pelos Condomnios, no devem ser encaminhadas ao arquivo
aps o 4 dia til, pois no haver tempo hbil para encaix-las, tendo em vista
que no 5 dia til inicia-se a montagem das pastas.
CPAG:
Remessa = 4 dia til contando o dia do pgto da despesa, ou seja, a agncia ou
CPAG Centralizado tem que liberar com at 3 dias teis para o arquivo contando o
dia do pgto
Border/Voucher = 3 dia til contando o dia do pgto da despesa, ou seja, a
agncia ou CPAG Centralizado tem que liberar com at 2 dias teis para o arquivo
contando o dia do pgto
Tratamento diferenciado ltimo dia til do ms: movimento de
remessa/border/voucher, cujo pgto ocorreu no ltimo dia do ms, deve chegar
no arquivo at o 3 dia til contando o dia do pgto, ou seja, a agncia ou CPAG
(Avanado e Centralizado) tm que liberar com at 2 dias teis para o arquivo
contando o dia do pgto.

Verso Julho/2012

Manual de Procedimentos Arquivo - 44

GLOSSRIO
AGE - Assemblia Geral Extraordinria.
AGO Assemblia Geral Ordinria.
BIP Boletim de Informaes Patrimoniais. Serve para registrar todo o trnsito
de maquinrios, mveis, utenslios entre outros, que seja patrimnio e que seja
deslocado de um centro de custo a outro.
BMC Brasil Multi Cliente Empresa parceira que presta servios de
motoqueiro, ou seja, faz entrega de correspondncias nos condomnios.
BUREAU Grfica onde so confeccionados toda documentao como,
demonstrativos, boletos, atas, circulares, convocaes entre outros. Essa
empresa j entrega diretamente na BMC, na Print G Post, Arquivo Central e
correios, conforme cada caso.
CENTRAL DE ATENDIMENTO Setor responsvel pelo primeiro atendimento,
dando suporte aos trs negcios (Condomnio, Locao e Compra e Venda),
identificando a necessidade do cliente e direcionando-lhe para os setores
responsveis. Esse atendimento feito atravs dos canais telefnico, e-mail ou
O.S. (ordem de servio gerada pelo cliente, atravs do site da APSA).
CERTIFICAO DIGITAL - O Certificado Digital uma credencial que identifica
uma entidade, seja ela empresa, pessoa fsica, mquina, aplicao ou site na
web. Documento eletrnico seguro, permite ao usurio se comunicar e efetuar
transaes na internet de forma mais rpida, sigilosa e com validade jurdica. O
arquivo de computador gerado pelo Certificado Digital contm um conjunto de
informaes que garante a autenticidade de autoria na relao existente entre
uma chave de criptografia e uma pessoa fsica, jurdica, mquina ou aplicao.
Os Certificados Digitais so compostos por um par de chaves (Chave Pblica e
Privativa) e a assinatura de uma terceira parte confivel - a Autoridade
Certificadora AC. As Autoridades Certificadoras emitem, suspendem, renovam
ou revogam certificados, vinculando pares de chaves criptogrficas ao respectivo
titular. Essas entidades devem ser supervisionadas e submeter-se
regulamentao e fiscalizao de organismos tcnicos. No meio fsico, para que
uma credencial de identificao seja aceita em qualquer estabelecimento, a
mesma dever ser emitida por um rgo habilitado pelo governo. No meio digital
ocorre o mesmo - devemos apenas aceitar Certificados Digitais que foram
emitidos por Autoridades Certificadoras de confiana.
CI Comunicao Interna
CORREIO (Endereo Correio) local de entrega de correspondncia /
documentos diferente do endereo do condomnio.
CONSIGA Sistema utilizado pela rea de Condomnios.

Manual de Procedimentos Arquivo - 45

CPAG Contas a Pagar.


DBE Documento bsico de entrada. Serve para atualizar o CPF do sndico na
Receita Federal.
DBITO FCIL o mesmo que dbito automtico. Dbito programado na conta
do condmino.
DEMONSTRATIVOS Relatrios (receita e despesas) que so recebidos pelo
Arquivo Central, atravs da GESIS (Gerncia de Sistemas), para compor a Pasta
de Prestao de Contas.
DID Depsito Identificado.
DIGITAO CENTRALIZADA Setor especfico que tem a atribuio de digitar
documentos como atas, circulares, convocaes, cartas padro.
EXPEDIO CENTRALIZADA Setor especfico que expede toda
documentao proveniente da Digitao, que no tenha sido encaminhada ao
Bureau.
FORNECEDOR Que fornece servio e ou material. Pode ser uma empresa ou
um autnomo.
GC Gerente de Conta.
GEADM Gerncia Administrativa.
GEFIN Gerncia Financeira.
GESIS Gerncia de sistemas.
LIVRETOS Prestao de contas que os condminos recebem, diferente da
pasta completa que entregue para o sndico.
LOCAL (Entrega Local) endereo para entrega no condomnio.
MALOTE Consiste em dois tipos: o de circulao interna, permitindo o trnsito
de documentos entre setores da APSA, conhecido tambm como malotes VERDE,
AZUL ou VERMELHO, que so as cores que representam os setores. O de
circulao externa tramita toda a documentao que as agncias enviam para os
condomnios (atravs de empresa terceira), e o que os motoqueiros entregam
nas agncias aps recolhimento nos condomnios.
MXM Sistema utilizado pela empresa. Atualmente so utilizados o Web-Client e
o Mananger. Possui mdulos especficos para a administrao de condomnios.
NMERO APSA o mesmo que nmero do recibo ou n randmico. Esse
nmero gerado automaticamente pelo sistema, medida que as cotas
condominiais so geradas, ou seja, a seqncia da gerao dos mesmos. Atravs

Manual de Procedimentos Arquivo - 46

dessa identificao, que financeiro realiza suas devidas baixas na conta dos
condomnios.
PABX Consiste em um programa ou aparelho onde as ligaes entrantes so
centralizadas, e o operador tem a possibilidade de fazer interface com vrios
ramais.
PASTA DE PRESTAO DE CONTAS (PPC) pasta mensal contendo os
documentos fiscais e comprobatrios das despesas dos condomnios a ser
validada pelo sndico/Gestor Condominial e Conselho Consultivo.
PRESTADOR DE SERVIO Empresa ou autnomo que presta servios ao
condomnio.
PRINT G POST Empresa parceira que faz entrega de correspondncias que
no so locais.
PROCURADOR Pessoa ou empresa que representa uma determinada unidade.
RANDMICO Ver Nmero APSA.
RECLIN Relatrio de Cadastro de Cliente Novo
REDOE Relao de Documentao Entregue
REDOR Relatrio de Documentao Recebida
RFB Receita Federal do Brasil
SCHNEIDER Gerncia da empresa que realiza cobrana amigvel
(extrajudicial) e judicial.
SEQUENCIAL DA UNIDADE A seqncia de nmeros em que as unidades so
criadas, de acordo com a implantao do condomnio.
SMK Sistema utilizado pelo setor de Locao.
TRANSAPSA Setor nas agncias responsvel pelo controle, envio e
recebimento de correspondncias aos condomnios. Esse trmite realizado
juntamente com a empresa parceira, BMC (Brasil Multi Cliente), atravs de seus
motoqueiros.
UNIDADE Refere-se a um apartamento, loja, sala, garagem entre outros.

Manual de Procedimentos Arquivo - 47

SOBRE O MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO ARQUIVO


Esse manual tem como objetivo servir de base realizao das atividades das
reas da Gerncia Geral de Condomnios podendo ser utilizado como instrumento
de consulta, reciclagem e treinamento de novos colaboradores. E para continuar
servindo de instrumento para a sua rea, preciso que esteja sempre atualizado
e refletindo os procedimentos da forma como realmente ocorrem.
Caso voc identifique qualquer necessidade de atualizao ou tenha alguma
sugesto, siga as instrues do quadro a seguir:

Comunique a necessidade de atualizao / sugesto ao Supervisor ou


Coordenador da rea. Caso no tenha em sua rea, procure o Gerente
Regional.

Aps aprovao pelo Gerente Regional, este dever encaminhar a alterao


para a Andrea Gigante.

Aps atualizao do Manual na rede interna da Apsa, a rea de Qualidade


comunicar a alterao ao Gerente Regional e ao responsvel pela
atualizao.

O responsvel pela atualizao na rea dever imprimir e substituir o


procedimento alterado no manual impresso.

A orientao e treinamento dos colaboradores que executam a atividade e dos


que de alguma forma esto envolvidos com a atividade de responsabilidade
do Gerente Regional.

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